Experiencia: Ventanilla de Trámites de Educación Superior (VTES)

Solicitudes y certificados de educación en línea
Experiencia: Ventanilla de Trámites de Educación Superior
(VTES)
TEMAS CLAVE
Servicios (Ventanillas Únicas)
PALABRAS CLAVE
Educación, Ventanilla Única, Trámites, Educación Superior, Servicios,
Plataforma Web, Certificados
LOCALIDAD, PAÍS REGIÓN
Colombia, Suramérica
ENTIDADES PARTICIPANTES
Ministerio de Educación Nacional de Colombia (MEN): Entidad Nacional,
Sector Educación
ESTADO
Implementación
http://www.mineducacion.gov.co/1621/w3-propertyvalue44476.html
FECHA DE INICIO IMPLEMENTACION
2010
La Ventanilla de Trámites de Educación Superior (VTES) es una herramienta que
articula el trabajo de las dependencias del Ministerio de Educación Nacional en
Colombia y las entidades del sector permitiendo a las instituciones de educación
superior y a los ciudadanos realizar en línea, los principales trámites ante el
Ministerio junto con la expedición de varios tipos de certificados. La Ventanilla
incluye el servicio de pagos en línea.
Ventanilla de Trámites de Educación Superior (VTES)
Solicitudes y certificados de educación en línea
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Justificación, población, objetivo y contexto
LA OPORTUNIDAD QUE SE DESEABA
APROVECHAR:
El Ministerio de Educación Nacional (MEN)
tenía la necesidad de crear un punto único
para todos los trámites de educación
superior, con el fin de dar respuesta oportuna
al creciente volumen de solicitudes que
estaba recibiendo, erradicar el fraude en los
documentos, eliminar la congestión y
mejorar la calidad de los documentos que se
expedían, pues en algunos casos no eran
legibles.
Además, a partir del año 2007 existía la
necesidad de dar cumplimiento a la política
de disminución del uso de papel en las
entidades.
POBLACIÓN QUE SE BUSCABA
IMPACTAR
Instituciones de Educación Superior de
Colombia y los ciudadanos.
1
FACTORES IMPULSORES
A partir del año 2006 el MEN enfrentó una
coyuntura que aumentó considerablemente
su carga de trabajo en la expedición de
certificados. Por un lado, el sistema interno
que generaba algunos certificados de
idoneidad en el Instituto Colombiano para el
Fomento de la Educación Superior pasó a
manos del Ministerio.
Por otro lado, se implementó la Política de
Extensión de la Cobertura de la Educación
Superior, que obliga a los docentes a tener un
título de especialización como requisito para
ascender al escalafón1. Este hecho motivó a
un número importante de docentes a
especializarse, lo que al cabo de unos años
incrementó la demanda de certificados para
esos títulos.
Por último, el Decreto 5012 del 2009 asignó
al MEN toda la competencia de expedición de
las certificaciones de educación superior. Esta
situación generó un volumen de solicitudes
que el Ministerio de Educación no estaba en
capacidad de atender: entre el año 2008 y
2009 la demanda total de certificados
expedidos pasó de 1.064 a 17.114, y en el
2010 este número ascendió a 24.306. Los
certificados de idoneidad fueron los que más
impulsaron esta tendencia, pues el MEN
pasó de expedir 835 en el 2008 a 16.311 en
el 2010.
LOS PRIMEROS PASOS
Desde el 2006, el MEN venía implementando
algunos trámites en línea (trámite de registro
calificado y trámites de certificados de
idoneidad), pero se vio la necesidad de crear
una ventanilla que los centralizara y ampliara
la cantidad de trámites en línea.
En el 2007, se abrió una licitación para la
automatización de los trámites del MEN. Se
presentó una empresa que tenía experiencia
en materia de automatización de trámites
con el Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo (MinCIT) y la Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales (DIAN). Con el apoyo
de esta empresa, la Dirección de Desarrollo
Organizacional del MEN identificó 13
trámites a ser automatizados, de un total de
28.
