Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Universidad de Quintana Roo Formato para Control de los Registros de Calidad Rectoría Registro Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Archivero No. 7 Interno Jefa del Área y Asistente Ejecutivo 3 años Bodega UQROO Archivero No. 8 Jefa del Área y Asistente Ejecutivo 3 Años Bodega UQROO Archivero No. 1 Jefa del Área y Asistente Ejecutivo 3 años Bodega UQROO Oficina de Rectoría Documentación Interna Enviada y Recibida Documentación Externa Recibida Documentos H. Junta Directiva Revisión 2 Alfabético con secciones según área administrativa Alfabético dividido en Gobierno Estatal y Federal Alfabético Página 1 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Abogado General Registro Sistema de archivo Archivado en Acceso Convenio Consecutivo Oficina del Abogado General Personal de la Oficina del Abogado General Contrato (Contratos varios) Consecutivo Oficina del Abogado General Personal de la Oficina del Abogado General Contrato de Adquisiciones por Invitación Restringida Consecutivo Oficina del Abogado General Personal de la Oficina del Abogado General Contrato de Obra Pública Consecutivo Oficina del Abogado General Personal de la Oficina del Abogado General Adendum de contratos Consecutivo Oficina del Abogado General Personal de la Oficina del Abogado General Contrato de Adquisiciones por Adjudicación Directa Consecutivo Oficina del Abogado General Personal de la Oficina del Abogado General Contrato por Licitación Pública Internacional Consecutivo Oficina del Abogado General Personal de la Oficina del Abogado General Carta Compromiso Consecutivo Oficina del Personal de la Revisión 2 Página 2 de 68 Tiempo 6 años o menos si la vigencia del convenio es menor a ese tiempo 6 años o menos si la vigencia del convenio es menor a ese tiempo 6 años o menos si la vigencia del convenio es menor a ese tiempo 6 años o menos si la vigencia del convenio es menor a ese tiempo 6 años o menos si la vigencia del contrato es menor a ese tiempo 6 años o menos si la vigencia del contrato es menor a ese tiempo 6 años o menos si la vigencia del contrato es menor a ese tiempo 6 años o menos si Disposición de uso Bodega UQROO Bodega UQROO Bodega UQROO Bodega UQROO Bodega UQROO Bodega UQROO Bodega UQROO Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Abogado General Registro Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Abogado General Oficina del Abogado General la vigencia del contrato es menor a ese tiempo Disposición de uso Consecutivo Oficina del Abogado General Personal de la Oficina del Abogado General 6 años Bodega UQROO Procedimientos Jurisdiccionales Pro materia y número consecutivo Oficina del Abogado General Personal de la Oficina del Abogado General 6 años o menos si la vigencia del contrato es menor a ese tiempo Bodega UQROO Oficios concluidos (Recibidos y enviados) Consecutivo Oficina del Abogado General 6 años Bodega UQROO Comprobaciones y Requisiciones Consecutivo Oficina del Abogado General 6 años Bodega UQROO Procedimientos Administrativos Internos Revisión 2 Página 3 de 68 Personal de la Oficina del Abogado General Personal de la Oficina del Abogado General Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Auditoria Interna Registro Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Auditoria Interna Auditor Interno y Auditores 3 años Bodega UQROO Auditoria Interna Auditor Interno y Auditores 5 Años Bodega UQROO Oficina del Auditor Expediente de Revisión Interna Expediente de Auditoria Externa Revisión 2 Número de Expediente por año Año de Auditoria Página 4 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Secretaría General Registro Sistema de archivo Oficina del Secretario General Expediente de concurso de Por número de oposición concurso y año Expediente del programa de estímulos al desempeño del Por Año personal docente Expediente de actas del HCU Expediente por sesiones de HCU Expediente de actas de la CAP Expediente por sesiones de la CAP Expediente de oficios enviados de la CAP Expediente de oficios recibidos de la CAP Expediente de oficios enviados del HCU Expediente de oficios recibidos del HCU Revisión 2 Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Secretaría General Secretario General y asistentes 3 años Bodega UQROO Secretaría General Secretario General y asistentes 3 años Bodega UQROO Indefinido N/A 3 años Bodega UQROO Indefinido N/A 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO Por fecha Secretaría General Por Año Secretaria General Por fecha Secretaría General Por año Secretaría General Por año Secretaría General Por año Secretaria General Por año Secretaria General Por año Secretaria General Página 5 de 68 Secretario General y asistentes Secretario General y asistentes Secretario General y asistentes Secretario General y asistentes Secretario General y asistentes Secretario General y asistentes Secretario General y asistentes Secretario General y asistentes Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Vinculación Registro Documentación Interna Enviada y Recibida Documentación Externa Recibida Sistema de archivo Alfabético con secciones según área administrativa Alfabético dividido en Gobierno Estatal y Federal Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Archivero Interno Gaveta (2) Responsable del Área 1 año Bodega UQROO Archivero Interno Gaveta (2) Responsable del Área 1 Años Bodega UQROO Librero del Depto de Vinculación Librero del Depto de Vinculación Personal del Depto de Vinculación Responsable del Área Responsable del Área Aux. Administrativo Responsable del Área 5 años Bodega UQROO 5 años Bodega UQROO 1 Años Bodega UQROO 2 años Biblioteca Gaceta Anual Año y Fecha Comunidad UQROO Año y Fecha Propuestas Editoriales Anual Archivos Publicaciones y Elaboración de Cartapacio Anual Librero del Depto de Vinculación Revisión 2 Página 6 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Cómputo y Telemática Sistema de Registro Archivado en Acceso archivo Mesa de Control del Área de Soporte y Servicios Todo el personal de Solicitud de servicios por: Formato Digital soporte y servicios, teléfono, correo electrónico u Por consecutivo computadora redes y oficio telecomunicaciones Control de Entradas y Salidas de Equipos Todo el personal de Solicitud de servicios por: Formato impreso Por folio soporte y servicios, teléfono, correo electrónico u en el Área de (Consecutivo) redes y oficio soporte y servicio telecomunicaciones Bitácora de Servicios del Áreas de Redes y Telecomunicaciones Solicitud de servicios reporte de Por fecha de Formato Digital Personal de redes y falla por: teléfono, correo realización computadora telecomunicaciones electrónico u oficio Registro de Servicios a Enlaces Externos del Área de Redes y Telecomunicaciones Formato Digital Solicitud de servicios reporte de Por número de en computadora Personal de redes y falla por: teléfono, correo Registro impreso para telecomunicaciones electrónico u oficio control del depto. Revisión 2 Página 7 de 68 Tiempo Disposición de uso 3 año Eliminar 3 año Eliminar 3 año Eliminar 3 año Eliminar Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Programa de Innovación Educativa Sistema de Registro archivo Oficina del Programa de Innovación Educativa Nombre de la Oficios recibidos URES, carpeta o enviados 2004 de enviados o recibidos. Nombre URES de quien se Direcciones y departamentos recibe información Nombre URES de los programas que están Trámites y solicitudes coordinados por el Programa de Innovación Educativa Cursos de capacitación para Fecha, y lugar tutores Solicitud de información en Fecha, y lugar las diferentes áreas Archivado en Gaveta del escritorio de asistente Gaveta del escritorio de asistente Acceso Coordinadora del Programa de Innovación y Asistente Coordinadora del Programa de Innovación y Asistente Gaveta del escritorio de asistente Coordinadora del Programa de Innovación y Asistente Expediente de la coordinación Expediente de la coordinación Expediente de la coordinación Coordinación de tutorías Coordinación de tutorías Coordinación de tutorías Tiempo Disposición de uso 3 año Bodega UQROO Indefinido NA 1 año Bodega UQROO Indefinido N/A Indefinido N/A Indefinido N/A Cotizaciones Fecha, y lugar Expediente de tutores Fecha, y lugar Expediente de la coordinación Coordinación de tutorías Mientras el tutor permanezca en la institución N/A Expediente de alumnos que visitan a la coordinación por situación de riesgo Por división y carrera Expediente de la coordinación Coordinación de tutorías 10 años Bodega UQROO Revisión 2 Página 8 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Programa de Innovación Educativa Sistema de Archivado en Acceso archivo Oficina del Programa de Innovación Educativa Visita de tutores a la Por división y Expediente de la Coordinación de coordinación para solicitar carrera coordinación tutorías ayuda Solicitud de video Fecha, hora y bitácora de eventos Responsable de conferencia día (Archivo Excel) educación a distancia Fecha de Oficina educación Responsable de Cotización solicitud a distancia educación a distancia Registro Revisión 2 Página 9 de 68 