Catalogo de Cuentas - Secretaria de educación del Meta

Secretaría de Educación del Meta
INTRODUCCIÓN
El presente código de cuentas busca unificar la estructura de las cuentas presupuestales sobre la que los
establecimientos educativos oficiales del Departamento del Meta deben proyectar, ejecutar y registrar la
fuente y uso de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos –FSE-, con el fin de que la Secretaría de
Educación cuente con parámetros claros para ejercer un adecuado seguimiento a la administración y
ejecución de dichos fondos, en cumplimiento de la competencia y responsabilidad que le establece el
artículo 18 del Decreto 4791 de 2008.
La estructura, las descripciones de los rubros y otros conceptos utilizados en este código de cuentas se
basa tanto en el marco legal relacionado con la gestión presupuestal de las entidades públicas, como en
los diferentes lineamientos del Ministerio de Educación y del Gobierno Departamental. De igual forma, se
articula con los requerimientos de información de la Secretaría de Educación y con la dinámica operativa
de los establecimientos educativos, buscando que esta unificación de las cuentas presupuestales sea
funcional y pertinente con el mejoramiento de la gestión financiera de los FSE.
Se recogen a continuación los parámetros generales sobre los que se estructuró el código de cuentas
presupuestales:
1- Se tomó como base el Catálogo General de Cuentas de la Contaduría General de la República, las
denominadas “cuentas cero”, desagregándolas a nivel de 8 dígitos. Si bien estas cuentas
corresponden de manera específica a “la revelación contable de las diferentes etapas del proceso
presupuestal en sus componentes de ingresos y gastos”1, se toman como base de la estructura de
cuentas para la programación y ejecución del Presupuesto mismo, en aras de unificar los reportes que
fluyen hacia las diferentes instancias de control (Contaduría General, Contraloría Departamental y
Secretaría de Educación) y hacer mucho más clara la articulación entre los procesos presupuestal y
contable.
2- Con la nueva estructura de cuentas adquiere relevancia no solo qué bienes y servicios se adquieren
sino para qué se adquieren. Premisa relacionada con el principio de programación integral del
Estatuto Orgánico del Presupuesto y que constituye la base para diferenciar de manera explícita los
gastos de funcionamiento y los gastos de inversión. 2
1
2
Contaduría General de la Nación, Régimen de Contabilidad Pública, Tomo I, Numeral 9.1.6.
Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgánico de Presupuesto, artículo 18: Todo programa presupuestal deberá contemplar
simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como
necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes.
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3- Se asume como base fundamental el concepto de Sistema Presupuestal, definido como el conjunto
de instrumentos que permiten programar las fuentes y usos del gasto público. Así, adquiere
relevancia tanto el Plan Financiero como el Plan Operativo Anual de Inversiones –POAI- como insumos
fundamentales de la formulación del Presupuesto de Ingresos y Gastos.
4- El Plan Financiero, instrumento de planeación con el que se establece el techo presupuestal y las
partidas globales de funcionamiento e inversión, adquiere una especial importancia con los cambios
en el esquema de la financiación de los FSE que se dará a partir del año 2012 en la que:




La gratuidad educativa se financiada totalmente con recursos del Sistema General de
Participaciones –SGP- (recursos CONPES).
Los desembolsos se harán directamente a las cuentas bancarias de los FSE.
Los giros se harán mensualmente.
Y (probablemente) el valor asignado por cada estudiante sólo se conocerá en el mes de enero de
cada vigencia fiscal.
Estas nuevas circunstancias conllevan a la necesidad de que cada año los establecimientos realicen
técnicamente sus propias proyecciones financieras para formular su presupuesto de ingresos,
teniendo como referente el comportamiento de las variables educativas que son base de las
asignaciones: estudiantes matriculados y tasa de deserción, especialmente. Es decir, conllevan a la
necesidad de que se asuma el Plan Financiero como una herramienta fundamental de la etapa de
programación del proceso presupuestal.
5- El Plan Operativo Anual de Inversiones –POAI-, es el instrumento sobre el cual se programan
específicamente los gastos de inversión, con base en proyectos concretos y metas cuantificables, que
apunten al cumplimiento de objetivos articulados al PEI y al plan de mejoramiento institucional.
