AGC-PG03 TOMA DE INVENTARIO CICLICO Y

PROCEDIMIENTO
TOMA DE INVENTARIO
CICLICO Y CONCILIACION
DE PRODUCTO
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CODIGO: AGC-PG03
VERSION: 02
Fecha de Actualización: 09.04.08
1. AFECTA
El proceso de Gestión de Facturación, Gestión de Despacho y Suministros e
Inventarios.
2. PROPÓSITO
Establecer un control más constante sobre los inventarios físicos, con el fin de
detectar, disminuir, identificar y solucionar a tiempo errores en facturación,
compras, traslados y en general movimientos de inventarios.
3. POLÍTICA
Para CASAMOTOR S.A. es indispensable tener un procedimiento que contribuya
a un control más estricto sobre el inventario físico, siendo este uno de los
principales activos de la Compañía.
4.








REFERENCIAS
Formato de Conteo Físico, es un listado de SAP que se baja a Excel
Formato Medición y liquidación tanques producto a granel.
Formato Medición y Liquidación contenedores producto a granel.
Formato Medición y liquidación compartimentos vehículo granelero.
Formato de Acta de Inventario.
Formato de registro de parejas de conteo
Planilla de relación de documentos de corte
Planilla de control de despachos durante el inventario
5. DEFINICIONES
Inventario Cíclico: Inventario que se realiza para controlar el producto físico de
una bodega, en un periodo inferior a un año.
PROCEDIMIENTO
TOMA DE INVENTARIO
CICLICO Y CONCILIACION
DE PRODUCTO
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CODIGO: AGC-PG03
VERSION: 02
Fecha de Actualización: 09.04.08
Custodio: Persona encargada de la custodia del inventario físico de bodega.
Plan de Acción: Conjunto de actividades compuesto por dos componentes:
1. Una vez se detecte el problema se debe identificar su causa.
2. Determinar e implantar medidas correctivas para no incurrir en el mismo error
Lista de Chequeo: Requisitos que aseguran que en la toma de inventario no se
presenten diferencias por falta de cierre de movimientos antes de su ejecución.
ITEM
PROCESO
ACTIVIDAD
1
COMPRAS


2
TRASLADOS
ENTRE BODEGAS
3
VENTAS




4
CONSUMOS

5
VENTAS


6
PRODUCTO
NO 
FACUTRADO
Y
ENTREGADO
(REMISIONADO)
PRODUCTO

BLOQUEADO
7
Revisar que los productos y cantidades registradas en el sistema
están de acuerdo con lo recibido físicamente y en la bodega
correcta.
Garantizar que todo producto recibido físicamente esta registrado
en el sistema
Revisar que los productos y cantidades registradas en el sistema
están de acuerdo con lo enviado físicamente en la bodega correcta
y revisar el stock que se encuentra en traslados.
VER ANEXO 1
Garantizar que todas las correcciones por devoluciones de
producto están registradas en el sistema.
Garantizar que todos los productos entregados están debidamente
facturados y contabilizados en SAP.
Garantizar que los consumos en la operación están registrados
correctamente como facturación a Casamotor.
VER ANEXO 2
Revisar por la transacción VF04 si existe alguna entrega que por
error del sistema este sin contabilizar.
Cabe anotar que no debe existir productos entregados sin facturar,
si los hay debe existir autorización expresa del Gerente de
operaciones o del Jefe de compras
Revisar el stock de producto bloqueado que generalmente obedece
a producto no conforme
8
OPERACIONES

Diligenciar los documentos: Planilla de registro de parejas de
conteo, planilla de relación de documentos de corte
9
OPERACIONES
10
CONSIGNACION
DE EXXONMOBIL



