Código: AN-CA-P2 PROCEDIMIENTO Versión: 5 INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE

Código: AN-CA-P2
PROCEDIMIENTO
INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE
COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES
Y EXPEDICION DE CERTIFICACION
Versión: 5
Vigente desde:
11/12/2015
1. OBJETIVO
Atender las solicitudes de los Consejos comunitarios de Comunidades Negras, con el fin de validar el
reconocimiento como sujetos de derechos étnicos, para su identificación y ejercicio en los espacios de participación.
2. ALCANCE
Inicia con recepción de la documentación por el área de correspondencia del Grupo de Gestión Administrativa y
verificación del cumplimiento de los requisitos por parte del funcionario – contratista responsable y finaliza con la
entrega del acto administrativo correspondiente y la expedición de Certificación de registro de los Consejos
Comunitarios de Comunidades Negras.
1. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Acto administrativo: Son las manifestaciones de voluntad de la administración, tendientes a modificar el orden
jurídico, es decir, producir efectos jurídicos.
Comunidad Negra: es el conjunto de familias de ascendencia afrocolombiana que poseen una cultura propia,
comparten una historia y tienen sus propias tradiciones y costumbres dentro de la relación campo-poblado, que
revelan y conservan conciencia e identidad que las distinguen de otros grupos étnicos.
Consejo Comunitario. Es la máxima autoridad de administración interna de las tierras de comunidades negras.
Representante Legal: La representación es una figura que comprende toda clase de actos jurídicos la utilidad de
esta figura descansa sobre el hecho de facilitar o, en su caso, posibilitar la actuación jurídica de una persona.
Gestión de sus asuntos en relación con terceros por medio de otra.
DACN: Dirección de Asuntos para Comunidades Negras.
2. RESPONSABILIDAD
La obligación de los cargos responsables, frente a la elaboración, revisión, aprobación y aplicación de los
correspondientes documentos Director y Grupo delegado.
3. NORMATIVIDAD
5.1. CONSTITUCIÓN.
 Constitución Política de Colombia
5.2.
LEYES.
Ley 70 de 1993, Por la cual se desarrolla el artículo transitorio 55 de la Constitución Política.
5.3. DECRETOS.
Decreto 1745 de 1995, Por el cual se reglamenta el Capítulo III de la Ley 70 de 1993, se adopta el procedimiento
para el reconocimiento del derecho a la propiedad colectiva de las "Tierras de las Comunidades Negras" y se dictan
otras disposiciones.
Decreto 3770 de 2008, Por el cual se reglamenta la Comisión Consultiva de Alto Nivel de Comunidades Negras,
Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras; se establecen los requisitos para el Registro de Consejos Comunitarios y
Organizaciones de dichas comunidades y se dictan otras disposiciones, en particular el capítulo III denominado “Del
Registro Único de Organización de las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras y Consejos
Comunitarios” articulo 14 hace referencia a los requisitos para la inscripción.
Decreto 2893 de 2011, Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del
Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior, Artículo 14, Funciones de la Dirección de Asuntos para
Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras.
5.4. OTRAS
Sentencia del 5 de agosto de 2010 expedida por el Consejo de Estado. Por medio de la cual se reconoce
únicamente a los Consejos Comunitarios como autoridad étnica que puede integrar la Comisión Consultiva de Alto
Nivel para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras.
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COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES
Y EXPEDICION DE CERTIFICACION
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11/12/2015
Código Contencioso Administrativo derogado por la Ley 1437 de 2011 el cual regirá a partir del 2 de julio de
2012, Artículos 44 y 45.
NTGP 1000:2009: Numerales 4.2.3, 4.2.4, 7.1 y 7.2.1
6.
DESARROLLO
6.1 Documentos requisitos para la Inscripción de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras en el
Registro Único de la DACN del Ministerio del Interior
Solicitud de Registro de constitución de asociación, utilizando optativamente el Anexo No. 1 ubicado en página web
www.mininterior.gov.co, enlace Sistema Integrado de Gestión Institucional, Documentación, Aplicación y Ejecución
de normas, Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras
y presentarlo
debidamente diligenciado en el Área de correspondencia del Ministerio del Interior, Calle 12B No 8-46 Piso 1,
aportando los siguientes documentos:
 Anexo 2. Formulario Único de Registro AN-CA-P2-F1, debidamente diligenciado, el cual se encuentra en la
página web o de lo contrario será suministrado por la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras,
Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras del Ministerio del Interior
 Copia del Acta de Elección de la Junta del Consejo Comunitario, suscrita por el Alcalde, o Certificación del
Registro de la misma en el libro que para tal efecto lleva la Alcaldía respectiva, de conformidad con el parágrafo 1
del artículo 9 del Decreto número 1745 de 1995,
 Copia de la Resolución de adjudicación del respectivo territorio colectivo o certificación en que conste que la
solicitud de adjudicación del mismo se encuentra en trámite.
