ADMINISTRACION DE PROYECTOS El presente trabajo pretende proporcionar una idea general de lo que es la administración de proyectos. Es sin embargo pertinente el hacer notar que las herramientas aquí mostradas son precisamente eso, herramientas que ayudan al profesionista a realizar eficientemente su función y de ninguna manera sustituyen, ni deben utilizarse sin una buena dosis de juicio y criterio, además de que deben de complementarse con experiencia. Debido al gran avance tecnológico y crecimiento tanto en tamaño como en complejidad de los sistemas productivos, es necesario el clasificar la ámplia gama de variedad de estos, a fin de poder desarrollar herramientas eficaces que ayuden a la administración de cada tipo de estos sistemas. Así los sistemas productivos, tanto de bienes como de servicios, se pueden dividir en tres grandes grupos que son: a) sistemas de producción en línea, masa o serie. b) Sistemas de producción en lotes, intermitente o funcional. c) Sistema de producción por proyectos. Cada uno de ellos tiene características que lo hacen diferente de los otros. En este trabajo se analiza exclusivamente el último tipo, esto es, sistema de producción por proyectos o simplemente proyecto de aquí en adelante. CONCEPTOS DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS CONCEPTO DE PROYECTO. En general un proyecto se puede definir como un sistema productivo que tiene las siguientes características: Un principio y un fin determinado. Esto es, el proyecto es un sistema productivo temporal dentro de una organización a diferencia de otros sistemas que tienden a perpetuarse dentro de ella. Tanto el comienzo del proyecto como su terminación están claramente definidos. Unico. Esto quiere decir que un proyecto es algo no familiar, en el sentido de que no es algo que se repetirá continuamente. Cada nuevo proyecto es diferente a las actividades rutinarias de la organización y diferente a otros proyectos. Su producto final por lo tanto es generalmente único. Importante. Esto, en el sentid de que requiere una cantidad significante de los recursos disponibles, o bien que el producto final es muy relevante para los objetivos y estrategias de la organización general. Complejo. Esto quiere decir que requiere múltiples y diversas actividades o acciones individuales interrelacionadas entre si, que sin embargo están todas ellas encaminadas hacia el logro del objetivo que persigue el proyecto total. Ejemplos de sistemas productivos que se pueden considerar como proyectos son: Construir una presa Construir una carretera Diseñar e implementar un sistema de información Introducir un nuevo producto al mercado Una investigación científica Una investigación económica Estudiar una carrera Un mantenimiento a gran escala en una planta productiva Reemplazar o instalar un equipo computacional Etc. No se consideran como un sistema productivo tipo proyecto los siguientes: La producción de autos en línea Proceso de destilación del petróleo La operación de un proceso de control de calidad Mantenimiento preventivo de una serie de máquinas Etc. Cabe hacer la aclaración que para considerar un sistema productivo como proyecto o no, se debe tomar como referencia la organización total dentro de la que va a operar el proyecto. Por ejemplo el construir una 1000 casas de interés social en una ciudad se puede considerar como un proyecto para aquella parte de la organización responsable de la construcción de las casas, pero para una organización encargada de construir esas 1000 casas como parte de un sistema de vivienda de interés social a nivel nacional no es mas que parte de un proyecto mayor. Las características mencionadas anteriormente hacen de un sistema productivo tipo proyecto algo especial dentro de una organización de modo que se ha desarrollado una serie de herramientas y metodología especialmente para administrarlos eficientemente. El siguiente paso es por lo tanto definir que es administración del proyecto. CONCEPTO DE ADMINISTRACION. Aun cuando existe una amplia divergencia en la literatura en cuanto a los pasos en que consiste el proceso administrativo, en general se puede describir este proceso como consistente en las siguientes fases: El administrar un proyecto consiste por lo tanto en aplicar este proceso administrativo a un sistema de producción tipo proyecto. Para cada uno de los pasos administrativos que se mencionan arriba, se han creado una serie de técnicas y/o metodología para su buena implementación, en lo que sigue de estos apuntes se analizan cada uno de estos pasos enfocándolos hacia un sistema productivo tipo proyecto. Como se muestra en el esquema de arriba, el proceso administrativo no es en un solo sentido, si no que como resultado de la fase de control puede ser necesario inclusive rediseñar los planes o cuestionar el objetivo del proyecto total en un caso extremo. La administración es un proceso más bien dinámico dependiendo de la problemática o medio en que se encuentra. Igualmente puede ser que dos o mas fases de la administración se den simultáneamente. Cabe hacer notar que gran parte del estudio se concentra en la fase de planeación, ya que es en ella donde se han desarrollado herramientas cuantitativas las cuales han impulsado fuertemente el estudio de la administración de proyectos. FASE DE PREVISION En esta parte del estudio se pretende; analizar como es que se concibe y forma un proyecto que requiere ser administrado, como es que se propone y algunas recomendaciones para antes pasar a la fase de planeación. En general el proceso mediante el cual un proyecto se genera se puede esquematizar como sigue: Todo comienza desde el momento, en que existe o se manifiesta una necesidad dentro de la organización que requiere ser resuelta mediante este tipo de sistema productivo. El problema o necesidad generalmente pasa a ser parte de un banco o grupo de problemas que requieren alguna alternativa de solución. De éste banco de problemas se selecciona uno o un grupo de ellos en base a : Las políticas y planes de organización. Proyectos que se están ejecutando actualmente. Importancia por satisfacer la necesidad detectada. Una vez seleccionado el problema o necesidad se generan una serie de alternativas para su solución, en esta etapa generalmente no se consideran restricciones económicas o de algún otro tipo, basta con que las alternativas satisfagan la necesidad seleccionada. En el análisis de factibilidad, de las múltiples alternativas generadas se eliminan aquellas que dada la magnitud o tipo de recursos que requiere, la tecnología requerida, las expectativas de tiempo, etc., no resulta factible el llevarlas a cabo. El análisis económico se seleccionan aquellas alternativas que dejan a la organización el mayor beneficio económico ya sea en el sentido de mayores utilidades o mínimos costos totales. Aun cuando alguna alternativa puede parecer económicamente atractiva, la organización puede no disponer de los recursos económicos necesarios para llevarla a cabo, mediante un análisis financiero se eliminan aquellas alternativas que no podrán ser iniciadas por falta de recursos. Como resultado de todos los pasos anteriores se llega a una alternativa que es propiamente el proyecto que de ahí en adelante requiere ser administrado. Cabe mencionar sin embargo que por lo general el proceso arriba mencionado no es directo desde la necesidad hasta llegar al proyecto, el resultado de algunos de los pasos puede llevar hacia un paso anterior e incluso a reconsiderar el satisfacer la necesidad existente ante la dificultad de concretar un proyecto en particular. Al seleccionar un proyecto final, se debe hacer una propuesta concreta de lo que será y de lo que pretende. Esta propuesta es inicial ya que podrá ser modificada y de hecho deberá ser adaptada en alguna parte del proceso administrativo posterior, especialmente después de la etapa de planeación. El tipo de información que esta propuesta deberá contener es concreta y sencilla. Existe una gran variedad de alternativas para hacerla, un ejemplo se muestra en la tabla 1. Independientemente del tipo de propuesta que se haga, hay algunos puntos que se deben considerar antes de pasar a la siguiente etapa y arrancar formalmente el proyecto: Nunca inicie un proyecto si usted no conoce o no esta bien convencido de los objetivos. Nunca inicie un proyecto si no tiene usted el apoyo y convencimiento de la organización superior. Como podrá observar el resultado de esta etapa es identificar y justificar plenamente los objetivos que persigue el proyecto, así como el justificar su realización. Una vez satisfecho lo anterior