Código: AN-CA-P2 PROCEDIMIENTO INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES Y EXPEDICION DE CERTIFICACION Versión: 5 Vigente desde: 11/12/2015 1. OBJETIVO Atender las solicitudes de los Consejos comunitarios de Comunidades Negras, con el fin de validar el reconocimiento como sujetos de derechos étnicos, para su identificación y ejercicio en los espacios de participación. 2. ALCANCE Inicia con recepción de la documentación por el área de correspondencia del Grupo de Gestión Administrativa y verificación del cumplimiento de los requisitos por parte del funcionario – contratista responsable y finaliza con la entrega del acto administrativo correspondiente y la expedición de Certificación de registro de los Consejos Comunitarios de Comunidades Negras. 1. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Acto administrativo: Son las manifestaciones de voluntad de la administración, tendientes a modificar el orden jurídico, es decir, producir efectos jurídicos. Comunidad Negra: es el conjunto de familias de ascendencia afrocolombiana que poseen una cultura propia, comparten una historia y tienen sus propias tradiciones y costumbres dentro de la relación campo-poblado, que revelan y conservan conciencia e identidad que las distinguen de otros grupos étnicos. Consejo Comunitario. Es la máxima autoridad de administración interna de las tierras de comunidades negras. Representante Legal: La representación es una figura que comprende toda clase de actos jurídicos la utilidad de esta figura descansa sobre el hecho de facilitar o, en su caso, posibilitar la actuación jurídica de una persona. Gestión de sus asuntos en relación con terceros por medio de otra. DACN: Dirección de Asuntos para Comunidades Negras. 2. RESPONSABILIDAD La obligación de los cargos responsables, frente a la elaboración, revisión, aprobación y aplicación de los correspondientes documentos Director y Grupo delegado. 3. NORMATIVIDAD 5.1. CONSTITUCIÓN. Constitución Política de Colombia 5.2. LEYES. Ley 70 de 1993, Por la cual se desarrolla el artículo transitorio 55 de la Constitución Política. 5.3. DECRETOS. Decreto 1745 de 1995, Por el cual se reglamenta el Capítulo III de la Ley 70 de 1993, se adopta el procedimiento para el reconocimiento del derecho a la propiedad colectiva de las "Tierras de las Comunidades Negras" y se dictan otras disposiciones. Decreto 3770 de 2008, Por el cual se reglamenta la Comisión Consultiva de Alto Nivel de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras; se establecen los requisitos para el Registro de Consejos Comunitarios y Organizaciones de dichas comunidades y se dictan otras disposiciones, en particular el capítulo III denominado “Del Registro Único de Organización de las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras y Consejos Comunitarios” articulo 14 hace referencia a los requisitos para la inscripción. Decreto 2893 de 2011, Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior, Artículo 14, Funciones de la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras. 5.4. OTRAS Sentencia del 5 de agosto de 2010 expedida por el Consejo de Estado. Por medio de la cual se reconoce únicamente a los Consejos Comunitarios como autoridad étnica que puede integrar la Comisión Consultiva de Alto Nivel para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras. Página 1 de9 Código: AN-CA-P2 PROCEDIMIENTO INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES Y EXPEDICION DE CERTIFICACION Versión: 5 Vigente desde: 11/12/2015 Código Contencioso Administrativo derogado por la Ley 1437 de 2011 el cual regirá a partir del 2 de julio de 2012, Artículos 44 y 45. NTGP 1000:2009: Numerales 4.2.3, 4.2.4, 7.1 y 7.2.1 6. DESARROLLO 6.1 Documentos requisitos para la Inscripción de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras en el Registro Único de la DACN del Ministerio del Interior Solicitud de Registro de constitución de asociación, utilizando optativamente el Anexo No. 1 ubicado en página web www.mininterior.gov.co, enlace Sistema Integrado de Gestión Institucional, Documentación, Aplicación y Ejecución de