procedimiento para el control de los registros

ESCUELA DE SALUD SUR COLOMBIANA
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS
Versión: 001
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Código: PR-GC-002
1. OBJETIVO
Establecer las políticas, condiciones, actividades, responsabilidades y controles para garantizar un adecuado
control de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad SGC de la Institución ESCUELA DE SALUD SUR
COLOMBIANA.
2. ALCANCE
Desde la identificación por parte de todos los procesos de que actividades es necesario dejar evidencia, hasta el
mantenimiento del registro de acuerdo a las disposiciones establecidas.
3. DEFINICIONES
Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas
Identificación
Forma en la cual se nombra o reconoce un registro
Almacenamiento
Corresponde a la ruta de búsqueda o ubicación física para encontrar un registro para consultarlo de una manera
fácil y rápida.
Protección
Disposiciones establecidas para salvaguardar las características de legibilidad y acceso a los registros. En
carpetas, AZ o medio magnético.
Recuperación
Corresponde a la forma de ordenar y archivar los registros de calidad en el archivo activo o muerto (cronológica,
alfabética, consecutivo, etc.)
Tiempo de retención
Tiempo durante el cual se debe conservar el registro bajo las condiciones establecidas ya sea en archivo activo
o muerto.
Disposición
Acción a tomar una vez se haya terminado el tiempo de retención de los registros de calidad. Se puede aplicar
como tipo de disposición final el archivo muerto y/o destrucción del documento.
4. CONDICIONES GENERALES
a) Los Responsables de los procesos son los encargados de definir cuáles son los registros que requiere y
genera el proceso como producto su operación y control. La codificación de los registros en medio físico
será responsabilidad del Coordinador de Calidad, la identificación de los registros en medio magnético se
realizará con el nombre y en los casos que se pueda o requiera con código.
b) Los registros del proceso de Gestión Administrativa y financiera, especialmente de carácter contable se
manejan de acuerdo con lo establecido por la Dirección de Impuestos Nacionales y demás normatividad de
tipo contable y tributaria que rige en Colombia. No llevan encabezado.
c) Las responsabilidades con respecto al archivo de los registros de calidad y las disposiciones para el
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición final, se encuentran definidas
en el Listado Maestro de Registros, de tal forma que se garantice el buen estado y disponibilidad de los
registros controlados.
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d) El tiempo de retención y disposición final puede depender de los siguientes criterios: compromisos
contractuales, Políticas de la Empresa y períodos de evaluación del SGC y reglamentaciones asociadas al
sector.
e) Los mecanismos previstos para destrucción de registros son el rasgado, reciclaje para documentos en
medio impreso o la eliminación para los registros mantenidos en medio físicos o magnéticos.
f)
Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar y actividad, independientemente del medio
de la presentación (impreso o no impreso).
g) Ningún registro en medio impreso (manuscrito, específicamente) se debe generar a lápiz.
h) La Institución se reserva los criterios para establecer cuando un registro es confidencial o no.
i)
Los métodos de archivo y disposición (archivo muerto, específicamente) deben garantizar el fácil acceso a
los lugares específicos donde se encuentran los registros de Calidad.
j)
Cuando un miembro de la Institución diferente a los autorizados desea tener acceso a un registro debe pedir
autorización al responsable del proceso.
k) Cuando el Cliente o su representante por acuerdos contractuales o necesidad de evaluación desee tener
acceso a los registros del SGC, este se debe tramitar a través del responsable del proceso. Se deben
respetar las disposiciones contractuales establecidas como el know how (conocimiento del negocio),
contratos, calificación del personal, etc.
l)
Bajo ninguna circunstancia se permite generar copias de registros de tipo confidencial salvo con autorización
expresa del responsable del proceso.
m) Los registros en medio impreso se deben proteger de factores que impliquen humedad, polvo y elevadas
temperaturas (fuentes caloríficas y luz solar).
n) Los registros en medio electrónico, electromagnético u otro medio diferente al impreso se deben proteger de
elevadas temperaturas, polvo, humedad y virus electrónicos y se protegerá la información por medio de
backups.
o) Dentro de los registros que hacen parte del sistema de gestión de la calidad de la institución, están los
relacionados en el Anexo de este documento.
