COLEGIO UNIVERSITARIO CARTAGO DIRECCIÓN DE EMPRESAS AUDITORIA TEMA: INVENTARIO Y COSTO DE VENTA PROFESOR: LIC. ALFREDO ARAYA LEANDRO 1 INDICE Introducción 2 Marco Teórico .................................................................................................................................. 1 2.1 Aspectos de Contabilidad ................................................................................................................ 1 2.2 Aspectos de Auditoría ...................................................................................................................... 8 2.2.1 Objetivos de la Auditoría ...................................................................................................... 8 2.2.2 Control Interno ...................................................................................................................... 9 2.2.3 Procedimientos de Auditoría .......................................................................................................... 12 2.2.4 Aspectos Administrativos ................................................................................................................ 13 Conclusiones ................................................................................................................................................. 19 Recomendaciones ....................................................................................................................................... 21 Papeles de trabajo Anexos Bibliografía 2 INTRODUCCION Todo Gerente Administrativo o financiero se pregunta: ¿Cómo controlar y administrar los activos, en especial el inventario y el costo de venta? Para responder a esta interrogante, existen muchas respuestas, sin embargo la repuesta está en sus propias manos. De ahí la importancia de contar con los conocimientos amplios, acerca de cómo se debe desempeñar y aplicar las normas y procedimientos de control interno y de Auditoria de la manera más efectiva. Este trabajo tiene por objetivo dar los procedimientos metodológicos y sugerencias al estudiante para uso y aplicación en su vida profesional. Hemos querido presentar al lector de la manera más clara posible, las normas y procedimientos de control interno, los Principios de Auditoria y los aspectos administrativos centrales que implican el manejo de un inventario y el costo de venta. Además se realizó una investigación dentro de una empresa con el propósito de confrontar la teoría con la práctica real. 2. Marco Teórico 2.1 Aspectos de contabilidad 2.1.1 Definición de Inventarios El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o la producción para su posterior venta, como materia prima, producción es proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilizan en el empaque, empaques de mercancía o las refracciones para mantenimiento que se consumen en el ciclo normal de las operaciones. 3 2.1.2 Capital de trabajo Es la inversión que una empresa tiene en sus activos a corto plazo. Esta formado por las partidas que pertenecen a esa sección en el balance general: cuentas por cobrar, inversiones temporales e inventarios. La importancia que tiene el inventario en una empresa recae en que es la principal fuente de ingresos para cualquier compañía, mantiene una estrecha relación con lo que son compras y ventas. 2.1.3 Definición de contabilidad de costos Se puede decir en forma sencilla que la contabilidad de costos es una fase amplia de la contabilidad general de una empresa, que proporciona rápidamente a la gerencia los datos relativos a los costos de producir o vender cada artículo o de suministrar un servicio en particular. 2.1.3.1 Propósitos de la contabilidad de costos Determinar los costos de los materiales, mano de obra y la carga fabril incurridos en un trabajo incurrido. 2.1.4 Sistemas de registro de Inventarios Una empresa debe decidir inicialmente el momento en que debe registrarse la adquisición y el consumo del inventario. Dicha decisión debe basarse principalmente en el tipo de empresa que se trate. 2.1.4.1 Inventarios perpetuos 4 El sistema de inventario perpetuo mantiene un saldo siempre actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y el costo de la mercancía vendida. Cuando se compra mercancía, aumenta la cuenta de inventario; cuando se vende mercancía, disminuye la cuenta de inventario y se registra el costo de la mercancía vendida. En cualquier momento, se conoce la cantidad de mercancías en existencia y el costo total de las ventas del período. 