L_13_E_02_CUENTAS_DE_ORDEN

Universidad Abierta
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CUENTAS DE ORDEN
JESÚS RENE RUIZ ÁNGEL
CONTENIDO
FINALIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN
ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN
MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN
TITULO O NOMBRE DE LAS CUENTAS DE ORDEN
PRESENTACIÓN EN EL BALANCE DE LAS CUENTAS DE ORDEN
AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE ORDEN
EJEMPLO C. DE O. PARA VALORES AJENOS
EJEMPLO C. DE O. PARA VALORES CONTRINGENTES
COMENTARIOS SOBRE C. DE O. PARA REGISTROS O RECORDATORIO
RESUMEN
BIBLIOGRAFÍA
FINALIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
Las cuentas de balance y de resultados tienen por objeto registrar los valores reales de la
empresa, es decir aquellos valores que afectan el activo, el pasivo o el capital de la empresa.
No obstante, hay cierto tipo de operaciones, que al efectuarse, no afectan ninguno de los tres
elementos del balance, pero que debido a ciertas contingencias que se pueden presentar con
posterioridad a la fecha en que se hayan celebrado, pueden convertirse en valores de activo,
de pasivo o de resultados; por lo tanto es pertinente que las mismas se registren en la
contabilidad.
El problema aparente, es saber en que cuentas deben anotarse estas operaciones, ya que al
no afectarse los valores del balance o de resultados, cabria pensar que no es necesario
registrar tales operaciones en la contabilidad.
Precisamente como estas operaciones tienen como carácter distintivo el de estar sujetas a
ciertas contingencias, que no es posible determinar anticipadamente, es por lo que se
establece un nuevo grupo de cuentas, conocidas con el nombre de cuentas de orden.
Cuentas de orden, entonces, son aquellas que se abren para registrar un movimiento de
valores, cuando este no afecta o modifica el balance de la empresa, pero cuya incorporación
en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control en general sobre aspectos
administrativos, o bien, para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes que
puedan o no presentarse en lo futuro.
Con la idea de clarificar el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario
precisar la diferencia que existe entre “valores reales” y “valores contingentes”.
Los valores reales, son los derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro del
activo y pasivo.
Los valores contingentes, son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una
“contingencia”, la cual si llegara a sobrevenir o a realizarse, entonces convierte dichos valores
en reales.
Mientras la contingencia no se realice, los valores contingentes deberán consignarse en
cuentas de orden, tales cuentas se cancelaran si la contingencia llegara a realizarse o si la
contingencia deja de ser probable.
A esta clase de cuentas se les denomina también con el nombre de cuentas de memoranda,
por constituir un recordatorio contable.
Como los conceptos son muy generales, conviene precisar las operaciones que determinan su
apertura.
A).- A efecto de registrar valores ajenos que se reciban.
- - En guarda
- - En prenda o garantía
- - Para la ejecución de un mandato ( compra – venta )
B).- Para registrar derechos u obligaciones contingentes.
- - Otorgamiento de fianzas
- - Contratos de seguros
- - Reclamaciones
C).- Obligaciones contingentes por descuento de documentos de crédito.
- - Contratos de compra – venta
D).- Registro de operaciones, con fines de control o de recordatorio.
- - Contratos que impliquen un compromiso critico
E).- Registro duplicado de operaciones, con distintos fines.
- - Depreciación, con enfoque contable y con enfoque fiscal
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS ORDEN.
Dependiendo de los casos que hayan determinado su apertura, las cuentas de orden pueden
clasificarse desde dos puntos de vista:
A).- Para efectos de la finalidad con que fueron creadas.
I .- Valores ajenos
II .- Valores contingentes
III.- Cuentas de registro
B).- Para efectos de regir la naturaleza de sus movimientos.
I .- De orden activo
II .- De orden pasivo
III.- De orden de resultados. ( De ingresos y egresos )
La segunda clasificación se justifica, ya que la mayoría de los casos, y una vez realizada la
contingencia que determino su apertura, el saldo de ellas, ya sea total o parcial, tendrá que
derivarse hacia cuentas de balance y resultados, o habrá necesidad de afectar estas por el
valor de dicho saldo.
