1 IT-I6-26C TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CALIDAD AL ARCHIVO CENTRAL Y SU ORGANIZACIÓN TDAC 1. OBJETIVOS Y CAMPO DE APLICACIÓN: 1.1 Transferir adecuadamente los documentos y registros de calidad de las diferentes áreas de la Universidad al Archivo Central, de conformidad con las Pautas para el Mantenimiento de los Registros de Calidad QSP-4.2.4 1.2 Organizar de manera lógica y estructural los documentos que custodia Archivo Central. 2. NORMAS Y REFERENCIAS 2.1. Normas y PAF específicos. 2.2. Requisitos de la norma ISO 9001:2000: Nuestra IT-I6-26C esta inmersa dentro de la Norma en el punto 4.2.4 Control de los Registros 2.3. Criterio(s) del Modelo de Excelencia en la Gestión: Medición, análisis y gestión del conocimiento: información y gestión del conocimiento (Disponibilidad de datos e información). Gestión de procesos: procesos de soporte y planeamiento operacional (Procesos de soporte). 3. RESPONSABLES DEL PROCESO: Directivos de unidades académicas y administrativas y Secretaria General. 4. LÍNEAS GUÍA 4.1. La Secretaría General a través del Archivo Central acopia los documentos y registros que han cumplido su plazo de vigencia en los archivos de gestión de cada oficina de la Universidad, de conformidad con las Pautas para el Mantenimiento de los Registros de Calidad QSP 4.2.4. 4.2. Cada directivo o funcionario responsable del mantenimiento de registros, conforme a las Pautas para el Mantenimiento de los Registros de Calidad vigente, deberán registrar la transferencia en el Inventario de Transferencia de Documentos (26C-1) y remitirlo por duplicado a la Secretaría General. 4.3. El encargado del Archivo Central procederá a colocar la fecha de ingreso temporal al formulario (26C-1), a fin de que se proceda a la verificación detallada de los documentos. 4.4. Los documentos deben ser remitidos cumpliendo las siguientes condiciones: Clasificados y ordenados en unidades de almacenamiento (archivadores de palanca, files, sobres de manila, etc) Clasificados y ordenados por años y alfabéticamente. Remitidos en cajas con un diskette que contenga el formulario (26C-1) debidamente lleno o vía mail. En el caso de los Expedientes de Grados y Títulos se adjuntará adicionalmente la Hoja de Transferencia - Expediente de Grados y Títulos (26C-3). 4.5. Las líneas guías de los números 4.2 al 4.4 se deberán cumplir en un plazo máximo de 15 días calendarios, computarizados desde el momento que el documento ha cumplido el tiempo máximo de permanencia en la oficina del responsable. 4.6. El Archivo Central procederá a verificar los documentos y registros revisando, sellando y foliando, contrastando con la información remitida en el formulario Inventario de Transferencia de Documentos (26C-1), (máximo de 20 minutos por cada unidad de almacenamiento). Rev. Junio 2007 2 IT-I6-26C TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CALIDAD AL ARCHIVO CENTRAL Y SU ORGANIZACIÓN 4.7. De existir conformidad en la revisión de los documentos, Archivo Central procederá a ingresar los datos de los documentos al Modulo de Archivo 925.11 dándole un Nº de Remisión y su ubicación topográfica. 4.8. De no existir conformidad en la revisión efectuada de los documentos, se coordinará con el responsable del área de origen para las revisiones correspondientes en un plazo de 24 horas. 4.9. De no existir concordancia con el área, se procederá a devolver todos los documentos recepcionados con un comunicado y expresando las razones de la devolución. 4.10. El Archivo Central procederá a imprimir 02 ejemplares del formulario (26C-1), una para el área de origen y otra para el archivo, produciéndose la transferencia definitiva de los documentos y de la responsabilidad respecto a éstos. 4.11. El Archivo Central organiza los documentos y registros clasificándolos por secciones y series; colocando el código y tipo de documento, la signatura topográfica, la cantidad de folios, la unidad de conservación y el periodo de retención del documento, así como la fecha que ingresaron Sistema Informático, todo esto en el formulario (26C-2) (Inventario Esquemático), que se encuentra en el SIGU 925.11. Rev. Junio 2007 3 IT-I6-26C TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CALIDAD AL ARCHIVO CENTRAL Y SU ORGANIZACIÓN 5. FLUJOGRAMA Transferencia de documentos y registros de calidad al archivo central y su organización (IT-I6-26C) INICIO Áreas transfieren Documentos al Archivo Central Archivo central registra ingreso temporal del documento (26C-1) Revisa, sella y folía los documentos Coordina con el área de las Irregularidades NO ¿Conforme? SI Devuelve los documentos al Área de Origen NO ¿Concordancia con lo expuesto? SI Ingresa datos al Módulo de archivo 925.11 Fin Clasifica los documentos por secciones y series en el formulario (26C-2) del SIGU 925.11 Imprimen 2 ejemplares del formulario (26C-1) para la transferencia definitiva Fin 6. EVALUACIÓN: Rev. Junio 2007 4 IT-I6-26C TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CALIDAD AL ARCHIVO CENTRAL Y SU ORGANIZACIÓN Nº NOMBRE Y FÓRMULA DEL INDICADOR FUENTE FRECUENCIA DE MEDICIÓN RESULTADO ESPERADO Archivo Central Semestral ≥ 85 % Cumplimiento en mantenimiento de registros 1 Nº de documentos procesados __________________________ * 100 Nº de documentos transferidos 7. FORMULARIOS: Rev. Junio 2007 9 IT-I6-26C TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CALIDAD AL ARCHIVO CENTRAL Y SU ORGANIZACIÓN 9. ANEXOS Ninguno Rev. Junio 2007