Biblioteca Universitaria Universidad de Córdoba Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades Públicas de Andalucía (CPMCS): Primer nivel: Lo obtendrán las unidades que: 1. ….. 2. Elaboren el mapa de procesos de la unidad. 3. Definan la misión y visión de la unidad en el contexto del plan estratégico de la Universidad. 4. …… La Biblioteca de la Universidad de Córdoba es el Servicio que apoya el aprendizaje, la docencia, la investigación y la gestión de la Institución a través de sus colecciones de recursos de información. Dependiente del Vicerrectorado de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, ofrece en sus 8 puntos de servicio (uno en cada Facultad/Escuela y la Biblioteca Maimónides del Campus de Rabanales) unas instalaciones que se van renovando para su adaptación al Espacio Europeo de Educación Superior. Actualmente supone más de 14.000 m2 de superficie, con diferentes espacios diseñados para la consulta y el aprendizaje, y más de 3.000 puestos de lectura. Los usuarios tienen a su disposición un amplio fondo documental en diferentes soportes y en acceso electrónico. Contenido: Introducción 1. INTRODUCCIÓN 1 Unidades funcionales y grupos de Trabajo 2 MISIÓN-VISIÓN 3 Mapa de Procesos 7 Entre sus servicios a la Comunidad Universitaria hay que citar: Consulta de catálogos y materiales. Préstamo a domicilio e interbibliotecario. Información y referencia. Orientación personalizada en el uso de los recursos de información. Biblioteca digital. Formación de usuarios. Actividades de extensión, como exposiciones, jornadas de acogida, visitas guiadas, conferencias y lecturas. 1. El Complemento de productividad La firma del Acuerdo para el Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades Públicas de Andalucía (CPMCS) tiene como objetivo facilitar los procesos de acreditación institucional en el entorno del Espacio Europeo de Educación Superior, en especial en los aspectos propios de la gestión de las actividades universitarias. 2 BIBLIOTECA UNIVERSITARIA Unidades funcionales y grupos de trabajo “Se entiende Unidades Metodológica y operativamente los ámbitos de referencia para la determinación y afectación de este complemento serán las unidades funcionales que en cada caso conformen los servicios de gestión universitaria de las instituciones o, en su caso, las agrupaciones que se determinen por parte de cada Universidad, siendo informados previamente los representantes de los trabajadores. funcionales las agrupaciones formadas a efectos de la puesta en y Servicios en los Centros universitarios los conjuntos de unidades resultantes de la consideración global de varias de ellas (vinculadas funcionalmente) cuando por su dimensión individual no pudieran desarrollar las tareas contempladas en este acuerdo. De igual forma, una unidad podrá dividirse, meramente a estos efectos, en dos o más cuando las distintas funcionalidades que desarrollen sus integrantes así lo aconsejen. Se entenderán por unidades funcionales las Áreas, Servicios, Unidades de Administración, marcha y desarrollo de los compromisos del Composición del grupo de trabajo acuerdo”. Biblioteca Universitaria Responsable: Mª Carmen Liñán Maza Mercedes Cámara Aroca Mª del Carmen Fernández Jaén Catalina Guzmán Pérez Francisco Marfil Molina Rosario Puerta Agüera Manuela Ramírez Ponferrada Rafaela Bueno Martín Andrés Fuentes Bonilla Mª Purificación Boton Muñoz Trabajo del Grupo 3 Una vez constituido el grupo de trabajo comienza una tarea de trabajar, en un principio, en la formación de sus componentes respecto a lo que supone la gestión por procesos y la definición de MISIÓN-VISIÓN aplicada a la Unidad funcional. Para ello se convoca al grupo de trabajo para una primera reunión en la que se constituye y se articula el calendario de reuniones y el trabajo a desarrollar en ellas. A continuación, se exponen las fases de las distintas reuniones así como el contenido de las mismas. MISIÓN Y VISIÓN La unidad funcional ha estado coordinada y asesorada por el Servicio de Auditoría Interna Es necesario definir los conceptos de misión y visión, que nos guían a todos los componentes del área en nuestras actuaciones, nos dan sentido, coherencia y unidad, nos facilitan entender para qué estamos aquí y hacia dónde queremos dirigirnos, La gestión por procesos es una herramienta de gestión de la calidad que se apoya en mejorar y avanzar en el funcionamiento de una organización a través de sus procesos. Para poder introducir mejoras, por tanto, hay que conocer los procesos y por ello hay que centrarse en el análisis y conocimiento exhaustivo de los mismos La Biblioteca de la Universidad de Córdoba es un sistema de recursos que tiene como misión el apoyo al aprendizaje, la 4 BIBLIOTECA UNIVERSITARIA 5 VISIÓN La Visión es una apreciación idealizada de lo que los miembros desean del servicio en el futuro. Debe ser coherente con la misión, precisa y simple. Se puede concretar contestando a las siguientes preguntas: 1.