1 - Fundación Universitaria Juan N. Corpas

Gestión de mejoramiento
Procedimiento de control de
registros
Versión: 1
Estado: Aprobado
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CIQ-PRO-003
Control de cambios:
Versión
1
Descripción de cambio
Elaboración inicial del proceso.
Fecha de revisión
Elaborado por:
Ramiro Lozano
Cargo:
Coordinador mejoramiento
Firma:
Revisado por:
Carlos Kerguelen
Cargo:
Asesor de calidad
Firma:
Aprobado por:
Ana María Piñeros
Cargo:
Rectora
Firma:
Fecha:
26 de junio de 2008
Fecha:
Fecha:
Gestión de mejoramiento
Procedimiento de control de
registros
Versión: 1
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CIQ-PRO-003
1. Objetivo: Establecer procedimientos estandarizados para garantizar el control de
los registros de calidad dentro de la FUNDACION UNIVERSITARIA JUAN N. CORPAS
(FUJNC).
2. Alcance y campo de aplicación: Abarca la identificación, almacenamiento,
recuperación, protección y eliminación de los registros que se generan de procesos de
calidad en la FUJNC. Se aplica a todas las dependencias.
3. Responsable: Directores de dependencia, coordinador de mejoramiento.
4. Definiciones:


Registro: la información que se recoge durante la ejecución del proceso.
Instructivo: describe con mayor detalle una parte de un procedimiento o manual
de operación, según su complejidad o tamaño.
5. Documentos de referencia:
 Instructivo para la elaboración y actualización de documentos de calidad (CIQINS-001).
 Instructivo para la codificación de documentos (CIQ-INS-005).
6. Generalidades: Los registros normalmente deben ser diligenciados en formatos
diseñados por cualquier empleado pero debidamente codificados y aprobados en el
sistema de calidad, sin embargo, si el formato no existe y es necesario, puede
solicitarse su creación de acuerdo al formato de solicitud para documentos de calidad
(CIQ-FOR-002). Los registros deben ser legibles, se deben evitar enmendaduras o
tachones y deben seguir el procedimiento aquí descrito para su identificación,
almacenamiento, recuperación y tiempo de retención.
El listado maestro de registros debe mantenerse actualizado y se encontrará en una
base de datos en Red. Se debe mantener un listado impreso en caso de alguna falla
en la Red o en los computadores, para llenarlo manualmente y después digitarlo. La
disponibilidad de la información será responsabilidad del D.T.I., al igual que la
seguridad de los documentos. El responsable de la actualización del listado es el
coordinador de mejoramiento.
Las actas y otros registros similares que tengan consecutivos, se manejarán como uno
solo, con el código asignado por el coordinador de mejoramiento. Al verificar el listado
maestro de registros, se supondrá que todas las actas o registros de esa situación en
particular se encuentran archivadas en el lugar mencionado.
El listado maestro de registros contiene los siguientes campos:
Identificación
Almacenamiento
Código Nombr Proce Lugar de
e
so
Archivo
Medio
Recuperación
Tiempo de
retención
Protec Responsabl Método Tiem Disposic
ción
e
po
ión
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Donde:
Al aspecto identificación pertenecen:



Código: es el código asignado al registro de acuerdo al instructivo para la
codificación de documentos CIQ-INS-005.
Nombre: nombre del documento.
Proceso: nombre del proceso al que va ligado el registro.
El aspecto almacenamiento contiene:



Lugar de archivo: dependencia donde se mantiene archivado el registro.
Medio: forma como se maneja el registro, ya sea impreso, medio magnético,
video, etc.
Protección: la manera como se archiva el registro. Ej: carpeta, A-Z, cd, etc.
En la recuperación se encuentra:


Responsable: cargo del responsable que debe archivar y mantener el registro,
así como el que puede recuperar el registro si se le solicita, de acuerdo a lo
establecido por cada dependencia.
Método: manera como se recupera el registro, ej: ingreso como usuario
registrado a base de datos, búsqueda en carpeta por orden alfabético, etc.
En el tiempo de retención se encuentra:


