Instructivo para gastos por Caja Chica

Instructivo para gastos por Caja Chica
El principal objetivo del uso de cajas chicas es atender gastos de menor cuantía que
deban abonarse al contado y no puedan ser previstos a través de alguna de las
alternativas que se dispone a través de la Ley de Contabilidad 7764 y modificatorias y
el reglamento de Contrataciones.
En la primera rendición no podrán computarse facturas con fecha anterior al
cheque de cobro de apertura.
RENDICIÓN
Una vez ejecutado como mínimo el 70 % de la misma, deberá gestionarse su
reposición.
Hasta tanto se efectivice la misma, se utilizará el remanente. Dicho remanente no
podrá superar el importe pendiente de rendición.
Ejemplo:
Importe de caja chica $ 1.000
Fecha e importe de 1º rendición: 30/05/14 $ 700
Fecha de cobro de reintegro de 1º rendición 30/06/14
Al 30/06/14 no podrá ser ejecutado un importe superior a $ 300.
REQUISITOS DE LA RENDICIÓN
1.
Deberán presentarse los comprobantes originales pegados en hojas A4, y
una copia de los mismos, debidamente firmados por el responsable de la caja chica,
ordenados cronológicamente empezando por los más antiguos.
2.
Por delante del grupo de comprobantes, a modo de índice, deberá
presentarse el detalle de los gastos efectuados junto a los totales en una planilla de
“RENDICION DE GASTOS”. (se indica modelo en planilla anexa, cuyo archivo excel
se encuentra en link en la página de este Ministerio)
Asimismo, deberá adjuntarse en cada rendición copia del acto administrativo de la
apertura de la caja chica donde constan los responsables y el importe asignado de
la misma.
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3.
La documentación compuesta por la planilla de rendición de gastos y los
comprobantes como la copia del acto administrativo DEBERÁ SER PRESENTADA
mediante expediente debidamente foliado con el correspondiente sello de juntura en
la Dirección de Contabilidad y Servicios Auxiliares, en el Departamento
Liquidaciones de Otros Gastos e Inversiones.
GASTOS QUE PUEDEN ABONARSE POR ESTE SISTEMA DE PAGOS:
1.
Artículos de papelería, librería y fotocopias (éstas últimas en caso de que sean
necesarias fuera de la Sede Central).
Para cada requerimiento debe consultarse previamente la disponibilidad a la Dirección
de Compras por nota o a través de la casilla de correo [email protected],
quien lleva el stock y relevamiento de las existencias en depósito.
2.
Insumos de Informática (compra de cartuchos) debe contener el número de
inventario de la impresora y consultar previamente a la Dirección de Informática por
nota o a través de la casilla de correo [email protected] quien indicará
sobre la existencia del insumo.
3.
Reparaciones de bienes en general, serán autorizadas cuando las mismas no
superen el 20% del valor de mercado del bien a reparar. Además se deberá
consignar el número de inventario y serie del bien reparado.
4.
Peajes, en casos de concesionarias sin contrato con esté MI (Autopistas del Sol,
AUSA AUBASA). Los tickets de estacionamiento serán autorizados para aquel
vehiculo oficial que se encuentre en comisión y deberá consignar el número de RO.
5.
Repuestos y reparaciones menores, de carácter imprevisibles referentes a
automotores se deberá consignar el RO.
6.
Mantenimiento menor de edificios ej. productos de limpieza, vidrios, cerraduras,
pinturas, etc se autorizará en caso de corresponder a Dependencias Descentralizadas.
GASTOS NO AUTORIZADOS POR CAJA CHICA:
1. Gastos en refrigerios, café, té, yerba, galletitas, dulces, etc
2. Compra de combustible y lubricantes para vehículos.
3. Pasajes.
4. Servicios periódicos (suscripciones a revistas, alquileres, provisión de agua,
servicios de mantenimiento, cocheras mensuales)
5. Publicaciones en periódicos o revistas, elementos para donar, obsequiar.
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6. Tarjetas personales, las mismas deben solicitarse por expediente a la DIEBO, y
en caso de imposibilidad por parte de dicha dependencia, adjuntar nota conformada
por autoridad competente de dicha Jurisdicción.
7.
Compra de bienes de capital.
8.
Compra en cuenta corriente.
CONDICIONES A CUMPLIR POR LOS COMPROBANTES DE GASTOS:
1.
Facturas tipo “B” deberán tener escrito en la parte inferior del comprobante
el CAI (código de autorización de impresión) con fecha vigente al momento de
realizar la compra.
2.
Facturas tipo “C” deberán tener la leyenda Responsable Monotributo, a
excepción de las editoriales, cooperativas exentas de IVA e instituciones sin fines
de lucro.
3.
Tickets y ticket-facturas deberán tener al final de la impresión la leyenda
“CF-DGI” (controlador fiscal-Dirección General Impositiva)
4.
En todos los comprobantes la condición de compra deberá ser CONTADO.
En ningún caso se aceptaran pagos realizados con tarjeta de débito o crédito.
5.
Las facturas no deberán presentar enmiendas ni raspaduras a menos que
estén debidamente salvadas por el comerciante con la misma lapicera y con sello
aclaratorio del comerciante (o comercio) y su número de DNI.
6.
Deberán tener el precio unitario y total por renglón.
7.
Deberán contar con la leyenda o el sello de pagado.
8.
Detalle de la compra y/o prestación de servicios en el cual se describirá la
operación efectuada discriminando en caso de que así fuera el monto de mano de
obra y el correspondiente a materiales (a los efectos de la imputación), en dicho caso
no se admitirán comprobantes con bienes identificados por código o la leyenda varios.
9.
En ningún caso deben aceptarse facturas “A”.
Los gastos realizados no deben superar el importe de pesos un mil ($ 1.000), o el
importe que en el futuro disponga la reglamentación del art 78 de la Ley de
Administración Financiera, evitando el desdoblamiento de facturas (presentación de
facturas correlativas que su sumatoria supere el monto antes indicado).
Deberán cumplimentarse si correspondiere, las obligaciones establecidas para los
agentes de retención impositiva de tributos provinciales, nacionales y de la
seguridad social.
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LOS DATOS DEL MINISTERIO QUE DEBERÁN CONSTAR EN LAS FACTURAS
SON:
RAZON SOCIAL: Ministerio de Infraestructura
DOMICILIO: Calle 7 Nº 1267
CUIT: 30-66565831-3
TIPO DE CONSUMIDOR: IVA Exento
El comprobante deberá ser siempre el ORIGINAL.
En la factura no deberá citarse nunca la frase “cuenta corriente”
(v14.1)
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y SERVICIOS AUXILIARES
MINISTERIO DE INFRAESTRUCTURA
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