Código: GR- RF-C2 CARACTERIZACIÓN Versión: 10 PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

Código: GR- RF-C2
CARACTERIZACIÓN
PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
SUBPROCESO GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
OBJETIVO DEL
SUBPROCESO
ALCANCE
LÍDER
RESPONSABLE
POLITICA DE
OPERACIÓN
Versión: 10
Vigente desde:
17/06/2016
Gestionar la información financiera y elaborar estados financieros razonables, mediante la aplicación de los principios,
procedimientos y normas técnicas vigentes, con el fin de tomar decisiones de forma oportuna y pertinente para el Ministerio del
Interior y los Fondos a su cargo.
Inicia con la clasificación y registro de la actividad contable, continúa con el cruce de información, conciliaciones y ajustes y finaliza
con la actualización y/o liquidación de intereses en sentencias y conciliaciones.
Subdirector Administrativo y Financiero / Coordinador Grupo de Gestión Financiera y Contable.
La gestión, producción y generación de la información financiera se desarrolla bajo principios, normas técnicas y procedimientos
vigentes, para garantizar el registro, producción y generación de información confiable, razonable y oportuna para la toma de
decisiones.
PROVEEDOR
Dirección del Tesoro Nacional
(DTN). (1)
Sistema Integrado de
Información Financiera (SIIF).
(2,4)
Beneficiario de contrato. (3)
Funcionario del área de
Contabilidad y Funcionario del
Grupo de Recursos
Administrativa. (5)
Dependencias del Ministerio del
Interior. (6)
Grupo de Recursos
Administrativos. (7)
Dirección General de Crédito
Público y Dirección del Tesoro
Nacional. (8)
Entidades Financieras. (1)
Sistema Integrado de
Información Financiera (SIIF).
(2,4,5)
Contabilidad. (3)
Entidades Adscritas. (6)
ENTRADAS
1. Comprobante de ingreso.
2. Informe de ejecución
presupuestal de la vigencia,
reserva y cuentas por pagar.
3. Solicitud de pago con los
documentos soportes.
4. Comprobante de egreso.
5. Reporte de los movimientos de
entradas salidas y notas de
almacén e informes de almacén.
6. Informe de provisiones.
7. Avalúos de los bienes muebles
e inmuebles.
8. Solicitud de certificado de
viabilidad y generación de orden
de pago de acreedores varios.
1. Extractos bancarios y libros
auxiliares de las cuentas
bancarias.
2. Libros auxiliares del Sistema
Integrado de Información
Financiera (SIIF).
3. Balance general del Ministerio
del Interior y del Fondo para la
Participación y el Fortalecimiento
de la Democracia (FPFD).
ACTIVIDADES
1. Identificación,
Clasificación y
Registro de la
Actividad
Contable.
2. Cruces de
Información,
Conciliaciones
Bancarias y
Ajustes.
RESPONSABLE
Funcionario del
Área de
Contabilidad.
Funcionario del
Área de
Contabilidad.
SALIDAS
CLIENTES
1. Comprobante de
contabilidad.
2. Resumen de los
movimientos de
almacén.
3. Resumen de
provisiones.
4. Cuadro de
amortizaciones de
relación seguros.
Sistema Integrado
de Información
Financiera (SIIF).
(1, 2, 3, 4)
1. Conciliaciones
bancarias.
2. Conciliación del
almacén.
3. Conciliación de
provisiones y
amortizaciones.
4. Conciliación de las
cuentas por pagar.
5. Saldos de
Bancos. (1)
Contador. (2)
Sistema Integrado
de Información
Financiera (SIIF).
(3, 4)
Entidades Adscritas
(5)
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PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
SUBPROCESO GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
PROVEEDOR
Sistema Integrado de
Información Financiera (SIIF).
(1, 2, 3)
Funcionario del área de
Contabilidad. (4, 5, 6, 7, 8)
ENTRADAS
4. Informes del almacén.
5. Cuentas por pagar
constituidas.
6. Registros recíprocos con el
Ministerio.
1. Balance.
2. Libros oficiales y auxiliares
contables.
3. Informe de saldos y
movimientos.
4. Balance general.
5. Estado de actividad financiera,
económica y social.
6. Certificación de los estados
financieros, las notas y sus
anexos.
7. Estado de cambios en el
patrimonio.
8. Informe del Boletín de
Deudores Morosos.
Supervisor del contrato y/o
convenio. (1)
1. Informe de ejecución.
Dependencias del Ministerio del
Interior. (1)
Funcionario del área de la
Subdirección de Gestión
Contractual. (2)
Grupo de Gestión Contractual
y/o Dependencias. (3)
1. Solicitud del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
(CDP).