No.
Actividad
1
Recepcionar
documentos
2
Direccionar al
responsable
3
Asignar al
responsable
4
Verificar los
requisitos
Tarea
Punto de Control
Recepcionar la solicitud en Anexo 1
(opcional) y Anexo 2 “Formulario único
para
el
registro
de
Consejos
Comunitarios de Comunidades Negras
AN-CA-P2-F1”.
Aplicar el procedimiento para la recepción
y distribución de la correspondencia
externa
Recibir de la documentación y registrar
en plantilla de control o Modulo SIGOB
Correspondencia
Combinar
Recepción de la documentación y
actividad 2 y 3
asignación del funcionario responsable.
Revisar y analizar la solicitud y todos
junto con los documentos y requisitos de
conformidad con los requisitos legales
establecidos en numeral 5 de este
procedimiento.
Responsable
Funcionario del Área
de Correspondencia
Funcionario del Área
de Correspondencia de
la DACN.
Director de la DACN.
Verificar
el Profesional
cumplimiento
Contratista
requisitos
Si cumple aplicar
tarea 8
Si
no
cumple
aplicar Tarea 5
–
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No.
Actividad
Elaborar Oficio de
cumplimiento de
requisitos
5
6
Revisar y dar visto
bueno
7
Revisar y dar visto
bueno
7
Enviar oficio
9
Elaborar y revisar
el acto
administrativo
10
11
Numerar acto
administrativo
Aprobar el acto
administrativo
12
Notificar el Acto
Administrativo
Tarea
Elaborar oficio aplicando el Anexo 3,
de “Oficio de no cumplimiento de
requisitos
y
devolución
de
documentos”
requiriendo
la
documentación faltante a la Alcaldía,
haciendo la salvedad de interrupción
del término, con el fin de obtener la
documentación probatoria.
Punto de Control
SE
RECOMIENDA:
REVISAR
LA
REDACCIÓN.
Revisar
el
contenido del acto
de fondo y de
forma. Si cumple
da visto bueno Si
Revisar y dar visto bueno oficio.
no
cumple
devuelve
al
Revisar y Aprobar oficios
DE responsable
CUMPLIMIENTO Y NO CUMPLIMIENTO
DE REQUISITOS
Elaborar
acto administrativo de SI CUMPLE ¿?
Resolución de registro del
Consejo
Comunitario aplicando el Anexo 4 de
Acto
Administrativo
que
aprueba
inscripción
Entregar
oficio
en
Área
de
Correspondencia,
aplicar
el
procedimiento para la Gestión de la
correspondencia interna con destino
externo e interdependencias.
Revisar resolución de registro y
Verificar de fondo
comunicación, respecto a los documentos y de forma acto
soportes.
administrativo Si
cumple se da visto
bueno. Si no
cumple devuelve
para corrección.
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Responsable
Profesional
contratista DACN
–
–
o
Profesional
Coordinador
Director de la DACN.
Secretaria DACN
Profesional –
contratista o
Coordinador
Numerar y fechar original del Acto
Administrativo
Aprobar
acto
administrativo
y
comunicaciones y devuelve para archivo
a quien numeró el acto.
Recibir dos copias del Acto Administrativo
y elaborar oficio solicitando al peticionario
notificarse dentro de los cinco días
hábiles, aplicando Anexo 5 Notificación
personal
Revisar
contenido
del
oficio
de Verificar de forma
notificación.
y fondo del oficio
Si cumple, dar visto bueno.
Si no de notificación.
cumple, devuelve para corrección por el
funcionario.
Profesional –
contratista
Director de la DACN.
Aprobar oficio de notificación.
Director de la DACN.
Profesional
Contratista.
Profesional
Coordinador.
–
–o
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Y EXPEDICION DE CERTIFICACION
No.
