pq 02 control de registros

INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA TERESA
CONTROL DE REGISTROS
Código: PQ-02
Fecha: 01-07
1. Objetivo
Establecer la metodología para controlar los registros del Sistema de Gestión de Calidad.
2. Alcance
Aplica para todos los registros que se generen en el Sistema de Gestión de Calidad.
3. Definiciones
Almacenamiento: Guardar o reunir gran cantidad de algo.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Tabla de Retención: Es el instrumento archivístico esencial que permite la normalización
de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e
histórico.
4. Desarrollo o descripción
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Elaborar
Formato
Personal de la Institución
Educativa involucrado en
los procesos
Se elabora el formato según lo establecido
en el GQ01 Y PQ01
Determinar
Almacenamiento
Responsable de cada
proceso
REGISTRO
Inicio
Determinar o
establecer
protección
Responsable del proceso
_________
A cada registro se le debe determinar lugar
de almacenamiento
Se debe establecer cómo se van a proteger
los registros para asegurar que la evidencia
no se deteriore
FQ-05
“Control de
Registros”
FQ-05
“Control de
Registros”
Se indica cómo se tiene acceso al registro
Determinar
recuperación
1
Responsable del proceso
FQ-05
“Control de
Registros”
Responsable del Proceso
y la Secretaria (La Ley)
Determinar cuánto tiempo vamos a
mantener almacenados los registros
(aplicar tablas de retenciones)
Secretaria
Determina qué hacer con los registros
cuando venza el tiempo de retención
Determinar el
tiempo de
retención
Determinar la
disposición de
los registros
Coordinadora de Calidad
Mantener
actualizado el FQ
05
Se debe asegurar que se tengan los
registros con los controles establecidos
FQ-05
“Control de
Registros”
FQ-05
“Control de
Registros”
________
Fin
5.
Anexos
FQ 05 “Control de registros”
6.
Control de cambios
Novedad
Se creó el Procedimiento
Elaboró:
STELLA LOPERA
Fecha
01-07
Revisó:
NASLY GARCÍA
Aprobó:
LINA MARIA RINCÓN S.