5. DESARROLLO
No
1.
ACTIVIDAD
Determinar la necesidad de tener un nuevo registro o la
modificación de uno existente.
RESPONSABLE
NORMA /
POLÍTICA
Usuario
responsable
2.
Tramitar creación o modificación del documento (registro) de
acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Control de
Documentos PR-GC-01.
Responsable del
proceso
3.
Registrar o actualizar el “Listado maestro de registros”.
Coordinador de
Calidad
FO-GC-001
Solicitud de
Creación,
Modificación o
eliminación de
Documentos
FO-GC-03
Listado
maestro de
registros.
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No
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ACTIVIDAD
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NORMA /
POLÍTICA
RESPONSABLE
4.
Almacena los registros de calidad de acuerdo a los criterios
establecidos.
Responsable del
proceso
5.
Archivar y proteger los registros en el lugar definido y consignado
en el “Listado maestro de registros”.
Responsable del
proceso
6.
Consultar los registros si se requiere y dejarlos en el mismo lugar de
almacenamiento después de la consulta.
Responsable del
proceso
7.
Conservar los registros durante el tiempo definido.
Responsable del
proceso
8.
Determinar la disposición final de los documentos, una vez
terminado el periodo de conservación del registro.
Responsable del
proceso
FO-GC-03
Listado
maestro de
registros.
FO-GC-03
Listado
maestro de
registros.
FO-GC-03
Listado
maestro de
registros.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
FO-GC-03
FO-GC-04
Listado Maestro de Registros
Formato solicitud de creación, modificación y eliminación de documentos.
7. HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha
Elaboró: ANA LILIANA GUARANGUAY
Coordinadora de Calidad.
Fecha:
31/08/2012
Cambios
Versión
Revisó: OMAR JIMMY TOBAR CHINGUAL
Director
Fecha:
31/08/2012
Aprobó:
Comité de Calidad
Fecha:
31/08/2012
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8. ANEXO
ANEXO A
Norma Técnica Colombiana 5555
Sistema de Gestión de la Calidad para Instituciones de Formación para el trabajo
TIPOS DE REGISTROS EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
Los siguientes tipos de registros son ejemplos que deben ser parte de un sistema de gestión de la calidad de un
establecimiento educativo:
a) Acta o documento con el direccionamiento estratégico;
b) Reporte de resultados de las evaluaciones internas y externas, tanto institucionales como de estudiantes, de
docentes y personal administrativo y de servicios, y otras evaluaciones pertinentes;
c) Registros de matrícula, deserción, repetición, casos de dificultades de aprendizaje, evidencias de estudios
cursados (certificados, boletín de calificaciones, diploma, actas de grado, entre otros);
d) Reporte o listas de chequeo del desarrollo de procesos, procedimientos o actividades claves para el
establecimiento educativo. Por ejemplo, programas y evaluaciones de impacto;
e) Registros de las actividades de la alta dirección, por ejemplo proyectos e iniciativas;
f)
Reporte de pérdidas, daños o uso inadecuado de la documentación proporcionada por los educandos;
g) Registro de quejas y reclamos;
h) Registros sobre derechos de autor o permisos para uso de la información;
i)
Actas de reuniones de revisión del sistema de gestión de la calidad por parte de la instancia definida para la
dirección de dicho sistema;
j)
Registro de actividades de formación o complementación de los estudiantes, tales como pasantías o
prácticas empresariales;
k) Registros de las evaluaciones de satisfacción con clientes y empresas;
l)
Registros de seguimiento de egresados sobre su inserción laboral o continuidad educativa;
m) Registros de certificaciones de competencia laboral recibida por los egresados de la formación.