Posteando El Mayor General
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Capitulo 7 Trabajando Con El Mayor General El Mayor General, a menudo llamado MG, es el módulo principal de su sistema de contabilidad. El Mayor General sirve como prueba de auditoría presenta cómo y cuándo se actualizaron los balances de las cuentas. El Mayor General puede ser actualizado por la entrada de transacciones directamente en el Mayor General o Posteando las transacciones de otro módulo como el módulo de Banco o Facturas. Puede usar el Mayor General solo o conjuntamente con otros módulos. A cada transacción del Mayor General es asignado un código de diario. Esto permite localizar rápidamente cierto tipo de transacciones y reportes o transacciones asignadas a un grupo específico. Cuando usted postea un módulo, la transacción del Mayor General es protegida con un código de diario. Si entra transacciones directamente en el Mayor General, puede agrupar las transacciones usando su propio código. Si intenta usar una entrada de diario con un código protegido, se desplegará un mensaje de error. Usando el Mayor General, puede reversar automáticamente entradas al cierre de un período contable. Esa práctica común de contabilidad permite manejar gastos acumulados al final de un período contable. La información contable que entra es de valor solo si puede extraer informes y reportes útiles de la condición financiera de su negocio. Si no ha modificado el catálogo de cuentas para conocer las necesidades particulares, refiérase al capítulo 5. “Configurando”, “Generar informaciones predefinidas” o “Reportes financieros de clientes” refiérase al capítulo 12. “ Reportes Financieros”. Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados 7-1 Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 DacEasy Contabilidad Refiérase al Capítulo 14 “Operaciones Periódicas”, para información de cierre de período y de año. Cierre el período para evitar futuras entradas desde que fue entrado el período. Cierre el año para actualizar la información histórica y actualizar la estructura de sus períodos con un nuevo año. Puede entrar hasta dos años de información antes de que requiera cerrar el año. Lista De Chequeo Del Mayor General Entre las transacciones del Mayor General Genere alguna entrada recurrente en el Mayor General (Opcional) Imprima el Diario de Mayor General Haga Backup de sus datos Postee el Mayor General para el período Corra el proceso fin de mes para el Mayor General (Opcional) 7-2 Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 Capitulo 7 Trabajando con el Mayor General Entrando Transacciones En El Mayor General Si no usa los módulos de DacEasy, entrara las transacciones directamente en el Mayor General. Si escoge entrar la actividad de una cuenta dentro del módulo apropiado, el Mayor General actualizará los módulos cuando postee. Si entra la actividad en los módulos, podría necesitar hacer entradas ocasionales directamente en el Mayor General. Por ejemplo, entrando gastos por intereses de un documento por pagar. Entrando Una Transacción En El Mayor General 1. Seleccione Libro Mayor del menú Transacción. El cuadro de diálogo de Transacción al Libro Mayor se despliega. 2. Entre el Código de Diario para la transacción. Puede editar el código de diario o Pulse Buscar y seleccionar el Código de Diario. 7-3 Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 DacEasy Contabilidad 3. El código de diario permite agrupar las transacciones similares cuando imprime sus reportes. 4. Presione Enter en el campo numero y el próximo numero es asignado. 5. Complete los campos restantes. 6. Presione Revertir si quiere que automáticamente reverse la entrada al cerrar el periodo contable. Puedes afectar varias cuentas si es necesario, sin embargo debe recordar que el total de debito y de crédito debe ser igual antes de guardar la transacción. Idea: Pulse en Ayuda desde el cuadro de diálogo del Mayor General para información detallada de cada campo. 7. Pulse Aceptar para salvar la transacción. 7-4 Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 Capitulo 7 Trabajando con el Mayor General Entradas Recurrentes Al Mayor General Si entra una transacción particular o regular, podría escoger entrar la información como una transacción recurrente en el Mayor General. Las transacciones recurrentes son entradas una vez y reproducidas cada vez que corra la rutina de Generación. Esa rutina crea una transacción no posteada en el Mayor General. Los balances de las cuentas son actualizados cuando corre la rutina de Posteo. Entrando Una Transacción Recurrente Del Mayor General 1. Seleccione Recurrente Entrada desde el menú Transacción y entonces seleccione Libro Mayor. El cuadro de diálogo Entradas Recurrentes de Mayor General se despliega. 