y aceptado el proyecto el siguiente paso es el definir con todo detalle como se llevara a cabo y establecer planes de acción. Tabla 1. Ejemplo de una propuesta inicial para un proyecto. Aun cuando los objetivos generales de cada proyecto cambian, en general se persigue que el proyecto sea: Rentable. Se termine en el tiempo adecuado. Esto es, al administrar un proyecto se deberá de cuidar tanto la duración como el costo del proyecto total. La importancia relativa que cada uno de los dos criterios tendrá, depende en gran medida de la organización que se trate. En algunos casos se desea respetar un tiempo compromiso sin importar el costo y en otros casos se busca un mayor balance entre ambos criterios. PLANEACION DE PROYECTOS La etapa de planeación dentro de las diferentes fases de la administración de proyectos es la que mas se ha desarrollado e impulsado, de hecho el 60% de estos apuntes analizan esta etapa. El objetivo de esta etapa es el definir clara y concretamente como es que se va a llevar a cabo el proyecto desde su inicio hasta su terminación, incluyendo actividades a realizar, tiempo que tardará, costos y recursos a utilizar. Cada uno de estos aspectos se considerarán aquí en capítulos subsecuentes. Cabe hacer notar que en ocasiones esta etapa se divide en dos partes que son: Planeación y Programación, entendiéndose por la segunda el detallar las actividades en el tiempo. Independientemente de que se considere o no esta última división, lo cierto es que no se pueden considerar aisladas una de otra. En estos apuntes en particular se consideran como una sola fase. La planeación de proyectos parte de una filosofía general que es el dividir y atacar. Esto es, siendo el proyecto algo complejo, un ataque lógico es el dividirlo en partes pequeñas y analizar cada una de estas partes mas concretas y sencillas, pero considerando que estas partes guardan ciertas interrelaciones ya que forman parte de un mismo proyecto total. Partiendo de esa filosofía general los pasos que siguen para planear un proyecto se describen en lo que sigue: DESCOMPONER EL PROYECTO EN ACTIVIDADES. Una actividad se puede definir como un conjunto de acciones que para fines de planeación y ejecución se pueden considerar como un todo, esto es, una unidad de trabajo indivisible. Como puede verse en la definición, no existe una manera única y “optima” de descomponer el proyecto en actividades, ya que existen diferentes niveles de que tan a detalle se desea planear el proyecto. De hecho el numero de actividades en que se puede dividir el proyecto no es único, a mayor número de actividades se tendrá un análisis mas detallado pero el trabajo y esfuerzo necesario para administrarlas se va incrementando, por lo tanto a la pregunta ¿cuántas actividades?, solo se puede responder que depende del nivel de detalle al que se desea analizar el proyecto. Por ejemplo, considere el “preparar una limonada” como un proyecto, tres posibles divisiones del proyecto son: Dos actividades de primer nivel. Después de estas dos actividades se puede ir a un segundo nivel de detalle. Después de estas seis actividades se puede ir a un tercer nivel de detalle. Como se puede observar en este pequeño proyecto se puede ir a tanto detalle como sea necesario, pero definitivamente es mas difícil coordinar diez actividades que seis o dos actividades. Algunas guías que se recomiendan en la literatura para este paso son las siguientes: Descomponer por área de responsabilidad (subcontrato, compras, etc.) Por categoría de trabajo (calificado, no calificado, etc.) Por localización geográfica del lugar donde se llevará a cabo cada parte del proyecto. Consideraciones de control, tanto económico, como de ejecución. ¿QUIEN DEBE ELABORAR LAS ACTIVIDADES? Cualquier persona que conozca o tenga experiencia en el proyecto que se va a realizar, aunque es preferible que la realice un grupo de personas relacionadas con el proyecto a través de una lluvia de ideas para encontrar las actividades básicas requeridas para la realización del proyecto y luego cada actividad básica llevarla a segundo y hasta un tercer nivel de detalle. Además, servirá a ellos para planearlo, coordinarlo y controlarlo de una manera más eficiente. ¿CUANDO SE DEBE UTILIZAR LA TECNICA DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS? En proyectos en que participen más de dos personas. En que haya actividades simultáneas (si no las hay use gráfica de Gantt). En que haya políticas claramente definidas. En que el tiempo sea un factor determinante. En que los recursos sean limitados. En que los tiempos de operación sean razonablemente seguros. ¿COMO REALIZARLA? Se recomiendan los siguientes 10 pasos: 1. Fijación de objetivos. 