Decreto 1095 del 2005 por el cual se ajusta Ley 30 de
1992.
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Diseño, desarrollo y difusión
EL PROCESO LLEVADO A CABO Y LA
SOLUCIÓN
En el año 2009 mediante un proceso
licitatorio se adjudicó un contrato a la firma
Sertisoft para el desarrollo del aplicativo.
Paralelamente, el Ministerio comenzó a
adecuar la ficha técnica del proceso y la
puesta en operación del sistema.
En la fase de implementación, la firma se
encargó de hacer las capacitaciones a los
funcionarios y generar la documentación
necesaria para la operación de la ventanilla
virtual.
En el año 2010 se inició la implementación de
la Ventanilla de Trámites de Educación
Superior (VTES) con los 13 trámites
previamente definidos por la Dirección de
Desarrollo Organizacional del MEN.
Desde ese momento hasta la actualidad, ha
habido evoluciones en el diseño,
principalmente, en los certificados debido a
cambios normativos o de los requisitos de
expedición de los certificados.
Actualmente los trámites disponibles para la
Instituciones de Educación Superior de
Colombia en la VTES son:
 Solicitud de registro calificado
 Solicitud de aprobación de estudio
de factibilidad para creación de
instituciones de Educación Superior
oficiales




Solicitud de reconocimiento como
universidad de una institución
universitaria o escuela tecnológica
privada u oficial
Solicitud de reconocimiento de
personería jurídica de las
instituciones de Educación Superior
privadas
Solicitud de cambio de carácter
académico
Solicitud de redefinición para el
ofrecimiento de programas por
ciclos propedéuticos
Para los ciudadanos, los trámites disponibles
son:
 Certificado de idoneidad del título
de postgrado para ascender al
grado 14 del escalafón
 Certificación de existencia y
representación legal de
Instituciones de Educación Superior
 Expedición de certificación de un
programa académico o de
Instituciones de Educación Superior
Los trámites de la ventanilla también se
pueden solicitar de forma presencial en la
Unidad de Atención al Ciudadano del
Ministerio, donde se cargan al sistema de la
VTES. El tiempo máximo para la expedición
de un certificado en la VTES,
independientemente de si son tramitados en
línea o presencialmente, son cinco días
hábiles.
En términos de recursos humanos, además
del personal de la Unidad de Atención al
Ciudadano que recibe solicitudes de los
ciudadanos, en la Subdirección de Inspección
y Vigilancia, hay una persona a cargo de
incorporar los programas a la Ventanilla
cuando éstos no se encuentran en el
sistema.
También, hay abogados que están revisando
la normatividad y manteniendo la
información actualizada en los certificados.
En la oficina TIC del MEN hay dos personas a
cargo de la Ventanilla.
Para temas de soporte técnico, el MEN
mantiene un contrato con la misma firma
que participó en el diseño y desarrollo de la
plataforma.
La plataforma tiene una herramienta de flujo
de trabajo sobre la que se desarrollan
trámites con la aplicación SQL Server ASP.net
y otra estructura que funciona sobre
Postgres con aplicación Java. La seguridad de
los usuarios se garantiza mediante la
utilización de un usuario y contraseña.
La VTES permite distribuir cargas de trabajo,
hacer un control de los tiempos de los
trámites y reportar estados de las etapas; el
Work flow del sistema identifica cuántos
procesos fueron expedidos a tiempo y
cuántas etapas están en cobertura de
tiempo.
Todos los trámites se van a una única cuenta
del MEN en el Viceministerio de Educación
Superior y, paralelamente, cada unidad hace
el seguimiento de los trámites de su área.
Más o menos cada tres meses la Unidad de
Desarrollo Organizacional pide reportes a las
diferentes áreas y, mediante un formato, se
toman medidas frente a los trámites que
están por fuera de los plazos adecuados.
UTILIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN
La difusión de la VTES inició antes de su
implementación. Desde el Ministerio de
Educación se enviaron comunicaciones para
difundir y presentar la Ventanilla ante las
Secretarias de Educación y se hicieron
campañas con la Oficina de Comunicaciones
para publicar en la página web del MEN, con
el fin de dar a conocer la VTES ante los
usuarios potenciales.
Desde el principio, se desarrolló un instructivo
que se publicó en línea y sirvió de ayuda para
los funcionarios del MEN que atendían a los
usuarios que solicitaban apoyo por teléfono.
Adicionalmente, se han publicado videos
tutoriales en la página web del MEN para
orientar a los usuarios con algunos trámites
de solicitud de certificados.
En el 2013 se atendieron alrededor de 18 mil
trámites en línea.
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Impacto, evolución y aprendizajes
PRINCIPALES LOGROS
Creaciones o mejoras significativas
La VTES ha permitido al Ministerio avanzar
considerablemente en la automatización de
los trámites de educación superior, de
manera que un solo formulario recopile
todos los datos y documentos necesarios
para adelantar un trámite y que la
información de los ciudadanos sea
actualizada en las bases de datos del
Ministerio.
Además, la VTES ha logrado que se
verifiquen los datos del solicitante de manera
automática, sin la intervención humana y de
forma precisa. Por otra parte, se resalta el
cumplimiento de la política cero papel y Ley
Antitrámites.
En ese sentido, la Ventanilla permite que la
actuación del MEN corresponda con los
lineamientos de la administración pública en
cuanto a la transparencia, la eficiencia, la
equidad, la eficacia y la economía.
2
Por ejemplo, es fundamental garantizar la autenticidad de
los certificados de formación de los docentes, puesto que
La VTES generó ahorros al MEN
principalmente gracias a la disminución en el
consumo de papel, aunque la entidad
también evitó gastos operativos, de
funcionamiento y de correo certificado.
En términos de eficiencia, mejoraron los
tiempos de respuesta, alcanzando un
promedio global de tiempo para todos los
trámites de 2,9 días, con un máximo de 3,4
días y un mínimo de 1,7 días.
La ventanilla también aumentó los
estándares de seguridad de los certificados,
logrando que el porcentaje de trámites
fraudulentos tienda a disminuir, pues el
sistema permite verificar fácilmente la
validez de un certificado y tener un mejor
control de los ingresos por concepto de los
trámites.
Además, el hecho de que los documentos
estén en línea y no en una carpeta física, evita
el acceso no autorizado. Este es un beneficio
importante si se tiene en cuenta que el
Ministerio de Educación es responsable de la
validez de los certificados2.
Igualmente se han evidenciado avances en
interoperabilidad, ya que el Ministerio ha
establecido acuerdos con otras entidades del
Estado para que puedan realizar los trámites
que requieran a través de la VTES, de forma
gratuita. .
A los ciudadanos, el sistema les facilita el
acceso al servicio, evitándoles el
desplazamiento al Ministerio y a los bancos.
LO QUE SIGUE HACIA EL FUTURO
Con las especificaciones técnicas actuales,
hay capacidad para responder incluso ante
un 40% más de volumen solicitudes a través
de la VTES.
También se dispone de planes de
escalamiento de la plataforma. Por ejemplo,
dado que el Departamento Administrativo de
la Función Pública (DAFP) maneja la hoja de
vida de los funcionarios públicos, a la entidad
le interesaría tener acceso a la información
relacionada con los títulos de las personas
graduadas y el certificado respectivo. En este
de esto depende su nivel salarial, el cual se cubre con
recursos públicos.
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momento, se está identificando la mejor
manera de operar con el DAFP.
