LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL EJERCICIO PRESUPUESTAL 2005 JUNTA GENERAL EJECUTIVA Proy18/02/2005 18:28:56. 1 Índice: Presentación: 3 Capítulo 1 PRINCIPIOS PRESUPUESTALES 8 2 BASES DE OPERACIÓN PRESUPUESTAL, CONTABLE Y FINANCIERA DEL IFE 11 3 CONTROL DEL GASTO Y DISPOSICIONES EN 21 MATERIA DE RACIONALIDAD Y AUSTERIDAD. 3a) SERVICIOS PERSONALES ( 1000 ) 22 3b) OPERACIÓN E INVERSIÓN ( 2000, 3000, 5000 y 27 6000 ) Partidas Restringidas 30 Partidas Sujetas a Dictamen 32 (UNICOM) Servicios de informática (CNCS) Servicios comunicación social Partidas 34 Centralizadas Grupos de Partidas normados por lineamientos específicos; otros apoyos y 36 disposiciones adicionales: Alimentación servidores públicos de mando 3821 Pasajes y viáticos. Fondo Revolvente Apoyos a Consejeros Electorales representantes del Poder Legislativo y de Partidos. 3c) INVERSIÓN FINANCIERA, PROVISIONES ECONÓMICAS, AYUDAS, OTRAS EROGACIONES Y 37 PENSIONES, JUBILACIONES Y OTRAS ( 7000 ) * Relación de anexos 39 2 Presentación: Con el objeto de integrar la normatividad que rija el ejercicio presupuestal del Instituto Federal Electoral (IFE) y dar cumplimiento al Acuerdo CG01/2005, la Junta General Ejecutiva autoriza los presentes Lineamientos Generales para el Ejercicio Presupuestal 2005. Los lineamientos permitirán a los responsables del ejercicio del presupuesto contar con la información básica para estar en condiciones de ejercer los recursos asignados a las diversas unidades administrativas. Los presentes lineamientos compilan, sintetizan, homogeneizan y presentan directrices generales asociadas a los procedimientos del ejercicio, registro, comprobación y seguimiento presupuestales. Asimismo, se hace referencia a la normativa específica, formatos, guías e instructivos necesarios para operar los procedimientos asociados al gasto del presupuesto autorizado. El ejercicio ágil y adecuado del presupuesto, exige dos aspectos básicos: Un Presupuesto debidamente integrado y orientado al cumplimiento de los objetivos, Políticas y Programas Generales aprobados por el Consejo General del IFE, y Lineamientos claros y precisos que otorguen certidumbre y seguridad jurídica al Ejecutor del Gasto. El contenido de los presentes lineamientos se estructura en tres capítulos y un apartado en el que se describe la normatividad específica (anexos), a continuación se señalan sus principales aspectos: 3 Capítulo 1.- Principios generales para el ejercicio del presupuesto público. Sólo podrá ejercerse lo que se presupuestó, fue calendarizado y se autorizó. Se ajusta a una lógica anual. Se requiere previo a efectuar algún gasto, verificar si se cuenta con la suficiencia presupuestal, en el caso de adquisiciones y obras es necesario obtener dicha suficiencia de manera formal mediante el oficio de autorización de inversión correspondiente, para gasto de operación es suficiente con que la unidad verifique que existe la suficiencia. El presupuesto puede adecuarse conforme a disposiciones específicas. Todo gasto, invariablemente se registra presupuestal y contablemente, se comprueba e informa y está sujeto a ser auditado. El ejercicio del presupuesto es una actividad que implica responsabilidad de los titulares de unidades administrativas: Secretaría Ejecutiva, Direcciones Ejecutivas, Unidades Técnicas y Juntas Ejecutivas Locales y Distritales. Capítulo 2, Bases de operación presupuestal, contable y financiera del IFE. Se describe el modo de operación del IFE: Su carácter autónomo, el origen y destino de los recursos con que opera, la especificidad del control y manejo presupuestal para el cumplimiento de los convenios de apoyo y colaboración con Gobiernos e Institutos Electorales Estatales, el control presupuestal, manejo y conciliación de cuentas bancarias, la ministración de recursos a Juntas Ejecutivas Locales y Distritales, la operación financiera, registro y comprobación del gasto, contratación y 4 pago de servicios personales, pago a proveedores, requerimientos de información del avance físico-financiero del presupuesto anual y, finalmente, los sistemas de gestión de administrativos. Capítulo 3, Control del gasto y disposiciones en materia de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal. Sintetiza los principales elementos del acuerdo mediante el que anualmente el Consejo General aprueba el proyecto de presupuesto del IFE. En el referido acuerdo se definen: objetivos, metas e indicadores institucionales, presupuesto base y el presupuesto de los proyectos –ya sean para inversión, modernización o vinculados a proceso electoral-, así como las prerrogativas que se destinarán a los partidos políticos y las agrupaciones políticas nacionales. Se asignan los recursos con que operará cada programa, subprograma y proyectos, que se ejercerán a través de las distintas unidades responsables, la obligatoriedad de que las unidades centrales diseñen y den seguimiento a indicadores asociados al gasto. El Consejo General una vez aprobado el Presupuesto de Egresos por la H. Cámara de Diputados mediante el respectivo acuerdo, define las medidas de racionalidad, austeridad y disciplina para el ejercicio presupuestal. La instrumentación de la política del gasto y ahorro se realiza a través de normar una o varias PARTIDAS DE GASTO relativamente homogéneas y comunes que se definen en el Clasificador por Objeto del Gasto, el cual se estructura mediante capítulos, conceptos y partidas de gasto. Dichas partidas se han correlacionado con el Catálogo de Adquisiciones de Bienes Muebles y Servicios, (CAMBS). Los Servicios Personales son tratados en el capítulo 1000. Los capítulos 2000 y 3000 contemplan Materiales, Suministros y Servicios, los capítulos 5000 y 6000 son para inversión en Bienes Muebles e 5 Inmuebles y Obra Pública y el 7000 principalmente orientado a transferencias relacionadas con las Prerrogativas que otorga el Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales (COFIPE) a las organizaciones políticas y apoyar la operación de los Consejos Locales y Distritales durante el proceso electoral. Los presentes lineamientos norman el tratamiento para las partidas de gasto, agrupándolas en Restringidas, Sujetas a Dictamen y Centralizadas en función de los acuerdos adoptados por el Consejo General, la Junta General Ejecutiva, la Secretaría Ejecutiva o la Dirección Ejecutiva de Administración (DEA). Restringidas, aquellas partidas que requieren de la autorización previa de la Secretaría Ejecutiva. Sujetas a Dictamen, aquellas partidas que deben tomar en cuenta la opinión técnica o dictamen de las áreas de la Unidad Técnica de Servicios de Informática (UNICOM), y la Coordinación Nacional de Comunicación Social. Centralizadas, partidas que al nivel de unidades centrales se manejan consolidando requerimientos homogéneos o comunes de las Unidades Responsables (UR´s), por conducto de la DEA, se integran fundamentalmente por los servicios básicos, como agua, energía eléctrica, Asimismo, predial. adquisiciones de papelería, aquí se gasolina ubican y las relativas servicios tales a las como mantenimiento de vehículos y seguridad, entre otros. Cabe señalar que lo anterior opera para unidades centrales a través de la DEA y que en el ámbito desconcentrado, las Juntas Ejecutivas Locales pueden consolidar pedidos de las Junta Ejecutivas Distritales de su esfera de responsabilidad para obtener mejores condiciones de compra. 