normas, Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras y presentarlo debidamente diligenciado en el Área de correspondencia del Ministerio del Interior, Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Anexo 2. Formulario Único de Registro AN-CA-P2-F1, debidamente diligenciado, el cual se encuentra en la página web o de lo contrario será suministrado por la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras del Ministerio del Interior Copia del Acta de Elección de la Junta del Consejo Comunitario, suscrita por el Alcalde, o Certificación del Registro de la misma en el libro que para tal efecto lleva la Alcaldía respectiva, de conformidad con el parágrafo 1 del artículo 9 del Decreto número 1745 de 1995, Copia de la Resolución de adjudicación del respectivo territorio colectivo o certificación en que conste que la solicitud de adjudicación del mismo se encuentra en trámite. No. Actividad 1 Recepcionar documentos 2 Direccionar al responsable 3 Asignar al responsable 4 Verificar los requisitos Tarea Punto de Control Recepcionar la solicitud en Anexo 1 (opcional) y Anexo 2 “Formulario único para el registro de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras AN-CA-P2-F1”. Aplicar el procedimiento para la recepción y distribución de la correspondencia externa Recibir de la documentación y registrar en plantilla de control o Modulo SIGOB Correspondencia Combinar Recepción de la documentación y actividad 2 y 3 asignación del funcionario responsable. Revisar y analizar la solicitud y todos junto con los documentos y requisitos de conformidad con los requisitos legales establecidos en numeral 5 de este procedimiento. Responsable Funcionario del Área de Correspondencia Funcionario del Área de Correspondencia de la DACN. Director de la DACN. Verificar el Profesional cumplimiento Contratista requisitos Si cumple aplicar tarea 8 Si no cumple aplicar Tarea 5 – Página 2 de9 Código: AN-CA-P2 PROCEDIMIENTO INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES Y EXPEDICION DE CERTIFICACION No. Actividad Elaborar Oficio de cumplimiento de requisitos 5 6 Revisar y dar visto bueno 7 Revisar y dar visto bueno 7 Enviar oficio 9 Elaborar y revisar el acto administrativo 10 11 Numerar acto administrativo Aprobar el acto administrativo 12 Notificar el Acto Administrativo Tarea Elaborar oficio aplicando el Anexo 3, de “Oficio de no cumplimiento de requisitos y devolución de documentos” requiriendo la documentación faltante a la Alcaldía, haciendo la salvedad de interrupción del término, con el fin de obtener la documentación probatoria. Punto de Control SE RECOMIENDA: REVISAR LA REDACCIÓN. Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si Revisar y dar visto bueno oficio. no cumple devuelve al Revisar y Aprobar oficios DE responsable CUMPLIMIENTO Y NO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Elaborar acto administrativo de SI CUMPLE ¿? Resolución de registro del Consejo Comunitario aplicando el Anexo 4 de Acto Administrativo que aprueba inscripción Entregar oficio en Área de Correspondencia, aplicar el procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. Revisar resolución de registro y Verificar de fondo comunicación, respecto a los documentos y de forma acto soportes. administrativo Si cumple se da visto bueno. Si no cumple devuelve para corrección. Versión: 5 Vigente desde: 11/12/2015 Responsable Profesional contratista DACN – – o Profesional Coordinador Director de la DACN. Secretaria DACN Profesional – contratista o Coordinador Numerar y fechar original del Acto Administrativo Aprobar acto administrativo y comunicaciones y devuelve para archivo a quien numeró el acto. Recibir dos copias del Acto Administrativo y elaborar oficio solicitando al peticionario notificarse dentro de los cinco días hábiles, aplicando Anexo 5 Notificación personal Revisar contenido del oficio de Verificar de forma notificación. y fondo del oficio Si cumple, dar visto bueno. Si no de notificación. cumple, devuelve para corrección por el funcionario. Profesional – contratista Director de la DACN. Aprobar oficio de notificación. Director de la DACN. Profesional