PRINCIPALES APRENDIZAJES
Principales obstáculos y forma como se
sortearon
Durante la fase de implementación, la
adaptación de los usuarios al uso de la
Ventanilla fue un reto porque algunos
oponían resistencia por razones culturales o
porque no conocían Internet. Por ejemplo,
realizar pagos en línea era un asunto nuevo
para algunos usuarios.
Para enfrentar esta dificultad, se está
mejorando el manual de usuario que se
publica en la página del MEN. Ya existe una
versión mejorada del mismo y en este
momento está en proceso de
retroalimentación.
El Ministerio considera que en la legislación
vigente existen marcos normativos que no
están alineados, como Ley de Datos, el
Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo, la Ley
Antitrámites y la regulación acerca de archivo
digital, que limitan el avance de la ventanilla.
Aunque existe una política de Cero Papel, las
comunicaciones en línea a veces son difíciles
de certificar, y en el caso de un usuario que
alega no haber visto un correo, es difícil
certificar oficialmente que el correo
electrónico efectivamente se envió.
También han identificado que les afecta las
contradicciones entre los lineamientos de
Gobierno en Línea (GEL) y los de la oficina de
Comunicaciones de Presidencia, en cuanto a
los esquemas de las páginas web pues esta
última exige la utilización de formatos con
colores, logos y demás, que en algunas
ocasiones limitan o impiden el cumplimiento
de las exigencias de visualización y
accesibilidad de Gobierno en línea. Para
solucionarlo es importante coordinar las
acciones de estos dos actores.
Adicionalmente, los constantes cambios
normativos obligan a la entidad a ajustar la
parametrización de los trámites
frecuentemente. En ese sentido, la agilidad
de los procesos de la entidad depende de la
agilidad de los cambios normativos. Por
ejemplo, la normatividad referente a la
convalidación de diplomas de educación
superior ha ocasionado que a la fecha, no se
haya logrado la automatización del trámite.
La capacitación del personal es un reto para
le entidad, pues, a pesar de que se han
realizado capacitaciones a los trabajadores
de la Unidad de Atención al Ciudadano en
varias ocasiones, el conocimiento se pierde
por la dinámica de rotación del personal en
las diferentes áreas. Para enfrentar este reto,
se está buscando otro mecanismo para que
el conocimiento se mantenga, como por
ejemplo, una documentación detallada y
específica con lineamientos particulares.
Actualmente, para la Subdirección de
Inspección y Vigilancia, la dificultad más
grande es la actualización de la información
del sistema porque hay algunos archivos
escaneados que son muy antiguos o hay
programas de software inactivos que, en su
momento, estaban en custodia de los
archivos del Instituto Colombiano para el
Fomento de la Educación Superior (ICFES), en
bases de datos que no podían administrarse,
o cuya información no correspondía a los
campos que se manejan en la actualidad.
También, hay algunos programas de
formación cuya estructura curricular no
funcionaba con el sistema de créditos que
hoy en día utilizan las universidades para
asignar la carga curricular de sus programas.
Esto genera información inconsistente que
se debe validar con los planteles educativos
para poder generar un certificado. Este
inconveniente exige depurar los datos, es
decir, organizar la base de datos y
homogenizar la información.
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Esto implica que los datos en el sistema no
sólo estén escaneados, sino que hagan parte
de una base de datos estandarizada, en la
cual ya se está trabajando.
En algunos casos, los procesos de la
Subdirección presentan inconvenientes
porque operan con dos sistemas de
información distintos (el Sistema de
Aseguramiento de la Calidad de la Educación
Superior SASES y el Sistema Nacional de
Información de la Educación Superior
(SNIES)).
SASES es un sistema vinculante que tiene un
sustento administrativo, mientras que SNIES
responde al cumplimiento de requisitos
legales. En este momento, se tiene
programado un contrato para revisar los
programas que han tenido registro calificado
para sanear las bases de datos.
Aunque en su mayoría la información es
consistente, sería conveniente unificar los
dos sistemas.