Imprimir listado de inventario
VER ANEXO 3
Esta figura se maneja expresamente en Yopal
Invitado a Inventario: Una ó mas personas que se encuentren actualmente
trabajando con Casamotor S.A. y haya firmado contrato, necesariamente ajeno al
personal que maneja la bodega y los productos que en ella se encuentran. Por
otro lado, pueden ser personas que no estén vinculadas laboralmente con
Casamotor S.A.
REQUISITO
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
MAR-07
Reemplaza:
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
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El Jefe de Bodega debe garantizar que los productos estén organizados por
referencias; de lo contrario se suspende el inventario y el Jefe de Bodega asume
la responsabilidad.
6. PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
INICIO
1
PREPARAR
INVENTARIO
FÍSICO
2
ALISTAR
CONTEO
4
REALIZAR LISTA
DE CHEQUEO
A
Verificar la organización de las parejas de
conteo
Mesa de control
Para el granel se debe verificar que los
instrumentos estén bien calibrados, las
tablas de aforo deben estar vigentes,
identificar los contenedores llenos y
parcialmente llenos y asegurar que los
carrotanques se encuentren en posición
horizontal.
Jefe de Bodega ó
Administrador
Verificar el cumplimiento de los Items de
la lista de Chequeo e imprimir el formato
de conteo físico.
Mesa de control
PROCEDIMIENTO
TOMA DE INVENTARIO
CICLICO Y CONCILIACION
DE PRODUCTO
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CODIGO: AGC-PG03
VERSION: 02
Fecha de Actualización: 09.04.08
A
REALIZAR
CONTEO
5
6
A
PASAR
INFORMACIÓN AL
FORMATO
HAY
DIFERENCIAS?
SI
B
B
NO
12
Realiza el conteo del producto,
garantizando que la cantidad escrita en el
formato sea realmente la que encontró
físicamente, en el caso de Graneles
diligenciar el instructivo
 Medición y liquidación tanques
producto a granel.
 Medición y Liquidación contenedores
producto a granel
 Medición y liquidación
compartimentos vehículo granelero
Debe estar fechado y firmado por las
personas participantes del inventario.
El formato de conteo físico no debe tener
tachones ni enmendaduras.
Personas encargada
de realizar el
Inventario físico.
Los datos del conteo se deben diligenciar
en el formato de conteo físico en Excel, y
hacer la respectiva comparación con el fin
de resaltar las diferencias
Encargado de la mesa
de control
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
MAR-07
Reemplaza:
REALIZA
RECONTEO
9
B
Origen:
Suministro e Inventarios
HAY
DIFERENCIAS?
Código:
Página 5 de 7
Se realiza el reconteo de las diferencias
encontradas (Preferiblemente una persona
diferente a la que contó inicialmente y que
no corresponda al área de operaciones);
colocando en la casilla de reconteo (R) la
cantidad encontrada.
Personas encargada
de realizar el
Inventario.
Si definitivamente siguen existiendo
diferencias, se revisa el movimiento del
producto adjuntando la documentación
correspondiente y se debe dar una
explicación de la diferencia.
Jefe de Bodega y/o
Administrador
Una vez detectado el error, en la
conciliación se debe exponer el plan de
acción se describe la acción correctiva
tomada con evidencia clara de la solución.
Jefe de Bodega y/o
Administrador
NO
12
SI
10
REVISA
MOVIMIENTO DE
PRODUCTO
11
REALIZAR PLAN
DE ACCIÓN
12
REALIZA ACTA DE
INVENTARIOS
13
IMPRIME
DOCUMENTOS Y
FIRMA
C
C
Realiza el acta de inventarios.
Imprime el acta de inventario. Estos
documentos deben estar debidamente
firmados y fechados.
Jefe de Bodega y/o
Administrador
Jefe de Bodega y/o
Administrador
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
MAR-07
Reemplaza:
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
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14
ENVÍA
INFORMACIÓN
Envía la información por correo
electrónico
Jefe de Bodega y/o
Administrador
15
VERIFICA LA
INFORMACIÓN
Verifica que la información reportada
coincida con el saldo físico.
Jefe de Compras
Retroalimenta todas las agencias con los
resultados del inventario, con el objetivo
de no cometer errores.
Jefe de Compras y/o
Gerente de
Operaciones
16
REALIZA
RETROALIMENTACIÓN
17
ELABORA
DOCUMENTOS
Elabora documentos de ajustes de
