procedimiento_formulacion_y_seguimiento_plan_de_accion_11.08.16.doc

Código: PD-PP-P-2
PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE
ACCION
Versión: 05
Vigente desde:
17/08/2016
1. OBJETIVO
Formular el Plan de Acción de las dependencias del Ministerio del Interior que oriente las acciones encaminadas a
cumplir con el Plan Estratégico Institucional, el Plan Nacional de Desarrollo, las funciones y objetivos institucionales;
y hacer el seguimiento periódico del mismo para medir la Gestión Institucional.
2. ALCANCE
Inicia con la revisión y análisis de las metas establecidas en el plan estratégico Institucional y la definición de las
metas y actividades de gestión institucional para su logro y finaliza con el seguimiento. El presente documento
aplica a todas las dependencias del Ministerio del Interior.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Actividad: Es un conjunto de tareas programadas en el tiempo para contribuir al logro de una meta.
Indicador: Expresión cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado de avance en el cumplimiento de
una meta en un momento determinado.
Meta: Magnitud o nivel específico de los resultados que se prevé alcanzar. Valor esperado.
Objetivo Institucional: Finalidad hacia la que se orientan los Programas y metas. Dichos objetivos se han definido
en el plan estratégico.
Plan de acción: Es una herramienta de gestión que orienta las acciones de la entidad para alcanzar los objetivos
institucionales, Programas y metas en un período determinado, por lo general un año. Este documento está
compuesto por programas, metas, actividades, responsables e indicadores.
Plan Estratégico Institucional: Es una herramienta de gestión que orienta las acciones de la entidad para alcanzar
objetivos acordes con la misión y con el Plan Nacional de Desarrollo; está conformado por los objetivos estratégicos
y programas.
Programa/plan de trabajo
determinado.
Es la unidad que contiene un conjunto de metas orientadas a lograr un objetivo
Seguimiento: Determinación del estado de avance de las metas previstas, en un momento determinado. Se
identifican los factores que afectan el resultado esperado y se establecen las acciones correctivas en caso de ser
necesario.
Plan Nacional de Desarrollo – PND: “Carta de Navegación” del gobierno donde se establecen los objetivos, metas
y prioridades de la administración durante su cuatrienio. El Plan Nacional de Desarrollo contiene dos partes: una
general con la definición de estrategias, programas y objetivos y un plan de inversiones.
4. RESPONSABILIDAD
Obligación de los cargos responsables, frente a la elaboración, revisión, aprobación y aplicación de los
correspondientes documentos.
5. NORMATIVIDAD
5.1 CONSTITUCIÓN
Constitución Política de Colombia, artículo 339
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FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE
ACCION
Versión: 05
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17/08/2016
5.2 LEYES



Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo
Ley de adopción del Plan Nacional de Desarrollo
Ley del plan de cada periodo de gobierno.
5.3 DECRETOS

Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación
la gestión.
Decreto 2893 de 2011, se modifica la estructura del Ministerio del Interior y se dictan otras disposiciones
Decreto de Liquidación de Presupuesto Anual.


