Título del trabajo: Integración de los servicios informativos en la

Título:Integración de los servicios informativos en la Intranet del Ministerio de
Relaciones Exteriores.
Ing. Lucia Faz Deville
Lic. Lidice Veguería
Resumen
Con el objetivo de elevar el nivel informativo de todos los funcionarios y especialistas
del Ministerio, poniendo a su alcance la información generada en
las diferentes
Direcciones, se realiza este trabajo.
Haciendo uso de las tecnologías de Internet, por las necesidades de formación
mínimas que requiere, la capacidad integradora de datos en diferentes formatos, su
arquitectura de plataforma abierta que puede incrementarse con cualquier aplicación,
entre otras bondades, y teniendo como soporte la red informática instalada, se inicia la
ejecución de esta Intranet.
Se realizó el diseño e implementación de bases de datos en SQL Server 2000, y su
consulta a través de páginas Web creadas con varias herramientas. Se tuvieron en
cuenta criterios abarcadores en la selección y organización de la información.
Se presenta como resultado la integración armónica de varios servicios informativos
generados en algunas Direcciones del Ministerio, así como la concepción de nuevos
servicios, a partir de informaciones que antes eran de poco acceso, a pesar de su gran
utilidad.
Introducción
En los últimos años, el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Cuba,
ha estado inmerso en un proceso acelerado de automatización de todos sus puestos
de trabajo. Es por ello que actualmente cuenta con un equipamiento adecuado para
una buena ejecución de sus funciones. Era necesaria la óptima utilización de estos
recursos en manos de los especialistas y funcionarios de la institución, y por tanto,
concentrar los grandes volúmenes de información para una consulta rápida y eficaz.
Haciendo un estudio profundo de cómo mejorar estas condiciones de informatización
logradas hasta ese momento, nos dimos a la tarea de buscar la herramienta más
cómoda para nuestro usuario final. El
uso de las tecnologías de Internet, por las
necesidades de formación mínimas que requiere, la capacidad integradora de datos en
diferentes formatos, su arquitectura de plataforma abierta que puede incrementarse con
cualquier aplicación, entre otras bondades, y teniendo como soporte la red informática
instalada, nos permitiría cumplir nuestros objetivos.
No sólo utilizamos la técnica Web para generar páginas estáticas, es decir tener
publicadas varias páginas informativas y navegar entre ellas, sino también para la
creación de páginas dinámicas, que accedan a bases de datos y satisfagan las
exigencias de los usuarios en cuanto a la recuperación en grandes volúmenes de
información y por diversos criterios de búsqueda.
Este proyecto de integración de los servicios informativos en la Intranet, implicó un
profundo análisis del flujo de información en el
Ministerio e involucró de forma
simultánea a varias Direcciones, que colaboraron en su materialización.
Cómo empezamos…
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El primer paso en la ejecución de este proyecto, fue el análisis de los diversos
servicios informativos y documentales, que brindan habitualmente la Dirección de
Divulgación e Información (DDI) y la Dirección de Documentación.
La DDI genera diariamente tres boletines informativos que resumen el acontecer
mundial a partir de numerosos medios de prensa. De igual modo es la receptora de un
servicio cablegráfico instantáneo de varias agencias internacionales de noticias,
suministrado por la Agencia Prensa Latina.
Estas informaciones son de consulta diaria indispensable. Por ello, los tres boletines
informativos, se publican en formato de página Web, y se mantiene una semana
publicadas en el sitio.
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Luego pasan a una base de datos diseñada en SQL Server 2000, formando parte de
un archivo histórico de prensa, que podrá ser consultado por criterios de fecha, o
realizando consultas a texto completo.
La DDI también elabora Boletines Especiales, que hacen el seguimiento de un
determinado tema de importancia para la política exterior cubana, en numerosos
medios de prensa. Estos boletines pasan directamente a la base de datos a la que se
hace alusión anteriormente, y pueden ser consultados por el tema de referencia.
