Sistema Integral de Gesti n de Proyectos

EVALUACIÓN EXTERNA DEL PROGRAMA DE
COINVERSIÓN SOCIAL
2005
Sistema Integral de Gestión de Proyectos
SEXTO INFORME
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Marzo 29, 2006.
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1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................. 1
2. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DEL PCS .......................................................................... 4
2.1 ANTECEDENTES................................................................................................................................................ 4
2.2 EL SISTEMA DE GESTIÓN .................................................................................................................................. 5
2.3 LAS APLICACIONES DEL SISTEMA .................................................................................................................... 8
2.4. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA ...................................................................................................................... 9
2.5 CATÁLOGOS DEL SISTEMA ............................................................................................................................. 10
3. UTILIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DEL PCS ......................................... 11
3.1 OPERACIÓN EN DELEGACIONES...................................................................................................................... 11
3.2 OPERADORES DEL SISTEMA EN INDESOL..................................................................................................... 11
3.3 UTILIZACIÓN DEL SISTEMA ............................................................................................................................ 12
3.3.1 Inicio. ...................................................................................................................................................... 14
3.3.2 Recepción. ............................................................................................................................................... 14
3.3.3 Validación ............................................................................................................................................... 16
3.3.4 Dictaminación. ........................................................................................................................................ 20
3.3.5 Ajustes ..................................................................................................................................................... 24
3.3.6 Convenios................................................................................................................................................ 25
3.3.7 Ministraciones......................................................................................................................................... 27
3.3.8 Evaluación .............................................................................................................................................. 30
3.1.9 Seguimiento............................................................................................................................................. 31
3.1.10 Reporte, archivos y usuarios................................................................................................................. 32
3.4 UTILIZACIÓN DE LAS APLICACIONES .............................................................................................................. 34
3.4.1 Aplicación de formatos para la presentación de proyectos .................................................................... 34
3.4.2 Aplicación para la presentación de informes.......................................................................................... 37
4. EVALUACIÓN AL SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS DEL PCS ............................................ 40
4.1 METODOLOGÍA DE LA EVALUACIÓN. .............................................................................................................. 40
4.2. EVALUACIÓN DE SUBPROCESOS O NECESIDADES ........................................................................................... 43
4.3 PRODUCTOS O DOCUMENTOS ......................................................................................................................... 45
4.4. EVALUACIÓN DEL DISEÑO O USABILIDAD ...................................................................................................... 46
4.4.1 SIGEPPCS .............................................................................................................................................. 46
4.4.2 Aplicaciones ............................................................................................................................................ 47
4.5 ANÁLISIS DE SEGURIDAD ............................................................................................................................... 49
4.6 PERCEPCIÓN DEL USUARIO ............................................................................................................................. 51
5. CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SISTEMA ................................................................................ 56
5.1 ARQUITECTURA DE DESARROLLO ................................................................................................................... 56
5.2 ARQUITECTURA DE DESPLIEGUE: CLIENTE SERVIDOR O WEB, INTRANET ....................................................... 56
5.3.1 Plataforma del Servidor.......................................................................................................................... 58
5.3.2 Plataforma de los Clientes ...................................................................................................................... 58
5.4 SUBPROCESOS. ............................................................................................................................................... 60
6. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL SISTEMA .................................................................................... 64
6.1 ARQUITECTURA DE DESARROLLO ................................................................................................................... 64
6.3 ARQUITECTURA DE OPERACIÓN Y DESPLIEGUE .............................................................................................. 66
6.4 SUBPROCESOS ................................................................................................................................................ 67
6.5 DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN ............................................................................................................. 67
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7. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES........................................................................................... 70
7.1 OBSERVACIONES ............................................................................................................................................ 70
7.2 RECOMENDACIONES ....................................................................................................................................... 71
8. BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................................. 74
9. SITIOS WEB CONSULTADOS ..................................................................................................................... 75
GLOSARIO .......................................................................................................................................................... 76
ANEXOS ............................................................................................................................................................... 78
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1. Introducción
La presente etapa histórica ha sido denominada la era de la información, debido a
que las tecnologías de la información han asumido enorme importancia por su
capacidad de sistematizar, automatizar y procesar en periodos mucho más breves.
El crecimiento exponencial de Internet, el correo electrónico, el comercio electrónico
y en general de las tecnologías de la información, han llevado a las organizaciones a
buscar una mejor eficiencia en el manejo de la información que producen y
requieren. Entre estas organizaciones se encuentran los gobiernos, los cuales se han
integrado a la era de la información sistematizando y automatizando los diferentes
procesos administrativos para la gestión de los recursos y la toma de decisiones.
La sistematización de la información y la automatización de procesos en una
dependencia gubernamental, se tornan fundamentales para la correcta ministración
de los recursos y la generación de indicadores que permitan conocer el impacto de
las políticas sociales en la lucha contra la pobreza y la exclusión social.
El Programa de Coinversión Social (PCS) es parte integrante de la política de
desarrollo social enmarcada por el Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006 y el
Programa Nacional de Desarrollo Social 2001-2006, que tienen como cometido
mejorar las condiciones de vida de la población a través del fortalecimiento de sus
capacidades y la generación de oportunidades, propiciando la corresponsabilidad
entre la sociedad y el gobierno.
Como parte de los programas de política social del Gobierno Federal, el PCS se
encuentra sometido al escrutinio público y a una serie de evaluaciones tanto internas
como externas, de acuerdo a la estrategia de transparencia implementada por la
presente administración, lo que ha permitido contar con valiosas opiniones acerca de
su desarrollo y operación. En ese marco, la evaluación correspondiente a los
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ejercicios fiscales 2005- 2006 considera el desarrollo de una evaluación específica
de los sistemas informáticos que apoyan la operación del Programa. En especial del
Sistema de Gestión de Proyectos del Programa de Coinversión Social (SIGEPPCS).
El Sistema de Gestión de Proyectos del Programa de Coinversión Social
(SIGEPPCS), se deriva de las necesidades del Programa de Coinversión Social
(PCS) para procesar de forma adecuada y rápida la información necesaria para la
administración, control y seguimiento de los recursos federales destinados a
fortalecer las acciones para el desarrollo social de la población objetivo en situación
de pobreza, exclusión, marginación, desigualdad por género o vulnerabilidad social.
Evidentemente, la evaluación de un sistema que no tiene un propósito comercial
resulta una tarea difícil, sobretodo por las características particulares que deben
cubrirse con base en necesidades sociales, como es el caso del PCS, el cual está
regido por los Lineamientos Específicos del Programa, Reglas de Operación,
Convocatorias y demás normatividad aplicable. Sin embargo, se propone una
metodología que permitirá cuantificar el grado de avance del sistema en el sentido de
satisfacción de las necesidades establecidas en los Lineamientos y las Reglas de
Operación.
En principio, debe existir un punto de comparación para la evaluación; sin embargo,
no existe tal punto, ya que el INDESOL ha sido pionero en el desarrollo del sistema,
mediante la implementación de una arquitectura con la filosofía de mejora continua,
que utiliza las herramientas tecnológicas adecuadas y la tecnología existente en las
instituciones que participan (SEDESOL, INDESOL y actores sociales).
En el presente informe se analizan los diferentes módulos del SIGEPPCS y sus
subprocesos, lo que permite determinar el grado o porcentaje de automatización;
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adicionalmente se atienden los detalles técnicos
como características básicas,
infraestructura y requerimientos.
Como punto de partida, en el capítulo dos se presenta una descripción del
SIGEPPCS, señalando algunas de sus características y propósitos, lo que permite
ubicar el papel que desempeña como parte del PCS.
En el capítulo tres, como tema central de la evaluación se desarrolla un análisis
pormenorizado de las funcionalidades con que cuenta dicho sistema, y en particular
el cómo es utilizado en la gestión y operación del PCS.
Por su parte, el capítulo cuatro presenta una evaluación técnica que involucra
diversos temas, que van desde la percepción que tienen los usuarios acerca de su
uso, estructura y diseño del sistema, hasta describir y evaluar algunas características
relativas a la seguridad.
En los capítulos cinco y seis se presenta una descripción de carácter técnico acerca
de su estructura de despliegue, arquitectura de operación, infraestructura utilizada y
requerimientos, entre otros.
En el capítulo siete, como resultado del análisis efectuado se plantean algunas
observaciones y recomendaciones, que bien pueden ser tomadas en consideración
para propósitos de la consolidación de dicho sistema.
En el capítulo ocho se presenta la bibliografía consultada para la elaboración de este
documento.
Finalmente, se presenta una relación de sitios Web consultados y anexos que
apoyan algunas de las argumentaciones utilizadas a lo largo del documento.
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2. El Sistema de Gestión de Proyectos del PCS
2.1 Antecedentes
El Sistema inicia operaciones en 2003, como una prueba piloto, y es desarrollado por
un despacho externo al INDESOL, coordinado por la Dirección de Tecnologías de
Información. Fue asignado al despacho externo mediante un “procedimiento de
invitación a cuando menos tres proveedores”,
que se encuentra plenamente
documentado.
Al finalizar el desarrollo del sistema, el despacho externo entregó a la Dirección de
Tecnologías de la Información la memoria técnica del desarrollo, que incluye:
•
Medios ópticos con manuales
•
Medios ópticos con código fuente documentado
•
Documentación impresa.
La tecnología utilizada en el desarrollo del Sistema, principalmente lenguaje de
programación y hojas de estilos, ha permitido su adecuación a los nuevos ejercicios
fiscales y por supuesto a los nuevos requerimientos, actividades o necesidades
establecidas en los lineamientos de cada ejercicio fiscal.
En 2004 la Dirección de Tecnologías de Información realizó una adaptación del
Sistema a los nuevos requerimientos y el sistema gestionaba únicamente los
proyectos presentados por Organizaciones de la Sociedad Civil. Al año siguiente la
Dirección de Tecnologías de la Información libera una nueva versión, la cual
incorpora los gobiernos municipales y centros de investigación.
Al inicio de sus operaciones el Sistema funcionaba de manera local; es decir, en
cada una de las delegaciones se instalaba todo el Sistema, lo que significaba tener
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varios archivos de bases de datos, pues no se encontraba centralizada y no se
podían obtener reportes con información en tiempo real.
2.2 El Sistema de Gestión
Actualmente el SIGEPPCS es un sistema de gestión y procesamiento de información
del Programa de Coinversión Social (PCS), con una arquitectura cliente servidor que
trabaja en un ambiente de Intranet .1
Los operadores de las delegaciones estatales de la SEDESOL que utilizan el
Sistema para captura de información, aprovechan la infraestructura de red de
SEDESOL para establecer la comunicación con el servidor del SIGEPPCS, donde
reside la base de datos que almacena la información del PCS.
1
Una Intranet es básicamente una red institucional que puede ser local, Amplia o metropolitana (LAN, WAN o MAN), con los
mismos servicios de Internet, como FTP, http, E-mail, etc. Pero sin conexión a Internet.
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Figura1.