2. Información de beneficiarios y
cuentas.
3. Solicitud del registro
presupuestal.
ACTIVIDADES
3. Elaboración
de Informes
Reportes y
Estados
Contables.
4. Registro y
Seguimiento
Contable de los
Recursos en
Administración
Fiducias y
Anticipos.
5. Ejecución
Presupuestal.
RESPONSABLE
Funcionario del
Área de
Contabilidad.
Funcionario del
Área de
Contabilidad.
Funcionario del
Área de
Presupuesto.
Versión: 10
Vigente desde:
17/06/2016
SALIDAS
operaciones
reciprocas.
1. Saldos y
movimientos.
2. Saldos de
operaciones
reciprocas.
3. Informe del Boletín
de Deudores Morosos.
4. Balance general.
5. Estado de actividad
financiera, económica
y social.
6. Certificación de los
estados financieros,
las notas y sus
anexos.
7. Estado de cambios
en el patrimonio.
1. Recursos
entregados en
administración y
fiducias.
2. Libro auxiliar de
contratos y/o
convenios.
3. Comprobante
contable y lote.
1. Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal (CDP).
2. Activación de la
cuenta en el Sistema
Integrado de
Información Financiera
CLIENTES
Contaduría General
de la Nación.
(1,2,3)
Entidades. (2)
Ciudadanos. (4, 5,
6, 7)
Sistema Integrado
de Información
Financiera (SIIF).
(1, 2, 3)
Dependencia
Solicitante. (1,7)
Persona Natural o
Jurídica. (2)
Grupo de Gestión
Contractual y/o
Dependencias. (3)
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SUBPROCESO GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
PROVEEDOR
Supervisor o Funcionario del
área de la Subdirección de
Gestión Contractual. (4)
Funcionario del área de la
Subdirección de Gestión
Contractual. (5)
ENTRADAS
4. Solicitud de cancelación de
reserva o liberación presupuestal
de recursos de vigencia actual.
5. Contratos o actos
administrativos.
Ministerio de Hacienda. (1)
Dependencias del Ministerio del
Interior. (2)
Persona Jurídica. (3)
1. Recursos del Plan Anual de
Caja Mensualizado (PAC).
2. Solicitud del Plan Anual de
Caja Mensualizado (PAC).
3. Solicitud de certificación.
Contratistas (1 a 5)
Dependencias Ministerio (1 a 5)
1.Cuentas de cobro
2. Facturas
3. Certificación supervisor
4. Parafiscales
5. Declaración juramentada
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
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Vigente desde:
17/06/2016
SALIDAS
(SIIF).
3. Registro
presupuestal.
4. Acta de cancelación
de reserva o reporte
de registro
presupuestal contra
acreditado.
5. Informe de
Austeridad del Gasto
por Dependencia.
6. Informe de
Ejecución
Presupuestal.
7. Ejecución
presupuestalProyectos Banca
Multilateral.
6. Manejo de
Tesorería.
7. Recepción y
Trámite de
Cuentas para
Pago
CLIENTES
Dirección General
del Presupuesto
Nacional. (4)
Oficina de Control
Interno. (5)
Alta dirección. (6)
Banca Multilateral.
(7)
Funcionario del
Área de
Tesorería.
1. Pagos.
2. Certificación de
retención en la fuente.
3. Certificación de
retención de IVA.
4. Certificación de
retención de ICA.
Funcionarios del
Ministerio del
Interior. (1, 2)
Empresas de
Servicios Públicas
y otras. (1, 2, 3, 4)
Personas del
régimen común (1,
2, 3, 4)
Personas de
Régimen
Simplificado. (1, 2)
Funcionario del
Área de
Tesorería.