Tiempo: tiempo que se debe conservar el registro archivado, de acuerdo a lo
dispuesto por cada dependencia.
Disposición: indica el destino que tendrá el registro al cumplir el tiempo de
retención, ya sea eliminación, archivo muerto, etc.
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7. Descripción del proceso:
No.
1
2
3
4
Actividad
Descripción (cómo, cuándo, para qué)
Identificación de La identificación de los registros resulta en la elaboración de los
los registros.
procesos. Los registros pueden ser mediciones de indicadores,
elaboración de formatos, actas de reuniones, etc. Los registros
pueden estar en diversos medios (impreso, grabaciones, medios
magnéticos, etc.)
Recolección y El responsable de la dependencia recolectará los registros
codificación de correspondientes al proceso utilizando el formato para tal fin en
registros.
caso que sean información escrita. Si el formato no existe y es
necesario, debe solicitarse su creación de acuerdo al formato
CIQ-FOR-002. Al ser aprobado, se procederá a elaborar el
formato. Cuando el registro sea recolectado, el coordinador de
mejoramiento lo codificará de acuerdo al instructivo CIQ-INS-005
(si aplica).
Almacenamiento El responsable, con el coordinador de mejoramiento, debe
de registros.
actualizar el listado maestro de registros (CIQ-FOR-007) en Red.
Luego se almacenará el registro en el lugar correspondiente, de
acuerdo a lo que indique el listado maestro de registros. Si son
registros de documentos consecutivos (ej: actas, certificados,
etc.), el listado solo tendrá una entrada que indicará dónde se
encuentran archivados el conjunto de registros. Cuando la
dependencia cambie el almacenamiento, recuperación o tiempo
de retención del registro, se debe notificar al coordinador de
mejoramiento para verificar y actualizar el listado maestro de
registros.
Protección
y La protección de registros puede ser en medio físico o magnético,
recuperación de los detalles de la protección se encuentran en el listado maestro
registros.
de registros. El D.T.I. apoyará el sistema de backup para los
Responsable
Responsable
dependencia.
Registros
Responsable
Formato para la
dependencia,
solicitud
de
coordinador
de documentos
de
mejoramiento.
calidad (CIQ-FOR002)
Formato
correspondiente
Responsable
dependencia,
coordinador
mejoramiento.
Responsable
dependencia.
Listado maestro de
registros
(CIQFOR-007)
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Disposición
registros
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registros que así lo requieran. Cada dependencia determinará la
forma como facilitará la recuperación de los registros así como el
responsable para la tarea.
de El tiempo de retención se determinará de acuerdo a normas
internas y/o disposiciones legales en cada dependencia. Al
cumplir con el tiempo de retención, el registro se eliminará de
acuerdo como lo determine cada dependencia y esté registrado
en el listado maestro de registros, previa autorización del jefe de
la dependencia. Se debe notificar cualquier novedad al
coordinador de mejoramiento para que actualice el listado
maestro de registros y si es necesario, destruya o identifique y
archive de manera apropiada los registros obsoletos, para evitar
su uso no intencionado.
Responsable
Listado maestro de
dependencia,
registros
(CIQcoordinador
de FOR-007)
mejoramiento.
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8. Diagrama de flujo del proceso:
CONVENCIONES
INICIO
CM: Coordinador de gestión de mejoramiento
JI: Jefe inmediato
Identificación de
los registros
Formato solicitud
documentos
calidad
FUNCIONARIO
Se necesita
formato?
Sí
Existe el
formato?
No
FUNCIONARIO
Sí
No
Sí
Recolección de
los registros
Listado maestro
de registros
Solicitar
elaboración al CM
Se aprobó?
No
FUNCIONARIO
Incluir en el listado
maestro
No
Notificar
observaciones al
funcionario
CM
Ya existen en el
listado maestro?
CM
Sí
Cambió manera de
archivar o,
recuperación?
Sí
Actualizar listado
maestro de
registros
CM
No
Archivar los
registros de
acuerdo al listado
FUNCIONARIO
No
Listado maestro
de registros
Se requiere el
registro?
No
Cumple tiempo de
retención o se requiere
eliminar?
Sí
Recuperar registro
FUNCIONARIO
Actualizar control
de distribución de
documentos
FUNCIONARIO
Control de
distribución de
documentos
Sí
Aprobar
eliminación
JI
Se aprobó?
No
Sí
Eliminar el registro
y notificar al CM
Actualizar listado
maestro de
registros
FUNCIONARIO
CM
Notificar
observaciones al
funcionario
JI
FIN
Listado maestro
de registros
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9. Anexos:
No.
1
Código
CIQ-FOR-002
2
CIQ-FOR-007
Descripción
Formato para la solicitud de documentos de
calidad
Listado maestro de registros