Por su parte la Dirección de Documentación, que incluye la Biblioteca Especializada,
ofrece varios servicios documentales y referativos, los que fueron analizados
casuísticamente para entregarlos en un formato adecuado, y con potentes mecanismos
de búsqueda, a nuestro usuario final.
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Entre estos servicios se encuentra la Cronología de las Relaciones Bilaterales de Cuba
con otros países y Discursos de los principales dirigentes políticos del país, que se
encuentran archivadas en bases de datos. Se permiten búsquedas por diferentes
criterios, entre ellos la de texto completo. muy novedosa para nuestros usuarios.
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La biblioteca de nuestra institución, especializada en Ciencias Políticas, que atesora
alrededor de 19 800 ejemplares de libros y folletos, y las colecciones de más de 30
publicaciones seriadas nacionales y extranjeras, contaba con un catálogo automatizado
de su colección “LIBROS Y FOLLETOS” (basado en CDS/Micro Isis, sistema
proporcionado por la UNESCO), que brindaba servicios en la Sala de Lectura. Nuestro
objetivo fue llevar el catálogo al puesto de trabajo del especialista, que desde allí podría
solicitar un servicio de préstamo o simplemente consultar las fichas bibliográficas del
fondo al que podría acceder. Esa base de datos se transfirió a una base SQL Server,
para potenciarle más sus posibilidades de búsqueda y compatibilizarla con el resto de
las bases de datos creadas para la Intranet. También fue creada una base de datos
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contentiva de las fichas analíticas de los artículos de publicaciones seriadas, que hasta
ese momento eran almacenadas en una base de datos en formato dBaseIII.
Su
recuperación fue ardua y aún estamos en proceso de optimizarla en el nuevo formato.
Como resultado se lograron potentes consultas basadas en la tecnología SQL, que
satisfacen las necesidades de nuestros usuarios.
La Dirección de Documentación además brinda otros servicios de referencia, como la
consulta de enciclopedias, diccionarios, mapas y otros materiales referativos
elaborados por sus especialistas, que de forma novedosa se han incluido como
“referencias on-line” en la Biblioteca Virtual creada. Aquí no sólo encuentra el
especialista estas referencias, sino también un numeroso y organizado conjunto de
enlaces en Internet, que le permitirá una “navegación” segura y rápida para lograr sus
objetivos informativos.
Por su parte la Dirección Jurídica ha aportado una base de datos en formato dBaseIII,
en la que mantenían actualizadas las referencias a los acuerdos bilaterales firmados
por Cuba con otros países desde el año 1900 hasta la fecha, así como otros
documentos normativos de los procedimientos jurídicos comunes a todas las
dependencias del Ministerio.
Los datos de las representaciones diplomáticas cubanas en el exterior, así como de las
representaciones extranjeras en Cuba, han sido suministrados por la Dirección de
Protocolo, para ser publicadas en formato de página Web. Se trabaja con esta
dirección en el análisis de sus bases de datos, para ponerlas a disposición de los
especialistas de la institución a través de la Intranet.
La Direcciones regionales (América, Europa, África Subsahariana, etc) también han
suministrado sus vastas colecciones de enlaces en Internet sobre las regiones objeto
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de su atención, así como otras informaciones que caracterizan las relaciones políticas y
diplomáticas con sus países.
Como continuamos…
El “despegue” (al igual que en las aeronaves) es un momento tenso y de arduo trabajo.
Luego, mantener el “vuelo”, requiere la acción cooperada de toda la “tripulación”.
En nuestra Intranet se logra mantener actualizada la información desde cada puesto en
que se genera, ya sea actualizando las bases de datos a través de módulos
confeccionados en Borland Delphi 6.0.
Sería extenso detallar el amplio conjunto informativo que se ha publicado en nuestra
Intranet y al mismo tiempo adolecería de imprecisiones, pues se trata de un sistema
“vivo”, que se va enriqueciendo en la medida en que nuestros usuarios más se sirven
de sus beneficios y se le crean nuevas necesidades.
También nuestra Intranet se ha convertido en el instrumento informativo por excelencia
de las actividades internas del Ministerio.
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