calculo.pdf

Universidad Nacional de Tucumá n
Facultad de Medicina
Capacitació n Informá tica
Planillas de Cá lculo
OpenOffice Calc – Microsoft Excel
Cuadernillo de Autoaprendizaje
Primera Parte
Contenido:
Introducció n. Planillas de Cá lculo
Creació n de documentos – Hoja de Cá lculo.
Introducció n de valores y fó rmulas
Almacenamiento
Construcció n de un marco de trabajo
Rangos
Copiar, Cortar, Pegar
Insertar, eliminar, reemplazar
Formatos
Presentació n de datos en grá ficos
Configuració n e Impresió n
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Introducció n
Para sacar MSExcel desde la Barra de Office, haga click sobre el í cono, active
la ventana. O vaya a inicio, luego a Programas active la ventana de Office
buscar Microsoft Excel. La pantalla inicial de MSExcel será similar a la
mostrada en la siguiente figura:
Para acceder a OpenOffice Calc, debe ir a inicio, Programa, Hoja de Cá lculo
La ventana de la aplicació n.
En la parte superior de la ventana de aplicació n se encuentran la barra de tí tulo
y la barra de menú s de MSExcel y OOCalc. La barra de herramientas,
localizada debajo de la barra de menú s, es una serie de botones que permiten
realizar las selecciones de forma má s rá pida.
La barra de fó rmula visualiza los datos que introducimos en la hoja de cá lculo.
En la parte inferior de la ventana de aplicació n, se encuentra la barra de estado
que visualiza una gran variedad de mensajes, tales como “ Listo” al introducir
los datos.
La ventana de documento.
La ventana de documento es el á rea situada entre la barra de fó rmula y la barra
de estado. Cuando iniciamos MSExcel o OOCalc, se abre automá ticamente un
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archivo de hoja de cá lculo vací o llamado Hoja1 en MSExcel y Sin Nombre1 en
OOCalc.
Debajo de la barra de tí tulo, 256 columnas de la hoja de cá lculo está n
identificadas con una letra del alfabeto. MSExcel utiliza dos letras para las
columnas comprendidas entre la 27 y la 256.
El lado izquierdo de la ventana de documentos identifica a cada fila de la hoja
de cá lculo con un nú mero. Una hoja de cá lculo de MSExcel tiene 65.536 filas.
La intersecció n entre una columna y una fila se denomina celda. Cada celda
tiene una direcció n identificada por la letra de la columna y el nú mero de fila. La
celda de esquina superior izquierda de la hoja de cá lculo es la celda A1. La
celda activa se identifica por un borde má s grueso llamado selector de celda.
La figura muestra el selector de celda A1. La direcció n de la celda aparece
tambié n a la izquierda de la barra de formula.
Barra de tí tulo del documento
Identificador de direcció n de celda
Selector de celda
Barra de Menú
Celda activa
Barra de fó rmula
Barra de herramientas
Barra de estado
Filas identificadas por un nú mero
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Columnas identificadas por una letra
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La ventana del OOCalc aparecerá así , con el menú Insertar desplegado:
Desplazamiento por la hoja de cá lculo.
Puesto que su hoja de cá lculo tiene una extensió n de 256 columnas por 65.536
filas, MSExcel proporciona cuatro formas de desplazamiento y visualizació n a
travé s de la ventana de documento. Practique el desplazamiento a travé s de su
hoja de cá lculo utilizando cada uno de los siguientes mé todos e intente
descubrir las té cnicas que má s le facilite su trabajo.
1.- Con la barra de desplazamiento.
2.- Con las teclas de direcció n.
3.- Utilizando el selector de celda.
4.- Utilizando el Ir A.
Obtenció n de ayuda.
MSExcel y OOCalc utilizan la aplicació n ayuda de Windows está ndar. Para
iniciar la Ayuda, seleccione la tecla F1 o de la barra de menú donde se
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encuentra el signo de interrogació n ? Seleccione la orden contenido del menú
de ayuda.
Creació n de la primera hoja de calculo.
MSExcel y OOCalc permiten introducir etiquetas (Texto), Valores constantes y
fó rmulas en las celdas de la hoja de cá lculos. Construyamos una hoja de
cá lculo sencilla sobre un presupuesto.
Las etiquetas son simplemente todo aquello que no deseamos manipular
aritmé ticamente. Para introducir cada una de las etiquetas mostrada en la
siguiente figura, coloque el selector de celda, pulsado el botó n del mouse sobre
la celda apropiada y a continuació n escriba la etiqueta en la celda activa.
MSExcel y OOCalc visualiza la etiqueta activa en la barra de fó rmula y añ ade el
cuadro de introducció n, para completar cada entrada pulse la tecla de enter ↵ y
desplace el selector de celda con las teclas de desplazamiento. El programa
justifica las etiquetas a la izquierda de cada celda y permite que las etiquetas
extensas ocupen celdas adyacentes siempre y cuando é stas no esté n
ocupadas.
