INSTITUTO NACIONAL DE REHABILITACION SISTEMAS DE GESTION DE ECONOMIA MANUAL DE USUARIO I.- SISTEMA DE RECAUDACIONES II.- SISTEMA DE CUENTAS CORRIENTES 1 I. SISTEMA DE RECAUDACIONES 1. MODULO : CATALOGOS OPCION: CATALOGO DE ARTICULOS Registra el tarifario de la Institución con los siguientes datos: Código del Artículo Descripción del Artículo Precio del Instituto Precio Particular Precio variable – Clasificador de Ingresos.Con F 1 seleccionar y pulsar ENTER Grupo de Recaudación .Con F 1 seleccionar y pulsar ENTER Grupo Tarifario.Con F 1 seleccionar y pulsar ENTER INDICACIONES: 1) En la opción Precio Variable: Si se elige por “N” entonces el sistema facturará con las tarifas fijadas en cada Item de artículo. Si se elige “S” entonces en las opciones precio del Instituto y precio variable debe digitarse “99999999”, de esta manera el sistema permitirá para que el cajero ingrese los precios según el Item de artículo a facturar. 2) Estando en la opción catálogos de artículos y seleccionando un determinado Item, podremos: INSERT ENTER DEL Para añadir un determinado artículo con sus datos Para corregir un artículo previamente seleccionado Permite borrar un artículo, para lo cual el sistema le solicitará la clave. 2 F9 Permite imprimir el reporte del tarifario según selección de opciones que presenta la pantalla. En caso que el reporte sea general entonces debemos ignorar las opciones pulsando ENTER. OPCION: GRUPOS Y CLASES En esta opción se tiene la facultad de registrar los datos en las tablas siguientes Recaudaciones Clasificador Ingresos Tarifario Se cuenta con los siguientes opciones: ESC Para salir de la opción ENTER Para corregir datos registrados DEL Para anular datos INSERT Para ingresar un nuevo registro F9 Para imprimir reporte de tabla OPCION: CAJEROS Se registra el código y nombre de los cajeros que estarán autorizados como usuarios del Sistema. Se cuenta con los siguientes opciones: ESC Para salir de la opción ENTER Para corregir datos registrados DEL Para anular datos INSERT Para ingresar un nuevo registro F9 Para imprimir reporte de tabla OPCION: TURNOS En esta opción permitirá registrar los turnos establecidos para la atención de las cajas con los datos siguientes: 3 Código Descripción Guardia : Hora de inicio de turno. : Hora final de turno. : (indica si el turno es guardia) Se cuenta con los siguientes opciones: ESC ENTER DEL INSERT F9 Para salir de la opción Para corregir datos registrados Para anular datos Para ingresar un nuevo registro Para imprimir reporte de tabla OPCION CAJAS ( PUNTO DE VENTAS) Registra las cajas y su localización dentro de la Institución, con los datos siguientes: Código de caja Descripción de las cajas Ubicación de la caja Se cuenta con los siguientes opciones: ESC Para salir de la opción ENTER Para corregir datos registrados DEL Para anular datos INSERT Para ingresar un nuevo registro F9 Para imprimir reporte de tabla 4 2. MODULO : VENTAS OPCION: EMISION BOLETAS DE VENTA Al ingresar a la opción se tendrá que registrar el número pre impreso de la primera boleta a imprimir. OPCIONES DE CABECERA: Paciente.En esta opción se registra el Nº de Historia Clínica del paciente a fin de que el Sistema, automáticamente registre sus datos. Origen: (pulsando F1 la pantalla presentará la tabla) “I” cuando se va a facturar el servicio o bien que corresponde a una tarifa del Instituto. “P” cuando se va a facturar el servicio o bien aquello que corresponde a una tarifa particular. Tipo de pago: (pulsando F1 la pantalla presentará la tabla) “C” cuando la tarifa a facturar es el contado. “E” cuando la tarifa a facturar tiene exoneración total. “SE” cuando la tarifa a facturar es del Seguro Escolar gratuito. “CH” cuando la tarifa a facturar es con Cheque Consultorio : Pulsando “F1” tenemos la opción de seleccionar el consultorio de atención código del consultorio debiendo pulsar “Enter” A Cuenta: (pulsando F1 la pantalla presentará la tabla) “00” Cuando corresponde a una tarifa normal del paciente. “AC” Cuando el pago a realizar por una determinada tarifa es a cuenta “SE” Cuando el pago a realizar por determinada tarifa tiene una característica especial. 