Tiempo Disposición de uso Indefinido N/A Indefinido N/A Indefinido N/A Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Dirección de Planeación Registro Sistema de archivo Consecutivo de Oficios Internos Por Número de oficio OI/PLAN/001/04 Consecutivo de Oficios Externos Por números de oficio 0E/PLAN/001/04 Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Director y su Asistente 3 años Bodega UQROO Director y su Asistente 3 años Bodega UQROO 5 años Bodega UQROO 5 años Bodega UQROO 5 años Bodega UQROO Asistente Archivero 2004 Bodega de Planeación Archivero 2004 Bodega de Planeación Departamento de Desarrollo Institucional Versión Depto. De Desarrollo Institucional PIFOP Versión Depto. De Desarrollo Institucional PAL Versión Depto. De Desarrollo Institucional División y nombre de profesor Depto. De Desarrollo Institucional PIFI Expedientes Individual de PTC (PROMEP) Revisión 2 Director de planeación, Jefe del departamento y encargada de proyectos especiales Director de planeación, Jefe del departamento y encargada de proyectos especiales Director de planeación, Jefe del departamento y encargada de proyectos especiales Jefe del departamento y encargada de proyectos especiales Página 10 de 68 Indefinido N/A Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Dirección de Planeación Sistema de archivo Archivado en Fecha Depto. De Desarrollo Institucional Cuerpos Académicos Recibidos y enviados Depto. De Desarrollo Institucional PROMEP Recibidos y enviados Depto. De Desarrollo Institucional Registro Actas CIBP Acceso Jefe del departamento y encargada de proyectos especiales Jefe del departamento y encargada de proyectos especiales Jefe del departamento y encargada de proyectos especiales Tiempo Disposición de uso Indefinido N/A 5 Años Bodega UQROO 5 Años Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO Área de Gestión de la Calidad Gestión de la calidad Evento/fechas Minutas de reunión del Comité Institucional de Gestión de la Calidad Por fecha Minutas de reunión de Comisiones del CIGC Por fecha Socialización, Talleres, Reuniones plenarias referente al SIGC Por fecha Revisión 2 Depto. De Desarrollo Institucional Depto. De Desarrollo Institucional Depto. De Desarrollo Institucional Depto. De Desarrollo Institucional Director de Planeación, Jefe de Departamento de Desarrollo Institucional, Analistas de Gestión de la Calidad Personal de Área de Gestión de la Calidad Personal de Área de Gestión de la Calidad Personal de Área de Gestión de la Calidad Página 11 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Dirección de Planeación Registro Sistema de archivo Oficios recibidos Por fecha Oficios enviados Por fecha Capacitación requerida por la norma ISO 9001:2000 Por fecha Organización del Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Observaciones a documentación del SIGC, minutas de reunión unidades responsables Reuniones del Grupo Institucional de Gestión de la Calidad Por fecha Por fecha Por fecha Minutas de Consultorías Por fecha Minutas y comunicados de auditores internos Por fecha Revisión 2 Archivado en Acceso Depto. De Desarrollo Institucional Depto. De Desarrollo Institucional Depto. De Desarrollo Institucional Depto. De Desarrollo Institucional Personal de Área de Gestión de la Calidad Personal de Área de Gestión de la Calidad Personal de Área de Gestión de la Calidad Personal de Área de Gestión de la Calidad Depto. De Desarrollo Institucional Personal de Área de Gestión de la Calidad Depto. De Desarrollo Institucional Depto. De Desarrollo Institucional Depto. De Desarrollo Institucional Personal de Área de Gestión de la Calidad Personal de Área de Gestión de la Calidad Personal de Área de Gestión de la Calidad Página 12 de 68 Tiempo Disposición de uso 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Informe Anual de Labores Base de datos de profesores Base de datos de administrativos BDA Base de datos de Inscritos BDI Base de datos Titulados Base de datos Egresados Solicitudes de Información Externas que se reciben y responden de diferentes Instituciones. Solicitudes de información Internas que se reciben y responden de las diferentes áreas de las UQROO. Revisión 2 Departamento de Seguimiento y Evaluación Computadoras del Departamento de Departamento de Por años Seguimiento y Seguimiento y Evaluación Evaluación Computadoras del Departamento de Por Departamento de Seguimiento y años/semestre Seguimiento y Evaluación Evaluación Computadoras del Departamento de Por Departamento de Seguimiento y años/semestre Seguimiento y Evaluación Evaluación Computadoras del Departamento de Por Departamento de Seguimiento y años/semestre Seguimiento y Evaluación Evaluación Computadoras del Departamento de Departamento de Seguimiento y Por años Seguimiento y Evaluación Evaluación Computadoras del Departamento de Por Departamento de Seguimiento y años/Semestre Seguimiento y Evaluación Evaluación Computadoras del Departamento de Numero de Departamento de Seguimiento y solicitud Seguimiento y Evaluación Evaluación Computadoras del Departamento de Numero de Departamento de Seguimiento y solicitud Seguimiento y Evaluación Evaluación Página 13 de 68 Indefinido en archivo electrónico. Impreso 5 años Bodega UQROO Indefinido Bodega UQROO Indefinido Bodega UQROO Indefinido Bodega UQROO Indefinido Bodega UQROO Indefinido Bodega UQROO Indefinido Bodega UQROO Indefinido Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Dirección de Bienestar Estudiantil Registro Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Secretaria y Director 1año Bodega UQROO Secretaria y Director 1año Bodega UQROO Secretaria y Director Indefinido Indefinido Secretaria y Director Indefinido N/A Oficina de intercambio Académico Coordinadora de intercambio académico Indefinido N/A Oficina de intercambio académico Oficinas de intercambio académico Coordinación de intercambio académico Coordinación de intercambio académico Indefinido N/A Indefinido N/A Oficina de bienestar estudiantil Oficios enviados Oficios recibidos Por fecha y por unidad responsable Por fecha y por unidad responsable Maya Cancún Oficios Recibidos Pronabes Oficios enviados y recibidos Expedientes de convocatoria de becas de movilidad estudiantil Expediente de formatos de solicitudes de intercambio Expediente de mapas curriculares carreras UQROO Revisión 2 Nombre del Programa por ciclo escolar y año Nombre de la solicitud de intercambio Archivo Carreras ofrecidas en la UQROO Dirección de Bienestar Estudiantil Dirección de Bienestar Estudiantil Dirección de Bienestar Estudiantil Dirección de Bienestar estudiantil Página 14 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Dirección de Bienestar Estudiantil Registro Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Coordinadora de intercambio académico Indefinido N/A Coordinadora de intercambio académico Indefinido N/A Responsables del área Hasta que el alumno libere su servicio social, alrededor de siete u ocho meses Se anexa al archivo escolar del alumno Oficina de bienestar estudiantil Expediente de alumnos de intercambio académico de la UQROO y extranjeros Expediente de actas de reunión de selección de candidatos para becas de intercambio Expediente de alumnos que solicitan realizar su Servicio Social. Revisión 2 Nombre del alumno, nombre del programa, ciclo escolar y año Nombre del programa por ciclo escolar y año Por carreras Oficina del director de Bienestar Estudiantil y de la coordinadora de intercambio académico Oficina del director de bienestar estudiantil y la coordinadora de intercambio académico Servicio Social Y Becas Página 15 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Oficina de Intercambio Académico Registro Tiempo Disposición de uso Indefinido N/A Indefinido N/A Coordinadora de Intercambio Académico Indefinido N/A Coordinadora de Intercambio Académico Indefinido N/A Coordinadora de Intercambio Académico Indefinido N/A Sistema de archivo Archivado en Acceso Nombre del Programa por ciclo escolar y año Archivo Carreras Expediente de mapas ofrecidas en la curriculares carreras UQROO UQROO Expediente del concentrado/listado de los convenios de intercambio Cronológico académico que ha firmado la UQROO Oficina de Intercambio Académico Oficina de Intercambio Académico Coordinadora de Intercambio Académico Coordinadora de Intercambio Académico Oficina de Intercambio Académico Expediente de convocatoria de becas de movilidad estudiantil Oficina del Director de Bienestar Estudiantil y de la Coordinadora de Intercambio Académico Oficina del Director de Bienestar Nombre del Estudiantil y de la programa por ciclo Coordinadora de escolar y año Intercambio Académico Nombre del Expediente de alumnos de alumno, nombre intercambio académico de la del programa, ciclo UQROO y extranjeros escolar y año Expediente de actas de reunión de selección de candidatos para becas de intercambio Revisión 2 Página 16 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Desarrollo Estudiantil Sistema de archivo Archivado en Por fecha Librero de la oficina Oficios enviados Por fecha Librero de la oficina Requisiciones de compra Por fecha Librero de la oficina Seguro facultativo Por