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Introducció n de valores.
Los valores son nú meros que desea añ adir, substraer, multiplicar, dividir y
utilizar en las fó rmulas y funciones. La figura muestra los valores, o cantidades,
introducidos junto a cada una de las etiquetas de su hoja de cá lculo.
Para introducir cada uno de los valores mostrados en la figura, posicione el
selector de celda, escriba el valor y despué s seleccione el cuadro de
introducció n, pulse ↵ o desplace el selector de celda, MSExcel y OOCalc
visualiza los valores justificados a la derecha de la celda.
Introducció n de fó rmulas.
La potencia de un programa administrador de planillas de cá lculo reside en su
habilidad para calcular fó rmulas, en las cuales puede utilizar direcciones de
celda para representare el valor que contendrá en un momento dado. Para
sumar las cantidades del presupuesto de su hoja de cá lculo, desplace el
selector de celda a la celda B10 y escriba =B5+B6+B7+B8+B9. (Obtendrí a el
mismo resultado introduciendo =150+200+100+200+50, pero despué s tendrí a
que volver a escribir la fó rmula cada vez que realice cualquier cambio en
algunos de estos valores.)
La escritura del signo igual (=) le indica al programa que lo que sigue es una
fó rmula al pulsar ↵, MSExcel y OOCalc calculan la fó rmula y visualiza el
resultado, tal como se muestra en la figura del presupuesto donde se encuentra
el total
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Podemos construir fó rmula que sumen, resten, multipliquen, dividan y realicen
exponenciales. El sí mbolo - significa substracció n; el sí mbolo *, multiplicació n;
el sí mbolo /, divisió n, y el sí mbolo ^, operaciones con exponenciales. Para
elevar 12 al cuadrado, utilice la fó rmula =12^2.
MSExcel y OOCalc siguen las reglas está ndar de preferencia de los
operadores. Las operaciones exponenciales se realizan primero, la
multiplicació n y divisió n despué s, y la suma y resta a continuació n. Para omitir
estas reglas, utilice los paré ntesis. EL programa, primero realiza la funció n má s
interna en paré ntesis anidados. La fó rmula =((1+2)*3)^4 suma 1 y 2, luego
multiplica 3 por 3 y, finalmente, eleva 9 a la cuarta potencia, siendo su
resultado 6561.
Almacenamiento del trabajo.
Cuando almacenamos un libro o hoja de cá lculo por primera vez, debemos
asignarle un nombre e indicarle al Programa dó nde deseamos almacenarlo. El
almacenamiento se realiza utilizando la orden Guardar Como del menú
Archivo.
Cuando seleccionamos la orden Guardar Como, MSExcel y OOCalc visualizan
el cuadro de dialogo mostrado en la siguiente figura. Para especificar la ruta en
la cual deseamos almacenar la hoja de cá lculo o libro, desplace la selecció n del
cursor a guardar en y active la flecha en el lado derecho, y active Disco 3 1/2 A:
para seleccionar el directorio y subdirectorio donde deseamos almacenar su
hoja de cá lculo.
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Para asignar un nombre a su archivo de hoja de cá lculo, desplace la selecció n
del cursor al cuadro de texto Nombre de archivo y escriba el nombre de
Ejercicio1 para su hoja de cá lculo de ejemplo. Utilizaremos esta hoja de cá lculo
en el primer trabajo prá ctico. No introduzca una extensió n de archivo, ya que el
programa añ ade automá ticamente la extensió n .XLS a todos los archivos de
hoja de cá lculo. Cuando el nombre este completo seleccione guardar para
almacenar la hoja de cá lculo.
Salir del programa.
Una vez almacenado el trabajo, podemos salir de Excel seleccionando la orden
Salir del menú Archivo. Windows cierra la ventana de aplicació n de los
programas y vuelve a visualizar la pantalla inicial del Windows.
Construcció n de un marco de trabajo.
Los programas disponen de ó rdenes ú tiles, tales como Borrar, Copiar, Pegar,
Cortar, Llenar, Insertar, Eliminar, Buscar, Reemplazar, Deshacer y Ortografí a
que hacen que la edició n de las hojas de cá lculo sea má s sencilla y má s
eficiente. Abra su hoja de ejercicio y explore algunas té cnicas bá sicas de
edició n.
Abrir una hoja de cá lculo.
Para cargar la hoja de cá lculo Ejercicio1 creada, inicie la aplicació n y
seleccione la orden Abrir del menú de Archivo o la herramienta Abrir archivo
de la barra de herramienta.
