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XVI FORUM DE CIENCIA Y TECNICA
Título: SISTEMA PARA EL CONTROL DIARIO DE LOS COSTOS POR
EMPLAZAMIENTO EN LOS GRUPOS ELECTROGENOS.
Autor: Carlos Martínez Malo
Centro: Grupo de Generación Empresa Eléctrica
Empresa: Empresa Eléctrica de Pinar del Río
Organismo: MINBAS
Municipio: Pinar del Río
Provincial: Pinar del Río
RESUMEN.
El trabajo es un instrumento para el buen control y la toma de decisiones en una
actividad tan novedosa como la generación distribuida. Constituye un gran aporte
a la aplicación y control de los costos, proporciona condiciones para una adecuada
racionalización de plantilla del personal técnico de la unidad. Se creó un área de
responsabilidad en contabilidad para cada emplazamiento y a utilizar cuentas de
gasto diferentes para el combustible tecnológico, para los gastos directivos y para
los gastos indirectos.
OBJETIVOS.
Establecer un sistema que permita el control diario de los costos de cada
emplazamiento.
PREMISAS:
Existe en la provincia, a partir del 15 de enero del 2006 un sistema de generación
eléctrica por grupos electrógenos que sustituye en caso de necesidad la
generación de las termoeléctricas convencionales ya sea de forma sincronizada
con el SEN o en de forma independiente de este.
Este sistema esta integrado por 127 grupos electrógenos distribuidos en 22
emplazamientos en 11 municipios de la provincia, de ellos 14 funcionan en
subestaciones no atendidas de 33 kv, 1 en una subestación atendida de 33 kv y 7
en subestaciones atendidas de 110 kv.
Las características propias de nuestro sistema energético, al considerarse el
combustible como un elemento estratégico de alta importancia ha determinado
que en el proceso de generación esta materia prima sea propiedad de la UNE y
como tal se compra, registra y paga, llevándose para ello un sistema de
contabilidad propio; por otra parte el resto de los gastos, tanto de materiales como
de servicios se compran, registran y pagan por la Empresa Eléctrica y se llevan en
otros sistema contable diferente al primero.
La complejidad de este proceso hace que sea necesario, a pesar de que existen
emplazamientos generadores en casi todos los municipios, crear una UEB a nivel
provincial que centralice todas las operaciones, tanto de la contabilidad UNE para
el combustible, como de la contabilidad Empresa para el resto de las operaciones.
Esta estructura funcional
obligó a crear un área de responsabilidad en
contabilidad para cada emplazamiento y a utilizar cuentas de gasto diferentes para
el combustible tecnológico, para los gastos directos y para los gastos indirectos, o
sea que la contabilidad de costo esta fraccionada en 22 áreas de responsabilidad
en la cuenta de gastos de la UNE; en 22 áreas de responsabilidad en una cuenta
de gastos que registra los gastos directos a la producción (el salario de los
obreros, el lubricante y el liquido refrigerante) y 22 áreas de responsabilidad de
gastos indirectos
Por otra parte el proceso de Revolución Energética que se desarrolla en el país
hace que la generación por grupos electrógenos o Generación Distribuida, se
convierta en piedra angular del sistema energético nacional, ya que si antes el
apagón constituía un factor de malestar en la población, hoy, al ser la energía
eléctrica el único combustible disponible en los hogares, un apagón constituye
una catástrofe.
Esta situación unida al alto costo de la inversión emprendida, la tecnología de
punta utilizada y el costo creciente del combustible diesel utilizado, obliga a
diseñar un sistema de dirección y control a distancia, que permita conocer día a
día los indicadores de generación y lo que cuesta generar en cada
emplazamiento.
PROBLEMA:
La GD es una actividad sin antecedentes en el país, tanto de operación y
explotación como de control económico. (ANEXO No. 1).
No se ha definido una estructura funcional para la actividad. Las empresas de la
UNE están en perfeccionamiento empresarial y por tanto la estructura funcional
debe ser un traje a la medida.