Para la estructuración de los rubros de inversión correspondientes se establecieron seis grupos de
proyectos, los cuales se definieron sobre el análisis de los presupuestos de gastos de 2011 de los
establecimientos educativos, abarcando así los tipos de inversión más comunes en la ejecución de los
FSE.
6- Con el fin valorar el monto y pertinencia de los recursos relacionados con los proyectos productivos
que desarrollan algunos establecimientos educativos, especialmente agropecuarios, se recoge tanto
en el presupuesto de ingresos como en el de gastos los rubros correspondientes. Así, en el rubro de
ingresos se registrará los recaudos por concepto de la venta de los bienes y servicios producidos en
dichos proyectos y en el rubro de gasto todos aquellos costos necesarios para su producción.
En el caso de aquellos bienes producidos que se dirigen al propio consumo de los establecimientos
educativos (caso que se presenta especialmente en los bienes agropecuarios que se utilizan en la
alimentación de los estudiantes internos) se crea la metodología que permita valorar dicha
producción y evaluar su relación costo-beneficio.
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Estos proyectos productivos, al igual que los demás, en su formulación y operación deben connotar su
valor pedagógico y su relación con el PEI.
7- Se crea un grupo de rubros relacionados con la Alimentación Escolar, para visibilizar de manera
específica los gastos por este concepto, que incluye la que se ofrece a estudiantes internos y
estudiantes externos operados directamente por el establecimiento educativo. Para este caso, se
debe formular un solo proyecto que abarque y sustente las apropiaciones de cada uno de los rubros
definidos.
8- Con el fin de dimensionar el aporte de las donaciones en especie de víveres para alimentación
escolar, se organiza un rubro específico para el registro de dichas donaciones tanto en los ingresos
como en los gastos, los cuales, desde luego, deben ser iguales tanto en la proyección como en la
ejecución. Para su valoración se tendrá en cuenta los precios por unidad de medida del plan de
compras para bienes similares adquiridos por el establecimiento educativo.
En el Presupuesto de Ingresos y Gastos de cada vigencia fiscal estas donaciones se registrarán como
un documento anexo, pero en el proceso contable deberá registrarse con su correspondiente rubro
de ingreso y gasto en concordancia con los lineamientos del Régimen de Contabilidad Pública. 3
El Proyecto de Alimentación Escolar al que hace alusión el numeral 7 deberá contemplar el estimado
de las donaciones de víveres en especie, con el fin de valorar adecuadamente las adquisiciones con
recursos del FS que serán necesarias para prestar el servicio.
9- Con base en las consideraciones anteriores, el plan de cuentas presupuestales se estructura en los
grupos y rubros que se presentan en el cuadro siguiente:
3
Tomo 1, Numeral 9.1.6.1: Para efectos contables se considera ingreso presupuestal toda transacción que implica la generación
de un medio de financiamiento o fuente de fondos. El presupuesto de ingresos y tesorería comprende las etapas de aprobación y
ejecución. Se ejecuta con los recaudos, los cuales pueden ser en efectivo, en títulos, bienes, compensaciones, u otras modalidades,
cuando las normas presupuestales aplicables a la entidad así lo contemplen.
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CATÁLOGO DE CUENTAS PRESUPUESTALES
Código
02
NOMBRE RUBRO
DESCRIPCIÓN
INGRESOS
0203
INGRESOS NO TRIBUTARIOS
020342
Venta de servicios educativos
0203420
Cobros Académicos
Se asimila al concepto de Ingresos Operacionales y
corresponde a las rentas o recursos de que dispone o puede
disponer regularmente el FSE, los cuales se obtienen por
utilización de los recursos del establecimiento en la
prestación del servicio educativo, o por la explotación de
sus bienes y servicios.
Corresponde a los recursos generados en el desarrollo
de la prestación del servicio educativo.
Incluye todos los pagos efectuados por los estudiantes
En virtud de la gratuidad universal que financia con
recursos de SGP la matrícula, pensiones y cobros
02034201 Preescolar, básica y media
complementarios de todos los estudiantes de estos niveles,
los recaudos por este rubro contemplarán únicamente los
ingresos por certificados, derechos de grado y similares.
