Informe Conformidad II Trimestre 2013

INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O
SERVICIO
II TRIMESTRE DE 2013
Oficina Asesora de Planeación
MINISTERIO DEL INTERIOR
09 de septiembre de 2013
INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O
SERVICIO
FECHA DE EMISIÓN: 09 de septiembre de 2013
CONTENIDO DEL INFORME
1. PRODUCTO NO CONFORME DEL MINISTERIO DEL INTERIOR
El tratamiento del producto no conforme está señalado en el numeral 8.3 de las
Normas Técnicas de Calidad ISO 9001 de 2008 y GP 1000 de 2009. “La entidad
debe asegurarse de que el producto y/o servicio que no sea conforme con los
requisitos establecidos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no
intencionados. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los
controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el producto
y/o servicio no conforme”.
Conforme a lo anteriormente señalado el Ministerio del Interior cuenta con el
procedimiento “Control del Producto No conforme” en el cual se definen las
actividades para su tratamiento y se establece que trimestralmente debe realizarse
un seguimiento a la conformidad del producto y servicio prestados, y que cuando
una no conformidad se presente de manera reiterada debe realizarse un análisis de
causa raíz con el fin de encontrar su origen para poder evitarlo por medio de un plan
de mejoramiento.
A continuación se relacionan los procesos y/o subprocesos del Ministerio,
principalmente misionales, a los que se les realiza el seguimiento de la conformidad
del producto y/o servicio, estos procesos y/o subprocesos son los que generan
contacto directo con el cliente por medio de la prestación de un producto o servicio:
1
2
3
4
5
6
7
PROCESOS Y/O SUBPROCESOS A LOS QUE SE
LES REALIZA EL SEGUIMIENTO
Gestión de servicio al ciudadano
Gestión de los asuntos legislativos
Gestión de Proyectos de Decreto y de Resoluciones
Ejecutivas
Coordinación de los Procesos Electorales
Financiación de Proyectos para la Participación y
Fortalecimiento de la Democracia
Promoción de los mecanismos, instancias y canales
de participación ciudadana
Asuntos Indígenas, ROM y Minorías
REPORTO
NO
REPORTO
X
X
X
X
X
X
X
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co
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8
9
10
11
12
13
14
15
PROCESOS Y/O SUBPROCESOS A LOS QUE SE
LES REALIZA EL SEGUIMIENTO
Asuntos para comunidades negras, afro colombianas,
palenqueras y raizales
Consulta Previa
Derechos Humanos
Financiación de proyectos para la Seguridad y
Convivencia Ciudadana
Gestión para la Seguridad y la Convivencia
Ciudadana
Gobierno y Gestión Territorial
Vigilancia y control
Asuntos Religiosos no católicos
TOTAL
REPORTO
NO
REPORTO
X
X
X
X
X
X
X
X
14
1
1.1 procesos y/o subprocesos que presentaron conformidad en sus productos
y/o servicios.
Proceso y/o
Subproceso
Gestión de
Tecnologías de
Comunicación e
Información/Gestión
de Servicio al
Ciudadano
Producto o
Servicio
Servicio de
Información al
Ciudadano
(Quejas,
Reclamos y
sugerencias
atendidas por
correo electrónico)
Diseño de Proyecto Conceptos
de Normas / Gestión jurídicos y
de los Asuntos
cuadros
Legislativos
comparativos de
vigencia de
Proyectos de Ley
y de Acto
Legislativo en
trámite en el
Congreso
Total
Total
Total
No. de
productos productos Productos
Productos
y/o
y/o
y/o
y/o Servicios
servicios
servicios Servicios
NO
Solicitados prestados Conformes CONFORMES
658
658
658
0
25
25
25
0
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Proceso y/o
Subproceso
Producto o
Servicio
Cuestionarios
para debates de
Control Político al
Ministro del
Interior
Diseño de Proyectos Proyectos de
de Normas/Gestión
Decretos o
de Proyectos de
Resoluciones
Decretos y
Ejecutivas
Resoluciones
Ejecutivas
Aplicación y
Actos
ejecución de
Administrativos
normas/Coordinación Plan de Garantías
de los procesos
para elecciones
electorales
ordinarias
Aplicación y
Financiación de
Ejecución de
Proyectos
Normas/Financiación aprobados
de Proyectos para la
Participación y el
Fortalecimiento para
la Democracia
Aplicación y
Talleres
Ejecución de
Normas/ Promoción
de los Mecanismos,
Instancias y Canales
de Participación
Ciudadana
Aplicación y
Resolución de
Ejecución de Normas Registro de
/ Asuntos Indígenas, constitución y
ROM y Minorías.