Aunque existen lineamientos generales para la contabilización y el control interno,
no existe un mecanismo práctico para materializarlos.
Los niveles implicados en la toma de decisiones en un elemento vital para el
desarrollo socio económico del país como es la generación eléctrica, necesitan
información de primera mano, es decir en tiempo real del comportamiento del
sistema.
Entre las informaciones necesarias se encuentra la relacionada con el costo diario
de la Generación Distribuida.
Gravitan negativamente sobre la posibilidad de brindar esta información con
oportunidad y fiabilidad el sistema contable establecido, ya que una parte de los
gastos, los variables, se encuentran en la contabilidad de la UNE y el resto, los
semivariables y fijos se encuentran en la contabilidad de la empresa.
DESARROLLO:
La solución propuesta consiste en:
1. Diseñar un sistema funcional práctico que integre los lineamientos
establecidos para la operación, explotación, control e información en la GD,
con la estructura de una empresa en perfeccionamiento empresarial y que
permita la dirección, control e información a distancia, con eficiencia y
eficacia. (ANEXO No. 2).
2. Diseñar un sistema de control de la información de combustible y
lubricantes como materia prima fundamental del proceso.
3. Integrar en un modelo matemático único las dos contabilidades a fin de
poder homogenizar en sistema de datos.
4. Captar en vivo, diariamente, de los emplazamientos, la información de
mayor peso, es decir:
a. Kw generados.
b. Movimiento de las existencias de combustibles.
c. Lubricantes y líquido refrigerante.
5. Teclear diariamente los gastos semi variables.
a. Otros materiales.
b. Otros gastos.
c. Mantenimientos ejecutados.
6. Estimar los gastos fijos tomando como soporte de la estimación bases de
distribución variables, en este caso están los gastos de:
a. Combustible no tecnológico.
b. Energía.
c. Salarios y Otros pagos sobre salarios.
d. Amortización.
e. Seguridad y Protección.
7. Calcular los indicadores de costo sobre los gastos diarios acumulados,
relacionados con la generación reportada.
En concordancia con lo anterior se diseño un sistema de operación, control e
información operativo que permite la comunicación de la información
diariamente entre grupos electrógenos y UEB de GD a través del Despacho.
(ANEXO No. 3)
8. A partir de una tabla en Excel diseñada por nuestra área técnica, nos
dimos a la tarea de elaborar una tabla vinculada a la primera que cumpla
los objetivos propuestos: (ANEXO No. 4)
1. Registro lo mas cercano posible a la realidad de los gastos por elementos
de cada emplazamiento.
2. Determinación diaria del costo por emplazamiento.
3. Determinación diaria los costos por partidas, determinando los costos
variables y fijos y directos e indirectos.
Habilitamos un grupo de hojas según las necesidades:
1. Una hoja que recoge la información de inicio de mes.
2. Una hoja con las bases de distribución, que se actualiza periódicamente en
la medida que las bases utilizadas varían y que esta vinculada con las hojas
diarias.
3. Una hoja para cada día del mes en la que se recoge en una tabla la
información propia del día a partir de la vinculación con el PCPRO para el
combustible y lubricantes, con la hoja Base de distribución para los gastos
estimados y con el tecleo de los datos de otros gastos; y en otra vinculada a
la primera y a la hoja de inicio de mes, la información la acumulada hasta la
fecha, lo que permite la actualización automática.
4. Una hoja para cada mes del año en la que se resumen con los datos reales
las operaciones del mes por emplazamiento.
Diariamente el área técnica recibe de los emplazamientos la información de
operación y explotación de cada emplazamiento por un canal de voz,
generalmente trunkig.
En esta área se elabora el modelo matemático PCPRO de cada día del mes
correspondiente.
El área técnica remite al área económica, antes de las 9 a.m. de cada día, el
modelo matemático PCPRO actualizado.