periodo escolar Librero de la oficina Convenios de pago diferido Por periodo escolar Librero de la oficina Registro Oficios recibidos Revisión 2 Página 17 de 68 Acceso Jefe del departamento y asistente Jefe del departamento y asistente Jefe del departamento y asistente Jefe del departamento y asistente Jefe del departamento y asistente Tiempo Disposición de uso 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Administración Escolar Registro Control Escolar Inscripciones y reinscripciones Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso SIIA SIIA Alumnos Indefinido N/A Responsable de área 6 años Destruir Alumnos Indefinido N/A Responsable de área 6 años Destruir Alumnos, docentes, administrativos Indefinido N/A Responsable de área 6 años Destruir Oficios por fecha, con Oficina de Control recibo de pagos Escolar anexos Movimientos escolares SIIA SIIA Oficios por Altas y bajas extemporáneas Oficina de control fecha con recibo de asignaturas escolar de pago Asignación de aulas, talleres SIIA SIIA y laboratorios Oficio por ciclo, Oficina de Control Inscripciones OP2 con recibo de Escolar pago anexo Inscripciones y reinscripciones extemporáneas Revisión de programas y planes de estudio, y su registro en el SIIA Área de Titulaciones Expediente de alumnos titulados Registro de alumnos titulados Actas de examen profesional Actas de extensión de examen profesional Revisión 2 Computadora de control escolar y SIIA Computadora de control escolar y SIIA Responsable del área y alumnos, docentes y personal administrativo Indefinido N/A Consecutivo Área de titulación Encargada del área 5 años Bodega UQROO Consecutivo Computadora del área de titulación Encargada del área y Dir. De planeación Indefinido N/A Consecutivo Área de titulación Encargada del área 5 años Bodega UQROO Consecutivo Área de titulación Encargada del área 5 años Bodega UQROO Página 18 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Administración Escolar Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Consecutivo Área de titulación Encargada del área 5 años Bodega UQROO Seguimiento de egresados Por año Computadora del área de titulación Encargada del área y jefa de administración escolar 5 años Respaldo Cédula de egreso aplicadas Por Año Encargada del área 5 años Respaldo Resumen resultados EGEL-D Por fecha Encargada del área 5 años Respaldo Planes de estudios Por Fecha Encargada del área Indefinido N/A Periodo de admisiones Envío a CENEVAL Periodo de admisiones Bodega UQROO en bodega del área. 1 año Bodega UQROO en bodega del área. Indefinido N/A Registro Actas de examen de grado académico Computadora del área de titulación Computadora área de titulación Computadora del área de titulación Admisiones Hoja de registro CENEVAL EXANI II Por programa Educativo Fichas de admisión Licenciatura y Profesional Asociado Por programa Educativo Lista de aspirantes Por programa educativo Lista resultados examen de selección Revisión 2 Por puntaje global Oficina de Admisiones y Centro de Información Oficina de Admisiones y Centro de Información Expediente Admisiones Archivo Electrónico Equipo de Cómputo de Oficina de Admisiones y Centro de Información Jefe de Administración Escolar y Área de Admisiones Jefe de Administración Escolar y Área de Admisiones Jefe de área de Admisiones Página 19 de 68 Jefe de área de Admisiones Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Administración Escolar Registro Sistema de archivo Lista de aspirantes admitidos al PIU Por programa educativo Lista de aspirantes admitidos UQRoo Por programa educativo Lista de aspirantes de Posgrado Expediente de admisiones Archivos del área 1998-2001 Digitalización y evaluación Hoja de recepción de documentos de nuevo ingreso Revisión 2 Número de aspirante Cronológico Proceso Matricula Archivado en Archivo Electrónico Equipo de Cómputo de Oficina de Admisiones y Centro de Información Archivo Electrónico Equipo de Cómputo de Oficina de Admisiones y Centro de Información Acceso Tiempo Disposición de uso Jefe de área de Admisiones Indefinido N/A Jefe de área de Admisiones Indefinido N/A Indefinido N/A 3 año Bodega UQROO en bodega del área. 3 año Bodega UQROO en bodega del área. 3 años Destruir Oficina de Admisiones y Centro de Información Oficina de Admisiones y Centro de Información Jefe de Administración Escolar y Área de Admisiones Jefe de Administración Escolar y Área de Admisiones Jefe de Administración Escolar y Área de Admisiones Área de administración escolar Encargado del área de digitalización y evaluación Expediente aspirantes de Posgrado Página 20 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Administración Escolar Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Reporte de documentos digitalizados Matricula Computadora del encargado del área de digitalización y evaluación Encargado del área de digitalización y evaluación Indefinido N/A Documento Digitalizado Matricula/ Nombre Servicios Escolares Indefinido N/A Periodo Escolar Área de administración escolar 6 meses Bodega UQROO Periodo Área de administración escolar Indefinido N/A Libro de certificados totales Número consecutivo Área de administración escolar Indefinido N/A Libro de certificados parciales Numero Consecutivo Área de administración escolar Indefinido N/A Registro Hoja de encuestas de evaluación docente CYDATA forma M-547 Reporte de resultados evaluación docentes Encargado del área de digitalización y evaluación Encargado del área de digitalización y evaluación Jefe de administración escolar, encargado de digitalización y evaluación Atención a alumnos y docentes Revisión 2 Jefe de administración escolar, responsable de atención a alumnos y docentes Jefe de administración escolar, responsable de atención a alumnos y docentes Página 21 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Administración Escolar Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Libro de cartas de pasantes Número Consecutivo Área de administración escolar Jefe de administración escolar, responsable de atención a alumnos y docentes Indefinido N/A Constancias de alumnos Número Consecutivos Área de administración Escolar Anual Destruir Constancia de profesores Consecutivo SIIA Indefinido N/A Bajas temporales Matricula SIIA Indefinido N/A Bajas temporales Extemporáneas Matricula SIIA Indefinido N/A Cambios de carrera Matricula SIIA Indefinido N/A Baja definitiva Matricula SIIA Indefinido N/A Registro de: Cambio de calificación Baja extemporánea Equivalencias Matricula SIIA Responsable de atención a alumnos y docentes Indefinido N/A Asignación de pasword alumnos y docentes Matricula, Num. Empleado SIIA Responsable de atención a alumnos y docentes Indefinido N/A Registro Revisión 2 Jefe de administración escolar, responsable de atención a alumnos y docentes Responsable de atención a alumnos y docentes Responsable de atención a alumnos y docentes Responsable de atención a alumnos y docentes Responsable de atención a alumnos y docentes Responsable de atención a alumnos y docentes Página 22 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Departamento de Deportes Recreación y Cultura Sistema de Acceso Archivado en Archivo Tiempo Disposición de uso Departamento de Jefe del departamento y responsables de deportes, sección: Cultura, recreación y cultura Deportes y recreación 4 años Bodega UQROO Archivo de oficios enviados Departamento de Jefe del departamento y responsables de por el depto. internos y Fechas de envío deportes, sección: Cultura, externos recreación y cultura Deportes y recreación 4 años Bodega UQROO Archivo de oficios enviados Departamento de Jefe del departamento y responsables de por el depto. internos y Fechas de envío deportes, sección: Cultura, externos recreación y cultura Deportes y recreación 4 años Bodega UQROO 4 años Bodega UQROO 4 años Bodega UQROO 1 años Bodega UQROO Archivo de oficio recibidos internos y externos Archivo de egresos Fecha de ingreso o recepción Número de documento Departamento de deportes, recreación y cultura Jefe del departamento Expediente de informes mensuales. Actividades realizadas por el personal deportivo, cultural, recreativo y responsables de sección Por mes Departamento de Jefe del departamento y responsables de deportes, sección: Cultura, recreación y cultura Deportes y recreación Lista de alumnos inscritos en la actividades deportivas y culturales universitarias Por actividad: Deportiva o Cultural Departamento de Jefe del departamento y responsables de deportes, sección: Cultura, recreación y cultura Deportes y recreación Revisión 2 Página 23 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Documentos recibidos Documentos enviados Actas de Comité Informe del Presupuesto Expedientes del personal Minutario Correspondencia Recibida Solicitudes de egreso Personal de baja IMSS (altas, bajas, modificaciones Reporte de pagos electrónicos Recibos de nomina Revisión 2 Dirección de Administración y Finanzas Sistema de Archivado en Acceso archivo Oficina del Director Alfabético Director de Secretaria admón.. Escritorio Director Por folio Secretaria Secretaria Oficina del Director Por Fecha Director Secretaria Oficina del Director