INDICA EL Nº DE PG IP QUE PROCEDIMIENTO DEOGESTION DE LA CORRESPONDE A UN ITEM CALIDAD PG 22.05 DE LA NORMA ATENCIÓN DE PACIENTES EN TOMOGRAFÍA COMPUTADA Rev.: 1 Página 1 de 6 DESCRIPCION DE LA REVISION: OBJETO Establecer los lineamientos generales para la atención de los pacientes en Tomografía Computada. Primera Revisión ALCANCE La atención de todos los pacientes que concurren al Centro Médico, desde su derivación desde la Recepción y hasta su retiro del Servicio. INDICAN EL Nº DE REVISIÓN ELABORÓ : REVISÓ: APROBO: FECHA: VIGENCIA: COPIA CONTR: REFERENCIAS Manual de Gestión de la Calidad – MG-01 - Capítulo 3, Requerimiento 22. Norma ISO 9001:2000. DEFINICIONES Entidad: Obra Social, Prepaga, ART, o Institución a la cual pertenece el Paciente. Ver norma ISO 9000:2000. RESPONSABLES GRADO DE COMPROMISO 1 2 3 4 X X X Director Médico Científico Jefe de Servicio Coordinador de RM y TC REGISTROS CODIGO EJ 1: PG 22.05-3 EJ 2: PG 22.05-3/1 DESCRIPCION Cuaderno de Tomografía Computada Cuaderno de Tomografía Computada RESPONS. ARCHIVO Jefe de Servicio Jefe de Servicio LOS REGISTROS PUEDEN FIGURAR EN SU PG COMO EL EJEMPLO 1 O COMO EL 2. LA UNICA DIFERENCIA ES QUE EN EL EJEMPLO 2 SE INCLUYE AL FINAL EL Nº DE REVISIÓN. LOS CUADERNOS QUE ESTÉN INCLUIDOS DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LA INSTITUCIÓN SIEMPRE DEBEN LLEVAR EL Nº DE REGISTRO + EL Nº DE REVISIÓN (*). (*) SI SU PG FIGURA COMO EL EJ 1 LE DEBERÁ AGREGAR EL Nº DE REVISIÓN QUE FIGURA EN EL EXTREMO SUPERIOR DERECHO, DETRÁS DEL INDICAN ELNÚMERO DE ANEXO/REGISTRO, EN ESTE CASO SERÍA PG 22.05Nº 3/1. DE ANEXO O REGISTRO 1 1. MODELO ETIQUETA PARA TODOS LOS CUADERNOS Cada responsable de área, deberán hacer e imprimir el cartel que se muestra en Modelo A y siempre controlar que los cuadernos del área tengan el cartel correspondiente con el número de revisión actualizado. Cuaderno de Tomografía Computada PG 22.05- 3/1 MODELO A NOTA: Asimismo SIEMPRE deben avisar al responsable de calidad de cualquier cambio que se realice en un procedimiento ya sea la incorporación de una planilla nueva, un proceso que no se realiza más, un Cuaderno que se comienza a utilizar Ej: Notamos que en muchos servicios se incluyo la utilización de un Cuaderno de Novedades del servicio lo cuál resulta muy útil pero debería estar incluido en el PG sino queda fuera del Sistema de Gestión de la Calidad, y constituye una no conformidad. Otro ejemplo de este tipo que se puede presentar es la utilización de un diccionario para el área, como sucedió en tipeo , al que se le fueron agregando palabras en forma manuscrita. Si en su área tiene alguna documentación de este tipo, a la que consulta en forma periódica, y tiene agregada información manuscrita ese documento se deberá transcribir y colocarle el número de revisión (el responsable de calidad podrá indicarle los pasos a seguir) 2 1.2. CÓMO PROCEDO SI TENGO UN CUADERNO QUE NO ESTÁ INCLUÍDO EN EL PG? Para todos aquellos sectores que hayan incorporado algún Cuaderno o formulario que no esté dentro del PG los pasos a seguir para prepararnos para la auditoria externa son: 1) Colocación del título de Cuaderno o formulario, 2) Colocación de número de revisión que en todos los casos será 0 por ser el primer formulario/cuaderno que se realice, 3) Colocación de la fecha de vigencia, es decir la fecha en la cuál se lo comenzó a implementar. 4) Ver Modelo B en el caso de Cuadernos 5) Seguir los pasos descriptos en el último punto de este explicativo “Algunos puntos para recordar sobre el cuidado de los registros”, especialmente que las hojas deben estar foliadas. 