Contratista. Profesional Coordinador. – –o Página 3 de9 Código: AN-CA-P2 PROCEDIMIENTO INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES Y EXPEDICION DE CERTIFICACION No. Actividad Tarea Punto de Control Entregar oficio en Área de Correspondencia, aplicar el procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. Sí el solicitante, el apoderado o representante legal se presenta, firma notificación al reverso del acto administrativo. Sí el peticionario no se presenta dentro de los cinco días siguientes a la fecha del oficio de notificación, elaborar Edicto aplicando Anexo 7 Revisar Edicto de notificación Aprobar el Edicto de notificación 13 Registrar datos en el Registro Único 14 Archivar acto administrativo 7.2 Versión: 5 Vigente desde: 11/12/2015 Responsable Secretaria DACN Profesional Peticionario y Profesional – contratista Verificar de fondo Profesional – o y de forma el Coordinador. edicto Si cumple se da visto bueno. Si no cumple devuelve para corrección. Director de la DACN. Publicar Edicto de notificación en cartelera de la sede Carrera 8 12B-31, piso 6 durante el término establecido en la norma. Registrar datos del Consejo Comunitario en el Registro Único de la DACN, aplicando el Anexo 7 Formato AN-CAP02-F02. Archivar en la carpeta del Consejo Comunitario el acto administrativo y las comunicaciones que acreditan el registro. Profesional – contratista Profesional – contratista Profesional – contratista REGISTRO DE NOVEDADES DE LOS CONSEJOS COMUNITARIOS 7.2.1 DOCUMENTOS REQUISITOS Solicitud de actualización de reglamento interno, de planes de Etnodesarrollo de actividades, la relación de miembros, de datos relacionados con la dirección y representación legal del Consejo, usando optativamente el Anexo Nro. 9 ubicado en página web, como modelo de solicitud optativo entregado al área de correspondencia del Ministerio del Interior, en la carrera Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Copia del Acta de la Asamblea General del Consejo Comunitario, en la cual conste la aprobación o modificación del reglamento interno, Censo de la Comunidad. planes de Etnodesarrollo de actividades, la relación de miembros, los datos relacionados con la dirección y representación legal del Consejo. Si la novedad se relaciona con cambios en la composición de la junta o representante legal esta debe ser remitida por la Alcaldía correspondiente (Artículo 15, Decreto 3770 de 2008), aportando los siguientes documentos: Página 4 de9 Código: AN-CA-P2 PROCEDIMIENTO INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES Y EXPEDICION DE CERTIFICACION No. Vigente desde: 11/12/2015 Oficio remisorio de la Alcaldía en la cual se encuentra inscrito el Consejo Comunitario reportando la novedad a la DACN. Copia del Acta de la Asamblea General del Consejo Comunitario en el cual conste la modificación de la Junta o representante legal de éste. Actividad 1 Recepcionar la solicitud 2 Direccionar 3 Asignar al responsable 4 Verificar requisitos 5 Elaborar oficio no cumplimiento de requisitos Tarea Recepción de la solicitud o del oficio remisorio de la Alcaldía con los documentos adjuntos aplicar el procedimiento para la recepción y distribución de la correspondencia externa Recibir la solicitud y los documentos adjuntos y registrar en planilla de control o Modulo SIGOB Correspondencia Recepción de la documentación y asignación del funcionario responsable. Revisar y analizar la solicitud y los documentos y requisitos adjuntos de conformidad con los requisitos legales establecidos en numeral 5.2.1 de este procedimiento. Elaborar oficio al peticionario informándole el no registro de la novedad, por no cumplimiento de lo normado con el artículo 15 del decreto 3770/08 o no encontrarse en la base de datos, usando el Anexo 11 Revisar oficio respecto a documentos soporte 6 Versión: 5 Aprobar y Numerar en el SIGOB Revisar y aprobar. Punto de Control Responsable Funcionario o contratista en Área de Correspondencia Funcionario del Área de Correspondencia de la DACN. Director de la DACN Verificar el Profesional – cumplimiento contratista requisitos Si no cumple aplicar