Código:TC-SC-P2 PROCEDIMIENTO Versión: 2
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Código:TC-SC-P2 PROCEDIMIENTO PRESTACION DE SERVICIOS BIBLIOGRAFICOS Versión: 2 Vigente Desde: 10/02/2016 1. OBJETIVO Gestionar la prestación de los servicios bibliotecarios, mediante el uso adecuado de los servicios bibliográficos con que cuenta el Ministerio de Interior con el objeto de satisfacer las necesidades de información de los clientes internos y externos. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud de información del cliente, continua con la búsqueda en la base de datos y termina con el suministro de información al solicitante. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Base de datos bibliográfica. Conjunto de registros bibliográficos que conforman el acervo documental de la Biblioteca, para ser consultado por los clientes. Esta base consta de las siguientes secciones: Bibliografía, que contiene registros de libros, folletos y artículos de revistas; Legislación, que contiene registros y textos de leyes, decretos, resoluciones, etc. Cliente. Persona que, en forma frecuente u ocasional, consulta o solicita los distintos servicios de información que ofrece la biblioteca. Todos los servidores públicos del Ministerio del Interior son clientes internos de la Biblioteca; las demás personas y entidades son consideradas clientes externos. Colección de referencia. Conjunto de publicaciones, especialmente enciclopedias y diccionarios, que solamente se facilitan para consulta en sala. Colección general. Conjunto de publicaciones (Libros y folletos), organizados topográficamente por el Sistema de Clasificación Dewey y disponibles para consulta y préstamo interno y externo. Consulta bibliográfica. Es la que se lleva a cabo en la Base de Datos Bibliográfica, con el propósito de obtener información documental. Esta consulta la pueden realizar tanto los clientes internos (servidores públicos del Ministerio del Interior) como los clientes externos. Consulta en sala. Es la que realiza el cliente en la sala de lectura de la Biblioteca, con cualquiera de los materiales bibliográficos disponibles. Control de préstamos. Procedimiento que consiste en registrar en el formato respectivo y para fines de control, todos los préstamos de material bibliográfico. Hemeroteca. Colección conformada fundamentalmente por publicaciones periódicas, tales como revistas, gacetas, boletines y periódicos; su ubicación en los estantes es por orden alfabético de títulos. Material bibliográfico: Libros, revistas, folletos, documentos, mapas, fotografías impresos o en formato digital, registros sonoros y videos en formato analógico o digital. Préstamo Interbibliotecario. Préstamo de material bibliográfico, que en forma recíproca realiza la Biblioteca con otras bibliotecas de Bogotá, previo diligenciamiento del formato diseñado para tal fin. Préstamo interno. Consiste en el préstamo de material bibliográfico que, por un plazo máximo de siete días calendario y con posibilidad de renovación, aplica solamente a servidores públicos del Ministerio del Interior. Préstamo externo. Préstamo de publicaciones a personas ajenas al Ministerio, para consulta en sala. Excepcionalmente y de acuerdo con las características del material bibliográfico, se permite salir del Ministerio para toma parcial de fotocopias. 4. RESPONSABILIDADES El Coordinador (a) del Grupo de Servicio al Ciudadano es el responsable de las modificaciones a este documento y su socialización para su efectiva aplicación por parte de quienes participan en su ejecución. 