- ¿Qué y cómo queremos ser dentro de x años? 2.- ¿En qué nos queremos convertir? 3.- ¿Para quién trabajamos? 4.- ¿En qué nos diferenciamos? 5.- ¿Qué valores perseguimos? La VISIÓN del área funcional Biblioteca Universitaria es: La Biblioteca debe ser un espacio agradable y accesible, orientado al desarrollo personal, individual y colectivo, tanto de sus usuarios como de sus trabajadores; un referente de información para la generación y transferencia del conocimiento; un lugar comprometido con su medio ambiente y con el uso sostenible de los recursos naturales, y donde las tecnologías de la información y las comunicaciones estén al alcance de todos; un lugar generador de sinergias y alianzas con otras instituciones y grupos de interés con el objeto de ayudar a la consecución de la metas y objetivos de la Universidad de Córdoba, y que contribuya al aprendizaje permanente y a la adaptación a los Espacios Europeos de Educación Superior e Investigación. 6 BIBLIOTECA UNIVERSITARIA VALORES Los valores representan por su parte una mayor concreción, unas referencias para guiar a los miembros de la organización. Con ellos los individuos pueden elegir cuando se les planteen alternativas las actuaciones que más se ajusten a los valores. Los miembros de la organización tienen así la seguridad y el respaldo de que respetando los valores su conducta será aplaudida por la empresa. La VISIÓN del área funcional Medios Audiovisuales es: Los valores en los que ponemos especial interés son: Considerar el deber para con los usuarios como el deber primordial. Adquirir una formación que se corresponda con las necesidades concretas de un buen trabajo profesional. Promover, por su manera de trabajar, la confianza de los usuarios en la honestidad de los procesos, en la eficacia y en la eficiencia profesional. Reconocer la singularidad de cada uno de los usuarios, respetando su privacidad como un derecho. 7 PROCESOS Y SUBPROCESOS Un proceso es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados que se transforman en ELEMENTOS DE SALIDA aportando valor añadido al cliente o usuario. El propósito es ofrecer un servicio correcto que cubra las necesidades, satisfaga las expectativas del cliente y todo ello con el mayor grado de eficiencia. Dentro de los procesos hay que distinguir: a) Procesos estratégicos. Fijan las directrices para los demás procesos y suelen ser realizados por la Dirección. Soportan la toma de decisiones sobre planificación, estrategias u mejoras en la organización. b) Procesos clave o nucleares. Son la razón de ser de cada servicio, aquellos procesos propios de cada área funcional y que se caracterizan por tener una repercusión directa sobre el cliente o usuario y por implicar el mayor volumen de recursos. c) Procesos soporte o de apoyo. Como su nombre indica, dan soporte a los procesos fundamentales que presta el servicio (mantenimiento, formación, contratación de personal, informática, compras, etc.). Sin ellos no serían posibles los procesos claves ni, por ende, los estratégicos. Subprocesos y procedimientos Los Subprocesos son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso. No es estrictamente necesario que el proceso contenga subprocesos. Es importante no confundir los subprocesos, que deben tener entidad propia dentro del subproceso, con las diversas fases en que se desarrolla el procedimiento. Un procedimiento es la forma específica de llevar a cabo una actividad, una serie de instrucciones elaboradas para que las siga una persona o conjunto de personas. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; qué debe hacerse y quién debe hacerlo; cuándo, dónde y cómo se debe llevar a cabo; qué materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse. “Un proceso es un conjunto de actividades y recursos y se clasifican en: Estratégicos Nucleares Soporte” 8 BIBLIOTECA UNIVERSITARIA El Mapa de Procesos Una vez identificados todos estos procesos pueden organizarse en un mapa de procesos, como el que se muestra a continuación. El mapa de procesos constituye una representación esquematizada de los grandes procesos que conforman una organización. En él quedan recogidos todos los procesos que ésta realiza: estratégicos (que relacionan a la organización con su entorno y definen sus políticas y estrategias, marcando las directrices y límites de actuación para el resto de los procesos). claves o operativos (definen la cadena de valor orientada a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes) soporte (apoyan los procesos operativos). Atendiendo al nivel de detalle o desagregación, el mapa podrá ser de: 1. Primer Nivel, cuando la representación es a nivel global de los grandes procesos de la unidad funcional, de forma sencilla y simplificada. 2. Segundo Nivel, cuando la representación recoge los diferentes subprocesos que componen los procesos. 3. Tercer Nivel, cuando la representación recoge incluso las actividades que componen los procesos. Mapa de procesos de primer nivel 1 MAPA DE PROCESOS Unidad: Biblioteca Revisado por Aprobado por SOPORTE TECNOLOGÍAS DE LA INFORM. Y COMUNIC. APLICACIÓN DE LA NORMATIVA UNIVERSITARIA GESTIÓN DE LAS COLECCIONES INFRAEST. APLICACIÓN DE LA NORMATIVA BIBLIOTECARIA CONTROL DE GESTIÓN GESTIÓN DE LOS SERVICIOS RECURSOS HUMANOS ARCHIVO PLAN DE CALIDAD GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN FORMACIÓN DIFUSIÓN CULTURAL GESTIÓN ADMINIST. Y/O ECON. RESULTADOS CLIENTES NUCLEARES ESTRATÉGICOS MAPA DE PROCESOS APLICACIÓN DE LA LEGISLACIÓN EUROPEA NACIONAL Y AUTONÓMICA VERSIÓN: BORRADOR MARKETING MODELOS DE DOCUMENTOS OFICIALES MAPA DE PROCESOS Unidad: Biblioteca 1 VERSIÓN: BORRADOR Revisado por JLMV MISIÓN Y VISIÓN Aprobado por MISIÓN La Biblioteca de la Universidad de Córdoba es un sistema de recursos que tiene como misión el apoyo al aprendizaje, la docencia, la investigación y la gestión de la Institución en su conjunto, facilitando el acceso y la difusión de los recursos de información, y colaborando en la formación integral de toda la comunidad universitaria y en los procesos de generación y transferencia de conocimientos, contribuyendo a la consecución de los objetivos de la Universidad. VISIÓN La Biblioteca debe ser un espacio agradable y accesible, orientado al desarrollo personal, individual y colectivo, tanto de sus usuarios como de sus trabajadores; un referente de información para la generación y transferencia del conocimiento; un lugar comprometido con su medio ambiente y con el uso sostenible de los recursos naturales, y donde las tecnologías de la información y las comunicaciones estén al alcance de todos; un lugar generador de sinergias y alianzas con otras instituciones y grupos de interés con el objeto de ayudar a la consecución de la metas y objetivos de la Universidad de Córdoba, y que contribuya al aprendizaje permanente y a la adaptación a los Espacios Europeos de Educación Superior e Investigación. BIBLIOTECA UNIVERSITARIA 1 MAPA DE PROCESOS Unidad: Biblioteca Aprobado por TECNOLOGÍAS DE LA INFORM. Y COMUNIC. APLICACIÓN DE LA NORMATIVA UNIVERSITARIA GESTIÓN DE LAS COLECCIONES INFRAEST. APLICACIÓN DE LA NORMATIVA BIBLIOTECARIA CONTROL DE GESTIÓN GESTIÓN DE LOS SERVICIOS RECURSOS HUMANOS ARCHIVO PLAN DE CALIDAD GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN FORMACIÓN DIFUSIÓN CULTURAL GESTIÓN ADMINIST. Y/O ECON. RESULTADOS CLIENTES ESTRATÉGICOS NUCLEARES APLICACIÓN DE LA LEGISLACIÓN EUROPEA NACIONAL Y AUTONÓMICA VERSIÓN: BORRADOR Revisado por MAPA DE PROCESOS SOPORTE 10 MARKETING 11 1 MAPA DE PROCESOS Unidad: Biblioteca Revisado por Aprobado por APLICACIÓN DE LA NORMATIVA UNIVERSITARIA APLICACIÓN DE LA NORMATIVA BIBLIOTECARIA SOPORTE CLIENTES NUCLEARES GESTIÓN DE LAS COLECCIONES TECNOLOGÍAS DE LA INFORM. Y COMUNIC. Generales Electrónicos INFRAEST. CONTROL DE GESTIÓN GESTIÓN DE LOS SERVICIOS Consulta en sala Formación. Préstamo Domiciliario Préstamo Interbibliotecario RECURSOS HUMANOS ARCHIVO PLAN DE CALIDAD GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Información General Información Bibliográfica. Quejas y Sugerencias FORMACIÓN DIFUSIÓN CULTURAL GESTIÓN ADMINIST. Y/O ECON. RESULTADOS ESTRATÉGICOS MAPA DE PROCESOS DE SEGUNDO NIVEL APLICACIÓN DE LA LEGISLACIÓN EUROPEA NACIONAL Y AUTONÓMICA VERSIÓN: BORRADOR MARKETING