Por este rubro se registran los ingresos que la prestación
02034202 Ciclos para adultos
del programa educación para adultos metodología 3011
genera en los EE que lo implementan.
Todos los ingresos percibidos por los diferentes cobros del
02034203 Ciclo complementario
ciclo complementario en las Escuelas Normal Superior.
Ingresos que se generan por servicios que no
02034201 Servicios Conexos
constituyen directamente prestación del servicio
educativo, pero que contribuyen a su desarrollo.
Pagos periódicos con que los estudiantes apoyan
02034211 Transporte escolar - aporte estudiantes
financieramente el servicio prestado por el E.E.
Servicio de internado - aporte Pagos periódicos con que los estudiantes apoyan
02034212
financieramente el servicio prestado por el E.E.
estudiantes
Recursos que el Departamento asigna para el servicio de
Servicio de internados-Aporte Gobierno
02034213
alimentación y gastos relacionados de los estudiantes
Departamental
internos
Ingresos generados por actividades que no se
relacionan de manera directa con la prestación del
020352
Venta de otros servicios
servicio educativo pero que contribuyen a su
financiación
02035201
02035202
02035203
02035204
Arrendamiento tienda escolar
Ingresos por alquiler de otros bienes y servicios como
Arrendamiento de otros bienes y/o venta talleres, laboratorios, aulas, salones especializados, entre
de servicios
otros. Incluye también la prestación del servicio de
fotocopias.
Venta de productos - proyectos Ingresos por la venta de bienes y servicios generados en el
desarrollo de proyectos pedagógicos productivos.
pedagógicos
Recursos que por su naturaleza no se puedan clasificar
Otros ingresos
dentro de los rubros definidos anteriormente.
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Recursos financieros que las entidades públicas de
cualquier orden y sin contraprestación alguna giran
directamente al establecimiento educativo a través del
Fondo de Servicios Educativos. El o los nombres de los
rubros deben corresponder con la destinación de los
recursos.
Recursos que por mandato constitucional son girados
por la Nación a las entidades territoriales para
financiar el servicio público de educación preescolar,
básica y media.
Monto por estudiante matriculado que se asigna a través de
los CONPES. Desde 2012 será de carácter universal.
0204
TRANSFERENCIAS Y APORTES
020402
S.G.P. para Educación
02040201
Gratuidad educativa
020423
Aportes
nacional
02042301
Nación - Nombre proyecto o destinación
020424
02042401
020426
02042601
0207
recibidos
de
gobierno
Aportes
recibidos
de
gobierno
departamental
Departamento - Nombre proyecto o
destinación
Aportes
recibidos
de
gobierno
municipal
Municipio - Nombre proyecto o
destinación
RECURSOS DE CAPITAL
020714
Donaciones
02071402
Fuente y destino
020719
Rendimientos financieros
02071901
Rendimientos financieros
020740
Superávit fiscal
02074001
Recursos del balance vigencia anterior
020790
Otros recursos de capital
02079001
Otros
Registra ingresos por transferencias de recursos de la
Nación con destinación específica.
Registra ingresos por transferencias de recursos del
Departamento con destinación específica.
Registra ingresos por transferencias de recursos del
Municipio con destinación específica.
Ingresos que se generan como saldo de las
transacciones financieras de los E.E. o por donaciones.
Ingresos recibidos de otros gobiernos o de
instituciones privadas de carácter nacional o
internacional para apoyar proyectos o acciones
específicas.
Registra ingresos por donaciones de recursos con
destinación específica.
Corresponde a los ingresos obtenidos por intereses,
dividendos y corrección monetaria resultado de la
colocación de recursos en cuentas bancarias, ahorros y
eventualmente en títulos valores.
Ingresos provenientes de la liquidación del ejercicio fiscal
del año inmediatamente anterior, que corresponden a
recursos no ejecutados.
Corresponde a aquellos recursos de capital diferentes a los
definidos anteriormente.
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Corresponde a los gastos indispensables, relacionados
específicamente con el funcionamiento y administración del
establecimiento educativo
Destinados a atender la contratación de personas naturales
o jurídicas para que presten servicios personales, sin
relación laboral y en desarrollo de actividades que no sean
las propias del establecimiento o que puedan ser
desarrolladas por el personal de planta.
03
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
0320
GASTOS DE PERSONAL APROBADOS
032008
Honorarios
03200801
Honorarios servicio contable
03200802
Servicios
profesionales
complementario
03200803
Otros servicios profesionales
032010
Servicios técnicos
03201001
Servicios Técnicos
0321
GASTOS GENERALES
032101
Impuestos y Contribuciones
03210101
Impuestos y Contribuciones
032102
Multas y sanciones
03210201
Multas y sanciones
032103
Compra de equipo
03210301
Registra adquisiciones destinadas al uso en labores
Equipos de computo y otros equipos
administrativas y de funcionamiento: computadores,
para el área administrativa
guadañadoras, electrobombas y similares.
032104
Enseres y equipo de oficina
03210401
032106
03210601
Servicios personales calificados o profesionales
Registra los honorarios profesionales pagados a personal
idóneo para organizar la información contable y financiera,
en cumplimiento de las normas vigentes
Registra los pagos por servicios profesionales del personal
ciclo
docente y profesional necesario para el ciclo
complementario de las Escuelas Normal Superior
Registra los pagos por otros servicios profesionales que se
requieran. Deben ser transitorios y esporádicos.
Registra pagos por servicios técnicos prestados en forma
esporádica. No se pueden constituir en gasto recurrente y
debe ser para acciones y resultados específicos
Corresponde a la adquisición de bienes y servicios para
el normal funcionamiento del establecimiento
educativo.
Apropiación destinada al pago de tributos y tasas que se
ocasionen por el normal funcionamiento del establecimiento
educativo estatal, cualquiera que sea el año de su causación.
Apropiación destinada al pago de multas y sanciones que se
ocasionen dentro del funcionamiento del establecimiento
educativo estatal, cualquiera que sea el año de su causación.
Registra adquisiciones destinadas al uso en labores
Enseres y equipos de oficina para el área
administrativas y de funcionamiento normal: archivadores,
administrativa
escritorios, mesas de juntas y similares.
Corresponde a bienes de consumo indispensables para
Materiales y suministros
el normal funcionamiento administrativo del E.E.
Papelería, fotocopias y otros elementos Registra también los gastos en elementos necesarios para la
actividad docente cotidiana.
de útiles y oficina
03210602
Elementos de aseo
03210603
Combustibles y
funcionamiento
lubricantes
Registra los combustibles necesarios en el uso de
para motobombas, podadoras y similares. Los combustibles para
los buses escolares se registran en el rubro de transporte
escolar
Secretaría de Educación del Meta
032107
03210701
032108
Mantenimiento de carácter preventivo, operativo,
reparaciones menores y de conservación de los bienes y
equipos del E.E.
Impermeabilizaciones, arreglo de filtraciones, arreglo de
Mantenimiento operativo y pequeñas
enchapes, arreglo de tejas, conservación de zonas verdes y
reparaciones
áreas exteriores, cambios de vidrios, entre otros.
Gastos de mensajería, embalaje y acarreo que se genera
Comunicaciones y transporte
en desarrollo de actividades administrativas y de
funcionamiento.
Mantenimiento
03210801
Correo, transporte y fletes.
032109
Impresos y publicaciones
03210901
Diplomas, boletines y otros impresos
032110
Servicios públicos
03211001
Energía y otros servicios domiciliarios
03211002
Teléfono, celulares e internet
032111
Seguros
03211101
Pólizas de manejo y otras pólizas
032112
Arrendamientos
03211201
Arrendamientos
032195
Otros Gastos Generales
03219501
Otros gastos generales
032124
Gastos financieros
03212401
Cuatro por mil y gastos bancarios
Registra todos aquellos gastos de correo, fletes y transporte.
Edición de formas, escritos, publicaciones, trabajos
tipográficos, sellos, suscripciones, elaboración y caligrafía de
diplomas, impresión de carnés, manual de convivencia.
Energía, servicios de acueducto y alcantarillado, recolección
de basuras. Igualmente televisión por cable para los
internados.
Corresponde a costo de primas de seguros que se
adquieran para amparar los bienes y recursos del
establecimiento
Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles
necesarios para el funcionamiento del establecimiento
educativo.
