caracterizacion_acn.doc

Código: AN-CA-C1
CARACTERIZACIÓN
APLIACION Y EJECUCION DE NORMAS
ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS
OBJETIVO DEL
PROCESO O
SUBPROCESO
ALCANCE
LÍDER
RESPONSABLE
POLITICA DE
OPERACIÓN
PROVEEDOR
Consejos
Comunitarios de
Comunidades Negras
(1)
Comunidades negra,
afrocolombianas,
raizales y palenqueras
(1,2,3,4)
Versión: 7
Vigente desde:
11/12/2015
Coordinar e implementar lineamientos de política pública frente a las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras a través del reconocimiento y protección de sus derechos con el propósito de mejorar su calidad de vida y promover
su integridad étnica y cultural.
Desde la inscripción de consejos comunitarios y organizaciones de base de las comunidades negras, novedades y expedición de
certificación de registro, pasando por la expedición de certificados de autoreconocimiento y coordinación para la asignación de
cupos y descuentos, hasta la resolución de impugnaciones de los actos de elección de las juntas de los Consejos Comunitarios.
DIRECTOR DE ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS
Coordinar la implementación de políticas orientadas al reconocimiento y protección de las comunidades negras, afrocolombianas,
raizales y Palanqueras, y promover la integridad étnica y cultural y sus derechos fundamentales..
ENTRADAS
1. Comunicación de
la
Alcaldía
respectiva ante la
cual se presento
recurso de primera
instancia
y
documentos
soportes.
1.Solicitud
de
certificación
2.Copia de registro civil
que acredite parentesco
en primer grado de
consanguinidad con la
persona de raza negra
3.Fotocopia
legible
ampliada al 150% del
documento de dentidad
ACTIVIDADES
RESOLVER EN SEGUNDA INSTANCIA
LA APELACIÓN DE LAS ACTAS DE
ASAMBLEA DE ELECCIÓN DE LAS
JUNTAS
DE
LOS
CONSEJOS
COMUNITARIOS,
PARA
TENER
CLARIDAD SOBRE LA CONFORMACIÓN
Y
REPRESENTACIÓN
DE
LOS
CONSEJOS
COMUNITARIOS
DE
COMUNIDADES NEGRAS.
Procedimiento para resolver las solicitudes
de impugnación de los actos de elección de
las juntas de los Consejos Comunitarios.
AN-CA-P1
CERTIFICACIÓN COMO MIEMBRO DE
LA POBLACIÓN AFROCOLOMBIANA.
Procedimiento para expedir certificación de
autorreconocimiento como miembro de la
población negra, Afrocolombiana, Raizal y
Palenquera. AN-CA-P3
RESPONSABLE
Funcionarios,
Coordinador
de
Grupo
contratistas
Director DACN
Funcionarios,
Coordinador
de
Grupo
contratistas
Director DACN
SALIDAS
1. Comunicación
de cumplimiento
de requisitos y
prórroga de
términos
2. Resolución por la
cual se resuelve el
recurso de apelación
3. Notificación
personal
4. Notificación por
edicto
1.Solicitud
de
certificación
como
miembro
de
la
población
afrocolombiana
2.Oficio
de
devolución solicitud
por no cumplimiento
de requisitos
3.Certificación
4.Formato
AN-CAP3-F1
CLIENTES
Consejos
Comunitarios
de
Comunidade
s Negras
1,2,3,4
Comunidad
negra,
afrocolombia
na, raizal y
palanquera
(1,2,3,4)
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Código: AN-CA-C1
CARACTERIZACIÓN
APLIACION Y EJECUCION DE NORMAS
ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS
Peticionarios
aspirantes
a
la
educación superior
(1,2,3,4,)
Comunidad negra,
afrocolombiana,
raizal y Palenqueras
(1)
Organizaciones
de
Base en Formación (1)
1 Solicitud de cupo
y/o
descuentos
Especiales
en
Instituciones
de
Educación Superior,
Técnicas
o
Tecnológicas
2.
