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INVITACION PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SC-039/2013
1. Es necesario anexar el registro de proponentes a la propuesta?
RTA: Debe anexar los documentos requeridos en los términos de referencia.
2. del personal que exige los términos de referencia aclarar si es un
supervisor o son dos
RTA: El contratista debe suministra los supervisores previstos en la estructura
mínima del contrato establecidos en los términos de referencia.
3. Es necesario entregar comprobantes de lectura en facturación en
sitio?
RTA: En los ciclos donde se factura en sitio no es necesario entregar el
comprobante de lectura pues se entrega la facturan en el sitio.
4. Por favor confirmar qué tipo de contrato se va a suscribir. Cuál es el
porcentaje de retención en la fuente que aplicara la Empresa en el
desarrollo del contrato? Cuáles son los porcentajes de retención por
Industria y Comercio que se aplicaran de acuerdo a los municipios de la
invitación de la referencia.
RTA: En el anexo 3 de la presente invitación se describen.
5. En LOCALIZACIÓN DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS Y/O
ACTIVIDADES se menciona
“La cotización de los oferentes se realizará mediante la estipulación del valor
unitario por actividades, entendida como un conjunto de actividades
programadas por ELECTROHUILA para ejecutarse por un trabajador del
contratista dentro de la jornada laboral ordinaria, conforme con el área y
cantidad de actividades señaladas por ELECTROHUILA.”; solicitamos
cordialmente informar cómo se menciona en el texto, si el valor unitario para
ejecutarse en la jornada laboral ordinaria tendrá algún reajuste económico cuando
se realice en jornadas festivas o dominicales según la programación establecida
por ELECTROHUILA.
RTA: La estructura de costos está contemplada para realizar una cantidad de
actividades que están definidas en el alcance.
6. En ACTIVIDADES A DESARROLLAR; solicitamos cordialmente informar
quien debe suministrar la logística necesaria para la toma de lecturas de
medidores que se encuentren ubicados por encima de 1,5 metros; como
pueden llegar a hacer los medidores de usuarios rural regulado disperso,
regulados de facturación destacada, alumbrado público, integradores o
macromedidores, contadores testigos, entre otros. Lo anterior si es del caso
para considerar en el análisis de costeo de la oferta.
RTA: En el documento anexos ítem dotación y seguridad debe considerar los
elementos necesarios para el desarrollo de las actividades solicitadas.
7. En COBERTURA, OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LA LECTURA se
menciona “Es obligación del contratista tomar el 100% de las lecturas
programadas o facturar en sitio el 100% de usuarios programados,
hacerlo en el tiempo exacto programado por la empresa y entregar un
registro totalmente confiable y exacto.”; teniendo en consideración que
es usual encontrar en mal estado o dificultad en la lectura (p.e. cristal
empañado, difícil ubicación) los medidores de macromedición y/o en los
medidores testigos, solicitamos cordialmente informar la estadística
mensual del estado actual de este tipo de medidores, y su efecto sobre la
no aplicación de las penalizaciones establecidas.
RTA: Cuando la causa de la no lectura sea por una causa totalmente justificada no
se aplican las penalizaciones.
8. En DIRECCION Y COORDINACION se menciona “La dirección y
coordinación del ejercicio del contrato estará a cargo de la División de
Facturación Regulada de ELECTROHUILA S.A. ESP, por tanto las
labores a realizar al inicio del Contrato se harán de acuerdo al
cronograma concertado entre el CONTRATISTA y la Interventoría de
ELECTROHUILA S.A. ESP y este debe ser de estricto cumplimiento y
no excederá las fechas establecidas en él”; solicitamos cordialmente
informar el Cronograma de Facturación establecido por la empresa para las
actividades en los diferentes municipios de la invitación de la referencia.
RTA: El programa de facturación en un documento que se realiza cada dos meses
en coordinación con el contratista, en este documento se dispone cada actividad
día por día para que con esta se programe las labores, anexamos modelo de
programación.
9. En PERSONAL se menciona “El control de la calidad en la información
recolectada en terreno y el control de la ejecución de las labores
diarias serán ejecutadas por un (15) supervisor el cual tendrá que
hacer control en oficina y en terreno de cada una de las labores
ejecutadas por cada uno Inspectores Comerciales.”; en el texto el valor
en letras y números es diferente cuando se menciona por un (15)
supervisor. Por favor confirmar el valor a considerar.
RTA: es un (1) supervisor.
