metodos de recopilacion no intrusivos

RECOPILACION DE INFORMACION: METODOS NO INTRUSIVOS
RECOPILACION DE INFORMACION: METODOS NO INTRUSIVOS.
Tan sólo con su presencia en una organización, el analista de sistemas la cambia. Sin embargo,
los métodos no intrusivos como el muestreo, la investigación y la observación del comportamiento
y el entorno físico de un tomador de decisiones, son menos molestos que otras formas de obtener
los requerimientos de información.
MUESTREO
El muestreo es el proceso consistente en seleccionar sistemáticamente elementos representativos
de una población. Cuando dichos elementos se examinan con cuidado, se da por hecho que el
análisis revelará información útil de la población en general.
Entre las múltiples ventajas del muestreo se encuentran:
➢ Reducción de costos
Ya que es muy costoso para el analista, andar examinando documento por documento, más los
sitios web. Con el muestro el analista puede ahorrase mucho trabajo, ya solo puede recopilar
información de un lugar con todos los datos de la población.
➢ Aceleramiento de la recopilación de datos
Ayuda a mejorar la efectividad si se puede obtener información más precisa
➢ Mayor eficacia en el estudio
Hablar con menos empleados, hace que analista tenga tiempo de verificar que no haya perdido o
incompletado los datos.
➢ Reducción de la desviación en el estudio.
En este punto el analista entrevista al ejecutivo que esta mas involucrado con el sistema.
DISEÑO DEL MUESTREO
Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos para diseñar una buena muestra:
1. Determinar qué datos van a ser recopilados o descritos. El analista de sistemas necesita un plan
realista sobre lo que se hará con los datos una vez que se hayan recopilado.
2. Determinar de qué población se van a tomar muestras. A continuación, el analista de sistemas
debe determinar la población.
3. Escoger el tipo de muestra. El analista de sistemas puede utilizar uno de cuatro tipos principales
de muestras.
Los tipos de muestras más útiles para el analista de sistemas son:
➢ Las muestras de conveniencia
➢ Las muestras intencionales
➢ Las muestras aleatorias simples
➢ Las muestras aleatorias complejas.
Las muestras aleatorias complejas incluyen:
➢ Muestreo sistemático
➢ Muestreo estratificado.
4. Decidir el tamaño de la muestra. Es importante recordar que en el muestreo es de mayor
importancia el número absoluto que el porcentaje de la población.
Con frecuencia, el tamaño de la muestra depende del costo involucrado o del tiempo requerido por
él analista de sistemas, o incluso del tiempo que tengan las personas de la organización.
Esta subsección proporciona al analista de sistemas algunos lineamientos para determinar el
tamaño de la muestra requerido bajo condiciones ideales, por ejemplo, para determinar qué
porcentaje de formularios contestados contiene errores, o en otro caso, qué proporción de
personas entrevistar.
Cómo determinar el tamaño de la muestra al entrevistar.
No hay una fórmula mágica que le ayude al analista de sistemas a establecer el tamaño de la
muestra para entrevistar.
ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que
propone el analista. Quienes responde pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios
actuales del sistema, existen usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que
proporcionaran datos o serán afectadas por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al
personal en forma individual o en grupos.
Recabar datos mediante la entrevista.
La entrevista es una forma de conversación, ¡no interrogación! Al analizar las características de los
sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre es sistema los
analistas pueden conocerlos datos que no están disponibles en ninguna otra forma.
En las investigaciones de sistemas, las formas cualitativas y cuantitativas de la información son
importantes. La información cualitativa esta relacionada con opiniones, políticas y descripciones
cuantitativas tratan con números, frecuencia o cantidades. A menudo las entrevistas dan la mejor
fuente de información cualitativa; los otros métodos tienden a ser mas útiles en la recabación de
datos cuantitativos.
Mucha gente incapaz de expresarse por escrito puede discutir sus ideas en forma verbal. Como
resultado de esto las entrevistas pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsas
expectativas o incluso resistencia potencial para las aplicaciones en desarrollo; mas aun a menudo
es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes del alto nivel, que pedirles que llenen
cuestionarios.
Determinación del tipo de entrevista.
La estructura de las entrevistas varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información
general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin estructura, con una sección de
preguntas y respuestas libres. La atmósfera abierta y de fácil flujo de esta modalidad proporciona
una mayor oportunidad para conocer las actitudes, ideas y creencias de quien responde. Sin
embargo, cuando los analistas necesitan adquirir datos más específicos sobre la aplicación o
desean asegurar una alta confiabilidad en las respuestas a las preguntas que han propuesto a sus
entrevistados, las entrevistas estructuradas son mejores.
