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CUENTAS DE ORDEN.
Concepto.
FINALIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
Las cuentas de balance y de resultados tienen por objeto registrar los valores reales
de la empresa, es decir aquellos valores que afectan el activo, el pasivo o el capital de
la empresa.
No obstante, hay cierto tipo de operaciones, que al efectuarse, no afectan ninguno de
los tres elementos del balance, pero que debido a ciertas contingencias que se pueden
presentar con posterioridad a la fecha en que se hayan celebrado, pueden convertirse
en valores de activo, de pasivo o de resultados; por lo tanto es pertinente que las
mismas se registren en la contabilidad.
El problema aparente, es saber en que cuentas deben anotarse estas operaciones, ya
que al no afectarse los valores del balance o de resultados, cabria pensar que no es
necesario registrar tales operaciones en la contabilidad.
Precisamente como estas operaciones tienen como carácter distintivo el de estar
sujetas a ciertas contingencias, que no es posible determinar anticipadamente, es por
lo que se establece un nuevo grupo de cuentas, conocidas con el nombre de cuentas
de orden.
Cuentas de orden, entonces, son aquellas que se abren para registrar un movimiento
de valores, cuando este no afecta o modifica el balance de la empresa, pero cuya
incorporación en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control en
general sobre aspectos administrativos, o bien, para consignar sus derechos o
responsabilidades contingentes que puedan o no presentarse en lo futuro.
Con la idea de clarificar el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es
necesario precisar la diferencia que existe entre “valores reales” y “valores
contingentes”.
Los valores reales, son los derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro
del activo y pasivo.
Los valores contingentes, son derechos y obligaciones probables o que están
sujetos a una “contingencia”, la cual si llegara a sobrevenir o a realizarse, entonces
convierte dichos valores en reales.
Mientras la contingencia no se realice, los valores contingentes deberán consignarse
en cuentas de orden, tales cuentas se cancelaran si la contingencia llegara a
realizarse o si la contingencia deja de ser probable.
A esta clase de cuentas se les denomina también con el nombre de cuentas de
memoranda, por constituir un recordatorio contable.
Como los conceptos son muy generales, conviene precisar las operaciones que
determinan su apertura.
A).- A efecto de registrar valores ajenos que se reciban.
- En guarda
- En prenda o garantía
- Para la ejecución de un mandato ( compra – venta )
B).- Para registrar derechos u obligaciones contingentes.
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Otorgamiento de fianzas
Contratos de seguros
Reclamaciones
C).- Obligaciones contingentes por descuento de documentos de crédito.
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Contratos de compra – venta
D).- Registro de operaciones, con fines de control o de recordatorio.
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Contratos que impliquen un compromiso critico
E).- Registro duplicado de operaciones, con distintos fines.
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Depreciación, con enfoque contable y con enfoque fiscal
Usos de las cuentas de orden.
ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
En vista de que las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble,
se deben abrir siempre en grupos de cuando menos de dos, siendo la una correlativa
de la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo
momento.
El saldo de una será siempre deudor y el de la correlativa, acreedor por igual cantidad.
De hecho es una característica invariable de las cuentas de orden, el que se
establezcan en grupos de dos, por lo que siempre habrá una cuenta de orden deudora
y otra acreedora, a la cual también se le puede llamar “contra cuenta”.
Para registrar determinada clase de operaciones a veces se requiere la apertura de
mas de dos cuentas de orden en un grupo; pero aún en estos casos, entre las cuentas
que se abran, existirá el movimiento compensado, así como igualdad de saldos, aun
cuando de naturaleza contraria.
TITULO O NOMBRE DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
Para titular o nombrar las cuentas de orden, deberán observarse las reglas aplicables
a cualquier cuenta, ya sea de activo, de pasivo o de resultados, en el sentido de que el
nombre que se les designe deberá tener las siguientes características:
A).-.Que sea concreto.
Se pretende que no se utilicen palabras innecesarias; por el contrario, emplear
solamente las indispensables para dar una idea general de la clase o tipo de
operaciones que se quiera registrar en cada cuenta
B).- Que sea preciso.
Aunque esta íntimamente ligado con el punto anterior, este punto pretende que se
obtenga la mayor claridad, con el titulo o nombre de la cuenta, con el fin de que
cualquier persona que lo lea, pueda interpretar con facilidad el objeto y uso que se va
a asignar a la cuenta.
Ahora bien, debido a su característica que las establece como recordatorios en forma
contable y dado que la contabilidad se lleva por partida doble, lo que impone la
necesidad de abrirlas en grupos cuando menos de dos en dos, en ocasiones no
resulta fácil encontrar una denominación adecuada que distinga la de saldo deudor de
la de saldo acreedor.
Con la finalidad de evitar confusiones cuando no sea fácil darles titulo distinto, se
permite asignar a la segunda cuenta la misma denominación de la primera
posponiéndole la palabra “contra”.
Otra técnica, puede ser el jugar con las palabras de la primera cuenta, e invertirlas
para designar la contra cuenta.
AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
Las cuentas de orden, al igual que cualquier otra cuenta de balance o de resultados,
pueden requerir y contener sub cuentas auxiliares para mayor detalle.
En el caso de cuentas de orden basta con abrir auxiliares para cada grupo de cuentas
( una para cada par ) toda vez que tienen movimientos compensados.
Clasificación.
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS ORDEN.
Dependiendo de los casos que hayan determinado su apertura, las cuentas de orden
pueden clasificarse desde dos puntos de vista:
A).- Para efectos de la finalidad con que fueron creadas.
I .- Valores ajenos
II .- Valores contingentes
III.- Cuentas de registro
B).- Para efectos de regir la naturaleza de sus movimientos.
I .- De orden activo
II .- De orden pasivo
III.- De orden de resultados. ( De ingresos y egresos )
La segunda clasificación se justifica, ya que la mayoría de los casos, y una vez
realizada la contingencia que determino su apertura, el saldo de ellas, ya sea total o
parcial, tendrá que derivarse hacia cuentas de balance y resultados, o habrá
necesidad de afectar estas por el valor de dicho saldo.
Se puede apreciar por esta razón, que en las cuentas de orden cabe una clasificación
semejante a la que se tiene establecida para las cuentas de balance, para moverlas e
interpretarlas.
Es conveniente observar que esta regla no puede aplicarse cuando en algunos casos
se abran cuentas de orden que tendrán que cruzarse con otras cuentas de orden
previamente abiertas.
Así también, es importante hacer notar que en ocasiones será fácil clasificar dentro de
este criterio solamente una cuenta de orden; pero en tal caso su correlativa se
manejara en forma contraria a la clasificada.
Mercancías en comisión.
MERCANCÍAS REMITIDAS PARA SU VENTA A UN COMISIONISTA
Las características generales de este tipo de operación, por lo que se refiere al
comisionista, se pueden sintetizar de la siguiente manera:
1.- El comisionista actúa a nombre y cuenta de la persona que le remite las
mercancías, el cual es referido como consignador, remitente o comitente.
2.- El comisionista deberá realizar los artículos que se le remitan, bajo las
condiciones previamente acordadas y establecidas. Condiciones relativas tanto al
precio de las mercancías como a los plazos o garantías que debe exigir en las
ventas a crédito.
3.- El comisionista tiene la obligación de conservar las mercancías en buen estado,
implantando para tal efecto, todos los medios que sean necesarios para su debida
guarda y conservación.
4.- Por su intervención en la venta de las mercancías tendrá derecho a cobrar a su
comitente una cuota, previamente establecida denominada “comisión”, la cual,
usualmente se calcula a razón de un porcentaje, sobre el monto de las ventas
realizadas.
5.- Periódicamente, o en fechas preestablecidas, deberá remitir a su comitente el
producto de las ventas, así como los informes necesarios, respecto de la
existencia de mercancías en su poder y los cobros y saldos a cargo de los clientes
por concepto de las ventas a crédito.
Por las condiciones expresadas, es fácil comprender que las mercancías y demás
valores que el comisionista maneje en relación a las mercancías recibidas para su
venta a comisión, son valores propiedad del comitente; por lo tanto son valores ajenos
al comisionista y este deberá utilizar para su registro cuentas de orden que le permitan
conocer, vigilar y controlar diversos aspectos.
Consignaciones a precio alzado.
MERCANCIAS EN CONSIGNACIÓN A PRECIO ALZADO
Para incrementar el volumen de sus ventas, las empresas acostumbran, entre otras
alternativas, enviar sus mercancías a comisionistas, los cuales reciben una comisión.
Para efectos de control, al comisionista no se le señala el verdadero precio de las
mercancías, es decir su precio de costo, sino que se le indica un precio mayor a este
denominado precio alzado.
Contablemente es posible registrar las mercancías en consignación a precio alzado
mediante dos procedimientos; uno empleando cuentas de orden y el otro empleando
una cuenta complementaria de activo.
Las cuentas de orden que emplearemos serán:
CUENTAS DE ORDEN
MERCANCIAS EN CONSIGNACIONA PRECIO ALZADO
SE CARGA: SE ABONA:
1.Del precio alzado de las mercancías 1. Del precio alzado de las enviadas a los
comisionistas. Mercancías devueltas por los comisionistas.
2. Del precio alzado de las mercancías vendidas por los comisionistas
SALDO: Su saldo es deudor y representa las mercancías en consignación a precio
alzado, propiedad de la entidad, pero en poder de los comisionistas.
PRESENTACIÓN: Se presenta en el balance general al pie dentro del grupo de los
valores de control.
PRECIO ALZADO DE MERCANCIAS EN CONSIGNACIÓN
SE CARGA: SE ABONA:
1. Del precio alzado de las mercancías 1. Del precio alzado de las devueltas por los
comisionistas. Mercancías enviadas a los comisionistas.
2. Del precio alzado de las mercancías
vendidas por los comisionistas.
DIFERENCIA POR PRECIO ALZADO
SE CARGA: SE ABONA:
1. Del precio de costo de las mercancías 1. Del precio de costo
devueltas por los comisionistas de las mercancías enviadas al comisionista
2.Del precio de costo de las mercancías
Vendidas por los comisionistas
SALDO: Su saldo es acreedor y representa el precio de costo de las mercancías en
consignación propiedad de la empresa y que se encuentran en poder del comisionista.
PRESENTACIÓN: Se presentan en el balance general dentro del activo circulante,
formando parte del grupo de los inventarios.
http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/R/Ruiz%20JesusCuentas%20de%20orden.htm