10. En PERSONAL se menciona “Para cubrir las novedades diarias de
personal (incapacidades, vacaciones, licencias, calamidades, entre
otras), el CONTRATISTA deberá disponer de trabajadores
supernumerarios para reemplazar las ausencias de personal. En todo
caso EL CONTRATISTA, se obliga a mantener la planta de personal
establecida para garantizar la ejecución de las diferentes actividades
del contrato”; solicitamos cordialmente informar que costos reconocerá
ELECTROHUILA al Contratista en el caso de personas incapacitadas por
Enfermedad General o Accidentes de Trabajo, esto considerando que el
reemplazo del personal ocasionara al contratista un sobrecosto (en
dotación, días no reconocidos por la EPS, porcentaje de aplicación de la
ARP, etc.) que de no ser considerados, el contratista incurriría en una
afectación de sus finanzas por cada evento (en personas y tiempo) que se
presente. Sugerimos que de acuerdo al histórico de novedades que han
tenido para la ejecución de este tipo de contratos, la EHUI considere
costear para que sea reconocido al contratista por disponibilidad este
personal supernumerario.
RTA: El alcance de la oferta debe garantizar el cumplimiento de las actividades
solicitadas.
11. En PERSONAL se menciona “Para cubrir las novedades diarias de
personal (incapacidades, vacaciones, licencias, calamidades, entre
otras), el CONTRATISTA deberá disponer de trabajadores
supernumerarios para reemplazar las ausencias de personal. En todo
caso EL CONTRATISTA, se obliga a mantener la planta de personal
establecida para garantizar la ejecución de las diferentes actividades
del contrato”; solicitamos cordialmente informar las estadísticas de
Novedades de Ausentismo de los últimos dos (2) años, lo cual es necesario
para determinar el número de Operarios en promedio mensual para suplir
las novedades del personal y considerar este sobre costo en el análisis de
la oferta.
RTA: El alcance de la oferta debe garantizar el cumplimiento de las actividades
solicitadas.
12. En PERSONAL se menciona “Para cubrir las novedades diarias de
personal (incapacidades, vacaciones, licencias, calamidades, entre
otras), el CONTRATISTA deberá disponer de trabajadores
supernumerarios para reemplazar las ausencias de personal. En todo
caso EL CONTRATISTA, se obliga a mantener la planta de personal
establecida para garantizar la ejecución de las diferentes actividades
del contrato”, solicitamos cordialmente informar si para la duración total del
contrato ELECTROHUILA exigirá al contratista un Plan de vacaciones del
personal a partir del mes 12, de tal manera que se deban incluir en la oferta
entre otros los costos de prestaciones sociales, dotación, seguridad social y
parafiscales del personal de reemplazo, y que no están incluidos en el
archivo de costos unitarios en Excel; o por el contrario podrá el Contratista
en su autonomía y ajustado a la ley tomar la decisión que considere más
adecuada para la ejecución del contrato.
RTA: en el alcance de la oferta el contratista deberá tener contemplado el
cumplimiento de todos los costos legales vigentes.
13. En
CONDICIONES
CONTRACTUALES,
SALARIOS
MÍNIMOS,
PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL A CARGO DEL
CONTRATISTA se menciona “El contratista del Servicio suscribirá
contratos laborales con el personal que ocupe en desarrollo del objeto
del contrato, con asignación salarial en una porción fija en salario
mínimo legal vigente y otra porción variable que asegure ingresos
para cada escalafón de la estructura ofertada en los valores de costos
unitarios”, y en la página 32 SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES
se menciona “El Salario mínimo básico que debe ofertar para cada
cargo es Inspector Comercial 1.4 + Subsidio de Transporte SMLV”,
solicitamos cordialmente confirmar de acuerdo a los textos relacionados,
como se debe registrar la información de salarios del personal, en su parte
fija y variable, en el archivo de Excel de Costos unitarios elaborado por
ELECTROHUILA.
RTA: El oferente debe diligenciar los formatos establecidos llenando los campos
solicitados.
14. En el archivo de Excel de Costos unitarios elaborado por ELECTROHUILA
en la Hoja Resumen Oferta, se observa que se ha dejado un solo Valor
unitario para las actividades de TOMA DE LECTURAS Y FACTURACION
EN SITIO; teniendo en consideración que la actividad de FACTURACION EN
SITIO presenta unos rendimientos menores a los considerados usualmente para la
actividad sola de LECTURA, solicitamos cordialmente modificar el archivo de
Excel de Costos unitarios y separar el Valor unitario a reconocer por
ELECTROHUILA para las actividades de LECTURA y FACTURACION EN SITIO,
de lo contrario el valor mensual reconocido por ELECTROHUILA al contratista
bajaría en un 9%, y no alcanzaría a cubrir el costo mensual de la infraestructura
establecida por ELECTROHUILA para la atención del contrato; toda vez que el
análisis del costeo realizado de acuerdo al archivo de Excel de Costos unitarios
se realiza bajo los parámetros de considerar un ingreso mensual de facturación
correspondiente al pago realizado por las actividades de TOMA DE LECTURA +
ENTREGA DE FACTURAS.
RTA: se debe ofertar de acuerdo al alcance definido por Electrohuila para esta
oferta. Facturación en sitio se considera como una actividad integral.