2. Listado de actividades. 3. Ordenación de actividades. 4. Determinación de recursos (tiempos). 5. Elaboración de matriz secuencia. 6. Elaboración de la red. 7. Determinación de la red. 8. Determinación de los tiempos próximos y remotos. 9. Determinación de holguras. 10. Comprobación de la red. FIJACION DE OBJETIVOS a) Planteamiento inicial de objetivos: los objetivos pueden ser diversos, pero conviene contestarse las siguientes preguntas: ¿Qué es lo que se quiere obtener del proyecto? ¿En cuánto tiempo se pretende lograr? ¿Qué amplitud y profundidad debe tener el proyecto? ¿Qué se quiere mejorar? b) Análisis de recursos: en esta fase se confrontan los objetivos con los recursos disponibles para obtener las necesidades reales y una vez obtenidas replantear los objetivos. c) Replanteamiento de objetivos: una vez que determinamos cuáles recursos necesitamos y no tenemos, podemos ser más realistas al replantear de nuevo nuestros objetivos. LISTADO DE ACTIVIDADES a) Listado: esta tarea consiste en hacer una lista, tan grande como sea posible de cada una de las actividades que deben realizarse para lograr los objetivos, contando con la colaboración de todas las personas involucradas en el proyecto en una lluvia de ideas (de 6 a 10 personas son recomendables). b) Tramizado: una vez hecho el listado inicial se procederá a eliminar aquellas actividades que se dupliquen, que estén mal redactadas, que puedan condensarse, que no procedan o que no sean indispensables, con el propósito de reducir su número y aumentar la calidad de las actividades para que al final sólo queden aquellas que sean en realidad indispensables. (de 10 a 25 actividades). Puede verse que de 23 actividades originales diferentes, al final pudieron reducirse a tres básicas. Pudiéndose hacer si se requiere una red secundaria para explicar cómo se dividen cualquiera de estas tres actividades. DETERMINAR RELACIONES DE PRECEDENCIA ENTRE LAS ACTIVIDADES. Por principio las actividades pertenecen a un mismo proyecto total, así que deben de guardar entre si algunas relaciones en cuanto a secuencia de ejecución. En general existen relaciones de precedencia debido a restricciones como: a) Restricciones físicas o tecnológicas. Ejemplo, un segundo piso debe tener como requisito la construcción del primero. b) Restricciones de seguridad para el personal y equipo utilizado. c) Restricciones debido a limitaciones de recursos. d) Restricciones por políticas administrativas. Para definir estas relaciones se pueden usar los siguientes cuestionamientos: ¿Qué actividades se pueden ejecutar al INICIAR el proyecto sin haber realizado ninguna previamente? ¿Qué actividades IDENTIFICAN la terminación del proyecto? Para cada actividad NO INICIAL preguntar: a) ¿Qué actividades se deben terminar previamente antes de INICIAR la ejecución de esta? Esto es, encontrar sus predecesoras o requisito. b) ¿Qué actividades se pueden ejecutar al mismo tiempo que esta? En el ejemplo de prepara la limonada considere la división en seis actividades que son: A.Conseguir la jarra. B.Conseguir azúcar. C.Conseguir limones. D.Agregar agua. E.Agregar limón y azúcar. F.Agitar. Se pueden identificar las siguientes relaciones de precedencia: ¿Qué actividades se pueden ejecutar al inicio? A, B y C. Para cada actividad no INICIAL se pueden identificar los siguientes requisitos: Para D requisito A. Para E requisito A, B y C. Para F requisito D y E. Esta información se muestra a manera de tabla como sigue: Se observa que para llevar a cabo la actividad F ya no es necesario poner como requisito A, B y C ya que esta relación esta incluida implícitamente en las actividades D y E. por ejemplo A es requisito de E que a su vez es requisito de F. Otro método consiste en los siguientes pasos: 1.- Enumere consecutivamente las actividades. 2.- Acomode las actividades de tal manera que se puedan relacionar con flechas, como se muestra en la siguiente figura: 3.