inventarios e imprime la documentación
soporte.
Jefe de Compras
18
REVISION DEL
AREA CONTABLE
El Area Contable revisa que los ajustes a
realizar estén enmarcados en las buenas
prácticas contables con los costos
adecuados.
Contador
19
SOLICITA
AUTORIZACIÓN
Solicita la autorización de ajustes de
inventarios de acuerdo al DOAG.
Jefe de Compras
20
REALIZA
AJUSTES
Realiza ajustes en el sistema SAP
coordinando con el administrador de la
sucursal y el jefe de bodega
Jefe de Compras
21
INFORMA AL ÁREA
ADMINISTRATIVA
D
D
Reportar al área financiera sobre el
resultado del inventario físico.
Jefe de Compras
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
MAR-07
Reemplaza:
22
REALIZA
CONCILICIACIÓN
23
ENVÍA
DOCUMENTOS
FIN
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
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Verificar con el contador que las notas
Jefe de Compras y
elaboradas en el sistema sean realmente las Contador
aprobadas.
Envía la documentación al Auxiliar de
Archivo.
Jefe de Compras
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
Reemplaza:
MAR-07
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
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ANEXO 1
PROCESO DE TRASLADOS DE MERCANCIAS ENTRE
BODEGAS:
1. TRASLADO DE AGENCIA PARA ENTREGAR
DIRECTAMENTE AL CLIENTE:
Este caso se presenta cuando por razones comerciales o de ubicación
el cliente es de una agencia, pero este requiere que le entreguen en
otra agencia de nuestra compañía:
1.1. La agencia que está realizando la venta debe realizar el
pedido en el sistema, este debe quedar liberado por cartera
para continuar el proceso.
1.2. El administrador de la agencia que solicita debe realizar
requerimiento vía mail al administrador de la agencia que
debe entregar el producto, apuntando numero de pedido
aprobado por el sistema SAP.
1.3. El administrador de la agencia que entrega debe realizar la
verificación del estado del pedido para proceder con la
autorización de entrega.
1.4. Se realiza el traslado por la transacción MB1B clase de
movimiento 303, se informa a la agencia que solicita y al Jefe
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
Reemplaza:
MAR-07
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
Página 9 de 7
de Compras para incluir estas entregas dentro del análisis de
los pedidos
1.5. El Jefe de bodega debe realizar la entrega al cliente y hacer
firmar la remisión de traslado que arroja el sistema.
1.6. La agencia que solicita debe hacer la recepción virtual del
traslado por la transacción MB1B clase de movimiento 305.
1.7. La agencia que solicita debe realizar la factura y enviarla a su
cliente.
2. TRASLADO ENTRE AGENCIAS PARA ENTREGAR EN LAS
PROPIAS BODEGAS DE CASAMOTOR.
2.1. El administrador de la agencia que requiere el traslado lo
solicita vía mail al Jefe de Compras y al Gerente de
Operaciones, indicando el descuento que tiene el cliente que
requiere el producto
2.2. El Gerente de Operaciones envía la autorización vía mail a la
sucursal que debe enviar el producto.
2.3. La agencia que envía debe realizar el traslado en SAP por la
transacción MB1B clase de movimiento 303, imprimir el
comprobante y hacerlo firmar por el transportador.
2.4. Cuando la agencia que solicita recibe el traslado debe
ingresarlo por la transacción MB1B clase de movimiento 305.
3. Es muy importante que los Jefes de bodega realicen la siguiente
verificación el día programado para el desarrollo del inventario,
porque es un punto de control interno que va a realizarse por el
Jefe de compras mensualmente y es incluido dentro de los
parámetros de medición para la gestión de los almacenes:
3.1. Entramos por la transacción MB52
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
MAR-07
Reemplaza:
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
Página 10 de 7
3.Ejecutar
1.Digitar el número del
centro
2.Marcar representación
no jerárquica
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
Reemplaza:
MAR-07
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
Página 11 de 7
3.2. Entramos a la pantalla visualizar stocks en almacén por material y
en la barra de herramientas:
click
