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ATENCION DE REQUERIMIENTOS INTERNOS DE INFORMACION (DIIRI)
.01
A la unidad de Servicios de Información de la CGR, le corresponde atender, en
forma eficiente, los requerimientos de información que le planteen los
fiscalizadores en el desempeño de sus labores. Asimismo, suministrará a estos,
de oficio, información útil para la ejecución de sus tareas.
.02
Los objetivos específicos de la unidad de Servicios de Información en materia de
requerimientos de información son:
a)
Apoyar con información útil y de calidad, la fiscalización superior que realiza
la CGR;
b)
Facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los fiscalizadores, y
apoyarlos en la ejecución de su trabajo, que debe ser de alto valor
agregado; y
c)
Reducir la duración y los costos implícitos en los procesos de búsqueda y
acceso a información relevante para la fiscalización.
.03
La atención a un requerimiento de información, puede ser sobre una necesidad
expresa o una necesidad tácita, es decir, en el primer caso, manifestada por el
fiscalizador por medio de una solicitud, de acuerdo con sus intereses específicos,
o en el segundo caso, detectada y satisfecha sin que medie una solicitud, lo que
implica una participación sumamente activa de la unidad de Servicos de
Información.
.04
La unidad de Servicios de Información es un sistema global e integrado, que se
alimenta de los resultados de la fiscalización y de datos generados fuera de la
CGR relevantes para desarrollar sus funciones sustantivas, y que suple a los
funcionarios de los productos informativos que requieren. En efecto, los
proveedores de la citada unidad son:
a)
Los fiscalizadores, quienes mediante las autorizaciones, aprobaciones,
auditorías, evaluaciones y otros trabajos, generan criterios técnicos y
jurídicos, informes, estadísticas, etc. que se almacenan en subsistemas de
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información como el de conocimiento de la entidad, el administrador de
documentos, el archivo físico y otros.
b)
Las personas físicas y los entes y órganos externos a la CGR, que generan
libros de texto, investigaciones, doctrina, estadísticas, noticias, normativa
técnica y jurídica, etc., información que también se almacena en
subsistemas como Internet, redes gubernamentales, bibliotecas y centros
de documentación de otras instituciones dentro y fuera del país.
.05
Para facilitarle al fiscalizador, la localización, utilización y comprensión de este
acervo de información, la unidad de Servicios de Información se convierte en un
usuario más de esos subsistemas; en vista de la amplitud, dispersión y grado de
procesamiento de la información, dicha unidad la accesa y la transfiere a los
usuarios, y además puede modificarla para generar otros productos que
comprenden
información
indexada,
resumida,
agregada,
analizada,
y
comentada.
.06
Aunque los productos informativos que los fiscalizadores necesitan son de
variada naturaleza, la unidad de Servicios de Información cuenta con la
plataforma tecnológica para poner a disposición del funcionario en forma
actualizada y ágil toda esa diversidad de productos, así como con el recurso
humano con diversas especialidades, tales como archivo, bibliotecología,
informática, administración de negocios, economía, auditoría y derecho, que
trabajan coordinadamente a efecto de atender efectiva y eficientemente las
necesidades de información.
.07
El proceso de atención de requerimientos internos de información, está
constituido por los subprocesos de planificación, implementación y transferencia
de productos informativos.
PLANIFICACION (DII-RI-1)
Evaluación de necesidades del usuario (DII-RI-1.1)
.08
La unidad de Servicios de Información efectúa una labor permanente de
investigación sobre los procesos de fiscalización que se llevan a cabo en la
CGR, para conocer qué tipo de información les puede ser de utilidad a los
funcionarios, considerando entre otros aspectos:
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a)
La planificación institucional, en la cual se formulan orientaciones
estratégicas, prioridades de fiscalización, objetivos y metas de la CGR, y los
proyectos de fiscalización para un periodo determinado;
b)
El perfil de usuarios, el cual es realizado en forma periódica y sistemática y
permite aclarar las necesidades de los clientes por medio de cuestionarios
aplicados en forma general o selectiva; y
c)
La revisión de solicitudes no satisfechas y la consulta a usuarios
especializados en un tema en particular.
Determinación del producto requerido (DII-RI-1.2)
.09
Se valoran los productos que se tienen y los servicios que se prestan con el fin
de determinar si con ellos es posible satisfacer las necesidades detectadas. En
caso de que se requiera adquirir un producto o diseñar un nuevo servicio, se
establece previamente los costos y beneficios, con el fin de decidir su
implementación.
