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EXPERIENCIA: PROCESO JUDICIAL EN LÍNEA
1. INFORMACIÓN BÁSICA
1.1.
Nombre de la experiencia:
Litigio en línea: Proyecto Cero Papel L1448/11-2014
1.2.





1.3.


Temas clave de la experiencia:
Interacción entre entidades públicas para el desarrollo de procesos judiciales en
línea y respuesta a las solicitudes de restitución.
Compromiso institucional de 8 entidades públicas que participaron en el proceso.
Implementación de la iniciativa Cero papel de Gobierno en línea en la Rama
Judicial.
Modernización del proceso judicial: litigio en línea.
Cambio de paradigma organizacional: transformación de hábitos en el talento
humano y cambio en la gestión de expedientes (del registro físico al electrónico).
Fecha de implementación:
Dos fases:
Fase 1: desde febrero hasta septiembre de 2013: planeación
Fase 2: desde octubre de 2013 hasta febrero de 2014
Duración: un año
1.4. Nombre de las entidades que lideran el proyecto, carácter (nacional-territorial) y
sectores:


Consejo superior de la Judicatura – Orden Nacional, Rama Judicial
Unidad de Restitución de Tierras – Orden Nacional, sector agricultura
Edificio Murillo Toro, Carrera 8a, entre calles 12 y 13
Código Postal: 117711 . Bogotá, Colombia
T: +57 (1) 3443460 Fax: 57 (1) 344 2248
www.mintic.gov.co
www.vivedigital.gov.co
1.5.
Contacto / responsable dentro de la entidad:
a) Consejo Superior de la Judicatura
 Magistrado: Néstor Raúl Correa (tierras)
 Equipo técnico: Paola Alzate / Luis Eduardo Yepes
Correo electrónico: [email protected]
Tel: 5658500 ext. 4639-4631
b) Unidad de Restitución de Tierras
 Director: Ricardo Sabogal
 Líder de Gobierno en línea: Patricia Villamil
Correo electrónico: [email protected]
 Jefe de sistemas: Luis Clavijo
1.6.
Objetivos del proyecto:
Se plantean los siguientes objetivos del proyecto:



Brindar atención oportuna a las víctimas del conflicto armado.
Modernizar el proceso judicial de restitución de tierras, en el marco legal vigente,
iniciando con la Estrategia de Gobierno en línea y la iniciativa Cero Papel.
Lograr una sinergia interinstitucional que soporte la modernización del proceso judicial
en Colombia, apoyados en una efectiva comunicación e interacción entre los actores
involucrados.
1.7.
Actores implicados en el desarrollo:
1.7.1.


1.7.2.





Principales:
Consejo Superior de la Judicatura
Unidad de Restitución de Víctimas
Secundarios:
Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Instituto Colombiano de Desarrollo Rural
Superintendencia de Notariado y Registro
Programa de Formalización de Propiedad Rural
Procuraduría General de la Nación
Las entidades mencionadas conforman el Nodo de Tierras del Estado colombiano.
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1.8.
Principales usuarios / beneficiarios:
Los usuarios del proyecto son la Rama Judicial, liderado por el Consejo Superior de la
Judicatura; y la Unidad de Restitución de Tierras. En cuanto a los beneficiarios (ciudadanos
solicitantes de la restitución), el piloto aún no les da acceso al sistema para realizar
trazabilidad del proceso. Para esto, se formulará una solución tecnológica que permita
proveer la información sin que la persona deba dirigirse a la entidad.
1.9.
Descripción de la experiencia:
La Ley de Víctimas y Restitución de Tierras tiene por objeto establecer un conjunto de
medidas judiciales, administrativas, sociales y económicas, en el marco de un proceso de
justicia transicional, en beneficio de las personas que individual o colectivamente hayan
sufrido un daño como consecuencia de infracciones al Derecho Internacional Humanitario
o de violaciones graves y manifiestas a las normas internacionales de Derechos Humanos,
ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.
De acuerdo al artículo 82 de la Ley 1448 de 2011, la Unidad de Restitución de Tierras se
encuentra facultada para adelantar la representación judicial de las personas que sean
incluidas en el Registro de Tierras Despojadas, solicitando la titulación y entrega del
respectivo predio ante el juez de conocimiento, de acuerdo a las disposiciones específicas
de competencia y reparto indicadas por los artículos 79 y 80 de la Ley de Víctimas y
Restitución de Tierras.
En atención a lo anterior, y con la finalidad de obtener mayor eficiencia del tiempo en que
se desarrolla el proceso judicial de Restitución de Tierras, el Consejo Superior de la
Judicatura y la Unidad de Restitución de Tierras definieron en 2013 el desarrollo de la
Estrategia tecnológica para la restitución de tierras, la cual contempla 3 fases:



Corto plazo (2013-2014): Estandarización, Piloto cero papel (2 procesos), sistema
Justicia XXI Centralizado y Notificación Electrónica.
Mediano plazo (2014): continuidad de pilotos (8 procesos), generalización Cero Papel,
sistema de gestión documental e implementación del Modelo de Gestión ISO 9001.
Largo plazo (2015-2016): implementación del Expediente Digital y Litigio en línea en
Colombia.
Por este motivo, ambas entidades realizaron dos pilotos de procesos judiciales
correspondientes a la primera fase en 2013 en los municipios de Medellín e Ibagué,
finalizando exitosamente solamente el segundo.
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La experiencia gira en torno a una sentencia proferida por el Juzgado Segundo Civil
Especializado de Restitución de Tierras de Ibagué con el que se restituyó el predio
Amapolas 2 en la vereda Balsillas, zona rural del municipio de Ataco (Tolima).
Con el fin de evitar el uso del papel en este proceso, el Consejo Superior de la Judicatura y
la Unidad de Restitución de Tierras conformaron un grupo interdisciplinario integrado por
magistrados, jueces, abogados e ingenieros de sistemas de ambas instituciones, el cual
diseñó e implementó procedimientos que lograron la integración de las entidades para la
recepción de la demanda y el trámite judicial a través de correos electrónicos, con las
medidas de seguridad que permiten la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la
información1.
Durante este proceso no se utilizaron impresiones de documentos para intercambio o
consulta entre las diferentes instancias y se estima que el ahorro en tiempo fue cercano al
30%2, factor que beneficia al solicitante.
A través de este proyecto, la Rama Judicial inicia un propósito denominado Justicia en
línea 2016, en el cual se espera que todos los procesos del país se realicen a través de
medios electrónicos y se disminuya drásticamente la impresión de expedientes físicos en
el país.
A través de este ejercicio, se transformará inicialmente el modelo tradicional de los
procesos judiciales en la restitución de tierras. Posteriormente, la implementación de esta
experiencia se realizará en otras instancias de la Rama Judicial para adaptar la estrategia a
sectores diferentes a tierras y lograr la interoperabilidad general de la Rama Judicial en
todos los procesos.
Para conocer mayor información respecto a la descripción del proyecto, consultar el
Anexo No. 3: Protocolo.3
1
El Espectador: Un proceso judicial en Colombia sin papeles [en línea]. Consultado el 29 de enero de 2014.
Disponible en <http://www.elespectador.com/noticias/judicial/un-proceso-judicial-colombia-sin-papelesarticulo-471480>
2
Dato calculado y provisto por los representantes de las entidades.
3
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2. DETALLES DE LA EXPERIENCIA
2.1.
¿Cómo se hizo?
A continuación se presenta el flujo de la información como se dio en línea en la primera
fase del proyecto:
Figura No. 1. Simulación del proceso judicial en línea.
Durante todos los pasos del proceso judicial, la estrategia que se implementó constó de
dos actividades principales:
a. Correos electrónicos: fue el principal canal para intercambio de información entre las
entidades públicas que participaron en el proceso. Las instancias en las que se utilizó
fueron: solicitud de reparto de la sentencia, reparto (Juez), notificación de reparto,
comunicaciones de actuaciones: autos y sentencia, entrega de memoriales, actualización
de memoriales y envío-actuación de la Sala Fija Especializada.
b. Sistema Justicia Siglo XXI (web): demanda, anexos y despacho de reparto; y consulta del
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expediente electrónico.
2.2.
Grandes variaciones respecto al proceso tradicional o anterior:
Para efectos de seguimiento, el proceso judicial en línea define las siguientes etapas o
fases en las que se puede encontrar un proceso en los Despachos Especializados de
Restitución de Tierras. Las etapas no son secuenciales y pueden o no presentarse, de
acuerdo a la tipología del caso presentado, lo cual influye en el tiempo del proceso:
Etapa que puede no presentarse
Etapa Requerida
Nombre de la
Actuación que produce la ubicación en la
Periodo
Etapa
etapa referida
Máximo
Recepción de la -Reparto de la solicitud
solicitud
-Auto devuelve demanda.
-Recepción Recurso de reposición por ser requisito 5 días
formal.
-Auto resuelve recurso
Admisión
-Auto Admite Demanda Restitución
-Recurso contra el auto que admite la demanda, si
no se adecua al artículo 86.
10 días
-Auto resuelve recurso
-Ordenes Art 86 de la ley 1448 de 2011
-Recepción de memoriales y correcciones a la
demanda.
-Recepción de la constancia de publicación
Traslado
- Auto corre Traslado Art. 87
- Recibir presentación de terceros
15 días
- Respuesta a Traslados
- Ordenar la Asignación de representante
Legal
- Ordena traslado a representante legal del
tercero
Oposición
Para los terceros determinados,
Se contarán (15) días después de presentada la
demanda para dar por finalizado el periodo de
oposición. Para los terceros Indeterminados se
contará el término una vez realizada la publicación
del autoadmisorio ordenado por el Juez.
15 días
Si se presenta oposición puede haber:
-Recepción de oposición
-Auto Admite Oposición
-Auto Inadmite Oposición
Cabe recurso de reposición
Periodo probatorio Evaluación de las pruebas.
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Si no hay opositor y si el juez llega al
convencimiento de que la prueba es suficiente sin
practicar las pruebas solicitadas puede dictar Max 30 días
sentencia.
De lo contrario:
- Auto de pruebas conducentes
pertinentes
- Recibir informes de prueba
- Audiencia de Prueba
- Cabe recurso de reposición
Para Fallo en Sala
Civil Especializada
y
Si se presentan opositores, se remite Hasta antes del
proceso por competencia a Sala Civil fallo
Especializada en Restitución de Tierras
Periodo Probatorio Si La Sala lo Considera Pertinente:
en
Sala
Civil
- Ordena pruebas de oficio.
Max 20 días
Especializada
Posibilidad de:
- Recibir informes de prueba
- Audiencia de prueba
Sentencia
- Sentencia, incluir la decisión
- Ordenes Articulo 91 Ley 1448
4 meses a partir de
la admisión
Consulta
- Remite solicitud(es) para Consulta
Sentencia Modifica
decisión
por
consulta.
Revisión Sentencia
-
-
Resuelve la Sala Civil Especializada en
Restitución de Tierras, por procesos sin
oposición con sentencia que niega
pretensión
Sentencia modificando decisión.
Ordenes Articulo 91 Ley 1448.
-
Auto confirma y devuelve a despacho.
-
Remite a la Corte suprema de Justicia para Ley 1448 no señala
revisión en la sala casación civil
el término, pero
por
analogía
(termino ordinario)
Sentencia Modifica
por
sala
de
- Sentencia modifica decisión
casación civil.
Seguimiento
Sentencia que acepta pretensión, incluir la decisión
posfallo
(Restituye predio)
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Ley 1448 no señala
el término, pero
por
analogía
(termino ordinario)
Ley 1448 no señala
el término, pero
por
analogía
(termino ordinario)
-
Término de
vigencia de
Sentencia
Adicional
la
Ley
1448, hasta
el 20 de
Diciembre
de 2021
Recepción incidente Art. 99
Resuelve tramite incidental
Solicita comisión para desalojo
Diligencia de desalojo
Diligencia para entrega de inmuebles
Otros Impulsos
- Auto corrige sentencia
sentencia adicional
N/A
Tabla No. 1. Etapas del Proceso judicial en línea, restitución de tierras
Teniendo en cuenta los resultados del piloto realizado en Ibagué, el proceso podría
presentar una reducción en tiempo entre el 20% y 30%. En 2014 se realizarán 8 pilotos
adicionales para poder establecer las variaciones temporales y económicas del proyecto.
Para conocer mayor información respecto a la descripción del proyecto, consultar el
Anexo No. 3: Protocolo.4
2.3.
¿Cómo se planea evolucionar?
Los objetivos para la segunda fase del proyecto, la cual se implementará a partir de este
año, son:



Brindar accesos a los actores participantes para la consulta del expediente en la
web.
Disponer servicios web para intercambio de requerimientos procesales.
Desarrollar una Sede Electrónica para consignar documentos seguros.
Adicionalmente, el proyecto contempla una serie de componentes que buscan generar un
proceso de mejora continua:
a) Mecanismos de intercambio: canales para la interoperabilidad entre entidades
públicas. Como se mencionó previamente, éste consta de mensajes a través de
correos electrónicos y el cargue de la información a un servicio web de la Rama
Judicial.
4
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b) Seguridad de la información: capacitación del talento humano en aspectos
tecnológicos que garanticen la integridad de la documentación en todas las fases
del proceso, y en el marco normativo.
c) Fortalecimiento tecnológico: mejoramiento de las condiciones tecnológicas de los
Despachos de Tierras, particularmente de la conectividad (ancho de banda) y los
sistemas de información.
d) Planeación estratégica: fortalecimiento de la capacidad directiva. Respaldo
institucional a través de la sensibilización relacionada con los beneficios del
proyecto.
e) Gestión de conocimiento: fortalecimiento de la capacidad institucional y equipos
de trabajo a través de herramientas e-Learning y transferencia de conocimiento.
Este componente tiene dos funciones: analizar el funcionamiento y actividades de
mejoramiento para el proyecto, y capacitación del talento humano en el desarrollo
del proyecto y capacidades técnicas.
Para conocer mayor información respecto a la descripción del proyecto, consultar el
Anexo No. 9: Socialización del proyecto e implementación 2014.5
2.4.