6. DESARROLLO
Plan Nacional de Desarrollo
Planes Estratégicos Sectoriales
Planes Estratégicos Institucionales
Planes de Acción Anual
6.1 El Plan de Acción debe estar articulado con el Plan estratégico y otros documentos que incluyan compromisos
del Ministerio; los proyectos de inversión, programas misionales de funcionamiento, procesos y subprocesos.
Incluye: los objetivos institucionales, programas/plan de trabajo con sus respectivas metas, actividades e
indicadores. (Ver instructivo PD-PP-P-02-I-01).
El Plan de Acción será elaborado cada vigencia, de acuerdo con las directrices del Gobierno Nacional en el formato
suministrado por la Oficina Asesora de Planeación.
No.
Actividad
1
Formular el Plan de
Acción
Tarea
1.1.
Remitir
a
las
dependencias del Ministerio los
insumos
que
deben
considerarse en la formulación
del plan de acción para la
correspondiente vigencia:
 La herramienta en la que se
registrará la información
(Formato Plan de Acción.
PD-PP-P-02-F-01) con su
Punto de Control
Responsable
Jefe
de
Oficina
Asesora
de
Planeación.
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PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE
ACCION
No.
Actividad
Tarea
Instructivo PD-PP-P-02-I-01.
para la Elaboración y
Seguimiento del Plan de
Acción
 El
Plan
estratégico
Institucional
 Presupuesto de proyectos
de inversión
 Presupuesto de Programas
misionales
de
funcionamiento.
 Metas de Gobierno
 Otros
documentos
que
incluyan compromisos del
Ministerio.
1.2. Orientar y asesorar a los
directores
y
funcionarios
encargados, en la formulación
del plan y el uso de la
herramienta.
Punto de Control
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Vigente desde:
17/08/2016
Responsable
Funcionario
designado del Grupo
de
Planes,
Programas
y
Proyectos
1.3.
Definir el plan de acción
de la dependencia respectiva y
remitirlo a la Oficina Asesora de
Planeación.
Jefes
de
dependencias
y
Funcionarios de las
dependencias
NOTA: Las metas se deben
articular con:
 Plan Nacional de Desarrollo.
 Programas Misionales de
Funcionamiento.
 Proyectos de Inversión.
 Procesos y subprocesos.
 Políticas y Componentes de
Desarrollo Administrativo.
2
Consolidar y publicar el
Plan de Acción
Así
mismo
definir
los
responsables tanto de las metas
como de las actividades.
1.4 Remitir el plan de acción de
la dependencia a su cargo a la
a la Oficina Asesora de
Planeación.
2.1 Recibir y revisar los planes
remitidos
y
realizar
las
observaciones pertinentes para
obtener
calidad
de
la
información.
Jefes
dependencias
Verificar
el
cumplimiento de
los requisitos y
validar la calidad
de la información
de
Funcionario
designado del Grupo
de
Planes
Programas
y
Proyectos
NOTA: Si la formulación no
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FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE
ACCION
No.
Actividad
Tarea
cumple con los requisitos
establecidos, la OAP solicitará
por correo electrónico los
debidos ajustes. Realizados los
ajustes de los Planes de Acción
deberán ser enviados desde el
correo
electrónico
del
responsable de la dependencia
para que estos tengan validez.
Punto de Control
2.2 Enviar por correo electrónico
el Plan de Acción definitivo al
responsable de la dependencia
para la validación final.
Validar la calidad
de la información.
NOTA: Si la formulación no
cumple con la coherencia de la
información,
el
jefe
de
dependencia puede devolver a
la OAP solicitando los ajustes
necesarios.
2.3 Consolidar en el documento
del plan de acción y publicar en
la página web del Ministerio
www.mininterior.gov.co
3.1 Preparar las presentaciones
de los planes para someter a
consideración del Comité de
Desarrollo
Administrativo
Institucional y realizar las
respectivas convocatorias.
3
Aprobación del Plan de
Acción
3.2 Presentar el Plan de Acción
para aprobación del Comité de
Desarrollo
Administrativo
Institucional.
3.3. Realizar los ajustes
elaborar acta de Comités.
y
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Responsable
Jefes
dependencias.
de
Jefe
de
Oficina
Asesora
de
Planeación
y
Funcionario
designado del Grupo
de
Planes
Programas
y
Proyectos
Coordinador Grupo
de
Planes,
Programas
y
Proyectos.
Funcionario
designado Grupo de
Planes, Programas y
Proyectos.
Jefe Oficina Asesora
de Planeación.
Coordinador Grupo
de
Planes,
Programas
y
Proyectos.
Funcionario
designado Grupo de
Planes, Programas y
Proyectos.
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PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE
ACCION
No.
4
5
Actividad
Ejecutar el Plan de
Acción
Realizar Seguimiento y
Publicar el Informe del
Plan de Acción
Tarea
4.1 Realizar las actividades de
cada una de las metas de
acuerdo con lo programado.
5.1 Remitir a las dependencias
el Formato del Plan de Acción
(PD-PP-P-02-F-01), habilitado
para realizar el seguimiento del
trimestre que se requiera.
5.2
Recopilar,
y
reportar
trimestralmente a la Oficina
Asesora de Planeación los
avances de gestión, ejecución
de recursos y resultados de las
metas de acuerdo con los
indicadores previstos, en el
Formato del Plan de Acción
(PD-PP-P-02-F-01)
remitiéndose al Instructivo (PDPP-P-02-I-01).
NOTA: En caso de modificación
y/o ajustes a la formulación del
Plan de Acción, el responsable
de su ejecución solicitará por
escrito a la Oficina Asesora de
Planeación el respectivo ajuste
con la sustentación.
5.3 Revisar y retroalimentar con
las dependencias los informes
de avance
NOTA: Si el seguimiento no
cumple con los requisitos
establecidos, la OAP solicitara
por correo electrónico los
debidos ajustes. Realizados los
ajustes del seguimiento deberán
ser enviados desde el correo
electrónico del responsable de
la dependencia para que estos
tengan validez.
5.3 Enviar por correo electrónico
el seguimiento del Plan de
Acción definitivo al responsable
de la dependencia para la
validación final.
Punto de Control
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Vigente desde:
17/08/2016
Responsable
Jefe Oficina Asesora
de Planeación
Funcionarios
del
Ministerio.
Jefe
de
Asesora
Planeación.
Oficina
de
Jefes
dependencias
Funcionarios
designados de
dependencias.
de
y
las
Verificar
el
cumplimiento de
los requisitos y
validar la calidad
de la información.
Funcionario
designado del Grupo
de
Planes
Programas
y
Proyectos
Validar la calidad
de la información
Jefes
dependencias.
de
NOTA: Si el seguimiento no
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PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE
ACCION
No.
Actividad
Tarea
cumple con la coherencia de la
información,
el
jefe
de
dependencia puede devolver a
la OAP solicitando los ajustes
necesarios.
5.4 Consolidar el informe
trimestral de seguimiento
Punto de Control
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17/08/2016
Responsable
Funcionario
designado del Grupo
de
Planes
Programas
y
Proyectos
Funcionario
designado
de
la
Oficina Asesora de
Planeación
5.5 Publicar el informe de
seguimiento en la página web
del
Ministerio
www.mininterior.gov.co.
Socializar por correo electrónico
los
resultados
de
los
seguimientos.
NOTA: Una vez publicado el
informe
de
seguimientos
trimestrales no se podrán hacer
ajustes a los mismos.
7. REGISTROS
REGISTROS
Consolidado Plan de Acción
RESPONSABLE
Funcionario designado Oficina
Asesora de Planeación
FRECUENCIA
Anual
Informes trimestrales de
seguimiento
Funcionario designado Oficina
Asesora de Planeación
Trimestral
UBICACIÓN
Página Web –
www.mininterior.go
v.co
Página Web –
www.mininterior.go
v.co
8. ANEXOS