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El programa visualiza el cuadro de diá logo mostrado en la siguiente figura:
Herramienta Abrir archivo
Cuadro de lista Nombre Del Archivo
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Directorio del bú squeda
Cuadro texto Nombre de archivo
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Al igual que en la edició n de la hoja de cá lculo, Excel actualiza
automá ticamente las fó rmulas y vuelve a calcular el resultado.
Deshacer el error en la introducció n o edició n de los datos, puede utilizar la
orden Deshacer del menú Edició n para invertir los efectos de la ú ltima acció n.
Incluso puede deshacer una operació n de deshacer.
Experimente con la orden Deshacer practicando con las diversas ó rdenes de
edició n en esta lecció n. Recuerde, Deshacer solamente puede deshacer 16
acciones.
Trabajando con rangos.
Los rangos son porciones rectangulares de su hoja de cá lculo. El rango má s
pequeñ o posible es una sola celda y má s grande es toda su hoja de cá lculo.
Para que la edició n sea má s fá cil y eficiente podemos definir un rango de
cualquier tamañ o.
Seleccione un rango simple con el selector de celda. Los rangos mú ltiples (de
varias celdas) pueden ser seleccionados colocando el puntero del rató n en una
esquinas del rango, manteniendo pulsado el botó n izquierdo del rató n, y
arrastrado el puntero a la esquina opuesta. Utilizando las teclas de direcció n y
manteniendo la tecla Shift puede realizar esta misma acció n.
Eliminar rangos.
Podemos eliminar rangos simples y mú ltiples de forma rá pida y fá cil. Elimine el
rango A6:C6 de su hoja de cá lculo seleccioná ndolo donde está n las teclas de
direcció n o con el mouse y, a continuació n pulsamos la teclas supr; o
seleccione la orden Borrar del menú Edició n, donde podrá borrar todo,
formatos, contenidos y comentarios.
Copiar, Cortar y Pegar.
Podemos copiar o cortar los contenidos de celdas o rangos y pegarlos en otras
posiciones. Copie el rango C1:C5 y pé guelo en la columna D y E.
Primero, seleccione el rango C1:C5 y, luego, seleccione la orden Copiar del
menú Edició n. Tambié n puede pulsar el botó n derecho del mouse y seleccionar
Copiar del menú contextual. El programa visualiza una marca brillante
alrededor del rango que va ser copiado.
A continuació n seleccione todo el rango destino, D1:D5, o solamente la
primera fila del rango, D1:E1. Seleccione la orden Pegar del menú Edició n o del
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menú contextual, y el programa pegará el contenido y formato de las celdas
copiadas en la posició n seleccionada.
Ahora repita el proceso descrito anteriormente, seleccione la orden
Cortar en lugar de la orden Copiar. MSExcel o OOCalc visualiza una marca
brillante alrededor del rango que va ser cortado y el rango seleccionado será
desplazado o “ cortado” de su posició n original cuando se toman la opció n
pegar en el rango destino.
Rellenar rangos.
Las ó rdenes Llenar (MSExcel) y Rellenar (OOCalc) del menú Edició n permiten
copiar una etiqueta, valor o fó rmula vertical u horizontalmente en celdas
adyacentes. Para copiar a lo largo de una fila o de una columna, seleccione la
celda que desee copiar, así como las celdas que desee llenar, y continuació n
seleccione la orden Llenar hacia la derecha o Llenar hacia abajo del menú
Edició n si pulsa la tecla Shift y despué s accede al menú Edició n.
Trabajando con celdas, filas y columnas.
Excel permite insertar o eliminar celdas, filas y columnas de la hoja de cá lculo
con rapidez y eficiencia. Podemos eliminar fá cilmente aquellas que no
necesitamos, o insertar nuevos elementos entre entradas existentes
expandiendo la hoja de cá lculo.
La Orden Insertar
Para insertar una fila, haga clic en cualquier celda de la fila que se encuentra
debajo de donde desea insertar dicha fila. Para insertar una columna, haga clic
en cualquier celda a la derecha de donde desea insertar una columna. Para
insertar una celda en una columna, seleccione la celda que se encuentra
encima de donde irá la nueva celda. Para insertar una celda en una fila,
seleccione la celda de la izquierda de donde desea insertar la celda.
Para insertar nos vamos al menú Insertar, y allí seleccionamos lo que
deseamos hacer, si seleccionamos insertar una celda el programa visualizará
el cuadro de diá logo insertar celda. Mostrado en la figura siguiente:
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Para insertar filas o columnas, se hace de manera má s directa, seleccione la
celda de donde se desea insertar la fila o la columna, y luego vaya al menú
Insertar seleccione la opció n filas o columnas y MSExcel lo hace de forma
automá tica.