2.1.4.2 Inventario periódico En el sistema de inventario periódico pormenorizado o analítico, no se mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia. Siempre que se compran mercancías para revenderse, se hace un cargo a la cuenta “Compras”; las cuentas “Devoluciones y bonificaciones sobre compras”, “Descuentos sobre compras” y “Fletes sobre compras”, se utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y cargos de fletes en que se incurre al transportar mercancías. Por tanto es necesario hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al finalizar el período. Bajo el sistema de inventario periódico, no se registra el costo de la mercancía vendida cada vez que se efectúa una venta. 2.1.5 Métodos de valuación de inventarios Los precios sufren variaciones en cada compra de mercancías que se hace durante el período contable. El objetivo de los métodos de valuación es determinar el costo que será asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles al terminar el período. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor forma de medir la utilidad neta del período y el que sea más representativo de su actividad. 5 2.1.5.1 Costo Específico El método del costo específico para valuar inventarios requiere que se lleve un registro detallado de la información relacionada con cada operación de compra, con el fin de que puedan identificarse las facturas específicas a que corresponden las mercancías disponibles, al final del período. A cada compra se le puede asignar un número especial o a los productos de un pedido específico se le puede poner una tarjeta, de modo que en el momento de la venta sea posible determinar la factura a la que corresponde el artículo vendido. Este método es aplicable a las compañías que compran pocos productos que pueden ser identificados con facilidad. 2.1.5.2 PEPS (Primero en entrar, primero en salir) El método de primeras entradas, primeras salidas o método PEPS de inventarios, se supone que las primeras mercancías compradas son las primeras que se venden. Por tanto, las mercancías en existencia al final del período serán las últimas, es decir, las de compra más reciente, valoradas al precio actual o al último precio de compra. 2.1.5.3 UEPS (Ultimo en entrar primero en salir. En el método de últimas entradas, primeras salidas o métodos UEPS de valuación de inventarios, se supone que las últimas mercancías compradas son las primeras que se venden. Las mercancías que se encuentran sin venderse al final del período representan las que se encontraban en existencia en el inventario inicial o los primeros productos comprados. Cuando se utiliza el método UEPS para valuación de inventarios, se supone 6 que los primeros artículos comprados son los últimos que se venden: por tanto el inventario final debe valuarse según el primer precio de compra o el más antiguo. En este método, el inventario final es menor (subvaluado) y el costo de ventas es mayor (sobrevaluado). 2.1.5.4 Promedio ponderado El método del promedio ponderado para valuación de inventarios reconoce que los precios varían, según se van comprando mercancías, durante el período fiscal. Por tanto, de acuerdo con este método, las unidades del inventario final serán valoradas al costo promedio por unidad de las existencias disponibles durante todo el año fiscal. Antes de calcular el valor del inventario final mediante el método del promedio ponderado, se tiene que determinar el costo promedio por unidad, que después se aplicará al número de unidades del inventario final. 2.1.6 Sistemas de Estimación Ante alguna circunstancia impredecible (robo, incendio, inundación) o bien ante la necesidad de preparar estados financieros al final del período, el contador debe estimar el valor del inventario sin hacer un recuento físico de los productos disponibles. Para tal propósito se han diseñado sistemas de estimación de inventarios, los cuales pretenden dar una aproximación del costo del inventario sin tener que desperdiciar tiempo e incurrir en costos al hacer un recuento físico. 2.1.6.1 Precio de menudeo o detallista 7 El método de precio al menudeo o detallista que utilizan por lo general las tiendas de cadenas y por departamentos, igual que los establecimientos mayoristas. Para estimar el costo del inventario por este método, es necesario que el negocio tenga disponibles registros de las mercancías devueltas, así como de los precios de venta de todas las mercancías vendidas durante el período contable. 2.1.6.2 Utilidad Bruta Para obtener una estimación razonable del costo del inventario final de acuerdo con el método de la utilidad bruta, es necesario que el porcentaje de utilidades brutas sobre ventas haya mantenido una cierta estabilidad, durante los años más recientes. 