- Relaciones cada actividad con la siguiente pregunta: ¿La actividad “i” precede a la actividad “j” o viceversa. Las respuestas pueden ser tres: Si es “si”.Trazar una flecha de la actividad “i” a la actividad “j”. Si es “viceversa”.Trazar una flecha de la actividad “j” a la actividad “i”. No tiene relación. Omitirla. 4.- Continuar siguiendo las manecillas del reloj primero con la actividad A contra la B, C, D, E, F y luego la B contra la C, D, E, F y así sucesivamente hasta agotar las actividades. Así para el caso de la limonada quedaría: 5.- Para cada actividad cuente las flechas de entrada y las flechas de salida. 6.- Entonces para aquellas actividades que no tienen entradas y tienen solo salidas, son las actividades que se pueden iniciar simultáneamente o de inicio (A, B, C). 7.- Aquellas que solo tienen entradas y no tienen salidas son actividades finales del proyecto. (F). 8.- Las restantes serán actividades intermedias. Esto se muestra en la figura siguiente: ESTIMAR RECURSOS REQUERIDOS PARA CADA ACTIVIDAD El siguiente paso es el estimar que recursos, principalmente tiempo, además de dinero, hombres, equipo, etc. Requiere cada una de las actividades. Estos datos se pueden obtener de diferentes fuentes, por ejemplo: Datos de actividades similares realizadas anteriormente. Estudios de tiempo previos. Experiencia y juicio. Esto no quiere decir que tales estimaciones sean sencillas de hacer, ya que realmente sucede lo contrario, esto es, resulta difícil el hacer estimaciones acertadas. Algunas guías para hacer estimaciones de tiempo son: Estime datos para una actividad a la vez, independientemente de otras BENEFICIOS El manejar nuestros proyectos con un enfoque profesional y práctico como el descrito previamente (Método Escala®) permite predecir los resultados a través de monitorear integralmente todos los factores que afectan a un proyecto, ejerciendo soluciones a tiempo, y comprometiendo al equipo en un esquema de orden. Los beneficios de este enfoque han sido claros: Mayor cumplimiento de expectativas Mejor predicción de resultados / mejor manejo de riesgos Relaciones con involucrados a largo plazo Información veraz y oportuna Estandarización de procedimientos Capitalización de aprendizajes Menor tiempo de respuesta Mejoras en la calidad Menor burocracia Mayor integración de equipos Menor tiempo de ejecución Ahorros en costo Entre otros. INICIO El equipo de Escala lidera y coordina todo lo referente al proyecto. Iniciamos el proyecto identificando a los involucrados (afectados o beneficiados por el proyecto) documentando y conciliando sus expectativas sobre el proyecto. Comunicamos la justificación del proyecto y sus objetivos para facultar al equipo al compartir una visión clara de la necesidad a cubrir y los entregables a lograr. A esta herramienta le llamamos Charter. PLANEACIÓN Integramos un Plan del Proyecto tomado en cuenta 9 áreas que afectan <todo proyecto residencial: 1. Alcance Definición de lo que incluye el proyecto. Coordinación del programa de necesidades. Relación de áreas, espacios, equipamiento, y demás características que aclaran el alcance del proyecto Coordinación del proyecto arquitectónico e ingenierías Asesoría en el diseño conceptual para confirmar que cumpla con las necesidades y expectativas del cliente, así como el aseguramiento de que el diseño cumpla con los requerimientos del municipio. Revisión de planos y programas de diseño; arquitectónico e ingenierías Coordinación de trámites, permisos y factibilidades Ingeniería de valor / análisis de sistemas constructivos y materiales en pro de lograr el mayor valor por el menor costo ahorros potenciales 2. Tiempo Calendario o programa Elaboración de programas conceptuales y a detalle Prediseño / diseño e ingenierías / trámites, permisos y factibilidades / concursos y cotizaciones / construcción / cierres Procedimientos para el control del programa 3. Costo Presupuesto y programa de erogaciones Elaboración de estimados de costos y presupuestos Procedimientos para el control presupuestal 4. Calidad Estándares relevantes y cómo satisfacerlos Definición de elementos clave y criterios de aceptación Estrategias para mantener la obra ordenada y limpia Procedimientos para el aseguramiento de la calidad Establecer benchmarking y