Actividad
Tarea
Punto de Control
Entregar
oficio
en
Área
de
Correspondencia,
aplicar
el
procedimiento para la Gestión de la
correspondencia interna con destino
externo e interdependencias.
Sí el solicitante, el apoderado o
representante legal se presenta, firma
notificación al reverso del acto
administrativo.
Sí el peticionario no se presenta dentro
de los cinco días siguientes a la fecha del
oficio de notificación, elaborar Edicto
aplicando Anexo 7
Revisar Edicto de notificación
Aprobar el Edicto de notificación
13
Registrar datos en
el Registro Único
14
Archivar acto
administrativo
7.2
Versión: 5
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11/12/2015
Responsable
Secretaria DACN
Profesional
Peticionario
y
Profesional –
contratista
Verificar de fondo Profesional – o
y de forma el Coordinador.
edicto Si cumple
se da visto bueno.
Si
no
cumple
devuelve
para
corrección.
Director de la DACN.
Publicar Edicto de notificación en
cartelera de la sede Carrera 8 12B-31,
piso 6 durante el término establecido en
la norma.
Registrar datos del Consejo Comunitario
en el Registro Único de la DACN,
aplicando el Anexo 7 Formato AN-CAP02-F02.
Archivar en la carpeta del Consejo
Comunitario el acto administrativo y las
comunicaciones que acreditan el registro.
Profesional –
contratista
Profesional –
contratista
Profesional –
contratista
REGISTRO DE NOVEDADES DE LOS CONSEJOS COMUNITARIOS
7.2.1
DOCUMENTOS REQUISITOS
Solicitud de actualización de reglamento interno, de planes de Etnodesarrollo de actividades, la relación de
miembros, de datos relacionados con la dirección y representación legal del Consejo, usando optativamente el
Anexo Nro. 9 ubicado en página web, como modelo de solicitud optativo entregado al área de correspondencia del
Ministerio del Interior, en la carrera Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos:

Copia del Acta de la Asamblea General del Consejo Comunitario, en la cual conste la aprobación o
modificación del reglamento interno, Censo de la Comunidad. planes de Etnodesarrollo de actividades, la
relación de miembros, los datos relacionados con la dirección y representación legal del Consejo.

Si la novedad se relaciona con cambios en la composición de la junta o representante legal esta debe ser
remitida por la Alcaldía correspondiente (Artículo 15, Decreto 3770 de 2008), aportando los siguientes
documentos:
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Y EXPEDICION DE CERTIFICACION
No.
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
Oficio remisorio de la Alcaldía en la cual se encuentra inscrito el Consejo Comunitario reportando la
novedad a la DACN.

Copia del Acta de la Asamblea General del Consejo Comunitario en el cual conste la modificación de la
Junta o representante legal de éste.
Actividad
1
Recepcionar la
solicitud
2
Direccionar
3
Asignar al
responsable
4
Verificar
requisitos
5
Elaborar oficio
no
cumplimiento
de requisitos
Tarea
Recepción de la solicitud o del oficio
remisorio de la Alcaldía con los
documentos adjuntos aplicar el
procedimiento para la recepción y
distribución de la correspondencia externa
Recibir la solicitud y los documentos
adjuntos y registrar en planilla de control
o Modulo SIGOB Correspondencia
Recepción de la documentación y
asignación del funcionario responsable.
Revisar y analizar la solicitud y los
documentos y requisitos adjuntos de
conformidad con los requisitos legales
establecidos en numeral 5.2.1 de este
procedimiento.
Elaborar oficio al peticionario
informándole el no registro de la novedad,
por no cumplimiento de lo normado con el
artículo 15 del decreto 3770/08 o no
encontrarse en la base de datos, usando
el Anexo 11
Revisar oficio respecto a documentos
soporte
6
Versión: 5
Aprobar y
Numerar en el
SIGOB
Revisar y aprobar.
Punto de Control
Responsable
Funcionario o
contratista en Área de
Correspondencia
Funcionario del Área
de Correspondencia
de la DACN.
Director de la DACN
Verificar
el Profesional –
cumplimiento
contratista
requisitos
Si
no
cumple aplicar tarea 5
Si cumple aplicar
Tarea 9
Profesional –
contratista
responsable
Verificar de fondo y de Profesional o
forma oficio Si
Coordinador.
cumple se da visto
bueno. Si no cumple
devuelve para
corrección.