Orden Eliminar
Para eliminar una celda, fila o columna haga clic en esa celda, o cualquier
celda de la fila o columna que desee eliminar, y seleccione la orden Eliminar
del menú Edició n o del menú contextual. Visualizará el cuadro de diá logo
mostrado en la figura de abajo. Para completar la operació n, señ ale las
opciones apropiadas en el cuadro de diá logo y seleccione Aceptar.
Uso de Buscar y Reemplazar
Se proporcionan dos ó rdenes de bú squeda de determinadas entradas en la
hoja de cá lculo. La orden Buscar localiza simplemente aquello que desea
buscar. La orden Reemplazar no só lo lo busca, sino que ademá s le da la
opció n de reemplazarlo con una nueva etiqueta, valor o fó rmula.
La orden Buscar
Para buscar y localizar determinadas entradas en la hoja de cá lculo, seleccione
la orden Buscar del menú Edició n. Visualizará el cuadro de diá logo mostrado a
continuació n.
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Introduzca la etiqueta, valor o fó rmula que desee buscar en el cuadro de texto
Buscar, señ ale los botones de opció n apropiados y compruebe los pará metros
de su bú squeda y, a continuació n seleccione buscar siguiente para comenzar.
La orden Reemplazar
Al seleccionar la orden Reemplazar, visualizará el cuadro de diá logo mostrado
en la siguiente figura. Introduzca el elemento que desea buscar, y tambié n la
etiqueta, valor o formula con la que desee reemplazar. Señ ale los botones de
opció n y compruebe que son apropiados.
Utilice el botó n Reemplazar todos para indicarle al programa que busque y
reemplace todos los elementos de forma automá tica de la manera que ha
determinado. Los botones Buscar Siguiente y Reemplazar le permiten
reemplazar las entradas encontradas de forma individual. El botó n Cerrar
detiene la operació n.
Comprobació n de la ortografí a.
Los programas tambié n le permiten comprobar la ortografí a de una palabra
seleccionada, de un rango seleccionado o de todas las palabras de la hoja de
cá lculo. Seleccione la orden Ortografí a del menú Herramientas para iniciar la
funció n de Ortografí a y visualizar su cuadro de diá logo, mostrado en la figura
en la siguiente pá gina:
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Para corregir una palabra MSExcel sugiere la palabra que é l considera
correcta y a continuació n seleccione el botó n Cambiar. Si la palabra usted
considera que esta bien escrita y MSExcel le sugiere otra indique el botó n de
omitir para que no efectú e el cambio.
En OOCalc encontrará esta opció n en el menú Herramientas, y luego clic en
Revisió n Ortográ fica.
Trabajo con Formatos.
Con un formato apropiado, las hojas de cá lculos son má s fá ciles de leer y má s
atractivas. Este punto pone a su disposició n la forma má s rá pida de mejorar su
trabajo con las caracterí sticas de formatos de MSExcel y OOCalc.
Uso de la orden Autoformato
La caracterí stica Autoformato de MSExcel y OOCalc permite muchas tareas de
asignació n de formato está ndar en una sola operació n. Al igual que la mayorí a
de las caracterí sticas de estos programas, puede accederse a Autoformato
con una orden menú o seleccioná ndola de la barra de herramienta.
Para utilizar la orden Autoformato , primero seleccione el rango de la hoja de
cá lculo a la que desee dar formato. Seleccione Autoformato del menú formato,
y visualizará el cuadro de diá logo mostrado en la siguiente hoja.
Podemos seleccionar cada uno de los Autoformatos de MSExcel de la lista
Formato de tabla y observar su efecto en el cuadro Muestra. Para Aplicar un
Autoformato a la hoja de cá lculo, seleccione el botó n Aceptar.
En OOCalc Ud. encontrará esta opció n en Formato, Catá logo de Estilos, o bien
usando desde el comienzo el Estilista.
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Trabajando con el Formato Manual.
Generalmente, MSExcel y OOCalc vuelve a alinear los valores en el lado
derecho de la celda y las etiquetas en el izquierdo del mismo. Podemos hacer
caso omiso de estas alineaciones predeterminadas utilizado las herramientas
alineació n izquierda, Alineació n centrada, alineació n derecha y Combinar y
Centrar de la barra de herramientas.
Introduzca una etiqueta en la celda A1 y despué s cé ntrela a travé s del rango
A1:C1 de la hoja de cá lculo Ejercicio1 en primer lugar, seleccione el rango
A1:C1 y, a continuació n, seleccione la herramienta Combinar y Centrar.
Seleccionando la orden Alineació n del menú Formato y luego la opció n Celdas
o del menú contextual, podemos acceder a una tabla má s sofisticada de las
caracterí sticas de alineació n. Visualizará su cuadro de diá logo, mostrado en:
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El ajuste General es el valor predeterminado para la alineació n horizontal.
