El procedimiento de eliminación de

El procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central del Seguro
Social de Salud (ESSALUD) en el año 2013
Lic. Marco A. Anticona Inga
Ex Jefe de la Oficina de Administración de la Información
de la Secretaría General de ESSALUD
Primera Acta
Caja Nacional del Seguro Social
Firma del Dr. Edgardo Rebagliati Martins
Firma del médico Guillermo Almenara Irigoyen
(07 de diciembre de 1936)
Antecedentes
1.
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7.
8.
El Archivo Central de la Sede Central depende jerárquicamente de la
Oficina de Administración de la Información de la Secretaría General.
Se encuentra ubicada en el Segundo Sótano del Complejo Arenales,
contando con una extensión aproximada de 5,000 metros cuadrados.
Conserva un aproximado de 20,000 metros lineales de documentos.
Hasta el 18 de noviembre, el Sistema de Archivo Institucional se regulaba
mediante la Directiva N° 003-GG-ESSALUD-2004, “Normas del Sistema
de Archivo Administrativo en ESSALUD”.
Actualmente se encuentra vigente la Directiva N° 016-GG-ESSALUD-2013,
“Normas del Sistema de Archivo del Seguro Social de Salud (ESSALUD)”.
El último proceso de eliminación se llevo a cabo el año 2007.
Hasta el año 2008 se recibía documentos de las Redes Asistenciales; sin
embargo, mediante Carta Circular N° 005-SG-ESSALUD-2008, se
suspendió las transferencias de documentos de los Órganos
Desconcentrados al Archivo Central.
Mediante Resolución N° 280-PE-ESSALUD-2000, se dispuso
la
desactivación de los Archivos Periféricos de la Sede Central.
Objetivos del proceso de eliminación
Descongestionar los archivos
Cumplir con la normatividad
archivística
(Resolución Jefatural N° 173-86AGN-J que aprueba la Directiva
N°06-86-AGN-DGAI, “Normas
para la eliminación de documentos
en los archivos administrativos del
Sector Público Nacional”)
Directiva N°06-86-AGN-DGAI

La eliminación de documentos es un procedimiento archivístico que consiste en la
destrucción de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la
Nación.
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El Órgano de Administración de Archivos formulará el cronograma anual de eliminación de
documentos que se remitirá al Archivo General de la Nación antes del 31 de marzo de cada
año.

El Órgano de Administración de Archivos de la Entidad solicitará al Archivo General de la
Nación la autorización para la eliminación de los documentos al vencimiento de los períodos
de retención establecidos en su Programa de Control de Documentos.

La solicitud de eliminación será acompañada de los inventarías en original y dos (02) copias,
y las muestras documentales correspondientes treinta (30) días antes de la fecha
establecida en su respectivo cronograma.

La Dirección General de Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación informará
sobre la procedencia e improcedencia de la solicitud. Si es favorable el expediente pasará a
la Comisión Técnica de Archivos a base del cual el Jefe del Archivo General de la Nación
expedirá la Resolución de eliminación respectiva.

Los archivos de nivel desconcentrado solicitarán la eliminación de documentos al archivo
departamental correspondiente.
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El Archivo General de la Nación es el único facultado para eliminar los documentos.
Situación del Archivo Central
Situación del Archivo Central
Situación del Archivo Central
Situación del Archivo Central
Situación del Archivo Central
Consideraciones
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Criterio básico: Todo documento identificado con una antigüedad
igual o mayor a 10 años será propuesta para su eliminación. De
acuerdo a lo sugerido en el numeral 8.2.4.2. de la Directiva N°
003-GG-ESSALUD-2004, “Normas del Sistema de Archivo
Administrativo en ESSALUD”.
ESSALUD, al no tener aprobado el Programa de Control de Documentos (PCD),
se acogió a la Disposición Transitoria de la Directiva N° 006-86-AGN-DGAI,
que señala que la propuesta de eliminación de la Entidad deberá estar
acompañada de la opinión favorable del Comité de Evaluación de
Documentos, el inventario correspondiente a eliminarse y las muestras de los
documentos a eliminarse.
El apoyo de la Alta Dirección es básico para ejecutar todos los procedimientos
archivísticos (CONCIENTIZAR).
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
1. Levantamiento de
información y formulación de
propuesta de eliminación de
documentos al Despacho de la
Secretaría General
(Informe N° 016-OAI-SGESSALUD-2012)
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
2. Conformación del Comité de Evaluación de Documentos
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
3. Clasificación,
ordenamiento y
traslado de
documentos propuestos
por el Archivo Central
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
4. Elaboración de los inventarios de eliminación de
documentos: Identificación de series documentales
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
5. Acreditación de los miembros del Comité
de Evaluación de Documentos
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
6. Reunión del Comité de
Evaluación de
Documentos: Aprobación
de eliminación de un
área y firma del Acta e
Inventarios
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
7-A. Oficio al Archivo
General de la Nación
mediante el cual se remite
la propuesta de eliminación
de documentos de ESSALUD
para el ejercicio 2013
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
8-A. Relación de
documentos propuestos a
eliminar por
dependencia: 3,415
metros lineales de
documentos
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
8. Visita de inspección de la Lic. Liliana Dávila,
representante del Archivo General de la Nación
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
Procedimiento de eliminación de
documentos en el Archivo Central
ANTES
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Muchas Gracias