Por Fecha Director Secretaria Departamento de Recursos Humanos Archiveros del departamento Alfabético Asistente 1357,1350, 1373 y 1356 Cronológico Credenza Asistente Cronológico Credenza Asistente Mensual Credenza Asistente Alfabético Departamento Asistente Responsable del No. de seguro área de Departamento social prestaciones, cuotas e impuestos Responsable del Cronológico Credenza área de nomina Responsable del Mensual Credenza área de nomina Página 24 de 68 Tiempo Disposición de uso 2 años Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO Indefinido N/A 1 año 1 año 1 año 1 año Bodega UQROO Bodega UQROO Bodega UQROO Bodega UQROO Indefinido N/A 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Prestamos del fondo de ahorro Cerdito a trabajadores Cheques Requisición de compra Revisión 2 Dirección de Administración y Finanzas Sistema de Archivado en Acceso archivo Jefe del área de capacitación y Cronológico Archivero 05960 desarrollo de personal Jefe del área de capacitación y Cronológico Credenza desarrollo de personal Departamento de Recursos Financieros Jefe de departamento de Departamento de recursos Cronológico por recursos financieros, área de numero de folio financieros presupuesto y tesorería y área de contabilidad Jefe de departamento de Departamento de recursos Anexas a recursos financieros, área de cheques Financieros presupuesto y tesorería y área de contabilidad Página 25 de 68 Tiempo Disposición de uso 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Otros Documentos por pagar Recibo de gastos a comprobar Memorando devolución Pólizas de diario Revisión 2 Departamento de Recursos Financieros Sistema de Archivado en Acceso archivo Jefe de departamento de Departamento de recursos Anexos a recursos financieros, área de cheques Financieros presupuesto y tesorería y área de contabilidad Jefe de departamento de Departamento de recursos Anexos a recursos financieros, área de cheques Financieros presupuesto y tesorería y área de contabilidad Jefe de departamento de Departamento de recursos Cronológico por recursos financieros, área de número Financieros(área de presupuesto y presupuesto) tesorería y área de contabilidad Jefe de departamento de Departamento de recursos Cronológico por recursos financieros, área de fecha Financieros(área de presupuesto y presupuesto) tesorería y área de contabilidad Página 26 de 68 Tiempo Disposición de uso 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Recursos Financieros Sistema de Registro Archivado en Acceso archivo Jefe de departamento de Departamento de recursos Pólizas de comprobación de Cronológico por recursos financieros, área de gastos fecha Financieros(área de presupuesto y presupuesto) tesorería y área de contabilidad Jefe de departamento Departamento de de recursos Recibos de ingresos (subsidios, Cronológico por recursos financieros, área de servicios) folio Financieros(área de presupuesto y tesorería presupuesto) y área de contabilidad Pago de impuestos federales Control de eventos 2004 Minutario de oficio expedido por el departamento Revisión 2 Cronológico Mensual Departamento de Recursos Financieros Jefe de departamento de recursos financieros, área de presupuesto y tesorería y área de contabilidad Tiempo Disposición de uso 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Secretaria Jefe de sección de Archivo Por fecha de servicios y de la oficina del 1 año evento mantenimiento departamento Jefe de departamento Secretaria Jefe de sección de Archivo Por numero de servicios y de la oficina del 1 año oficio mantenimiento departamento Jefe de departamento Página 27 de 68 Bodega UQROO Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Presupuesto 2004 solicitados Control de requisiciones y servicios elaborados por el depto 2004 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Acuerdos según soliciten Archivo de la oficina del departamento Secretaria Jefe de sección de servicios y mantenimiento Jefe de departamento 1 año Bodega UQROO Por mes y fecha de elaboración Archivo de la oficina del departamento Secretaria Jefe de sección de servicios y mantenimiento Jefe de departamento 1 año Bodega UQROO Mensual Responsable de mantenimiento 1 año Bodega UQROO Mensual Responsable de mantenimiento 1 año Bodega UQROO Mensual Responsable de mantenimiento 1 año Bodega UQROO Mensual Responsable de mantenimiento 1 año Bodega UQROO Mensual Responsable de mantenimiento 1 año Bodega UQROO Mensual Responsable de mantenimiento 1 año Bodega UQROO Computadora de la sección Mantenimiento Computadora de Relación de materiales la sección (paquetes) Mantenimiento Computadora de Relación de materiales la sección (minisplit) Mantenimiento Archivo contenido base de datos Computadora de de equipo AA Unidad Chetumal la sección (RMMAN404) Mantenimiento Bitácora de mantenimiento de Computadora de equipos de aire acondicionado la sección (RMMAN405) Mantenimiento Orden se servicio de AA para trabajos correctivos, que se Computadora de derivan de la programación del la sección mantenimiento preventivo Mantenimiento (RMMAN406) Orden de servicio AA (RMMAN401) Revisión 2 Disposición de uso Página 28 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Relación de materiales para mantenimiento correctivo, que se deriva de los trabajos de mantenimiento preventivo Bitácora para registros de trabajo de mantenimiento correctivo (RMMAN408) Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Computadora de la sección Mantenimiento Computadora de la sección Mantenimiento Computadora de Revisión periódica de edificios la sección (RMMAN409) Mantenimiento Computadora de Bitácora anual de bombas la sección (RMMAN410) Mantenimiento Computadora de Orden de servicios de bombas la sección Mantenimiento Solicitud de Eventos Fecha Solicitud de servicios No. Folio Solicitud de llamadas telefónicas Fecha Control de llamadas telefónicas celular y L.D. Fecha Revisión 2 Disposición de uso Mensual Responsable de mantenimiento 1 año Bodega UQROO Mensual Responsable de mantenimiento 1 año Bodega UQROO Mensual Responsable de mantenimiento 1 año Bodega UQROO Mensual Responsable de mantenimiento 1 año Bodega UQROO Mensual Responsable de mantenimiento 1 año Bodega UQROO Jefe del área 1 año Bodega UQROO Jefe de área y auxiliar 1 año Bodega UQROO Jefe de área y auxiliar 1 año Bodega UQROO Jefe de área y auxiliar 1 año Bodega UQROO Archivo (Oficina servicios Generales) Carpetas (Oficina servicios Generales) Carpetas (Oficina servicios Generales) Carpetas (Oficina servicios Generales) Página 29 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Reporte de paquetería para envío Reporte de recepción de paquetería Control diario de fotocopias por depto. Control mensual de fotocopias por Depto. Revisión 2 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Sistema de Archivado en Acceso archivo Carpetas y computadora Jefe de área y Fecha (Oficina servicios auxiliar Generales) Carpetas (Oficina Jefe de área y Fecha servicios auxiliar Generales) Carpeta Jefe de área y Fecha (Fotocopiado) auxiliar Carpeta (Oficina de Jefe de área y Fecha audio y video) auxiliar Página 30 de 68 Tiempo Disposición de uso 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Servicios Generales Registro Sistema de archivo Solicitud de eventos Fecha Solicitud de servicios No. Folio Solicitud de llamadas telefónicas Control de llamadas telefónicas celular y l.d. Reporte de paquetería para envío Reporte de recepción de paquetería Control diario de fotocopias por depto. Control mensual de fotocopias por depto. Programación de material didáctico Control de material didáctico Resguardo de bienes de material didáctico, audio y video Fecha Fecha Fecha Fecha Carpeta ( oficina Servicios Generales ) Carpeta ( oficina Servicios Generales ) Carpeta ( oficina Servicios Generales ) Carpeta ( oficina Servicios Generales ) Carpeta y computadora (Oficina Servicios Generales ) Carpeta ( Oficina de Servicios Generales ) Fecha Solicitud de autobús Fecha Solicitud de minibús Fecha Jefe de Área 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO 2 años Bodega UQROO 2 años Bodega UQROO 2 años Bodega UQROO 2 años Bodega UQROO 2 años Bodega UQROO Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y auxiliar Carpeta ( Oficina de Servicios Generales ) Carpeta ( Oficina de Servicios Generales ) Carpeta ( Oficina de Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y Carpeta ( fotocopiado ) Fecha Disposición de uso Carpeta ( oficina de audio y video ) Fecha Fecha Tiempo Carpeta ( oficina de audio y video ) Carpeta ( oficina de audio y video ) Carpeta ( fotocopiado ) Fecha Acceso Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y auxiliar Fecha Solicitud de vehículos Revisión 2 Archivado en Página 31 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Servicios Generales Registro Sistema de archivo Programación de material didáctico Mes Resguardo vehicular Fecha Bitácora vehicular Fecha y Vehiculo Programación de eventos Fecha Revisión 2 Archivado en Acceso Servicios Generales ) Carpeta ( oficina de audio y video ) Carpeta ( Oficina de Servicios Generales ) Computadora ( Oficina de Servicios Generales ) Computadora ( Oficina de Servicios Generales ) auxiliar Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y auxiliar Jefe de Área y auxiliar Página 32 de 68 Tiempo Disposición de uso 2 años Bodega UQROO 2 años Bodega UQROO 2 años Bodega UQROO 1 año Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Sección de obras Registro Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso 5 años Bodega UQROO Planos Revisados Por nombre de obra y año Planero Personal adscrito a la Sección de Obras Formato RMOBR-300 de números generadores, formato RMOBR-301 de tarjetas de precios unitarios, formato RMOBR-302 cédula de registro por obra, RMOBR-303 información técnica para construcción de espacios eductivos, RMOBR-304 Datos Básicos generales, RMOBR-305 programa de calendarización de los trabajos, RMOBR306 programa de montos mensuales de ejecución de los trabajos, RMOBR-307 Cronograma de Licitación Por nombre de obra y año En expediente técnico que esta en anaquel de madera. Personal adscrito a la Sección de Obras. 