caracterizacion_subproceso_coord_de_los_proce_electorales.doc

Código: AN-C-PE
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
30/05/2014
Vigente Desde:
28/06/2014
PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO O
SUBPROCESO:
Aplicación y Ejecución de Normas
Coordinar y monitorear con las entidades que
conforman la Comisión para la Coordinación y
seguimiento de los procesos electorales ordinarios y/o
votación nacional y elección extraordinaria o atípica, a
fin de contribuir con el fortalecimiento de la democracia
participativa.
SUBPROCESO
Coordinación de los Procesos Electorales
POLITICA DEL
PROCESO O
SUBPROCESO
Promover el cumplimiento de las garantías para el normal desarrollo de los procesos electorales para salvaguardar los derechos y
deberes de la ciudadanía y de los partidos o movimientos políticos y propender por la modernización de las instituciones y
procedimientos electorales.
LÍDER
Director (a) para la Democracia, la Participación y la Acción Comunal
PROVEEDOR
ENTRADAS
Entidades
que
conforman la Comisión
Nacional,
Departamental,
Distrital y Municipal de
Coordinación
y
seguimiento electoral
(1, 2, 3, 4, 5).
1. Fechas de las
elecciones.
Partidos
y
Movimientos Políticos
(1, 4)
3. Planes anteriores
de garantías
electorales
Ciudadanos (4)
4. Denuncias delitos
electorales
2. Listado de
miembros de la
comisión de
seguimiento
electoral
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Coordinador
Procesos
Electorales
1. Procedimiento para coordinar
las actividades institucionales de
elección ordinaria y/o votación
nacional
Directora
Dirección para la
Democracia y
Participación
Ciudadana
Profesional
Especializado
SALIDAS
1. Plan de
Garantías
2. Cronogram
a de
actividades
3. Actas
4. informes
5. Actos
Administrati
vos
CLIENTES
Entidades
que
conforman
la
Comisión
y
los
Comités
departamentales, y
Municipales
de
seguimiento electoral
y
la
ciudadanía
(1,2,3,4,5)
Partidos
Movimientos
Políticos (1,2)
y
Ciudadanos (5)
Página 1 de8
Código: AN-C-PE
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
30/05/2014
Vigente Desde:
28/06/2014
PROVEEDOR
Organismos
Internacionales
–
Misión Internacional y
Misión Nacional para
la observación de los
procesos electorales
(4, 5)
Entidades que
conforman la Comisión
Nacional,
Departamental,
Distrital y Municipal de
Coordinación y
seguimiento electoral
(1,2,3,4,5,6)
Misión Nacional para
la observación de los
procesos electorales
(3)
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDAS
Periodistas (5)
5. Informes de
procesos
electorales
anteriores
Gerentes electorales
y
delegados
presidenciales
(1,2,3,5)
1. Calendario
Electoral
para
elecciones atípicas
o Extraordinarias
2. Actas
de
seguimiento
electoral de los
comités
departamentales y
municipales
y
actos
administrativos.
Coordinador
Procesos
Electorales
2. Procedimiento para
coordinar las actividades
de elección extraordinaria
y/o atípica
Director(a)
Dirección para la
Democracia la
Participación
Ciudadana y
Acción Comunal
1. Informes
y
comunicacione
s
solicitando
Actas, listados
y
demás
información
preelectoral y
poselectoral
de
2. Solicitud
de
presencia de la
fuerza militar,
funcionarios o
delegados de
las entidades
involucradas en
el
proceso
electoral en el
sitio de los
comicios.
y
3. Traslado
de
denuncias a las
3. Informe de
desarrollo del
proceso electoral
4. Solicitud
consultas
telefónicas,
escritas
CLIENTES
Profesional
Especializado
Entidades
que
conforman
la
Comisión
y
los
Comités
departamentales, y
Municipales
de
seguimiento electoral
y
la
ciudadanía
(1,2,3)
Partidos
Movimientos
políticos (1)
y
Ciudadanos (1)
Periodistas (1)
Página 2 de8
Código: AN-C-PE
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
30/05/2014
Vigente Desde:
28/06/2014
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
personales
SALIDAS
CLIENTES
entidades
competentes.