Infraestructura de Red.
SIGEPPCS
Delegación Regional
Aguascalientes
INDESOL
SEDESOL
Delegación Regional
Veracruz
El Sistema está alimentado por dos aplicaciones y una interfase tipo WEB2. Las
aplicaciones permiten la captura sistemática y la impresión de los formatos de
presentación de proyectos y de presentación de informes (tanto parciales como
finales), para su entrega a la instancia correspondiente (INDESOL o las delegaciones
regionales de SEDESOL). Estas aplicaciones son básicamente utilizadas por los
Actores Sociales (en la fase de presentación de proyectos) y AREP’s (Agente
Responsable de la Ejecución del Proyecto), en la fase de presentación de informes.
2
Una interfase Web se refiere a una interfase similar a la utilizada por páginas de Internet, del tipo HTML (Hypertext Markup
Languaje), que se visualiza principalmente con algún navegador como el Microsoft Internet Explorer o Netscape, aunque
más adelante se detalla el concepto.
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En síntesis, el Sistema de forma general permite:
1. La captura sistemática de la información de forma rápida y eficaz, con un
mínimo de errores.
2. Contar con información detallada de los proyectos a nivel nacional de forma
veraz, en tiempos cortos o en tiempo real.
3. Apoyar los procesos de presentación y registro, validación, dictaminación,
evaluación, seguimiento y ministración de los recursos federales.
4. Automatizar los procesos de las diferentes etapas del PCS, de acuerdo a los
lineamientos, reglas de operación y convocatorias emitidas para el PCS.
5. Generar reportes específicos de un proyecto en particular y reportes de
proyectos por convocatoria.
Delegaciones Regionales y Oficinas
centrales de INDESOL
Actores Sociales, Agentes
Responsables de la Ejecución
Presentación
de Proyectos
Interfase
tipo Web
SIGEPPCS
Presentación
de Informes
A
P
L
I
C
A
C
I
O
N
E
S
Información para la
evaluación y seguimiento de
proyectos y ministración de
los recursos
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2.3 Las Aplicaciones del Sistema
Las aplicaciones están desarrolladas principalmente en Delphi, por lo que permiten
llenar los formatos oficiales de forma electrónica e imprimir dichos formatos para su
presentación por parte de las Organizaciones de la Sociedad Civil, Instituciones
Educativas o Gobiernos Municipales en las diferentes delegaciones de la SEDESOL.
La aplicación para el formato de presentación de proyectos puede descargarse en la
página Web de INDESOL, en la siguiente dirección:
http://www.INDESOL.gob.mx/INDESOL/convocatorias_2004/formato_PCS2005.htm
Para el formato de presentación de los proyectos existen dos versiones (la versión
más actualizada es la 2.14, desde la emisión de su primera versión) específicas: una
para las organizaciones de la Sociedad Civil e Instituciones académicas, y otra
versión para gobiernos municipales. También es importante destacar que en la
misma página Web se encuentra un instructivo para el llenado de estos formatos
electrónicos.
La otra aplicación es la correspondiente a la presentación de Informes, tanto
parciales como finales. Se puede descargar desde la siguiente dirección:
http://www.INDESOL.gob.mx/INDESOL/seguimiento.htm
Permite el llenado sistemático de los informes que deben presentar los AREP’s a
INDESOL para la evaluación del cumplimiento de las metas de cada uno de los
proyectos, los cuales previamente fueron dictaminados como viables y asignados los
recursos. Este módulo cuenta con una plantilla o con los datos básicos del proyecto
como: nombre y clave del programa, nombre de los responsables, etc. El propósito
es sistematizar y facilitar la captura e impresión de los informes de los proyectos
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ejecutados por las Organizaciones de la Sociedad Civil en las diferentes
convocatorias emitidas.
Dichas aplicaciones, además de estar diseñadas para facilitar la captura de la
información, tienen módulos de validación para evitar que campos importantes de la
base de datos se encuentren vacíos o con información errónea.
2.4. Mantenimiento del Sistema
El mantenimiento y actualización del Sistema está a cargo de la Dirección de
Tecnologías de la Información, que además cada año fiscal le realiza adaptaciones
para cumplir con los requerimientos establecidos en los nuevos Lineamientos,
Reglas de Operación y Convocatorias, es decir, el mantenimiento se realiza de forma
interna.
Es importante mencionar que mediante un proceso de mejora continua, al inicio de
cada ejercicio fiscal se reúnen las Direcciones involucradas y determinan los
principales cambios en el Sistema con base en la experiencia del ejercicio fiscal
anterior y los nuevos Lineamientos y Reglas de Operación del siguiente ejercicio
fiscal. Los cambios secundarios o menos relevantes se solicitan directamente a la
Dirección de Tecnologías de Información, sin necesidad de una solicitud por escrito.
La realización de cambios en el código fuente del Sistema de Gestión debe ser
documentada, pues si llegara a presentarse alguna contingencia existirá la
documentación correspondiente que justifique el cambio; sin embargo, no todos los
cambios son documentados al solicitar los cambios en el Sistema de forma directa.
El Sistema cuenta con un Manual del Usuario, el cual no se encontraba completo ni
actualizado para el ejercicio fiscal 2005.
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Para el ejercicio fiscal 2006 una mejora en el Sistema fue a introducción de un
pequeño manual electrónico del programa que no se encuentra terminado.
2.5 Catálogos del Sistema
Los catálogos utilizados por el Sistema son de carácter propios e institucionales. Los
catálogos propios son los concernientes a:
Î
Catálogos propios
o Catálogo de agentes sociales impedidos para participar en el
Programa.
o Catálogo de Organizaciones Sociales en el Registro Federal de las
Organizaciones de la Sociedad Civil.
o Catálogo de proyectos de ejercicios fiscales anteriores.
Î
Catálogos Institucionales
o Catálogos de entidades federativas, municipios y localidades del
Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI).
o Catálogos del Consejo Nacional de Población (CONAPO).
o Catálogo de Microrregiones de SEDESOL.
El uso de los catálogos institucionales permite la comparabilidad al 100% de las
bases de datos entre los diferentes catálogos utilizados.
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3. Utilización del Sistema de Gestión de Proyectos del PCS
El Sistema es operado por personal de INDESOL y en las Delegaciones Regionales
por operadores autorizados por los Delegados de SEDESOL.
3.1 Operación en Delegaciones
Como se mencionó anteriormente, los operadores en las delegaciones regionales de
la SEDESOL realizan todo el proceso en las ocho etapas del proyecto.
En este punto es importante mencionar que en las delegaciones regionales el
proceso de ministraciones es diferente que a nivel central, por lo que el módulo de
ministraciones no tiene aplicación; sin embargo, los operadores tienen que requisitar
ese módulo como un requisito especial para pasar a la siguiente etapa del proceso.
3.2 Operadores del Sistema en INDESOL
En INDESOL la operación se realiza a través de diferentes Direcciones del Instituto,
las
cuales
son
responsables
de
realizar
los
procesos
y
subprocesos
correspondientes.
Las Direcciones que intervienen en la operación del Sistema de Gestión en el Distrito
Federal (INDESOL), son las siguientes:
1. Dirección General Adjunta de Vinculación y Coinversión Social
2. Dirección de Asuntos Jurídicos
3. Dirección de Evaluación, Seguimiento y Transparencia.
La Dirección General Adjunta de Vinculación y Coinversión Social tiene a su cargo
tres Direcciones y una Subdirección de Vinculación, que operan casi el 80% del
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Sistema. Interviene en los procesos de Recepción, Validación3, Dictaminación, Ajuste
y Ministraciones.
La Dirección de Evaluación, Seguimiento y Transparencia, como su nombre lo indica,
tiene por objetivo evaluar y dar seguimiento a los proyectos que fueron dictaminados
como elegibles apoyados a los cuales se les asignaron recursos federales y
principalmente realiza las siguientes actividades:
•
Recepción de informes parciales y finales.
•
Evaluación de informes.
•
Visitas de campo (Seguimiento en campo).
Por su parte, la Dirección de Asuntos Jurídicos elabora los instrumentos o convenios
jurídicos para su firma, después de que el proyecto fue dictaminado como “elegible
apoyado”.
3.3 Utilización del Sistema
Para iniciar el SIGEPPCS es necesario ejecutar el programa navegador de Internet
(Internet Explorer, Netscape, Mozilla, etc). En la barra de navegación de Internet
Explorer se debe de introducir la dirección IP del servidor donde se encuentra el
Sistema, en este caso http://192.100.248.144
Una vez que el operador ha ingresado el nombre del usuario y la palabra clave o
password, se deberá seleccionar el ejercicio fiscal y la convocatoria en la cual se
gestionarán los proyectos.
El Sistema cuenta con ocho procesos, que van desde la recepción del proyecto hasta
el seguimiento del mismo.
3
Sólo se encarga de una parte de la validación, pues de la validación jurídica se encarga la Dirección de Asuntos Jurídicos.
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1.- Recepción
2.- Validación
3.- Dictaminación
4.- Ajustes
5.- Convenios
6.- Ministraciones
7.- Evaluación
8.- Seguimiento
A continuación se describirá brevemente el SIGEPPCS, haciendo la aclaración de
que este análisis no pretende sustituir el Manual del Usuario.
La pantalla está dividida en cuatro secciones:
1. El menú principal, que contiene nueve pestañas.
2. El Área de Navegación y/o Monitorización, la cual contiene menús
contextuales, que serán diferentes en función del menú principal.
3. El Área de Contenido, con las acciones a realizar para cada etapa del
proyecto presentado y/o registrado.
4. El Área de Reportes, en la cual se podrán generar reportes específicos de
información sobre los proyectos.
Al seleccionar cualquier opción del menú principal, el área de contenido mostrará los
numerales más importantes de los Lineamientos Específicos que rigen esa etapa.
En el menú de navegación aparecerá la opción Inicio, que conducirá a la primera
pantalla del menú principal que esté activo; así mismo, la opción de convocatoria
permitirá cambiar la convocatoria activa.
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Menú
Principal
Sub
Menús
Área de
Contenido
Área para
selección de
reportes
3.3.1 Inicio.
Esta sección presentará al operador una breve descripción de la convocatoria;
permitirá el cambio de convocatoria si el usuario así lo solicita.
3.3.2 Recepción.
Esta etapa cuenta con los siguientes submenús en la sección de navegación:
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Con el botón de Inicio trasladará a la pantalla de inicio de cada una de las opciones
del menú principal donde, como ya se había comentado, aparecerán los principales
numerales de los Lineamientos base del módulo seleccionado.
El Submenú de recepción permitirá ingresar el nuevo proyecto a ser evaluado; para
ello pedirá la ruta de ubicación del archivo que se generó con la “aplicación del
formato para presentación de proyectos”. Cabe señalar que dicha aplicación es
llenada por el actor social con los datos particulares de su proyecto, tales como
beneficiarios, presupuesto, montos de coinversión y en general todos los datos del
proyecto.