Ideas para potenciar los resultados positivos
Si se integraran los trámites del MEN con los
sistemas de las instituciones educativas, los
procesos serían aún más automáticos
porque el sistema accedería directamente a
los archivos de las instituciones en tiempo
real, sin tener que esperar a que estas
reporten la información semestralmente.
En este orden de ideas, se recomienda que
las entidades pudieran hacer la validación con
las bases del MEN sin necesitar que el
usuario pida la certificación al Ministerio. En
síntesis, con esta propuesta se busca
eliminar algunos trámites, para que se
conviertan en procesos de consulta entre
entidades.
Para este fin, las instituciones tendrían que
tener una persona operativa y un abogado
que tenga los casos al día en el sistema y se
tendría que reglamentar el uso de la
información. A nivel técnico es posible realizar
la integración, el reto está en que las
instituciones hagan uso adecuado del
sistema.
COMPARTIENDO LA EXPERIENCIA
Se recomienda, a las entidades con interés de
implementar una ventanilla similar a VTES,
como primer paso, determinar qué trámites
podrían ser eliminados, con el fin de
optimizar y sintetizar la cadena de procesos
de la entidad, previo al proceso de
sistematización.
Adicionalmente, sería conveniente que la
legalización de los documentos no requiriera
de los certificados por parte del MEN, pues
este esquema obliga a que el proceso
necesite dos interfaces para un solo
documento (ej. Cancillería y MEN).
Así, con la creación de la ventanilla, se
buscaría una mayor eficiencia en los
procedimientos de la entidad, de manera tal
que sean muy concretos.
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Información adicional
CONTACTE A LOS PROMOTORES
Lina María Cardona,
Líder Gobierno en Línea,
Ministerio de Educación Nacional,
(0571) 2222800 Ext. 1603,
[email protected]
FUENTES:
 Entrevista realizada el 5 de marzo del 2014 a Johana Patricia García, Líder GEL y Asesora
TIC, Ministerio de Educación Nacional.
 Entrevista grupal realizada el 20 de marzo del 2014 a los siguientes funcionarios del
Ministerio de Educación Nacional: Juan Guillermo Plata, Subdirector de Inspección y
Vigilancia, Felix Vargas, Técnico de la oficina de Tecnología y Sistemas de información,
Carlos Molina, Profesional especializado en Subdirección de Inspección y Vigilancia, Elsa
Cristina Restrepo, Técnico administrativo de la Subdirección de Inspección y Vigilancia.
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LOS ARTÍFICES
Estos son los agentes que han hecho parte del proyecto y su contribución.
NOMBRE
Ministerio de Educación Nacional (MEN)
ROL
Dirección del Proyecto

Oficina de Tecnología y Sistemas
Soporte técnico y manejo de información de la Ventanilla.

Unidad de Atención al Ciudadano (UAC)
Recibir solicitudes presenciales de los usuarios y tramitarlas en la
Ventanilla.

Subdirección de Inspección y Vigilancia
Verificación de programas de educación superior y de la información
incluida en la Ventanilla.

Subdirección de Aseguramiento de la Calidad
Verificación de los requisitos de calidad de los certificados expedidos por el
MEN, a través de la Ventanilla.
Instituciones de Educación Superior (IES)
Suministro de información de los programas de educación y de los títulos
expedidos a los estudiantes.
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LOS HITOS
Los momentos clave de la experiencia presentada son los siguientes:
AÑO
FASES
2006
Antecedentes
2007 - 2009
Diseño
HITOS
Implementación de primeros trámites en línea del MEN (trámite de registro calificado y
trámites de certificados de idoneidad)
Diseño de la Ventanilla.
Implementación de firma mecánica escaneada
Desarrollo de la herramienta
2010
Desarrollo e
Implementación
Inclusión de trámites de reformas estatutarias, inscripción de rectores y convalidaciones de
educación superior
Implementación de firma digital
2011 - 2015
Implementación y
mejoramiento
Actualización, inclusión de más trámites
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