MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARÍA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN

Manual de
Procedimientos
Subsecretaría de
Prospectiva,
Planeación y
Evaluación
2011
INDICE
INTRODUCCIÓN
1. Macroprocesos
2. Procedimientos
Clave
1
600--PR-01
600--PR-01
Nombre
Procedimiento Control de Gestión
Diagrama de flujo
INTRODUCCIÓN
En cumplimiento a lo señalado en el Artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración
Pública Federal y sus reformas, así como en las Disposiciones en Materia de Control Interno y
su Manual Administrativo de Aplicación General publicado el 12 de julio de 2010, donde se
determina la obligación de mantener actualizados los Manuales de Procedimientos y la
conformación de éstos como parte de las acciones para implementar el Modelo de Control en
los diferentes ámbitos de actuación, se emite el Manual de Procedimientos de la
Subsecretaría de Prospectiva, Planeación y Evaluación de manera correspondiente al
Manual de Organización Específico de la Estructura Orgánica del 01 de Septiembre de 2008.
A efecto de contribuir con el proceso de mejora organizacional se incluye el Mapa de Procesos
Institucional, componente en el que se ubican los procesos en los que participa la
Subsecretaría.
Además de que el Manual de Procedimientos contribuye al conocimiento de cómo, cuándo y
por quién son efectuadas las acciones en el quehacer de una organización, se tienen beneficios
adicionales entre los que se pueden mencionar:
Propicia el conocimiento de cómo funciona el área favoreciendo la transparencia y el
Control Interno
Facilita la inducción a cualquier puesto, dentro de la estructura del área
Evita repetir las tareas
Ayuda al incremento de la eficiencia, y
Fomenta la mejora continua en los procesos
Se convoca a todos los involucrados a conocer y aplicar el manual en su ámbito de
competencia y contribuir permanentemente en su actualización.
Subsecretaría de Prospectiva, Planeación y Evaluación.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA,
PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN.
FO-DGO-002
Presentación del procedimiento
Control de Gestión
Código: 600-PR-01
Objetivo(s):
Establecer el control en las diligencias conducentes sobre los asuntos que ingresan a
esta unidad administrativa.
Establecer los pasos para mantener un control puntual de gestión sobre los
requerimientos en las etapas de registro, seguimiento y finiquito.
Glosario:
•
Documentación: Oficios, tarjetas, notas informativas, volantes de turno, etc dirigidos a
la Subsecretaría.
•
Documentación de respuesta: Oficios, tarjetas, notas informativas y/o volantes de
turno que atiendan y den seguimiento a los asuntos dirigidos a la Subsecretaría.
•
Expediente: Es el compendio de los documentos de ingreso, soporte y finiquito de un
asunto.
•
OM: Oficialía Mayor
•
Secretaría: Secretaría de Desarrollo Social.
•
SIGANET: Sistema de Gestión Administrativa
•
Solicitante: Cualquier unidad administrativa contenida en el Reglamento Interior de la
Secretaría, Dependencias o Entidades de la Administración Pública Federal, Órganos
Sectorizados, Organizaciones de la Sociedad Civil o Particulares, que ingrese una
solicitud a esta unidad administrativa.
•
Solicitud: Cualquier asunto, requerimiento o petición de información de competencia
de esta unidad administrativa.
•
Subsecretaría: Subsecretaría de Prospectiva, Planeación y Evaluación
•
Unidad Administrativa: Las previstas en el Reglamento Interior de la Secretaría y sus
órganos administrativos desconcentrados.
Marco legal:
•
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, publicada en el D.O.F. 5-II1917.
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SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
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PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN.
FO-DGO-002
Presentación del procedimiento
Control de Gestión
Código: 600-PR-01
•
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, publicada en el D.O.F. 29-XII1976.
•
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,
vigente, publicada en el D.O.F. 05-VII-2010.
•
Ley General de Desarrollo Social, publicada en el D.O.F. 20-I-2004.