6 Lo anterior, para atender el precepto constitucional que obliga a procurar las mejores condiciones de adquisición y contratación de bienes y servicios, consolidando pedidos y procediendo transparentemente a obtenerlos mediante los procedimientos de compra institucionales: licitación, invitación a cuando menos tres personas y/o adjudicación directa. Por otra parte, existen partidas o grupos de ellas sujetas a criterios específicos, tal es el caso de pasajes y viáticos, gastos ejercidos mediante fondo revolvente, apoyos para Consejeros Electorales representantes del Poder Legislativo y Partidos y las disposiciones para alimentación a servidores públicos de mando. En este capítulo 3, se establece la obligación de generar información y reportes del avance físico- financiero, la facultad de interpretación de las presentes normas y, en general, la resolución de necesidades especiales o contingentes presentes o futuras por la Secretaría Ejecutiva, con opinión de la DEA. Finalmente, se relacionan los acuerdos y lineamientos necesarios para operar, registrar y comprobar el ejercicio del gasto, los cuales pueden ser consultados en la página de Intranet de la DEA. LA MENCIÓN ACUERDO DEL A CUALQUIER CONSEJO LINEAMIENTO GENERAL, LA ESPECÍFICO JUNTA O GENERAL EJECUTIVA, SECRETARÍA EJECUTIVA O DE LA DEA, SE ENTIENDE COMO EL VIGENTE AL MOMENTO DE REALIZAR EL GASTO. En caso de actualización se tendrá la norma actualizada para su consulta en la página WEB de la DEA. 7 1- PRINCIPIOS PRESUPUESTALES 1. Del ejercicio del presupuesto. Debe ajustarse a las disposiciones anuales del Presupuesto de Egresos de la Federación (PEF) en lo que no se contraponga a las disposiciones que rigen al IFE entre ellas el COFIPE, y los acuerdos que emita el Consejo General e instrumente la Junta General Ejecutiva, la Secretaría Ejecutiva y la DEA. 2. De la responsabilidad. Los titulares de las Direcciones Ejecutivas y Unidades Técnicas de Oficinas Centrales, así como los Vocales Ejecutivos Locales y Distritales, son responsables de que en las unidades a su cargo se observen las disposiciones legales y normativas aplicables en materia presupuestaria. En consecuencia, el titular de cada unidad es el responsable del ejercicio presupuestal en el ámbito de su competencia. 3. De la disponibilidad presupuestaria. Para efectuar cualquier erogación con cargo al presupuesto las UR’s locales y foráneas deberán contar con saldo suficiente en la partida especifica, de acuerdo con su calendario de disponibilidades, o bien deberán gestionar ante la instancia competente la adecuación presupuestaria que les permita contar con la suficiencia de referencia. Cuando se trate de inversiones o la contratación de servicios a través de Comité o Subcomité de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios, según sea el caso, requerirán contar con su respectiva “suficiencia presupuestal”, que proporciona la Dirección de Recursos Financieros a través de la Subdirección de Presupuesto. 8 4. Principio de anualidad. El ejercicio presupuestal comprende del 1 de enero al 31 de diciembre; por lo que las erogaciones que no se encuentren devengadas a esta última fecha, no podrán ejercerse con cargo a ese ejercicio. Los titulares de las UR’s sólo podrán contraer compromisos que impliquen obligaciones o recursos de ejercicios fiscales subsecuentes, si para ello cuentan con el acuerdo que las autorice, previa e indelegable, de la SECRETARÍA EJECUTIVA, para celebrar contratos multianuales o licitación anticipada de servicios básicos necesarios para garantizar la operación del IFE. Para ordenar la conclusión del proceso de gasto, anualmente la DEA comunica el calendario de cierre estableciendo las fechas límite para ejercer, adecuar, comprobar, y en su caso realizar OPORTUNAMENTE los reintegros –a la Tesorería de la Federación (TESOFE), como lo establece el Decreto del PEF. 5. Adecuaciones Presupuestarias. Cualquier modificación a lo previsto en el Presupuesto Autorizado se considera ADECUACIÓN PRESUPUESTARIA a la asignación originalmente autorizada y a su calendario. Las adecuaciones permiten realizar ajustes necesarios y contingentes para cumplir los objetivos institucionales, dando oportunamente suficiencia a las partidas requeridas, siempre y cuando se apeguen al lineamiento autorizado por la Junta General Ejecutiva y, en lo particular, conforme al procedimiento específico que la Secretaria Ejecutiva y la DEA establezcan operativamente. 9 6. Registro y comprobación del gasto. El ejercicio presupuestal deberá ser invariablemente registrado presupuestal y contablemente. La comprobación del gasto deberá cumplir los requisitos fiscales vigentes. Conforme a los “Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental” contenidos en el Manual del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, se establece que la guarda será de cinco años, contando a partir del ejercicio siguiente a aquel que se elabore el documento, y tratándose de documentación que ampare inversiones en activos fijos y en obras públicas, así como responsabilidades o aquella proceso que sirva judiciales, para deberá el fincamiento conservarse de como mínimo durante doce años. 7. Auditoría del gasto. Los titulares de UR’s son responsables del ejercicio y comprobación del mismo ante instancias fiscalizadoras, la Auditoría Superior de la Federación, la Contraloría Interna, o bien los Auditores Externos, la revisión de estos últimos, se orienta básicamente a verificar la consistencia en los registros que sirven de base para integrar los Estados Financieros del IFE. 8. Transparencia. Los titulares del ejercicio del gasto y la institución en su conjunto deberán informar pública y periódicamente de su gestión y atender solicitudes que directamente le haga la ciudadanía, conforme a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y al Reglamento del Instituto Federal Electoral en Materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 10 2.- BASES DE OPERACIÓN PRESUPUESTAL, CONTABLE Y FINANCIERA DEL IFE. El IFE es un organismo público autónomo, de carácter permanente, independiente en sus decisiones y funcionamiento, con personalidad jurídica y patrimonio propios, depositario de la autoridad electoral y responsable del ejercicio de la función estatal de organizar las elecciones federales para renovar a los integrantes de los poderes legislativo y ejecutivo de la unión. En el ejercicio de esa función estatal: La Certeza, Legalidad, Independencia, Imparcialidad y Objetividad, serán principios rectores. (1) Autonomía de operación en el marco de la legalidad y transparencia. La esencia de la autonomía del IFE en cuanto a su operación, radica en la capacidad de dotarse de normas propias que le permitan agilizar y flexibilizar su gestión para atender el mandato constitucional, teniendo presente que en tanto no cuente con una normatividad propia , aplica las leyes, reglamentos y demás disposiciones de orden general que rigen la administración de recursos públicos. En materia presupuestal, aplica las disposiciones del Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación (PEF) en lo que no se oponga a la normatividad emitida por sus órganos de dirección, como ese mismo Decreto establece para los entes públicos autónomos. Su normativa específica es publicada en el Diario Oficial de la Federación como lo exige el (Art. 81 del COFIPE). De este modo, el funcionamiento autónomo siempre estará sujeto a normas claras y públicas. 