El área económica verifica por un canal de voz con cada emplazamiento la
información correspondiente al movimiento de las existencias de combustible para
su procesamiento contable.
Una vez verificada la información se remite el modelo PCPRO al técnico que
atiende los costos para que actualiza el Modelo “ANALISIS DE LOS
INDICADORES DE EFICIENCIA” correspondiente.
A partir de las 10 am esta disponible para todos los usuarios del sistema la
información de costos por emplazamiento, total de UEB y por elemento de gastos
diario y acumulado, incluyéndose en el acumulado los indicadores seleccionados
de costos por partidas.
Mensualmente se brinda un servicio estadístico con los datos reales a los niveles
superiores, propios y terceros y a cada emplazamiento en este mismo formato
Con este sistema son mínimos los gastos que hay que teclear diariamente, lo que
permite una actualización rápida del sistema.
Como complemento de la tabla vinculada, se elaboro una hoja que permite la
distribución de los gastos indirectos que se producen en el aparato administrativo
hacia todos los centros de costo productivos o emplazamientos y varias hojas con
gráficos que ilustran los elementos fundamentales del proceso.
CONCLUSIONES.
1. LA ESTRUCTURA CREADA FUNCIONA SIN MAYORES DIFICULTADES
AUNQUE ES PERFECTIBLE.
2. EL SISTEMA DE CONTROL E INFORMACION ES FACILMENTE
ACTUALIZABLE.
3. ES CONFIABLE Y SEGURO, CON UN MARGEN DE ERROR
DEMOSTRADO DE 0.27%.
4. BRINDA UNA INFORMACION COMPLETA DE TODOS LOS
INDICADORES ECONOMICO PRODUCTIVOS NECESARIOS, PARA LA
TOMA DE DECISIONES.
5. EL COSTO DE CREACION DEL SISTEMA ES DE 80 HORAS DE FUERZA
DE TRABAJO, EQUIVALENTES A $ 267,00.
6. EL EFECTO ECONOMICO DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA SE BASA
EN EL AHORRO DE UN TRABAJADOR, LO QUE REPRESENTARIA EN
UN AÑO UN IMPORTE EN SALARIO EN MN DE $6708.00 Y POR
CONCEPTO DE ESTIMULACION, REFUERZO ALIMENTARIO Y ROPA Y
CALZADO EN CUC $404.40.
RECOMENDACIONES.
1. LA DIRECCION DE GENERACION DISTRIBUIDA DE
RECOMENDO QUE SE GENERALICE AL RESTO DEL PAIS.
LA
UNE
AVAL No 1.
REUNION NACIONAL DE GENERACION DISTRIBUIDA.
21 y 22 de febrero de 2006
Pinar del Río
Durante los días 21 y 22 de febrero se efectuó la segunda Reunión Nacional de
Generación Distribuida en la provincia de Pinar del Río en la cual participaron
representantes de todas las UEBs de Generación Distribuida del país y un grupo de
invitados de otras áreas y organizaciones vinculadas a la Operación y el
Mantenimiento de los Grupos Electrógenos.
Actividades desarrolladas el día 22:
Se desarrollaron las sesiones de debate sobre los principales puntos a tratar.
Aspectos debatidos en las sesiones.
 Resumen del discurso pronunciado por nuestro comandante en jefe Fidel Castro
Ruz el pasado 17 de enero de 2006 en el Emplazamiento ¨CAAMAÑO¨ en la
provincia Pinar del Río.
 Lectura y discusión del informe de inspecciones realizadas a los Emplazamientos.
 Exposición de la UEB de Generación Distribuida de Pinar del Río sobre la
estructura, sistema de información y el proceso contable.
ACUERDOS:
1.
Realizar la próxima Reunión Nacional de Generación Distribuida en la
provincia de Cienfuegos organizada por la Empresa Eléctrica y el CNCI.
Responsable: Dtor UEB de Cienfuegos y Dtor CNCI.