Acta
de
compromiso con la
Universidad
3. Copia de registro civil
que acredite parentesco
en primer grado de
consanguinidad con la
persona de raza negra
4. Fotocopia legible
ampliada al 150% del
documento de identidad,
por las dos caras
1. Solicitud de:
inscripción en el registro
único nacional de
Organizaciones de
Base, Actualización de
novedades y
certificación de
pertenencia a una
Organización y
documentos soportes
ACCESO DE LA POBLACIÓN NEGRA,
AFROCOLOMBIANA,
RAIZAL
Y
PALENQUERA A LA EDUCACIÓN
SUPERIOR
Procedimiento para coordinar la
asignación de cupos y/o descuentos
especiales en instituciones de educación
Superior, técnicas o tecnológicas AN-CAP4
Vigente desde:
11/12/2015
1. Solicitud de
cupos y
descuentos
especiales a las
instituciones de
Funcionarios,
educación
Coordinador
de
superior
Grupo
2. Oficio devolución
contratistas
por no
Director DACN
cumplimiento de
requisitos
INSCRIPCIÓN, NOVEDADES Y
EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIÓN
Procedimiento Inscripción, Novedades y
Expedición de Certificación de
Organizaciones de Base de Comunidades
Negras, Afrocolombianas, Raizales y
Palenqueras AN-CA-P5
Versión: 7
Funcionarios
Grupo
Participación
Soporte
Normativo
de
y
Director
de
Comunidades
Negras,
Afrocolombianas,
Raizales
y
Palenqueras
1. Resolución de
Inscripción en
registro único
2. Notificación/certifi
cación de
inscripción en el
registro único,
3. Notificación de
registro de
novedades,
4. Notificación
personal, de no
cumplimiento y
por aviso
Aspirantes a
la educación
superior (1,2)
Instituciones
de
Educación
Superior (1)
Comunidad
negra,
afrocolomb
iana, raizal
y
Palenquera
s (1,2,3,4)
Organizacion
es de Base
en
Formación
(1,2,3,4)
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Código: AN-CA-C1
CARACTERIZACIÓN
APLIACION Y EJECUCION DE NORMAS
ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS
Versión: 7
Vigente desde:
11/12/2015
DOCUMENTOS INTERNOS
CÓDIGO
TIPO
AN-CA-P1
1. Procedimiento
AN-CA-P2
2. Procedimiento
AN-CA-P3
3. Procedimiento
AN-CA-P4
4. Procedimiento
AN-CA-P5
5. Procedimiento
TÍTULO
Procedimiento para resolver impugnación de los actos de elección de las juntas de los
consejos comunitarios.
Procedimiento para la inscripción de consejos comunitarios de comunidades negras,
novedades y expedición de certificaciones
Procedimiento para expedir certificación de autorreconocimiento como miembro de la
población negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera.
Procedimiento para coordinar la asignación de cupos y/o descuentos especiales en
instituciones de educación Superior, técnicas o tecnológicas
Procedimiento Inscripción, Novedades y Expedición de Certificación de Organizaciones
de Base de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras
FECHA
DOCUMENTOS EXTERNOS
TIPO
NÚMERO
FECHA
TÍTULO
Ver normatividad en el numeral 5 de los procedimientos señalados en el ítem de documentos internos
GESTIÓN DE INDICADORES
GESTIÓN DE RIESGOS
(Referenciar)
Los indicadores de proceso se encuentran relacionados en la Matriz
para la Gestión de Indicadores de Proceso.
RECURSOS
HUMANOS
1. Director Técnico
Administrativo (1)
2. Asesor (1)
3. Profesional Especializado (4)
4. Profesional Universitario (6)
5. Auxiliar de Servicios
Generales (1)
6. Secretaria Ejecutiva (1)
7. Secretaria (1)
8. Técnico Administrativo (1)
Contratistas (8)
FÍSICOS
1.
2.
3.
4.
5.
Despacho Director (1)
Puestos de trabajo (25)
Archivadores (7)
Sala de espera
Área física de archivos
compartida con la
Dirección de Asuntos
indígenas, Rom y Minorías
6. Anaqueles para archivo
TECNOLÓGICOS
7.
8.
9.
10.
11.
