informe_conformidad_iii_trimestre_2012.doc

Ministerio del Interior
República de Colombia
INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEL
III TRIMESTRE DE 2012
ISO 9001:2000 requiere que se identifique los problemas, como son las no conformidades y los
productos no conformes, así como los problemas potenciales, y que para solucionarlos se debe
investigar la causa raíz de los mismos, y con ello implementar acciones de corrección,
correctivas y preventivas que garanticen su recurrencia o su ocurrencia, además de buscar la
mejora continua.
Por lo anterior es importante recordar a los procesos del Ministerio del Interior el compromiso
que se debe tener con la mejora continua, es decir que cuando se sugiera un Plan de
Mejoramiento debido a fallas que se detectaron el objetivo es detectar el porqué se está dando
dicha situación y evitar que se vuelva a repetir por medio de acciones.
Los 15 Subprocesos a quienes se les solicito el informe de la conformidad del producto fueron:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Servicio al Ciudadano.
Gestión de Proyectos de Decreto y de Resoluciones Ejecutivas.
Coordinación de los Procesos Electorales.
Promoción de los Mecanismos, Instancias y Canales de Participación Ciudadana.
Asuntos Indígenas, ROM y Minoría.
Asistencia Técnica para la Seguridad y la Convivencia Ciudadana.
Financiación de proyectos para la Seguridad y Convivencia Ciudadana.
Consulta Previa.
Inspección, Vigilancia y Control a las Federaciones y Confederación Nacional de Acción
Comunales.
10. Asuntos Religiosos y Entidades Extranjeras sin ánimo de lucro.
11. Asuntos para comunidades Negras, Afro colombianas, Raizales y Palenqueras.
12. Financiación de Proyectos para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia.
13. Derechos Humanos.
14. Gestión de los Asuntos Legislativos.
15. Gobierno y Gestión Territorial.
Para la realización de este informe, se solicitó a cada proceso misional la información acerca de
los productos no conformes, tomándose ésta como una información veraz y confiable.
Los Subprocesos que presentaron No Conformidades en sus Productos y/o Servicios fueron:
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83-Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co
Servicio al Ciudadano ([email protected]) • Línea gratuita 018000911170
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
Gobierno y Gestión Territorial
Producto o Servicio
Total
producto o
servicio
prestado
No. de
Productos y/o
Servicios
Conformes
Asesoría y Asistencia Técnica
a las entidades territoriales de
acuerdo con las competencias
de la Dirección
1304
1303
No. de
Nivel de
Productos
Conformidad
y/o Servicios
del producto
NO
o servicio
CONFORMES
1
99,9%
La dirección de Gobierno y Gestión Territorial presentó una inconformidad en el producto que
ofrecen:
Se tenía programado para el 10 de Agosto una Asistencia Técnica y Asesoría en el
departamento de Guaviare, sin embargo por falta de disponibilidad en los tiquetes surgió la
necesidad de reprogramarla para el 23 de Agosto, la cual se llevo a cabo cumpliendo así en
entregarle al cliente un producto y/o servicio óptimo.
Esta descripción que reporta el área de Gobierno y Gestión Territorial es muy grave ya que
impide el cumplimiento de los objetivos, planes y metas del Ministerio del Interior, por tal razón
es indispensable realizar un análisis de causa raíz y un Plan de Mejoramiento, con el fin de que
esto no se vuelva a repetir.
Se debe tener en cuenta que en el I y II trimestre del presente año, esta dirección reportó un
producto no conforme respectivamente en cada uno de los informes de conformidad pero estos
se presentaron por causas extremas
I Trimestre 2012: por cambio de agenda del Ministro del Interior, fue necesario aplazar el Foro
Territorial programado para el departamento del Cesar el cual se tenía programado para el 23
de Marzo, sin embargo se reprogramó y realizó el 20 de Abril de 2012.
II Trimestre 2012: la Asesoría Técnica que se tenía proyectada para el Cauca el 31 de Mayo de
2012, fue aplazada debido al paro nacional presentado en ese departamento, pero se
reprogramó y realizó el 7 de Junio.
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A diferencia de los reportes anteriores, el producto no conforme que se identifica en este
trimestre se considera importante por lo tanto se realizará un seguimiento a los siguientes
informes de conformidad de producto y/o servicio.

Consulta Previa
Producto o Servicio
Total
producto o
servicio
prestado
No. de
Productos y/o
Servicios
Conformes
Certificación de Presencia
559
545
No. de
Nivel de
Productos
Conformidad
y/o Servicios
del producto
NO
o servicio
CONFORMES
14
97%
La dirección de Consulta Previa reportó el informe de conformidad del producto del III trimestre
de 2012 en el cual se evidencian 14 productos no conformes.
Esta dirección presentó 30 productos no conformes en el II trimestre del 2012, y se le solicitó
realizar un Plan de Mejoramiento basado en el análisis de causa raíz para identificar y
solucionar el verdadero problema que está generando productos y/o servicios en el área sin
embargo a la fecha no se ha recibido ningún documento.
Observando que se continúan presentando productos y/o servicios no conformes, se reitera al
área de Consulta Previa la elaboración de un Plan de Mejoramiento y un análisis de causa raíz,
además de ser necesario el envío a la Oficina Asesora de Planeación el reporte de producto y/o
servicio no conforme, detallando las fallas presentadas y las acciones tomadas en cada uno de
los Productos y/o Servicios no conformes reportados en el Informe de Conformidad del
Producto y/o Servicio del III trimestre del 2012 (14 Productos No Conformes).

Inspección, Vigilancia y Control de las Federaciones y Confederación Nacional de
Acción Comunal
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Producto o Servicio
Total
producto o
servicio
prestado
No. de
Productos y/o
Servicios
Conformes
Auto de apertura de diligencia
preliminar
12
11
No. de
Nivel de
Productos
Conformidad
y/o Servicios
del producto
NO
o servicio
CONFORMES
1
99,9%
El Subproceso de Inspección, Vigilancia y Control de las Federaciones y Confederación
Nacional de Acción Comunal reportó un producto no conforme en el momento de realizar Autos
de apertura de diligencia preliminar.
Según la descripción de las fallas presentadas, lo que sucedió fue que se digitó erróneamente
el número del contrato por el cual se indagaba en la diligencia preliminar contra 2 dignatarios de
la Confederación Nacional de Acción Comunal, la acción que se tomó para corregir lo anterior
fue la de expedir el Auto No. 279 del 17 de Septiembre de 2012 para subsanar el error de
digitación.
Este procedimiento se tendrá en observación para la próxima entrega del Informe de
conformidad del producto para cerciorarse que efectivamente el producto y/o servicio quedó
subsanado en su totalidad y que no persista.
OBSERVACIONES
 Al Proceso de Formulación y Adopción de Políticas no se le realizo la capacitación de
Producto No Conforme ya que dicho proceso se encuentra en modificación.
COMPROMISOS
 La Dirección de Consulta previa, deberá consolidar un Plan de Mejoramiento para subsanar
las inconformidades que se presentan en dicha dirección y enviar el formato de “Reporte de
Producto y/o Servicio no Conforme” con la descripción de las fallas y acciones tomadas en
cada uno de los productos no conformes que reporta en el “Informe de Conformidad del
Producto y/o Servicio”.
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Elaboró
Revisó y Aprobó
Lizbeth Urzola Estrada
Profesional Universitario
Jacinto Montero Lora
Coordinador del Grupo de Mejoramiento
TRD: 1103.06.0
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