11 El Instituto, adicionalmente, publica diversas disposiciones aprobadas por la Secretaría Ejecutiva y la Junta General Ejecutiva, como su Clasificador Estructura por Objeto ocupacional del entre Gasto, otros, Manuales de Percepciones a de procurar efecto y mayor transparencia en el ejercicio de los recursos públicos asignados. Conforme al COFIPE, el Consejo General del Instituto Federal Electoral (CG), es la instancia que autoriza y aprueba las políticas y programas generales, el anteproyecto de presupuesto y emite las normas generales que rigen la vida del mismo. La Junta General Ejecutiva, (JGE), es la instancia colegiada que propone al Consejo las referidas políticas generales y, en general, determina o fija los procedimientos administrativos. La Secretaría Ejecutiva, (SE), es la responsable de conducir la administración, ejercer las partidas autorizadas, elaborar el anteproyecto de presupuesto y supervisar las actividades de los órganos ejecutivos y técnicos. La DEA, organiza y controla la aplicación de los recursos que se autorizan a las UR’s, establece y opera los sistemas administrativos para el ejercicio y control presupuestales, formula el anteproyecto anual de presupuesto y rinde informe de su cumplimiento. 12 Estructura Programática y Categorías Presupuestarias. El Presupuesto del IFE aprobado por el Consejo General se integra con los siguientes Programas: Diseñar políticas públicas y las estrategias para su implantación Dar apoyo de organización y logística Difundir los derechos y obligaciones de los ciudadanos Formar servidores públicos especializados Actualizar el padrón electoral y expedir la credencial para votar Otorgar recursos públicos y gestionar prerrogativas legales Administrar recursos humanos, financieros y materiales Cada Programa tiene varios Subprogramas: Uno común a todas la UR´s para “Dirección y Apoyo Administrativo” y, generalmente, tantos subprogramas como direcciones de áreas tenga. Lo anterior permite mejorar la planeación y control. Cada programa se identifica con unidades específicas centrales y foráneas, salvo los Programas: Otorgar recursos públicos y gestionar prerrogativas y formar servidores públicos especializados que están a cargo de la Dirección Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Políticos y la Dirección Ejecutiva del Servicio Profesional Electoral y no tienen expresión a nivel foráneo, sólo se ejecutan a nivel central. Cada Programa y Subprograma se ejerce mediante las siguientes Categorías Presupuestarias. BASE DE OPERACIÓN PROYECTO(S) DE INVERSIÓN PROYECTOS DE PROCESO ELECTORAL PROYECTOS DE MODERNIZACIÓN PROYECTO VOTO EN EL EXTRANJERO 13 (2) Origen y destino de los recursos. El patrimonio del IFE se integra con los bienes muebles e inmuebles que se destinen al cumplimiento de sus objetivos y las partidas que anualmente se señalen en el PEF; así como con los ingresos que reciba por cualquier concepto derivados de la aplicación de las disposiciones del COFIPE, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 70 de dicho ordemaniento. El PEF establece que los recursos excedentes obtenidos por los entes públicos federales deben ser registrados e informados a la autoridad hacendaria. La Secretaría Ejecutiva y la Junta General Ejecutiva autorizan las ampliaciones líquidas correspondientes, informando al Consejo General y a la H. Cámara de Diputados por conducto de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) Son considerados ingresos excedentes que modifican el patrimonio del Instituto Federal Electoral a través de ampliaciones líquidas al presupuesto: Enajenación de bienes, indemnizaciones, intereses de las cuentas bancarias en las que se administran recursos (propios y/o excedentes), venta de bases, bonificaciones de seguros por baja siniestralidad, sanciones a proveedores, convenios con Gobiernos e Institutos Estatales Electorales conforme a los lineamientos autorizados vigente y cualquier otro obtenido de acuerdo al COFIPE y la Ley de Ingresos. Las sanciones a los partidos políticos y agrupaciones políticas, por acuerdo del Consejo General, CG01/2005, se depositan en la TESOFE. 14 (3) Convenios de Apoyo y Colaboración entre el Instituto y los Gobiernos e Institutos Electorales Estatales. El IFE es la autoridad electoral federal que está obligada a mantener actualizada información geoelectoral y de los ciudadanos registrados en el padrón y lista nominal de electores. Es la instancia que elabora la credencial para votar. Esta particularidad propicia a que los Institutos Electorales Estatales periódicamente requieran de la colaboración del IFE para coordinar esfuerzos y apoyar los procesos electorales locales; lo que se formaliza mediante convenios, en los cuales se establecen las responsabilidades y recursos que aportarán las partes, así como una programación de actividades. En los casos en que el convenio esté formalizado, sin que se hayan recibido los recursos de Gobiernos y/o Institutos, es permisible disponer que se ministren recursos a los órganos desconcentrados, Juntas Ejecutivas Locales, compromisos para conforme al que atiendan calendario oportunamente estipulado, llevando dichos a cabo posteriormente su recuperación y registro. Al respecto, el Consejo General determinó: El destino de los recursos adicionales a los recursos fiscales que obtenga el IFE y que de acuerdo al PEF para el año 2005, la Ley de Ingresos vigente y el COFIPE, que sean susceptibles de incorporarse al gasto del IFE, se definirá por los lineamientos vigentes o los que para tal efecto emita la Junta General Ejecutiva. Asimismo, los ingresos provenientes de las actividades convenidas con Institutos Estatales Electorales o Gobiernos de los Estados se consideran como ampliaciones líquidas al presupuesto, las cuales serán aprobadas por la Secretaria Ejecutiva, informando trimestralmente al Consejo General, a la Comisión de Administración y a la SHCP sobre la obtención y aplicación de dichos ingresos. 15 (4) Control de recursos en cuentas bancarias, operación financiera, pagos, registro, ministración a Juntas Ejecutivas Locales y Distritales y comprobación contable. Los recursos presupuestales autorizados anualmente por la H. Cámara de Diputados para el Instituto se solicitan a la TESOFE en forma mensual a través de la elaboración y presentación de las cuentas por liquidar certificadas, “CLC´s”, dicha instancia deposita los recursos en la cuenta bancaria para este fin. Una vez que se tienen las ministraciones de referencia, se procede a efectuar las transferencias a las distintas cuentas bancarias productivas y de inversión para llevar a cabo la operación del Instituto. Lo anterior, conforme a los “Lineamientos para la Apertura, Manejo y Control de las Cuentas Bancarias Productivas y de Inversión del Instituto Federal Electoral”. Los recursos excedentes que obtiene el Instituto conforme al COFIPE, se concentrarán en cuentas bancarias aperturadas específicamente para su debido control. La DEA conforme al calendario autorizado, lleva a cabo la radicación o ministración para el gasto de operación del IFE y sus órganos desconcentrados, prerrogativas a partidos y, en general, pagos de nóminas y compromisos diversos. Las unidades centrales para tramitar gastos y asegurar el oportuno pago a proveedores se regirán conforme a los procedimientos de la Mesa Control de la Subdirección de Operación Financiera de la Dirección de Recursos Financieros. El SOMIRE o “solicitud de ministración de recursos” es el documento con que se ejerce el gasto, salvo en el caso de los viáticos en que se utiliza la 16 Solicitud y recibo de viáticos (SOREVI). En él se especifica la clave presupuestal, la cual permite identificar el gasto mediante Actividad Institucional Responsable (AI), Actividad (UR), Prioritaria Subprograma o (SP), Programa Proyecto (AP), (PY) y Unidad Partida Presupuestal (PP). El SOMIRE, en el caso de oficinas centrales, deberá ser enviado a la Mesa de Control de la Subdirección de Operación Financiera de la Dirección de Recursos Financieros, debidamente requisitado y firmado por el responsable del área, mismo que servirá para programar la ministración de recursos entregando a cambio un contra recibo el cual contendrá la fecha de pago o de expedición del cheque. Asimismo, en la Mesa de Control se tramitarán gastos a comprobar, “solicitud y recibo