5. NORMATIVIDAD 5.1. LEYES. Ley 98 de 1993, Por medio de la cual se dictan normas sobre democratización y fomento del libro colombiano, art. 1 lit. a), b, c), f), h), i) 5.2 DECRETOS. Decreto 2893 del 11 de agosto de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior Página 1 de4 Código:TC-SC-P2 PROCEDIMIENTO PRESTACION DE SERVICIOS BIBLIOGRAFICOS Versión: 2 Vigente Desde: 10/02/2016 5.3 RESOLUCIONES. Resolución 529 del 22 de marzo de 2012, por la cual se crea el Grupo de Servicio al Ciudadano en la estructura funcional interna del Ministerio del Interior. Resolución 252 de 2013, Por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición y la interposición de recursos ante el Ministerio del Interior 6. DESARROLLO 6.1 PASOS No. Actividad 1 2 3 1 2 3 4 Tarea Punto de Control ORIENTACIÓN E INFORMACIÓN Y/O CONSULTA Recibir Recibir solicitud de información, consulta y/o pregunta, por solicitud de medio presencial, correo electrónico, telefónico o escrito orientación sobre existencia de material bibliográfico. Establecer y aclarar necesidad y suministrar la información o direccionar a otras fuentes. Consultar Consultar en la base de datos bibliográfica o en otras Verificación de en base de fuentes para localizar las referencias del material datos datos bibliográfico que satisface la necesidad de información. Entregar Dar respuesta a la consulta o pregunta por los medios: información presencial, correo electrónico, telefónica o escrita, de acuerdo a la necesidad planteada por el cliente. PRÉSTAMO BIBLIOGRAFICO A CLIENTE INTERNO Y EXTERNO Atender la Recibir solicitud de préstamo del solicitante, especificando solicitud datos del material bibliográfico. Consultar Consultar en la Base de Datos Bibliográfica para localizar base de las referencias del material bibliográfico solicitado por el datos cliente y que satisface su necesidad de información Registrar los datos del cliente y del material bibliográfico que se entrega en calidad de préstamo en el “Formato Préstamo Bibliográfico Interno” TC-SC-P4-F1 para servidores públicos Verificación de del Ministerio del Interior o “Formato Préstamo Bibliográfico Prestar datos en Externo” TC-SC-P4-F2 para los demás clientes. material Formato TCNota. Entregar el material bibliográfico al cliente interno bibliográfico SC-P4-F1 ó TCaclarando que debe cumplir el término de préstamos es de SC-P4-F2 siete (7) días calendario. Cuando se trata de cliente externo, el préstamo es únicamente para consulta dentro de la Biblioteca. Recibir el material bibliográfico prestado, revisar el estado y características del mismo frente a los datos relacionados en el “Formato Préstamo Bibliográfico Interno” TC-SC-P4-F1 para servidores públicos del Ministerio del Interior o “Formato Devolver y/o Verificación de Préstamo Bibliográfico Externo” TC-SC-P4-F2. Y registrar renovar datos en devolución en los mismos. préstamo de Formatos Cuando el cliente interno, no haya devuelto el material material TC-SC-P4-F1 ó bibliográfico dentro del plazo estipulado, realizar llamado bibliográfico TC-SC-P4-F2 telefónico para solicitar la devolución inmediata del material bibliográfico prestado. Nota. Si el cliente interno, solicita renovación, diligenciar nuevamente el Formato TC-SC-P4-F1. Responsable Funcionario designado Funcionario designado Funcionario designado Funcionario designado Funcionario designado Funcionario designadocliente interno o externo. Funcionario designado cliente interno o cliente externo Página 2 de4 Código:TC-SC-P2 PROCEDIMIENTO PRESTACION DE SERVICIOS BIBLIOGRAFICOS Versión: 2 Vigente Desde: 10/02/2016 No. 5 1 2 3 4 5 1 2 3 Actividad Tarea Ubicar material bibliográfico Recibir y reubicar los materiales bibliográficos devueltos en su correspondiente sitio de la estantería PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE OTRAS BIBLIOTECAS Recepcionar Recibir solicitud el préstamo en la Biblioteca del Ministerio, del cliente interno suministrando la siguiente información: solicitud Autor, título y signatura topográfica del material préstamo bibliográfico. Diligenciar el “Formato Préstamo Interbibliotecario” TC-SCP-04-F03, el cual debe ser firmado por el cliente interno y por el funcionario designado de la Biblioteca del Ministerio del Interior. Registrar el Nota. Cuando se trata de la Biblioteca Luis Ángel Arango préstamo ingresar al sistema y solicitar el préstamo por Internet. Imprimir una copia para la biblioteca prestamista y entregar al cliente interno y otra para la