5 años Bodega UQROO computadora Personal adscrito a la Sección de Obras Tiempo indefinido N/A Programa de costos Revisión 2 Nombre: OPUS Página 33 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad División de Ciencias e Ingenierías Registro Sistema de archivo Archivado en Acceso Programa de cursos Secciones Programa SIIA (SAE) Secretaria técnica de docencia Jefe del depto. Y auxiliar administrativo Director, Jefe de departamento y Secretario técnico de docencia Director, Jefe de departamento y Secretario técnico de docencia Secretario técnico de docencia Sría. Técnica de posgrado e investigación Jefe del departamento Secretario técnico de docencia y jefe de departamento Director, Jefe de departamento y Secretario técnico de docencia Practicas y viajes de estudio Expediente de egresos del depto. Fecha N/A Dirección y dpto. de la división Programa de cursos Programa educativo Dirección de dpto. de división Carga académica No. De empleados SIIA N/A Sría. Técnica de posgrado e investigación Salida a eventos académicos Nombre de profesor Departamentos Impartición de cátedra Nombre de profesor Secretario técnico de docencia Programas educativos bajo convenio Programa educativo Dirección y dpto. Planes de estudio Proyecto de investigación Revisión 2 Página 34 de 68 Tiempo Disposición de uso Indefinido N/A 4 años Bodega UQROO Indefinido N/A Indefinido N/A Indefinido N/A 5 años Bodega UQROO 4 años Bodega UQROO Indefinido N/A Indefinido N/A Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Ciencias Registro Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Correspondencia Interna Enviada y Recibida 2002 Por áreas administrativas Archivero No. 1 (único) Jefe del Área y Asistente administrativo 3 años Bodega UQROO Vales, requisiciones de compra y comprobaciones de gastos 2002 Por nombre de programa Archivero No. 1 (único) Jefe del Área y Asistente administrativo 3 años Bodega UQROO Por áreas administrativas Archivero No. 1 (único) Jefe del Área y Asistente administrativo 3 años Bodega UQROO Por nombre de programa Archivero No. 1 (único) Jefe del Área y Asistente administrativo 3 años Bodega UQROO Por meta Archivero No. 1 (único) 3 años Bodega UQROO Por áreas administrativas Archivero No. 1 (único) 3 años Bodega UQROO Por nombre de programa Archivero No. 1 (único) 3 años Bodega UQROO Correspondencia Interna Enviada y Recibida 2003 Vales, requisiciones de compra y comprobaciones de gastos 2003 Mejora integral de la formación docente PIFI 2002 Correspondencia Interna Enviada y Recibida 2004 Vales, requisiciones de compra y comprobaciones de gastos 2004 Revisión 2 Página 35 de 68 Jefe del Área y Asistente administrativo Jefe del Área y Asistente administrativo Jefe del Área y Asistente administrativo Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Ingenierías Registro Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Correspondencia Enviada y recibida Por fecha Dpto. de ingenierías Asistente y Jefe de departamento 1 Bodega UQROO Comprobante de egresos Carrera, nombre de profesor y fecha Dpto. de ingenierías Asistente y Jefe de departamento 1 Bodega UQROO Solicitud de equipo Por fecha Dpto. de ingenierías Asistente y Jefe de departamento 1 Bodega UQROO Revisión 2 Página 36 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Catálogos de servicios especializados, cursos de educación continua, capacitación y consultaría Convocatoria de proyecto o solicitud de servicios Centro de Manejo Integrado de Recursos Naturales Sistema de Archivado en Acceso archivo Disposición de uso N/A Secretaria de la jefatura Jefe del centro responsable de programa Indefinido N/A Por expediente o servicio Secretaria de la jefatura Jefe del centro responsable del programa Indefinido N/A Secretaria de la jefatura y Jefe del centro responsable del programa Indefinido N/A Secretaria de la jefatura Jefe del centro responsable del programa Indefinido N/A Jefe del centro responsable del programa Indefinido N/A Jefe del centro responsable del programa Indefinido N/A Jefe del centro responsable del programa Indefinido N/A Abierto (autorizado Indefinido N/A Expedientes de proyectos, iniciando desde la convocatoria correspondiente, Por expediente o pasando por las propuestas, servicio hasta llegar al reporte final en caso de haber concluido Aprobación de proyecto o Por expediente o servicio por fuente de servicios financiamiento Convenio o contrato de servicios con el cliente Por expediente o servicio Recibo de cheques por ministración del proyecto Por expediente o servicio Informes y avances del proyecto o servicios Por expediente o servicio Reporte final del proyecto o Por expediente o Revisión 2 Tiempo Secretaria de la jefatura y responsable de programa Secretaria de la jefatura y responsable de programa Secretaria de la jefatura y responsable de programa Secretaria de la Página 37 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro servicio Acta u oficio de liberación o terminación del proyecto o servicio Reporte financiero del proyecto o servicio Propuestas de proyectos no comprobados Oficios Enviados Oficios recibidos Solicitud de egresos Oficio de comisión Revisión 2 Centro de Manejo Integrado de Recursos Naturales Sistema de Archivado en Acceso archivo servicio jefatura y por el cliente) responsable de programa Secretaria de la Jefe del centro Por expediente o jefatura y responsable del servicio responsable de programa programa Secretaria de la Jefe del centro Por expediente o jefatura Auxiliar responsable del servicio administrativo programa Secretaria de la Jefe del centro Por expediente o jefatura y programa responsable del servicio correspondiente programa Expediente de la oficina o Jefe del centro dependencia Secretaria de la responsable del adonde se envía, jefatura programa año y número de oficio Expediente de la oficina o Jefe del centro, dependencia Secretaria de la secretaria de la desde donde se jefatura jefatura recibe y fecha de elaboración Jefe del centro Secretaria de la responsables Por Proyecto jefatura, asistente programa, asistente administrativo administrativo Por proyecto Secretaria de la Jefe del centro Página 38 de 68 Tiempo Disposición de uso Indefinido N/A Indefinido N/A Indefinido N/A 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO 5 años Bodega UQROO 5 años Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Solicitud de contraloría Comprobación de gastos (Acompañado de facturas) Requisición de compra Solicitud de contratación Solicitud de vehículo Revisión 2 Centro de Manejo Integrado de Recursos Naturales Sistema de Archivado en Acceso archivo Jefatura, asistente responsable administrativo programa asistente administrativo Jefe del centro Secretaria de la Por Proyecto responsable del jefatura programa Secretaria de la Jefe del centro Por Proyecto jefatura, asistente responsable del administrativo programa Secretaria de Jefe del centro Por proyecto jefatura asistente secretaria asistente administrativo administrativo Secretaria de Jefe del centro Por proyecto jefatura asistente secretaria asistente administrativo administrativo Secretaria de Jefe del centro, Por proyecto jefatura asistente secretaria asistente administrativo administrativo Página 39 de 68 Tiempo Disposición de uso 5 años Bodega UQROO 5 años Bodega UQROO 5 Años Bodega UQROO 5 Años Bodega UQROO 5 Años Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Centro de Información Geográfica Sistema de archivo Archivado en Expediente de proyectos Nombre del proyecto Centro de información geográfica Catálogo de servicios Por versión Centro de información Geográfica Por año Centro de información geográfica Período de ejercicio fiscal Centro de información geográfica Fecha Centro de información geográfica Registro Propuesta de programa de extensión académica (PAL) Presupuesto de operación Recibo de pago Revisión 2 Página 40 de 68 Acceso Jefe del centro de información geográfica y auxiliar administrativo Jefe del centro de información geográfica y auxiliar administrativo Jefe del centro de información geográfica y auxiliar administrativo Jefe del centro de información geográfica y auxiliar administrativo