PROCEDIMIENTO INSCRIPCION, NOVEDADES Y EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIÓN DE ORGANIZACIONES DE BASE DE

PROCEDIMIENTO
INSCRIPCION, NOVEDADES Y EXPEDICIÓN DE
CERTIFICACIÓN DE ORGANIZACIONES DE BASE DE
COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS,
RAIZALES Y PALENQUERAS
Código: AN-CA-P5
Versión: 2
Vigente desde:
11/12/2015
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y las actividades requeridas para atender las solicitudes de las Organizaciones de
Base de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras con el fin de validar el reconocimiento
como sujetos de derechos étnicos, para su identificación y ejercicio en los espacios de participación creados por la
Ley y decretos reglamentarios, para:
 Inscripción de Organizaciones de Base de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras en
el Registro Único de la DNC del Ministerio del Interior
 Registro de novedades de Organizaciones de Base de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras, inscritos en el Registro Único de la DCN del Ministerio del Interior, de acuerdo con el Art. 17 del
Decreto 3770 de 2008.
 Registro de novedades de Organizaciones de Base de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras, inscritos en el Registro Único de la DCN del Ministerio del Interior, respecto a los cambios en la
composición de sus juntas directivas- Representante Legal y/o datos de contacto.
 Expedición de certificaciones del registro de Organizaciones de Base de Comunidades Negras,
Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras, en el registro único.
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de la solicitud y documentos soporte en la Grupo de Correspondencia y finaliza con el
archivo y conservación del expediente.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Acto administrativo: Son las manifestaciones de voluntad de la administración, tendientes a modificar el orden
jurídico, es decir, producir efectos jurídicos.
Organizaciones de Base. Organizaciones de Base. Son asociaciones integradas por personas de la Comunidad
Negra, que actúan a nivel local, reivindicando y promoviendo los derechos territoriales, culturales, económicos,
políticos, sociales, ambientales y la participación y toma de decisiones autónomas de este grupo étnico.”
Así mismo se destacan como grupos autónomos de las comunidades afrocolombianas, palenqueras y raizales,
que se pueden encontrar en las ciudades y en el campo, esta estructura organizativa refleja la capacidad que los
afrodescendientes han tenido de sostener sus palenques históricos y la posibilidad de convertirlos en escenarios
de sustento cultural para la conservación de sus tradiciones históricas alrededor de la medicina tradicional, las
danzas, la lengua, la música, el canto, la justicia propia y la espiritualidad como expresiones de resistencia
histórica y contemporánea.
Representante Legal: La representación es una figura que comprende toda clase de actos jurídicos la utilidad de
esta figura descansa sobre el hecho de facilitar o, en su caso, posibilitar la actuación jurídica de una persona.
Gestión de sus asuntos en relación con terceros por medio de otra.
DCN: Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras
SIGI: Sistema Integrado de Gestión Institucional.
SIGOB: Sistema de Transparencia Documental y el desarrollo del Módulo de consulta Ciudadana de la
correspondencia registrada en el Sistema de Transparencia Documental1.
1
Página 8 del convenio 160, suscrito entre el PNUD en Junio de 2011 con el objeto de “Contribuir al fortalecimiento de las capacidades de
Programación y Gestión Estratégica del Ministerio del Interior y de Justicia.
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4. RESPONSABILIDAD
La obligación de los cargos responsables, frente a la elaboración, revisión, aprobación y aplicación de los
correspondientes documentos Director y Grupo delegado.
5. NORMATIVIDAD
Art. 55 transitorio de la Constitución Política de Colombia.
5.1 LEYES





Ley 70 de 1993, Por la cual se desarrolla el artículo transitorio 55 de la Constitución Política.
Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración
pública y se fijan otras disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa.
Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones
públicas o prestan servicios públicos.
Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo. Artículos 44 y 45
Ley 1474 de 2012, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
5.2 DECRETOS
 Decreto 3770 de 2008, Por el cual se reglamenta la Comisión Consultiva de Alto Nivel de Comunidades
Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras; se establecen los requisitos para el Registro de
Consejos Comunitarios y Organizaciones de dichas comunidades y se dictan otras disposiciones, en
particular el capítulo III denominado “Del Registro Único de Organización de las Comunidades Negras,
Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras y Consejos Comunitarios” articulo 14 y ss que hace referencia a
los requisitos para la inscripción.
 Decreto 2893 de 2011, por la cual se adopta la estructura del Ministerio del Interior, Art. 14
 Decreto 019 de 10 de enero de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración Pública".
5.3
RESOLUCIONES


Resolución 252 de 2013, Por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición y la
interposición de recursos ante el Ministerio del Interior.
NTGP 1000:2009 Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras
Entidades Prestadoras de Servicios. Requisitos Numerales 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.5.3, 6.1, 7.2.3, 8.1,
8.2.3, 8.4 y 8.5.
5.4 SENTENCIAS


Sentencia del 5 de agosto de 2010 expedida por el Consejo de Estado.
Sentencia T823 de 2012 de la Corte Constitucional
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6. DESARROLLO
6.1.
INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE ORGANIZACIONES DE BASE DE
COMUNIDADES NEGRAS AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS
6.1.1. REQUISITOS Y DOCUMENTOS
La solicitud dirigida a la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras, aportando los siguientes documentos, de acuerdo al artículo 14 del Decreto 3770 de 2008:
“a) El documento de constitución, debe tener dentro de sus objetivos la reivindicación y promoción de los
derechos humanos, territoriales, sociales, económicos, culturales, ambientales y/o políticos de las Comunidades
Negras, Afrocolombianas, Raizales o Palenqueras, desde la perspectiva étnica, dentro del marco de la diversidad
etnocultural que caracteriza al país;
b) Tengan más de un año de haberse conformado como tales;
c) Allegar el formulario único de registro, debidamente diligenciado, el cual será suministrado por la Dirección de
Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras del Ministerio del Interior, o la
dependencia que haga sus veces; (Formulario Único de Registro, Formato AN-CA-P-05-F01 (Anexo 2),el cual se
encuentra en la página web).
d) Acta de constitución de la organización, con la relación de sus integrantes, con sus respectivas firmas, número
de documento de identidad, domicilio, en número no inferior a quince (15) miembros;
e) Los Estatutos de la organización, los cuales no podrán omitir los siguientes aspectos:
I. Estructura interna de la organización.
II. Procedimiento para la elección de sus representantes y dignatarios.
III. Procedimiento para la toma de decisiones;
f) Nombres de sus voceros o representantes elegidos democráticamente;
g) Plan de actividades anual;
h) Dirección para correspondencia.
Parágrafo: Los Estatutos de las organizaciones a que alude el presente artículo, se deberá establecer
expresamente que las personas que integran la organización, deben ser miembros de Comunidades Negras,
Afrocolombianas, Raizales o Palenqueras”.
No.
1
Actividad
Radicar y transferir
la solicitud y
documentos
soportes
Tarea
Punto de Control
Responsable
Recibir solicitud y documentos
soportes de acuerdo con el
Funcionario del Grupo de
procedimiento para la recepción y
Correspondencia Ministerio
distribución de la correspondencia
del Interior
externa
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RAIZALES Y PALENQUERAS
No.
2
3
4
Actividad
Recibir solicitud y
documentos
soportes
Asignar
Responsable
Estudiar y dar
trámite a la solicitud
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Tarea
Punto de Control
Responsable
Direccionar la correspondencia de
acuerdo con el procedimiento para
la recepción y distribución a la
Dirección
de
Asuntos
para
Comunidades
Negras,
Afrocolombianas,
Raizales
y
Palenqueras.
Recepción de la documentación
radicada por el solicitante en el
Grupo de Correspondencia y
Secretaria Despacho
entrega al despacho.
Reenvio
al
correo
[email protected]
, para ser radicado en el SIGOB
Modulo
de
Correspondencia,
cuando se allegue la solicitud por
los correos del canal virtual del
6.1.1 Canal Virtual
Revisa la solicitud y de acuerdo
con el tema lo asigna a un
responsable
Revisar y analizar la solicitud y los
documentos soportes adjuntos de
conformidad con los requisitos y
condiciones establecidas en el
numeral
6.1.1
de
este
procedimiento.
Funcionario del grupo de
Servicio y funcionario Grupo
de participación y Soporte
Normativo
Director(a) DCN
Grupo de Participación y
Soporte Normativo DNCProfesional – Contratista
Si la solicitud no cumple con las
condiciones y requisitos previstos
para la actuación prevista en este
procedimiento; se devuelve la
solicitud por no cumplimiento de
requisitos, o si solo faltare cumplir
algunos requisitos se solicita
mediante oficio al solicitante
complete dichas condiciones o
requisitos faltantes ( aplicar anexos
a, b, x)
Si la solicitud cumple con las
condiciones y requisitos previstos
pase al paso siguiente.