tarea 5 Si cumple aplicar Tarea 9 Profesional – contratista responsable Verificar de fondo y de Profesional o forma oficio Si Coordinador. cumple se da visto bueno. Si no cumple devuelve para corrección. Verificar de fondo y de forma oficio Si cumple se da visto Director de la DACN bueno. Si no cumple devuelve para corrección. Página 5 de9 Código: AN-CA-P2 PROCEDIMIENTO INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES Y EXPEDICION DE CERTIFICACION Actividad No. Tarea Registrar datos en planilla de control o SIGOB 7 Enviar oficio 8 Elaborar oficio comunicando aprobación de modificación Aprobar y Numerar en el SIGOB 9 Entregar oficio en Área de Correspondencia y aplicar procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. Se elabora oficio al peticionario informando el cumplimiento de los requisitos legales y aprobación de las modificaciones, aplicando el Anexo 10 Revisar oficio respecto a documentos soporte 10 Revisar y aprobar. 11 Registrar datos en planilla de control o SIGOB 12 Enviar oficio 13 Registrar modificación 14 Archivar Entregar oficio en Área de Correspondencia y aplicar procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. Actualizar la información del Consejo Comunitario en el Formato AN-CA-P02F02 (Anexo 7) Registro Único de Consejos Comunitarios Archivar copia de la comunicación en el expediente del Consejo Comunitario. Versión: 5 Vigente desde: 11/12/2015 Punto de Control Responsable Profesional – contratista Secretaria DACN Verificar de fondo y de Profesional o forma oficio Si Coordinador. cumple se da visto bueno. Si no cumple devuelve para corrección. Verificar de fondo y de forma oficio Si cumple se da visto Director de la DACN bueno. Si no cumple devuelve para corrección. Profesional – contratista Secretaria DACN Profesional – contratista r Profesional – contratista r 7.3 EXPEDICIÓN DE CERTIFICACION DE REGISTRO DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE COMUNIDADES NEGRAS EN EL REGISTRO ÚNICO 7.3.1 DOCUMENTOS REQUISITO Solicitud de certificación, presentada en el área de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No. 8-46 piso 1, aplicando el Anexo 12 ubicado en la página WEB www.mininterior.gov.co, esta debe: Indicar los datos del Consejo Comunitario, Departamento Indicar el nombre, número y fecha de Resolución de Registro del Consejo Comunitario. Finalidad de la misma Página 6 de9 Código: AN-CA-P2 PROCEDIMIENTO INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES Y EXPEDICION DE CERTIFICACION No. Actividad Tarea Recepcionar la solicitud Recepción de la solicitud en Anexo 12 (optativo) o del oficio remisorio de la Alcaldía con los documentos adjuntos y aplicar procedimiento correspondencia externa 2 Direccionar Recibir la solicitud y los documentos adjuntos y registra en planilla de control 3 Asignar respuesta Recibir y asignar funcionario 1 4 Verificar los requisitos 5 Elaborar Oficio no expedición de certificación Revisar y analizar la solicitud y los documentos y requisitos adjuntos de conformidad con los requisitos legales establecidos en numeral 5.3.1 de este procedimiento. Revisar que se encuentre inscrito en el registro único (base de datos en Excel, el sistema de información de etnias y la carpeta del Consejo Comunitario). Si no se encuentra en el registro único se elabora oficio informando la no expedición del certificación por el no encontrarse en la base de datos de la DACN, aplicando el Anexo 14 6 Revisar y aprobar Revisar y aprobar 7 Registrar datos Registrar datos en planilla de control o SIGOB Elaborar la certificación de registro, aplicando el Anexo 13. Revisar certificación y oficio del solicitante y documentos soporte 8 Proyectar la certificación Revisar y aprobar Registrar datos en planilla de control o SIGOB Punto de Control Versión: 5 Vigente desde: 11/12/2015 Responsable Funcionario o contratista en Área de Correspondencia Funcionario del Área de Correspondencia de la DACN. Director de la DACN Verificar el cumplimiento requisitos Si no cumple aplicar Profesional – tarea 5 contratista Si cumple aplicar Tarea 8 Profesional – contratista Verificar de fondo y de