novedades de
asociaciones de
autoridades
tradicionales y/o
cabildos indígenas
Total
Total
Total
No. de
productos productos Productos
Productos
y/o
y/o
y/o
y/o Servicios
servicios
servicios Servicios
NO
Solicitados prestados Conformes CONFORMES
24
24
24
0
8
8
8
0
4
4
4
0
0
0
0
0
4
4
4
0
3
3
3
0
56
46
46
0
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Proceso y/o
Subproceso
Producto o
Servicio
Certificación de
existencia y
representación de
resguardos y/o
comunidades
indígenas y de
asociaciones
indígenas
Aplicación y
Ejecución de
Normas/ Asuntos
para Comunidades
Negras,
Afrocolombianas,
Raizales y
Palenqueras
Aplicación y
Ejecución de
Normas/ Derechos
Humanos
Resolución de
reconocimiento o
negación de las
comunidades
solicitantes que se
auto reconocen
como
parcialidades
indígenas
Actos
Administrativos
Certificaciones
Certificaciones
Consejos
Comunitarios
Asesoría Gestión
Preventiva del
Riesgo en el Nivel
Territorial, de los
Derechos a la
Vida, la
Integridad, la
Libertad y la
Seguridad
Personal
Asesorar y asistir
técnicamente a
entidades
territoriales en
política de
Total
Total
Total
No. de
productos productos Productos
Productos
y/o
y/o
y/o
y/o Servicios
servicios
servicios Servicios
NO
Solicitados prestados Conformes CONFORMES
407
401
401
0
5
5
5
0
51
51
51
0
2268
2268
2268
0
51
51
51
0
34
34
34
0
34
34
34
0
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Proceso y/o
Subproceso
Aplicación y
Ejecución de
Normas/
Financiación de
Proyectos para la
Seguridad Y
Convivencia
Ciudadana
Aplicación y
Ejecución de
Normas/ Gestión
para la Seguridad y
Convivencia
Ciudadana
Aplicación y
Ejecución de
normas/ Gobierno y
Gestión Territorial
Producto o
Servicio
Total
Total
Total
No. de
productos productos Productos
Productos
y/o
y/o
y/o
y/o Servicios
servicios
servicios Servicios
NO
Solicitados prestados Conformes CONFORMES
derechos
humanos,
formulación y
seguimiento de
programas y
proyectos
enfocados al
respeto y garantía
de los Derechos
Humanos
Fichas de
viabilización de
proyectos a
cofinanciar
NO REPORTARON
Recomendaciones
458
458
458
0
Actas
22
22
22
0
0
0
0
0
41
41
41
0
0
0
0
0
Apreciaciones
Conceptos
Jurídicos relativos
a la gestión
pública,
descentralización
y Ordenamiento
Territorial
Elaboración del
contenido de
publicaciones,
Guías y cartillas
con lineamientos:
Implementación
de la política
pública de
Victimas del
conflicto armado,
Descentralización
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Proceso y/o
Subproceso
Vigilancia y
Control/Inspección,
Vigilancia y Control
de las Federaciones
y Confederación
Nacional de Acción
Comunal
Gestión de Asuntos
Jurídicos/ Asuntos
religiosos no
católicos
Producto o
Servicio
y ordenamiento
territorial,
Campañas
publicitarias
contra la trata de
personas
Auto de apertura
de diligencia
preliminar
Auto de apertura
de investigación y
determinación de
cargos.
Auto que absuelve
o impone sanción.