5 OPCIÓN DETALLE: Pulsa “ENTER” El sistema grabará el código y descripción del artículo, debiendo ingresarse la cantidad. El precio se registra automáticamente cuando en el tarifario se ha registrado el precio como no variable, cuando se ha registrado el precio variable, Entonces el cajero tiene la opción de ingresar el precio del Item También se tiene la opción de hacer los descuentos parciales. “INSERT” En esta opción permite seguir agregando más artículos a facturar. “DEL” Permite BORRAR un artículo registrado y facturado en la opción. “F5” Permite grabar y emitir la boleta de Venta, debiendo estar la impresora preparada. OPCION: VISUALIZAR BOLETAS En esta opción se visualizará las boletas emitidas en Caja o Farmacia con las opciones siguientes. Caja Pulsar “ENTER” El Sistema mostrará las boletas emitidas por Caja con las opciones Siguientes: ESC ENTER DEL F4 F5 Para salir de la opción Para corregir la boleta Para anular la boleta Para hacer búsquedas por fechas Para hacer búsqueda por Nº de Boleta 6 Farmacia Pulsar ENTER El Sistema mostrará las boletas emitidas por Caja con las opciones siguientes: ESC Para salir de la opción ENTER Para corregir la boleta DEL Para anular la boleta F4 Para hacer búsquedas por fechas F5 Para hacer búsqueda por Nº de Boleta COMO BORRAR UN ITEM DE LA BOLETA Presionar DEL en la boleta previamente seleccionada, el Sistema nos solicita el motivo de la anulación para lo cual digitando F1, debemos seleccionar el motivo y pulsar ENTER 7 3. MODULO : REPORTES Opción: Recaudación diaria por grupo Mediante esta opción nos permite procesar y emitir el reporte de la recaudación diaria por grupo tarifario para lo cual debemos seleccionar lo siguiente: Fecha del (inicio), fecha al (termino) Cajero: Con F1 podemos seleccionar el cajero. Turno: Con F1 podemos seleccionar el turno del cajero seleccionado. Origen: Con F1 podemos seleccionar: “I” si corresponde a la tarifa de origen del Instituto. “P” si corresponde a la tarifa de origen particular. Opción: Recaudación diaria por Clasificador de Ingresos. En esta opción nos permite procesar y emitir el reporte de la recaudación diaria por Clasificador de Ingresos para lo cual debemos seleccionar lo siguiente: Fecha del (inicio), fecha al (termino) Cajero: Con F1 podemos seleccionar el cajero. Turno: Con F1 podemos seleccionar el turno del cajero seleccionado. Origen: Con F1 podemos seleccionar: “I” si corresponde a la tarifa de origen del Instituto. “P” si corresponde a la tarifa de origen particular. Opción: Boleta por Cajero. Mediante esta opción nos permite procesar y emitir el reporte de las boletas de la recaudación diaria por un período de tiempo y por un determinado cajero para lo cual debemos seleccionar lo siguiente: 8 Fecha del (inicio), fecha al (termino) Cajero: Con F1 podemos seleccionar el cajero. Turno: Con F1 podemos seleccionar el turno del cajero seleccionado. Origen: Con F1 podemos seleccionar: “I” si corresponde a la tarifa de origen del Instituto. “P” si corresponde a la tarifa de origen particular. Opción: Boletas por Turno. En esta opción nos permite procesar y emitir el reporte de las boletas de la recaudación diaria por turnos de trabajo para lo cual debemos seleccionar lo siguiente: Fecha del (inicio), fecha al (termino) Cajero: Con F1 podemos seleccionar el cajero. Turno: Con F1 podemos seleccionar el turno del cajero seleccionado. Origen: Con F1 podemos seleccionar: “I” si corresponde a la tarifa de origen del Instituto. “P” si corresponde a la tarifa de origen particular. Opción: Boletas por Caja. Mediante esta opción nos permite procesar y emitir el reporte de las boletas de la Recaudación diaria por cajas para lo cual debemos seleccionar lo siguiente: Fecha del (inicio), fecha al (termino) Cajero: Con F1 podemos seleccionar el cajero. Turno: Con F1 podemos seleccionar el turno del cajero seleccionado. Origen: Con F1 podemos seleccionar: “I” si corresponde a la tarifa de origen del Instituto. “P” si corresponde a la tarifa de origen particular. 9 Opción: Boleta por Nº de Boleta. Mediante esta opción nos permite procesar y emitir el reporte de la recaudación por Nº de Boleta, para lo cual debemos seleccionar lo siguiente: Fecha del (inicio), fecha al (termino) Cajero: Con F1 podemos seleccionar el cajero. Turno: Con F1 podemos seleccionar el turno del cajero seleccionado. Origen: Con F1 podemos seleccionar: “I” si corresponde a la tarifa de origen del Instituto. “P” si corresponde a la tarifa de origen particular. Opción: Boleta por Artículo. Mediante esta opción nos permite procesar y emitir el reporte de la recaudación por artículo para lo cual debemos seleccionar lo siguiente: Fecha del (inicio), fecha al (termino) Cajero: Con F1 podemos seleccionar el cajero. Turno: Con F1 podemos seleccionar el turno del cajero seleccionado. Origen: Con F1 podemos seleccionar: “I” si corresponde a la tarifa de origen del Instituto. “P” si corresponde a la tarifa de origen particular. Opción: Boletas por Servicios. Mediante esta opción nos permite procesar y emitir el resumen de la recaudación según boletas y por servicios para lo cual debemos seleccionar lo siguiente: Fecha Inicio ....... Fecha Final........... Tipo de Pago: Con F1 podemos seleccionar el Tipo de Pago. Servicio.: Con F1 podemos seleccionar el consultorio. 10 Opción: Recaudación por Cajero Mediante esta opción nos permite procesar y emitir el reporte de las recaudaciones por Cajero, para lo cual debemos seleccionar lo siguiente: Fecha de Inicio.......... Fecha Final.......... Origen: Con F1 podemos seleccionar: “I” si corresponde a la tarifa de origen del Instituto. “P” si corresponde a la tarifa de origen particular. Opción: Recaudación por Turno. Mediante esta opción nos permite procesar y emitir la recaudación por Turnos de trabajo, para lo cual debemos seleccionar lo siguiente: Fecha de Inicio.......... Fecha Final.......... Origen: Con F1 podemos seleccionar: “I” si corresponde a la tarifa de origen del Instituto. “P” si corresponde a la tarifa de origen particular. Opción: Recaudación por Caja. Mediante esta opción nos permite procesar y emitir la recaudación por Turnos de trabajo, para lo cual debemos seleccionar lo siguiente: Fecha de Inicio.......... Fecha Final.......... Origen: Con F1 podemos seleccionar: “I” si corresponde a la tarifa de origen del Instituto. “P” si corresponde a la tarifa de origen particular. 11 4. MODULO UTILITARIOS: Opción: Creación de Archivos. Mediante esta opción nos permite crear los archivos para un determinado período (año) Opción: Indexar Mediante esta opción nos permite indexar (reorganizar los archivos que contiene la base de datos del sistema) . Opción: Usuarios. Mediante esta opción nos permite indexar los usuarios del sistema con sus respectivas claves de acceso con las opciones siguientes: “INSERT” registra la clave de acceso. Cajero Con F1 se selecciona el cajero, pulsando ENTER nos presentará la pantalla con todos los módulos y opciones, pulsando ENTER nos permite habilitar o desabilitar el acceso. ESCAPE, para abandonar la opción del usuarios del sistema. Opción Manejador de Archivos. Esta opción contiene la base de datos que maneja el sistema de recaudaciones. Esta opción sólo debe ser accesada por el Administrador de Sistemas de la Institución. 