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No.
Actividad
Tarea
Elaborar acto administrativo de
Resolución de registro de la
Organización de Base de
Comunidades Negras aplicando el
Anexo 4 de Acto Administrativo que
aprueba inscripción
Revisar resolución de registro y
comunicación, respecto a los
documentos soportes.
Punto de Control
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Responsable
Profesional – contratista
Grupo de Participación y
Soporte Normativo DNC-
Verificar de fondo Coordinador Grupo de
y de forma acto
Participación y Soporte
administrativo Si Normativo DNCcumple se da visto
bueno. Si no
cumple devuelve
para corrección.
Numerar y fechar original del Acto
Profesional – contratista
Administrativo y registra en la
Grupo de Participación y
bitacora.
Soporte Normativo DNCAprobar acto administrativo y
Director de la DCN.
comunicaciones y devuelve para
archivo a quien numeró el acto.
Recibir dos copias del Acto
Profesional – Contratista
Administrativo y elaborar oficio
Grupo de Participación y
solicitando
al
peticionario
Soporte Normativo DNCnotificarse dentro de los cinco días
hábiles,
aplicando
Anexo
5
Notificación personal
Revisar contenido del oficio de Verificar de forma Coordinador
Grupo
de
notificación.
y fondo del oficio Participación
y
Soporte
Si cumple, dar visto bueno. Si no de notificación.
Normativo DNCcumple, devuelve para corrección
por el funcionario.
Aprobar oficio de notificación.
Director de la DCN
5
Notificar el Acto
Administrativo
Entregar oficio en Área de
Correspondencia,
aplicar el
procedimiento para la Gestión de la
correspondencia
interna
con
destino
externo
e
interdependencias.
Sí el solicitante, el apoderado o
representante legal se presenta,
firma notificación al reverso del
acto administrativo.
Sí el peticionario no se presenta
dentro de los cinco días siguientes
a la fecha del oficio de notificación,
elaborar Aviso
Profesional – Contratista
Grupo de Participación y
Soporte Normativo DNC-
Profesional – Contratista
Grupo de Participación y
Soporte Normativo DNCProfesional – Contratista
Grupo de Participación y
Soporte Normativo DNC-
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No.
Actividad
Tarea
Revisar Aviso de notificación
Aprobar el Aviso de notificación
6
Registrar datos en el
Registro Único
7
Archivar acto
administrativo
8
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Punto de Control
Responsable
Verificar de fondo Profesional – Contratista
y de forma el Grupo de Participación y
edicto Si cumple Soporte Normativo DNCse da visto bueno.
Si
no
cumple
devuelve
para
corrección.
Director de la DACN.
Publicar Aviso de notificación en
Cartelera de la sede Carrera 8 12B31, piso 13 durante el término
establecido en la norma.
Registrar datos de la Organización
de Base de Comunidades Negras,
Afrocolombianas,
Raizales
y
Palenqueras, en el Registro Único
de la DNC
Archivar en la carpeta de la
Organización de Base de
Comunidades Negras, el acto
administrativo, los documentos
soportes y las comunicaciones que
acreditan el registro.
Profesional – Contratista
Grupo de Participación y
Soporte Normativo DNCProfesional – contratista
Grupo de Participación y
Soporte Normativo DNCProfesional – contratista
Grupo de Participación y
Soporte Normativo DNC-
6.2. REGISTRO
DE NOVEDADES DE ORGANIZACIONES DE BASE DE COMUNIDADES NEGRAS,
AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS
6.2.1.
DOCUMENTOS Y REQUISITOS
Solicitud de actualización de datos relacionados con la dirección y representación legal de la Organización de
Base de Comunidades Negras, aportando los siguientes documentos, de conformidad con el artículo 18 de
Decreto 3770 de 2008:

No.
1
Copia del Acta de la Asamblea General de la Organización de Base de Comunidades Negras,
Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras, en la cual conste el cambio relacionados con la Junta Directiva
y representación legal, detallando la estructura y/o composición de dirección elegida, se debe adjuntar el
listado de asistencia con las respectivas firmas.