Todos aquellos bienes y servicios que por sus
características no pueden ser incluidos en ninguno de
los ítems anteriores.
Dado que en la formulación del presupuesto se da un
proceso de programación de acuerdo a las necesidades de
los E.E., estos gastos no pueden representar más del 1% del
presupuesto total ni tener una apropiación de más de
$1.500.000 (presupuestos de más de $150 millones
anuales).
Registra los gastos propios relacionados con el uso de los
servicios bancarios.
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05
GASTOS DE INVERSIÓN
0536
SECTOR EDUCACIÓN
053603
Mejoramiento y mantenimiento de
infraestructura propia del sector
05360301
Infraestructura física - Especificar el
nombre del proyecto.
053607
Adquisición de equipos, muebles,
enseres y materiales propios del
sector.
05360701
Adquisiciones - Especificar el nombre
del proyecto.
053608
Mantenimiento de equipos, muebles
y enseres, propios del sector
05360801
Mantenimiento - Especificar el nombre
del proyecto.
053625
Alimentación escolar
05362501
Suministro de víveres
05362503
Otros gastos para alimentación escolar
05362504
Transporte de víveres y otros insumos
053627
Otros programas de inversión
05362701
05362702
05362703
05362704
05362705
Gastos que incrementan la productividad física, económica y
social. Deben organizarse por proyectos, ser aprobados por
el Consejo Directivo, contar con metas físicas concretas y
medibles para garantizar su seguimiento. Los costos deben
ser evaluados garantizando la eficiencia y eficacia del gasto.
En los E.E. estos gastos deben estar orientados a mejorar la
calidad del servicio ofrecido mediante la implementación de
acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica
y estar enmarcados en los planes de mejoramiento
institucional, el proyecto educativo institucional y las
orientaciones de la Secretaria de Educación
Gastos que signifiquen reformas y mejoramiento de
impacto en la infraestructura del establecimiento.
Cada E.E. crea sus propios rubros de acuerdo a su Plan de
Inversiones. Ejemplo: remodelación de la batería de
sanitarios; construcción de un aula escolar. Se debe crear un
rubro específico para cada proyecto, siguiendo el orden
numérico.
Gastos en bienes y servicios dirigidos al mejoramiento
de los procesos pedagógicos o relacionados con la
prestación del servicio educativo
Cada E.E. crea sus propios rubros de acuerdo a su Plan de
Inversiones: Dotación de equipos para la sala de cómputo;
Compra de cartillas y elementos didácticos; Dotación de
laboratorios. Se debe crear un rubro específico para cada
proyecto.
Gastos que signifiquen reformas y mejoramiento de
impacto en los bienes al servicio del proceso académico.
Ejemplo: reparación y pintura general de los pupitres;
Readecuación de los laboratorios; Cambio de partes y
actualización de equipos. Se debe crear un rubro específico
para cada proyecto.
Registra los gastos relacionados con la prestación del
servicio tanto a estudiantes internos como externos.
Gas, menaje de cocina, entre otros.
Otros proyectos que contribuyen al mejoramiento de los
procesos pedagógicos o institucionales.
Registra el conjunto de eventos que se desarrollan en el
Eventos institucionales
transcurso del año escolar: día del idioma; día de la familia;
semana cultural, entre otros.
Registra gastos relacionados con el desplazamiento de
Participación de estudiantes en eventos
estudiantes y el docente acompañante. Incluye transporte
académicos, culturales o deportivos
local o intermunicipal, hotel, alimentación, entre otros.
Registra los gastos por proyectos pedagógicos o asesorías
Acciones de mejoramiento pedagógico o
puntuales que contribuyan al mejoramiento institucional en
institucional
cualquiera de sus ámbitos.
Todos aquellos gastos relacionados con este servicio:
Transporte escolar
combustible y mantenimiento del bus fundamentalmente.
Proyecto pedagógico productivo - Registra todos los gastos (bienes y servicios) en que se
incurre en el desarrollo de proyectos productivos.
Especificar nombre
Secretaría de Educación del Meta
05362706
Nombre especifico del proyecto del E.E.
En caso de existir otros proyectos que no se enmarquen
dentro de los anteriores rubros.