Se puede apreciar por esta razón, que en las cuentas de orden cabe una clasificación
semejante a la que se tiene establecida para las cuentas de balance, para moverlas e
interpretarlas.
Es conveniente observar que esta regla no puede aplicarse cuando en algunos casos se abran
cuentas de orden que tendrán que cruzarse con otras cuentas de orden previamente abiertas.
Así también, es importante hacer notar que en ocasiones será fácil clasificar dentro de este
criterio solamente una cuenta de orden; pero en tal caso su correlativa se manejara en forma
contraria a la clasificada.
ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
En vista de que las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble, se deben
abrir siempre en grupos de cuando menos de dos, siendo la una correlativa de la otra y
debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo momento.
El saldo de una será siempre deudor y el de la correlativa, acreedor por igual cantidad.
De hecho es una característica invariable de las cuentas de orden, el que se establezcan en
grupos de dos, por lo que siempre habrá una cuenta de orden deudora y otra acreedora, a la
cual también se le puede llamar “contra cuenta”.
Para registrar determinada clase de operaciones a veces se requiere la apertura de mas de
dos cuentas de orden en un grupo; pero aún en estos casos, entre las cuentas que se abran,
existirá el movimiento compensado, así como igualdad de saldos, aun cuando de naturaleza
contraria.
MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
Una vez establecidas las cuentas de orden bajo los principios mencionados, el movimiento de
ellas puede realizarse de dos maneras:
A).- Movimiento directo.
Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es directo, cuando el asiento que se
practique en una de ellas tenga su replica en otra cuenta de orden y sin que intervengan
cuentas de balance.
Es decir, cuando al efectuarse un cargo a una cuenta de orden, el crédito, necesariamente,
corresponda a otra cuenta de orden, o viceversa.
B).- Movimiento cruzado.
Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna un cargo a
una cuenta de orden, con crédito a una cuenta de balance o de resultados y un crédito a una
cuenta de orden, con cargo a una cuenta de balance o de resultados.
Después de corridos ambos asientos, las cuentas de orden deberán mostrar
aunque de naturaleza contraria.
igual saldo,
Si en algún momento están descompensadas, desbalanceadas, es evidente que les falta algún
movimiento de regularización.
Los asientos en un grupo de cuentas de orden pueden cruzarse también con otro grupo de
cuentas de orden.
Si bien el movimiento directo es más fácil, se recomienda que en lo posible se operen por
movimiento cruzado, porque con esto se evitan olvidos en su manejo, además de que sirve
como auto prueba, ya que si al verificar la igualdad de saldos se observa una diferencia, saltara
mas a la vista, el movimiento faltante o mal aplicado.
Podríamos resumir, que a consecuencia de su típico movimiento, las cuentas de orden se
caracterizan por arrojar siempre saldos numéricamente iguales, aunque de naturaleza
contraria.
De no subsistir la igualdad en los saldos, quedaría demostrado, por este solo hecho, que los
asientos en que se hubieran afectado esta clase de cuentas, se han ejecutado en forma
incorrecta.
TITULO O NOMBRE DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
Para titular o nombrar las cuentas de orden, deberán observarse las reglas aplicables a
cualquier cuenta, ya sea de activo, de pasivo o de resultados, en el sentido de que el nombre
que se les designe deberá tener las siguientes características:
A).-.Que sea concreto.
Se pretende que no se utilicen palabras innecesarias; por el contrario, emplear solamente las
indispensables para dar una idea general de la clase o tipo de operaciones que se quiera
registrar en cada cuenta
B).- Que sea preciso.
Aunque esta íntimamente ligado con el punto anterior, este punto pretende que se obtenga la
mayor claridad, con el titulo o nombre de la cuenta, con el fin de que cualquier persona que lo
lea, pueda interpretar con facilidad el objeto y uso que se va a asignar a la cuenta.
Ahora bien, debido a su característica que las establece como recordatorios en forma contable
y dado que la contabilidad se lleva por partida doble, lo que impone la necesidad de abrirlas en
grupos cuando menos de dos en dos, en ocasiones no resulta fácil encontrar una
denominación adecuada que distinga la de saldo deudor de la de saldo acreedor.