De esta manera mostrará datos descriptivos del proyecto que se ingresó, como:
Datos del Proyecto.
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Datos de la Organización.
Documentación Básica.
Documentación Adicional.
Documentación Opcional.
En Documentación básica, adicional y opcional, el Sistema presenta una lista de
documentos que entrega el actor social, lo que debe seleccionarse
con unos
botones de verificación que se activan o desactivan, para que el operador indique si
el actor social entrega los documentos o no, además de incluir la fecha de recepción
del proyecto. Es importante señalar que todos los documentos son cotejados por el
operador en el momento de la recepción, por lo cual en esta etapa sólo debe
seleccionar la documentación recibida.
Por otra parte, si el actor social no entrega completa la documentación requerida en
la convocatoria, la sección de complementos permitirá registrar documentos faltantes
a proyectos incompletos que no entregaron algún documento.
En el ejercicio fiscal 2006 se realizó una mejora para recibir proyectos enviados vía
mensajería, que incluye la fecha que indica el sello de la oficina de mensajería y la
fecha de recepción del proyecto. En esta etapa es importante señalar que el Sistema
aún no permite recibir documentación complementaria enviada también por
mensajería.
3.3.3 Validación
El sistema de información permite validar los datos que fueron introducidos por el
operador para su posterior evaluación.
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Después de haber hecho la recepción del proyecto, se debe de pasar a la validación
del mismo; para ello se deberá seleccionar en la convocatoria el número de folio del
proyecto que se desea validar o revisar el Status.
En la etapa de validación los submenús se dividen en el área de convocatorias, en la
cual se puede cambiar la convocatoria activa, el submenú del status del proyecto, el
submenú para cambio del proyecto, el submenú para revisión de la autorización o
visto bueno (Vo. Bo.), y finalmente un submenú denominado Monitor.
Como se había comentado al inicio, los submenús cambian dependiendo del nivel de
acceso y dependiendo de la etapa o proceso en el cual se encuentra el operador; en
este caso, al tener el operador acceso para realizar la validación, el submenú se
presentará de la siguiente forma:
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La validación se divide en tres etapas: la validación de antecedentes, la validación
jurídica y la validación de la coinversión. El submenú de status permite únicamente
desplegar el estado del proyecto en cada uno de los aspectos a validar. Por otra
parte, el siguiente submenú da un listado de los aspectos por validar e indica el folio
del proyecto.
El área de Monitor permite visualizar los principales datos del proyecto como:
Participación, Coinversión, Incidencia, Similares, Objetivos, Búsqueda SIOS (Sistema
de Información sobre Organizaciones de la Sociedad Civil), Observadas, y Todo
2005.
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La opción de “características financieras del proyecto” es sumamente importante,
pues permite al Sistema emitir un reporte financiero del proyecto, es decir, emite los
principales datos del proyecto respecto a la coinversión.
Por cuestiones del modelo E-R (Entidad - Relación), en caso de que existiera un
proyecto similar al que se está registrando, el Sistema mostrará una pantalla con
opciones como: Proyectos Similares, Convocatoria, Folio, Nombre del Proyecto, Ver
Proyecto; con la finalidad de que el operador tenga una visión general del reporte de
la base de datos que se esté manipulando en el ejercicio fiscal.
Por otro lado, también se muestran los objetivos del proyecto, tanto los Generales
como los Específicos, con su número de identificación (ID) y su Descripción.
El Sistema permitirá realizar el proceso de validación de un proyecto conforme a los
Lineamientos Específicos y las Reglas de Operación, mediante la selección de una
opción afirmativa o negativa (Si o No) y un espacio para la argumentación de la
respuesta en caso de ser negativa; no obstante, si la respuesta es positiva también
permite ingresar el comentario y no lo debería permitir como control.
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3.3.4 Dictaminación.
El área de dictaminación está formada por el siguiente submenú de navegación:
El submenú Padrón presenta un listado con la base de datos de las personas que
pueden formar las comisiones dictaminadoras o comités técnicos, y permite editar
una o varias personas para formar parte de las mismas comisiones.
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Es importante mencionar que se incluyen datos del dictaminador en la base de datos,
como nombre (apellido paterno, apellido materno, nombre), grado académico, sexo,
institución, cargo, tipo
(académico, OSC, SEDESOL, estatal, otro), domicilio,
teléfonos, correo electrónico, ámbito (hasta tres áreas o ámbitos de experiencia,
asistencia social, capital social, derechos humanos, derechos comunitarios,
discapacidad, economía solidaria, educación, fortaleza institucional, incidencia en
políticas públicas, investigación, medio ambiente, participación ciudadana, salud y
ninguna de las anteriores), Observaciones (tiempo que ha participado como
dictaminador, experiencia como dictaminador en otras instancias, temáticas en las
que ha evaluado, y observaciones)
Se detectó que el Sistema no incluye un campo que permita identificar si el
dictaminador pertenece o ha pertenecido a alguna OSC y a cuáles, pues en caso de
haber pertenecido a alguna no le corresponda dictaminar un proyecto de esa misma
OSC.
El submenú de comisiones permitirá, por una parte, crear una comisión nueva,
asignándole un número de folio para su posterior identificación en la base de datos.
Por otra parte, presentará en el área de contenido un listado de comisiones activas.
Finalmente, la opción de asignación permitirá asignar uno o varios proyectos a la
comisión formada en la sección anterior.
Un último aspecto de esta etapa es la creación de una constancia para cada
dictaminador y una relación de proyectos asignados al mismo.
Al seleccionar la opción Imprimir, el Sistema automáticamente creará un archivo en
formato PDF4, con una constancia para la persona que participará como dictaminador
de proyectos presentados por las Organizaciones de la Sociedad Civil; por
4
Formato de almacenamiento de archivos creado por la empresa Adobe (Portable Document Format)
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cuestiones de control y automatización es justificable la generación del presente
documento.
El Sistema cuenta con la opción de generar un anexo de una constancia que
contiene la relación de los proyectos dictaminados por la persona indicada en el
documento previamente generado; es decir, los proyectos que dictaminará.
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Asimismo, se generará el “Acta de Integración de la Comisión Dictaminadora y de
Resultados de la Dictaminación, del Programa de Coinversión Social”, mostrando los
antecedentes, hechos y resultados, todo de acuerdo a lo establecido en la etapa
correspondiente de los Lineamientos Específicos.
El Sistema también generará de forma automática la denominada “Cédula de
Dictaminación”, que contiene los datos requeridos en los Lineamientos como
valoración y puntaje, concluyendo con el resultado final de la Dictaminación.
El submenú de comisiones desplegará la información sobre las comisiones
dictaminadoras formadas, aunque también permitirá llenar la ficha de dictaminación
del proyecto, con base en un formulario que mostrará los datos del proyecto como
folio,
vertiente,
organización,
nombre
del
proyecto,
los
nombres
de
los
dictaminadores del proyecto. Por parte del proceso de dictaminación, esta etapa
permitirá capturar datos precisos de la dictaminación en sí. Por ejemplo, sección
crítica del proyecto, el proceso de diagnóstico, los objetivos, metas y acciones,
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recursos, experiencia de los ejecutores, impacto, criterios por convocatoria, sección
crítica de la formulación del proyecto.
Respecto a los procesos a dictaminar con respecto a las Reglas de Operación, la
sección también aporta apoyo para la captura de los criterios de priorización, y una
zona de captura de comentarios y recomendaciones para asegurar la viabilidad del
proyecto.
Finalmente, el Sistema desplegará un reporte con el resultado de los puntos del
proyecto y su respectiva ponderación, así como la elegibilidad del mismo.
3.3.5 Ajustes
Generalmente los proyectos requieren alguna modificación en cuanto a su contenido,
por lo que el Sistema cuenta con esta opción que permite que se introduzca un
nuevo archivo con las modificaciones al proyecto.
Cabe hacer mención que el Sistema, con base en los dos archivos introducidos por
el operador, hace comparaciones (Proyecto Original versus Proyecto Modificado),
para completar las observaciones realizadas por los dictaminadores para asegurar la
viabilidad del proyecto que fue dictaminado como “elegible”.
La pantalla que a continuación se describe muestra los
proyectos que se han
ajustado, indicando su Número, Folio, Organización y Status.
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Al
hacer clic sobre la pestaña Proyecto, mostrará una ventana emergente del
navegador con el formato oficial de la presentación del proyecto.
Cabe hacer mención que, dependiendo del nivel de ingreso en el Sistema, le
permitirá hacer modificaciones de ajustes, es decir, la gestión de los proyectos.
3.3.6 Convenios
Esta sección permitirá al operador elaborar los convenios o instrumentos jurídicos,
los cuales deberán firmar los actores sociales después de haber sido dictaminados
como proyectos “elegibles apoyados”.
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El submenú de navegación mostrará tres opciones:
Datos Convocatoria.
Corrección ORG.
Elabora Convenios.
En este proceso el Sistema permitirá ingresar diferentes variables para la elaboración
de convenio, como número de convenio. En la parte de Elaboración de convenios y
anexos técnicos, presenta una serie de elementos relacionados con el proyecto,
como son Folio, ORG, Variables, Convenio, Anexo y Estado.
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Por la parte de Convenios y Anexos se generan nuevamente documentos en formato
PDF, para su posterior impresión por parte del operador y con objeto de brindar
continuidad para la firma del convenio y el avance al siguiente proceso.
3.3.7 Ministraciones
En esta opción se encuentra la parte de Control de Ministraciones. Al inicio aparecen
los Lineamientos Específicos; se puede seleccionar la Convocatoria y en la parte de
navegación ahora contiene las opciones: No Programados, Programados, Lista de
Oficios Liberación, Lista de Oficios (2ª min.) y Cancelados.
La sección de “No programados” muestra los proyectos que hasta el momento NO
han sido programados; si se requiere hacer la programación del mismo, se tiene que
presionar la opción Programas del Proyecto NO programado, como se muestra a
continuación.
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Información con Resultados
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El operador deberá ingresar información como: Concepto, Total, Porcentaje de
Participación, Folio, y el número de control que el Sistema asignó al Proyecto Actual.
La opción de programados permitirá programar la primera y segunda ministraciones,
así como editar los elementos de programación de la ministración como póliza,
número de cheque, fecha y autorización.
Algunos de los encabezados de la pantalla son Concepto, Total, Porcentaje de
Participación, los cuales tienen otras categorías de aplicación para editarlos; en caso
de finalización de la edición, el Sistema muestra un mensaje con la leyenda: “Las
Variables se han editado en el sistema”.
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La opción Lista de Oficios Liberación, permite generar los oficios de liberación de
subsidios, que obviamente es una característica de los Proyectos.
2ª Ministración, muestra la Solicitud de Segundas Ministraciones, que indica las
Variables para elaborar oficios, y los Proyectos que se incluyen en el oficio con base
en dos columnas.
En la parte de cancelación se muestran las variables para elaborar el oficio de
cancelación.
