Compartir Gastos de Transportación

Jueves, 12 de febrero de 2004 – Informática CICESE
Compartir Gastos de Transportación
Para compartir gastos de transportación es importante conocer el
procedimiento elaborado por el Departamento de Informática del cual se
presenta el siguiente diagrama:
USUARIO A
USUARIO B
INICIO
USUARIO A
INICIO
Captura datos
Solicitud PV
INICIO
Captura datos
Solicitud PV
Calcula costo
salida y
verifica
disponible
Tiene
disponible ?
Tiene
disponible ?
Asigna #
de folio
Envía Solicitud
impresa a SG
FIN
Busca
salidas con
el mismo
destino,
fecha y hora
de salida
SI
Despliega
resultado de la
búsqueda
SI
Graba solicitud de
PV y genera
compromiso
Usuario A
recibe llamada de
Usuario B para
compartir gastos
Calcula costo
salida y
verifica
disponible
SI
Desea
compartir
gastos ?
NO
NO
Usuario A acepta
compartir gastos ?
Usuario A captura
folio de la solicitud
del Usuario B con
la que va a
compartir gastos
Asigna #
de folio
SI
Usuario B
llama a
Usuario A
Graba solicitud de
PV y genera
compromiso
Presiona botón
compartir
NO
Actualiza los
importes
compartido de los
compromisos
Se divide el costo entre
el número de cuentas
asociadas a los folios de
las solicitudes
NO
Espera a que comparta el Usuario A
Usuario B
recibe llamada de
Usuario A
para imprimir
solicitudes
A
Envía Solicitud
impresa a SG
FIN
Usuario A
llama a Usuario B
informar Ok
Envía Solicitud
impresa a SG
FIN
A
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Explicación
Para explicar el diagrama supongamos el siguiente caso:
El Usuario A viajará al aeropuerto de San Diego, saliendo el día 15-03-YYYY,
deben de recoger al solicitante para llevarlo al destino a las 8:30, llegando al
destino a las 10:30
El Usuario A captura desde los Sistemas Administrativos la solicitud de
transportación con chofer al aeropuerto de San Diego y demás datos
requeridos. Si la cuenta de gastos tiene dinero se genera el compromiso de
parque vehicular con folio 1014051 por $ 630.00 por ejemplo. Se imprime la
solicitud y se envía al Departamento de Servicios Generales
El Usuario B viajará al aeropuerto de San Diego, saliendo el día 15-03-YYYY,
deben de recoger al solicitante para llevarlo al destino a las 9:30, llegando al
destino a las 11:00
El Usuario B captura desde los Sistemas Administrativos la solicitud de
transportación con chofer al aeropuerto de San Diego y demás datos
requeridos. Si la cuenta de gastos tiene dinero se genera el compromiso de
parque vehicular con folio 1014055 por $ 630.00 por ejemplo, además el
sistema busca automáticamente salidas al mismo destino, mismo día en el
rango de horas capturado. El sistema despliega el listado de solicitudes que
cumplen con esos criterios de búsqueda.
El Usuario B se comunica telefónicamente con el Usuario A y propone
compartir gastos de transportación.
Si el Usuario A acepta compartir gastos entra a Sistemas Administrativos >
Transportación con Chofer al Aeropuerto y
1.- Recupera su solicitud con número 1014051 como se muestra en la
gráfica:
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2.- Presiona el botón Compartir Viaje y aparecerá la siguiente ventana:
3.- Usuario A escribe el folio que el Usuario B le proporciono previamente por
teléfono 1014055.
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4.- El Usuario A presiona el botón Compartir y si todo esta bien aparecerá el
siguiente mensaje:
Una vez se compartieron los gastos la solicitud 1014055 tendrá un
compromiso por $ 315.00 al igual que la solicitud 1014051.
5.- El Usuario A llama al Usuario B para informar que se completo el proceso.
6.- El Usuario B imprime su solicitud y la envía al Departamento de Servicios
Generales.
Consideraciones
Solo la solicitud con folio menor puede compartir gastos con solicitudes de
folio mayor.
Una solicitud con la que ya se compartieron gastos no puede compartir
gastos con otra. Es decir la solicitud 1014055 no puede compartir gastos con
la 1014058. En tal caso la que puede hacer el proceso será solamente la
petición 1014051.
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