Fecha de cumplimiento: 15-03-06
2.
Hacer extensiva al resto de las unidades la experiencia de Pinar el Río
sobre cómo calcular los costos diariamente.
Responsable: Directores de UEB.
Fecha de cumplimiento: 03-03-06.
ANEXO No. 1
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GENERACION
G E N E R AC I O N C O N V E N CI ON AL
•E s u n si st e m a c er r a d o , p r o d u c c i ó n
úni c a e n u n s olo lu g ar.
•El c o m b u s ti b l e te c n o l ó g i c o
e s el r e c ur s o
G E N E R AC I O N DI S T RI B UI D A
•E s u n si st e m a a b i er t o , p r o d u c c i ó n
úni c a di s p er s a p or e m pl a z a m i e nt o s.
•El c o m b u s ti b l e te c n o l ó g i c o
e s el r e c ur s o
m a t eri al
f u n d a m e n t a l.
f u n d a m e n t a l.
•Al m a c é n
úni co.
•S e r e ci b e n a l o s u m o u n a d e c e n a
d e f a ct ur a s d e c o m b u s ti ble al m e s
•Ti e n e c i e n t o s d e t r a b a j a d o r e s
en u n sol o lu g ar.
m a t eri al
•U n
Al m a c é n p o r e m p l a z a m i e n t o .
•S e r e ci b e n ci e n t o s d e f a ct u r a s d e
c o m b u s tible al m e s.
•Ti e n e c i e n t o s d e t r a b a j a d o r e s
di s p er s o s
a lo l ar g o d e u n a
pro vi n ci a.
•Si st e m a d e i n f o r m a ci ó n p o r
p r e s e n c i a fí s i c a .
•Si st e m a d e i n f o r m a ci ó n a
d i s t a n c i a , u t i li z a n d o u n
c a n al d e v o z.
ANEXO No. 2
ESTRUCTURA PROPUESTA
OTROS
ENTIDADES
UNE
DESPACHO
NACIONAL
EMPRESA
DESPACHO
PROVINCIAL
CUPET
UEB
DIRECCION
22
EMPLAZAMIENTOS
FUNCIONAL
22 Jefes
APARATO
TECNICO-ADMINISTRATIVO
PROPIO
165 Operadores
ANEXO No 3
FLUJO Y VIAS DE INFORMACION DE COMBUSTIBLE
A
D
M
I
S
T
R
A
C
I
O
N
D
E
L
S
I
S
T
E
M
A
INFORMACION
1
EMPLAZAMIENTO
POR TRUNKIG
2
DESPACHO
DOCUMENTOS
PRIMARIOS
VALIJA TRASVAL
CONCILIACION
(CONTRAPARTIDA)
TRUNKUG
4
CONTABILIDAD
UNE EN LA UEB
COMPROBANTE
RESUMEN
DISCO
5
EMPRESA
ORIGINALES
FACTURAS Y
CONCILIACION
EN DISCO
ENTRADAS Y CONSUMOS
TRUNKING
TABLA
EN EXCEL
3
TEC.
COMBUSTIBLE
RED O
DISCO
CONCILIACION
PERSONAL DE
COBROS Y PAGOS
6
UNE
CUPET
ANEXO No. 4
TABLAS EN EXCEL “ANALISIS DE LOS INDICADORES DE
EFICIENCIA”
PCPRO
INFORMACION INICIO DE MES
31 HOJAS DOBLES 1 PARA CADA DIA DEL MES
GASTOS DIARIOS
POR ELEMENTOS
BASES DE DISTRIBUCION
12 HOJAS
RESUMEN INFORMACION
MENSUAL ACUMULADA
EMPLAZAMIENTOS
GASTOS ACUMULADOS
DIARIAMENTE
POR ELEMENTOS
GENERA
CION EN
KW
GASTOS POR ELEMENTOS
COSTO
DEL
KW
CEN