FINANCIEROS
Computadores (24)
Puntos de Red (24)
Servicio de Internet
SIGOB
Teléfonos(15)
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Código: AN-CA-C1
CARACTERIZACIÓN
APLIACION Y EJECUCION DE NORMAS
ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS
FECHA
09/07/2009
02/09/2009
29/10/2010
29/12/2011
29/11/2013
22/04/2014
CONTROL DE CAMBIOS
CAMBIO
Ingreso del proceso de la Comisión Consultiva de Alto Nivel, se amplió los registros, se completo la
información en las entradas y salidas y se dio una revisión completa del documento.
En el objetivo y política del proceso se eliminó la actividad de “CERTIFICACIÓN DE PRESENCIA DE
COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS EN EL AREA DE
INFLUENCIA DE UN PROYECTO”, en razón a que la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras,
Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras, ya no tiene dicha función, la misma quedó en cabeza del Grupo de
Consulta Previa, el cual depende del Despacho de la señora Viceministra del Interior. Se incluyó una nueva
actividad relacionada con capacitación sobre derechos de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales
y palenqueras.
En la actividad de INCORPORACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN se suprimió la referencia a
ETNIAS y se corrigió a Asuntos Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. Se completo
la información en fuente, entrada y en hacer de la actividad. Se amplió los registros En indicadores
estratégicos se incluyó la información de la actividad de capacitación. En requisitos de norma se sustituyó el
Decreto 1720 de 2008, por el Decreto 4530 de 2008, toda vez que este último derogo al Decreto 1720. En los
riesgos: El control para el primer riesgo se cambia de semanalmente a mensualmente, toda vez que el riesgo
es moderado. Se ajustó el riesgo segundo, y en consecuencia el control del riesgo. En acciones a implementar
del último riesgo de ajusta, y en consecuencia se ajusta la política de administración en riesgo.
Se ajusto la caracterización en el nuevo formato, se ajustaron los procedimientos , donde se incluyo el
procedimiento para resolver las solicitudes de impugnaciones de los actos de elección de las juntas de los
consejos comunitarios, y se suprimió el procedimiento de registro único de organizaciones de base de
comunidades negras y el procedimiento de expedición de certificaciones de inscripción, representación legal y
juntas de los consejos comunitarios y las organizaciones de comunidades negras. Se ajustaron y se incluyeron
nuevos formatos de los procedimientos. Además, para la medición de la satisfacción del cliente se elaboró un
formato de encuesta el cual es aplicado por los contratistas y funcionarios de la Dirección y otro formato para la
evaluación de satisfacción en reuniones y capacitaciones que sean impartidas por la Dirección.
Se ajusta caracterización, procedimientos y anexos, por modificación de estructura organizacional establecida
en el decreto 2893 de agosto de 2011 y a la Guía de llineamientos para la elaboración y/o modificación de
documentos versión 03 19/10/2011. En formato solicitud de elaboración y modificación de documentos se
relacionan las versiones de los procedimientos y los anexos a eliminar y a crear.
Se modifica la versión 4 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de
certificación por la nueva entidad certificadora.
Se modifica la versión 05 dada la necesidad de introducir un nuevo procedimiento y sus formatos, el cual se
detalla en el ítem de documentos internos.
Versión: 7
Vigente desde:
11/12/2015
VERSIÓN
01
02
03
04
05
06
Se actualiza el objetivo y la política de este documento y los ítems documentos internos, externos y registros
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Código: AN-CA-C1
CARACTERIZACIÓN
APLIACION Y EJECUCION DE NORMAS
ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS
25/11/2015
Se modifica la versión 06 con el fin de actualizar el logo y lema del Ministerio del Interior y se realiza el cambio
en el nombre del procedimiento “Expedir certificación como miembro de la población Afrocolombiana” a
Procedimiento para expedir certificación de autorreconocimiento como miembro de la población negra,
Afrocolombiana, Raizal y Palenquera.
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
_____________________________
Equipo de Planeación - DACN
Contratista
___________________________________
Álvaro Echeverry Londoño
Directora de Asuntos para Comunidades
Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palanqueras
Versión: 7
Vigente desde:
11/12/2015
07
Archivar en: 1103.47.04 Procesos Misionales- Aplicación y Ejecución de Normas- Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y
Palanqueras
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