•
Programa Nacional de Reducción de Gasto Público, emitido por la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público, publicado en el D.O.F. 12-III-2010.
•
Decreto por el que se aprueba el Programa Nacional de Rendición de Cuentas,
Transparencia y Combate a la Corrupción 2008-2012, publicado en el D.O.F. 11-XII2008.
•
Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social, publicado en el D.O.F. 19VII-2004.
Referencias:
•
Lineamientos para la elaboración y actualización de manuales de procedimientos
2009.
Alcance:
El control de gestión de las solicitudes comprende las etapas de ingreso, registro,
seguimiento y Finiquito de los solicitantes.
Responsabilidades:
Denominación:
1. Titular
Puesto derivado de la Estructura Orgánica Vigente y
Responsabilidades en el procedimiento:
Subsecretaria de Prospectiva, Planeación y Evaluación: Revisa los
asuntos dirigidos a la Subsecretaría en acuerdo con el/la Asesor
“B”, a fin de definir o autorizar la manera en que se atenderán ya
sea turnarlo a otra unidad administrativa responsable adscrita a
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Presentación del procedimiento
Control de Gestión
Código: 600-PR-01
esta Subsecretaría o áreas que conforman la Secretaría, para su
atención de conformidad con sus atribuciones o darle atención
directamente mediante oficio, tarjeta o nota informativa firmada por
el/la Titular o el/la Asesor(a) “B”.
2. Asesor(a)
Asesor(a) “B”: Revisa la documentación recibida para presentarla
en acuerdo a él (la) Titular con la información soporte.
Participa en la definición de la resolución de cada asunto, supervisa
el seguimiento que se de a los mismos y valida las respuestas que
se otorguen. Asimismo, supervisa la recepción, registro, control y
desahogo de asuntos en el proceso de control de gestión de
documentación.
3. Departamento
Departamento de Gestión Interinstitucional: Recibe y registra la
documentación dirigida a la Subsecretaría para posteriormente
entregar a el/la Asesor(a) para revisión.
Da seguimiento a los asuntos turnados a las unidades
administrativas adscritas a la Subsecretaría o áreas de la
Secretaría, y atendidos en la Subsecretaría, para finiquitarlos.
Integra expedientes y bases de datos para un mejor control de la
documentación.
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SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
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PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN
FO-DGO-003
Descripción de Actividades
Control de Gestión
Código: 600-PR-01
Paso
núm
1.
2.
3.
Responsable
Nombre y
clave del
documento
de trabajo
Actividad
Recibe la documentación original y copias marcadas,
SIGANET,
dirigidas a la Subsecretaría. Registra la misma en el
SIGANET y en base de control interno de la Base de datos
“Control de
Subsecretaria.
Departamento
correspondencia
Cataloga por tema la documentación para pasarla a ”
revisión del/la Asesor(a).
1hra.
Escanea la documentación para dar de alta en el
SIGANET y contar con un resguardo electrónico.
Revisa la documentación en cuanto a procedencia y
Documentación
contenido y define el área competente para atender el
de respuesta
asunto; se procede a firmar documentación de
1hra.
respuesta.
Asesor(a)
En algunos casos, expone los asuntos al Titular en
acuerdo para definir trámites o resoluciones a los
asuntos.
Prepara la documentación de respuesta con la
Documentación
autorización y visto bueno del (la) Asesor(a) para
de respuesta
Departamento atender o dar seguimiento a los asuntos recibidos.
1hra.
Asignan los documentos, inician los tiempos de
Departamento
SIGANET
atención y se da seguimiento a las Unidades
Asesor(a)
Administrativas para su conclusión, conforme a los
tiempos definidos.
4.
Ya que se entregan los turnos, oficios, tarjetas o notas,
se escanea la información y se da de alta en el
SIGANET para su resguardo electrónico y consulta por
sistema.
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PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN
FO-DGO-003
Descripción de Actividades
Control de Gestión
Código: 600-PR-01
Paso
núm
5.
6.