2.1.6.3 Impacto de la inflación en el inventario La inflación, conocida como el incremento en el nivel general de precios de un país determinado, afecta alas partidas no monetarias y a la empresa por poseer partidas monetarias. Su efecto sobre las partidas monetarias es el de disminuir el poder adquisitivo. Por ejemplo, si usted tiene $10.00 hoy, dentro de un mes, con esos $10.00 no podrá comprar los mismos artículos que hibiese comprado hoy. Esto se conoce como baja en poder adquisitivo. Por otro lado la inflación no afecta tanto a las partidas o monetarias, ya que al ir subiendo los precios, también se incrementa el valor de las partidas no monetarias. Al tener un inventario de $50.00 hoy, ¿usted valuaría este inventario en el mes siguiente al precio de hoy, cuando su valor se ha incrementado en un 50%? 8 Al ser el inventario una partida no monetaria cuyo valor se ve afectado por los incrementos en el índice general de precios, deben reconocerse en los estados financieros tales efectos y de esta manera presentar una información veraz y útil para la toma de decisiones. Es necesario recalcar que, debido a la importancia que mantiene el inventario dentro del ciclo de operaciones, la actualización de esta partida es un aspecto que afecta la toma de decisiones. Si la información que se tiene como base de datos para realizar una toma de decisiones. Si la información que se tienen como base de datos para realizar una toma de decisiones no está actualizada, la decisión que se tome no va a ser óptima y en consecuencia va a desequilibrar todo el ciclo de operaciones. 2.1.6.4 Actualización de inventarios De acuerdo con los Principios de Contabilidad generalmente aceptados emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos… los Estados Financieros deben de reexpresarse a pesos de poder adquisitivo de cierre del último ejercicio. 2.1.6.5 Aplicación de la regla de costo o mercado: El Menor Los inventarios pueden sufrir variaciones importantes en su costo debido a cambios en los precios de mercado, obsolescencia y a otras razones. Por tal motivo es necesario aplicar la regla de costo o mercado: el menor. 9 2.1.6.6 Reglas de valuación Se debe valuar a su costo de adquisición. A continuación se hace un esquema de los aspectos que hay diferentes que considerar al obtener su costo: Mercancías en tránsito: Los artículos que se compren libre a bordo punto de embarque, se registrarán en una cuenta transitoria. Los gastos en que se incurra se sumarán a los costos aquí registrados. Anticipos a proveedores: Cuando se tengan que realizar desembolsos a cuenta de algún pedido, estos desembolsos formarán parte del inventario, siempre que se especifique que son anticipos. 2.1.6.7 Reglas de presentación Por su naturaleza, el rubro de inventarios debe presentarse dentro de los activos circulantes en el estado de situación financiera. Deberá especificarse el tipo de partidas que lo componen, mercancías en tránsito, anticipos a proveedores, etcétera. En los estados financieros, debe mencionarse los métodos de valuación utilizados por la empresa. Cuando la entidad económica hubiere cambiado los sistemas y/o métodos de valuación en relación con el ejercicio anterior, deberá mencionarse en los estados financieros, así como el efecto que sobre la partida de inventarios y en resultados hubiesen tenido tales modificaciones. 10 2.2 Aspectos de auditoria 2.2.1 Objetivos de la auditoría 2.2.1.1 Objetivo General Determinar las cantidades físicas, la calidad y los cálculos respecto al valor de los inventarios o así como evaluar los métodos de control existentes. 2.2.1.2 Objetivos específicos - Asegurarse de que existen controles internos adecuados respecto a los inventarios. - Verificar que el inventario es propiedad del cliente. - Comprobar las cantidades físicas de inventario disponible - Asegurar que el cliente utilizó precios y procedimientos adecuados de valuación adecuados. - Determinar si existen gravámenes aplicables al inventario. - Estar seguro que las existencias en inventario son vendibles, prestando atención a los indicios de mercancías dañadas, artículos obsoletos, etc. - Verificar que el costo de ventas es adecuado - Determinar la presentación adecuada de los estados financieros. 