Biblioteca del Ministerio del Interior Desplazarse a la Biblioteca Prestamista, presentar el “Formato Préstamo Interbibliotecario” TC-SC-P4-F3 y recibir Recibir el el material bibliográfico prestado. material Se comunica con la Biblioteca del MI para informar el plazo bibliográfico del préstamo, el funcionario de la Biblioteca registra el plazo en el TC-SC-P4-F3. Verificar plazo fijado en el Formato TC-SC-P-04-F03, si no Seguimiento cumple se comunica por medio correo electrónico para exigir al la devolución inmediata de los materiales bibliográficos cumplimiento recibidos en préstamo. del plazo Punto de Control Responsable Funcionario designado A LA BIBLIOTECA DEL MI Funcionario designado Cliente interno Funcionario designado Verificación del Formato TCSC-P4-F3 Cliente interno Cliente interno Funcionario designado Verificar cumplimiento de Funcionario plazo de designado préstamo en TCSC-P4-F3 Devolver las publicaciones en la Biblioteca prestamista y dar Cliente Devolver el aviso de ello a la Biblioteca del Ministerio del Interior interno material bibliográfico Funcionario prestado designado PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE LA BIBLIOTECA DEL MI A OTRAS BIBLIOTECAS Recibir Recibir del cliente externo el original del formato de préstamo Cliente solicitud de debidamente diligenciado y firmado por el funcionario de la externopréstamo biblioteca solicitante. Funcionario designado Buscar y localizar el material bibliográfico en la estantería de Funcionario la biblioteca del MI. designado Registrar el Revisar y entregar el material al cliente externo, anotando en préstamo el formato de solicitud de préstamo la fecha de devolución y la firma e identificación del cliente externo. Cuando se ha vencido el plazo, se comunica con la biblioteca Verificar Funcionario beneficiaria del préstamo para solicitar la devolución cumplimiento de designado Página 3 de4 Código:TC-SC-P2 PROCEDIMIENTO PRESTACION DE SERVICIOS BIBLIOGRAFICOS Versión: 2 Vigente Desde: 10/02/2016 No. Actividad Seguimiento a plazos de entrega 4 5 Recibir el material bibliográfico prestado Ubicar material bibliográfico Tarea Punto de Responsable Control inmediata del material bibliográfico cuando éste no se haya plazo de Coordinador realizado oportunamente. préstamo Servicio al Nota. Si persiste la mora en la entrega del material, proyectar Ciudadano oficio a la entidad exigiendo la entrega del material Jefe de bibliográfico y aprobar por parte del Jefe de la Oficina Oficina de Información Pública, con revisión del coordinador del Grupo Información de Servicio al Ciudadano Pública Recibir y revisar el estado y características de las publicaciones prestadas frente a los datos relacionados en el formato de préstamo. Recibir y reubicar los materiales bibliográficos devueltos en su correspondiente sitio de la estantería Funcionario designado 7. REGISTROS REGISTROS Informe de actividades y estadísticos Préstamo bibliográfico interno Préstamo bibliográfico externo Préstamo Interbibliotecario RESPONSABLE Funcionario designado Funcionario designado Funcionario designado Funcionario designado FRECUENCIA Mensual Mensual Mensual Mensual UBICACIÓN Computador Biblioteca Computador Biblioteca Computador Biblioteca Computador Biblioteca 8. ANEXOS Anexo 1 Formato TC-SC-P-04-F01 “Préstamo bibliográfico interno” Anexo 2 Formato TC-SC-P-04-F02 “Préstamo bibliográfico externo” Anexo 3 Formato TC-SC-P-04-F03 “Préstamo Interbibliotecario” 9. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 10/02/2016 CAMBIO Se modifica la versión 1 con el fin de actualizar el logo y lema del Ministerio del Interior, y todos sus numerales. Elaboró Revisó y aprobó ____________________________________ Diana Patricia Bohórquez Hernández Coordinadora Grupo de Servicio al Ciudadano _______________________________ Patricia Jaramillo Quintero Jefe Oficina de Información Pública VERSIÓN 2 “Archivar en” 1103.47.03 Procesos y Procedimientos Estratégicos-Procesos Gestión de Tecnologías de Información y Comunicación Página 4 de4