3.3. Seleccionar la disposicion
click
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
Reemplaza:
MAR-07
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
Página 12 de 7
3.4. Inmediatamente después sale una lista como la siguiente:
Cabe anotar que en esa lista deben aparecer únicamente los productos
que se encuentren pendientes de entrar porque están siendo
transportados.
3.5. Si dentro de la lista salen productos que en efecto el Jefe de
bodega no está esperando o la agencia no solicitó deben inspeccionar
el stock por MMBE
Digitar el numero y el
centro del material que
desean revisar
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
Reemplaza:
MAR-07
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
Página 13 de 7
3.6. El sistema arroja la siguiente pantalla donde figura la cantidad en
la columna traslado(centro)
3.7. Para revisar el movimiento del producto:
Clic en material
movements
Ubicarse encima de la
cantidad en traslado y clic
en entorno
3.8. Sale la lista del movimiento del producto, deben revisar los
documentos que tengan tipo de movimiento 303 y que la cantidad en
entrada este positiva
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
Reemplaza:
MAR-07
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
Página 14 de 7
Doble clik en el
documeto
3.9. Aparece el documento de material:
En la vista info doc,
Aparece quien lo hizo y
en que centro
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
Reemplaza:
MAR-07
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
Página 15 de 7
Revisar este tipo de stock es muy importante porque de otras
sucursales pueden afectar su bodega, en el momento de hacer
inventario estos productos van a aparecer en la lista.
ANEXO 2
INSTRUCTIVO DE CONSUMOS
Cuando surge la necesidad del consumo en el área de operaciones
(llantas, lubricantes, aditivos para vehículos), El administrador de la
agencia debe enviar solicitud vía mail al Gerente de Operaciones,
relacionando los productos requeridos y las placas del vehiculo que
esta solicitando, cuando sea autorizado deben realizar una factura a
nombre de Casamotor S.A. y hacer constar el recibido por la persona
encargada del vehiculo, enviar la factura físicamente por correo a
Contabilidad en Ibagué, igualmente enviar mail con los datos de
factura y el costo para que finalmente el Gerente de operaciones envíe
la autorización a contabilidad para contabilizar la factura al gasto.
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
Reemplaza:
MAR-07
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
Página 16 de 7
ANEXO 3
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE INVENTARIOS EN SAP
A continuación le envío la instrucción de un procedimiento fácil y rápido para la elaboración de los
inventarios mensuales:
1.
Por la transacción MB52, en el campo Tipo de material pueden poner las siguientes opciones
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
Reemplaza:
MAR-07
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
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Digitar el centro y el almacén
Si desean pueden generar un reporte
por cada tipo de material
2.
El reporte sale muy lago así que podemos generar una disposición donde salga únicamente las
columnas que necesitamos
Click
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
Reemplaza:
MAR-07
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
Página 18 de 7
Click
3. El sistema genera el siguiente reporte, el cual puede ser exportado a excel
Para exportar a
excel
4. Cuando tengan el reporte en Excel, le incluyen dos columnas más para ingresar la cantidad física contada y
las diferencias.
Toma Física de Inventario Cíclico y Conciliación de Producto
Emitido:
Reemplaza:
5.
MAR-07
Origen:
Suministro e Inventarios
Código:
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Vale aclarar que al momento de imprimir, deben dejar no visualizada la columna de libre utilización,
con el fin de no influenciar el resultado del inventario.
FORMATO ACTA DE INVENTARIO.xls
PLANILLA AUTOMATIZADA DE CONTROL DE DESPACHOS DURANTE EL
INVENTARIO.xls
PLANILLA REGISTRO DE PAREJAS DE CONTEO.xls
PLANILLA RELACION DOCUMENTOS DE CORTE.xls