2. Asigne el grupo a la transacción. Puede general múltiples entradas en el Mayor General con un grupo similar. Para seleccionar un grupo existente, Pulse Buscar y seleccione el grupo desde la lista que se despliega. 7-5 Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 DacEasy Contabilidad 3. Asigne el numero de transacción y el código de diario. Puede escribir el código de diario o pulse Buscar y seleccionar el código de diario. El código de diario permite agrupar transacciones juntas cuando imprime reportes. 4. Seleccione el tipo de transacción para generar y entre la información recurrente. 5. Entre las cuentas para el débito y el crédito en el área de detalle de la transacción. Idea: Pulse Ayuda desde en cuadro de diálogo Transacciones Recurrentes del Mayor General para información detallada de cada campo. 6. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El total de los créditos y débitos debe ser igual antes de que pueda salvar la transacción. 7-6 Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 Capitulo 7 Trabajando con el Mayor General Generando Entradas Recurrente del Mayor General Cuando se genera una entrada recurrente del Mayor General, una transacción no posteada es agregada al Mayor General. Los balances de tus cuentas son actualizados cuando corras la rutina de posteo del Mayor General. Generando Una Entrada Recurrente De Mayor General 1. Seleccione Recurrente Generación desde el menú Transacción, y entonces Libro Mayor. El cuadro de diálogo Transacciones Recurrentes de Mayor General se despliega. 2. Entre la fecha para asignar la transacción al Mayor General Nota: Si la fecha entrada esta después de la fecha de terminación, la transacción del Mayor General no se generara. 3. Entre el rango de las transacciones a generar basadas sobre el grupo asignado cuando las entradas recurrentes fueren hechas. Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Transacciones Recurrentes al Mayor General para información detallada de cada campo. 7-7 Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 DacEasy Contabilidad 4. Pulse Aceptar. Una transacción es agregada para el Mayor General para que cada entrada recurrente caiga dentro del rango que entro. Temas De Ayuda Relacionados Editando transacciones en el Mayor General Borrando transacciones recurrentes en el Mayor General Editando transacciones generadas en el Mayor General Borrando transacciones generadas en el Mayor General 7-8 Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 Capitulo 7 Trabajando con el Mayor General Verificando Transacciones Del Mayor General Después de entrar una serie de transacciones, debe verificar sus entradas antes de postear la información. Imprima el Diario para ver las transacciones a ser posteadas. A menos que haya sido cambiada la opción predefinida en el Mayor General, requerirá la impresión del diario antes de postear. Eso puede parecer tiempo perdido, pero el tipo gastado corrigiendo errores antes de postear es mucho menor que el tiempo requerido para reversar las entradas después de postear. Nota: Si escoge postear en línea sobre el cuadro de diálogo Preferencia del Sistema, no tiene que imprimir el diario antes de postear. Imprimiendo El Diario Del Mayor General 1. Seleccione Libro Mayor del menú Diarios. El cuadro de diálogo Diario Libro Mayor se despliega. 2. Seleccione Diario como tipo de reporte. 7-9 Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 DacEasy Contabilidad 3. Entre la pagina inicial y la fecha. El período asociado con la fecha se despliega. Todas las transacciones no posteadas dentro del período se imprimirá en el diario. Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Diario Libro Mayor para información detallada de cada campo. 4. Pulse Aceptar. El cuadro de diálogo de Disposición del despliega. Reporte se 5. Seleccione la opción salida y pulse Aceptar. 