Anexo No. 1. Formato Plan de Acción. PD-PP-P-02-F-01
Anexo No. 2. Formato de Hoja de Vida del Indicador PD-PP-P-02-F-02
Anexo No. 3. Instructivo para la Elaboración y Seguimiento del Plan de Acción PD-PP-P-02-I-01
9. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
9/12/2011
El procedimiento “PD-P-01 versión 01 del 30 de
septiembre de 2009 Formulación y seguimiento del plan
estratégico y plan de acción” se reemplaza por los
procedimientos PD-P-01 Formulación y Seguimiento del
Plan Estratégico Cuatrienal Sectorial y PD-P-08
Formulación y Seguimiento del Plan de Acción. Así
02
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PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE
ACCION
15/04/2013
03/03/2015
10/08/2016
Versión: 05
Vigente desde:
17/08/2016
como se elabora el Formato del Plan de Acción PD-P08-F-01 Versión 2 de 2012, Formato Hoja de Vida de
Indicador PD-P-08-F-02 y el Instructivo PD-P-08-I-01
Se da cumplimiento a la acción No1 del Plan de
Mejoramiento de la Auditoría Interna de Calidad al
proceso de Planeación y Direccionamiento
Se modifica la versión 02 con el fin de actualizar la
imagen del Ministerio del Interior y ajustarlo este
documento al Decreto 2482 de 2012.
El formato de Plan de Acción PD-PP-P-02-F-01 en su
versión 3 se reemplaza por la versión 4, en el cual se
adicionaron columnas para realizar seguimiento de
avances en resultado y en gestión, así como el cambio
en la imagen y el logo del Ministerio.
El formato de Hoja de Vida del Indicador PD-PP-P-02-F02 en su versión 2 se reemplaza por la versión 3, en el
cual se modificó la imagen y el logo del Ministerio.
El instructivo para la Elaboración y Seguimiento del
Plan de Acción PD-PP-P-02-I-01, en su versión 1 se
reemplaza por la versión 2, en el cual se realizó la
incorporación de modificaciones para realizar el
seguimiento del avance en producto; la incorporación de
modificaciones para realizar el seguimiento del avance
en la gestión; la inclusión de la fuente de verificación; el
cambio en la imagen y el logo del Ministerio.
Se modifica la versión 04 con el fin de actualizar el
contenido de las tareas del procedimiento y el formato
Plan de Acción, así mismo se actualiza a la nueva
estructura del formato Anexo 06 formato para
procedimiento por actividad de la Guía Elaboración y
Modificación de Documentos del Sistema Integrado de
Gestión Institucional SI-G1 V01, del 23 de marzo de
2016.
03
04
V05
Revisó y Aprobó
Elaboró
Firma
Firma
____________________
____________________
Martha Liliana Rincón Gómez
Coordinadora Grupo de Planes
Programas y Proyectos
Ángela María López Gutiérrez
Jefe de Oficina Asesora de Planeación
``Archivar en`` 1103.47.03 Procesos Estratégicos – Subproceso Planeación y Seguimiento Estratégico y de la Gestión
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