12 REPORTES DEL SISTEMA DE RECAUDACIONES (CAJA) REPORTES DEL SISTEMA DE CAJA RECAUDACION DIARIA POR GRUPO CLASIF.ING BOLETA POR ARTICULO CAJA FARMACIA BOLETA POR CAJERO BOLETA POR SERVICIO BOLETA POR TURNO RECAUD. POR CAJERO BOLETA POR CAJA RECAUD.POR TURNOS BOLETA POR NUMERO RECAUDAC. POR CAJA 13 FLUJO DE INFORMACION DEL SISTEMA DE RECAUDACIONES (CAJA) ADMISION FARMACIA CTAS.CTES SISTEMA DE RECAUDACION (CAJA) PRESUPUESTO TESORERIA INTEGRACION CONTABLE DIRECCION 14 II. SISTEMA DE CUENTAS CORRIENTES 1. MODULO : CATALOGOS Permite visualizar el tarifario de la Institución con los siguientes datos: Código del Artículo Descripción del Artículo Precio del Instituto Precio Particular Precio variable Clasificador de Ingresos Grupo de Recaudación Grupo Tarifario “F9” Permite imprimir el reporte del tarifario según selección de opciones que presenta la pantalla. En caso que el reporte sea general entonces debemos ignorar las opciones pulsando ENTER. Reporte por Grupo Tarifario Reporte por Grupo Recaudación Reporte por Clasificador de ingresos OPCION: GRUPOS Y CLASES En esta opción se tiene la facultad de visualizar los datos en las tablas siguientes: Recaudaciones Clasificador Ingresos Tarifario “F9” Para imprimir reporte de tabla 15 OPCION: CAJEROS Permite visualizar el nombre de los cajeros que están autorizados como usuarios del Sistema. “F9” Para imprimir reporte de tabla OPCION: TURNOS En esta opción permitirá visualizar los turnos establecidos para la atención de las cajas con los datos siguientes: Código : Hora de inicio de turno. Descripción : Hora final de turno. Guardia (indica si el turno es guardia) “F9” Para imprimir reporte de tabla OPCION CAJAS ( PUNTO DE VENTAS) Permite visualizar las cajas y su localización dentro de la Institución, con los datos siguientes: Código de caja Descripción de las cajas Ubicación de la caja “F9” Para imprimir reporte de tabla OPCION PATROCINADORES En esta opción permite registrar la tabla de patrocinadores de la Institución. Se registra los datos siguientes: INSERT. RUC: Permite ingresar un registro Con los datos siguientes: Se registra el RUC del patrocinado 16 RAZON SOCIAL: Se registra el nombre de la razón social de la empresa patrocinadores. DIRECCION: se registra la dirección de la empresa TELEFONO: se registra los números telefónicos de la empresa. ENTER Permite corregir un registro que se encuentra en la tabla de los Patrocinadores. DEL Permite borrar un registro que se encuentra en la tabla de los patrocinadores. F9 Permite imprimir el reporte por pantalla o impreso de la lista de patrocinadores registrados. 17 2. MODULO: CUENTA CORRIENTE OPCION: Registro Boletas de Crédito y de Consumo. Mecánica Operativa CABECERA Paciente: Al ingresar a esta opción la pantalla presentará el maestro de pacientes hospitalizados, previamente registrados en la Opción “HOSPITALIZACION DE PACIENTES” Para hacer la búsqueda de un paciente: Pulsando F3 se debe ingresar el Nº de Historia Clínica, luego ENTER. Pulsando F2 también se hace la búsqueda por hospitalizados y Alta, debiendo enseguida pulsar ENTER Motivo: Debe ingresarse el motivo de la Guía C = Guías de Consumo R = Guías de Crédito Seleccionado el motivo, enseguida se debe pulsar ENTER. Origen: Debe ingresarse el origen de la Guía I = Si el paciente fuera del Instituto P = Si el paciente fuera particular Nº de Guía: Se debe de registrar el Nº de la Guía de Crédito o Consumo 18 DETALLE Para Emitir Boleta de Crédito o Consumo Al haber registrado el Nº de Guía, la pantalla