Jefe del centro de información geográfica y auxiliar Administrativo Tiempo Disposición de uso Indefinido N/A Indefinido N/A Indefinido N/A Indefinido N/A Indefinido N/A Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Centro de Información Geográfica Registro Oficios recibidos y enviados Revisión 2 Sistema de archivo Por número de oficio consecutivo del más reciente al más antiguo y por año Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Oficina de jefe del CIG Jefe del centro de información geográfica y auxiliar Administrativo Indefinido N/A Página 41 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad División de Ciencias Sociales y Económico Administrativas Registro Sistema de archivo Archivado en Documentos Recibidos Por mes Dirección de la DCSEA Documentos enviados Por mes Dirección de la DCSEA Revisión 2 Página 42 de 68 Acceso Asistente y Director de División Asistente y Director de División Tiempo Disposición de uso 3 años Bodega UQROO 3 años Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Humanidades Sistema de archivo Archivado en Expediente de aspirantes a tiempos completos por honorarios por asignatura Periodo académico Archivo de la jefatura Programación de carga de académica primavera, verano y otoño Por periodo académico Programa SIIA Asignación de carga académica Por periodo académico Archivo de la jefatura Por nombre de evento Archivo del a jefatura Por nombre de evento Archivo de la jefatura Por nombre de evento Archivo de la jefatura Anual Archivo de la jefatura Sistema de archivo Archivado en Registro Programación de viajes de estudio de estudiantes Participación de profesores de tiempo completo en eventos; congresos, seminarios, coloquios Organización de eventos: congresos, seminarios, coloquios Presentación de programa anual de labores Registro Revisión 2 Acceso Jefe del dpto., asistente personal y secretaria del dpto. Jefe de departamento y secretaria técnica de docencia. Jefe del dpto. asistente personal y secretaria técnica de docencia Jefe del dpto., asistente personal y secretaria del depto. Jefe del dpto., asistente personal y secretaria del depto. Jefe del dpto., asistente personal y secretaria del depto. Jefe del dpto., asistente personal y secretaria del depto. Página 43 de 68 Acceso Tiempo Disposición de uso 5 años Destruir Indefinido N/A Indefinido N/A 2 años Destruir 2 años Destruir 2 años Destruir 5 años Destruir Tiempo Disposición de uso Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Oficios enviados 2003 Se anota año del expediente, número progresivo del oficio y fecha de emisión Oficios recibidos 2003 Enerojunio Por fecha de ingreso Oficios recibidos 2003 Juliodiciembre Por fecha de ingreso Oficios enviados 2004 Clave DCHyT 001/2004 concentra el numero progresivo del oficio, año y fecha de emisión Oficios recibidos 2004 Por fecha de ingreso Expediente profesores Orden alfabético Revisión 2 Carpeta 1 localización Carpeta 2 localización DCHyT Carpeta 3 localización DCHyT Carpeta 4 localización DCHyT Carpeta 5 localización DCHyT Carpeta 6 localización DCHyT Página 44 de 68 Jefe de departamento 1 año Bodega UQROO Jefe de departamento 1 año Bodega UQROO Jefe de departamento 1 año Bodega UQROO Jefe de departamento 2 año Bodega UQROO Jefe de departamento 2 año Bodega UQROO Jefe de departamento 2 año Bodega UQROO Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Baja temporal 2003 Baja definitiva 2003 Convenios de pago 2003 Comprobación de Gastos 2003 Revisión 2 Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Clasificado por Académico en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente Depto de Apoyo Académico. Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Clasificado por Académico en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Clasificado por Académico en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente. Depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Clasificado por Académico en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Página 45 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Avisos de comisión 2003 Cartas de extrañamiento 2003 Evaluación del personal 2003 Constancias emitidas (de estudio y en general) 2003 Oficios COLESTCO 2003 Revisión 2 Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Clasificado por Académico en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Clasificado por Académico en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Clasificado por Académico en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Jefe de Clasificado por Constancias en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Jefe de Clasificado por COLESTCO en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Página 46 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Oficios recibidos Administración Escolar 2003 Oficios recibidos Biblioteca 2003 Oficios recibidos Cómputo y Telemática 2003 Oficios recibidos Apoyo Administrativo y Recursos Humanos 2003 Revisión 2 Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Carpeta Lefort con el nombre Administración Jefe de Clasificado por Escolar, en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente depto de apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Jefe de Clasificado por Biblioteca, en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente depto de apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Cómputo y Jefe de Clasificado por Telemática, en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente depto de apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Clasificado por Administrativo, en departamento y 3 años fecha el archivero del asistente depto de Apoyo académico Página 47 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Oficios recibidos Coordinación 2003 Oficios recibidos Rectoría 2003 Oficios recibidos Bienestar Estudiantil 2003 Oficios recibidos Secretaría General 2003 Revisión 2 Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Clasificado por Administrativo, en departamento y 3 años fecha el archivero del asistente depto de Apoyo académico Carpeta Lefort con el nombre Jefe de Clasificado por Rectoría, en el departamento y 3años fecha archivero del asistente depto de apoyo Académico. Carpeta Lefort con el apartado Bienestar Jefe de Clasificado por Estudiantil departamento y 3 años fecha Chetumal, en el asistente archivero del depto de apoyo Académico Carpeta Lefort con el apartado Secretaría General Jefe de Clasificado por Chetumal, en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente depto de apoyo Académico Página 48 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Oficios recibidos Planeación 2003 Oficios recibidos Bienestar estudiantil y Vinculación 2003 Oficios recibidos Deporte, Recreación y Cultura. 2003 Oficios recibidos departamento de CHyT 2003 Revisión 2 Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Carpeta Lefort con el apartado Planeación Jefe de Clasificado por Chetumal, en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente depto de apoyo Académico Carpeta Lefort con el apartado Bienestar Jefe de Clasificado por Estudiantil en el departamento y 3 años fecha archivero del asistente depto de apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Deporte, Jefe de Clasificado por recreación y departamento y 3 años fecha cultura en el asistente archivero del depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort apartado CHyT en Jefe de Clasificado por el archivero del departamento y 3 años fecha depto de Apoyo asistente Académico Página 49 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Registro Archivado en Acceso Tiempo archivo Carpeta Lefort apartado Sec. Oficios recibidos Sec. Téc. Técnica de Jefe de Clasificado por De Docencia Docencia en departamento y 3 años fecha 2003 archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el apartado División de Oficios recibidos División Jefe de Clasificado por desarrollo de Desarrollo Sustentable Departamento y 3 años fechas Sustentable en el 2003 asistente archivero del Depto de Apoyo Académico Fólder verde núm. Jefe de Clasificado por 3 archivero de Compite consultorías Departamento y 3 años fecha Apoyo asistente Académico. Fólder manila Programa Anual de Labores Jefe de Clasificado por núm. 22 en Desarrollo Estudiantil departamento y 3 años fecha archivero de 2003 asistente Apoyo Académico Estructura programática Fólder verde núm. Jefe de Clasificado por para PAL 23 archivero de departamento y 3 años fecha 2003 Apoyo Académico asistente Fólder verde núm. Jefe de Plan de trabajo biblioteca Clasificación por 24 archivero de departamento y 3 años 2003 fecha Apoyo Académico asistente Revisión 2 Página 50 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Registro Archivado en Acceso Tiempo archivo Fólder amarillo Jefe de Estancias Profesionales Clasificación por núm 26 archivero departamento y 3 años 2003 fecha de Apoyo asistente Académico Seguimiento de acuerdos Fólder amarillo Jefe de Coordinación-Apoyo Clasificación por núm. 27 archivero departamento y 3 años Académico fecha de Apoyo asistente 2003 Académico Fólder amarillo Grupo de Teatro Joven de núm. 28 en Jefe