Nombre y
clave del
Responsable
Actividad
documento
de trabajo
Atiende el asunto y entrega respuesta al solicitante, SIGANET
Unidad
con copia a la Subsecretaría o responde directamente
Administrativa
a la Subsecretaría para continuar con los trámites
correspondientes.
Se revisa en el sistema el trámite y dar seguimiento a
cada asunto, conforme a los tiempos definidos en
acuerdo.
Registra en SIGANET el seguimiento de los asuntos,
SIGANET,
respuestas mediante el número de control del turnado;
Base de Datos
Departamento y en la base de datos interna para su control,
“Control de
seguimiento o finiquito.
Correspondenci
a”,
Integra expedientes y bases de datos para un mejor
Expediente
control de la documentación.
7.
Asesor(a)
Revisa y valida las respuestas de atención a los
asuntos turnados de acuerdo a los tiempos
establecidos y se generan las actualizaciones
necesarias en la base de datos interna para informar al
Titular sobre avances, seguimiento y desahogo de
asuntos.
SIGANET,
Base de datos
“Control de
correspondencia
”.
En caso de que la respuesta no resulte satisfactoria,
se solicita a la unidad administrativa responsable un
complemento de información para dar por finiquitado el 2 hrs.
tema.
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FO-DGO-003
Descripción de Actividades
Control de Gestión
Código: 600-PR-01
Paso
núm
8.
Responsable
Nombre y
clave del
documento
de trabajo
Actividad
Actualiza el SIGANET y base de datos con los asuntos
SIGANET,
atendidos y archiva expediente.
Departamento
base de datos
“Control de
correspondencia
”,
expedientes
3hrs.
TIEMPO TOTAL. 8 horas 20 minutos
Consideraciones:
•
El tiempo de seguimiento varía conforme a los tiempos asignados
de respuesta por asunto.
•
Los tiempos de atención del asunto dependen de su realización por
la Unidad Administrativa.
•
El tiempo para responder es de 3 a 10 días dependiendo el tema de
cada asunto. No debe exceder 10 días a partir que se turna
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FO-DGO-004
Descripción de Documentos de Trabajo
Control de Gestión
Código: 600-PR-01
Clave
Nombre del Documento de
Trabajo
Responsable
de Retención
Tiempo de
Retención
Tipo de
Documento
Registro vía
electrónica
por año.
N/A
SIGANET
Asesor(a)
5 años
Resguardo
digital (CD,
documentaci
ón en
formato
PDF)
Registro.
N/A
N/A
Expediente por solicitud
Base de datos “Control de
correspondencia”
Asesor(a)
Asesor (a)
5 años
5 años
Carpetas por
número de
folio.
Base de
datos en
formato
Excel
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FO-DGO-005
Historial de cambios
Control de Gestión
Código: 600-PR-01
Revisión
núm.
00
Fecha de
aprobación
16/06/11
Descripción del cambio
Motivo(s)
Emisión
Creación del Manual de
Procedimientos de la
Subsecretaria de
Prospectiva,
Planeación y
Evaluación.
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CONTROL DE GESTIÓN 600-PR-01
Titular
Asesor(a)
Departamento
Unidad
Administrativa
Inicio
Recibe
documentación,
registra en
SIGANET y control
interno
Para asuntos con
el/la Titular realiza
notas informativas
Revisa asuntos, define área
responsable firma volantes y
expone en acuerdo asuntos al
Titular para dar trámite o
resolución a la solicitud
Prepara volantes,
oficios con
autorización del /la
Asesor(a)
Atiende el asunto
y entrega
respuesta al
solicitante y copia
a la
Subsecretaría
Asignan las
solicitudes a las
unidades
administrativas y se
da seguimiento en el
sistema
Revisa y valida las
respuestas y
actualiza base de
datos para informar
a el/la titular de
avances,
seguimiento y
soluciones
Registra en el
SIGANET el
seguimiento, las
respuestas e
Integra expediente
Actualiza el
SIGANET y base de
datos con los
asuntos atendidos y
archiva expediente
Fin