INSTRUCTIVO TÉRMINOS DE CONVENIO LINEA DE ACCION

INSTRUCTIVO TÉRMINOS DE CONVENIO
LINEA DE ACCION
CENTROS RESIDENCIALES
DEPRODE, JULIO 2010
En coherencia con lo definido por la Ley Nº 20032, y en atención a que los
proyectos licitados a partir del año 2005 están cumpliendo el período de
ejecución estipulado en sus convenios, se informa a Uds. que se ha definido el
siguiente procedimiento para la línea de acción centros residenciales.
I.- Consideraciones generales:
Las consideraciones generales de este proceso son las siguientes:
De acuerdo a la Ley N° 20.032, Artículo 21: “La facultad de prórroga podrá
ejercerse si el resultado de la evaluación efectuada por el SENAME a la ejecución
del convenio”, conforme al Título IV de este reglamento, es satisfactorio,
entendiendo por tal concepto las categorías de “Excelente”, “Muy Bueno o
Bueno”, tanto en lo técnico como en lo financiero.
El Director/a Regional debe determinar quién es el/la profesional mas idóneo para
realizar el informe de prórroga.
Por lo general esta responsabilidad corresponderá al/la supervisor/a técnico/a el
cual deberá firmar una declaración de imparcialidad previo a iniciar el proceso.
Debe velarse por la imparcialidad del informe, en este sentido es posible que el
/la profesional responsable de la elaboración del Informe sea uno/a distinto/a al
que supervisa el proyecto.
-El evaluador/a deberá tener a la vista los siguientes documentos para la
elaboración del Informe final (cuyo formato es estándar):




Las evaluaciones técnicas previas de desempeño anual
Los informes de supervisión financiera anual
Evaluación de usuarios(as).
Los informes de auto-evaluación institucional
Además se podrá complementar con informes de proceso, informes de tribunales
u otros que se estimen necesarios. Con estos antecedentes, se debe proceder a
elaborar la evaluación anual de desempeño del año que termina, y el informe
final de término de convenio, de acuerdo a los formatos, que se adjuntan.
El informe debe ser realizado tomando en consideración hechos objetivos y
comprobables que consten en los documentos señalados. Como marcos de
referencia el evaluador/a debe estar en conocimiento de las orientaciones y
bases de la modalidad, proyecto de funcionamiento, instrucciones y circulares
del Servicio u otros documentos que sean atingentes al proyecto del cual se trate.
Considerando también la mirada de la institución mediante su informe de autoevaluación y verificadores de la misma.
El informe elaborado por el evaluador/a, debe ser revisado por el Coordinador /a
Uprode quien puede solicitar las correcciones o complementar de forma que
estime pertinente.
El informe final de término de período del proyecto, consolidará el desempeño del
mismo acorde a las evaluaciones anuales previas y sintetizará fortalezas y
debilidades del período convenido, de acuerdo a los criterios establecidos,
señalando cumplimiento de objetivos y metas del proyecto de funcionamiento, su
calidad de atención, y su evolución acorde a los lineamientos técnicos.
Si la conclusión del informe final muestra que el desempeño del proyecto se
encuentra en las categorías de “Bueno”, “Muy Bueno” o “Excelente”, implicará
que procede la prórroga del proyecto.
En el caso que las evaluaciones arrojen reparos en su funcionamiento, se definirá
si es procedente el término de convenio debiendo convocar a una licitación
pública si la Dirección Regional estima necesario mantener esta oferta, e incluso si
la Dirección Nacional lo define en base a estos antecedentes.
II.- Procedimientos a seguir:
1.- Durante la primera semana del cuarto mes previo a la fecha de expiración del
convenio, la institución colaboradora acreditada deberá hacer llegar a la
Dirección Regional correspondiente, la autoevaluación institucional del último
período de funcionamiento. En caso de que el volumen de proyectos regionales
sea significativo, la Dirección Regional podrá anticipar estos plazos.
Se estima razonable otorgar un plazo de 10 días hábiles a la institución, para
hacer llegar su autoevaluación a la Dirección Regional.
2.- A partir de ello y teniendo a la vista antecedentes evaluativos del último
período de funcionamiento, vale decir, informes de proceso, que corresponderá
a un período de tiempo cercano a los 7 meses de funcionamiento, se procederá
a realizar la evaluación anual del último período.
3.- En forma paralela se elaborará el informe final del total del período
contemplado en convenio (cinco años o como corresponda). Para ello se anexa
formato.
4.- Notificación al organismo colaborador, mediante carta formal al
representante legal de la institución y con copia al proyecto. El Director/a
Regional le remite la evaluación de desempeño del último año junto al informe
final del quinquenio o período según corresponda, informando de la situación
final de proyecto, ya sea prórroga o término de convenio y expiración del mismo.
En caso de prórroga, en ese mismo acto le informa la fecha en que debe
presentar una nueva matriz lógica o proyecto de funcionamiento, según sea el
caso conforme las disposiciones dadas por el director nacional en el memo Nº
3524 del 06 de junio del presente, para el período señalado en el informe.
De acuerdo a ello se procederá de la siguiente forma:
4.1
En caso de prórroga al 30 de junio de 2011, el organismo
colaborador deberá presentar una nueva matriz lógica y el cuadro de
recurso humano para el período, en un plazo de 10 días hábiles, según
formato adjunto.
4.2
Respecto a las prórrogas a tres años, el organismo colaborador
deberá presentar un nuevo proyecto de funcionamiento para el siguiente
período, en un plazo de 20 días hábiles, de acuerdo a las nuevas
orientaciones técnicas de la modalidad correspondiente, y según formato
que se adjunta.