5. Boletines
de
resultados
electorales y actas
de escrutinios a
nivel
nacional
departamental
y
municipal
6. Comunicados
sobre
situación
orden público
Procedimiento para
Recepción, Traslado y
Seguimiento de
Denuncia o Queja ante
la Unidad de Recepción
Inmediata para la
Transparencia Electoral URIEL
3.
1
Ciudadano (1)
Denuncias/que
jas
y
peticiones
Director(a)
Dirección para la
Democracia la
Participación
Ciudadana y
Acción Comunal
Coordinador de
URIEL
1. Traslado a
entidades
competente
s
2. Respuesta
a Quejas,
denuncias
y
peticiones
Entidades
Delegadas de
URIEL(1)
Ciudadano (2)
DOCUMENTOS INTERNOS
TIPO
CODIGO
TÍTULO
1.Procedimiento
AN-PE-P-01
Procedimiento para coordinar las actividades institucionales de elección ordinaria y/o
votación nacional
2. Procedimiento
AN-PE-P-02
Procedimiento para coordinar las actividades de elección extraordinaria y/o atípica
Página 3 de8
Código: AN-C-PE
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
30/05/2014
Vigente Desde:
28/06/2014
PROVEEDOR
ENTRADAS
3. Procedimiento
AN-PE-P3
TIPO
Constitución
Constitución
Constitución
Ley
ACTIVIDADES
NÚMERO
Artículo 2
Artículo 113
Artículo 188
Decreto 1151
RESPONSABLE
SALIDAS
CLIENTES
Procedimiento para Recepción, Traslado y Seguimiento de Denuncia o Queja
ante la Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral URIEL
DOCUMENTOS EXTERNOS
FECHA
1991
1991
1991
2008
TÍTULO
Proclama la democracia participativa
como uno de los pilares bajo los cuales se
organiza el Estado Social de Derecho y
establece dentro de sus fines esenciales,
facilitar la participación de todos en las
decisiones que los afectan y en la vida
política de la Nación.
Los diferentes órganos del Estado tienen
funciones separadas pero colaboran
armónicamente para la realización de sus
fines
Le corresponde al Presidente de la
República garantizar los derechos y
libertades de todos los colombianos.
Por el cual se establecen los lineamientos
generales de la Estrategia de Gobierno en
Línea de la República de Colombia a
implementar por fases
y reglamenta
Página 4 de8
Código: AN-C-PE
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
30/05/2014
Vigente Desde:
28/06/2014
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDAS
CLIENTES
parcialmente la Ley 962 de 2005 y se
dictan otras disposiciones.
Ley
Decreto Ley 2241 Art. 2
2011
Decreto
2241
1986
Decreto
1465
30/04/2007
REGISTROS
Procedimiento para coordinar las actividades institucionales de elección
ordinaria y/o votación nacional
Establece que las autoridades protegerán
del derecho al sufragio, otorgaran plenas
garantías a los ciudadanos en el proceso
electoral y actuaran con imparcialidad, de
tal manera que ningún partido o grupo
político pueda derivar ventaja sobre los
demás.
Código electoral
Por el cual se modifica el Decreto 2390 del 25
de agosto de 2003 y se dictan otras
Disposiciones
INDICADORES
Los indicadores de proceso se encuentran relacionados en
la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso.
1. Plan de Garantías
2. Informes y Actas
3. Cronogramas
4. Actos Administrativos
Página 5 de8
Código: AN-C-PE
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
30/05/2014
Vigente Desde:
28/06/2014
Procedimiento para coordinar las actividades de elección extraordinaria y/o
atípica
1. Informes y comunicaciones solicitando Actas, listados y demás
información preelectoral y poselectoral
2. Solicitud de presencia de la fuerza militar, funcionarios o delegados
de las entidades involucradas en el proceso electoral en el sitio de
los comicios.