Las entrevistas estructuradas utilizan preguntas estandarizadas. El formato de respuestas para las
preguntas puede ser abierto o cerrado; las preguntas para respuesta abierta permiten a los
entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiada. Con las preguntas para respuestas
cerradas se proporciona al usuario un conjunto de respuestas que se pueda seleccionar. Todas las
personas que responden se basan en un mismo conjunto de posibles respuestas.
La confiabilidad es solo una consideración en la selección del método de entrevista. Los analistas
también deben dividir su tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar las
respuestas. Las entrevistas no estructuradas requieren menos tiempo de preparación, porque no
se necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Sin embargo, analizar las
respuestas después de las entrevistas lleva más tiempo que con las entrevistas estructuradas. De
cualquier manera, el mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las
entrevistas estructuradas para preguntas cerradas.
Dado que un numero de personas se seleccionara para la entrevista, los analistas deben tener
cuidado de incluir aquellas personas que tienen información que no se podrá conseguir de otra
forma. Durante las primeras etapas de un estudio de sistemas, cuando los analistas determinan
La factibilidad del proyecto, con frecuencia las entrevistas solo se aplican a la gerencia o personal
de supervisión. Sin embargo, durante la investigación detallada en donde el objetivo es descubrir
hechos específicos, opiniones y conocer como se manejan las operaciones desempeñadas
actualmente, las entrevistas se aplican en todos los niveles gerenciales y de empleados y
dependen de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio. Así,
los analistas que estudian ala administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores
del embarque y de recepción, al personal del almacén y a los supervisores de los diferentes turnos,
es decir, aquellas personas que realmente trabajan en el almacén; también entrevistaran a los
agentes más importantes.
Realización de la entrevista.
La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hechos por medio de la
entrevista. Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la preparación
del objetivo de una entrevista especifica como de las preguntas por realizar a una persona
determinada.
El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista
exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, un
analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores probablemente no tendría
éxito si llegar a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, por
ejemplo, si dijera, "hola, fui enviado para encontrar una forma de mojar el rendimiento y de reducir
los errores que presentan aquí. O la introducción: "Estamos aquí para resolver su problema", es
igualmente mala. Es imaginable la rapidez con la que va a responder ser irrita y se molesta con un
enfoque de este tipo.
A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse así mismos las siguientes interrogantes:
¿Qué es lo que me esta diciendo la persona?
¿Por qué me lo esta diciendo a mí?
¿Qué se esta olvidando?
¿Qué espera esta persona que haga yo?
Si se considera cada elemento de la información contra estas preguntas, los analistas tendrán mas
conocimientos no solamente de la información adquirida sino también de su importancia.
CUESTIONARIO
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para las entrevistas; sin embargo, existen
ciertas características que pueden ser apropiadas en algunas situaciones e inapropiadas en otras.
Recabación de datos mediante cuestionarios
Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran
numero de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos
estudios en varios departamentos, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas
apropiadas para recabar hechos con relación al sistema. Por supuesto, no es posible observar las
expresiones o relaciones de quienes responden a los cuestionarios.
También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos más confiables. Por otra parte,
las características anteriores también son desventajas de los cuestionarios. Aunque su aplicación
puede realizarse con un mayor numero de individuos, es muy rara una respuesta total. Puede
necesitarse algún seguimiento de los cuestionarios para motivar al personal que responda; todas
las respuestas se encontraran en una proporción entre el 25 o 35%, que es lo más común.
Selección de formas para cuestionarios.
El desarrollo y distribución de los cuestionarios es caro; por lo tanto, el tiempo invertido en esto
debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las
preguntas en la recopilación de hechos significativos.
Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos; cuestionario abierto y cerrados, y se
aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las
preguntas y pueden incluirlos. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de
sistemas.
Cuestionarios abiertos.
Al igual, que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren
conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el
problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de
verificación de crédito, en un medio ambiente de ventas al a menudeo, podría recabar mas
información provechosa de una pregunta abierta de este tipo: ¿Cómo podría simplificarse y
mejorarse el proceso de verificación de crédito para los clientes?
Cuestionarios cerrados.
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso
estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el mejor
método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que
tomen
una
posición
y
forma
de
opinión
sobre
los
aspectos
importantes.
Etapas en el desarrollo de un cuestionario
Los cuestionarios bien hechos no se desarrollan rápidamente, llevan tiempo y mucho trabajo. La
primera consideración se encuentra en determinar el objetivo del cuestionario. ¿Qué datos quiere
conocer el analista a través de su uso? El analista define como utilizar los cuestionarios a fin de
obtener los hechos al considerar la estructura mas útil para el estudio y la más sencilla de entender
por parte de los interrogados.
Lleva tiempo desarrollar preguntas bien elaboradas y deben siempre probarse y modificarse, si es
necesario, antes de que imprima una forma final y se distribuya.