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3.3.8 Evaluación
El objetivo principal de la sección de evaluación es apoyar las actividades de
evaluación de proyectos. Está formada por los siguientes submenús:
Recepción
•
Recepción
•
Parciales recibidos
•
Finales recibidos
Evaluación
•
Parcial
•
Final
Mis proyectos (proyectos a evaluar)
Auxiliares
•
Asignación
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•
Oficios
•
Plantillas
•
Ver Oficios II
•
Crear Oficios II
Una opción importante es la generación de plantillas, la cual genera un archivo con
los datos principales del proyecto para su utilización con la aplicación de
presentación de informes parciales y/o finales.
3.1.9 Seguimiento
Esta es la etapa final del Sistema y tiene el propósito de darle seguimiento a los
proyectos presentados por los AREP, además de generar la muestra mediante un
proceso estadístico establecido por la Dirección de Evaluación, Seguimiento y
Transparencia del INDESOL.
Para apoyo al proceso de Seguimiento, esta etapa permite imprimir los siguientes
documentos, los cuales también fueron elaborados por la Dirección de Evaluación,
Seguimiento y Transparencia.
Formato de seguimiento de campo, el cual contiene información como: datos
generales de la visita, datos del AREP, datos del proyecto, avance de las
actividades, beneficiarios del proyecto, información recabada durante la visita
en seguimiento de campo, y avances de indicadores por convocatoria,
Oficios de solicitud de apoyo al AREP para apoyo a la realización de la visita,
solicitando principalmente material probatorio y avances cuantitativos y
cualitativos.
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3.1.10 Reporte, archivos y usuarios
Para facilitar la emisión de informes, el Sistema permite la realización de reportes
predefinidos por cada una de las etapas de los proyectos. En la barra de navegación
se podrá seleccionar la etapa de la cual se desea elaborar el reporte.
1. Inicio.
2. Recepción.
3. Validación.
4. Dictaminación.
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5. Ajustes.
6. Informe Proceso de la Dictaminación.
7. Anexos Técnicos.
8. Convenios.
9. Informes (P).
Al generar el reporte se produce un archivo en formato xls; los reportes predefinidos
se realizan de forma rápida seleccionando únicamente la información que se
requiere. Además de que el reporte presenta los principales datos del área activa,
también puede presentar los siguientes datos adicionales por cada área:
Recepción
•
•
•
•
Datos de Localización
Montos
Beneficiarios Directos
Beneficiarios Indirectos
Validación
•
•
•
•
•
•
Ajustes
•
•
•
•
•
Campos Datos de Localización
Montos
Incidencia
Beneficiarios Directos
Beneficiarios Indirectos
•
•
•
•
Convenios
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Datos de Localización
Montos
Incidencia
Beneficiarios Directos
Beneficiarios Indirectos
Rubros y conceptos
Representantes:
Objetivo general
Metas
Dictaminación
Tipo de proyecto (con visto
bueno)*
Datos de Localización
Montos
Beneficiarios Directos
Beneficiarios Indirectos
Incidencia
Informe Proceso de la
Dictaminación
•
•
•
•
•
•
•
Datos de Localización
Montos
Incidencia
Beneficiarios Directos
Beneficiarios Indirectos
Puntaje
Observaciones de la Comisión
Anexos Técnicos
Reporte de proyectos
pendientes.
Recepción
Validación
Dictaminación
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Campos Datos de Localización
Montos
Incidencia
Beneficiarios Directos
Beneficiarios Indirectos
Rubros y conceptos
Representantes
Objetivo general
Metas
Informes Parciales
•
•
•
•
•
•
•
•
Datos de Organización
Montos
Incidencia Beneficiarios
Directos
Beneficiarios Indirectos
Rubros y conceptos
Representantes
Objetivo general
Metas
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En la sección de archivo se podrán descargar los principales documentos de cada
proyecto; es menester mencionar que los diferentes documentos producidos por el
Sistema se encuentran perfectamente delimitados en el área correspondiente.
El proyecto del cual se obtendrán los documentos o archivos están organizados y
podrán ser seleccionados por su folio de registro. Algunos de los documentos que se
encuentran en la sección de archivo son:
Ficha de recepción
Ficha de validación
Cédula de dictaminación
Acta de integración de la Comisión dictaminadora y de resultados de la
dictaminación
Documento de ajustes y documento de diferencias
Convenio y anexos
Formatos de presentación del mismo actor social en el mismo ejercicio fiscal
(2005)
Formatos de presentación del mismo actor social en el ejercicio fiscal anterior
(2004)
La sección de organizaciones presentará los mismos documentos del proyecto que la
sección anterior; sin embargo, éstos serán organizados por nombre de la
organización.
3.4 Utilización de las aplicaciones
3.4.1 Aplicación de formatos para la presentación de proyectos
La Aplicación para el formato de presentación está formada básicamente por 30
apartados o “pestañas”, que permiten capturar la información de los proyectos y los
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actores sociales que los presentan. Esta aplicación presenta la información agrupada
en los siguientes tópicos:
a) General
b) Actor Social 1, 2, 3, 4 y 5
c) Proyecto
d) Experiencia
e) Marco
f) Ámbito
g) Continuidad
h) Lugar
i) Problemática
j) Alternativas
k) Población beneficiaria
l) Beneficiarios
m) Grupo beneficiado
n) Objetivos
o) Objetivo . Meta – Acción
p) Participación
q) Mejoras
r) Metodología
s) Cronograma
t) Adicional 1 y 2
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u) Recursos PCS
v) Recursos Actor Social
w) Resumen financiero
x) Evaluación 1 y 2.
Cuenta con un módulo de validación, que verifica los principales datos requeridos
para el registro del programa, como los datos principales del programa, del actor
social, de financiamiento, etc. También emite un reporte indicando al usuario la falta
de datos para su corrección. Esto es de suma importancia, ya que permite que el
formato tenga un mínimo de errores al ser presentado en las delegaciones regionales
de SEDESOL.
Es importante mencionar que aún cuando la aplicación valida los montos mínimos de
coinversión fijados en las Reglas de Operación, no valida los montos mínimos fijados
particularmente en las convocatorias, lo cual representa una vulnerabilidad al
permitirle al actor social llenar el monto de coinversión de forma errónea y retardar
más el proceso de recepción del proyecto.
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3.4.2 Aplicación para la presentación de informes
Al igual que la aplicación que permite la presentación de proyectos, la aplicación para
presentación de informes puede descargarse de la página Web de INDESOL.
La aplicación está formada por un menú principal, un área de 19 secciones, un área
de texto que proporciona información sobre el llenado de la sección correspondiente,
un menú principal y una barra de herramientas (iconos), con funciones básicas como
guardar, imprimir y salir.
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Área de menú y barra de
herramientas
Área de contenido con 19
secciones
Área de información
Las 19 secciones que forman esta aplicación son las siguientes:
Portada
General
Organización 1, Organización 2
Coordinador
Proyecto
Lugar
Beneficiarios
Resultados
Cronograma 1, Cronograma 2
Recursos
Anexo 1, Anexo 2 y 3, Anexo 4, Anexo 5, Anexo 6 y Anexo 7
Validación
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A la aplicación hay que cargar una planilla, la cual es proporcionada por el INDESOL
o la Delegación, o bien puede ser bajada de la página Web de INDESOL, para
prellenar el formato. Dicha plantilla contiene los datos del proyecto del cual se
realizará el informe parcial o final.
El objetivo principal del formato es facilitar la presentación del informe parcial o final
de actividades que, conforme a la normatividad, todos los AREP tienen la obligación
de presentar al INDESOL.
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Información con Resultados
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4. Evaluación al Sistema de Gestión de proyectos del PCS
4.1 Metodología de la evaluación.
Para iniciar la descripción metodológica de la evaluación del SIGEPPCS, será
necesario primero definir qué es un proceso de software y el modelo de cascada del
proceso de software.
El proceso del software es un conjunto de actividades que conducen a la
creación de un producto software5.
Los modelos del proceso del software son representaciones abstractas de un
proceso; Ian Somerville define el modelo de cascada como sigue:
El modelo de cascada. Considera las actividades fundamentales del proceso de
especificación, desarrollo, validación y evaluación, y los representa como fases
separadas del proceso, tales como la especificación de requerimientos, el
diseño de software, la implementación, las pruebas, etcétera.6
Aunque Ian Sommerville menciona básicamente tres modelos, el modelo que más se
ajusta al desarrollo del SIGEPPCS es el “modelo de cascada”. Ahora bien, los
modelos de proceso de software únicamente representan una guía en el desarrollo y
creación de software, aunque será utilizada su filosofía como base para la evaluación
del SIGEPPCS.
5
6
Ingeniería del Software, Ian Soimmerville. Ed Pearson – Addison Wesley pág. 60 Cap. 4.
Ibid. Pág 61.
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Modelo de Cascada
“El primer modelo de desarrollo del proceso de software que se publicó se derivó de
procesos de ingeniería de sistemas más generales… Las principales etapas de este
modelo se transforman en actividades fundamentales de desarrollo.
1) Análisis y definición de requerimientos. Los servicios, restricciones y metas del
sistema se definen a partir de las consultas con los usuarios. Entonces se
definen en detalle y sirven como especificación del sistema.
2) Diseño del sistema y del Software. El proceso de diseño del sistema divide los
requerimientos en sistemas Hardware y software. Establece una arquitectura
completa del sistema. El diseño del software identifica y describe las
abstracciones fundamentales del sistema software y relaciones.
3) Implementación y prueba de unidades. Durante esta etapa, el diseño del
software se lleva a cabo como un conjunto o unidades de programas. La
prueba de las unidades implica verificar que cada una cumpla con su
especificación.
4) Integración y prueba de sistemas. Los programas o las unidades individuales
de programas se integran y prueban como un sistema completo para
asegurarse que se cumplen los requerimientos del software. Después de las
pruebas el sistema software se entrega al cliente.
5) Funcionamiento y mantenimiento. Por lo general (aunque no necesariamente),
ésta es la fase más larga del ciclo de vida, el sistema se instala y se pone en
funcionamiento práctico, el mantenimiento implica
corregir errores no
descubiertos en las etapas anteriores del ciclo de vida, mejorar la
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implementación de las unidades del sistema y resaltar los servicios del
sistema una vez que se descubren nuevos requerimientos7.”
La primera etapa del modelo de cascada será útil para la presente evaluación, ya
que el análisis o detección de requerimientos representa la etapa de desarrollo más
importante para la creación del sistema.
Esta evaluación se realiza con base en la detección de subprocesos, actividades o
necesidades específicas. Los subprocesos, actividades o necesidades “cubiertas”
fueron detectados mediante la operación directa con el sistema. Las necesidades
“reales” fueron las que se detectaron en las Reglas de Operación y en los
lineamientos Específicos, lo cual proporcionó el grado de avance o automatización
en cada una de las diferentes etapas y ámbitos de responsabilidad (Lineamientos
Específicos) y en cada uno de los numerales de las Reglas de Operación.