11 2.2.2 Control Interno El control interno sobre los inventarios comprende los controles contables y físicos. Es indicación de un buen control contable sobre los inventarios la existencia de un sistema en el cual las funciones de los empleados están separados de tal modo que las personas que controlan los inventarios no estén también a cargo de facturar las ventas o registrar las compras. El sistema contable debe ser diseñado de modo que el flujo de información contable sea paralelo al flujo físico de inventarios. El control físico se relaciona con la protección de las existencias contra robo o deterioro. La evidencia de esas existencias son los controles que abarcan alarmas contra robos, vigilantes nocturnos, cercas de protección, cerraduras y otras medidas de seguridad. 2.2.2.1 Presentación de los inventarios en los estados financieros Los inventarios se presentan como activo circulante en el balance general revelando la base de la valuación, aceptables incluyen el costo o mercado el que sea más bajo. La descripción del inventario debe incluir una indicación del método de flujo de costos empleados (UEPS, PEPS , y promedio ponderado) 12 2.2.2.2 Programa de auditoría para los inventarios y el costo de ventas 2.2.2.2.1 Inventarios: a) Observación de inventarios. 1) Hacer planes para observar los inventarios (tomo físico) 2) Describir los procedimientos en los papeles de trabajo e incluir las conclusiones. Las conclusiones, comentar los procedimientos de cumplimiento durante la toma física. 3) Determinar el control de las tarjetas del inventario físico en los papeles de trabajo, los detalles de los números de tarjetas emitidas usadas o no usadas. 4) Obtener información del corte de inventario y registrarla en los papeles de trabajo (Recepción y embarques). 5) Asegurarse de anticipar movimientos durante el inventario físico y detallarlos. 6) Comprobar los recuentos físicos de las existencias, comunicar todos los errores encontrados al personal para su conciliación, hacer recuentos de existencia exacta, registrar en los papeles de trabajo los detalles de un número representativos de (cuentas) pruebas de recuento para cotejarlas con el listado final del inventario. 7) Investigar si el cliente ha recibido mercancías en conciliación o las ha enviado. 8) Mediante observación general y haciendo investigaciones de los inventarios físicos, determinar si hay mercancías dañadas, obsoletas o de lento movimiento. Si el control físico sobre las existencias es el adecuado, incluir los detalles y conclusiones en los papeles de trabajo. 13 2.2.2.2.2 Costo de ventas-registro de inventarios perpetuos a. Seleccionar muestras que den lugar a asientos de costos de ventas. Para cada una revisar el costo usando los cálculos y sumas. b. Comprobar la secuencia numérica de los documentos fuente de los asientos de costo de ventas. c. Sumar y comprobar los totales mensuales del registro de costo de ventas y compararlo contra los totales mensuales en las cuentas del costo de ventas e inventarios d. Examinar la cuenta del costo de ventas en el mayor general y verificar cualquier pase proveniente de una fuente que no sea la del registro del costo de ventas. e. Sumar las cuentas de inventarios y costos de venta y comprobar los saldos finales. f. Revisar analíticamente el costo de ventas para determinar si existen fluctuaciones importantes que necesiten una investigación de auditoría. 2.2.2.2.3 Costo de ventas-inventarios periódicos a- Revisar la cuenta de compras en el valor general e investigar cualquier asiento fuera de lo normal. b- Sumar la cuenta y comprobar el saldo final c- Comparar las sumas y cuadros en el diario de compras y seguir los pases hasta las cuentas del mayor general. d- Seleccionar una muestra de asientos en el diario de compras , revisar las órdenes de compra, informes y facturas e- Comprobar la secuencia numérica de las órdenes de compra f- Seleccionar una muestra de informes de recepción g- Revisar el cálculo del costo de ventas correspondientes al período bajo auditoría. 14 2.2.2.2.4 Presentación en los estados financieros Estudiar la presentación adecuada de los inventarios y el costo de ventas. Determinar que los estados financieros del cliente están de acuerdo con las normas aceptadas de presentación de informes de revelación. 