Con la finalidad de evitar confusiones cuando no sea fácil darles titulo distinto, se permite
asignar a la segunda cuenta la misma denominación de la primera posponiéndole la palabra
“contra”.
Otra técnica, puede ser el jugar con las palabras de la primera cuenta, e invertirlas para
designar la contra cuenta.
PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE.
Aunque es bien conocido, que el balance de la empresa muestra invariablemente solo cuentas
de activo, pasivo y de capital, cuando han sido requeridas cuentas de orden, esta situación se
altera.
Es importante consignar en el balance las cuentas de orden, pues los interesados en la
empresa, no deben solo conocer sus derechos y obligaciones reales, sino también sus
derechos y obligaciones contingentes, toda vez que estos pueden influir eventualmente en el
futuro de dicha empresa, pues señalan expectativas favorables o adversas.
Las cuentas de orden, se deben presentar al calce del balance, después de cerrado y bajo el
epígrafe de “cuentas de orden“.
Se pueden seguir tres formas para hacerlo:
A).- Enumerarlas según su naturaleza.
Se anotan debajo del activo aquellas cuentas de orden que tengan saldo deudor, indicando el
nombre de las mismas y el saldo correspondiente; y debajo del pasivo y capital, las cuentas de
orden de naturaleza acreedora, mencionando también su nombre y el saldo respectivo.
B).- Enumerar solo las de saldo deudor.
Se omiten las de saldo acreedor, toda vez que están compensadas.
C).- Agruparlas dentro de la clasificación según su finalidad.
- - Valores ajenos
- - Valores contingentes y
- - Cuentas de registro
Se puede incluir entre los anexos del balance una relación pormenorizada de ellas.
La tercera forma es la más usual, pues se ahorra espacio y se hace mas clara la presentación
general del balance.
AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
Las cuentas de orden, al igual que cualquier otra cuenta de balance o de resultados, pueden
requerir y contener sub cuentas auxiliares para mayor detalle.
En el caso de cuentas de orden basta con abrir auxiliares para cada grupo de cuentas ( una
para cada par ) toda vez que tienen movimientos compensados.
EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES AJENOS.
Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer
el desarrollo de un caso para el registro de valores ajenos que con mas frecuencia se
presentan en empresas de tipo comercial.
MERCANCÍAS REMITIDAS PARA SU VENTA A UN COMISIONISTA
Las características generales de este tipo de operación, por lo que se refiere al comisionista, se
pueden sintetizar de la siguiente manera:
1.- El comisionista actúa a nombre y cuenta de la persona que le remite las mercancías, el
cual es referido como consignador, remitente o comitente.
2.- El comisionista deberá realizar los artículos que se le remitan, bajo las condiciones
previamente acordadas y establecidas. Condiciones relativas tanto al precio de las
mercancías como a los plazos o garantías que debe exigir en las ventas a crédito.
3.- El comisionista tiene la obligación de conservar las mercancías en buen estado,
implantando para tal efecto, todos los medios que sean necesarios para su debida guarda
y conservación.
4.- Por su intervención en la venta de las mercancías tendrá derecho a cobrar a su comitente
una cuota, previamente establecida denominada “comisión”, la cual, usualmente se
calcula a razón de un porcentaje, sobre el monto de las ventas realizadas.
5.- Periódicamente, o en fechas preestablecidas, deberá remitir a su comitente el producto de
las ventas, así como los informes necesarios, respecto de la existencia de mercancías en
su poder y los cobros y saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas a crédito.
Por las condiciones expresadas, es fácil comprender que las mercancías y demás valores que
el comisionista maneje en relación a las mercancías recibidas para su venta a comisión, son
valores propiedad del comitente; por lo tanto son valores ajenos al comisionista y este deberá
utilizar para su registro cuentas de orden que le permitan conocer, vigilar y controlar diversos
aspectos.
ALGUNOS ASPECTOS ESPECÍFICOS A CONTROLAR EN CUENTAS DE ORDEN.
1.- El costo total de las mercancías recibidas.
2.- El costo de las mercancías en existencia propiedad del comitente.
3.- El importe recaudado por concepto de ventas al contado.
4.- El importe de cobros obtenidos por concepto de ventas a crédito.