Llenar repite una etiqueta o valor tantas veces como quepan en una celda. Si
existen celdas vací as a la derecha de una celda y les ha asignado la alineació n
Llenar, é stas tambié n será n rellenadas. La justificació n alinea el texto a ambos
lados (izquierdo y derecho) cuando está marcado el retorno automá tico. Los
botones de opció n Vertical afectan a la alineació n de etiquetas y valores como
se ha descrito anteriormente y los botones de orientació n rotan las etiquetas y
valores seleccionados que muestran.
Asignació n de formatos a los números.
Utilizando la orden Nú mero o el cuadro de modelos de la barra de
herramientas, podemos asignar formatos numé ricos tales como signos dó lar,
sí mbolos de porcentajes y comas. Seleccione en el menú Formato y luego
Celdas y luego Nú mero o del menú contextual para visualizar su cuadro de
diá logo mostrado en la siguiente figura.
El cuadro Categorí a muestra los doce formatos disponibles, con General como
pará metro por defecto. Y el cuadro texto Muestra visualiza có mo aparece el
valor en la celda activa cuando posee cualquier formato.
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Cambio de los tipos y tamaño de letra.
MSExcel y en OOCalc, ofrece una amplia variedad de elecciones para
seleccionar el mejor tipo de letra y tamañ o para la hoja de cá lculo. Existen
cinco herramientas de tipo de letra en la barra de herramientas para cambiar
rá pidamente los textos a negrita o cursiva, o el tamañ o de los puntos y
subrayado.
Seleccione la celda A1 y despué s las herramienta Negrita y Cursiva. A
continuació n selecciones cualquier celda de su hoja de cá lculo y modifique el
tamañ o de la letra.
La orden Fuente permite seleccionar una tabla completa de caracterí sticas de
tipos de letras incluyendo diferentes tipos de fuentes del menú formato o del
menú contextual para visualizar el cuadro de diá logo mostrado en la figura de
abajo:
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La fuente por defecto para MSExcel es la Arial, podemos seleccionar otros
modelos ademá s de Arial de la lista de fuentes. Para cambiar de tamañ o de los
puntos, utilice el cuadro de lista Tamañ o de fuente.
Los efectos especiales, tales como Tachado y subrayado, son activados por
sus cuadros de verificació n. Ademá s del color Automá tico, que es el blanco por
defecto, podemos seleccionar otros colores del cuadro de lista desplegable
Color. El cuadro de Vista Previa visualiza un ejemplo de la selecció n de fuente
actual, y la marca del cuadro Fuente Normal vuelve a iniciar el valor
predeterminado: Arial Normal de 10 puntos.
En OOCalc accederá a esta funció n en Formato, Celdas, y clic en la pestañ a
Fuente.
Creació n de Bordes y Celdas Sombreadas.
Unas de las caracterí sticas má s interesantes es que estos programas permiten
crear lí neas y sombreados que sirvan de ayuda para organizar, clasificar y
enfatizar la informació n contenida en la hoja de cá lculo. Seleccione la orden
Bordes del menú Formato y luego Celdas o del menú contextual para visualizar
el cuadro de diá logo mostrado en la siguiente figura. Para designar la posició n
de lí nea en el rango seleccionado de la hoja de cá lculo, seleccione uno de los
botones de opció n Bordes, y para seleccionar uno de los tipos de grosor, guió n
o doble lí nea, seleccione uno de los botones Estilo. Para seleccionar un color
que no sea el blanco, active el cuadro de lista de color.
Para sombrear las celdas de su rango seleccionado, marque la casilla Tramas
del menú Formato de Celda, marque el color que desea la su celda y verifique
en muestra o sino selecciones la opció n Tramas y seleccione uno de los
botones para su celda.
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En OOCalc, elija Formato, Celda y clic en Bordes.
Modificació n del tamaño de la Fila y la Columna.
Para modificar los tamañ os de columnas y filas está ndar del MSExcel nos
permite realizar los ajustes precisos a estas dimensiones y, ademá s ocultar y
mostrar las columnas o filas seleccionada.
Para estos debemos realizar las siguientes ordenes, del menú de Formato
seleccionar Fila Y mostrará cuatro opciones y usted, seleccionará Alto y
visualizara un cuadro de diá logo de Alto de Fila. Para cambiar la altura de una
fila seleccionada, introduzca la altura deseada en puntos. Marque la casilla de
verificació n Usar el Autoajustar que es alto está ndar para establecer el valor
predeterminado 12.75 puntos. Para mostrar una fila que estaba oculta,
seleccione un rango que incluya la fila superior e inferior a ella y a continuació n
seleccione del menú Formato la Opció n fila y Mostrar.