de viáticos” (SOREVI) y lo relativo al fondo revolvente. En el caso de oficinas foráneas este tramite se realiza en la Junta correspondiente de acuerdo a las prácticas establecidas Para realizar la afectación presupuestal del gasto en materia de pago de nóminas y de materiales y servicios a cargo de la Dirección de Personal y la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, se ejercerán mediante SOMIRES. En el caso de oficinas centrales: El pago a proveedores y en general el canje de contra recibos para obtener cheques será exclusivamente en la Caja General, dependiente de la Subdirección de Operación Financiera. Los proveedores y prestadores de servicios con el comprobante de entrada al almacén del bien, o la conformidad del área que recibe el servicio y la copia del pedido o contrato en la caja general, presentan 17 sus facturas para revisión, obteniendo a cambio el contrarecibo correspondiente en el que se establece la fecha de pago en función de los plazos convenidos. El control de recursos financieros implica la coordinación de áreas: la de operación financiera que por medio de la Mesa de Control y la Caja General recibe los SOMIRES y/o paga o deposita en cuentas, el área de presupuesto donde se verifica suficiencia, se autoriza –si es el caso- y se registra presupuestalmente y el área contable que registra el gasto y su comprobación correspondiente. La comprobación del gasto se realiza directamente con las facturas o documentos que reúnan requisitos fiscales. En el caso de oficinas foráneas: Los recursos para las Juntas Ejecutivas en el ámbito local y distrital serán transferidos por la DEA, mensualmente, a las cuentas bancarias conforme a los montos y calendario de disponibilidades del presupuesto autorizado. La ministración de recursos provenientes de Convenios de Apoyo y Colaboración se realizarán conforme a las solicitudes que presenten las Juntas Ejecutivas Locales. El pago de nóminas al personal eventual contratado por honorarios en las Entidades Federativas, se ministra a las juntas locales vía banca electrónica para que se elaboren los cheques correspondientes. Las unidades foráneas realizan la comprobación mediante los “documentos de corresponsabilidad, registro y control” (DOCORECOS) que permiten a las unidades informar del ejercicio del gasto a la DEA, manteniendo bajo su custodia los comprobantes que acreditan el gasto. 18 Para el proceso electoral, que inicia en octubre de 2005, se establecerán Lineamientos Específicos ajustados a las directrices del Programa Integral del Proceso Electoral Federal, PIPEF, 20052006. (5) Sistema SIAR La DEA ha establecido y mantiene en operación el Sistema Integrador de Administración de Recursos, SIAR, el cual permite el registro, control y emisión de documentos y reportes en materia presupuestal, operación bancaria, contabilidad, adquisiciones, almacenes, inventarios y control vehicular. De las operaciones que opera el sistema, las más representativas, son: Afectaciones presupuestarias, ejercido, comprometido, reintegros, ministraciones y comprobación de órganos desconcentrados y Estados del Ejercicio Presupuestal. Ingresos y egresos de cuentas bancarias, inversiones, Estados de Cuenta y Posición Financiera. Registro del gasto e impresión de pólizas, balanzas de comprobación y Estados Financieros. Adquisiciones, compromisos presupuestales por pedidos, contratos y compras menores, Estados de cuenta de la situación de contratos, padrón de proveedores y sanciones a los mismos. Control de movimientos de almacén, Kardex y costeo de existencias. Control de inventario y control de transferencias, resguardos y baja. 19 Control vehicular, características, mantenimiento e histórico de reparaciones. (6) Información del avance físico- financiero, disposiciones normativas complementarias, interpretación de las presentes normas y resolución de necesidades especiales. La DEA elaborará mensualmente el Estado del Ejercicio del Presupuesto y los Estados Financieros, lo que permite a las instancias colegiadas y los titulares de unidades administrativas conocer el detalle de sus operaciones y planear mejor sus actividades. La DEA da seguimiento al avance físico o de metas e indicadores, asociado al ejercicio del gasto. Trimestralmente, informará a la H. Cámara de Diputados, vía la SHCP, y anualmente consolidará la Cuenta Pública, conforme a la normatividad vigente. La Secretaría Ejecutiva y la DEA son las instancias facultadas para interpretar y resolver las consultas sobre estos lineamientos, en la esfera de su competencia. El ejercicio del gasto sobre situaciones extraordinarias y no contempladas en los presentes lineamientos, podrá ser autorizado por la Secretaria Ejecutiva y en su caso por la DEA, informando a la Junta General Ejecutiva. A efecto de atender las necesidades de las unidades responsables que requieran servicios especializados para su operación, corresponderá a la DEA establecer los criterios específicos para el ejercicio del gasto respectivo. 20 3.- CONTROL DEL GASTO Y DISPOSICIONES EN MATERIA DE RACIONALIDAD Y AUSTERIDAD. El ejercicio del gasto en el IFE, para fines de clasificación por capítulos, se puede agrupar en tres rubros principales: a) Servicios personales, básicamente capítulo 1000. b) Las adquisiciones, arrendamientos y servicios en materia de materiales y suministros, servicios, bienes muebles e inmuebles y obra pública, que genéricamente abarcan los capítulos 2000, 3000, 5000 y 6000. c) Erogaciones relacionadas con prerrogativas que por ley tienen derecho los partidos y agrupaciones políticas nacionales, así como apoyos a los órganos ciudadanos electorales en estados y distritos y gastos relacionados con apoyo a funcionarios electorales de casilla, están contemplados en el capítulo 7000. En ese orden, se presentarán los lineamientos generales que los rigen, y en su caso sus criterios particulares de ejercicio, conforme a las medidas de racionalidad, austeridad y disciplina aprobadas por el Consejo General el 31 de enero de 2005 mediante el acuerdo CG01/2005. 21 a) CAPITULO 1000. SERVICIOS PERSONALES ‣ Agrupa las asignaciones destinadas al pago de remuneraciones y prestaciones económicas, de conformidad con las plantillas autorizadas de las UR’s del IFE, incluye aportaciones por concepto de seguridad social y de seguros de vida, medidas de incremento en el tabulador por nivel salarial, impuestos sobre nómina, así como cubrir los pagos de los prestadores de servicios con relación contractual y emolumentos por honorarios con funciones de carácter permanente y eventual ordinario y eventual de proceso electoral federal. I. Su ejercicio, principalmente está determinado por: ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos ‣ Artículo 5°, 41 y 123 apartado B, fracción XIV. Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales. ‣ Artículos: 171, numeral 3; 172, numeral 1 y 2. Ley del ISSSTE. Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) Normatividad Emitida por la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico. ‣ Pago de Prima Quinquenal por Antigüedad. ‣ Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR). Código Financiero Local (Impuesto Sobre Nómina). ‣ Por Entidad Federativa. Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2005. NORMAS INTERNAS ‣ Estatuto del Servicio Profesional Electoral y del Personal del Instituto Federal Electoral. a) Libro Primero Del Servicio Profesional Electoral. b) Libro Segundo Del Personal Administrativo, los Trabajadores Auxiliares y las Condiciones Generales de Trabajo. ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ Reglamento Interior del Instituto Federal Electoral. ‣ Artículo 48, numeral I, inciso b), c), y d) Políticas y Programas Generales del Instituto Federal Electoral para el año 2005. ‣ Subprograma 2 Administración de Recursos Humanos. (039) Manual de Percepciones para los Servidores Públicos de Mando y Analítico de Puestos Plaza. Lineamientos Generales para la Administración de Recursos. Lineamientos Sobre Incentivos 22 ‣ Circulares y Acuerdos del Consejo General y/o Junta General Ejecutiva, Secretario Ejecutivo, Director Ejecutivo de Administración y Director de Personal. II. El Tramite para su pago y ejercicio del presupuesto se realizará ante la Dirección de Personal, de la DEA. III. A partir del mes de mayo se realizará la validación de plantillas que servirá de base para la integración del anteproyecto de presupuesto de cada año, el cual se someterá para su aprobación al Consejo General, el que lo remitirá una vez aprobado al Titular del Ejecutivo Federal, para su inclusión en el proyecto de Presupuesto de Egresos de la Federación. ALTAS Y REINGRESOS ‣ Las Oficinas Centrales, las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas, podrán realizar contrataciones dentro de su estructura ocupacional y la plantilla de personal autorizadas en el Presupuesto, sujetándose a lo establecido en los artículos 34 a 43 y 201 a 209 del Estatuto del Servicio Profesional Electoral y del Personal del Instituto Federal Electoral y a las disposiciones de la DEA por conducto de la Dirección de Personal. El Coordinador o Enlace Administrativo de cada unidad responsable en Oficinas Centrales y Juntas Locales Ejecutivas, será el encargado de documentar y tramitar los movimientos de personal por ingresos o reingresos, previa autorización del titular de la Unidad Responsable. El Vocal Ejecutivo Distrital deberá tramitar los movimientos de personal a través del Coordinador Administrativo de la Junta Local Ejecutiva, mediante oficio y propuesta, firmando la respectiva constancia de nombramiento. (Formato Único de Movimientos) Los movimientos de ingreso o reingreso se realizarán a través del Formato Único de Movimientos (FUM), deberán contar con la vacante correspondiente y la documentación soporte, fungiendo el FUM como constancia de nombramiento, para el personal de la rama administrativa. Para tramitar todo ingreso de personal se deberán enviar los siguientes documentos a la Dirección de Personal. ‣ ‣ ‣ ‣ Formato Único de Movimientos (FUM). Solicitud de Empleo. Acta de Nacimiento (En caso de no ser Mexicano por nacimiento, anexar certificado de Naturalización. Si la vacante a ocupar forma parte de la rama del Servicio Profesional Electoral, Vocal Ejecutivo, deberá ser mexicano por nacimiento. Copia de la credencial para votar con fotografía (por ambos lados). 23 ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ Copia de la Cartilla Liberada ( en caso de personal masculino de 18 a 40 años de edad ) o constancia de estar realizando el Servicio Militar Nacional. Currículum Vitae (Mandos Medios y Superiores). Constancia de estudios del último grado académico. Dictamen de Evaluación de Examen Psicométrico Dos fotografías de frente, tamaño infantil. Copia del Registro Federal de Contribuyentes (con trece posiciones) y Cédula Única de Registro Población. (CURP) Tres cartas de recomendación (del nivel 25 al 27D, es decir, todo el personal Técnico Operativo y de enlace). Censo de Recursos Humanos. Comprobante de Domicilio (Teléfono, Agua, Luz o Predial; esta documentación no tendrá una antigüedad mayor a dos meses) Adicionalmente y una vez operado el movimiento se enviara a la Dirección de personal la documentación siguiente: BENEFICIARIOS AHISA FORMATO S. A. R. 04-1 Los movimientos de ingreso y reingreso no podrán exceder de 15 días de retroactividad. Para la contratación de personal de carrera, los Coordinadores Administrativos enviarán a la Dirección de Personal, el FUM junto con la documentación requerida y el nombramiento personalizado que lo acredite como miembro del Servicio Profesional Electoral, con copia del Acuerdo de incorporación de la Junta General Ejecutiva. ASCENSOS El titular de cada unidad responsable en Oficinas Centrales, del Vocal Ejecutivo de la Junta Local, a través del Coordinador Administrativo, deberá consultar previamente a la Dirección de Personal, cualquier propuesta de ascenso a fin de verificar si cuenta con la plaza vacante de mayor nivel en la plantilla autorizada o si cuenta con recursos presupuestales disponibles y sujetarse al dictamen de la Dirección de Personal. Los movimientos de ascenso no podrán exceder de 15 días de retroactividad. 24 COMPROBACIÓN DE NÓMINA DE PERSONAL DE PLAZA PRESUPUESTAL Las nominas del personal, deberán contener al calce en la ultima hoja, las firmas autógrafas de los funcionarios autorizados. La comprobación de la Nómina deberá realizarse 15 días naturales después de la fecha de pago. OFICINAS CENTRALES ‣ ‣ Titular de Responsable Coordinador Administrativo la Unidad o Enlace JUNTAS LOCALES Y DISTRITALES EJECUTIVAS ‣ ‣ ‣ Vocal Ejecutivo Local o Distrital. Vocal Secretario Local o Distrital. Coordinador Administrativo. MOVIMIENTOS DE PERSONAL DE HONORARIOS Para la contratación de personal de honorarios asimilados a salarios, se seguirá lo dispuesto en los artículos 236 a 240 del Estatuto vigente y deberá sujetarse a las plantillas y disponibilidad presupuestal autorizados. OFICINAS CENTRALES Toda alta al IFE de prestadores de servicios de nuevo ingreso o reingreso, basándose en la plantilla autorizada y previa autorización del titular de la Unidad Responsable, deberá ser reportada por parte de las Coordinaciones a la Dirección de Personal acompañada de la documentación que a continuación se indica: ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ ‣ Formato Único de Movimientos (FUM). Solicitud de Empleo. Acta de Nacimiento (En caso de no ser Mexicano por nacimiento, anexar certificado de Naturalización). Copia de la credencial para votar con fotografía (por ambos lados). Copia de la Cartilla Liberada ( en caso de personal masculino de 18 a 40 años de edad ) o constancia de estar realizando el Servicio Militar Nacional. Currículum Vitae (Personal asimilado a Mandos Medios y Superiores). Constancia de estudios del ultimo grado académico. Dictamen de Evaluación de Examen Psicométrico para personal de Honorarios Permanentes asimilado a nivel Técnico Operativo. Dos fotografías de frente, tamaño infantil. Copia del Registro Federal de Contribuyentes (con trece posiciones) y Cédula Única de Registro Población. (CURP) Tres cartas de recomendación (nivel Técnico Operativo). 25 ‣ ‣ ‣ Censo de Recursos Humanos. Comprobante de Domicilio reciente (Teléfono, Agua, Luz o Predial; esta documentación no tendrá una antigüedad mayor a dos meses) Contrato de prestación de servicios ÓRGANOS DELEGACIONALES Para los prestadores de servicios de nuevo ingreso o reingreso al IFE, deberá contar necesariamente con la misma documentación que para Oficinas Centrales, la cual formará parte del expediente respectivo y que obrará en poder de cada Coordinación Administrativa de la Junta Local Ejecutiva que solicita y tramita el movimiento. El Vocal Ejecutivo Distrital basándose en la plantilla autorizada y previa autorización del titular de la Junta Local Ejecutiva, deberá solicitar el trámite de los movimientos de personal a través del Coordinador Administrativo de la Junta Local Ejecutiva, mediante oficio y propuesta, firmando el Formato Único de Movimientos. COMPROBACIÓN DE NÓMINA DE HONORARIOS La nómina de los prestadores de servicios con relación contractual, asimilados a salarios, con emolumentos por honorarios y funciones de carácter permanente, eventual ordinario y eventual de proceso electoral federal, al calce de la última hoja, deberán contener las firmas autógrafas de los funcionarios autorizados (mismos que para plaza presupuestal). La comprobación de la nómina deberá realizarse 15 días naturales después de la fecha de pago. PRESTACIONES ECONÓMICAS Los requisitos para el otorgamiento de las prestaciones económicas están contenidos en los Lineamientos sobre prestaciones económicas y sociales, autorizados por la Junta General Ejecutiva el 16 de diciembre de 1999 y modificados el 29 de septiembre de 2003. De conformidad con el artículo 142 fracción XIII y 223 del Estatuto del Servicio Profesional Electoral y del Personal del Instituto Federal Electoral, se cubrirán los gastos de traslado del personal de conformidad con el capítulo de gasto y partidas presupuestales correspondientes. 