Actividad
Radicar y transferir la
solicitud y documentos
soportes
Tarea
Recibir solicitud y documentos soportes
de acuerdo con el procedimiento para
la recepción y distribución de la
correspondencia externa
Punto de
Control
Responsable
Funcionario o
contratista en
Área de
Correspondencia
Ministerio del
Interior
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CERTIFICACIÓN DE ORGANIZACIONES DE BASE DE
COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS,
RAIZALES Y PALENQUERAS
Direccionar la correspondencia de
acuerdo con el procedimiento para la
recepción y distribución a la Dirección
de Asuntos para Comunidades Negras,
Afrocolombianas,
Raizales
y
Palenqueras.
Recibir solicitud y
documentos soportes
2
Recepción de la documentación
radicada por el solicitante y entrega al
despacho.
Recepción de la documentación
radicada por el solicitante en el Grupo
de Correspondencia y entrega al
despacho.
3
Asignar Responsable
Estudiar y dar trámite a
la solicitud
4
Archivar
5
Reenvío
al
correo
[email protected],
para ser radicado en el SIGOB Modulo
de Correspondencia, cuando se allegue
la solicitud por los correos del canal
virtual del 6.1.1 Canal Virtual de este
procedimiento
Actualizar
la información de la
Organización de Base en el Registro
Único Nacional de Organizaciones de
Base y
Consejos Comunitarios de
Comunidades Negras
Elaborar oficio en plantilla del SIGOB al
peticionario
informando
el
cumplimiento de los requisitos legales
y aprobación de las modificaciones,
aplicando el Anexo 10, aplicando
procedimiento para la Gestión de la
correspondencia interna con destino
externo e interdependencias.
Archivar copia de la comunicación en el
expediente de la Organización de Base
de Comunidades Negras.
Código: AN-CA-P5
Versión: 2
Vigente desde:
11/12/2015
Funcionario del
Área de
Correspondencia
de la DACN.
Secretaria
Despacho
Secretaria
Despacho
Funcionario del
grupo de Servicio
y funcionario
Grupo de
participación y
Soporte Normativo
Profesional –
contratista Grupo
de Participación y
Soporte Normativo
DNC-
Profesional –
contratista Grupo
de Participación y
Soporte Normativo
DNC-
Profesional –
contratista Grupo
de Participación y
Soporte Normativo
DNC-
6.3. EXPEDICIÓN DE CERTIFICACION DE REGISTRO DE ORGANIZACIONES DE BASE DE
COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS. RAIZALES Y PALENQUERAS
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CERTIFICACIÓN DE ORGANIZACIONES DE BASE DE
COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS,
RAIZALES Y PALENQUERAS
6.3.1.


No.
1
Versión: 2
Vigente desde:
11/12/2015
REQUISITOS Y DOCUMENTOS
Solicitud de certificación, esta debe indicar: Los datos de la Organización de Base de Comunidades
Negras, Departamento, número y fecha de Resolución de Inscripción.
Finalidad de la misma
Actividad
Tarea
Radicar y transferir
la solicitud y
documentos
soportes
Direccionar
Recepción de la solicitud
con los
documentos adjuntos
y aplicar
procedimiento correspondencia externa
Direccionar la correspondencia de
acuerdo con el procedimiento para la
recepción y distribución a la Dirección
de Asuntos para Comunidades Negras,
Afrocolombianas,
Raizales
y
Palenqueras.
Recepción de la documentación
radicada por el solicitante en el Grupo
de Correspondencia y entrega al
despacho.
Reenvío
al
correo
[email protected],
para ser radicado en el SIGOB Modulo
de Correspondencia, cuando se allegue
la solicitud por los correos del canal
virtual del 6.1.1 Canal Virtual de este
procedimiento
Funcionario o
contratista en Área de
Correspondencia
Director de la DNC
2
Recibir solicitud y
documentos
soportes
3
Asignar respuesta
Revisa la solicitud y asigna funcionario
4
Estudiar y dar
trámite a la
solicitud
Revisar y analizar la solicitud y los
documentos y requisitos adjuntos de
conformidad con los requisitos legales
establecidos en numeral 6.5.1. de este
procedimiento.
Revisar que se encuentre inscrito en el
registro único (base de datos en
Excel,).
5
Código: AN-CA-P5
Si no se encuentra en el registro se
devuelve al peticionario, informando la
no expedición del certificación por el
no encontrarse en la base de datos de
la DNC, aplicando el anexo 14.
Si la solicitud cumple y es aceptada, se
continúa con el siguiente paso.
Punto de Control
Responsable
Funcionario del Área
de Correspondencia
de la DACN.