III.- Procedimientos administrativos
A continuación se detallan los pasos para prorrogar proyectos licitados y
adjudicados mediante asignación directa:
3.1.-Procedimientos para prórroga de convenios adjudicados en un proceso de
licitación.
Acciones a seguir:
En este caso, corresponderá realizar la prórroga íntegramente en la Dirección
Regional, y el procedimiento es el siguiente:
3.1.1
El colaborador acreditado presenta a la Dirección Regional, en la
fecha estipulada en la carta de notificación en que se informó de la
prórroga, dos (2) copias de la matriz lógica del proyecto en el
formato respectivo, para los casos de prórrogas al 30 de junio de
2011, y dos (2) copias del proyecto de funcionamiento en el caso de
las prórrogas a 3 años, suscritos en ambos casos por el representante
legal.
3.1.2
La Oficina de Partes Regional, inicia Hoja de Ruta Regional y deriva
a Uprode, en donde se realiza la revisión de la nueva matriz lógica
y/o de los proyectos de funcionamiento presentados.
3.1.3. En caso de no existir objeciones a la nueva matriz y/o proyectos de
funcionamiento, Uprode solicita CDP a DAF. En forma paralela se le
requiere a Dejur que elabore el formato de convenio de prórroga
que deberán suscribir en Direcciones Regionales.
3.1.4
Una vez recibido el CDP, Uprode u otra unidad según organización
regional, elabora la Ficha de Datos Básicos y envía todos los
antecedentes del punto anterior a la Unidad Jurídica para que los
adjunte al convenio de prórroga. En caso de existir objeciones pase
al punto 3.9
3.1.5. La Unidad Jurídica Regional, elabora la prórroga de convenio y
gestiona la firma de dicho documento por parte del representante
legal de la institución colaboradora acreditada y por el/a Director/a
Regional. Una vez firmado el convenio, procede a tramitar la
resolución que aprueba dicha prórroga.
3.1.6. La Dirección Regional debe enviar copias del convenio y Resolución
tramitada a todas las instancias pertinentes, en conformidad a lo
indicado en la distribución que aparece en la Hoja de Ruta.
3.1.7. Especial énfasis en el envío de copia de Resolución, convenio y
ficha de datos básicos a la Sub-Unidad de Procesos y Pagos de la
Dirección Nacional, para su ingreso a Senainfo. Cabe reiterar que el
no cumplimiento de esta fase implica que el proyecto no ingrese a
la Base de Datos institucional y por tanto no recibirá pago.
3.1.8. Finalmente, debe enviar al Departamento de Protección de
Derechos, además de resolución y convenio, una copia de la nueva
matriz lógica y/o proyecto de funcionamiento proyectado para el
período.
3.1.9. En caso de que se necesite realizar modificaciones a la matriz lógica
y/o proyecto de funcionamiento presentado, la Dirección Regional
deberá enviar las observaciones al colaborador acreditado y
establecer una nueva fecha de recepción para las modificaciones.
Una vez recepcionadas las modificaciones, se continúa con los
pasos establecidos en los puntos 3.5. a 3.8.
3.2.-Procedimientos para Prórroga de convenio de asignación directa.
Acciones a seguir:
Si el convenio a prorrogar fue una asignación directa, corresponderá realizar la
prórroga en la Dirección Nacional, estableciéndose el siguiente procedimiento:
3.2.1. El colaborador acreditado presenta a la Dirección Regional, en la
fecha estipulada en la carta de notificación en que se informó de la
prórroga, dos (2) copias de la nueva matriz lógica y/o proyecto de
funcionamiento en el formulario respectivo, (enviado para estos
efectos a la instancia regional, por el Departamento Protección de
Derechos, con los nuevos lineamientos técnicos), suscrito por su
representante legal.
3.2.2. La Oficina de Partes Regional inicia Hoja de Ruta y deriva a Uprode,
en donde se realiza la revisión de la nueva matriz lógica o proyecto
de funcionamiento.
3.2.3. En caso de no existir objeciones a la matriz lógica /proyecto de
funcionamiento presentado, la Dirección Regional envía los
antecedentes del punto anterior a la instancia nacional – Deprode,
adjuntando la Ficha de Datos Básicos.
3.2.4. Deprode solicita Certificado de Disponibilidad Presupuestaria al
Departamento de Administración y Finanzas.
3.2.5. DAF emite CDP y envía los antecedentes a Deprode.
3.2.6. Deprode envía todos los antecedentes al Departamento Jurídico
para control de legalidad y posterior elaboración de prórroga de
convenio.
3.2.7. El Departamento Jurídico elabora la prórroga de convenio y
gestiona la firma de dicho documento por parte del representante
legal de la institución colaboradora acreditada y por el/a Director/a
Nacional. Una vez firmado éste, procede a tramitar la resolución que
aprueba dicha prórroga.
3.2.8. El Departamento Jurídico debe enviar copias del convenio y
Resolución tramitada, en conformidad a lo indicado en la
distribución que aparece en la Hoja de Ruta.
3.2.9. El Departamento Jurídico, envía ficha de datos básicos, copia de la
resolución tramitada y de convenio, a la Sub-Unidad de Procesos y
Pagos de la Dirección Nacional, para su ingreso a Senainfo.
ANEXOS:
Anexo 1: Listado de centros residenciales por región
Anexo 2: Formato de autoevaluación institucional
Anexo 3: Formato de evaluación anual de desempeño
Anexo 4: Instructivo de Evaluación anual
Anexo 5: Formato de informe final (Evaluación del primer período de convenios)
Anexo 6: Formulario presentación matriz lógica
Anexo 7: Formulario presentación proyecto de funcionamiento
Anexo 8: Orientaciones Técnicas para el nuevo período
Deprode, Área GP, Unidad de Control de Gestión, Julio 2010