Se procedió a realizar cuadros analíticos (que se incluyen en los anexos) de los
Lineamientos y Reglas de Operación, que incluyen básicamente cuatro columnas:
1) Texto del documento (párrafo).
2) SIGEPPCS (Sistema de Gestión de Proyectos del Programa de Coinversión
Social)
3) AFP (Aplicación del Formato de Presentación)
4) API Aplicación para la presentación de informes (parciales y finales)
5) Automatizable. Columna que indica, de acuerdo al análisis del párrafo o
enunciado, si es susceptible de ser automatizada o sistematizado (que sólo
puede contener un Si o un No).
7
Ibid. Pág. 62.
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Si la columna 5 indica que el párrafo o enunciado es automatizable, las columnas 3 y
4 pueden contener un cero o un uno; el cero indica que es una actividad proceso que
no está apoyando el Sistema. La unidad (1) indicará que el párrafo sí está cubierto
por el SIGEPPCS.
4.2. Evaluación de subprocesos o necesidades
Como se mencionó anteriormente, para realizar esta evaluación se trabajó con
pruebas en el Sistema en todas y cada una de las fases y aplicaciones que lo
integran, lo cual permitió detectar las necesidades cubiertas por el mismo.
El análisis y detección de subprocesos, actividades o necesidades, que se
encuentran plasmados principalmente en documentos básicos:
a) Lineamientos Específicos del Programa
b) Reglas de Operación del Programa
En este caso se analizaron los documentos para detectar, de acuerdo a la
experiencia, los subprocesos o actividades factibles de automatizar o sistematizar.
Así, y con apoyo del siguiente cuadro, se puede mencionar que de forma general y
con base en las Reglas de Operación, el Sistema tiene un grado de avance en la
sistematización del 83%.
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Resumen Ejecutivo de Necesidades Detectadas y Cubiertas en las
Reglas de Operaciòn por el Sistema de Gestiòn de Proyectos del PCS
Numeral
Detectadas
Cubiertas
Avance
1
0
0
0
0
5
1
0
0
0
0
4.5
100%
8
9
8
6
8
9
8
4
100%
100%
100%
67%
0
0
0
0
0
0
0
0
1
1
2
2
1
2
1
2
1
1
2
2
0
2
1
2
100%
100%
100%
100%
0%
100%
100%
100%
1
1
100%
2
1
1
2
0
0
0
0
0%
0%
0%
0%
1
0
2
1
0
2
100%
100%
59
49.5
83.90%
3. Lineamientos Generales
3.1 Vertientes del Programa
3.2 Cobertura
3.3 Población Objetivo
3.4 Características de los apoyos
3.4.1 Tipo de apoyo
3.4.2 Montos de apoyo
3.5 Criterios de selección
3.5.1 Criterios de participación
3.5.2 Criterios de Selección
3.5.3 Criterios de Priorización
3.5.4. Derechos y obligaciones
4. Lineamientos Específicos
4.1 Coordinación Institucional.
4.2 Instancia Ejecutora.
4.3 Instancia Normativa
4.4 Instancias de Control y Vigilancia.
5. Mecanica de operación
5.1 Promoción
5.2 De la Recepción de los Proyectos.
5.3 De la Validación de los proyectos.
5.4 De la Dictaminación de los proyectos.
5.5 De los resultados de los proyectos presentados.
5.6 De la asignación de los montos de los recursos
5.7 De la suscripción del instrumento jurídico.
5.8 Del ejercicio de los recursos.
5.9 Padrón de proyectos apoyados y Agentes
Responsables de la Ejecución de los Proyectos.
6. Informe Programático - Presupuestario
6.1 Avance físico - financiero y cierre del ejercicio
6.2 Acta de terminación
6.3. Cierre del ejercicio
6.4 Reintegros a la Tesorería de la Federación.
7. Auditoría , control y seguimiento.
7.1 Auditoría y control
7.2 Instancias de Control y Vigilancia
7.3 Seguimiento
Total
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90%
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En referencia a los Lineamientos Específicos del Programa, se puede mencionar que
el grado de avance de sistematización es del 82%, como se observa en la siguiente
tabla:
Resumen Ejecutivo de avances del Sistema de Gestión de Proyectos del PCS
Subpprocesos, Actividades o Necesidades de acuerdo a los Lineamientos
(SIGEPPCS)
Porcentaje de
Etapa
Reales
Cubiertas
automatización
Presentación y recepciónde proyectos
10
8
80.00%
Validación de Proyectos
16
14
87.50%
Dictaminación de proyectos y difusión de resultados
37
37
100.00%
Ajuste de proyectos
5
4
80.00%
Suscripción del instrumento jurídico
3
2
66.67%
Ejercicio del recurso
9
9
100.00%
Minisración de los recursos federales
4
4
100.00%
Seguimiento y evaluación
11
10
90.91%
Cierre
1
0
0.00%
Responsabilidades de Indesol
13
5
38.46%
Responsabilidades de las Delgaciones
12
7
58.33%
Responsabilidades de los AREP
1
1
100.00%
Total de Necesidades
122
101
82.79%
4.3 Productos o Documentos
Como parte de la determinación de necesidades, otro aspecto de la evaluación fue la
identificación de productos o documentos emitidos por el Sistema en función de los
requerimientos establecidos en los Lineamientos y las Reglas de Operación, lo cual
determinó que el Sistema genera al 100% los documentos mencionados, apoyando
la operación con documentos adicionales, que si bien no se mencionan en las Reglas
de Operación, sirven de apoyo al proceso.
A continuación se listan los documentos:
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Documentos
Ficha de recepción
Ficha de validación
Cádula de Dictaminación Colectiva
Acta de Dictaminación Colectiva
Acta de Integración de la comisión y resultados de dictaminación
Instrumento jurídico
Anexo técnico
Ficha técnica de Evaluación
Oficios de Liberacion de subsidios
Elaboración de cheques
Carta constancia para el Dictaminador
Relación de Proyectos a adictaminar (para el dictaminador)
Material de Apoyo a los Ajustes.(diferencias)
Formato de Seguimiento en campo
Oficio de Seguimiento o solicutud de apoyo
Lienamientos
y/o RO
Si
Si
Si
Si
Si
SI
Si
Si
Si
Si
Sistema
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
SI
Si
SI
SI
SI
SI
4.4. Evaluación del diseño o usabilidad
4.4.1 SIGEPPCS
En términos generales el diseño del Sistema es adecuado, ya que utiliza el espacio
de la pantalla mediante la separación de tres áreas básicas. El menú superior, el
área de contenido, menú izquierdo o submenú y un área de reportes en la parte
inferior del área de contenido. Esta distribución facilita el acceso a los diferentes
submenús que contiene cada etapa en el procesamiento de los proyectos.
En el inicio de cada sección del menú principal se presenta el texto relevante de los
Lineamientos que involucra cada sección.
El submenú izquierdo (menú contextual) cambia de acuerdo al menú principal y
cuenta con un área de selección de proyectos, cambio de convocatoria, submenú de
navegación y un submenú de monitor.
A los dictaminadores se les envía por correo electrónico la ficha del proyecto en
formato html, pero al ser éste un documento extenso que no tiene un formato de
impresión adecuado, se transfiere a Word de forma manual y se envía al
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SEXTO INFORME
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Información con Resultados
Marzo 29, 2006
dictaminador para que tenga conocimiento antes de realizar el proceso de
dictaminación. Aquí se detectó un pequeño error en el formato del documento.
La división de la pantalla en diferentes áreas, como se señaló anteriormente, facilita
la navegación entre las etapas, proyectos y convocatorias, sin perder de vista la
convocatoria que se encuentra activa.
Un aspecto que no contempla el Sistema es la presentación del texto completo de las
Reglas de Operación, así como de los Lineamientos establecidos para cada ejercicio
fiscal.
El Sistema no cuenta con un manual del usuario electrónico –ni impreso-, ni un
esquema de ayuda, lo cual resulta básico para un usuario que no conozca los
Lineamientos o las Reglas de Operación, por que estaría propenso a perderse en
alguna etapa del Sistema.
La utilización de un explorador o navegador de Internet reduce costos y tiempo de
instalación, ya que no se necesita instalar nuevas aplicaciones al término de los
ejercicios fiscales, cambios o modificaciones en el Sistema, etc, pues cada cambio
en el Sistema realizado en el servidor se reflejará casi de forma inmediata en el
explorador de Internet del cliente, ya sea que se encuentre en las mismas
instalaciones de INDESOL o en instalaciones de alguna delegación de SEDESOL en
el interior de la República.
4.4.2 Aplicaciones
Las aplicaciones que apoyan la operación del Programa ofrecen ventajas para
ingresar los datos de los actores sociales o los informes parciales o finales de los
AREP. A pesar de que son demasiadas pantallas y datos, son necesarias para la
captura de todos los requerimientos de los formatos de presentación y de informes.
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EVALUACIÓN EXTERNA DEL PROGRAMA DE COINVERSIÓN SOCIAL 2005
Información con Resultados
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Aquí no se darán detalles de la utilización de las aplicaciones, pues se realizó una
explicación breve de la operación de las aplicaciones en el apartado correspondiente.
No obstante, conviene mencionar los siguientes aspectos.
Las aplicaciones representan un excelente medio para sistematizar y estandarizar la
información presentada al INDESOL por los actores sociales y, en su caso, por los
AREPs.
En ambas aplicaciones, los tópicos
para captura de información se presentan
perfectamente agrupados en secciones.
Aunque las aplicaciones presentan datos que pueden ser considerados como “datos
personales”, no se ajustan a los “Lineamientos de Protección a Datos Personales”
emitidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.
La Aplicación para la presentación de informes (API) presenta una sección con
información o ayuda para el usuario que llena el formato; en contraste, la aplicación
del formato de presentación de proyectos (AFP) no presenta tal ayuda.
La AFP no contiene validación de montos con respecto a las convocatorias emitidas
por el INDESOL; por ejemplo, las Reglas de Operación establecen que el monto
mínimo de coinversión por parte del actor social deberá ser el 10% del total de la
inversión, mientras que en las convocatorias cambia el porcentaje; estos porcentajes
no los valida la aplicación.
Otro aspecto importante a resaltar es que a pesar que la AFP representa un medio
para facilitar la presentación de un proyecto, esta aplicación no tiene un mecanismo
que le permita al actor social tener los datos básicos de las convocatorias, así como
los Lineamientos y las Reglas de Operación. Aunque es responsabilidad del actor
social presentar el proyecto y leer los particulares del Programa, representaría una
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Información con Resultados
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ventaja integrar los Lineamientos, las Reglas de Operación y las convocatorias en
las aplicaciones.