Secretaria Despacho
Funcionario del grupo
de Servicio y
funcionario Grupo de
participación y
Soporte Normativo
Verificar
el
cumplimiento
requisitos
Si
no
cumple aplicar tarea 5
Si cumple, aplicar
Tarea 6
Profesional –
contratista Grupo de
Participación y
Soporte Normativo
DNC-
Profesional –
contratista Grupo de
Participación y
Soporte Normativo
DNC-
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COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS,
RAIZALES Y PALENQUERAS
No.
6
Actividad
Proyectar la
certificación
7
Enviar la
certificación o
oficio
8
Archivar
Tarea
Punto de Control
Elaborar la certificación de registro, Verificar de fondo y de
aplicando el Anexo 13.
forma oficio Si
cumple se da visto
bueno. Si no cumple
devuelve para
corrección.
Revisar y aprobar
Verificar de fondo y de
forma oficio Si
cumple se da visto
bueno. Si no cumple
devuelve para
corrección.
Registrar datos en planilla de control o
SIGOB
Entregar certificación en el Área de
correspondencia
y aplicar el
procedimiento para la gestión de la
correspondencia interna con destino
externo e interdependencias
Archivar copia de la certificación en el
expediente del Consejo Comunitario ó
el oficio informando la no expedición
del certificación
Código: AN-CA-P5
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Vigente desde:
11/12/2015
Responsable
Coordinador Grupo
de Participación y
Soporte Normativo
DNC-
Director de la DNC
Profesional –
contratista Grupo de
Participación y
Soporte Normativo
DNC-.
Profesional –
contratista Grupo de
Participación y
Soporte Normativo
DNCProfesional –
contratista Grupo de
Participación y
Soporte Normativo
DNC-
7. REGISTROS
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.
REGISTROS
Registro único de
organizaciones y sistema de
información de Comunidades
Negras, Afrocolombianas,
Raizales y Palenqueras
RESPONSABLE
Grupo de Soporte Normativo –
Dirección de Asuntos para
Comunidades Negras.
Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras
FRECUENCIA
N/A
SIGOB
Oficina de información publica
N/A
Pagina WEB MI
Director de la DCN y servidor público
encargado de la alimentación de la
pagina
N/A
UBICACIÓN
Grupo de Soporte
Normativo –
Dirección de
Asuntos para
Comunidades
Negras.
Afrocolombianas,
Raizales y
Palenqueras
Servidor oficina de
Sistemas
www.mininterior.go
v.co
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CERTIFICACIÓN DE ORGANIZACIONES DE BASE DE
COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS,
RAIZALES Y PALENQUERAS
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8. ANEXOS
ANEXO 1 Solicitud de inscripción Organizaciones de Base de Comunidades Negras
ANEXO 2 Formato AN-AN-P-01-F01 (Anexo 2), “Formulario único para el registro de Organizaciones de
Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras
ANEXO 3 Oficio de no cumplimiento de los requisitos y devolución de documentos
ANEXO 4 Resolución por la cual se inscribe una Organización de Base de Comunidades Negras.
ANEXO 5 Oficio Citación para notificación personal del Acto Administrativo
ANEXO 6. Notificación personal.
ANEXO 7 Notificación por Aviso
ANEXO 8 Oficio comunicación registro de novedades
ANEXO 9 Solicitud de Registro de novedades
ANEXO 10 Solicitud de No Registro Modificaciones de novedades
ANEXO 11 Solicitud de certificación de Inscripción de Organizaciones de Base de Comunidades Negras
ANEXO 12 Certificación de inscripción de Organizaciones de Base de Comunidades Negras
ANEXO 13 Oficio no expedición de certificación de inscripción de Organizaciones de Base de Comunidades
Negras por no encontrarse en la base de datos.
12. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
25/06/2015
CAMBIO
Se modifica la versión 01 con el fin de actualizar el logo
y lema del Ministerio del Interior
Se adiciona el punto 6 Información general de la entidad
en el cual se integra el tema de canales de recepción y
de orientación
Elaboró
______________________________
Grupo de Gestión en participación y
Soporte Normativo-DCN
Revisó
_______________________________
Equipo de Planeación -DCN
VERSIÓN
02
Aprobó
______________________________
Alexandra Córdoba Monroy
Director (E) de Asuntos para Comunidades
Negras, Afrocolombianas, Raizales y
Palanqueras
Archivar en: 1103.47.04 Procesos Misionales- Aplicación y Ejecución de Normas- Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas,
Raizales y Palanqueras
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