evaluar muestras físicas y < sistemas más importantes 5. Recursos Humanos Equipo en el proyecto, tanto interno como externo, y roles y funciones de cada quién Manejo de juntas del proyecto Integración de compromisos 6. Comunicación ¿Qué información requiere cada quién, con qué frecuencia, y que medio será utilizado? Elaboración del plan de comunicación Elaboración y distribución de reportes de avance Documentación del proyecto; agendas, archivos, etc. 7. Riesgo ¿Cuáles son las amenazas a controlar y planes de contingencia? Identificación y cuantificación de riesgos Revisión de los riesgos en cuanto a efectos naturales que pudiesen reflejarse en el terreno, que el proyecto sea diseñado para problemas de lluvias, deslaves, veneros,etc. Elaboración del plan de manejo de riesgos 8. Abastecimientos ¿Qué estrategias de contratación usaremos, cómo manejaremos los concursos, cotizaciones y cómo administraremos los contratos? Definición de catálogo de cuentas Definición de estrategias de contratación, tipos de contrato y formas de pago Diseño construcción / contratista general / paquetes por especialidades Pagos en base a % de avance / precios unitarios / entregables Definición de alcances de asesores y proveedores Preselección de empresas Administración de concursos, cotizaciones y negociaciones Administración de contratos y representación en campo / otros 9. Integración Administración de cambios Procedimientos para administración de cambios de tal forma que: Añadan valor al proyecto Que sean autorizados antes de su ejecución; tanto los cambios como impactos en alcance, tiempo, costo, calidad, y riesgo Que se actualicen los documentos afectados Documentación de lecciones aprendidas Procedimientos para actualizar el plan del proyecto El Plan del Proyecto funciona como un plan de vuelo o navegación, contra el cual comparamos el avance para evaluar el desempeño del proyecto. En otras palabras, nos sirve para guiar la ejecución y el control del proyecto EJECUCIÓN Llevamos a cabo la ejecución, que comienza durante el desarrollo del <plan del proyecto Seleccionado a los asesores y proveedores >> › asesoría en la búsqueda, evaluación, preselección, concurso y <<< contratación del arquitecto, los responsables de desarrollar las <<< ingenierías, contratistas y demás proveedores. Administrando sus contratos >> › Elaborar y actualizar programas de obra que detallan la logística <<< de las actividades con el proveedor >> › Revisar y autorizar estimaciones de pago y facturas actualizando <<< el control contractual y presupuestal >> › Integrar las bitácoras y correspondencia propia de cada contrato Asegurando la calidad >> › Programar, coordinar y verificar los trabajos de todos los <<< proveedores >> › Verificar proceso de aseguramiento de calidad de cada proveedor <<< (planos, fabricación e instalación) sus >> › Verificación de cumplimiento de estrategias para mantener la <<< obra ordenada y limpia >> › Verificar procedimientos constructivos que esté de acuerdo a planos <<< y especificaciones, así como disposiciones de seguridad e higiene Integrando al equipo >> › Programar, coordinar y dirigir juntas con el cliente, proveedores <<< y asesores para revisar avances y confirmar objetivos y <<< compromisos >> › Distribuyendo la información de acuerdo a los criterios <<< preestablecidos en dicho plan CONTROL Ejercemos el control, simultáneamente a la ejecución, Reportando avances >> › Estatus Semanal >> › Reporte Mensual Identificando desviaciones al plan Documentando preventivamente los cambios de acuerdo al plan Proponiendo estrategias para corregir y llevándolas a cabo haciendo <<participar al equipo del proyecto Así como documentando las lecciones que aprendimos CIERRE Realizamos el cierre contractual, al acercarnos a las etapas finales <del proyecto, Asegurando la conclusión profesional de los acuerdos legales Integrando fianzas, garantías, manuales, planos as built, comunicados Así mismo, en pro de facilitar la referencia futura a la información <del proyecto, ya sea para mantenimiento o futuras adaptaciones, <llevamos a cabo el cierre administrativo, integrando la siguiente <información: Presupuesto y programa finales Reporte Final Indice de Archivos Reporte de Cambios Directorio de Participantes y Lecciones Aprendidas Entre otros documentos