Verificar de fondo y de
forma oficio Si
cumple se da visto
Director de la DACN
bueno. Si no cumple
devuelve para
corrección.
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INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE
COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES
Y EXPEDICION DE CERTIFICACION
Actividad
No.
Tarea
Registrar datos en planilla de control o
SIGOB
7
Enviar oficio
8
Elaborar oficio
comunicando
aprobación de
modificación
Aprobar y
Numerar en el
SIGOB
9
Entregar oficio en Área de
Correspondencia y aplicar procedimiento
para la Gestión de la correspondencia
interna con destino externo e
interdependencias.
Se elabora oficio al peticionario
informando el cumplimiento de los
requisitos legales y aprobación de las
modificaciones, aplicando el Anexo 10
Revisar oficio respecto a documentos
soporte
10
Revisar y aprobar.
11
Registrar datos en planilla de control o
SIGOB
12
Enviar oficio
13
Registrar
modificación
14
Archivar
Entregar oficio en Área de
Correspondencia y aplicar procedimiento
para la Gestión de la correspondencia
interna con destino externo e
interdependencias.
Actualizar la información del Consejo
Comunitario en el Formato AN-CA-P02F02 (Anexo 7) Registro Único de
Consejos Comunitarios
Archivar copia de la comunicación en el
expediente del Consejo Comunitario.
Versión: 5
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11/12/2015
Punto de Control
Responsable
Profesional –
contratista
Secretaria DACN
Verificar de fondo y de Profesional o
forma oficio Si
Coordinador.
cumple se da visto
bueno. Si no cumple
devuelve para
corrección.
Verificar de fondo y de
forma oficio Si
cumple se da visto
Director de la DACN
bueno. Si no cumple
devuelve para
corrección.
Profesional –
contratista
Secretaria DACN
Profesional –
contratista r
Profesional –
contratista r
7.3 EXPEDICIÓN DE CERTIFICACION DE REGISTRO DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE COMUNIDADES
NEGRAS EN EL REGISTRO ÚNICO
7.3.1 DOCUMENTOS REQUISITO
Solicitud de certificación, presentada en el área de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No.
8-46 piso 1, aplicando el Anexo 12 ubicado en la página WEB www.mininterior.gov.co, esta debe:



Indicar los datos del Consejo Comunitario, Departamento
Indicar el nombre, número y fecha de Resolución de Registro del Consejo Comunitario.
Finalidad de la misma
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COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES
Y EXPEDICION DE CERTIFICACION
No.
Actividad
Tarea
Recepcionar la
solicitud
Recepción de la solicitud en Anexo 12
(optativo) o del oficio remisorio de la
Alcaldía con los documentos adjuntos y
aplicar procedimiento correspondencia
externa
2
Direccionar
Recibir la solicitud y los documentos
adjuntos y registra en planilla de control
3
Asignar respuesta
Recibir y asignar funcionario
1
4
Verificar los
requisitos
5
Elaborar Oficio no
expedición de
certificación
Revisar y analizar la solicitud y los
documentos y requisitos adjuntos de
conformidad con los requisitos legales
establecidos en numeral 5.3.1 de este
procedimiento.
Revisar que se encuentre inscrito en el
registro único (base de datos en Excel, el
sistema de información de etnias y la
carpeta del Consejo Comunitario).
Si no se encuentra en el registro único se
elabora oficio informando la no
expedición del certificación por el no
encontrarse en la base de datos de la
DACN, aplicando el Anexo 14
6
Revisar y aprobar
Revisar y aprobar
7
Registrar datos
Registrar datos en planilla de control o
SIGOB
Elaborar la certificación de registro,
aplicando el Anexo 13.
Revisar certificación y oficio del solicitante
y documentos soporte
8
Proyectar la
certificación
Revisar y aprobar
Registrar datos en planilla de control o
SIGOB
Punto de Control
Versión: 5
Vigente desde:
11/12/2015
Responsable
Funcionario o
contratista en Área
de Correspondencia
Funcionario del
Área de
Correspondencia de
la DACN.
Director de la DACN
Verificar
el
cumplimiento
requisitos Si no
cumple
aplicar
Profesional –
tarea 5
contratista
Si cumple aplicar
Tarea 8
Profesional –
contratista
Verificar de fondo
y de forma oficio
Si cumple se da
visto bueno. Si no
cumple devuelve
para corrección.
