16- Rendición de Caja Chica.

16. Rendición final de Caja Chica
La constitución de fondos de “Caja Chica” está destinada a afrontar gastos de
menor cuantía que deban abonarse al contado.
Cada titular de una “Caja Chica” no podrá disponer pagos por erogaciones que
individualmente, superen la suma de dos mil pesos ($ 2.000) debiendo cumplimentar,
cuando corresponda, las obligaciones establecidas para los agentes de retención
impositiva de tributos provinciales. Las erogaciones cuyos montos sean superiores a
mil pesos ($1.000) deberán abonarse por débito automático.
La rendición de cuentas de los fondos utilizados será efectuada por los
responsables o subresponsables (formulario A) ante la Dirección de Contabilidad y
Servicios Auxiliares, a los fines del pertinente reintegro de fondos, cuando el importe
ejecutado alcance al setenta por ciento (70%) del valor asignado.
“Los responsables o subresponsables de “Caja Chica” por los importes
asignados a las mismas serán considerados obligados a rendir cuentas, en los
términos con los alcances del art. 64 y concordante de la Ley de Contabilidad
N°7764/71 y su reglamentación.”
-Gastos permitidos:
Conforme a la actividad específica de la unidad orgánica, de la cual depende el
responsable o subresponsable de la Caja Chica, los gastos permitidos están
directamente relacionados con la misma. Gastos que serán verificados, de manera tal
que no podrán apartarse del objetivo y las acciones de su unidad orgánica. Respecto
de la compra de papel, tinta y/o tonner para impresoras, previamente deberá
verificarse su existencia en la dependencia correspondiente.
-Comprobantes:
a) Requisitos: toda compra debe estar respaldada por una factura, que debe
cumplir con la Normativa de la Resolución 1415/03 de AFIP.
b) Tipos de comprobantes: el tipo de facturas que deben recibirse son aquellas
que están, identificadas con las letras “B”, “C” ticket equivalente o bien ticket o recibo
oficial de entidad que este exenta de facturar: reparticiones centralizadas,
descentralizadas o autárquicas del Estado Nacional, Provincial o Municipal;
asociaciones civiles sin fines de lucro (clubes o instituciones de bien público), Clero según normas fiscales vigentes.
Los comprobantes pre-impresos que revistan la categoría “B”, deben portar
leyenda “C.A.I” que significa Código de Autorización de Impresión, cuya ubicación se
localiza en el ángulo inferior derecho del cuerpo de la factura. También debe constar la
fecha de vencimiento, en consecuencia la fecha de facturación no podrá ser posterior
a ésta. Para los casos de facturas "B" emitida por impresora no indicará fecha de
vencimiento, pero si deberá registrar la sigla C.F (Controlador Fiscal).
Será rechazada toda factura que esté identificada con la letra “A” o “M”, en
razón que es documento No Válido a utilizar en las Reparticiones Estatales, de igual
modo aquellas de letras “B” que no contengan los antecedentes descriptos en el
párrafo anterior.
Las facturas deben contener:
-Su número de C.U.I.T.
-La fecha de la operación.
-Domicilio
-La condición de venta (CONTADO)
-La responsabilidad ante el I.V.A.
-Nombre de la Repartición /Dirección o Dto.
-De corresponder, el número de remito (que también se deberá adjuntar a la
rendición).
-Las cantidades, el detalle, su valor unitario y total, tanto parcial como final.
- Gastos permitidos a las Subsecretarias, Unidad de Ejecución de Obras,
Secretaria Privada de la Ministra:
Conforme a la normativa que en parte se describe a continuación y teniendo en
cuenta la delegación expresa de la ministra en la resolución 26/08, queda permitido el
gasto que demande la realización de reuniones que organice en el marco de la
actividad específica de la unidad orgánica, debiendo acompañar al comprobante del
gasto una descripción de la actividad en la cual se enmarca el mismo.
Etapas del procedimiento:
1. El responsable o subresponsable de caja chica recibe el cheque por el
monto otorgado a su repartición. A medida que van realizando gastos conforme lo
explicado recientemente, van volcando la rendición en una planilla que deberá
contener los siguientes datos:
- Fecha de emisión del comprobante.
-Razón social.
-Detalle del gasto
-N° de Factura y monto.
- Nombre del titular y suplente de Caja Chica.
Al alcanzar el 70% del monto asignado, el responsable o subresponsable
presenta dicha planilla conjuntamente con los originales de los comprobantes de pago
debidamente firmados por autoridad competente. Además debe adjuntar dos juegos
de copias de éstos. Eleva toda la documentación al Dto. Liquidación y Otros Gastos e
Inversiones.
2. El Dto. Liquidación y Otros Gastos e Inversiones recibe la documentación y
posteriormente imputa cada comprobante a la partida contable destinada a tal efecto.
En caso de haber errores en la planilla o en el comprobante, se remitirá la
documentación a la repartición que rindió los gastos. Si los datos suministrados son
correctos, se gira la documentación a la Delegación de Contaduría General de la
Provincia.
3. La Delegación de Contaduría General de la Provincia interviene lo actuado y
devuelve al Dto. Liquidación y Otros Gastos e Inversiones.
4. El Dto. Liquidación y Otros Gastos e Inversiones elabora las Órdenes de
Pago y las remite al Dto. Tesorería.
5. El Dto. Tesorería reintegra el monto al responsable o subresponsable.