4.5 Análisis de Seguridad
Para iniciar este análisis es necesario comentar que el Instituto no cuenta con un
esquema completo de seguridad de la información, el cual debe incluir, entre otras
cosas:
a) Políticas y procedimientos. Clasificación de puestos, procedimientos de
contratación, abandono, transferencia, entrenamiento al personal de nuevo
ingreso, campañas de sensibilización al personal acerca de la seguridad de la
información.
b) Seguridad física. Controles de acceso, sistemas biométricos, suministro de
energía eléctrica, seguridad de los medios de almacenamiento de información,
etc.
c) Seguridad de las comunicaciones, como daño a la infraestructura,
intercepciones, utilización de sniffers, etc.
d) Seguridad Lógica. Acceso a los sistemas de información, asignación y cambio
periódico de passwords, encriptación de archivos, restricciones de tiempo para
acceso a los sistemas, sistemas de detección de intrusos, respaldo de
información en servidores, etc.
e) Evaluación de riesgos, como cuantificación de daños que sufriría el instituto si
sucediera un desastre.8
8
Luis Ángel Rodríguez, Seguridad de la información en sistemas de cómputo, Pag 16
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f) Plan de Contingencia., para asegurar la disponibilidad de la información
después de la ocurrencia de un desastre.
Plan de Contingencia. Que permita reducir el impacto de un evento hasta un nivel
aceptable para la continuación de las actividades.
Algunas de las carencias de seguridad del SIGEPPCS son: restricciones de tiempo
para acceso a los sistemas, sistemas de detección de intrusos de forma directa,
respaldo de información en otro servidor
Aunque el sistema cuenta con un sistema de seguridad lógica, basado en la
seguridad de Linux (Fedora), y éste además cuenta con sistemas de protección para
detección de intrusos, el esquema de seguridad debe estar más completo, y que
permita para darle cumplimiento a los “Lineamientos para la Protección de Datos
Personales”.
Por otra parte, para ingresar al Sistema es necesario proporcionar un nombre de
usuario y una palabra clave. Cada usuario tiene un nivel de acceso, el cual es
proporcionado por el administrador del Sistema. El nivel de acceso le permitirá ver,
modificar, eliminar, etc. los registros que tenga derecho a usar.
Los nombres de usuario, password y niveles de acceso, son controlados por el
administrador del servidor.
Considerando la plataforma de desarrollo del Sistema y la tecnología utilizada, el
sistema está creado en una arquitectura sólida y confiable. Adicionalmente, cabe
señalar que no se encuentra conectado a Internet, lo que implica que desde el
exterior no habrá ningún problema de intrusión, lo que se expresa en mayor
seguridad. La única vulnerabilidad del Sistema se encontraría, entonces, con
usuarios internos que pudieran tener comportamientos ilegales o no autorizados.
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Al realizar una prueba de vulnerabilidad, se pudo observar que desafortunadamente
puede ingresar el mismo usuario de forma concurrente desde dos estaciones
diferentes, lo cual podría poner en riesgo la información dependiendo del nivel de
acceso del usuario.
El sistema operativo representa un medio confiable y seguro de almacenamiento de
la información contenida en las bases de datos, aunque se requeriría de un proceso
periódico de respaldo de la información.
El hecho de que el servidor no se encuentre con conectividad a Internet le da
seguridad; sin embargo, cancela la
posibilidad de realizar una actividad
automatizada que permita poner en línea la información, de acuerdo a la Ley Federal
de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
4.6 Percepción del usuario
En esta evaluación se realizaron entrevistas con los responsables de operar el
Sistema para tomar sus opiniones, ya que ellos lo operan de forma cotidiana y
conocen bien las fallas y/o puntos débiles del mismo, así como del apoyo que les
brinda para realizar sus actividades.
Las entrevistas se realizaron en las oficinas de INDESOL en la Ciudad de México, y
básicamente se trataron los siguientes cinco puntos:
•
Ventajas y desventajas
•
Problemas con la consistencia de la información
•
Problemas con el Sistema
•
Reportes
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•
Módulos por desarrollar
A continuación se mencionan los aspectos más relevantes de las entrevistas, que
podrían servir de referencia para las siguientes actualizaciones del Sistema.
Ventajas
•
El Sistema ha reducido el tiempo en el que se ejecutan las tareas de
recepción, validación, dictaminación, ministración y evaluación.
•
Emite información de forma rápida y oportuna de INDESOL y de las diferentes
delegaciones de SEDESOL.
•
La información está en línea, centralizada y ayuda a la operación con apego a
la normatividad.
•
Permite dar más orden y control en el PCS.
•
Existe confiabilidad de los datos e integridad de la información.
•
Cuenta con un sistema adecuado de control, pues no permite que un proyecto
pase a la siguiente etapa si tiene algún proceso inconcluso.
•
Disminución de errores.
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Información con Resultados
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Desventajas
•
Existe excesiva rigidez para la corrección de datos, ya que ésta sólo se puede
realizar mediante la intervención de la Dirección de Tecnologías de la
Información.
•
Existe una operación distinta (debido a procedimientos administrativos
diferentes) en Delegaciones de SEDESOL y en INDESOL, lo cual impide que
el módulo de ministraciones trabaje de forma similar.
•
No existe manual del Sistema.
•
No hay flexibilidad en correcciones por fallas de captura.
•
No incluye el envío de propuestas de asignación de montos.
•
No tiene un módulo de envío de información a los AREPS por correo
electrónico.
•
Poco o nulo margen de tiempo para pruebas en el Sistema.
•
No existe un sistema de retroalimentación permanente para desarrollo y
actualización del Sistema, pues solamente se considera al principio del año.
Problemas con la consistencia de la información.
•
Existen algunos errores en la operación de variables, principalmente cuando
los actores sociales son gobiernos municipales y el Sistema solicita datos
como nombre de la organización, representante legal, etc.
•
No permite el control del 7% del presupuesto para gastos administrativos.
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Información con Resultados
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Reportes del sistema
•
Los reportes contienen información adecuada pero excesiva, y que en
ocasiones el usuario no utiliza, por lo cual tiene que rehacer su reporte de
forma manual (en Excel, eliminando los campos que no necesita).
•
Errores de impresión en documentos PDF, principalmente de formato del
documento.
•
Se requieren mejorar los reportes del padrón de dictaminadores, pues para la
formación de los comités o comisiones técnicas hay que revisar cada registro
de la base para encontrar los dictaminadores que tengan un ámbito específico
para formar la comisión; debido a que este proceso es lento, se realiza mejor
en Excel.
•
Errores en el área de dictaminación, ya que al imprimir un documento el
sistema manda un mensaje: “Error, el archivo no se puede abrir”.
Módulos por desarrollar
•
Falta completar el módulo de seguimiento en campo, ya que no se pueden
capturar las encuestas y éstas tienen que capturarse en una hoja de Excel.
•
Crear un proceso para modificación de las comisiones dictaminadoras, en
caso necesario.
•
No está contemplada la reintegración de recursos federales
(intereses y
recursos no ejercidos).
•
No está concluido o contemplado el convenio modificatorio.
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•
El formato de seguimiento en campo no se codifica en el Sistema, pues no
está terminada esa etapa.
•
Además del formato de seguimiento en campo, existen cuestionarios
adicionales que no pueden ser procesados para obtener un análisis cualitativo
y cuantitativo del impacto social del PCS, por lo cual se requiere un módulo
para codificación de instrumentos de apoyo. Existen tres cuestionarios: 1) para
el operador; 2) para beneficiarios (de servicios, de proceso y de capacitación);
y 3) de seguimiento en campo.
El punto principal señalado por la mayoría de los entrevistados fue la falta de tiempo
para pruebas, o bien los retrasos en la liberación de los módulos. A este respecto,
para la fecha de cierre del presente reporte sólo se habían liberado los módulos de
“Recepción” y “Validación para el ejercicio fiscal 2006”, en tanto que para el ejercicio
fiscal 2005 aún faltaban los módulos para la captura de los cuestionarios en campo y
de cierre.
Adicionalmente los entrevistados mencionaron que el Sistema únicamente lo utilizan
para administrar o gestionar, y que no representaba para ellos una herramienta de
planeación. Por la cantidad de datos que contiene el Sistema, sería importante
sensibilizar a los operadores para utilizar la información como una herramienta de
planeación.
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5. Características generales del Sistema
5.1 Arquitectura de desarrollo
El SIGEPPCS está desarrollado con una arquitectura cliente – servidor. Es
importante señalar también que los programadores no utilizan ninguna herramienta
de desarrollo; únicamente herramientas para edición de texto y como base principal
hojas de estilo previamente creadas. El Sistema funciona básicamente con los
siguientes lenguajes:
1. Html
2. PHP
3. PEAR
4. LaTex
5. MySQL
6. Apache
En el siguiente capítulo se verán con detalle las características técnicas de la
arquitectura.
Cliente
(Windows,
Navegador)
Petición
Servidor
(lLinux, MySQL,
PHP, http)
Respuesta
5.2 Arquitectura de despliegue: Cliente servidor o Web, Intranet
El sistema de red utilizado se basa en la filosofía y en los servicios de Internet,
aunque con carácter privado; es decir, cuenta con servicios como Servidor de Web
(Apache, httpd), bases de datos (MySQL), etcétera, aunque únicamente utilizan
direcciones de red internas, ya que no tienen contacto con el exterior o con Internet.
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Así, la red utilizada por el Sistema es de carácter interno, o como regularmente se
denomina, una Intranet.
El hecho de utilizar una filosofía basada en Internet permite al Sistema utilizar
direcciones IP9 para establecer la comunicación entre el servidor y el cliente, y por
tanto utilizar una arquitectura –como se mencionó anteriormente- cliente servidor. Al
usar la filosofía de Internet, también permite el acceso a través del navegador de
Internet.
El proceso de despliegue de la información se realiza mediante algún explorador o
navegador de Internet; al contar con conectividad interna proporciona seguridad y un
acceso rápido y confiable a la información.
Cliente
• Windows 98, Xp,
2000
• Microsoft Internet
Explorer
• Acrobat Reader
• Entorno de
ejecución de Java
• Microsoft Excel
Servidor
La utilización de programas incluidos en el sistema operativo evita gastos excesivos
por el pago de licencias, o bien el uso de otros lenguajes de programación que
utilicen compiladores o procesos de instalación complejos y que tengan que
distribuirse por medios magnéticos u ópticos (como Disquetes, Cdroms, etc.).
9
IP Address, o Direcciones con protocolo Internet.
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5.3 Plataforma de operación
La plataforma de operación está constituida por los sistemas operativos utilizados:
por una parte, el cliente en el sitio remoto; por la otra, el servidor. Esta es la parte
medular del Sistema, ya que permite la operación y/o realización de transacciones
entre los operadores y los motores de las bases de datos, en este caso MySQL.
5.3.1 Plataforma del Servidor
El servidor utiliza el sistema operativo Linux, específicamente la distribución Fedora
Core 310, la cual cuenta con la filosofía de software libre
de la Free Software
Foundation11, lo cual permite el uso del sistema operativo sin la necesidad de hacer
pagos extraordinarios por concepto de licencias.
Generalmente cualquier distribución de Linux incluye aplicaciones para la utilización
de servicios de red, como servidores de Web (Apache), FTP (protocolo de
transferencia de archivos), bases de datos, PHP, correo electrónico (sendmail), etc.
