Manual de usuario - Cotizador Toledo El Cotizador Toledo es una

Manual de usuario - Cotizador Toledo
El Cotizador Toledo es una hoja de cálculo diseñada para otorgar a nuestros clientes una
herramienta que les permita tener un panorama general de los precios, descuentos, volúmenes y
promociones en sus pedidos.
Esta herramienta puede ser descargada directamente desde esta página haciendo click en
(imagen).
Al hacer esto aparecerá una ventana de descarga en la cual se debe seleccionar la opción
“Guardar”:
A continuación se pedirá que se seleccione la ubicación donde se desea guardar el archivo:
Una vez finalizada la descarga y al abrir el archivo, de acuerdo a la configuración de seguridad de
macros de Excel que se tenga, puede aparecer una notificación como esta:
En la ventana que aparece al dar click en “Opciones…”, se debe seleccionar la opción de “habilitar
contenido” o “habilitar macros” y pulsar aceptar.
Esto permitirá activar la función pagado de valores en hoja nueva, la cual, se explicara más
adelante.
La hoja de cálculo se compone de los siguientes elementos:
Fecha de Cotizador
Campos de
descuentos
Campos de
captura
Botón de pegado de valores
Campos de
información
Totales
Notas de
crédito
Detalle de
partidas
Fecha de Cotizador: Fecha de referencia, con cada actualización del cotizador esta fecha cambiara
por lo que se recomienda siempre contar con la versión más reciente.
Campos de Información: Estos campos deberán ser llenados para identificar quien realiza el
pedido, datos de contacto en caso de dudas, dirección en caso de ser consignado y comentarios
adicionales que deba saber el área de ventas a la captura de su pedido.
Campos de Descuentos: Aquí deben ser capturados los descuentos del cliente para Tornillería,
Herramienta y Fijación.
Campos de captura: Utilizando los códigos de los artículos, se deberá anexar cada partida y en las
cantidades deseadas.
Detalle de partidas: Al ingresar cada código estos campos mostraran la información
correspondiente del artículo como Descripción, Piezas por empaque, Precio de Lista, Descuento
base, Descuento de promoción, Detalle de promoción, y subtotal por partida.
Totales: Mostrara la información de Subtotal, IVA y Total correspondiente del pedido en general.
Notas de Crédito: En caso de que el pedido alcance el volumen correspondiente para pedido
especial, estas celdas mostraran el importe por el cual será generada la nota de crédito
correspondiente, 12% para tornillería y 8% para herramienta (en caso de que el pedido aplicara
para otro tipo de descuento especial habrá que indicarlo en la sección de comentarios).
Nota importante: La fijación es sumada para ambos tipos de pedido especial (herramienta y
tornillería), por lo que se recomienda realizar los pedidos especiales de manera independiente
para evitar confusiones.
Al llenar los campos de descuentos y salir de la celda, automáticamente aparecerán datos
adicionales como los siguientes:
Los dígitos en color rojo irán sumando, cada que se agregue una partida y de acuerdo al tipo de
artículo del que se trate, el acumulado de cada categoría con el fin de que se conozca la cantidad
restante para alcanzar un pedido especial.
Los dígitos en color negro son los volúmenes que deben ser alcanzados para que el pedido sea
considerado especial.
Después de colocar los descuentos correspondientes se procede a la captura de las partidas
deseadas y sus cantidades en los campos de captura.
Al ingresar cada código, el campo de captura “Cantidad” se tornara de color rojo, indicando de
estar forma que falta por llenarse.
Esta marca se quitara al momento de capturar la cantidad deseada, la cual deberá ser en múltiplos
de la cantidad mostrada en el detalle de partida “Empaque”, de no ser así, el color rojo se
mantendrá y el detalle de partida “Empaque” se tornara de color amarillo, indicando con ello de
que la cantidad capturada es incorrecta.
Al tratarse de herramienta o artículos en promoción, en la columna de detalle de partida “D.P.” se
marcara el descuento correspondiente y se realizara el cálculo para el subtotal de la partida en la
columna “subtotal”. Es aquí donde radica la importancia de contar con el cotizador mas reciente,
con el fin de que cuente con la información de las promociones y precios vigentes.
Cuando el acumulado de Herramienta o Tornillería (con fijación incluida) alcanzan los volúmenes
de pedido especial, al costado derecho del volumen necesario aparecen las letras “E.T.” o “E.H.”
según corresponda y se realiza el cálculo de la nota de crédito correspondiente en las celdas de
Notas de Crédito.
Un ejemplo de una cotización de la finalizada puede presentarse de la sig. Manera:
No se recomienda guardar los cambios en el archivo cotizador ya que debido a los cálculos y las
formulas que contiene, puede demorar un tiempo considerable, además de que el peso del
archivo es mayor a la máximo acertado por la mayoría de los correos electrónicos.
Es por ello que se integro el botón “Pegar Valores en Hoja Nueva”
Al pulsar este botón, se ejecutara una macro que copia la hoja de cálculo y pega los valores (sin
formulas ni formatos) en una hoja de cálculo nueva.
Después de ajustar las columnas para que los datos se muestren completos, este archivo se puede
guardar y mandar a imprimir para su envío al área de ventas.
El peso de este archivo es muy compatible con cualquier capacidad de correo electrónico en caso
de que se desee enviar por este medio, la dirección electrónica de nuestra área de ventas es:
[email protected]
Nota importante: No olvide confirmar la recepción del correo electrónico vía telefónica para evitar
inconvenientes en los tiempos de entrega de su mercancía.