26 b) CAPÍTULOS 2000, 3000, 5000 y 6000. En materia de planeación, consolidación de pedidos y adquisiciones de bienes y servicios de oficinas centrales es la DEA quien realiza estas funciones a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, En cuanto al control presupuestal, operación financiera y registro contable es la Dirección de Recursos Financieros, quien opera los trámites en materia de adecuaciones presupuestales, verificación de suficiencia, proveedores, liberación de ministración inversión de –si recursos fuese a el caso-, órganos pago a centrales y desconcentrados, registro, comprobación y rendición de informes sobre los programas y recursos autorizados en el Presupuesto de Egresos de la Federación de cada ejercicio. A nivel foráneo estas funciones se realizan en el ámbito de cada junta local. MATERIALES Y SUMINISTROS Y SERVICIOS, (2000 y 3000) La DEA, por conducto de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, será responsable de aplicar y vigilar la estricta observancia de los lineamientos relativos a las adquisiciones de materiales, suministros y contratación de servicios; así como de emitir la normatividad y atender cualquier consulta sobre éste rubro. Las UR´s deberán observar los procedimientos que para el control administrativo determinen la Junta General Ejecutiva, la Secretaría Ejecutiva y la DEA. 27 El gasto en estos capítulos considera recursos que ejercen directamente las UR’s y otros que se ejercen de manera centralizada, mediante la consolidación que realiza la Dirección de Recursos Materiales y Servicios de la DEA. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios anualmente elabora el Programa Anual de Adquisiciones que permite consolidar las necesidades de bienes materiales y servicios, con la intervención de las unidades. Los mecanismos institucionales para ejercer el gasto, son: licitación pública, invitación a cuando menos tres personas y adjudicación directa. En el “Manual para la Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Federal Electoral” se establecen las políticas de actuación, integración y responsabilidades de los miembros, las funciones, la operación y el procedimiento. Para el caso de los Subcomités locales existe su respectivo manual y operarán subcomités específicos para la Revisión de Bases de licitaciones. (anexos ****). BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y OBRA PÚBLICA (5000 y 6000). En erogaciones con cargo al capítulo 5000 y 6000, las UR´s deberán dar prioridad a la conservación y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles y sólo podrán iniciarse obras que se encuentren previstas en el presupuesto. Deberán ajustar sus licitaciones a los conceptos, montos y calendarios autorizados en su Presupuesto. No se pueden llevar a cabo adquisiciones sin la previa verificación de suficiencia y la autorización del oficio de inversión de la DEA, tanto para unidades centrales como foráneas: 28 Para ambos casos se requieren, además de la suficiencia: Cédula Analítica de Bienes Muebles e Inmuebles (Presentada por el área solicitante) Oficio de Autorización de Inversión (Emitido por la DEA) El proveedor, para su pago, deberá presentar directamente en la Mesa de Control de la Dirección de Recursos Financieros la documentación comprobatoria que reúna los requisitos fiscales. En materia de vehículos deberán atender los “Lineamientos para la asignación y uso del parque vehicular del IFE”. Conforme lo establece el artículo 27 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, (LAASSP), las adquisiciones, arrendamientos y servicios se adjudicarán, por regla general, a través de licitaciones públicas mediante convocatoria pública. Cuando la Unidad Responsable solicite contrataciones mediante procedimientos de adjudicación directa o invitación a cuando menos tres personas, se deberán fundamentar y motivar según las circunstancias que concurran en cada caso, los criterios de economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para el IFE. Independientemente del monto de la contratación, cuando se invoque algún caso de excepción previsto en el artículo 41 de la LAASSP, además de justificarse plenamente desde el punto de vista técnico, económico y normativo, deberá someterse a consideración del Comité o Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, según corresponda. 29 Para formalizar o modificar los pedidos o contratos para la adquisición de bienes, arrendamientos y prestación de servicios, se requiere acreditar la suficiencia presupuestal. En el caso de oficinas centrales -a solicitud de la UR y con su intervención- las contrataciones de arrendamientos y servicios autorizados en el presupuesto se realizarán a través de la DEA, conforme al Manual para la Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones y Arrendamientos y Servicios del Instituto Federal Electoral y los mecanismos previstos en materia de revisión de bases. En los Órganos Desconcentrados se hará a través del Subcomité de Adquisiciones local. Con el propósito de optimizar el ejercicio se han definido varios tipos de partidas presupuestales: Restringidas, Sujetas a Dictamen, Centralizadas y a normatividad específica: - Partidas Restringidas. Son aquellas cuyo presupuesto se encuentra asignado a las UR’s pero su ejercicio requiere previamente de la autorización de la Secretaría Ejecutiva. Secretaría Ejecutiva. Única instancia para autorizar gastos de: Para nuevos arrendamientos (3201 Arrendamiento de edificios y locales, 3202 Arrendamiento de terrenos) se deberá contar con el visto bueno de la Secretaría Ejecutiva y además con el avalúo que realiza el del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales, INDAABIN. 30 3300 SERVICIOS DE ASESORÍA, CONSULTORÍA, INFORMÁTICOS, ESTUDIOS E INVESTIGACIONES. En este concepto se incluyen las siguientes partidas: 3304 Otras asesorías para la operación de programas 3306 Servicios de informática 3308 Estudios e investigaciones Cuando se requiera contratar servicios de estudios e investigaciones, partida 3308, se deberá cumplir con los siguientes requisitos: Que las personas físicas y morales no desempeñen funciones iguales o equivalentes a las del personal de plaza presupuestal. Que no impliquen la existencia de una relación laboral. Que los servicios profesionales sean indispensables para el cumplimiento de los programas autorizados. Que se especifique detalladamente los servicios profesionales a contratar. Deberán estar debidamente soportados con la documentación que avale y justifique el estudio del caso y su erogación será autorizada en forma indelegable por el Secretario Ejecutivo del IFE y presentarse ante el Comité o Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios correspondiente. 