forma oficio Si cumple se da visto bueno. Si no cumple devuelve para corrección. Director de la DACN Profesional – contratista. Verificar de fondo y de forma oficio Si cumple se da visto bueno. Si no cumple devuelve para corrección. Verificar de fondo y de forma oficio Si cumple se da visto bueno. Si no cumple devuelve para corrección. Profesional – o Coordinador Director de la DACN Profesional – contratista. Página 7 de9 Código: AN-CA-P2 PROCEDIMIENTO INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES Y EXPEDICION DE CERTIFICACION No. 7 8 8 Actividad Enviar la certificación o oficio Archivar Tarea Vigente desde: 11/12/2015 Punto de Control Entregar certificación en el Área de correspondencia y aplicar el procedimiento para la gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias Archivar copia de la certificación en el expediente del Consejo Comunitario ó el oficio informando la no expedición del certificación Responsable Profesional – contratista. Profesional – contratista. REGISTROS REGISTROS Documentos del Proceso de Aplicación y Ejecución de Normas DCN. Formularios, anexos 9 Versión: 5 RESPONSABLE -Profesional –o Coordinador. FRECUENCIA Cuando se den cambios en la normatividad Colombiana referente a la Inscripción de Organizaciones de Base de Comunidades Negras en el registro único y novedades. UBICACIÓN www.mininterior.gov.co link SIGI, documentación del SIGI, proceso de aplicación y ejecución de normas - DCN. ANEXOS Anexo No. 1. Anexo No. 2. Anexo No. 3. Anexo No. 4. Anexo No. 5. Anexo No. 6. Anexo No. 7. Anexo No. 8. Anexo No. 9. Anexo No. 10. Anexo No. 11. Anexo No. 12. Anexo No. 13. Anexo No. 14. Solicitud de inscripción de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras Formulario único para el registro de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras. AN-CA-P2-F1 Oficio de no cumplimiento de los requisitos y devolución de documentos Acto Administrativo de resolución de inscripción de Consejos Comunitarios. Oficio solicitando se presente a notificación Notificación personal. Notificación por Edicto Registro Único de Consejos Comunitarios. AN-CA-P2-F2 Solicitud de registro de novedades Oficio de Registro de modificaciones de novedades Oficio de no registro de novedades Solicitud expedición de certificación Certificación de inscripción de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras Oficio no expedición de certificación de inscripción de Consejos Comunitarios de Comunidades Negras por no encontrarse en la base de datos 10 CONTROL DE CAMBIOS FECHA 29/10/2010 CAMBIO Actualización del procedimiento de registro de inscripción de consejos comunitarios de comunidades negras, incluyendo dentro del mismo proceso, la expedición de certificaciones y la inclusión de novedades. Se actualizaron, ajustaron e incluyeron nuevos formatos. VERSIÓN 02 Página 8 de9 Código: AN-CA-P2 PROCEDIMIENTO INSCRIPCION DE CONSEJOS COMUNITARIOS DE COMUNIDADES NEGRAS, REGISTRO DE NOVEDADES Y EXPEDICION DE CERTIFICACION 29/12/2011 29/11//2013 25/06/2015 Versión: 5 Vigente desde: 11/12/2015 Se ajusta por modificación de estructura organizacional establecida en el decreto 2893 de agosto de 2011 a la DACN y a la Guía de llineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos versión 03 19/10/2011. En formato solicitud de elaboración y modificación de procedimientos se relacionan los anexos a eliminar y a crear Se modifica la versión 3 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de certificación por la nueva entidad certificadora. Se modifica la versión 04 con el fin de actualizar el logo y lema del Ministerio del Interior Se adiciona el punto 6 Información general de la entidad 03 04 05 Elaboró Aprobó ______________________________ Grupo de Gestión en participación y Soporte Normativo-DCN ______________________________ Alexandra Córdoba Monroy Director (E) de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras Revisó _______________________________ Equipo de Planeación -DCN Archivar en: 1103.47.04 Procesos Misionales- Aplicación y Ejecución de Normas- Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras Página 9 de9