Unidad Funcional BUCO.doc

Biblioteca Universitaria
Universidad de Córdoba
Complemento de
Productividad para la
Mejora y Calidad de los
Servicios que presta el PAS
de las Universidades
Públicas de Andalucía
(CPMCS):
Primer nivel: Lo obtendrán
las unidades que:
1. …..
2. Elaboren el mapa de
procesos de la unidad.
3. Definan la misión y visión
de la unidad en el
contexto del plan
estratégico de la
Universidad.
4. ……
La Biblioteca de la Universidad de Córdoba es
el Servicio que apoya el aprendizaje, la docencia, la
investigación y la gestión de la Institución a través
de sus colecciones de recursos de información.
Dependiente del Vicerrectorado de Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones, ofrece en sus
8 puntos de servicio (uno en cada Facultad/Escuela
y la Biblioteca Maimónides del Campus de
Rabanales) unas instalaciones que se van
renovando para su adaptación al Espacio Europeo
de Educación Superior.
Actualmente supone más de 14.000 m2 de
superficie, con diferentes espacios diseñados para
la consulta y el aprendizaje, y más de 3.000
puestos de lectura. Los usuarios tienen a su
disposición un amplio fondo documental en
diferentes soportes y en acceso electrónico.
Contenido:
Introducción
1. INTRODUCCIÓN
1
Unidades funcionales y
grupos de Trabajo
2
MISIÓN-VISIÓN
3
Mapa de Procesos
7
Entre sus servicios a la Comunidad
Universitaria hay que citar:

Consulta de catálogos y materiales.

Préstamo a domicilio e interbibliotecario.

Información y referencia.

Orientación personalizada en el uso de los
recursos de información.

Biblioteca digital.