de Clasificación por Cozumel archivero de departamento y 3 años fecha 2003 Apoyo asistente Académico. Fólder amarillo Programa de Estímulos y núm. 28 en Jefe de Recompensas Bono de Clasificación por archivero de departamento y 3 años Desempeño Laboral fecha Apoyo asistente 2003 Académico. Fólder amarillo Jefe de Concentrado de metas para Clasificación por núm. 32 en departamento y 3 años el año 2003 fecha archivero de asistente Apoyo Académico Fólder amarillo Jefe de Carta Compromiso-V2 Clasificación por núm. 33 en departamento y 3 años 2003 fecha archivero de asistente Apoyo Académico Fólder amarillo Jefe de Fax enviados Clasificación por núm. 34 en departamento y 3 años 2003 fechas archivero de asistente Apoyo Académico Revisión 2 Página 51 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Registro Archivado en Acceso Tiempo archivo Fólder amarillo Jefe de Fax recibidos Clasificación por núm. 35 en departamento y 3 años 2003 fechas archivero de asistente Apoyo Académico Fólder azul núm. Requisiciones de papelería Jefe de Clasificación por 36 en el archivero y equipo para oficina departamento y 3 años fechas de Apoyo 2003 asistente Académico Fólder azul núm. Jefe de Innovación educativa Clasificación por 39 en archivero de departamento y 3 años 2003 fechas Apoyo Académico asistente Fólder amarillo Jefe de Convenio UQROO-IQC Clasificación por núm.42 en departamento y 3 años 2003 fechas archivero de asistente Apoyo Académico Fólder amarillo Jefe de Nuestro Himno Clasificación por núm 43 en departamento y 3 años 2003 fechas archivero de asistente Apoyo Académico Fólder amarillo Baja Extemporánea de Jefe de Clasificación por núm. 44 en Materias departamento y 3 años fechas archivero de 2003 asistente apoyo Académico Fólder amarillo Jefe de Entrega de reconocimientos Clasificación por núm. 48 en departamento y 3 años 2003 fechas archivero de asistente Apoyo Académico Revisión 2 Página 52 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Registro Archivado en Acceso Tiempo archivo Fólder amarillo Jefe de Control de llamadas Clasificación por núm. 49 en departamento y 3 años 2003 fechas archivero de asistente apoyo Académico Fólder amarillo Programa de Profesional en Jefe de Clasificación por núm. 50 en Turismo departamento y 3 años fechas archivero de 2003 asistente Apoyo Académico Fólder amarillo Jefe de Reuniones departamentales Clasificación por núm. 51 en departamento y 3 años 2003 fechas archivero de asistente apoyo académico Fólder amarillo Jefe de Metas y Avances POA Clasificación por núm. 52 en departamento y 3 años 2003 fechas archivero de asistente Apoyo académico Fólder amarillo Criterios para evaluar Jefe de Clasificación por núm. 53.2 en Programas Académicos de departamento y 3 años fechas archivero de Licenciatura y Posgrado asistente Apoyo Académico Fólder amarillo Programa Institucional de Jefe de Clasificación por núm. 54 en Tutorías departamento y 3 años fechas archivero de 2003 asistente Apoyo Académico Fólder amarillo Habilidad para el Jefe de Clasificación por núm 55.1 en aprendizaje departamento y 3 años fechas archivero de 2003 asistente Apoyo Académico Revisión 2 Página 53 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Registro Archivado en Acceso Tiempo archivo Fólder amarillo Jefe de Taller de Orientación Clasificación por núm. 55.2 en departamento y 3 años 2003 fechas archivero de asistente Apoyo Académico Fólder amarillo Programación de cursos Jefe de Clasificación por núm. 55.3 en PIU departamento y 3 años fechas archivero de 2003 asistente Apoyo Académico Fólder amarillo Jefe de Exámenes departamentales Clasificación por núm. 59 en departamento y 3 años 2003 fechas archivero de asistente Apoyo Académico Fólder manila Cursos de Idiomas Jefe de Clasificación por núm. 66 en modalidad SAC departamento y 3 años fechas archivero de 2003 asistente apoyo Académico Fólder manila Formatos de Solicitudes de Jefe de Clasificación por núm. 70 en Becas departamento y 3 años fechas archivero de 2003 asistente apoyo Académico Fólder manila Inventario de Bienes Jefe de Clasificación por núm. 75 en Inmuebles departamento y 3 años fechas archivero de 2003 asistente apoyo Académico Horarios de los integrantes Fólder azul núm. Jefe de Clasificación por de cada departamento 77 en archivero de departamento y 3 años fechas 2003 Apoyo Académico asistente Revisión 2 Página 54 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Programa Integral de Fortalecimiento Institucional Programa de Cierre del estado Diagnóstico de la Universidad de Q. Roo 2003 Acta administrativa de entrega recepción e inventario del depto. 2003 Presupuestos 2003 Exámenes de Admisión y relación de aspirantes admitidos ala UQROO 2003 Programa Editorial de la UQROO 2003 Situación del alumnado y procedimientos de Inscripción Portal SAE 2003 Informe de Labores 2003 Revisión 2 Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Fólder manila Jefe de Clasificación por núm. 79 en departamento y 3 años fechas archivero de asistente Apoyo Académico Fólder manila Jefe de Clasificación por núm. 80 en departamento y 3 años fechas archivero de asistente Apoyo Académico Fólder manila Jefe de Clasificación por núm. 83 en departamento y 3 años fechas archivero de asistente apoyo Académico Fólder manila Jefe de Clasificación por núm. 84 en departamento y 3 años fechas archivero de asistente Apoyo Académico Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Clasificación por fechas Fólder verde en archivero de Apoyo Académico Jefe de departamento y asistente 3 años Archivo Muerto Clasificación por fechas Fólder amarillo en archivero de Apoyo Académico Jefe de departamento y asistente 3 años Archivo Muerto Clasificación por fechas Fólder amarillo en archivero de Apoyo Académico Jefe de departamento y asistente 3 años Archivo Muerto Clasificación por fechas Fólder azul en archivero de Apoyo Académico Jefe de departamento y asistente 3 años Archivo Muerto Página 55 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Titulación Alumnos titulados 2003 Titulación Alumnos titulados 2004 Titulación Alumnos titulados de MEAP 2004 Constancias de Estudio, de cursos y en general. 2004 Oficios emitidos del departamento 2004 Revisión 2 Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Jefe de Clasificación por departamento y 3 años fechas asistente Jefe de Clasificación por Revistero negro departamento y 3 años fechas núm. 1 asistente Jefe de Clasificación por Revistero negro departamento y 3 años fechas núm. 2 asistente Jefe de Clasificación por Revistero negro departamento y 3 años fechas núm. 3 asistente Carpeta Lefort con el nombre Constancias de Jefe de Clasificación por Estudio, de Cursos departamento y 3 años fechas y en general en asistente archivero del depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Clasificación por Académico en departamento y 3 años fechas archivero del asistente depto d e Apoyo Académico Página 56 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Registro Archivado en Acceso Tiempo archivo Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Minutas de Visita Compite Clasificación por Académico en departamento y 3 años 2004 fechas archivero del asistente depto Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Minutas del departamento Clasificación por Académico en departamento y 3 años 2004 fechas archivero del asistente depto Apoyo Académico Carpeta Lefort con Cartas de extrañamiento y el nombre Apoyo Jefe de de llamadas de atención Clasificación por Académico en departamento y 3 años emitidas fechas archivero del asistente 2004 depto Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre F04 Jefe de Comprobaciones de Gastos Clasificación por comprobaciones departamento y 3 años 2004 fechas en archivero del asistente depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Avisos Jefe de Avisos de Comisión Clasificación por de Comisión en el departamento y 3 años 2004 fechas archivero del asistente depto de Apoyo Académico Revisión 2 Página 57 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Requisiciones de Compra 2004 Oficios recibidos Administración Escolar 2004 Solicitudes de Bajas definitivas 2004 Solicitudes de Bajas temporales 2004 Revisión 2 Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Carpeta Lefort con el nombre Requisiciones de Jefe de Clasificación por Compra en el departamento y 3 años fechas archivero del asistente depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Admón. Jefe de Clasificación por Escolar en departamento y 3 años fechas archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Admón. Jefe de Clasificación por Escolar en departamento y 3 años fechas archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Admón. Jefe de Clasificación por Escolar en departamento y 3 años fechas archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Página 58 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Solicitudes de reingreso 2004 Oficios recibidos Apoyo Administrativo 2004 Oficios recibidos Recursos Humanos 2004 Oficios enviados a Recursos financieros 2004 Revisión 2 Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Carpeta