Diseño de nuevos productos y servicios (DII-RI-1.3)
.10
La unidad de Servicios de Información define aspectos relacionados con los
procesos de adquisición de la información,
preparación y transferencia del
producto final. De acuerdo con los requerimientos técnicos, las limitaciones y las
pautas que se hayan determinado en las actividades anteriores, en la citada
unidad se determinan:
a)
Las formas mediante las cuales se puede adquirir la información: donación,
intercambio, compra; entre otras, el formato de esa información: físico o
electrónico;
b)
El tipo de procesamiento que eventualmente se requiere de la información:
indexación, análisis, resumen, consolidación, comentario, etc.
c)
El medio más eficaz y eficiente para hacerlo llegar al usuario final: físico o
electrónico.
.11
Este trabajo debe realizarse por funcionarios de la unidad de Servicios de
Información, conjuntamente con funcionarios de Sistemas y Tecnologías de
Información y de las unidades de la CGR, que se hayan definido como usuarias.
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IMPLEMENTACION DE PRODUCTOS INFORMATIVOS (DII-RI-2)
Recolección de información (DII-RI-2.1)
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Se inicia la ejecución de lo planeado en la actividad inmediata anterior.
Dependiendo del producto o servicio, se deben efectuar diferentes gestiones
para obtener la información necesaria, por ejemplo accesar Internet o el sistema
administrador de documentos u otro proveedor de información para recuperar la
información relevante; solicitar información a instituciones; gestionar la compra
de algún material o la conexión a una red, etc.
La unidad de servicios de
información pondrá énfasis en lo siguientes elementos constitutivos:
.13
La unidad de servicios de información, en materia documental debe ofrecer una
colección completa de libros, revistas, publicaciones gubernamentales, reportes
anuales, investigaciones, periódicos, y bases de datos en cd room y online, cuya
materia esté relacionada con las actividades sustantivas de la CGR. Abarca,
entre otros aspectos, lo siguiente:
a)
La colección de libros y revistas, enfocada en temas de interés para la CGR,
tales como rendición de cuentas, auditoría, administración financiera,
administración y derecho públicos.
b)
Las publicaciones del Gobierno y de la Asamblea Legislativa, que son
esenciales para el trabajo de la CGR: dictámenes, debates, actas,
circulares, etc.;
c)
Los informes de auditoría y memorias de otras instituciones del país y
organismos del exterior;
d)
Las monografías, manuales, y otras publicaciones, relacionadas con la
auditoría, economía, legislación, que son documentos más especializados; y
e)
Las noticias de prensa escrita, también relevantes para los trabajos de
fiscalización.
.14
La unidad de servicios de información también ofrece una colección de textos de
carácter jurídico, relevantes para la fiscalización que ejerce la CGR, tales como
publicaciones del Diario Oficial La Gaceta (proyectos de ley, leyes, decretos
ejecutivos, resoluciones, circulares, etc.), del Boletín Judicial (acciones de
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inconstitucionalidad),
pronunciamientos producidos por la propia CGR, y
resoluciones de la Procuraduría General de la República.
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Los funcionarios de la unidad de Servicios de Información que el gerente
designe, deben estar revisando estas diferentes fuentes de información
diariamente para extraer y transferir la información más relevante para las
funciones sustantivas de la CGR.
.16
Debe establecerse el enlace necesario con las instituciones que manejan
información numérica como son: el Ministerio de Hacienda, el Ministerio de
Planificación Nacional, el Banco Central de Costa Rica, la Instituto Nacional de
Estadística y Censos, etc. y de la propia CGR, que proveen información
actualizada sobre indicadores macroeconómicos, series históricas de ingresos,
gastos y deuda del Gobierno de la República y demás entes y órganos
fiscalizados, estadísticas de población, empleo y ambientales, entre otros.
.17
Los funcionarios de la unidad de Servicios de Información que el encargado de
dicha unidad designe, periódicamente deben accesar los sistemas de
información disponibles para extraer la información más relevante para las
funciones sustantivas de la CGR.
.18
Otra información puede obtenerse y estar disponible para los usuarios, mediante
la conexión a otras bibliotecas y la utilización de medios audiovisuales.
Procesamiento de la información (DII-RI-2.2)
.19
Una vez recopilado o accesado el material se procede a hacer una revisión
minuciosa en cuanto a los índices o contenidos de los libros, revistas, manuales,
noticias, estadísticas, etc. con el propósito de informar a los usuarios sobre su
existencia y alcances, así como de organizar la información correspondiente para
ponerla a disposición de los funcionarios.
.20
En el caso del acervo documental, el procesamiento consiste en clasificar los
materiales, elaborar y actualizar sistemas de catalogación bibliográfica.