2.2.3 Procedimientos de la Auditoría Procedimientos de la auditoría siguientes a la observación. - Obtener el listado final de existencias resumiendo el precio de los inventarios disponibles a la fecha de observación. - Verificar las pruebas de recuento registradas en los papeles de trabajo durante la observación del inventario en cuanto las cantidades físicas reportadas. Conciliar el estado final con el control de tarjetas de recuento, examinar facturas de compras de inventarios recientes, para verificar los precios y obtener evidencias sobre la propiedad. - Verificar los cálculos y las sumas de los cálculos de inventario con base en pruebas selectivas - Observar las listas de precios, catálogos o facturas para reponer el costo del inventario. Exponer conclusiones de la valuación al costo de mercado. - Detectar en el inventario los artículos dañados, obsoletos o de lento movimiento o si se ha valorado correctamente. - Revisar los cálculos del flujo de costos sobre la base de la presunción establecida o métodos de valuación usados (UEPS, PEPS, Promedio ponderado, método de ventas al menudeo). 15 - Establecer la validez de los costos calculados si el cliente se dedica a la fabricación o cotejar la información de corte para verificar que los embarques y recepciones fueron registradas correctamente. - Comprobar el inventario (que la cuenta de i) la relación de inventarios contra la cuenta del inventario en el mayor general. Revisar los ajustes hechos para sobrantes o faltantes. - En caso de inventario perpetuo confirmar el registro de las existencias recibidas extrayendo una muestra de las existencias recibidas extrayendo una muestra de los informes de recepción y siguiendo las partidas de las cuentas hasta la entrada en el mayor general. - Revisar la cuenta del inventario en el mayor general, investigar las partidas anormales, sumar la cuenta y comprobar el saldo final. 2.2.4 Aspectos Administrativos 2.2.4.1 Definición La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Dentro de la organización es necesario que se realicen funciones de Planificación, dirección y control con el fin de que todas las operaciones se realicen en forma íntegra y ordenada para alcanzar los objetivos deseados. 16 2.2.4.1 Procedimientos administrativos en el control y manejo de inventarios. Como mencionamos anteriormente, los inventarios lo constituyen todos aquellos bienes o servicios que la empresa dispone para la venta, por medio de una compra y venta o transformación de las materias primas (Proceso de Producción) con fines de lucro. Este fin de lucro hace que la empresa le preste mucho interés y cuidado a los inventarios, de ahí surge la necesidad de imponer una serie de controles y procedimientos para su correcto manejo. Dentro de los procedimientos y controles para tal efecto encontramos una serie de documentos que permiten la confirmación de compra, ingreso, control y salidas en el que opera el inventario. 1. Compra Es aquella relación contraída entre industrias o empresas donde se realizan actos de comercio (compra y venta de bienes o servicios). La empresa ante una necesidad de adquirir bienes, servicios o materias primas para su transformación solicita a otros evaluar las opciones, se confirma a la empresa elegida, mediante un documento denominado “Orden de compra”. Este documento reúne información como: descripción del producto, cantidad, precio unitario, condición de compra (FOB, CIF), Condición de pago. 17 2. Ingreso de la mercancía: Todo producto o suministro que la compañía ha comprado debe ser revisado, contado y cotejado con la orden de compra, después se prepara un informe de recepción de mercadería, anotando código interno del producto, descripción del producto, cantidad de bultos o cajas, unidades por caja, unidades totales y número de factura. Posteriormente se ingresa al sistema de cómputo previamente calculados los costos y gastos en que se incurrieron (transporte, aduana) Control del inventario La custodia o control del inventario recae en o las personas que la empresa ha definido para dicho fin. Dicho control consiste en procedimientos de valuación del inventario por medio de métodos como PEPS, VEPS, o Promedio ponderado, según lo establecido por la empresa, hacer inventarios selectivos periódicamente, clasificarlo en ABC según su notación, separar y rebajar del sistema de registro los artículos dañados o muestras entregadas a clientes o para pruebas internas, mediante una requisición debidamente autorizada, mantener identificado y separado los artículos. Si se tratase de una empresa de venta de bienes que hace ventas en consignación se debe crear en el sistema una bodega bajo el nombre del cliente y trasladar los productos a esa bodega descargándola mediante facturación en firme en los periodos de venta previamente establecidos. Si se tratase de devoluciones se debe asegurar que las mismas sean procedentes; estén debidamente autorizados, valuadas y oportunamente registrados. 