5.3.2 Plataforma de los Clientes
La plataforma de operación del Sistema está constituida por computadoras
personales con sistema operativo “Windows XP” y con el navegador de Internet
llamado “Microsoft Internet Explorer”; por ello, es conveniente mencionar que dada la
portabilidad y compatibilidad de la interfase tipo Web, se podrían utilizar otros
sistemas operativos (MacOs, Linux, Windows 98, etc) y otros navegadores
compatibles (Mozilla, Netsacape, etc.).
Actualmente los clientes, tanto de las delegaciones regionales de SEDESOL como a
nivel central el INDESOL en la Ciudad de México, están utilizando como plataforma
10
11
Actualmente existen una gran cantidad de distribuciones de Linux como Debian, Mandrake, Fedora, Red Hat, etc., algunas
de éstas son comerciales e incluyen soporte y/o asesoría técnica y otros programas o utilerías de carácter comercial.
De acuerdo a la Free Software Foundation, software libre se refiere a “….la libertad de los usuarios para ejecutar, copiar,
distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software”, en http://www.fsf.org
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el Sistema Operativo Windows en alguna de sus versiones (Profesional o Home
edition). En este caso el costo de las licencias por el uso del sistema operativo en
las computadoras clientes, ha sido incluido en el costo global del equipo.
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5.4 Subprocesos.
Como se ha reiterado, el Sistema está formado por ocho procesos básicos, que son
los siguientes:
1.- Recepción.
2.- Validación.
3.- Dictaminación.
4.- Ajustes.
5.- Convenios.
6.- Ministraciones
7.- Evaluación.
8.- Seguimiento.
Cada una de estos procesos contiene una serie de procesos o actividades
determinadas, denominados subprocesos. A continuación son listados
los
subprocesos en cada una de las etapas de los proyectos. La descripción más
detallada se puede encontrar en el capítulo correspondiente a la “Utilización del
Sistema de Gestión de Proyectos del PCS”.
Subprocesos de Recepción
•
Recepción en lugares y plazos indicados en las convocatorias y documentos
entregados.
•
Emisión de la ficha de recepción con el estado de la documentación
entregada.
•
Emisión del folio.
•
Generación de la base de datos del programa.
•
Cierre de la recepción de proyectos en fechas señaladas en las convocatorias.
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•
Recepción de documentos faltantes o complementarios en las fechas
señaladas.
•
Lista de Actores Sociales participantes en la convocatoria.
Subprocesos de Validación
•
Validación Jurídico Fiscal.
•
Validación de Coinversión.
•
Validación de antecedentes, que se refiere principalmente a la validación del
número máximo de participaciones del Actor Social y si el proyecto ha sido
presentado y calificado como no elegible en ejercicios fiscales anteriores.
•
Notas adjunta a la ficha de validación.
•
Resultado de la validación.
•
Visto Bueno de la Dirección Adjunta de Vinculación, como paso a la siguiente
etapa.
Subprocesos de Dictaminación
•
Formación de las Comisiones Dictaminadoras de acuerdo a los esquemas
establecidos.
•
Formación de los comités técnicos, de acuerdo a los esquemas establecidos.
•
Emisión de constancia de participación para los dictaminadores, así como
también de una relación de proyectos en los que participa el dictaminador.
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•
Asignación de proyectos a las comisiones formadas con base en los ámbitos
de los dictaminadores.
•
Emisión del Acta de Integración.
•
Dictaminación colectiva del proyecto de acuerdo a los ponderadores.
•
Emisión de los resultados de la dictaminación.
Subprocesos de Ajustes
•
Recepción de los ajustes realizados por el Actor Social de conformidad con las
recomendaciones del proceso de dictaminación.
•
Control de Reajustes, diferencias entre el proyecto original y el proyecto
reajustado, así como anexos.
Subprocesos de Convenios
•
Datos de la convocatoria.
•
Elaboración de convenios y anexos técnicos.
•
Corrección de variables.
Subprocesos de ministraciones
•
Ministraciones no programadas.
•
Ministraciones programadas.
•
Emisión de oficios de liberación para la primera y la segunda ministraciones.
•
Ministraciones canceladas.
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Información con Resultados
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Subprocesos de Evaluación
•
Recepción de Informes Parciales.
•
Recepción de Informes Finales.
•
Generación de Oficios.
•
Generación de plantillas.
Subprocesos de Seguimiento
•
Generación de la muestra para revisión y seguimiento.
•
Generación de la ficha de seguimiento.
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Información con Resultados
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6. Características técnicas del Sistema
6.1 Arquitectura de desarrollo
El almacenamiento de la información y servicios de red, tales como el motor de base
de datos, servidor de páginas Web (apache),etc., se realizan mediante un Servidor
con las siguientes características:
Características del Servidor
Marca
Hewlett Packard
Modelo
Prolian ML350
Procesador
Intel Xeon 3.0 Ghz
Memoria
1 Gbyte
Disco Duro
SCSI 72 GB
Unidad Óptica
DVDRW
Para mayor referencia acerca de los componentes del Sistema, se ha elaborado un
pequeño glosario que incluye una descripción de los principales componentes de la
arquitectura.
Sistema Operativo y aplicaciones instaladas en el Servidor
•
•
•
•
•
•
Linux(Fedora Core 3)
(Kernel 2.6)
Apache 2.0
PHP 5.0.3
MySQL 4.1.8
PEAR
LaTex
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Información con Resultados
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El Sistema de Gestión funciona sobre la distribución de Linux Fedora Core 3 y otras
herramientas como PHP, HTML, MYSQL, PEAR y Apache, principalmente.
El Sistema está basado en la arquitectura cliente – servidor, lo cual permite
centralizar el almacenamiento de la información y por tanto agilizar la emisión de
reportes actualizados de una forma rápida y precisa; se puede decir que la
información se encuentra actualizada en tiempo real.
La programación está basada en HTML (Hypertext Markup Lenguaje), en hojas de
estilos (hojas que en el mismo lenguaje ,html, permiten definir estilos, tipos de letra,
colores, etc.) y PHP (Hypertext pre processor, que facilita construir la interfase entre
html y SQL), así como una serie de bibliotecas de código PHP definidas con PEAR.
Es importante señalar que tanto el Sistema Operativo como los lenguajes
mencionados, tienen un tipo de licencia GNUGPL (licencia pública general12).
Algunas ventajas del uso de la arquitectura cliente servidor son:
1. Reducción del tráfico en la red.
2. División del trabajo entre el cliente y el servidor, ya que el cliente procesa (en
la fase de captura) y el servidor almacena la información y procesa peticiones
de consulta en la base de datos.
Otro aspecto importante es el uso del motor de bases de datos robusto MySQL,
basado en SQl, el cual es básicamente un sistema de administración relacional de
bases de datos. Sus principales ventajas son:
•
12
Marco teórico sólido, fundamentado en el álgebra relacional.
La GNU GPL (General Public License o licencia pública general) es una licencia creada por la Free Software Foundation.
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Información con Resultados
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•
Simplicidad de conceptos (modelo de base de datos: tablas=líneas por
columnas)
•
Definición de vínculos en la consulta, lo que brinda a SQL una gran
flexibilidad.
•
Arquitectura cliente-servidor.
•
Integración con cualquier lenguaje de programación (en este caso PHP).
6.3 Arquitectura de operación y despliegue
Para la operación del Sistema y despliegue de la información es necesario que las
computadoras cuenten con:
1. Windows 98, ME, XP o Windows 2000.
2. Microsoft Internet Explorer u otro navegador de Internet.
3. Adobe Acrobat Reader.
4. Entorno de ejecución de Java.
5. Microsoft Excel.
6. Conexión de Red a la Intranet de SEDESOL.
Cliente
• Windows 98, Xp,
2000
• Microsoft Internet
Explorer
• Acrobat Reader
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EVALUACIÓN EXTERNA DEL PROGRAMA DE COINVERSIÓN SOCIAL 2005
SEXTO INFORME
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Información con Resultados
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La operación del Sistema y el despliegue de la información se realiza mediante la
utilización de programas denominados Browsers o navegadores de Internet, como
“Microsoft Internet Explorer”, “Netscape Navigator” o bien “Mozilla”. Cabe mencionar
que gracias a las técnicas de usabilidad no resulta imprescindible tener un navegador
específico para el despliegue de la información, pues en cualquier navegador la
información se despliega de forma adecuada.
Como se había comentado anteriormente, el Sistema utiliza una Arquitectura Cliente
– Servidor, lo cual permite otorgar mayor eficiencia a todos los procesos.
Aunque el Sistema no fue probado con múltiples plataformas o sistemas operativos,
pues básicamente el 99% del equipo de cómputo instalado en las delegaciones
regionales de SEDESOL está constituido por PC’s con sistemas operativos Windows
9X, XP, 2000, con resoluciones básicas de 800 X 600 pixeles, se considera que su
funcionalidad es adecuada.
6.4 Subprocesos
Los subprocesos que forman parte del SIGPPCS fueron listados en el capítulo
“Características Generales del Sistema”, por lo que corresponde a esta sección
comentar que los subprocesos del Sistema fueron realizados con los mismos
lenguajes con los cuales se desarrolló todo el Sistema, y como se indicó en su
momento, con hojas de estilo y con herramientas de edición de texto.
6.5 De la calidad de la información
Para analizar la consistencia de la información, se solicitaron a INDESOL las bases
de datos de los proyectos 2005 (proyectos apoyados al corte del 31 de agosto del
2005), y se hizo un análisis de los 857 registros de la base y de 79 campos.
En campos de tipo carácter se analizaron las fechas, la estandarización de los datos
y tipos de datos.
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En el caso de campos con datos correspondientes a fechas, se verificó que cada
registro tuviera exclusivamente fechas en ese campo.
Cabe precisar que en el caso de campos de carácter numérico, se verificó que sólo
existieran datos numéricos, y que los campos que expresan un total o la suma de
otros campos, fuera la cantidad correcta.
Durante el análisis se detectaron campos con inconsistencias en la información, que
a pesar de que no se consideran faltas o inconsistencias graves que modifiquen de
forma sustancial la operación del programa, o que den un resultado erróneo de las
bases de datos, se recomienda poner especial atención en la estandarización de la
información.
Con respecto a los campos numéricos (montos monetarios, número de beneficiarios),
la base no presentó ningún caso de inconsistencia en la información.
En el siguiente cuadro se resumen algunas de las observaciones derivadas del
análisis de datos, las cuales no representan un factor importante de riesgo; sin
embargo, deberán tomarse en cuenta para mejorar la calidad de la información.