presentará: Tarifario con los precios asignados según el origen seleccionado en la parte de la cabecera. Para seleccionar el Item, se deberá hacer la búsqueda por Código o por descripción, seleccionado el Item debemos pulsar Enter, luego en la Cantidad tenemos la opción de modificar la cantidad del Item a facturar. Descuento En esta opción permite registrar los descuentos parciales autorizados por Servicio Social, luego pulsar Enter. Nota: Al presentarse nuevamente el tarifario, podemos ir agregando y registrando los Item a facturar siguiendo la misma mecánica operativa ya enunciada. F5 Grabar Boleta Una vez terminado el registro de los Items debemos pulsar F5 para Grabar la boleta, enseguida se debe Aceptar, y luego pulsar Enter para registrar una Nueva boleta. Para el Emitir Boleta de Crédito o Consumo de Farmacia Estando en la Opción Guías de Consumo/Crédito, pulsar Escape para ocultar el maestro de pacientes, luego pulsar: “F7” Registrar el número de guía a facturar, luego en motivo se debe registrar: “C” Si fuera Guía de Consumo “R” Si fuera Guía de Crédito OPCION: Visualizar Boletas. En esta opción podremos visualizar las Boletas de Caja o de Farmacia, luego pulsar Enter. 19 La pantalla presentará las guías registradas, teniendo la facultad de anular y visualizar las boletas registradas, también tenemos las opciones siguientes: . ESC. Para salir de la opción . DEL Permite anular la boleta luego tenemos que registrar el motivo de la anulación, para lo cual debemos presionar F1 para selección el motivo de la anulación. . F4 Con esta opción permite hacer la búsqueda de la boleta por fecha. . F5 Permite hacer la búsqueda de la boleta por número de boleta. OPCION: Registro de Abonos. En esta opción permite registrar los abonos que efectúen los pacientes o patrocinadores de la Institución de la siguiente forma: TAB INSERT ENTER DEL Para ingresar al detalle de abonos del paciente. Para registrar el abono de la siguiente manera: . Nº de Boleta pagado en Caja . Fecha de Boleta . Fecha de Hospitalización . Fecha de Alta . Monto . Número de Cheque . Banco Para corregir algún registro del Abono Para borrar un registro del Abono OPCION: Registro de Exoneraciones. 20 En esta opción nos permite registrar las exoneraciones autorizadas por Servicio Social con las opciones siguientes: ESC ENTER F2 Para salir de la opción. Para visualizar según rango de fechas de ingreso y fecha de alta, la cuenta de un paciente seleccionado, luego con ENTER tenemos la opción de registrar el descuento o exoneración autorizado por Servicio Social. Permite seleccionar a un paciente por fecha de hospitalización o Alta, luego registrar el nombre y pulsar ENTER. OPCION: Maestro Hospitalización. En esta opción nos permite registrar a todos los pacientes que se encuentran Hospitalizados. Dicho registro se realiza de la siguiente manera: INSERT Para añadir el registro de un paciente hospitalizado con los siguientes datos. . Historia . Apellidos y Nombres . Fecha Nacimiento . Edad . Sexo . Documento (Pulsar F1 para registrar el tipo de documento) . Diagnóstico . Patrocinador . Número de Folio . Fecha de Hospitalización F3 Para proceder a buscar por número de historia F1 Para proceder a buscar por nombre para lo cual debemos elegir si es Hospitalizado o de Alta, debiendo registrar también el nombre. ENTER Para proceder a corregir los datos de un registro de paciente ya ingresado 21 ESCAPE Para proceder a salir Hospitalizados. de la opción del Maestro de OPCION: Crédito Personal INR Mediante esta opción podemos registrar y controlar los diferentes créditos otorgados al personal nombrado, contratado y pensionistas del Instituto. Mecánica Operativa.Opciones de Cabecera GRUPO Nº de Guía Pulsar F1 para