3602 Impresión y elaboración de publicaciones oficiales y de información en general para difusión 3800 SERVICIOS OFICIALES. Servicios oficiales que requieren autorización expresa de la Secretaría Ejecutiva y presentarse ante el Comité o Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios correspondiente: 3802 3803 3804 3805 Gastos de ceremonial de las Unidades Responsables Gastos de orden social Congresos y Convenciones Exposiciones 31 - Partidas Sujetas a Dictamen y/o Autorización. Requieren del dictamen o autorización del área central especializada, Unidad Técnica de Servicios de Informática –UNICOM- y Coordinación Nacional de Comunicación Social. UNICOM, unidad técnica normativa en materia informática. 2302 3109 3306 3502 3409 5206 Refacciones y accesorios para equipo de cómputo. Serv. de conducción de señales analógicas Servicios de informática Mantenimiento y conservación bienes informáticos. Patentes (software) Bienes informáticos Cabe destacar que para lo anterior, no es extensivo a todos los bienes o artículos que se incluyen en la partidas mencionadas según el clasificador por objeto del gasto. la unicom es la instancia que define cuáles artículos requieren de dictamen. El ejercicio de la partida 3306 (Servicios de Informática) requerirá de la autorización previa de la UNICOM, además de la autorización de la Secretaría Ejecutiva. Con el propósito de garantizar la compatibilidad con la infraestructura informática instalada y al cumplimiento de los estándares tecnológicos establecidos para tal fin, todas las bajas y los proyectos de adquisición de compra o arrendamiento de bienes informáticos (equipos de cómputo, equipo para la transmisión-recepción de datos y programas operativos de aplicación específica) y servicios (desarrollo de sistemas, procesamiento de datos) quedan bajo la estricta responsabilidad de la UNICOM de acuerdo a las necesidades específicas de cada Unidad Responsable. 32 La solicitud de bienes y servicios informáticos será presentada por cada Unidad Responsable a la DEA, quién fincará los pedidos, en estricto apego a la Ley de la materia. No se dará trámite de adquisición alguna de bienes y/o servicios informáticos que no cuenten con dictamen de la UNICOM. La adquisición de los programas de aplicación (software) otorga al IFE el derecho de emplearlos y utilizarlos única y exclusivamente en los servicios propios que se derivan de su funcionamiento, por lo que la instalación para su uso y explotación se restringe únicamente a los equipos de cómputo que se utilicen en el desempeño de las funciones del IFE, conservando tanto su integridad como los derechos de autor. Coordinación Nacional de Comunicación Social, unidad técnica normativa para gastos de publicidad y difusión. 3602, Impresión y elaboración de publicaciones oficiales.... 3701, Difusión e información de mensajes y actividades Inst. Los gastos destinados a publicaciones (Concepto 3600), únicamente procederán cuando estén directamente relacionados con la función sustantiva de las UR’s, en términos de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. Las Publicaciones Oficiales que requieran editar las UR’s deberán contar invariablemente, con la aprobación previa y por escrito de la Coordinación Nacional de Comunicación Social. En todos los casos la autorización de gastos de publicidad, publicaciones oficiales y comunicación social será a través de la mencionada Coordinación Nacional. En todos los casos de contratación de estos servicios, se deberá contar con la disponibilidad presupuestal de recursos confirmada por la Dirección de Recursos Financieros de la DEA y para su pago disponer 33 de la documentación comprobatoria que reúna los requisitos fiscales, anexando un ejemplar de la publicación o impresión efectuada según sea el caso. Las erogaciones con cargo a las partidas del concepto 3700 (Servicios de Comunicación Social), procederán conforme a la normatividad y únicamente en los casos que sean debidamente justificados y estrictamente indispensables para el desarrollo de las actividades sustantivas a cargo de las UR’s y requerirán de la aprobación previa de la Coordinación Nacional de Comunicación Social del IFE. - Partidas Centralizadas. Son aquellas que la DEA por conducto de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios consolida los pedidos. Los recursos se presupuestan y se registran en cada Unidad, pero se adquieren de forma consolidada. La DEA es la instancia que consolida las necesidades y adquiere centralizadamente, distribuyendo conforme a pedimentos de las áreas, en el caso de oficinas centrales. PARTIDA CONCEPTO 2101 2106 Materiales y útiles de oficina Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informáticos Refacciones y accesorios para equipo de cómputo Combustibles, lubricantes y aditivos para vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales destinados a servicios administrativos Combustibles, lubricantes y aditivos para vehículos terrestres asignados a servidores públicos 2302 2603 2604 OBSERVACIONES De uso general De uso general De uso general De uso general, excepción de Dirección Ejecutiva Registro Federal Electores. De uso general, excepción de Dirección Ejecutiva Registro Federal Electores. con la del de con la del de 34 Servicios generales en oficinas centrales. PARTIDA CONCEPTO 3101 Servicio postal 3102 3103 3104 3105 3106 3107 3201 Servicio telegráfico Servicio telefónico convencional Servicio de telefonía celular Servicio de radiolocalización Servicio de energía eléctrica Servicio de agua potable Arrendamiento de edificios y locales PARTIDA 3202 3203 3404 3411 3501 3503 3504 3505 3506 CONCEPTO OBSERVACIONES Con excepción de la Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores OBSERVACIONES Arrendamiento de terrenos Arrendamiento de maquinaria y equipo Seguros de bienes patrimoniales Servicio de vigilancia Mantenimiento y conservación de mobiliario y equipo de administración Mantenimiento y conservación de Con excepción de la Dirección maquinaria y equipo Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Políticos Mantenimiento y conservación de inmuebles Servicios de lavandería, limpieza, higiene y fumigación Mantenimiento y conservación de vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales. Las UR’s solicitan la requisición de los bienes a la Dirección de Recursos Materiales, quien verifica si existe en el almacén y se surte o dicha instancia procede a adquirirlo. Lo que no sea racional, eficiente y oportuno adquirir centralizadamente o coordinadamente, se entiende como gasto desconcentrado, tanto para unidades centrales como delegacionales. Las Juntas Locales podrán consolidar adquisiciones o contratos de servicios de sus oficinas y de las Distritales en el ámbito de su responsabilidad, cuando ello mejore condiciones de compra y no entorpezca la operación sustantiva. 35 Adicionalmente existen algunas partidas que emplean preferentemente las Juntas Locales y Distritales, y por excepción Direcciones Ejecutivas. Se tiene previsto que las unidades para cumplir con sus programas operativos puedan realizar gastos urgentes, relativamente menores en cuantía, previa verificación de su no existencia en almacén, ejerciendo su presupuesto –conforme a calendario- con cargo a su particular Fondo Revolvente. - Partidas sujetas a normatividad específica. A continuación se presenta la relación de partidas sujetas a lineamientos específicos, se recomienda consultar dicha normatividad para conocer el detalle de procedimientos y formatos de operación. (anexos ****) 3821 Gastos para alimentación de servidores públicos de mando. 3822 Gasto para operativos y trabajos de campo en áreas rurales. Pasajes y viáticos nacionales e internacionales. 