Selección de quienes recibirán el cuestionario
Aquellas personas que reciban el cuestionario deben seleccionarse de a cuerdo con la información
que puedan proporcionar. Escribir o imprimir un cuestionario no significa que se pueda distribuir
ampliamente sin un análisis previo. Lo pueden contestar personas no calificadas y si el
cuestionario no es anónimo, y no será posible retirar sus respuestas de la muestra. La realización
de esto también es desgastante y cara.
RECOPILACIÓN Y ANALISIS DE DOCUMENTOS
Recopilación de datos: Deberá dirigirse al registro de aquellos hechos que permitan conocer y
analizar lo que realmente sucede en la unidad o tema que se investiga. Esto consiste en la
recolección, síntesis, organización y comprensión de los datos que se requieren.
Se conocen dos tipos de fuentes:
1.Primarias: que contienen información original no abreviada ni traducida.
2.Secundarias: obras de referencia que auxilian al proceso de investigación.
Se conoce otra división que se conforma por las siguientes fuentes:
-Documentales
-De campo.
FICHAS BIBLIOGRÁFICAS, DE TRABAJO Y HEMEROGRÁFICAS
Las fuentes de recolección de datos son todos los registros de aquellos hechos que permitan
conocer y analizar lo que realmente sucede en el tema que se investiga.
Concluida la parte preparatoria de la investigación se inicia la fase de recopilación de datos.
Para recabar la información existente sobre el tema, el investigador se auxilia de instrumentos
como las fichas de trabajo; hay diversos tipos de fichas de trabajo como:
Fichas de trabajo para fuentes documentales, fichas de trabajo de una revista, fichas de trabajo de
un periódico, para investigación de campo, para observación, fichas bibliográficas y
hemerográficas.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE INFORMACIÓN
La interpretación de los resultados de la indagación lleva inmediatamente a la solución.
El análisis del instrumento de recolección de información de campo (encuesta), fue utilizando el
análisis individual de preguntas que se realiza con base en los porcentajes que alcanzan las
distintas respuestas de cada pregunta.
Para llevar a cabo este tipo de análisis se diseño una forma donde se tabulan las respuestas en
base a la cantidad de personas que contestaron cada respuesta y el porcentaje que representa del
total de la muestra.
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME
El objetivo del informe es presentar a los lectores el proceso que se realizó para presentar una
solución al problema planteado, para lo cual es necesario hacer la presentación del problema, los
métodos empleados para su estudio, los resultados obtenidos, las conclusiones a las que se
llegaron y las recomendaciones en base a estas.
Con respecto a la estructura del informe, ésta es sencilla y sigue fielmente los pasos
fundamentales del diseño de la investigación, ya que el informe debe ser la respuesta a lo
planteado por el diseño de investigación.
ANÁLISIS DE DOCUMENTOS CUANTITATIVOS
En todas las empresas existen muchos documentos cuantitativos disponibles para su
interpretación, y entre ellos se incluyen informes usados para la toma de decisiones, informes de
desempeño, registros y una variedad de formularios.
Informes usados para la toma de decisiones.: Un analista de sistemas necesita obtener algunos de
los documentos que se usan para dirigir un negocio.
Informes de desempeño: La mayoría de estos informes reflejan el desempeño real versus el
desempeño deseado.
Registros: Los registros proporcionan actualizaciones periódicas de lo que ocurre en el negocio.
Formularios de captura de datos: Antes de que empiece a cambiar los flujos de información en la
organización, necesita entender el sistema actual.
ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS CUALITATIVOS
Los documentos cualitativos incluyen mensajes de correo electrónico, memorandos, carteles en los
tableros de anuncios y en las áreas de trabajo, páginas Web, manuales de procedimientos y
manuales de políticas.
Carteles o pancartas en los tableros de anuncios o en las áreas de trabajo.
Aunque los carteles podrían parecer circunstanciales en relación con lo que ocurre en la
organización, sirven como reforzadores sutiles de valores para aquellos que los leen.
Sitios Web corporativos: El analista también debe poner atención en los sitios Web que se usan en
el comercio electrónico negocio a cliente.
Manuales: Otros documentos cualitativos que el analista debe examinar son los manuales de la
organización, incluyendo los manuales de procedimientos de operación de las computadoras y los
manuales en línea.
Manuales de políticas: El último tipo de documento cualitativo que consideraremos es el manual de
políticas.
OBSERVACION Y TECNICA STROBE
OBSERVACION ESTRUCTURADA DEL AMBIENTE (STROBE)
Confirma o niega la narración
La observación es sistemática:
organizacional
de
entrevistas
o
cuestionarios.