La orden Columna del menú Formato visualiza cinco opciones para ajustar
automá ticamente la anchura de una etiqueta o valor, seleccione Autoajustar a
la Selecció n, para volver a establecer el valor predeterminado 10,71 caracteres
marque el botó n Ancho Está ndar. Para mostrar una columna oculta, seleccione
el rango de columnas incluyendo las que se encuentran a la derecha e
izquierda de la columna oculta, y a continuación seleccione el botó n Mostrar.
Impresió n y Gestió n de los Archivos.
La impresió n con MSExcel y OOcalc es má s sencilla y má s rá pida que con la
mayorí a de los demá s programas de hojas electró nicas conocidos. MSExcel
ademá s tiene varias caracterí sticas de tratamiento de archivos ú nicas y
có modas que permiten trabajar con má s de un archivo al mismo tiempo, e
importar o exportar a otros tipos de archivos de documento. Veremos por
encima estas funciones. Si no lo ha hecho ya, inicie Excel y abra su hoja de
cá lculo del ejercicio1.
Impresió n con Excel.
Para imprimir la hoja de cá lculo de ejercicio, seleccione la orden imprimir del
menú de Archivo o seleccione la herramienta Imprimir de la barra de
Herramienta. Visualizará el cuadro de diá logo mostrado en la figura de la
siguiente pá gina.
El cuadro de diá logo Imprimir permite imprimir un determinado rango de
pá ginas, seleccionar una calidad de impresió n apropiada, e introducir el
nú mero de copias deseado. Ademá s podemos marcar varios cuadros o
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botones para imprimir só lo la hoja de cá lculo, las notas de las celdas o ambas
cosas.
La Orden Configurar Pá gina.
Para configurar una pá gina en MSExcel elija Configurar Pá gina en el menú
Archivo y en OOCalc elegir Formato, Pá gina y luego nhacer clic en la pestañ a
pá gina. Cuando seleccionamos el botó n Configurar pá gina del menú de Archivo
visualizará el cuadro de diá logo mostrado en la figura
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La opció n Orientació n permite seleccionar una orientació n vertical está ndar o
una orientació n horizontal para las pá ginas impresas de la hoja de cá lculo. El
tamañ o de papel apropiado para la impresora se selecciona activando la lista
de Tamañ o de papel, los cuadros de textos Má rgenes permite introducir sus
preferencias en centí metros, y las casillas de verificació n Centrar la pá gina,
centran la hoja de cá lculo impresa horizontal o verticalmente entre los
má rgenes seleccionados.
Los botones de opció n del cuadro Escala y los cuadros de texto permiten
ajustar el tamañ o de la hoja de cá lculo a un determinado porcentaje o encajar
un nú mero determinado de pá ginas.
La opció n de Hoja del cuadro de diá logo de Configurar Pá gina, la casilla Tí tulos
de filas y columnas imprime la letra de la columna y el nú mero de la fila de los
bordes. Marcado la casilla de verificació n Imprimir Lí neas de Divisió n se
imprimirá n las lí neas que dividen las celdas de la hoja de cá lculo. La casilla de
verificació n imprimir Celdas en Blanco y Negro imprime las celdas en blanco y
negro.
Cuando trabajamos con hojas de cá lculo cuya impresió n requiera má s de una
pá gina, deseará diseñ ar una columna o fila particular para que aparezca como
tí tulo en cada pá gina impresa de la hoja de cá lculo. Seleccione imprimir tí tulo
introduzca la direcció n del rango de la fila o columna que desee utilizar en el
cuadro de texto apropiado. En la definició n del rango no es necesario introducir
todas las letras y nú meros, pero deberí a hacer su definició n absoluta. Para
establecer la fila 1 como tí tulo de impresió n horizontal, introduzca la definició n
$1:$1, para establecer la columna A como el tí tulo de impresió n vertical
introduzca la definició n $A:$A.
Para imprimir y dividir las pá ginas de la hoja de cá lculo por columnas, debemos
marcar el botó n de opció n Abajo, luego hacia la derecha. Para imprimir y dividir
las pá ginas de la hoja de cá lculo por filas, debemos marcar el botó n Hacia la
Derecha, Luego hacia Abajo.
La orden Vista Preliminar
Al seleccionar la orden Vista preliminar del menú de Archivo en ambos
programas o seleccionar vista previa del cuadro de diá logo imprimir, visualizará
una presentació n preliminar de la hoja de cá lculo del ejercicio. Para hacer que
la visualizació n del contenido de nuestra hoja de cá lculo de ejemplo sea má s
sencilla, se anulará la selecció n de la casilla imprimir lí nea de divisió n en el
cuadro de diá logo configurar pá gina.