Director de la DACN
Profesional –
contratista.
Verificar de fondo
y de forma oficio
Si cumple se da
visto bueno. Si no
cumple devuelve
para corrección.
Verificar de fondo
y de forma oficio
Si cumple se da
visto bueno. Si no
cumple devuelve
para corrección.
Profesional – o
Coordinador
Director de la DACN
Profesional –
contratista.
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PROCEDIMIENTO
INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE
COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES
Y EXPEDICION DE CERTIFICACION
No.
7
8
8
Actividad
Enviar la
certificación o oficio
Archivar
Tarea
Vigente desde:
11/12/2015
Punto de Control
Entregar certificación en el Área de
correspondencia y aplicar el
procedimiento para la gestión de la
correspondencia interna con destino
externo e interdependencias
Archivar copia de la certificación en el
expediente del Consejo Comunitario ó el
oficio informando la no expedición del
certificación
Responsable
Profesional –
contratista.
Profesional –
contratista.
REGISTROS
REGISTROS
Documentos del
Proceso de Aplicación y
Ejecución de Normas DCN. Formularios,
anexos
9
Versión: 5
RESPONSABLE
-Profesional –o
Coordinador.
FRECUENCIA
Cuando se den cambios
en la normatividad
Colombiana referente a la
Inscripción de
Organizaciones de Base
de Comunidades Negras
en el registro único y
novedades.
UBICACIÓN
www.mininterior.gov.co link
SIGI, documentación del SIGI,
proceso de aplicación y
ejecución de normas - DCN.
ANEXOS
Anexo No. 1.
Anexo No. 2.
Anexo No. 3.
Anexo No. 4.
Anexo No. 5.
Anexo No. 6.
Anexo No. 7.
Anexo No. 8.
Anexo No. 9.
Anexo No. 10.
Anexo No. 11.
Anexo No. 12.
Anexo No. 13.
Anexo No. 14.
Solicitud de inscripción de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras
Formulario único para el registro de Consejos Comunitarios de Comunidades
Negras. AN-CA-P2-F1
Oficio de no cumplimiento de los requisitos y devolución de documentos
Acto Administrativo de resolución de inscripción de Consejos Comunitarios.
Oficio solicitando se presente a notificación
Notificación personal.
Notificación por Edicto
Registro Único de Consejos Comunitarios. AN-CA-P2-F2
Solicitud de registro de novedades
Oficio de Registro de modificaciones de novedades
Oficio de no registro de novedades
Solicitud expedición de certificación
Certificación de inscripción de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras
Oficio no expedición de certificación de inscripción de Consejos
Comunitarios de Comunidades Negras por no encontrarse en la base de datos
10 CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
29/10/2010
CAMBIO
Actualización
del procedimiento de registro de
inscripción de consejos
comunitarios de comunidades negras, incluyendo dentro del mismo proceso, la
expedición de certificaciones y la inclusión de novedades. Se actualizaron,
ajustaron e incluyeron nuevos formatos.
VERSIÓN
02
Página 8 de9
Código: AN-CA-P2
PROCEDIMIENTO
INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE
COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES
Y EXPEDICION DE CERTIFICACION
29/12/2011
29/11//2013
25/06/2015
Versión: 5
Vigente desde:
11/12/2015
Se ajusta por modificación de estructura organizacional establecida en el decreto
2893 de agosto de 2011 a la DACN y a la Guía de llineamientos para la
elaboración y/o modificación de documentos versión 03 19/10/2011. En formato
solicitud de elaboración y modificación de procedimientos se relacionan los
anexos a eliminar y a crear
Se modifica la versión 3 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del
Interior y cambiar los logos de certificación por la nueva entidad certificadora.
Se modifica la versión 04 con el fin de actualizar el logo y lema del Ministerio del
Interior
Se adiciona el punto 6 Información general de la entidad
03
04
05
Elaboró
Aprobó
______________________________
Grupo de Gestión en participación y
Soporte Normativo-DCN
______________________________
Alexandra Córdoba Monroy
Director (E) de Asuntos para Comunidades Negras,
Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras
Revisó
_______________________________
Equipo de Planeación -DCN
Archivar en: 1103.47.04 Procesos Misionales- Aplicación y Ejecución de Normas- Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales
y Palanqueras
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