Documento 332008

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TAMAULIPAS
NORTE
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REVISIÓN N°. 03
ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL GOBIERNO
DEL ESTADO DE TAMAULIPAS
CONTROL DE LOS REGISTROS (P-SC-03)
AÑO
2006
MES
06
DÍA
21
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.4
I.- OBJETIVO
Establecer un procedimiento para identificar, recuperar, almacenar, proteger, recuperar, tiempo de retención y
disponer de los registros del SGC de la UTTN.
II.- ALCANCE
Aplica a todos los registros que forman parte del SGC.
III.- DEFINICIONES
SGC.- Sistema de Gestión de Calidad
UTTN.- Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte
Registro.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
Identificación de Registros.- Proceso en el cual se le asigna un código único de control a los diversos registros
del SGC.
Almacenamiento de Registros.- Mantener registros en archivos guardando siempre un orden y clasificación de
los mismos.
Protección de Registros.- Evitar que los registros se rompan, mojen, pierdan, etc. durante su proceso de
almacenamiento.
Recuperación de registros.- Mecanismos que permiten recuperar un registro que se encuentre durante su
periodo de almacenamiento en menos de 1 hora.
Tiempo de Retención de Registros.- El tiempo en el cual un registro puede estar almacenado.
Disposición de Registros.- Acciones que se realizan con los registros posterior haber cumplido con su tiempo de
almacenamiento.
Documento
No Controlado
Al ser impreso
IV.- ENFOQUE DEL PROCESO
Proveedor
Entradas
Generadores de
Registros
Todos los formatos del SGC
Requerimientos
Indicadores
Salidas o resultados
Cliente
Registros
como
evidencia objetiva y
controlada
de
la
implantación del SGC
Personal
Administrativo
y
Docente del SGC de
la UTTN.
Objetivos
Cumplir
con
los (Fallas en el control de registros/ Número de Obtener un SGC que muestre
requerimientos
de No conformidades detectadas) * 100
evidencia objetiva de una eficaz y
control de registros.
eficiente implantación.
ELABORÓ:
REVISÓ CONTENIDO:
REVISÓ FORMA:
AUTORIZÓ:
PUESTO
CONTROLADOR DE
DOCUMENTOS
COORDINADOR DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
COORDINADOR DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
RECTOR
FECHA
21 DE JUNIO DE 2006
21 DE JUNIO DE 2006
21 DE JUNIO DE 2006
21 DE JUNIO DE 2006
NOMBRE
Y FIRMA
LIC. ALONDRA MARISOL
RAMÍREZ SOLIS
ING. LORENA
ELIZABETH ESQUIVEL
SALAS
ING. LORENA
ELIZABETH ESQUIVEL
SALAS
LIC. LUIS FELIPE ALCOCER
ESPINOSA
F-SC-02/R01
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ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL GOBIERNO
DEL ESTADO DE TAMAULIPAS
CONTROL DE LOS REGISTROS (P-SC-03)
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REVISIÓN N°. 03
AÑO
2006
MES
06
DÍA
21
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.4
V.- POLÌTICAS
- La codificación de los formatos se define de acuerdo al procedimiento “Elaboración de Procedimientos”
(P-SC-01).
- Es responsabilidad del Coordinador del SGC revisar la lista maestra de control de Documentos DI-SC-06 y
actualizarla cada vez que se modifique alguno de éstos, o bien que se añadan por la edición de un nuevo
procedimiento.
- Es responsabilidad del elaborador de documentos (Nivel I, II y III) entregar los formatos que se generen de
los procedimientos que elaboran para su llenado en las áreas donde se realicen las actividades.
- Los registros de carácter electrónico o que se notifican por estos medios (correo electrónico, sistemas de
cómputo, etc.), no se resguardan por los responsables de recibir esta información, solo el responsable de
emitir dicho registro lo resguarda en papel en su área o en discos magnético.
- Todos los campos de los formatos deberán ser llenados en forma completa y legible.
- Todos los registros utilizados deberán ser almacenados de manera que se preserven.
- Queda a decisión del elaborador de formatos el realizar una Instrucción de Trabajo para el llenado del
mismo de ser así se utilizará el formato F-SC-04.
VI.- RESPONSABILIDADES
Responsable
Secuencia
Responsable de
1
llenar registros
Documento
No Controlado
Al ser impreso
Coordinador del
SGC
1
-
Controlador del SGC
2
-
Controlador de
Documentos
Responsable de
llenar registros
-
3
Actividades
Identifica los formatos a utilizar para la ejecución de los documentos
del SGC, durante el proceso de difusión de los documentos de
acuerdo al procedimiento de Control de Documentos, P-SC-02,
Revisa que los formatos que se mencionan en la difusión de los
documentos cuenten con los requerimientos mínimos señalados en el
procedimiento de Control de los Documentos, P-SC-02.
En caso de que no cumpla con los requerimientos mínimos regresa al
responsable de llenar los registros
En caso de que cumpla con los requerimientos mínimos, proporciona
en conjunto con el responsable de difundir los documentos la fuente en
la cual, los responsables de llenar los registros, pueden conseguir los
formatos señalados para su utilización según las guías difundidas.
Y entrega a Controlador de Documentos,
Registra en la lista maestra de control de Documentos DI-SC-06 los
formatos difundidos para la ejecución de los documentos y de acuerdo
con el Procedimiento de Control de Documentos P-SC-02
Registra en los formatos definidos en cada uno de los documentos del
SGC cuidando los siguientes aspectos:
 Que la información esté completa y legible.
 Que no se lleven a cabo tachones o enmendaduras con corrector
líquido o de cualquier otro tipo.
 Para hacer correcciones se deberá cruzar la información con una
línea horizontal de tal manera que permita la lectura de la
información anterior (ejemplo: 50 ), a un lado se deberá colocar
la información correcta y la firma de quién realizó esta corrección.
Los espacios del formato que por alguna razón justificable no vayan a
ser empleados deberán ser cancelados con una línea horizontal
(Ejemplo: “ Nombre: ------------“) o en su caso escribir N/A (No Aplica),
Nunca deberá dejarse un espacio en blanco.
-
-
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CONTROL DE LOS REGISTROS (P-SC-03)
Responsable de
llenar registros
4
-
Responsable de
llenar registros
5
-
Responsable de
llenar registros
6
-
Controlador de
Documentos
Controlador de
Documentos
REVISIÓN N°. 03
AÑO
2006
MES
06
DÍA
21
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.4
Al tener cualquier cambio debe iniciarse en la actividad 1 de este
procedimiento,
Cualquier cambio a los formatos que se tengan será realizado por la
misma función que elaboró el original, quien además modificará los
procedimientos que se vean afectados actuando conforme a lo
establecido en el Procedimiento de Control de Documentos P-SC-02.
Si no hay cambios en los documentos realizar la actividad 5,
Controla los registros según la información que se presenta en la
sección IX de cada procedimiento, cuidando los siguientes aspectos:
a) Los registros son archivados en un lugar de almacenamiento de
registros de forma tal que sean de fácil acceso (ejemplo; clasificados,
organizados e identificados en archivos, legajos, cajas, etc.). De
manera que se cumpla el siguiente punto,
b) Los registros deberán poderse Recuperar
c) Los registros deberán ser archivados con Protección que los asegure
contra daño o deterioro.
-
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En caso de que la disposición final de registros indique su
almacenamiento en el archivo muerto, verificar los siguientes aspectos
antes de pasar los registros a Control de Documentos:
 Que estén adecuadamente identificados.
 Que se entreguen almacenados de manera que se evite su
deterioro.
 Que se les coloque una etiqueta de identificación F-SC-21.
Documento
No Controlado
Al ser impreso
-
Cuando sea necesario acceder algún registro del archivo muerto
(Auditorías Internas, Investigación de No Conformidad, etc.), el
Coordinador del SGC debe dar acceso a las personas interesadas
asegurando la integridad del registro, cabe mencionar que si es
necesario se podrá proporcionar una fotocopia del registro, esto bajo
responsabilidad del interesado y del Coordinador del SGC.
El Controlador de Documentos revisa el tiempo de almacenaje de los
registros y si están vigentes, éstos continúan a disposición, de lo
contrario destruye los registros que terminaron su período de estancia
en el archivo muerto, de acuerdo a la etiqueta F-SC-21 donde se
identifica esta información.
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21
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2.4
CONTROL DE LOS REGISTROS (P-SC-03)
VII.- CONTROL DE REGISTROS
Código
F-SC-21
Nombre
Retención
Etiqueta de Identificación
Durante el tiempo de
almacenamiento
VIII.- CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Revisiòn
Almacenaje
Archivo Muerto
Disposición
Final
Destrucción
Descripción
02 de Septiembre
del 2002
00
Inicial
09 de julio del
2003
01
En la sección VIII, de la secuencia 4; se elimina la
explicación para cambiar una revisión en un documento.
09-Ene-06
02
21 de Junio de
2006
03
Documento
No Controlado
Al ser impreso
Se elimina la interacción con otros procesos y el diagrama
de flujo.
Se actualizaron losnombres del Coordinador de Calidad y
Control de Documentos.
IX.- ANEXOS
F-SC-21 Etiqueta de Identificación
F-SC-02/R01