Total
Total
Total
No. de
productos productos Productos
Productos
y/o
y/o
y/o
y/o Servicios
servicios
servicios Servicios
NO
Solicitados prestados Conformes CONFORMES
2
2
2
0
0
0
0
0
0
0
0
0
404
404
404
0
Certificaciones
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1.2
procesos y/o subprocesos que presentaron No Conformidades en sus
Productos y/o Servicios.
 Consulta Previa
Producto o
Servicio
Total
Total
No. de
productos
producto o
Productos
y/o servicios
servicio
y/o Servicios
Solicitados
prestado
Conformes
No. de
Productos y/o
Servicios NO
CONFORMES
Nivel de
Conformidad
del producto o
servicio
Descripción de la NO
CONFORMIDAD
Como quiera que el trámite de
certificación de presencia o no de
Comunidades Étnicas en el área
de interés de proyectos, obras o
actividades
genera
un
acto
administrativo
sobre
el
cual
procede el recurso de reposición
de conformidad con la Ley 1437
de 2011; Para el Área de
Certificaciones de la Dirección de
Consulta Previa resulta entonces
una NO CONFORMIDAD cuando
se debe ACLARAR, CORREGIR
y/o REVOCAR una certificación
que ya ha sido emitida.
Certificación
de
Presencia
603
481
464
17
96.47%
Es importante anotar que las
Fuentes de Información con las
que trabaja el Ministerio del
Interior,
dependen
de
las
actualizaciones
cartográficas,
geográficas y espaciales de
entidades ajenas a la institución
como el INCODER, IGAC; entre
otras. Así las cosas, la mayoría de
las NO CONFORMIDADES se dan
por
no
poseer
información
actualizada al instante.
Es importante anotar que dentro
del Plan de Racionalización de
Trámites de la DCP, se ha
propuesto
un
convenio
interadministrativo
con
el
INCODER para el manejo de
bases de datos.
La dirección de Consulta Previa presento en los dos trimestres de 2013, productos No
Conformes.
I Trimestre 2013:
II Trimestre 2013:
7 Productos No Conformes
17 Productos No Conformes
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Teniendo en cuenta que durante los dos trimestres transcurridos de 2013 se
presentaron productos no conformes en la Dirección de Consulta previa y que de
acuerdo al informe las causas son las mismas, se hace necesario solicitar la
elaboración de un Plan de Mejoramiento que permita implementar las acciones
correctivas.
Al igual que en el primer trimestre la Dirección reportó que la generación de productos
no conformes se debe a que, el trámite de certificación de presencia de comunidades
étnicas en el área de interés de proyectos, obras o actividades, genera un acto
administrativo sobre el cual procede un recurso de reposición de conformidad con la
Ley 1437 de 2011; por lo cual resulta una no conformidad cuando se debe aclarar,
corregir y/o revocar una certificación que ya ha sido emitida. Adicionalmente, reportaron
que muchas no conformidades se generan debido a que la Dirección no siempre cuenta
con información actualizada, las fuentes de dicha información con las que trabaja el
Ministerio, dependen de las actualizaciones cartográficas, geográficas y especiales que
realizan otras entidades como INCODER, IGAC, entre otras.
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 Gobierno y Gestión Territorial
Producto o
Servicio
Asesoría y
Asistencia
Técnica a las
entidades
territoriales
de acuerdo
con las
competencias
de la
Dirección
Total
productos
y/o servicios
Solicitados
952
Total
No. de
producto o
Productos
servicio
y/o Servicios
prestado
Conformes
948
944
No. de
Productos y/o
Servicios NO
CONFORMES
4
Nivel de
Conformidad
del producto o
servicio
Descripción de la NO
CONFORMIDAD
99.58%
1 y 2. No se realizaron las
asistencias técnicas a los
departamentos de Arauca y
Putumayo, por agenda de los
delegados de los comités
Departamentales de lucha contra la
trata de personas, las entidades
territoriales solicitaron se
reprogramara para los meses de
julio o agosto.
