REGISTROS DE ENTRADA / SALIDA AL TRABAJO

GUIA DE USO DE LA APLICACIÓN DE GESTIÓN DE LA
DEDICACIÓN HORARIA ( GDH)
Consideraciones generales:
o El colectivo de empleados se estructura en unidades funcionales en donde
existirán uno o varios gestores cuyo perfil está definido en la aplicación.
o El colectivo de unidades funcionales estará gestionado por un
administrador del sistema cuyo perfil permitirá en la aplicación dar de alta /
baja nuevas unidades funcionales y definir a sus gestores, entre otras
opciones.
o Cada empleado tendrá un calendario laboral que recogerá a lo largo de un
año las jornadas por días que tiene asignadas. Sobre este calendario se
efectuaran los registros de entrada y salida al trabajo.
o Independientemente del calendario, los registros de entrada y salida al
trabajo se podrán efectuar siempre. La aplicación a este respecto nunca
limitará el poder efectuar las entradas y salidas en cualquier jornada y a
cualquier hora.
o Los registros de E/S, aunque sean erróneos nunca se borran, pueden ser
anulados con un registro contrario por parte del gestor, quedando siempre
constancia de los hechos.
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REGISTROS DE ENTRADA / SALIDA AL TRABAJO
El sistema se basa en operaciones de entrada y salida diarias al puesto de trabajo, de tal
forma que al final del día para que el registro quede cerrado deben de haber igual
numero de entradas que de salidas.
En el caso de jornadas no saldadas, es decir días incompletos o de jornadas sin registro,
el gestor procederá a insertar las E/S correspondientes.
Las dos incidencias más frecuentes que se pueden encontrar al realizar estas operaciones
son:
A) REDUNDANCIA DE REGISTROS ( empleado o gestor)
Esto ocurre cuando por error o por necesidad se efectúan dos o mas registros
consecutivos del mismo tipo (Entrada o Salida) y dentro de un tiempo que se conoce
como margen de redundancia (unos pocos minutos), lo que puede provocar las
siguientes acciones siempre con el supuesto mas favorable para el empleado:
-
En caso de Entrada, se emitirá el siguiente mensaje “Redundancia en la
Entrada” y cuyo efecto consistirá en mantener la primera hora de entrada como
la correcta, y obviando el segundo registro de entrada.
Por ejemplo: Si se ha efectuado un registro de entrada a las 8:00h y
posteriormente se efectúa otro de entrada (son del mismo tipo) a las 8:05h,
entonces el sistema considera la primera entrada de las 8:00 como registro válido
de entrada.
-
En caso de Salida, el efecto es similar pero el registro de salida válido
corresponde al último realizado.
Por ejemplo: Si se ha efectuado un registro de salida a las 16:00h y
posteriormente se atiende una llamada telefónica que pospone nuestra salida
hasta 16:15h, entonces el sistema considera la última salida de las 16:15 como
registro válido de salida.
B) SOLAPAMIENTO DE REGISTROS (gestor)
El solapamiento se produce cuando se intenta insertar un registro de E/S a mitad de un
periodo saldado o cerrado, es decir, entre una entrada y una salida se intenta hacer otra
entrada o salida. Esto solo puede ocurrir en la corrección de fichajes por parte del
gestor, por ejemplo:
Si se ha realizado una entrada a las 8:00 con salida a las 14:30, cualquier registro bien
de entrada o salida que se intente introducir dentro de este periodo, produce el siguiente
mensaje de error “Se ha producido un solapamiento en los fichajes”, impidiendo la
introducción de este registro.
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OPCIONES DEL EMPLEADO:
1. REGISTRO
Permite registrar las entradas y salidas al trabajo
2. CALENDARIO
Desde esta opción el empleado visualiza el calendario que tiene asignado durante el año,
permitiendo la paginación por meses.
En cada pantalla puede observar a través de un juego de colores la situación de los días
del mes según sean pasados o futuros
- Laborables:
verde
- Festivos:
blanco
- Trabajados cerrados:
gris perla
- Trabajados incompletos:
naranja
- No trabajados (sin registro):
rojo
Pulsando sobre cualquier día puede hacer:
- Solicitar días libres, solo para días futuros
- Consultar los registros realizados, solo para días pasados y para el día actual
La solicitud de día libre provoca un cambio de color: a azul claro. Cuando por el gestor
sea concedido el día aparecerá coloreado de azul oscuro, mientras que si la solicitud
fuera denegada el día volvería a verde (laborable)
Mientras la solicitud de día libre no esté autorizada, el empleado puede revocarla
(pasar de azul claro a verde)
3. FICHA PERSONAL
Permite:
- Ver su perfil de usuario, unidad funcional a la que pertenece, su tipo de
calendario y días de vacaciones y libres que le queden
4. ESTADÍSTICAS
Permite :
- Consulta de totales de horas registradas por periodos semanales o mensuales.
- Consulta de días libres y de vacaciones disfrutados y pendientes
- Consultar numero de días con fichajes cerrados, pendientes o sin registro
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OPCIONES DEL GESTOR:
1. INCIDENCIAS PENDIENTES: lista por orden de fecha de incidencia las jornadas
con incidencias, mostrando:
 Días sin registro ( rojo)
 Días registros incompletos ( naranja)
 Solicitudes de días libres ( azul claro)
Pinchando sobre las incidencias podrá: insertar/ anular fichajes y aceptar o denegar
solicitudes.
 Con la inserción de fichajes se permite, tanto completar con una E o S
individual fichajes incompletos, como añadir E/S tantas veces como se
necesite en una jornada
 Con la anulación de fichajes se permite: si se quiere anular una
entrada inserción automática de una salida exactamente a la misma
hora, y viceversa: si se quiere anular una salida inserción automática de
una entrada exactamente a la misma hora.
Pinchando sobre la solicitud podrá autorizar o denegar el día libre solicitado
2. GESTION DE EMPLEADOS: lista los empleados de la U. Funcional, y búsqueda
por nombre, permitiendo:
 Mantenimiento de la ficha del empleado, asignarle los días libre y
vacaciones, y su calendario
 Consulta de Estadísticas de un empleado
 Consulta de calendario de un empleado. Es quizás la opción más
importante porque desde aquí se podrá acceder a cualquier día de un
empleado y cambiar determinados tipos de jornada, tanto pasada como
futura, permitiendo aceptar / denegar días libres, como marcar día de
permiso, enfermedad, vacaciones, así como insertar / anular fichajes.
 Consulta de las incidencias de un empleado
Por tanto para corregir incidencias podrá hacerlo por dos caminos:
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
Yendo a la opción general de Incidencias pendientes (la más directa)
Yendo por empleado a consulta de sus incidencias
3. CONSULTA DE CALENDARIOS
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
Podrá consultar los calendarios disponibles.
Y accediendo a cualquiera de ellos podrá obtener la situación de los
registros de fichajes de cualquier día, del colectivo de empleados de su
unidad funcional
4. CONSULTAS Y ESTADÍSTICAS ( pendientes de definir)
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