1. Sigue una metodología estándar y una clasificación estándar para el análisis de los elementos
organizacionales que influencian la toma de decisiones. 2. Permite que otros analistas apliquen el
mismo marco de trabajo analítico a la misma organización. 3. Limita el análisis a la organización
como existe durante la etapa de su ciclo actual de vida.
Elemento STROBE son 7:
1. Ubicación de la oficina. La ubicación de la oficia de un tomador de decisiones particular con
respecto a las demás oficinas.
2. Ubicación del escritorio del tomador de decisiones. Proporciona pistas sobre el ejercicio de
poder por el tomador de decisiones.
3. Equipo de oficina fijo. Se conforma de archiveros, libreros, etc.
4. Propiedades. Todo el equipo pequeño que se usa para procesar información (calculadoras,
pantallas de video, lápices, etc.).
5. Revistas y periódicos del negocio. Estas revelan si el tomador de decisiones busca información
externa o se apoya más en información interna.
6. Iluminación y color de la oficina. Nos indica la manera en que el tomador de decisiones recopila
información.
7. Vestimenta usada por los tomadores de decisiones. El analista de sistemas puede obtener una
comprensión de la credibilidad exhibida por los gerentes de la organización observando la
vestimenta que usan en el trabajo.
Mediante el uso de STROBE el analista de sistemas puede obtener una mejor comprensión sobre
la manera en que los gerentes recopilan, procesan, almacenan y usan información.
1..¿Defina el significado de muestreo?
Es el proceso consistente en seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una
población.
2. ¿Mencione cuatro razones por las cuales el analista de sistemas necesitaría tomar
muestras de datos o seleccionar personas representativas para entrevistar?




Reducir costos.
Acelerar la recopilación de datos.
Mejorar la efectividad.
Reducir la parcialidad.
3. ¿Cuáles son los cuatro pasos que se deben seguir para diseñar una buena muestra?




Determinar qué datos van a ser recopilados o descritos.
Determinar de qué población se van a tomar muestras.
Escoger el tipo de muestra.
Decidir el tamaño de la muestra.
4. ¿Mencione los tres tipos de muestra aleatoria compleja?



Muestreo sistémico.
El muestreo por conglomerado.
El muestreo estratégico.
5. ¿Defina el significado de la estratificación de muestras?
Es el proceso de identificar las subpoblaciones, o estratos, y después seleccionar objetos o
personas para el muestreo en estas subpoblaciones. Con frecuencia, este proceso es fundamental
si el analista de sistemas desea recopilar eficazmente los datos.
6. ¿Qué efecto se produce en el tamaño de la muestra al usar un mayor nivel de confianza al
tomar muestras del atributo?
El efecto que se produce es establecer una mayor confianza o estimación del atributo o intervalo,
es más aceptable; es decir que si gran tamaño de muestra mayor será el nivel de confianza.
7. ¿Cuál es la principal variable que determina a cuántas personas debe entrevistar a
profundidad el analista de sistemas?
La principal variable que determina a cuántas personas debe entrevistar a profundidad el analista
de sistemas es el tiempo que dura una entrevista. Una verdadera entrevista a fondo y una
entrevista de seguimiento toman mucho tiempo del entrevistador y el entrevistado.
8. ¿Qué información sobre el tomador de decisiones busca descubrir el analista a través de
la observación?
Al observar las actividades del tomador de decisiones, el analista busca darse una idea de lo que
realmente se hace, no sólo de lo que se documenta o explica.
9. ¿Mencione cinco pasos para ayudar al analista a observar las actividades típicas del
tomador de decisiones?




Hablar.
Tomar las muestras.
Debe de analizar y corresponder a esa muestra.
Debe decidir con esa muestra.
10. ¿Quién es el actor en la técnica conocida como guión del analista?
L. Bracket
11. ¿En el guión del analista, qué información de los gerentes se registra en la columna
derecha?





Lee el informe de producción.
Hace borradores de carta para informar a los proveedores las nuevas especificaciones de
calidad establecida en la reunión.
Regresa las correcciones y comentarios x correo electrónico.
Lee x correo electrónico las cartas corregidas.
Escribe nuevamente las cartas para reflejar los cambios.
12. ¿Tomando en cuenta que la idea del STROBE proviene del mundo del cine, ¿a cuál papel
se asemeja el papel del analista de sistemas?
El analista de sistemas puede asumir un papel similar al del crítico de cine para el análisis de los
requerimientos de información.
13. ¿Mencione los siete elementos concretos del entorno físico del tomador de decisiones
que el analista de sistemas puede observar mediante el STROBE.
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Ubicación en la oficina.
Colocación del escritorio.
Equipo fijo.
Accesorio.
Fuentes externas de información.
Iluminación y color de la oficina.
Vestimenta de los tomadores de decisiones.