seleccionar el Grupo Tarifario del ITEM a registrar) Digitar el Nº de Guía de Crédito o Consumo otorgado NOTA: Cuando es Guía de Farmacia el Sistema importa los datos de farmacia en forma Automática. Código Se registra el código de Plaza del Trabajador o Pensionista Total Se registra el monto total de la guía del crédito otorgado. Descuento Se registra la exoneración autorizado en la Guía de Crédito autorizado por Servicio Social. Neto Diferencia del monto total menos el descuento. Opciones de Detalle Seleccionado el Trabajador o Pensionista, al pulsar TAB ingresaremos a la opción de Detalle. Para luego registrar: Fecha Monto del descuento programado 22 Registro de Abonos Registro de Saludos (automático) Impresión de Estado de Cuenta Crédito TAP F 9.- En esta opción permite procesar y emitir el Estado de Cuenta de cada Servidor o o Pensionista. 23 3. MODULO: REPORTES OPCION: Kárdex de Pacientes Esta opción procesa y emite el Kárdex de pacientes de la manera siguiente: F2 Para realizar la búsqueda de un paciente por estados de Hospitalización o por Altas, luego debemos registrar el nombre del paciente F3 Para realizar la búsqueda por Nº de Historia ENTER Seleccionado un paciente, pulsando ENTER el sistema solicitará la fecha de ingreso y la fecha de alta del paciente reportándonos inmediatamente el Kárdex del paciente seleccionado teniendo las siguientes opciones: ESC F9 Para salir de la opción del Kárdex Imprimir en pantalla, por impresora o por Archivo, el Kárdex del paciente seleccionado. OPCION: Estado de Cuenta En esta opción se puede procesar y emitir el Estado de Cuenta de un determinado paciente, para lo cual debemos seguir las siguientes instrucciones. “F2” Para realizar la búsqueda de un paciente por estados de Hospitalización o por Altas, luego debemos registrar el nombre del paciente “F3” Para realizar la búsqueda por Nº de Historia “ENTER” Seleccionado un paciente, pulsando ENTER el sistema solicitará la fecha de ingreso y la fecha de alta del 24 paciente reportándonos inmediatamente el Kárdex del paciente seleccionado teniendo las siguientes opciones: “ESC” Para salir de la opción del Kárdex “F9” Imprimir en pantalla, por impresora o por Archivo, el Kárdex del paciente seleccionado. OPCION: Estado de Cuenta de TAP Mediante esta opción podremos procesar y emitir por pantalla, por impresora, o por Archivo, el Estado de Cuenta de todo el personal, de un determinado mes. OPCION: Resolución de Descuentos de TAP Mediante esta opción permitirá procesar y emitir por pantalla, por impresora, o por Archivo, la Resolución de los trabajadores. OPCION: Exonerados (Resumen) Mediante esta opción permitirá procesar y emitir por rango de fechas, por pantalla, por impresora, o por Archivo, el reporte de las Exoneraciones registradas en el Sistema. OPCION: Consumo de Pacientes Mediante esta opción podemos procesar y emitir el reporte de los consumos de un determinado paciente. El referido reporte será emitido por pantalla, impresora, o Archivo. 25 4. MODULO: PRESUPUESTO OPCION: Proforma En esta opción permite procesar y emitir una determinada proforma para lo cual debemos ingresar los Items a proformar, para lo cual en primer lugar debe digitarse en la opción Origen, si es del Instituto o Particular. Luego digitar F5 para ingresar lo siguiente: Nº de Proforma Fecha Destinatario Domicilio Teléfono Paciente Diagnóstico Condición de pago Nota 1 Nota2 26 REPORTES DEL SISTEMA CUENTAS CORRIENTES REPORTES DEL SISTEMA CUENTAS CORRIENTES PERSONAL PACIENTES KARDEX KARDEX ESTADO CTA ESTADO CTA CONSUMO DE PACIENTES RESOLUCION EXONERADOS 27 FLUJO DE INFORMACION DEL SISTEMA DE CUENTAS CORRIENTES RECAUDA CIONES FARMACIA SISTEMA DE CUENTAS CTES. TESORERIA PERSONAL SERVICIO SOCIAL DIRECCION 28