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La ventana de presentació n preliminar dispone de nueve botones de
mandato. Siguiente y Anterior permite desplazarse a travé s de las pá ginas de
las hojas de cá lculo. El botó n Zoom amplí a de la vista actual para que ocupe la
ventana completa. El botó n Imprimir imprime la hoja de cá lculo, configurar
visualiza el cuadro de diá logo Configurar Pá gina y el botó n Má rgenes visualiza
la lí nea de los má rgenes punteada. Es posible cambiar los má rgenes de
pá ginas desplazando estas lí neas con el rató n, Salto de pá gina establecer un
salto de pá gina en una posició n determinada de la hoja de cá lculo. Para
regresar a la ventana de principal de MSExcel, seleccione el botó n Cerrar y el
botó n de ayuda que le dará informació n que desee antes de imprimir.
Establecer Area de Impresió n
Para establecer un á rea determinada de la hoja de cá lculo a imprimir, en primer
lugar debemos seleccionar el rango que deseamos imprimir, y a continuació n
seleccione del menú Archivo, Area de impresió n y luego establecer á rea de
impresió n. MSExcel traza unas lí neas punteadas a lo largo de los bordes del
á rea de impresió n, y al ejecutar la orden imprimir del menú de Archivo, Excel
imprime solamente el rango establecido como á rea de impresió n. Para cambiar
el á rea de impresió n, debemos seleccionar el nuevo rango de la hoja de cá lculo
y a continuació n activar la orden Establecer á rea de impresió n de nuevo.
Gestió n de los Archivos
Los programas permiten trabajar con varias hojas de cá lculo al mismo tiempo y
exportar e importar archivos hacia o desde otras aplicaciones. Todas estas
posibilidades son accesibles desde el menú Archivo.
Tratamiento de varios Archivos.
Cuando inicia MSExcel u OOCalc, se abre automá ticamente una hoja de
cá lculo llamada Libro1. Para abrir un archivo de hoja de calculo existente utilice
la orden Abrir. Para abrir hojas de cá lculos adicionales o libro de, utilice la
orden Nuevo del menú de Archivo.
Seleccione la opció n de libro y a continuació n Aceptar, cada uno de los libros o
hojas de cá lculos abiertos se visualiza en una ventana de documento
independiente, y cada ventana se lista como una opció n del menú Ventana.
Para cerrar una ventana activa, seleccione la orden Cerrar del menú Archivo. Si
ha modificado la hoja de cá lculo y su atributo no es só lo lectura, MSExcel le
preguntará si desea almacenar sus cambios antes de cerrar.
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Eliminació n de Hojas de Cá lculos.
Para borrar o eliminar las hojas de cá lculos, seleccione la orden Eliminar hoja,
del menú Edició n (MSExcel) y Editar, Hojas de Cá lculo, Borrar (OOCalc) y
visualizará el cuadro de diá logo mostrado en la figura
Esto se realiza teniendo la hoja de cá lculo o libro de MSExcel activa.
Exportar e Importar.
Para crear una hoja de cá lculo exportable a otra aplicació n, seleccione la orden
Guardar Como del menú de Archivo, active la lista desplegable Guardar Como
Tipo y seleccione el tipo de archivo que desea crear.
Para recuperar un archivo de hoja de cá lculo creado originalmente con otra
aplicació n, seleccione la orden Abrir del menú de Archivo. Active la lista
desplegable Tipo de Archivo y seleccione el tipo de archivo que desea
recuperar o importar.
En OOCalc tiene la opció n de Exportar y tambié n Exportar en formato PDF,
este formato es leí do por el programa ADOBE ACROBAT READER y en
general con este formato los documentos son colocados en los sitios de
internet para ser impresos o copiados.
Presentació n de los datos en Grá fico.
MSExcel y OOCalc no limita su capacidad de presentació n de la informació n a
las filas y las columnas de la hoja de cá lculo. Las caracterí sticas de grá ficos del
programa permiten representar grá ficamente los datos de la hoja de cá lculo de
diferentes formas.
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Creació n y trabajo con Grá fico.
MSExcel le permite crear una serie completa de grá ficos, incluyendo grá ficos
de lí neas, grá ficos de á reas, grá ficos de barras, grá ficos de columnas y
circulares. En este tema crearemos una nueva hoja de cá lculo para utilizarla
como documento de ejercicio. Si tiene abierta la hoja de cá lculo del Ejercicio 1
en su pantalla, utilice la orden de Cerrar del menú Archivo para retirarla, y
despué s seleccione la orden nuevo o de la barra de herramienta. En cualquier
otro caso, inicie MSExcel u OOCalc y se visualizará automá ticamente un libro u
hoja de cá lculo en blanco.
El modo má s fá cil y directo de convertir las hojas de cá lculo en grá ficos es con
Asistente para Grá ficos, en MSExcel. Cree una hoja de cá lculo o libro de
ejercicio, y despué s explore paso a paso el mé todo para grá ficos de MSExcel
que le sea má s rá pido y apropiado. Tome los datos que se muestra en la figura
5 que representa la producció n y ventas, cuando haya introducido sus datos
utilice la orden Guardar Como del menú Archivo para asignarle el nombre
Ejercicio2 a su documento.