18 Salidas de mercadería Toda salida de mercadería debe estar amparada por medio de documentos, ya sea, requisiciones, o facturas debidamente autorizadas. Cuando se trate de exportaciones, se deben cumplir con todas las disposiciones y procedimientos aduaneros, tanto por el Código Aduanero Uniforme Centroamericano II (CAUCAII), Ley General de Aduanas, Código de Comercio y otras leyes conexas que rigen tal efecto. El Código Aduanero Uniforme Centroamericano II en su artículo 36 establece: La exportación, es el envío legal de mercancías que se encuentran en libre circulación, para su uso o consumo definitivo en el exterior, previo cumplimiento de todas las formalidades aduaneras. Artículo 31: La declaración aduanera de las mercancías deberá presentarse en el respectivo formulario o medio aprobado por la autoridad competente, a la cual se adjuntará los documentos y autorizaciones exigidos por la ley cuando sea procedente. Artículo 32: En toda declaración aduanera, deberá consignarse la información requerida en el formulario o medio respectivo, entre otras las relativas al consignatorio o declarante, medio de transporte, valor aduanero, clasificación arancelaria, origen y las demás exigencias por la legislación nacional, según cada régimen. 19 Cabe mencionar que las empresas establecidas en Zonas Francas, se rigen por la Ley de Régimen de Zonas Francas y sus reglamentos; en el cual gozan de beneficios que a continuación mencionamos: Artículo 1° El Régimen de Zonas Francas es el conjunto de incentivos y beneficios que otorga e Estado a las empresas que cumplan con los requisitos y obligaciones establecidas en esta ley. Las empresas beneficiadas con ese régimen se dedicarán a la manipulación, procesamiento de bienes y prestación de servicios destinados a la exportación o reexportación, con excepción de lo previsto en los Artículos 22, 24 de esta ley. El lugar donde se establezca un grupo de empresas beneficiadas con este régimen, se denomina "Zona Franca", que es un área sin población residente, autorizada por el Poder Ejecutivo a funcionar como tal. Artículo 20: Las Empresas establecidas en las Zonas Francas gozarán de los siguientes incentivos, con las solvedades que, a continuación se indican: a) Exención de todo tributo y derecho consular sobre la importación de materia prima, productos elaborados o semielaborados, componentes y partes materiales de empaque y envase, así como de otras mercancías y bienes requeridos para su operación. b) Exención de todo tributo y derecho consular que afecte la importación de maquinaria y equipo, lo mismo que sus accesorios y repuestos, así como la importancia de vehículos automotores necesarios para su operación, producción administración y transporte. 20 c) Exención de todo tributo y derecho consular que pese sobre la importación de lubricantes requeridos para su operación. Esta exención se otorgará únicamente cuando éstos no se produzcan en el país en la calidad, en la cantidad y en la oportunidad de entrega requeridas. ch) Exención de todo tributo, asociado con la exportación o reexportación de productos. Esta exención se otorgará para la reexportación de maquinaria de producción y equipos de las Zonas Ingresados al amparo de esta ley. d) Exención, por un período de diez años a partir de la iniciación de las operaciones, de pago de impuesto sobre el capital y el activo neto, del pago del impuesto territorial y del impuesto de traspaso de bienes inmuebles. e) Exención del impuesto de ventas y consumo sobre las compras de bienes y servicios. f) Exención de todo tributo que pese sobre las remesas al extranjero. g) Exención de todos los tributos a las utilidades, así como de cualquier otro, cuya base h) Exención de todo tributo y patente municipal por un período de diez años. i) Exención de todo tributo sobre la importación y exportación de muestras comerciales o industriales, previa autorización de la corporación. j) Las empresas acogidas al Régimen Zona Franca gozarán de la libre tenencia y manejo de divisas que adquieran según lo dispuesto y toda clase de actos y contratos en moneda extranjera. k) Las empresas de Zona Franca de "menor desarrollo relativo" gozarán de una bonificación equivalente al quince por ciento (15%) de la suma total que haya pagado por concepto de salarios, en el año inmediato anterior. 21 BIBLIOGRAFIA John W. Cook, Auditoria Normas y Procedimientos de Auditoría, Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Código de Comercio, Editorial Porvenir. 1996 Código Aduanero Uniforme Centroamericano II CAUCA II, Editorial Instituto de Estudios Tributarios Contables, S.A., 1998. Ley de Régimen de Zonas Francas y sus Reglamentos, Editorial, Editec, 1992. 22 23
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