1. Lista de chequeo
para la recepción y
trámite de cuentas
para pago
2. Planilla de entrega
de cuentas
Funcionarios
contabilidad y
presupuesto
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PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Versión: 10
Vigente desde:
17/06/2016
SALIDAS
Base de datos recaudo
por contribución
CLIENTES
Directorio de entidades
retenedoras
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público (1)
Banco de la Republica (2)
Banco Agrario de Colombia (3)
Colombia Compra Eficiente (4)
SIRECI Contraloría General de
la Republica (4)
Entidades aliadas (4)
Dependencias (5)
Retenedores y contribuyentes
(6)
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público (1)
Banco de la Republica (2)
Juzgados ( 3 )
Oficina Asesora Jurídica ( 4 )
Subdirección Administrativa y
Financiera - Responsable del
manejo de arqueo menor
1. Reportes financiero y contables
del portafolio de la contribución
2. Extractos bancarios
contribución por concesiones
3. Extractos bancarios
contribución por obra pública
4. Bases de datos de contratación
pública
5. Información contable y
financiera de la apropiación
presupuestal, entre otra
6. Registro de recaudo de la
contribución
Bases de datos tasas de
interés moratorio ( 1 )
Sentencias ( 2 )
Resolución de pago ( 3 )
1. Resolución de constitución
arqueo de caja menor
2. Póliza de manejo
3. Reporte SIIF – ejecución de
caja menor
4.. Egreso caja menorcomprobante (SIIF)
Informes mensuales
trimestrales,
semestrales y anuales
8. Gestión,
Control y
Seguimiento del
Recaudo
FONSECON
Servidores
Designados por la
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Estrategias de
socialización
Ministerio del
Interior
Retenedores y
contribuyentes
Atención de solicitudes
relacionadas con el
Entidades aliadas
Fondo
Alianzas
interinstitucionales
9. Actualización
y/o Liquidación
de Intereses en
Sentencias y
Conciliaciones
Servidores
Designados por la
Subdirección
Administrativa y
Financiera
10. Arqueo de
Caja menor
Funcionario del
Área de
Presupuesto
Contenidos web
relacionados con el
Fondo
Liquidación de la
sentencia
Pago de la sentencia
Informes a
Organismos de
Control
1. Acta de arqueo de
caja menor.
Beneficiarios
sentencias
Oficina Asesora
Jurídica
Organismos de
Control
Subdirección de
Gestión
Administrativa
Oficina de Control
Interno
Organismos de
Control
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CARACTERIZACIÓN
PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
SUBPROCESO GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
PROVEEDOR
ENTRADAS
5. Chequera
6. Dinero en efectivo
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Versión: 10
Vigente desde:
17/06/2016
SALIDAS
DOCUMENTOS INTERNOS
TÍTULO
CLIENTES
CÓDIGO
TIPO
FECHA
GR-RF-P1
Procedimiento
Identificación, Clasificación y Registro de la Actividad Contable.
12/06/2016
GR-RF-P2
Procedimiento
Cruces de Información, conciliaciones bancarias y Ajustes.
12/06/2016
GR-RF-P3
Procedimiento
12/06/2016
GR-RF-P4
Procedimiento
GR-RF-P5
Procedimiento
Elaboración de Informes Reportes y Estados Contables.
Registro y Seguimiento contable de los Recursos en administración Fiducias y
Anticipos.
Ejecución Presupuestal.
GR-RF-P6
Procedimiento
Manejo Tesorería.
12/06/2016
GR-RF-P7
Procedimiento
Recepción y trámite de cuentas para pago
12/06/2016
GR-RF-P8
Procedimiento
Procedimiento Gestión, Control y Seguimiento Del Recaudo FONSECON
12/06/2016
GR-RF-P9
Procedimiento
Actualización y/o liquidación de intereses en sentencias y conciliaciones
12/06/2016
GR-RF-P10
Procedimiento
Arqueo de Caja Menor
12/06/2016
GR-RF-G1
Guía
Guía Metodológica de Políticas Contables.
12/06/2016
12/06/2016
12/06/2016
DOCUMENTOS EXTERNOS
TIPO
Constitución Política
NÚMERO
FECHA
TÍTULO
artículo 354
1991
Ley
298
23/07/1996
Ley
819
9/07/2003
Vigente
Vigente
111
15/01/1996
Por el cual se compilan las leyes 38 de 1989, 179 de 1994, y 225 de 1995.
568 y su
reglamentación
21/03/1996
Por el cual se reglamentan la Ley 38 de 1989, Ley 179 de 1994 y Ley 225 de 1995.
Ley anual del
Presupuesto
Estatuto Orgánico del
Presupuesto General
de la Nación - Decreto
Decreto
Concede atribuciones al Contador General de la Nación.
Creación de la Contaduría General de la Nación.
Por el cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y
transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para
la vigencia fiscal.
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SUBPROCESO GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
Versión: 10
Vigente desde:
17/06/2016
DOCUMENTOS EXTERNOS
TIPO
NÚMERO
FECHA
TÍTULO
Decreto
630
02/04/1996
Decreto
2806
29/12/2000
Decreto
178
29/01/2003
Decreto
3512
05/12/2003
Decreto
2789
2768
31/08/2004
Por el cual se modifica el Decreto 359 de 1995.
Por el cual se dictan algunas disposiciones sobre el manejo de recursos públicos y la aplicabilidad
del Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF-.
Por el cual se dictan algunas disposiciones sobre el manejo de recursos públicos y la aplicabilidad
del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación.
Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema
de información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado
Mediante la Ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación.
28/12/2012
Por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores.
