DRF-001 AN2 Gastos - Universidad de Quintana Roo
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ANEXO 2 UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO COMPROBACIÓN DE GASTOS 1.1 Formato de comprobación de gastos y documentación soporte El comisionado es el responsable de elaborar la comprobación de gastos que generó un documento vale. La comprobación de los recursos se realiza a más tardar cinco días hábiles posteriores al término de la comisión, requisitando en original y copia el formato de comprobación de gastos (DRF-001/FO-003), anotando la siguiente información: - Revisión 1 Unidad Responsable (URES) de adscripción del comisionado. Proyecto que corresponde a la Unidad Responsable del comisionado. Concepto que corresponde a una comprobación relacionada con la comisión y fechas en que se efectuó. Número de cheque con el que se otorgaron los recursos al comisionado. Número del documento vale que generó el comisionado para solicitar los recursos. Fecha de elaboración de la comprobación de gastos. Número de folio de los comprobantes con los que a efectuar la comprobación de gastos. Descripción de los servicios o productos que amparan los comprobantes. Nombre o razón social del proveedor de los bienes o servicios. Importes de los comprobantes de gastos. Origen de los recursos con los que llevó a cabo su comisión (presupuesto ordinario, ingresos propios, fondos específicos u otros en los que incluye la descripción correspondiente). Importe total en número y letra de los comprobantes de gastos documentados en el formato. Firmas. Dos firmas validan el formato de comprobación de gastos; en el espacio “Comprueba” firma el comisionado; en el espacio “Visto Bueno” firma el jefe del área o de la Unidad Responsable donde se encuentra adscrito el comisionado y quien comisiona a la persona que comprueba los gastos. Código: DRF-001/AN-002 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA ANEXO 2 Es obligación de comisionado resguardar la copia del formato de comprobación de gastos sellado de recibido para aclaraciones futuras. Documentación soporte El Comisionado anexa al formato de comprobación de gastos, adheridas en hojas reciclables de preferencia, los documentos comprobatorios de los gastos en el mismo orden en que se relacionaron en el referido formato, los cuales deberán contener la firma del comisionado. La documentación soporte debe cumplir los siguientes requisitos fiscales: - - Tener impreso el nombre, razón social, domicilio y registro federal de contribuyentes (RFC) de quien expide el comprobante. Tener impreso el número de folio, rango de folio, lugar y fecha de expedición. Tener la fecha de caducidad de la factura. RFC de la Universidad: UQR-910524-1R5. Expedido a nombre de: Universidad de Quintana Roo. El domicilio de la Universidad: corresponderá a la unidad académica que emita el cheque. Descripción de la mercancía o servicios adquiridos. Importe unitario y total con número y letra. IVA desglosado No se aceptará como comprobantes aquellas notas que presenten borraduras, tachaduras, alteraciones en los importes, escaneadas. La detección de este tipo de situaciones dará lugar a la imposición de sanciones administrativas y a la devolución de importe señalado. No se aceptará como comprobantes aquellas notas que en el concepto tenga la leyenda “compras varias”, en tal caso deberá anexarse la tira de la maquina registradora. Solo se permitirá la comprobación con notas del régimen de pequeños contribuyentes en el consumo de alimentos que se realicen en viajes a comunidades rurales. Se podrán comprobar con recibos simples las siguientes erogaciones: Revisión 1 Código: DRF-001/AN-002 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA ANEXO 2 - Las que se realizan por gastos de viajes y no se cuenta con las facturas correspondientes, cuyo importe no podrá exceder del 20% de la cuota diaria. Esta disposición sólo es aplicable tratándose de recursos del presupuesto ordinario e ingresos propios, o cuando los convenios con los aportadores de los recursos remitan a estos lineamientos. - Cuando la comisión se realice en comunidades rurales y los productos o servicios sean adquiridos en las mismas. Requisitos de los recibos simples: - Lugar y fecha de expedición. - La leyenda “Recibí de la Universidad de Quintana Roo” - El importe recibido con número y letra. - Descripción detallada de los servicios recibidos. - Nombre y firma de la persona que recibe - Nombre y firma de autorización de la persona responsable del proyecto. - Nombre y firma de visto bueno del director de área o división. Cuando se otorguen apoyos a alumnos y maestros que realizan sus prácticas de campo en comunidades rurales se anexa al recibo simple copia de la credencial por ambos lados. Devolución de recursos no ejercidos El comisionado devuelve en la caja de la universidad los recursos no ejercidos en una comisión, a más tardar el día hábil siguiente al término de la misma, emitiendo caja un recibo de devolución de efectivo. El comisionado anexa copia de este recibo en la documentación soporte del formato de comprobación de gastos. 1.2 Motivos de improcedencia de trámite Cuando los comprobantes presentados no cumplan los requisitos anteriores, el Departamento o Área de Recursos Financieros notifica al comisionado los motivos de improcedencia, solicitando el reintegro de los mismos según los montos especificados en los comprobantes. Revisión 1 Código: DRF-001/AN-002 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA ANEXO 2 1.3 Registro contable de los comprobantes El Departamento o Área de Recursos Financieros una vez que haya verificado que los comprobantes cumplen los requisitos señalados, procede al registro contable de los comprobantes soporte del formato de comprobación de gastos, de acuerdo a las partidas del gasto, cancelándose el documentos vale que generó el comisionado para solicitar los recursos. Este registro contable se efectúa en el SIIA. Posteriormente el Departamento o Área de Recursos Financieros imprime la póliza de registro de la comprobación de gastos y la adjunta al original del formato de comprobación de gastos y documentación soporte. El encargado del área de contabilidad valida la póliza de registro de comprobación de gastos firmando en el área de “reviso”. Devolución de recursos vía nomina Cuando la persona no realice la comprobación de gastos en el periodo autorizado, el Departamento o Área de Recursos Financieros solicitará la devolución total de los recursos entregados a través de descuentos en el pago de la nómina mediante oficio que envía al Departamento o Área de Recursos Humanos, notificando al comisionado que se inicia el trámite de devolución de los recursos no comprobados. Revisión 1 Código: DRF-001/AN-002 Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA