Presentación Sector Empalme (28-10-15)

Lineamientos para el proceso de empalme
Sector Gobierno, Seguridad y Convivencia
Lineamientos para el proceso de empalme
Directiva 009 del 23 de junio de 2015
Circular conjunta 018 del 03 de septiembre de 2015
Circular 008 del 16 de octubre 2015
Instructivo para el proceso de empalme de los mandatarios
territoriales 2015 – 2016
Orientaciones para un empalme exitoso
Proceso de empalme
1º Sector
2º Entidades
3º Temas/dependencias
Primera fase
Apoyan la
oficina de
planeación y
jefe de control
interno
Incluye recomendaciones,
lecciones aprendidas y
alertas
Recomendaciones sobre temas estratégicos
Temas
Responsables
Plan Estratégico Sectorial
SPG - DPSI
Plan Maestro de Equipamientos de Seguridad, Defensa y
Justicia
DS - Sector
Seguimiento Política Pública y poblacionales
Sector
Anexos especiales (Circular conjunta 018)
Gestión y desarrollo administrativo:
– Gobierno en línea y sistemas de información
– Anticorrupción, transparencia y Servicio al Ciudadano
– Control Interno de Gestión
Gestión del desarrollo territorial:
– Asuntos Étnicos: DAE e IDPAC
– Género y Diversidad Sexual: DDHH e IDPAC
– Seguridad y Convivencia: Subsecretaría de Asuntos para la
Convivencia y Seguridad Ciudadana - FVS
Lineamientos informe de empalme por dependencia
• Los siguientes lineamientos corresponden a la
información mínima que debería ser presentada por
cada una de las dependencias para introducir al
funcionamiento de las mismas.
• Así mismo, las mesas de trabajo han sido
convocadas para retroalimentar y complementar
información estratégica para el proceso de
empalme.
Guía informe de empalme – Gestión y desarrollo
administrativo
1.
Estructura administrativa-funcional
 Organigrama entidad
 Esquema funcional (todas las dependencias)
 Análisis de la planta de personal
 Áreas y/o procesos que apoyan los contratistas
2. Rediseño institucional
 Manual de funciones
 Procesos de reestructuración
3. Marco normativo
4. Sistema Integrado de Gestión
 Reglamentos, manuales, procesos y procedimientos
 Código de ética
 Instrumentos, estado y publicación (todas las dependencias)
Continuación
5. Avances de los Sistemas Administrativos de soporte a la gestión
 Control Interno de gestión (anexo especial)




Modelo Estándar de Control Interno
Auditorías
Planes de mejoramiento
Medidas implementadas por la Entidad
 Sistemas de información
 Comunicaciones
 Sistema de gestión documental y archivo
6. Gobierno en línea (DPSI)
Anexo especial Circular 018
7. Recursos físicos
 Inventarios
 Sedes administrativas
 Parque automotor
 Programa de seguros
 Plan de compras de funcionamiento
Continuación
8. Información contractual y Jurídica
 Contratación detallada
 Comodatos (OAJ – DA)
 Convenios (estado, pendientes, ejecución física y presupuestal, entregables)
 Procesos judiciales
9. Información de Planeación
 Planes Sectoriales
 Informes de Gestión por Entidad
 Plan de Desarrollo Distrital
 Los informes solicitados por órganos de control
 Austeridad del gasto
 Información sobre los proyectos de inversión
Continuación
10. Gestión Presupuestal de la entidad
Ejecución vigencia y reservas
Pasivos exigibles (detallado y analizado)
Informe contable
11. Servicio al ciudadano
 Descripción del proceso (SAC)
 Caracterización de los bienes y servicios que presta la entidad (SIG-SAC)
 Defensoría del Ciudadano (SAC)
12. Transparencia de la gestión – Ley de transparencia y gobierno abierto
Políticas, planes y programas (Plan Anticorrupción y de Atención a la
Ciudadanía, estrategia de rendición de cuentas)
Transparencia y acceso a la información pública (esquema de publicación)
Anexo especial circular 018
Continuación
13. Sugerencias sobre los temas institucionales prioritarios (los que por
normatividad, operatividad o legalidad tienen un plazo máximo de
ejecución o atención en el primer trimestre de 2016 y por ello podrían tener
consecuencias jurídicas, sanciones o posibles investigaciones)
14. Recomendaciones, lecciones aprendidas y alertas de la gestión.
*Logros de la gestión
*Inventario de la información mínima que hay que recopilar en medio físico
y digital
Guía informe de empalme – Gestión del desarrollo
territorial
Instrumentos técnicos-jurídicos-administrativos (los ítem que apliquen – deben ser
revisados por todas las dependencias)
 POT - Planes maestros – modelo de gestión de equipamientos
 Políticas públicas – instancias de coordinación
 Observatorios
 Procesos y procedimientos que lidera
 Planes de mejoramiento (hallazgos relacionados con la dependencia)
 Programas misionales (p.e.: Sistema Distrital de Justicia)
 PMR
 Plan de desarrollo - Proyectos de inversión
 Cumplimiento de metas
 Informacion contractual y presupuestal
 Territorialización
 Balance social
 Aplicativos que utiliza la dependencia
Segunda fase
Segunda fase
• Circular 008:
– Las entidades deberán remitir máximo el 15 de
diciembre de 2015 a la SDP, copia de las actas de
reunión con las comisiones de empalme.
– Las entidades deben tener dispuestos estos
informes para la consulta por parte de la
ciudadanía a través de la página web antes del 1º
de diciembre de 2015.
• La administración saliente debe concertar con la
administración entrante la agenda para realizar el
proceso de empalme
Segunda fase
• Instructivo para el proceso de empalme DNP-PNUDDAFP:
– Para las sesiones de empalme elaborar resúmenes
ejecutivos y presentaciones del contenido,
avances y problemas.
– Poner a disposición planes estratégicos,
documentos de política pública, diagnósticos.
• Elaboración de acta de entrega de gobierno Reunión abierta de entrega de gobierno
Tercera fase