Formación de usuarios.
Actividades de extensión, como exposiciones,
jornadas de acogida, visitas guiadas,
conferencias y lecturas.
1.
El Complemento de
productividad
La firma del Acuerdo para el Complemento de
Productividad para la Mejora y Calidad de los
Servicios que presta el PAS de las
Universidades Públicas de Andalucía
(CPMCS) tiene como objetivo facilitar los
procesos de acreditación institucional en el
entorno del Espacio Europeo de Educación
Superior, en especial en los aspectos
propios de la gestión de las actividades
universitarias.
2
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
Unidades funcionales y grupos de
trabajo
“Se entiende Unidades
Metodológica y operativamente los
ámbitos
de
referencia
para
la
determinación y afectación de este
complemento
serán
las
unidades
funcionales
que
en
cada
caso
conformen los servicios de gestión
universitaria de las instituciones o, en su
caso,
las
agrupaciones
que
se
determinen
por
parte
de
cada
Universidad,
siendo
informados
previamente los representantes de los
trabajadores.
funcionales las
agrupaciones formadas a
efectos de la puesta en
y Servicios en los Centros universitarios
los conjuntos de unidades resultantes
de la consideración global de varias
de ellas (vinculadas funcionalmente)
cuando por su dimensión individual
no pudieran desarrollar las tareas
contempladas en este acuerdo. De
igual forma, una unidad podrá
dividirse, meramente a estos efectos,
en
dos o más cuando las distintas
funcionalidades que desarrollen sus
integrantes así lo aconsejen.
Se entenderán por unidades funcionales
las Áreas, Servicios, Unidades de
Administración,
marcha y desarrollo de los
compromisos del
Composición del grupo de trabajo
acuerdo”.
Biblioteca Universitaria
Responsable:
Mª Carmen Liñán Maza
Mercedes Cámara Aroca
Mª del Carmen Fernández Jaén
Catalina Guzmán Pérez
Francisco Marfil Molina
Rosario Puerta Agüera
Manuela Ramírez Ponferrada
Rafaela Bueno Martín
Andrés Fuentes Bonilla
Mª Purificación Boton Muñoz
Trabajo del Grupo
3
Una vez constituido el grupo de trabajo
comienza una tarea de trabajar, en un
principio, en la formación de sus
componentes respecto a lo que supone la
gestión por procesos y la definición de
MISIÓN-VISIÓN aplicada a la Unidad
funcional.
Para ello se convoca al grupo de trabajo
para una primera reunión en la que se
constituye y se articula el calendario de
reuniones y el trabajo a desarrollar en ellas.
A continuación, se exponen las fases de
las distintas reuniones así como el contenido
de las mismas.
MISIÓN Y
VISIÓN
La unidad
funcional ha
estado
coordinada y
asesorada por el
Servicio de
Auditoría Interna
Es necesario definir los conceptos de
misión y visión, que nos guían a todos los
componentes
del
área
en
nuestras
actuaciones, nos dan sentido, coherencia y
unidad, nos facilitan entender para qué
estamos aquí y hacia dónde queremos
dirigirnos,
La gestión por procesos es una herramienta
de gestión de la calidad que se apoya en
mejorar y avanzar en el funcionamiento de
una organización a través de sus procesos.
Para poder introducir mejoras, por tanto, hay
que conocer los procesos y por ello hay que
centrarse en el análisis y conocimiento
exhaustivo de los mismos
La Biblioteca de la Universidad de Córdoba es un sistema de
recursos que tiene como misión el apoyo al aprendizaje, la
4
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
5
VISIÓN
La Visión es una apreciación idealizada
de lo que los miembros desean del servicio
en el futuro. Debe ser coherente con la
misión, precisa y simple.
Se puede concretar contestando a las
siguientes preguntas:
1.- ¿Qué y cómo queremos ser dentro de x
años?
2.- ¿En qué nos queremos convertir?
3.- ¿Para quién trabajamos?
4.- ¿En qué nos diferenciamos?
5.- ¿Qué valores perseguimos?
La VISIÓN del área funcional Biblioteca Universitaria es:
La Biblioteca debe ser un espacio agradable y accesible,
orientado al desarrollo personal, individual y colectivo, tanto de
sus usuarios como de sus trabajadores; un referente de
información para la generación y transferencia del conocimiento;
un lugar comprometido con su medio ambiente y con el uso
sostenible de los recursos naturales, y donde las tecnologías de la
información y las comunicaciones estén al alcance de todos; un
lugar generador de sinergias y alianzas con otras instituciones y
grupos de interés con el objeto de ayudar a la consecución de la
metas y objetivos de la Universidad de Córdoba, y que contribuya
al aprendizaje permanente y a la adaptación a los Espacios
Europeos de Educación Superior e Investigación.
6
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
VALORES
Los valores representan por su parte una
mayor concreción, unas referencias para
guiar a los miembros de la organización.
Con ellos los individuos pueden elegir
cuando se les planteen alternativas las
actuaciones que más se ajusten a los
valores.
Los miembros de la organización tienen así
la seguridad y el respaldo de que
respetando los valores su conducta será
aplaudida por la empresa.
La VISIÓN del área funcional Medios Audiovisuales es:
Los valores en los que ponemos especial interés son:
 Considerar el deber para con los usuarios como el deber
primordial.
 Adquirir una formación que se corresponda con las
necesidades concretas de un buen trabajo profesional.
 Promover, por su manera de trabajar, la confianza de los
usuarios en la honestidad de los procesos, en la eficacia y
en la eficiencia profesional.
 Reconocer la singularidad de cada uno de los usuarios,
respetando su privacidad como un derecho.
7
PROCESOS Y SUBPROCESOS
Un proceso es un conjunto de
actividades
y
recursos
interrelacionados que se transforman
en ELEMENTOS DE SALIDA aportando
valor añadido al cliente o usuario. El
propósito es ofrecer un servicio
correcto que cubra las necesidades,
satisfaga las expectativas del cliente y
todo ello con el mayor grado de
eficiencia.
Dentro de los procesos hay que
distinguir:
a) Procesos estratégicos. Fijan las
directrices para los demás
procesos
y
suelen
ser
realizados por la Dirección.
Soportan
la
toma
de
decisiones sobre planificación,
estrategias u mejoras en la
organización.
b) Procesos
clave
o
nucleares. Son la razón de
ser de cada servicio,
aquellos procesos propios
de cada área funcional y
que se caracterizan por
tener
una
repercusión
directa sobre el cliente o
usuario y por implicar el
mayor
volumen
de
recursos.
c) Procesos soporte o de
apoyo. Como su nombre
indica, dan soporte a los
procesos fundamentales
que presta el servicio
(mantenimiento,
formación,
contratación
de personal, informática,
compras, etc.). Sin ellos no
serían posibles los procesos
claves ni, por ende, los
estratégicos.
Subprocesos y procedimientos
Los Subprocesos son partes
bien definidas en un proceso. Su
identificación puede resultar útil para
aislar los problemas que pueden
presentarse y posibilitar diferentes
tratamientos dentro de un mismo
proceso.
No
es
estrictamente
necesario que el proceso contenga
subprocesos.
Es
importante
no
confundir los subprocesos, que deben
tener entidad propia dentro del
subproceso, con las diversas fases en
que se desarrolla el procedimiento.
Un procedimiento es
la forma específica de llevar
a cabo una actividad, una
serie
de
instrucciones
elaboradas para que las siga
una persona o conjunto de
personas. En muchos casos
los
procedimientos
se
expresan en documentos que
contienen el objeto y el
campo de aplicación de una
actividad; qué debe hacerse
y
quién
debe
hacerlo;
cuándo, dónde y cómo se
debe llevar a cabo; qué
materiales,
equipos
y
documentos deben utilizarse;
y como debe controlarse y
registrarse.
“Un proceso es un
conjunto de actividades y
recursos y se clasifican en:

Estratégicos

Nucleares

Soporte”
8
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
El Mapa de Procesos
Una vez identificados todos estos procesos pueden organizarse en un mapa de procesos, como el que
se muestra a continuación.
El mapa de procesos constituye una representación esquematizada de los grandes procesos que
conforman una organización. En él quedan recogidos todos los procesos que ésta realiza:
 estratégicos (que relacionan a la organización con su entorno y definen sus políticas y estrategias,
marcando las directrices y límites de actuación para el resto de los procesos).
 claves o operativos (definen la cadena de valor orientada a la satisfacción de las necesidades y
expectativas de los clientes)
 soporte (apoyan los procesos operativos).
Atendiendo al nivel de detalle o desagregación, el mapa podrá ser de:
1. Primer Nivel, cuando la representación es a nivel global de los grandes procesos de la unidad
funcional, de forma sencilla y simplificada.
2. Segundo Nivel, cuando la representación recoge los diferentes subprocesos que componen los
procesos.
3. Tercer Nivel, cuando la representación recoge incluso las actividades que componen los procesos.
Mapa de procesos de primer nivel
1
MAPA DE PROCESOS
Unidad: Biblioteca
Revisado por
Aprobado por
SOPORTE
TECNOLOGÍAS
DE LA INFORM. Y
COMUNIC.
APLICACIÓN DE LA
NORMATIVA
UNIVERSITARIA
GESTIÓN DE LAS
COLECCIONES
INFRAEST.
APLICACIÓN DE LA
NORMATIVA
BIBLIOTECARIA
CONTROL DE
GESTIÓN
GESTIÓN DE
LOS SERVICIOS
RECURSOS
HUMANOS
ARCHIVO
PLAN DE CALIDAD
GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN
FORMACIÓN
DIFUSIÓN
CULTURAL
GESTIÓN
ADMINIST.
Y/O ECON.
RESULTADOS
CLIENTES
NUCLEARES
ESTRATÉGICOS
MAPA DE PROCESOS
APLICACIÓN DE LA
LEGISLACIÓN
EUROPEA
NACIONAL Y
AUTONÓMICA
VERSIÓN: BORRADOR
MARKETING
MODELOS DE DOCUMENTOS OFICIALES
MAPA DE PROCESOS
Unidad: Biblioteca
1
VERSIÓN: BORRADOR
Revisado por
JLMV
MISIÓN Y VISIÓN
Aprobado por
MISIÓN
La Biblioteca de la Universidad de Córdoba es un sistema de recursos que tiene como misión el apoyo al aprendizaje,
la docencia, la investigación y la gestión de la Institución en su conjunto, facilitando el acceso y la difusión de los
recursos de información, y colaborando en la formación integral de toda la comunidad universitaria y en los procesos
de generación y transferencia de conocimientos, contribuyendo a la consecución de los objetivos de la Universidad.
VISIÓN
La Biblioteca debe ser un espacio agradable y accesible, orientado al desarrollo personal, individual y colectivo, tanto
de sus usuarios como de sus trabajadores; un referente de información para la generación y transferencia del
conocimiento; un lugar comprometido con su medio ambiente y con el uso sostenible de los recursos naturales, y
donde las tecnologías de la información y las comunicaciones estén al alcance de todos; un lugar generador de
sinergias y alianzas con otras instituciones y grupos de interés con el objeto de ayudar a la consecución de la metas
y objetivos de la Universidad de Córdoba, y que contribuya al aprendizaje permanente y a la adaptación a los
Espacios Europeos de Educación Superior e Investigación.
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
1
MAPA DE PROCESOS
Unidad: Biblioteca
Aprobado por
TECNOLOGÍAS
DE LA INFORM. Y
COMUNIC.
APLICACIÓN DE LA
NORMATIVA
UNIVERSITARIA
GESTIÓN DE LAS
COLECCIONES
INFRAEST.
APLICACIÓN DE LA
NORMATIVA
BIBLIOTECARIA
CONTROL DE
GESTIÓN
GESTIÓN DE
LOS SERVICIOS
RECURSOS
HUMANOS
ARCHIVO
PLAN DE CALIDAD
GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN
FORMACIÓN
DIFUSIÓN
CULTURAL
GESTIÓN
ADMINIST.
Y/O ECON.
RESULTADOS
CLIENTES
ESTRATÉGICOS
NUCLEARES
APLICACIÓN DE LA
LEGISLACIÓN
EUROPEA
NACIONAL Y
AUTONÓMICA
VERSIÓN: BORRADOR
Revisado por
MAPA DE PROCESOS
SOPORTE
10
MARKETING
11
1
MAPA DE PROCESOS
Unidad: Biblioteca
Revisado por
Aprobado por
APLICACIÓN DE LA
NORMATIVA
UNIVERSITARIA
APLICACIÓN DE LA
NORMATIVA
BIBLIOTECARIA
SOPORTE
CLIENTES
NUCLEARES
GESTIÓN DE
LAS COLECCIONES
TECNOLOGÍAS
DE LA INFORM. Y
COMUNIC.
 Generales
 Electrónicos
INFRAEST.
CONTROL DE
GESTIÓN
GESTIÓN DE
LOS SERVICIOS
 Consulta en sala
 Formación.
 Préstamo Domiciliario
 Préstamo
Interbibliotecario
RECURSOS
HUMANOS
ARCHIVO
PLAN DE CALIDAD
GESTIÓN DE
LA INFORMACIÓN
 Información General
 Información Bibliográfica.
 Quejas y Sugerencias
FORMACIÓN
DIFUSIÓN
CULTURAL
GESTIÓN
ADMINIST.
Y/O ECON.
RESULTADOS
ESTRATÉGICOS
MAPA DE PROCESOS DE SEGUNDO NIVEL
APLICACIÓN DE LA
LEGISLACIÓN
EUROPEA
NACIONAL Y
AUTONÓMICA
VERSIÓN: BORRADOR
MARKETING