Campo
Contenido
Observación
AreaResp
Área Responsable
Presenta Inconsistencias al presentar 21 registros con "--"
AreaOper
Área Operativa, más no responsable
Presenta Inconsistencias al presentar 21 registros con "--"
Figura Jurídica
Siglas de la personalidad jurídica
CLUNI
Clave Única de Registro
DomMpioClv
DomMpio
DomEFClv
DomEF
Clave de la Entidad Federativa acorde a
INEGI
Nombre del Municipio
Clave de la Entidad Federativa acorde a
INEGI
Entidad Federativa del Domicilio
Estandarizar mas la información del campo, pues algunas palabras
aparecen con mayúsculas y otras con minúsculas, en algunas
ocasiones aparecen las siglas S.C. y otras veces "Sociedad Civil"
Revisar el cumplimiento del registro de la Clave Única para
Organizaciones de la Sociedad Civil, ya que en el campo se
encontraron las siguientes inconsistencias en registros: 1 registro
pendiente, 9 registros en trámite, 59 registros sin CLUNI, 4 registros
con símbolos raros y números; y 1 AC
Algunas claves del municipio no se encuentran
Algunos municipios no fueron capturados
2 proyectos no registraron la clave de la entidad federativa
2 proyectos no registraron su entidad federativa
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También es recomendable que el Instituto realice un muestreo de verificación de la
información, con el objetivo de validar la calidad de la información con base en la
documentación probatoria.
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7. Observaciones y Recomendaciones
7.1 Observaciones
Al entregar el presente reporte únicamente se encontraba liberada la etapa de
recepción de proyectos y validación para el ejercicio fiscal 2006, y aún no era posible
capturar los resultados de las encuestas de seguimiento del ejercicio fiscal 2005.
Al utilizar plataformas avanzadas y libres13, el INDESOL tiene la posibilidad de
colocar la información en Internet y dar cumplimiento a la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental14, sin incurrir en
cuantiosos gastos.
El Sistema no está completo, pues falta detallar algunos módulos y programar el
módulo de cierre.
No se cuenta con un manual del usuario del SIGEPPCS terminado, ya sea en forma
impresa o en formato electrónico.
Aunque la inconsistencia en la información no es un factor que incida en los
resultados
estadísticos
de
forma
significativa,
será
necesario
revisar
la
estandarización de las bases de datos para que los registros contengan un número
mínimo de errores o sean completamente eliminados.
El Sistema incluye datos considerados como personales por los “Lineamientos de
Protección de Datos Personales”, emitidos por el Instituto Federal de Acceso a la
Información Pública, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 30 de
septiembre del 2005; no obstante, no se cumple con los procedimientos descritos
para la protección de los datos personales.
13
14
Sistemas Operativo Linux, lenguajes, motores de Bases de Datos, con licencias GPL.
Artículo 4, Numeral I. referente a: “Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información mediante
procedimientos sencillos y expeditos;”
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Se observó que en el área de dictaminadores no se incluye algún campo de control
que permita detectar si el dictaminador pertenece o ha pertenecido a una OSC, de tal
manera que se cancele la posibilidad de que éste dictamine a la OSC a la cual
pertenece o perteneció.
No existe un esquema completo de seguridad de información.
La aplicación de formatos de presentación de proyectos únicamente valida los
montos de coinversión fijados en las Reglas de Operación, y no los montos mínimos
establecidos en las convocatorias
7.2 Recomendaciones
Completar el SIGEPPCS, es decir, completar la etapa de cierre y el módulo de
seguimiento en campo.
Fortalecer la plantilla de programadores en la Dirección de Tecnologías de la
Información, ya que al contar solamente con un programador reduce el tiempo de
respuesta para las adecuaciones del Sistema de gestión, lo que repercute sobre el
tiempo necesario para pruebas, el cual es sumamente necesario para detectar fallas
del mismo.
Generar cursos para sensibilizar a los operadores en el uso de claves de acceso
para operación del SIGEPPCS, ya que puede representar una vulnerabilidad15 en la
seguridad al prestar una clave de acceso para realizar alguna operación.
Generar un mecanismo que permita documentar los cambios en el código fuente del
Sistema.
15
Vulnerabilidad: posibilidad de ocurrencia de la materialización de una amenaza sobre un Activo informático.
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Buscar un mecanismo que permita corregir información por fallas en la captura.
Buscar un mecanismo que permita corregir cambios de dictaminadores, cabe señalar
que esta opción si es posible realizarla, no de manera directa y rápida en el Sistema
pero si mediante la Dirección de Tecnologías de la Información o personal operativo.
Disminuir la dependencia de las áreas con la Dirección de Tecnologías de la
Información.
Crear un plan de trabajo para ir incorporando de forma paralela los Lineamientos
para la protección de datos personales, emitidos por el IFAI.
Generar un módulo de reportes avanzados que le permita al operador seleccionar las
variables, crear filtros, consultas o diseñar su propio reporte.
Resulta relevante sensibilizar a los operadores para utilizar la información del
Sistema como una herramienta de planeación.
Se recomienda poner especial atención en la estandarización de los datos, para
mejorar la consistencia de la información.
Es altamente recomendable establecer un esquema de seguridad de la información
más robusto, con sistemas de acceso, medidas de respaldo, planes de contingencia,
etc.
Generar un módulo que permita tener información precisa del avance del Programa
mediante reportes de las características y avances en cada una de sus
convocatorias, incluyendo datos como importes erogados, número de proyectos
atendidos (a nivel estatal y a nivel nacional), número de beneficiarios atendidos,
(hasta el primer y segundo informes). Así como también información general que
permita contar con datos en tiempo real del avance del Programa.
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Integrar el SIGEPPCS a Internet y a los servicios de Internet, como la inclusión de
subprocesos para envío de las cédulas de los proyectos por correo electrónico a los
dictaminadores que cuenten con ello, o bien de documentos faltantes a los actores
sociales para fortalecer la comunicación con los mismos.
Buscar procedimientos que permitan disminuir la dependencia de los usuarios hacia
la Dirección de Tecnologías de la Información en lo relativo a la corrección de
errores, sin comprometer la integridad de la información.
Convertir al SIGEPPCS en una herramienta de Gestión, Planeación, Control y
Difusión de la información.
Crear nuevos módulos que permitan realizar el análisis cuantitativo y cualitativo del
impacto del PCS, con base en las encuestas realizadas en el área de seguimiento.
Incluir validación de montos mínimos, establecidos en las convocatorias, en la
aplicación del formato de
presentación de proyectos para minimizar errores por
montos mínimos de coinversión.
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8. Bibliografía
Diario Oficial de Lineamientos Específicos del Programa de Coinversión Social
la Federación
2005, 23 de marzo de 2005.
Diario Oficial de Lineamientos de Protección de Datos Personales,
la Federación
30 de
septiembre de 2005.
Diario Oficial de ACUERDO por el que se modifican las Reglas de Operación del
la Federación
Programa de Coinversión Social, a cargo de la Secretaría de
Desarrollo Social, para el ejercicio fiscal 2005, 18 de febrero de
2005.
Freedman, Alan
Diccionario de Computación. Ed. Mc Graw Hill. 1999
Nielsen, Jacob
Usabilidad, Diseño de sitios Web. Ed. Prentice may, España,
2000.
Rodríguez,
Luis Seguridad de la Información en Sistemas de Cómputo. Ventura
Ángel
Ediciones S.A. de C.V. México, 1995.
Sommerville, Ian
Ingeniería del Software. Ed. Pearson. Addisin Wesley. 2005.
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9. Sitios Web consultados
http://es.wikipedia.org/wiki/Portada
La Enciclopedia Libre
http://fedora.redhat.com/
Fedora Core.
http://pear.php.net/
PEAR - PHP Extension and Application
Repository (Extensión de PHP y depósito
de aplicaciones)
http://www.apache.org
Apache Software Foundation
http://www.fsf.org
The Free Software Foundation
http://www.latex-project.org
Latex.
http://www.mysql.com
Página Web de MySQL
http://www.php.net
PHP
.
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Glosario
AREP
Agentes Responsables de la Ejecución de los Proyectos
AFP
Aplicación para el Formato de Presentación
API
Aplicación para Presentación de Informes
INDESOL
Instituto Nacional de Desarrollo Social
General Public License o licencia pública general. Es una licencia
creada por la Free Software Foundation y orientada principalmente
a los términos de distribución, modificación y uso de software. Su
propósito es declarar que el software cubierto por esta licencia es
libre.
(Hypertext
Markup Lenguaje o Lenguaje de Marcas de
Hipertexto). Es un lenguaje común que se usa en Internet e
Intranets para la publicación de información, que incluye medios
como audio y video e imágenes. Actualmente existen varias
versiones del lenguaje que incluyen mejoras al mismo.
(Hypertext Transfer Protocol o Protocolo de transferencia de
hipertextos) es el protocolo utilizado para transferir hipertextos
entre el servidor y el cliente. Uno de los mas utilizados en Internet
es el servicio proporcionado por APACHE, desarrollado por “The
Apache Software Foundation”
Es un sistema de preparación de documentos de alta calidad,
frecuentemente es usado para la composición de documentos
técnicos y científicos. No es un procesador de textos, ayuda al
autor a no preocuparse por detalles de impresión o formato del
documento.
Sistema Operativo de red tipo Unix con la característica peculiar
de formar parte de un proyecto de Software libre, del cual el
código fuente es público y puede ser modificado y redistribuido por
los usuarios. Las diferentes distribuciones de Linux suelen tener
aplicaciones básicas como servidores de correo electrónico,
servidores Web, servidores FTP (Protocolo de transferencia de
archivos), Servidores de Bases de Datos (como MySQL). Este
sistema operativo representa el núcleo o la base para la operación
del Programa de Gestión para el PCS.
Es un servidor de bases de datos robusto, basado en SQL
(Lenguaje de consulta
estructurado o Structured Query
Language).
GNU GPL
HTML
HTTP
LaTex
Linux
MySQL
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OSC
Pear
PCS
Organizaciones de la Sociedad Civil
Son las siglas de “PHP Extension and Application Repository”; el
propósito de PEAR es proporcionar:
1. Una librería estructurada de código abierto para usuarios de
PHP.
2. Un sistema para la distribución de código y mantenimiento
de paquetes.
3. Un estilo estándar para código escrito en PHP.
Programa de Coinversión Social
Programa
(Hypertext Preprocessor o Lenguaje Preprocesador de
Hipertextos) es un lenguaje de programación de alto nivel que
se caracteriza por estar incluido en un conjunto de instrucciones
de hipertexto HTML La diferencia entre PHP y otros lenguajes
(como Javascript), es que PHP se ejecuta en el servidor, mientras
que otros se ejecutan en la computadora cliente, lo cual le da a
PHP una mayor seguridad al sólo enviar los resultados del
programa al cliente, sin ninguna posibilidad de que el cliente
analice el código que produjo esos resultados. Aunque este
lenguaje es sumamente simple, ofrece herramientas para
programadores avanzados.
Programa de Coinversión Social
RO
Reglas de Operación
SEDESOL
Secretaría de Desarrollo Social
SIGEPPCS
Sistema Integral de Gestión de Proyectos del PCS
PHP
(Structured Query Language ) es un lenguaje estructurado
SQL
sumamente potente, para organizar, administrar y consultar datos
almacenados en una computadora. SQL es una sigla que deviene
de su nombre en inglés.
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