MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR RECAUDO DE BANCOS EN
QUIPU
PROCESO: TESORERÍA
Código:
Versión:
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SUBPROCESO: RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Registrar, revisar y aprobar los recaudos efectuados a través de entidades financieras en cuentas
bancarias a nombre de la Universidad Nacional de Colombia
ALCANCE: Inicia con el registro de información en QUIPU, y finaliza con la validación de la información del
Estado Diario de Fondos y Valores frente a los respectivos soportes. Aplica para las tesorerías o
dependencias que hagan sus veces en el Nivel Nacional, Sede, Facultades, y Unidades Especiales.
DEFINICIONES:
1. QUIPU: Sistema de Gestión Financiera, que facilita la programación, administración y control de las
operaciones financieras y administrativas de la Universidad Nacional de Colombia dentro de parámetros
de eficiencia y eficacia.
2. Unidades Especiales: Hacen referencia a las dependencias de Unisalud, Caja de previsión, Unimedios y
Editorial UN.
CONDICIONES GENERALES:
N/A.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
1. Registrar información en QUIPU
El auxiliar de tesorería debe registrar la información en QUIPU, verificando la siguiente información:
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Tipo de movimiento (comprobante 901-102 ó 901-103),
Concepto de recaudo,
Centro de costos,
Área de responsabilidad,
Código de proyecto,
Entidad bancaria,
Cuenta bancaria,
Identificación del tercero,
En el caso de ingresos por matrículas, el auxiliar de tesorería carga el archivo plano recibido del banco
en el sistema de información académica SIA, en donde se distribuye el ingreso (matrícula, derechos
académicos y otros). Para mayor información ver instructivo: Cargar remesas de matrícula en el
Sistema de Información Académica
Esta es la ruta que debe seguir en QUIPU para registrar la información correspondiente a recaudo por
bancos:
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QUIPU:
Tesorería>Operativo>Movimiento>Ingresos
¿El registro está correcto
El auxiliar de tesorería verifica los datos para su procesamiento una vez la información ha sido
ingresada en QUIPU
Si: Imprimir el comprobante de ingreso desde QUIPU, ir al numeral 3.
No: Anular ingreso del registro en QUIPU, ir al numeral 2.
2. Anular ingreso del registro en QUIPU
El auxiliar de tesorería en caso de errores en el registro en QUIPU, debe anular el ingreso en QUIPU,
para hacer nuevamente el registro.
Esta es la ruta que debe seguir en QUIPU para anular el registro de la información:
QUIPU:
Tesorería>Operativo>Movimiento>Anulaciones>Anulaciones de tesorería
3. Imprimir el comprobante de ingreso desde QUIPU
El auxiliar de tesorería una vez verificado el correcto ingreso de la información en QUIPU, se procede a
imprimir el respectivo comprobante de ingreso para su firma.
Esta es la ruta que debe seguir en QUIPU para imprimir el comprobante de ingreso:
QUIPU:
Tesorería>Reportes>Formatos>Ingreso a tesorería>Ejecución de reportes
4. Firmar el comprobante de ingreso
El tesorero o quien haga sus veces debe firmar el comprobante de ingreso elaborado en QUIPU.
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ELABORÓ
Nohora
Judith
Rojas,
María Fernanda Forero
REVISÓ
APROBÓ
CARGO
Asistente
Analista
CARGO
CARGO
FECHA
Febrero 25 de 2010
FECHA
FECHA
administrativo,