3. Traslado de denuncias a las entidades competentes
Procedimiento para Recepción, Traslado y Seguimiento de Denuncia o
Queja ante la Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia
Electotal
1. Registro generado por la herramienta BPM que contiene toda la
información de la queja, petición o denuncia reportada por el
ciudadano
HUMANOS
1. Un Director
2. Funcionarios del Nivel profesional
3. Funcionarios del Nivel Asistencial.
RECURSOS
FÍSICOS
1. Instalaciones del Ministerio del Interior ,
puestos de trabajo
TECNOLÓGICOS
1. Sistema de información: pagina Web
institucional
2. modulo, correspondencia, SIGOB
3. Sistema de información: Democracia y
Participación Ciudadana.
4. Aplicativo URIEL
Página 6 de8
Código: AN-C-PE
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
30/05/2014
Vigente Desde:
28/06/2014
INFORMES DEL PROCESO
NOMBRE INFORME
Informe consolidado y estadístico
proceso electoral ordinario y atípico.
Informes Estadísticos de denuncias,
peticiones y quejas
RESPONSABLE DE SU
ELABORACIÒN
RESPONSABLE DE REVISAR
Y/O AUTORIZAR
Bertha Álvarez
Director para la Democracia la Participación
Ciudadana y Acción Comunal
Archivo de la Dirección para la Democracia,
Participación Ciudadana y la Acción Comunal
Andrea Cárdenas Coordinadora URIEL
Director para la Democracia la Participación
Ciudadana y Acción Comunal
Archivo de la Dirección para la Democracia,
Participación Ciudadana y la Acción Comunal
UBICACIÒN TRD
ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO
Los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio del Interior en la página Web
www.mininterior.gov.co
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
31/08/2009
03/08/2010
CAMBIO
Se modifico la caracterización en sus diferentes elementos, de conformidad con el decreto 4530/08, por el cual se
reestructura del MIJ y se dictan otras disposiciones, la resolución 3598/08, por la cual se crean grupos de trabajo
en la estructura funcional del Ministerio del Interior y resolución 0741 de marzo 18 de 2009, por la cual se crea un
grupo de trabajo en la estructura funcional del Ministerio del Interior. Se eliminan dos procedimientos versión 01
PA-APE-001 seguimiento a la actividad legislativa del Congreso de la República y PS-APE-002 coordinación y
monitoreo del proceso electoral.
Se modificó la caracterización del subproceso Democracia y Participación Ciudadana en el siguiente sentido:
Cambió el nombre del subproceso Democracia y Participación Ciudadana por el de Coordinación de los procesos
electorales, se modifico el ciclo (PHVA) por recomendación de auditoría de certificación. Se crean los
procedimientos AN-DP-P01 Elección ordinaria y de votación nacional. Y el procedimiento AN-DP-P02 Elección
extraordinaria y/o atípica de votación nacional y así como los formatos, lista de chequeo elecciones atípicas,
resumen de actas de comisiones electorales virtuales, formato de monitoreo del día de la elección (ordinaria) y
VERSIÓN
01
02
Página 7 de8
Código: AN-C-PE
Versión: 05
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
30/05/2014
Vigente Desde:
28/06/2014
FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
Informe consolidado de reportes de monitoreo del día de la elección (ordinaria). Se realizan ajustes y creación de
nuevos indicadores.
12/12/2011
Se ajustan la caracterización de este subproceso y sus procedimientos y formatos adecuándolos acorde con el
Decreto 2893 de 2011.
03
26/08/2013
Se modifica la versión 3 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de
certificación.
04
30/05/2014
Se modifica la versión 4 de este documento para introducir un nuevo procedimiento
05
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
__________________________
BERTHA ÁLVAREZ SANJUÁN
Profesional Especializado
______________________________
JUAN PABLO CASTRO MORALES
Directora para La Democracia, la Participación Ciudadana y
la Acción Comunal
ANDREA CARDENAS ROMERO
Contratista
TRD: 1103.47.04
Página 8 de8