Lefort con el nombre Admón. Jefe de Clasificación por Escolar en departamento y 3 años fechas archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Apoyo Jefe de Clasificación por Administrativo en departamento y 3 años fechas archivero del asistente depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre de Recursos Jefe de Clasificación por Humanos en el departamento y 3 años fechas archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre de Recursos Jefe de Clasificación por Financieros en el departamento y 3 años fechas archivero del asistente depto d e Apoyo Académico Página 59 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Registro Archivado en Acceso Tiempo archivo Carpeta Lefort con el nombre Jefe de Oficios recibidos Biblioteca Clasificación por Biblioteca en el departamento y 3 años 2004 fechas archivero del asistente Depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Oficios recibidos Cómputo Cómputo y Jefe de Clasificación por y Telemática Telemática en el departamento y 3 años fechas 2004 archivero del asistente depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Oficios recibidos Deporte, Deporte, rec y Jefe de Clasificación por Recreación y Cultura. cultura en el departamento y 3 años fechas 2004 archivero del asistente depto de Apoyo Académico Carpeta Lefort con el nombre Oficios recibidos Desarrollo Jefe de Desarrollo Estudiantil y Clasificación por Estudiantil y departamento y 3 años Vinculación fechas Vinculación en el asistente 2004 archivero del depto de Apoyo Académico Revisión 2 Página 60 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Registro Archivado en Acceso Tiempo archivo Carpeta Lefort con Oficios recibidos División el nombre DDS en Jefe de Clasificación por de Desarrollo Sustentable el archivero del departamento y 3 años fechas 2004 depto de Apoyo asistente Académico Carpeta Lefort con Oficios recibidos Ciencias el nombre CHyT Jefe de Clasificación por Humanidades y Tecnología en el archivero del departamento y 3 años fechas 2004 depto de Apoyo asistente Académico Carpeta Lefort con Oficios recibidos Secretaría el nombre STPeI Jefe de Técnica de Posgrado e Clasificación por en el archivero del departamento y 3 años Investigación fechas depto de Apoyo asistente 2004 Académico Carpeta Lefort con Oficios recibidos Secretaría el nombre STD en Jefe de Clasificación por Técnica de Docencia el archivero del departamento y 3 años fechas 2004 depto de Apoyo asistente Académico Carpeta Lefort con el nombre Jefe de Oficios recibidos Rectoría Clasificación por Rectoría en el departamento y 3 años 2004 fechas archivero del asistente depto de Apoyo Académico Revisión 2 Página 61 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Oficios recibidos Coordinación 2004 Apoyo Académico 2004 Legislación universitaria Constancias Revisión 2 Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Carpeta Lefort con el nombre Jefe de Clasificación por Coordinación en departamento y 3 años fechas el archivero del asistente depto de Apoyo Académico Archivo que contiene avisos de comisión, Jefe de Clasificación por comprobaciones y departamento y 3 años fechas recibos, guardados asistente en el disco duro de la computadora Archivo que contiene reglamentos, Jefe de Clasificación por estatutos de la departamento y 3 años fechas universidad , asistente guardados en el disco duro de la computadora Archivo que contiene constancias de Jefe de Clasificación por estudio, de cursos departamento y 3 años fechas y de tutorados, asistente guardados en el disco dura de la computadora. Página 62 de 68 Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Registro Minutas Titulación Revisión 2 Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel Sistema de Archivado en Acceso Tiempo archivo Archivos que contienen las minutas Jefe de Clasificado por departamentales, departamento y 3 años fecha guardado en el Asistente disco duro de la computadora Clasificado por fechas Archivos que contiene solicitud para constitución de jurado, entrega de ejemplares de tesis, guardados en el disco duro de la PC Jefe de departamento y Asistente Página 63 de 68 3 años Disposición de uso Archivo Muerto Archivo Muerto Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Apoyo Administrativo Unidad Académica Cozumel Área de Recursos Humanos Registro Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Jefe del Departamento Asistencia de maestros a Área de Recursos Cronológico de Apoyo Admvo. 1 año las aulas Humanos Responsable de Área Jefe del Departamento Área de Recursos Fax enviados y recibidos Cronológico de Apoyo Admvo. 1 año Humanos Responsable de Área Jefe del Departamento Área de Recursos Oficios enviados Cronológico de Apoyo Admvo. 1 año Humanos Responsable de Área Jefe del Departamento Área de Recursos Oficios recibidos Cronológico de Apoyo Admvo. 1 año Humanos Responsable de Área Jefe del Departamento Área de Recursos Convocatorias Cronológico de Apoyo Admvo. 1 año Humanos Responsable de Área Jefe del Departamento Área de Recursos Minutario Cronológico de Apoyo Admvo. 1 año Humanos Responsable de Área Jefe del Departamento Expedientes de personal Área de Recursos Alfabético de Apoyo Admvo. Según vigencia administrativo Humanos Responsable de Área Disposición de uso Tiempo que marque la ley Tiempo que marque la ley Tiempo que marque la ley Tiempo que marque la ley Tiempo que marque la ley Tiempo que marque la ley Tiempo que marque la ley Expedientes de personal docente Alfabético Área de Recursos Humanos Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Según vigencia Tiempo que marque la ley Expedientes de personal dados de baja Alfabético Área de Recursos Humanos Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área 1 año Tiempo que marque la ley Revisión 2 Página 64 de 68 Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Apoyo Administrativo Unidad Académica Cozumel Área de Recursos Humanos Registro Sistema de archivo Archivado en Control de Seguro Médico Numérico Área de Recursos Humanos Documentos para enviar a RH Chetumal Cronológico Área de Recursos Humanos Acuses de recibo de documentos enviados a RH Chetumal Cronológico Área de Recursos Humanos Incidencias de nómina Cronológico Área de Recursos Humanos Listas de personal Cronológico Área de Recursos Humanos Horarios de personal administrativo y docente Cronológico Área de Recursos Humanos Oficios autorizando elaboración de contratos Cronológico Área de Recursos Humanos Contratos de nómina Bancomer Cronológico Área de Recursos Humanos Formatos institucionales Alfabético Área de Recursos Humanos Oficios enviados a Coordinación y Jefes de Depto. Cronológico Área de Recursos Humanos Revisión 2 Acceso Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Página 65 de 68 Tiempo Disposición de uso 1 año Tiempo que marque la ley 1 mes Tres año 1 año Tiempo que marque la ley 1 año Tiempo que marque la ley 1 año Tiempo que marque la ley 1 año Tiempo que marque la ley 1 año Tiempo que marque la ley Según Vigencia Tiempo que marque la ley Según Vigencia Tiempo que marque la ley 1 año Tiempo que marque la ley Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Apoyo Administrativo Unidad Académica Cozumel Área de Recursos Humanos Registro Sistema de archivo Archivado en Leyes y Reglamentos Alfabético Área de Recursos Humanos Registros electrónicos del IMSS Cronológico Área de Recursos Humanos Currículum vitae recibidos de aspirantes Revisión 2 Cronológico Área de Recursos Humanos Acceso Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Jefe del Departamento de Apoyo Admvo. Responsable de Área Página 66 de 68 Tiempo Disposición de uso 1 año Tiempo que marque la ley 1 año Tiempo que marque la ley 1 año Tiempo que marque la ley Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Centro de Extensión y de Servicios Registro Código Sistema de archivo Archivado en Oficios enviados NA Nombre del departamento, folio interno, mes, año. (CER-06/03-2004) Oficios recibidos NA Fecha, orden descendente NA Nombre del departamento, folio interno, mes, año. (CER-01/04-2004) Carpeta de oficios enviados en archivero principal. Carpeta de oficios recibidos en archivero principal. Carpeta de constancias emitidas en archivero principal. Constancias emitidas Revisión 2 Página 67 de 68 Acceso Tiempo Disposición de uso Jefe del departamento y áreas de apoyo. 1 año. Enviar Bodega UQROO. Jefe del departamento y áreas de apoyo. 1 año. Enviar Bodega UQROO. Jefe del departamento y áreas de apoyo. 1 año. Enviar Bodega UQROO. Código: PO-02/FO-01 Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Departamento de Ciencias, Humanidades y Tecnología Registro Sistema de archivo Archivado en Acceso Tiempo Disposición de uso Oficios Enviados Se anota año del expediente, número progresivo del oficio y fecha de emisión Carpeta 1 Localización DCHyT Jefe de Departamento 1 año Bodega UQROO Jefe de Departamento 1 año Bodega UQROO Jefe de Departamento Indefinido N/A Oficios Recibidos Por fecha de ingreso Expediente Profesores Orden Alfabético Revisión 2 Carpeta 2 Localización DCHyT Carpeta 6 Localización DCHyT Página 68 de 68 Código: PO-02/FO-01