6) Avisar al responsable de Calidad de dichos cambios para ser corregidos en el procedimiento. Cuaderno de Comunicaciones - Servicio de Tomografía Computada Revisión:0 Fecha de Vigencia: XX/XX/XX MODELO B 3 2. MODELO FORMATO QUE DEBEN LLEVAR LOS DEMÁS REGISTROS1: 2.1. REGISTROS ACTUALIZADOS: Cada responsable de área, deberán ocuparse de tener los registros del área actualizados, y ROMPER los que hayan sido superados, es decir, las revisiones viejas. TODOS DEBEN CONOCER EL FORMATO DE UN REGISTRO CORRECTO el cuál se cita a continuación: TÍTULO DEL REGISTRO PG 21.01- 1/0 PERMANENTE Tiempo de archivo2 2.2. CÓMO ACCEDO A MIS REGISTROS?: Todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad están incluidos en la carpeta de calidad que posee cada usuario del sistema en el escritorio de su PC- con el Nombre XXXXXXX. Sólo se deberán utilizar estos registros para evitar la utilización de uno superado. 1 Recordar!!!! Un registro es todo aquel formulario, cuaderno, documento dónde se carga un dato Ejemplos de registros: las pantallas del sistema informático, Cuaderno de Comunicados, Nota de Pedido, Formulario de Continuaciones, Consentimiento Informado, Check list 2 Tiempo de Archivo : Los registros serán conservados en archivo, por un período de tiempo según su categorización: Permanentes: dos años (mínimo). Ej: Consentimiento Informado No Permanentes: cuatro meses (mínimo). Ej: Nota de pedido Transitorios: mientras la información se mantenga sin transferir Ej: Formulario de Estudios en Continuación 4 NOTA: Asimismo SIEMPRE deben avisar al responsable de calidad de cualquier cambio que se realice en un registro ya sea la incorporación de una planilla nueva, inclusión de más datos en la misma o cualquier cambio. 2.3. CÓMO PROCEDO SI EN EL ÁREA A LA CUÁL PERTENEZCO SE ESTÁ UTILIZANDO UN REGISTRO QUE NO ESTÁ INCLUÍDO EN EL PG? Temporalmente, y sólo para evitar hacer más cambios en los procedimientos antes de la Auditoria Externa, se deberán seguir los siguientes pasos: 1) Colocar en el encabezado del documento- margen superior derecho el Número de revisión, y fecha de vigencia, 2) Incluir al final del documento la firma del responsable de área. 3. ALGUNOS PUNTOS PARA RECORDAR SOBRE CUIDADO DE LOS REGISTROS: Todos los registros deberán: ser de fácil acceso, estar completos; los espacios no utilizados en un registro deben ser “cruzados” para inhibir su uso posterior y como evidencia de que no se produjo un olvido; ser legibles y manipulables, si resultara necesario corregir un error no se debería enmascarar ni borrar el dato errado sino tachado y colocado en su proximidad (dentro del mismo casillero) el dato correcto; si no se contara con lugar suficiente, se deberá borrar y ser reemplazado por el correcto. Las correcciones deberán ser salvadas con una firma por cada una de ellas o por el total, indicando la cantidad de correcciones. Se evitará la toma y registro de datos de manera informal (borradores a ser transferidos o “pasados en limpio”), para ello se dispondrá de las planillas necesarias para efectuar el registro de datos. Los lugares y métodos de archivo asegurarán la preservación de los registros, 5 La información almacenada electrónicamente deberá ser duplicada (back-up) semanalmente La firma de la persona que elaboró el registro estará indicando que los datos en ellos contenidos han sido verificados, que son correctos y están completos. Las hojas de los cuadernos deben estar foliadas, y en el caso de agregar alguna hoja se deberá pegar, no podrá haber hojas sueltas, Los cuadernos de comunicados deben contar con la notificación de lectura de todos el personal del área como control de lectura (Los puntos citados son una síntesis de los que se detallan en el PG 13.01 Control de los registros) 6