3808 Pasajes nacionales para labores en campo y de supervisión 3811 Pasajes nacionales para servidores públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones oficiales 3813 Pasajes internacionales para servidores públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales 3814 Viáticos nacionales para labores en campo y de supervisión 3817 Viáticos nacionales para servidores públicos en el desempeño de funciones oficiales 3819 Viáticos en el extranjero para servidores públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales Gasto de fondo revolvente. (partidas del capítulo 2000 y 3000) Apoyos financieros, humanos y materiales a Consejeros Electorales del Poder Legislativo y a los representantes de los partidos políticos. 36 c) CAPÍTULO 7000. INVERSIÓN FINANCIERA, PROVISIONES ECONÓMICAS, AYUDAS, OTRAS EROGACIONES Y PENSIONES, JUBILACIONES Y OTRAS. Concepto 7500 EROGACIONES PARA APOYAR A LOS SECTORES SOCIAL Y PRIVADO EN ACTIVIDADES POLÍTICAS, CULTURALES Y DEPORTIVAS Y DE AYUDA EXTRAORDINARIA. El componente sustantivo y mayoritario de recursos del capítulo 7000 y del concepto 7500, se destina para prerrogativas que por ley reciben anualmente los partidos y asociaciones políticas nacionales, mediante la partida 7519 FINANCIAMIENTO PÚBLICO A PARTIDOS Y AGRUPACIONES POLÍTICAS CON REGISTRO AUTORIZADO POR LA AUTORIDAD ELECTORAL CORRESPONDIENTE, la cual ejerce exclusivamente la Dirección Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Políticos. Las prerrogativas se orientan a tres rubros básicos: Actividades Ordinarias Permanentes, Gastos de Campaña y Actividades Específicas. Sin embargo, en este mismo capítulo de gasto se contemplan diversos apoyos a Consejeros Electorales de representantes del Poder Legislativo y partidos políticos, a funcionarios de casilla en el proceso electoral, Consejeros Locales y Distritales y apoyos relacionados con la participación de partidos en las tareas de la Comisión Nacional de Vigilancia, y del Comité Nacional de Supervisión y Evaluación (CONASE) y (7517, 7518, 7520, 7521 y 7522). Finalmente existe otro grupo de partidas que, conforme a los lineamientos del clasificador por objeto del gasto que determina la SHCP para las dependencias y organismos públicos se refieren a previsiones para traslados de personal, apoyos a actividades culturales, donaciones a instituciones sin fines de lucro y premios, recompensas, entre otros (7501 a 7505). 37 ANEXOS: Relación de normatividad general relacionada con el ejercicio del gasto (2005), disponibles para consulta en la página Web de la DEA LINEAMIENTO APROBACIÓN Políticas y Programas Acuerdo Generales del IFE 2005 CG102/2004 Acuerdo mediante el cual Acuerdo se aprueba el Anteproyecto 144/2004 de Presupuesto del ejercicio 2005 Acuerdo por el que se Acuerdo aprueban las CG01/2005 modificaciones al presupuesto del Instituto para el ejercicio del año 2005 y se establecen las disposiciones en materia de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria. Estructura 2005 FECHA 15 de julio de 2004 CG 16 de agosto de 2004 31 de enero de 2005 Programática Clasificador por objeto del Gasto para el ejercicio 2005. Lineamientos para la autorización de adecuaciones presupuestarias para el ejercicio 2004. Los lineamientos para 2005 se someterán a la aprobación de la junta en su próxima sesión de febrero de 2005 DOF 14 de febrero de 2005 JGE58/2004, OFICIO CIRCULAR DEA 018. Lineamientos que regulan JGE36/2004 el origen y destino de los ingresos por concepto de productos, aprovechamientos y 25 de marzo de 2004 25 de febrero de 2004 38 reintegros presupuestales. Lineamientos para la JGE32/2004 apertura, manejo y control de las cuentas bancarias DRF. Autorización Julio 2003 Actualización Marzo 2004 productivas y de inversión del instituto federal electoral. Lineamientos para la JGE83/2004 ministración de recursos a las juntas locales ejecutivas, previamente a la recepción de los ingresos que tengan previstos para el ejercicio presupuestal provenientes de los convenios de apoyo y colaboración celebrados con los gobiernos de los estados y los institutos estatales electorales. 12 de mayo de 2004 Manual de normas y SE-DEA procedimientos para la autorización y trámite de viáticos y pasajes nacionales e internacionales. Se someterán a la junta General, la restitución del 10% de las tarifas de viáticos nacionales para personal operativo, y el incremento al 50% del viático diario para comisiones de menos de 24 horas. Así como la simplificación para el trámite de pago y comprobación. Autorización abril de 2002 y actualización marzo 2004. Con acuerdo CG06/2004 se modifican tarifas, Oficio Circular DEA 10/2004 Manual de operación del SE-DEA fondo revolvente Autorización 2002 abril y 39 actualización mayo 2004, Oficio Circular DEA 023/2004 Lineamientos para la JGE144/2004 asignación y uso del parque vehicular del instituto federal electoral. Lineamientos para el pago JGE, SE Y OFICIO 2 de febrero de 2004 y comprobación de los CIRCULAR DEA gastos para alimentación 011 de servidores públicos del mando del instituto federal electoral. Requisitos Fiscales (anexo general para comprobación de gasto) Relación de personal: normatividad relacionada con administración de Manual de Percepciones para los Servidores Públicos de Mando del Instituto Federal Electoral Aprobación de la Junta General Ejecutiva, Acuerdo JGE37/2004 25/febrero/2004 Sistema de Incentivos Aprobación de la Junta General Ejecutiva, Acuerdo JGE48/2000 y modificación mediante Acuerdo JGE34/2001 22/febrero/2001 Comprobación de nómina. Circular núm. DEA/046/2002, suscrita por el Director Ejecutivo de Administración. 22/octubre/2002 Circular núm. DEA/046/2002, suscrita por el Director Ejecutivo de Administración. Movimientos de personal Pago de aguinaldo gratificación de fin de año Calendario de Pagos o Estatuto del Servicio Profesional Electoral y del Personal del Instituto Federal Electoral. Decreto publicado en el mes de diciembre de cada año en el Diario Oficial de la Federación. Circular núm. DP / 000054 /04, suscrita por la Directora de 22/octubre/2002 16/marzo/1999 11/febrero/2004 40 Personal Horario Trabajo de la Jornada de Aprobación de la Junta General Ejecutiva (Acuerdo sin número) 22/abril/1998 14/mayo/2004 Circular 05 de la Secretaría Ejecutiva que reitera la normatividad vigente. Estatuto del Servicio Profesional Electoral y del Personal del Instituto Federal Electoral. Vacaciones 16/marzo/1999 22/abril/2004 Circular 02 de la Secretaría Ejecutiva Compensación por término de la Relación Laboral al Personal que por Renuncia deja de Prestar sus Servicios en el Instituto Federal Electoral. Lineamientos Prestaciones Económicas Sobre Sociales y Aprobación de la Junta General Ejecutiva, Acuerdo JGE61/99 11/octubre/1999 13/julio/2001 Manual de Liberación de No Adeudo, circular DEA/1887/2001 Aprobación de la Junta General Ejecutiva, Acuerdo JGE94/99 Modificado mediante Acuerdo JGE/484/03 16/diciembre/999 29/septiembre/2003 NORMATIVIDAD DE OBSERVANCIA ÚNICAMENTE EN OFICINAS CENTRALES Lineamientos Generales para la Administración de Recursos Aprobación del Secretario Ejecutivo, Acuerdo del 10 de octubre de 2000 10/octubre/2000 41 Relación de normatividad relacionada con la administración de recursos materiales y servicios: POLÍTICAS, BASES Y LINEAMIENTOS QUE EN MATERIA DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CUALQUIER NATURALEZA EXPIDE EL INSTITUTO FEDERAL ELECTORAL DEA-DRMS. MANUAL PARA LA INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL INSTITUTO FEDERAL ELECTORAL (CAAS 9/02/2004). MANUAL DE FUNCIONAMIENTO ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS DE Y LOS SUBCOMITÉS SERVICIOS DEL DE INSTITUTO FEDERAL ELECTORAL (DEA). MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITÉ ENCARGADO DE LA REVISIÓN DE BASES DE LICITACIONES PÚBLICAS E INVITACIONES A CUANDO MENOS TRES PERSONAS (DEA-DRMS ) MONTOS DE ACTUACIÓN PARA ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS (MARZO, 2004). MONTOS DE ACTUACIÓN PARA OBRA PÚBLICA (JUNIO 2004). 42