La voluntad y compromiso de las entidades que participaron, resaltando el liderazgo del
Consejo Superior de la Judicatura y la Unidad de Restitución de Tierras.

La implementación de una estrategia de diferentes componentes, los cuales
integran un Sistema de Gestión: calidad, conocimiento, cambio y seguridad de la
información.
Identificación de mecanismos para garantizar la seguridad de la información
(integridad, confidencialidad y disponibilidad) firmas electrónicas, estampado de
tiempo, certificados de integridad de los documentos, mecanismos para
disposiciones de los documentos ante los involucrados, mecanismos para asegurar
la confidencialidad de la información.
Apoyo de la cooperación japonesa para la construcción del plan de seguridad del
proceso de restitución.
El proyecto cuenta con un reconocimiento nacional: Condecoración José Ignacio de
Márquez al Mérito Judicial, entregada a la iniciativa el 19 de diciembre de 2013.



5
¿Cuáles fueron los principales factores de éxito de la implementación?
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2.5.
Beneficios:






2.6.
A través del proceso se garantiza la seguridad jurídica e informática, de esta
manera se evita la manipulación de la información y la pérdida de documentos
físicos.
Es posible realizar la trazabilidad en el proceso judicial en línea en caso de
requerir una auditoría de la información.
Hay un aumento de la confianza en la relación del ciudadano con el Estado en
su solicitud de restitución. Según la Unidad de Restitución de Tierras, esto se
evidenciará al final del 2014 con el aumento de solicitudes.
El proceso judicial es más ágil y de la misma manera la respuesta a la solicitud
de los ciudadanos. A pesar de ser existir un piloto hasta la fecha, se considera
que la disminución de tiempo es el proceso judicial es el 30%.
Hay una disminución de costos significativa, representada en tres actividades
principales: impresión de expedientes, copias y traslado de los mismos.
Existe un compromiso ambiental por parte de todas las entidades
participantes: no se utiliza papel en alguna de las instancias del proceso.
Aspectos por mejorar:





Los tiempos en las instancias: podrán ser más ágiles en los pilotos que se
realicen en 2014.
La confianza en esta modalidad de procesos judiciales en línea por parte de la
Rama Judicial y los funcionarios de los juzgados que hacen parte del proceso de
restitución de tierras.
Dar la posibilidad al solicitante de consultar el estado de su proceso. Para esto
se plantea una solución electrónica a través de la cual, con el número de
radicación, se pueda consultar a través del sistema o la página web.
Pensar en evolucionar a un esquema de interoperabilidad para el intercambio
de información.
Podría llegar a utilizar herramientas transversales de Gobierno en línea.
2.7. Obstáculos que debieron sortearse durante el diseño, desarrollo e
implementación:


Conectividad: falta infraestructura tecnológica, en especial, de banda ancha, para
garantizar que el proceso judicial en línea se realice en todo el territorio nacional.
La resistencia al cambio por parte de los funcionarios de la Rama Judicial, quienes
están acostumbrados al uso de expedientes físicos.
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
Poco dominio tecnológico por parte de los funcionarios de la Rama Judicial para
adoptar la metodología del proceso judicial en línea.
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