Asistente para grá ficos convierte las hojas de cá lculo en grá ficos en tan só lo
cuatro pasos. Los cuadros de diá logo que aparecen en cada paso le guí an a
travé s del proceso observe la posició n de la herramienta Asistente para
Grá ficos mostrada en la siguiente figura.
Asistente para Grá ficos.
Para empezar, seleccione el rango de hoja de cá lculo que desea realizar un
grá fico. Incluya cualquier encabezado de fila o columna en su selecció n el
rango A2:D4 en su hoja de cá lculo de ejercicio.
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A continuació n, seleccione la herramienta Asistente para Grá ficos de la barra
de herramienta. Visualizará el primero de los cuatros cuadros de diá logo del
Asistente para Grá ficos llamado Tipo de Grá ficos que es mostrado en la figura
de abajo:
Podemos seleccionar cualquier tipo de grá fico visualizado en el cuadro de
diá logo. Para continuar nuestro ejercicio seleccione columnas, y a continuació n
el botó n siguiente, que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diá logo.
MSExcel visualizará el segundo de los cuadros de diá logo del Asistente para
Grá ficos mostrado en la siguiente figura que es la de datos de origen.
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Se dibuja un recuadro para mostrar los valores de su grá fico y el Asistente para
Grá ficos permite seleccionar un nuevo rango en la hoja de cá lculo o introducir
una nueva definició n de rango en el cuadro de texto. Las opciones Fila (o
columna) indican al Asistente para Grá ficos si la primera fila (o columna) del
rango de la hoja de cá lculo seleccionado contiene una serie de datos o
etiquetas. La opció n usar columna (o fila) indica al asistente para Grá ficos si la
primera columna (o fila) del rango de la hoja de cá lculo seleccionado contiene
descripciones de las series de datos, referidas como texto de leyenda, o
representa actualmente el primer punto de datos de las series. Acepte los
pará metros predeterminados del Asistente para Grá ficos y seleccione el botó n
de mandato siguiente para visualizar el tercer cuadro de diá logo Asistente para
grá ficos, mostrado en la figura que es de Opciones de Grá fico.
Ahora vamos a añ adir un titulo al grá fico. Desplace el cursor de selecció n all
cuadro de teto Tí tulo del Grá fico e introduzca el tí tulo que desee para su
grá fico, tambié n podemos añ adir tí tulos a los ejes del grá fico introduciendo el
rango de hoja de cá lculo apropiado para el horizontal, la etiqueta de Eje de
categorí as (X), y el rango para el vertical, la etiqueta de Eje de valores (Y),
tenemos una serie de opciones que el estudiante podrá dejar por defecto sin
afectar su grá fico como son: Eje, Lí neas de divisió n, Leyenda, Ró tulos de
datos, Tablas de datos.
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Para continuar hagamos clic en siguiente y para visualizar el cuarto y ú ltimo
cuadro de diá logo Asistente para Grá fico mostrado en la siguiente figura, que
es el de Ubicació n del Grá fico.
El Asistente para Grá ficos permite ubicar su grá fico en una hoja de cá lculo
existente o en una nueva, si tomamos la opció n en una Hoja Nueva, a
continuació n escriba un nombre para la hoja del nuevo grá fico, en el cuadro en
una Nueva Hoja para situar el grá fico en una hoja de grá fico nueva.
Haga clic en Como Objeto en, seleccione el nombre de una hoja y, a
continuació n, haga clic en aceptar para situar el grá fico como un objeto
incrustado en una hoja de cá lculo. Arrastre el cuadro incrustado hasta donde
desee situarlo en la hoja de cá lculo.
En OOCalc Ud. usará la opció n Insertar, luego Diagrama, previa selecció n de
las celdas adonde Ud. tiene los datos que quiere graficar y tambié n seguirá las
instrucciones del asistente.
Almacenamiento, Recuperació n e Impresión de grá ficos.
La forma má s fá cil de almacenar, recuperar e imprimir un grá fico es haciendo
que forme parte de la hoja de cá lculo. Ademá s es posible almacenar,
recuperare imprimir los grá ficos como archivos independientes solo debe hacer
clic en el cuadro de diá logo de Ubicació n de grá fico darle un nombre y el
programa lo colocará en forma independiente dentro de su libro de MSExcel u
OOCalc.
Impresió n de Grá fico como elemento independiente
Los grá ficos se pueden imprimir como la parte de la hoja de cá lculo en la que
está n ubicados, o como elementos independientes. Para imprimir un grá fico
como un elemento independiente, seleccione el grá fico, vaya al menú de
Archivo y a continuació n haga clic en imprimir y tome la opció n imprimir
Grá fico seleccionado.
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