Con
respecto a la colección de textos jurídicos, se debe interpretar el texto, clasificar
el oficio o documento por tema, y relacionarlo con información similar. Si se trata
de información estadística es importante revisar su contenido, y comparar,
analizar, interpretar, relacionar y consolidar cifras.
De acuerdo con las
necesidades detectadas se elaboran cuadros resúmenes con información
relevante para la fiscalización.
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La unidad de Servicios de Información debe elaborar productos como los
siguientes:
a)
Indices en relación con los criterios y pronunciamientos de la CGR, las
publicaciones del Diario Oficial La Gaceta, el Boletín Judicial, o cualquier
otro asunto de interés, en los cuales se informe sobre la ubicación de los
documentos, fecha de edición, resumen del tema, autor, observaciones;
b)
Listas de publicaciones o adquisiciones por Internet, con indicación de la
fecha, tema, autor, dirección, etc.; y
c)
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Cuadros comparativos de normativa jurídica, de información estadística, etc.
El procesamiento debe ser principalmente en forma electrónica para facilitar la
posterior transferencia de información y efectuado por los funcionarios que el
encargado de la unidad de Servicios de Información designe, de acuerdo con su
especialidad, experiencia, carga de trabajo, etc.
TRANSFERENCIA DE PRODUCTOS INFORMATIVOS (DII-RI-3)
Difusión (DII-RI-3.1)
.23
La unidad de Servicios de Información desarrolla los mecanismos necesarios
para dar a conocer al usuario los productos y servicios con que cuenta, y para
poner a su disposición la información, en forma eficiente.
.24
.25
Para la difusión de la información, utiliza, entre otros, los siguientes medios:
a)
Correos electrónicos a los funcionarios;
b)
Página de Internet de la CGR; y
c)
Exposiciones de materiales u otros.
La unidad de Servicios de Información realiza una labor de formación de
usuarios, en materia de acceso y uso de la información y fomenta el uso de las
tecnologías, de tal forma que se dé una óptima utilización de los servicios que
brinda.
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Atención del requerimiento (DII-RI-3.2)
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Se recibe la solicitud,
por medio de correo electrónico, personal o
telefónicamente y se efectúa el registro correspondiente, en el cual se indica el
nombre del funcionario, la fecha, el asunto, y otra información importante.
.27
La atención al usuario incluye la de consulta general o especializada, es decir,
búsqueda bibliográfica, búsqueda y recuperación de documentos en Internet,
fotocopiado, localización de documentos en el sistema de archivo físico o en el
sistema administrador de documentos, orientación en cuanto a referencias o
bases de datos, etc. De no encontrarse lo que busca el interesado, se procederá
a efectuar la búsqueda en otras bibliotecas o se puede solicitar ayuda a
especialistas de la materia investigada.
.28
El servicio puede involucrar la preparación de algún material, como reportes,
cuadros, etc. así como su análisis, sin embargo, en algunos casos esta
información puede estar lista para su entrega.
.29
El servicio de préstamo puede ser tanto para sala como para domicilio. La
información puede ser brindada en disquete,
impresa en papel o mediante
consulta directa en pantalla. En algunos casos se hace indispensable el uso de
terminales con características amigables para el usuario, en donde él mismo
pueda localizar la información que busca más fácilmente.
.30
El interesado será atendido por el funcionario que más conozca del asunto, en
primera instancia por el bibliotecólogo y en segunda por el especialista en la
materia de que se trate.
Políticas
.31
El papel de la unidad de Servicios de Información dentro de la CGR debe ser
activo, participativo y determinante para el buen desempeño de las labores de la
CGR.
El encargado de dicha unidad debe velar porque se implemente una
estrategia para la creación de una cultura informacional, con la cual se
reconozca por parte de los funcionarios de la CGR el valor que la información
agrega al mejoramiento de sus funciones.
.32
El principal cliente de la unidad de Servicios de Información es el funcionario de
la CGR, y en especial el que realiza labores de fiscalización integral.
Sin
embargo, esto no obsta para que el acervo de información con que se cuenta,
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esté disponible para los usuarios externos de la institución, como estudiantes,
funcionarios de entes y órganos públicos y privados, funcionarios de organismos
internacionales, y público en general.
.33
La unidad de Servicios de Información deberá evaluar periódicamente los
productos y servicios que ofrece, los procesos de trabajo, la tecnología, los
sistemas y los recursos con que se cuenta, con el propósito de generar un
proceso de mejoramiento constante y brindar un eficiente servicio a los usuarios.
Los funcionarios de la unidad de Servicios de Información deben desarrollar una
labor dirigida a descartar material que no sea útil para la fiscalización, la cual se
efectuará para tener una colección funcional y adecuada a las necesidades de
los usuarios, y rebajar la obsolescencia del fondo documental.
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