26/05/2015
Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito
Público.
Decreto
Decreto
Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero –
Decreto
1068
663
1993
Página web de la Superintendencia financiera.
Estatuto Tributario
Vigente
Página web de la DIAN.
Reglamentación SIIF
del Ministerio de
Hacienda.
Vigente
Página WEB del Ministerio de Hacienda.
Por el cual se dictan algunas disposiciones sobre el manejo de recursos públicos y la aplicabilidad
del Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF-.
Por el cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se
presenta a la Contraloría General de la República.
Por el cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se
define el ámbito de aplicación.
Resolución
036
07/05/1998
Resolución
5544
17/12/2003
Resolución
222
05/07/2006
5872
11/07/2007
Reglamenta la metodología de los planes de mejoramiento que presentan los objetos e control a
la Contraloría General de la República.
356
05/09/2007
Manual procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.
Resolución
357
23/07/2008
Procedimiento de Control Interno Contable.
Resolución
140
2009
Resolución orgánica
de la Contraloría
General de la
República.
Resolución
Boletín de Deudores Morosos del Estado.
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PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
SUBPROCESO GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
Versión: 10
Vigente desde:
17/06/2016
DOCUMENTOS EXTERNOS
TIPO
Resolución
Reglamentaria Cajas
Menores.
Instructivo.
Ley
NÚMERO
FECHA
TÍTULO
Vigente
Vigente
Constitución y Funcionamiento de las Cajas Menores.
23/04/2009
418
17/12/1997
Reportes Contables Intermedios.
Por la cual se consagran unos instrumentos para la búsqueda de la convivencia, la eficacia de la
justicia y se dictan otras disposiciones.
GESTIÓN DE INDICADORES
Los indicadores de proceso se encuentran relacionados en la Matriz para la
Gestión de Indicadores de Proceso
HUMANOS
Subdirector,
profesionales, técnicos y
asistenciales que
participan en el proceso
FECHA
20/02/2012
25/09/2013
16/03/2015
18/01/2016
RECURSOS
TECNOLÓGICOS
FÍSICOS
Puestos de
trabajo dotados
(30)
GESTIÓN DE RIESGOS
Los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por
Procesos
-
Equipos de cómputo.
Medios de información y comunicación.
Aplicativo Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF).
Aplicativo Presupuesto, Contabilidad y Tesorería Grafico (PCGT).
Aplicativo Sistema de Gestión y Seguimiento a las metas del Gobierno
(SIGOB).
- Web e Intranet.
FINANCIEROS
Recursos de funcionamiento
asignados en el presupuesto
de la vigencia
CONTROL DE CAMBIO
Se modifica la Versión 05, con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2893 de 2011, el cual modifica los objetivos, la Estructura
Orgánica y las Funciones del Ministerio del Interior, afectando esto directamente al Subproceso de Gestión de Recursos
Financieros, y para acatar el Decreto 4147 de 2011, que crea la nueva Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de
Desastres, por lo tanto se desliga el procedimiento Giros Directos de Recursos del proceso de Gestión de Recursos
Financieros.
Se modifica la versión 06 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior y agregar el procedimiento GR-RF-P7 para
la recepción y trámite de cuentas para pago.
Se modifica la versión 07 con el fin de actualizar logo y lema del Ministerio del Interior y se agrega nuevo procedimiento GRRF-P8 para la gestión, control y seguimiento del recaudo Fonsecon.
Se modifica la versión 08 con el fin de actualizar el logo y lema del Ministerio del Interior y se adiciona el procedimiento sobre
liquidación de sentencias judiciales (GR-RF-P9). Al igual que adaptación al nuevo formato previsto en el procedimiento
“Elaboración y Control de Documentos”, igualmente se ajusta el objetivo y se incluye el alcance.
VERSIÓN
6
7
8
9
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Código: GR- RF-C2
CARACTERIZACIÓN
PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
SUBPROCESO GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
FECHA
17/06/2016
Versión: 10
Vigente desde:
17/06/2016
CONTROL DE CAMBIO
VERSIÓN
Se modifica la versión 9 de este documento, con el fin de incluir el “Procedimiento de Arqueo de Caja Menor -GR-RF-P10”.
10
Elaboró
Revisó
Aprobó:
_________________________
Nidia Yucely Patarroyo Giraldo
Profesional Especializado
_________________________________
Alfonso Santos Arias
Coordinador Grupo Financiero y Contable
___________________________
Cesar Eduardo Camargo Ramírez
Subdirector Administrativo y Financiero
Archivar en” 1103.47.05 Procesos y Procedimientos de Apoyo/ Subproceso de Gestión de Recursos Financieros
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