7-10 Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 Capitulo 7 Trabajando con el Mayor General Posteando El Mayor General Postear las transacciones previene que haga cambios a las mismas y actualizar los balances en el catalogo de cuentas. Aunque puede imprimir Estados Financieros incluyendo transacciones no posteadas, podría escoger incluir solo transacciones no posteadas para fines de reportes oficiales para completar información en reportes que no serán cambiados. Porque una transacción posteada no puede ser editada, la información de sus estados financieros pueden ser cambiados solo si restaura un Backup o las entradas son ajustadas. Cuando un módulo externo es posteado, como Factura o Banco, DacEasy crea una transacción sumarizada en el Mayor General. Por consiguiente, no necesitara correr la rutina de Posteo de Mayor General o de otros módulos. Use la rutina de Posteo de transacciones para entrar directamente el módulo de Mayor General. Si usa uno o más módulos de DacEasy, usará usualmente el Mayor General para hacer entradas de ajustes periódicos. Nota: Si selecciona postear en línea en el Sistema de Preferencias, las transacciones se postrarán cuando pulse salvar en la Transacción Mayor General. Posteando El Mayor General 1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Asentar. diálogo Asentar Libro Mayor se despliega. 7-11 El cuadro de Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 DacEasy Contabilidad IDEA: Es importante hacer un Backup antes de postear. Si ha hecho un Backup, haga un Backup antes de proceder. Pulse Backup desde el menú Posteo Mayor General y el cuadro de diálogo de Backup/Restaurar se despliega. 2. Entre la fecha correspondiente al período a postear. transacciones para el período serán posteadas. Todas las 3. Seleccione No en Purgar Transacciones después de postear el campo para guardar la transacción después de Posteo. NOTA: Recomendamos fuertemente no purgar las transacciones después de Posteo porque el Mayor General sirve como prueba de auditoría. 4. Pulse Aceptar. Se despliega cada transacción en el período como fue posteada. Los resultados de Posteo en Windows se despliegan cuando el proceso esta completo. NOTA: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaura el Backup, corra recobrar y verificar sus archivos, y repita el proceso de Posteo. Refiérase al capítulo 3 “Iniciando” para información sobre el Archivo de Utilitarios. 5. Pulse Continuar para volver al menú principal. Detrás de Escena Cuando se postea una entrada del Mayor General, DacEasy realiza lo siguiente: DacEasy debita o acredita cada cuenta dependiendo de cómo fue entrada. Actualiza el catalogo de cuentas incluyendo el nuevo balance de la cuenta. Actualiza el encabezado y el detalle del Mayor General, marcando las entradas como posteadas. 7-12 Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 Capitulo 7 Trabajando con el Mayor General Imprimiendo Reporte Actividad Detalle Cuentas Del MG. El reporte de actividad de las cuentas es un listado detallado de la actividad de todas las cuentas en su catalogo. Los registros en el reporte son sorteados por impresión y número de cuenta. DacEasy imprime el balance inicial, transacciones para un rango especifico y corre el balance para cada cuenta. Solo las transacciones en el archivo del Mayor General son impresas en el reporte. Eso incluye todas las transacciones actuales y las transacciones que no fueron borradas usando la rutina de purgar. Además, DacEasy solo imprime cuentas de detalle en el reporte. Eso es porque toda la actividad es ubicada en las cuentas de detalle. El reporte de actividad del Mayor General lista las transacciones que mueven dinero dentro de sus cuentas. Puede comparar este reporte con el Balance de Comprobación. Los balances actuales de esos dos repostes esta equilibrado en la mayor parte de los casos. Si no están iguales refiérase a la sección de problemas en la línea de ayuda. Con ese reporte puede ver el detalle de las cuentas y el balance de las mismas. Para información sobre imprimir el Balance de Comprobación, refiérase al Capítulo 12 “ Reportes Financieros”. Imprimiendo El Reporte De Actividad De Las Cuentas 1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Reportes, y entonces seleccione Movimiento de Cuentas. El cuadro de diálogo Reporte de actividad se despliega. 7-13 Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967 DacEasy Contabilidad 2. Complete los campos apropiados. Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Actividad de Cuentas para descripción detallada de cada campo. 3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo Disposición del Reporte. 4. Seleccione la opción salida y haga Pulse Aceptar para comenzar a imprimir. 7-14 Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967