3.No se realizo la asesoría y
asistencia técnica a los municipios
y gobernación del departamento de
Caquetá, debido a que la solicitud
de comisión del 17 al 19 de junio
fue enviada al despacho del
Viceministro de Relaciones
políticas para su firma el día 5 de
junio; la comisión nunca salió
firmada por encontrarse en el
escritorio de un funcionario.
4.No se realizó la asesoría y
asistencia técnica, a los municipios
del departamento del Valle del
Cauca , debido a la demora en el
trámite para el suministro de
tiquetes para dos profesionales del
grupo, habiéndose quedado la
solicitud de comisión desde el 11
de junio en el escritorio de un
funcionario del despacho del
Viceministro de Relaciones
Políticas.
La Dirección de Gobierno y Gestión Territorial presento productos no conformes en los
dos trimestres de 2013, en el servicio de asesoría y asistencia técnica a las entidades
territoriales.
I Trimestre 2013:
II Trimestre 2013:
3 Productos No Conformes
4 Productos No Conformes
La Dirección de Gobierno y Gestión Territorial realizó la verificación pertinente y al igual
que en el primer trimestre de 2013, estableció que los productos no conformes se
presentaban en su mayoría por la falta de disponibilidad de tiquetes aéreos, proceso
que se encuentra a cargo de la Subdirección de Gestión Humana; por lo anterior es
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necesario que las dos dependencias se pongan de acuerdo y se realice lo antes posible
el plan de mejoramiento. La oficina Asesora de Planeación mediante memorando,
realizara la solicitud formal para asegurar que definitivamente se realice un plan de
mejoramiento y se tomen las medidas.
 Asuntos religiosos no católicos
Producto
o Servicio
Total
No. de
producto
Total
Productos
s y/o
producto
y/o
servicios o servicio
Servicios
Solicitad prestado
Conformes
os
391
Actos
(Incluye
administrati trámites
vos
acumulabl
es)
113
112
No. de
Productos y/o
Servicios NO
CONFORMES
Nivel de
Conformidad
del producto
o servicio
Descripción de la NO
CONFORMIDAD
1
99.12%
Resolución con número errado
IV Trimestre 2012: 2 Productos No Conformes
II Trimestre 2013: 1 Productos No Conformes
Asuntos Religiosos No Católicos presento dos (2) productos no conformes en el cuarto
trimestre de 2012 y uno en el segundo trimestre de 2013, teniendo en cuenta que la
generación de productos no conformes no ha sido recurrente y no se ha presentado
durante dos trimestres seguidos, se tendrá en cuenta el informe del tercer trimestre de
2013, con el fin de analizar y establecer si es necesario solicitar un plan de
mejoramiento o acciones adicionales correctivas a las que ya fueron implementadas.
El producto no conforme reportado se generó por un error de digitación en el número de
la cedula de ciudadanía del representante legal, en la Resolución No. 3978 del 20 de
agosto de 2010, por medio de la cual se reconoce la personería jurídica a una iglesia no
católica y se rectificó por medio de la Resolución de corrección No. 910 del 28 de junio
de 2013.
Teniendo en cuenta lo anterior el producto no conforme se genero en el año 2010,
aunque fue detectado y se tomaron las acciones correctivas en 2013, lo cual nos da un
argumento más, para esperar el reporte del próximo trimestre y no solicitar por ahora
acciones adicionales o un plan de mejoramiento.
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Totalidad de los Servicios y Productos
Periodo
Total
productos y/o
servicios
solicitados
Total
productos y/o
servicios
prestados
Total
productos y/o
servicios
conformes
Total
productos y/o
servicios NO
CONFORMES
Nivel de
Conformidad del
producto o
servicio
I Trimestre 2013
5844
5274
5264
10
99.81%
II Trimestre 2013
6505
6085
6063
22
99,64%
De 6.085 Productos o Servicios Prestados en el segundo trimestre de 2013 se
presentaron veintidós (22) productos NO conformes así:
3. ALERTAS
 Realizar actualización de las Características de Calidad de los Productos y
servicios del Ministerio del interior, con las áreas relacionadas con los clientes
externos de la entidad que a la fecha no las han presentado actualizadas.
4. ACCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO
 Enviar solicitud formal por parte de la Oficina Asesora de Planeación, al Director
y enlaces de la Dirección de Consulta Previa, solicitando el Plan de Mejoramiento
para aplicar acciones que definitivamente eviten la generación de productos no
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conformes, teniendo en cuenta que ha presentado y aumentado el número de
productos no conformes por las mismas causas durante los dos trimestres de
2013.
 Enviar memorando a los Directores y enlaces de la Dirección de Gobierno y
Gestión Territorial y de la Subdirección de Gestión Humana y en caso de ser
necesario organizar una reunión y hacer acompañamiento, con el fin de que de
manera conjunta analicen la causa de los productos no conformes y se realice el
plan de mejoramiento y/o la modificación al o los procedimientos; que permitan
aplicar las medas correctivas.
5. CONCLUSIÓN
 La recurrencia y continua presentación de productos no conformes en las
Direcciones de Consulta Previa y Gobierno y Gestión Territorial; hacen evidente
la necesidad inmediata de realizar los respectivos planes de mejoramiento que
permitan la implementación de las medidas correctivas y eliminen las causas de
generación de productos no conformes.
 Es necesario seguir trabajando y aplicando las acciones preventivas necesarias
para que las direcciones y subdirecciones que no presentaron productos no
conforme continúen mejorando y las que los presentaron definitivamente no
vuelvan a generarlos.
 El Ministerio del Interior presenta un nivel de satisfacción del 99,64% en el
segundo trimestre de 2013, por lo cual se deben implementar las medidas
preventivas, correctivas y los correspondientes planes de mejoramiento que
permitan lograr un nivel de satisfacción del 100% en sus clientes; logrando así la
mejora continua en la prestación de bienes y o servicios y la del Sistema de
Gestión de Calidad.
6. RECOMENDACIONES
 Es necesario tomar medidas formales y efectivas, para conseguir que las
Direcciones y Subdirecciones que deben reportar trimestralmente el informe de
producto No conforme, lo hagan con oportunidad. Actualmente es necesario
reiterar la solicitud varias veces y por diferentes medios incluyendo el personal,
con el fin de que las dependencias y sus responsables, efectivamente hagan
llegar la información solicitada. Al igual que en el informe del primer trimestre se
sugiere que en futuras oportunidades la solicitud formal de los informes de
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producto no conforme, se realice mediante memorando firmado por el Secretario
General del Ministerio.
 Definitivamente hay que comunicarle formalmente, mediante memorando de la
Oficina Asesora de Planeación, al líder del subproceso de Financiación de
Proyectos para la Seguridad y Convivencia Ciudadana, en la Subdirección de
Infraestructura, que debe cumplir con la entrega de los informes de producto no
conforme, teniendo en cuenta que después de reiteradas solicitudes no
entregaron la información correspondiente al primer y segundo trimestre de 2013.
Mediante correos electrónicos enviados por el Coordinador del Grupo de
Mejoramiento Continuo los días 03 de julio y 26 de agosto, se solicitaron los
informes de Producto No conforme a todas las dependencias que deben
reportarlo, incluida la Subdirección de Infraestructura. Posteriormente y de
manera individual los días 26 de agosto y 03 de septiembre se reitero por correo
electrónico la solicitud del informe, por parte de la persona encargada de
consolidar la información en el Grupo de Mejoramiento Continuo, al Dr. Julio
Cesar Castellanos Reyes, actual enlace encargado de hacer los informes.
7. ANEXOS
 Formatos de características de calidad del producto y/o servicio de los procesos
y subprocesos que lo actualizaron.
 Informes de la conformidad del producto o servicio de 14 procesos y
subprocesos.
 Formatos de producto y/o servicio no conforme, de los procesos y subprocesos
que lo presentaron.
Elaboró
Revisó y Aprobó
Diana Patricia Bohórquez Hernández
Profesional Especializado
Jacinto Montero Lora
Coordinador del Grupo de Mejoramiento
Continuo
Andrés Jiménez Pava
Jefe Oficina Asesora de Planeación
TRD: 1103.28.02
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