5.- El monto total de ventas a crédito
6.- El importe de saldos a cargo de los clientes
A efectos de cubrir estos aspectos, que abarcan la actividad del comisionista en lo que se
refiere al movimiento de las mercancías recibidas en comisión para su venta, los grupos de
cuentas de orden que deberán emplearse, bien podrían establecerse de la siguiente manera:
ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
I.- Grupo de cuentas de orden
a) Mercancías en comisión
b) Comitente cuenta de mercancías
II.- Grupo de cuentas de orden
c) Caja del comitente
d) Comitente cuenta de caja
III.Grupo de cuentas de orden
e) Clientes del comitente
f) Comitente cuenta de clientes
CONCEPTOS QUE CARGARAN Y ACREDITARAN LAS CUENTAS DE ORDEN.
Mercancías en comisión: será una cuenta de orden de naturaleza deudora y se cargara del
precio de costo de las mercancías recibidas del comitente.
Comitente cuenta de mercancías: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se
acreditara del mismo concepto de la cuenta “mercancías en comisión”.
En cualquier momento, ambas cuentas deberán arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza
contraria, representando el valor de las mercancías ( consideradas a su precio de costo ) en
poder del comisionista, pero cuya propiedad es del comitente.
Caja del comitente: será una cuenta de orden de naturaleza deudora, y tendrá por objeto
registrar el efectivo recibido por el comisionista, como producto de las ventas de contado y de
los cobros parciales efectuados por las ventas a crédito. Así también debe anotarse en esta
cuenta de orden, el importe de los gastos efectuados por cuenta del comitente y el de las
comisiones pagadas a favor del comisionista.
Comitente cuenta de caja: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara
de los mismos conceptos de la cuenta “caja del comitente”
Los saldos de estas dos ultimas cuentas deben ser numéricamente iguales, pero de naturaleza
contraria.
Clientes del comitente: será una cuenta de orden de naturaleza deudora, tendrá por objeto
registrar los saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas efectuadas a crédito.
Comitente cuenta de clientes: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se
acreditara del mismo concepto que la cuenta de “clientes del comitente”.
Igual que en los casos anteriores, estas dos ultimas cuentas contendrán invariablemente los
mismos saldos, pero de naturaleza contraria. Explicado el objeto de las cuentas de orden y su
naturaleza, supondremos algunas operaciones comunes efectuadas regularmente por un
comisionista, desde luego por cuenta de su comitente.
OPERACIONES COMUNES EN REGISTRO DE VALORES AJENOS.
El comitente “Muebles Tubulares, S.A. de C.V.” remite al comisionista “Mueblería del Angel,
S.A.” mercancías por valor de $ 10’000,000.00 (Diez millones de pesos 00/100 m.n.). Las
instrucciones son de venderlas, con un sobreprecio del 25% con respecto del precio de costo.
El comisionista, informa a su comitente el haber efectuado las siguientes operaciones:
1.- El 40% de las mercancías recibidas las realizo al contado por un precio de $ 5’000,000.00
(Cinco millones de pesos 00/100 m.n.).
El 40% de los diez millones de pesos recibidos en mercancías, representa cuatro millones
de pesos a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debió agregar un millón
de pesos para determinar el precio de venta de esas mercancías. Así, el precio de venta,
efectivamente fue de cinco millones de pesos.
2.- El comisionista indico que vendió a crédito, por la suma de $ 2’500,000.00 (Dos millones
quinientos mil pesos 00/100 m.n.), el 20% de las mercancías.
El 20% de los diez millones de pesos recibidos originalmente en mercancías, representa
dos millones de pesos, a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debió
agregar quinientos mil pesos para determinar el precio de venta de esas mercancías. El
precio de venta, corresponde exactamente con los dos millones quinientos mil pesos.
3.- Por las ventas a crédito, ha efectuado cobros por la suma de $1’500,000.00 (Un millón
quinientos mil pesos 00/100 m.n.).
4.- Reporta haber efectuado diversos gastos de almacenaje, conservación y publicidad que
representaron $ 15,000.00 (Quince mil pesos 00/100 m.n.).
5.- Reporta haber cobrado las comisiones relativas a las ventas realizadas. Las comisiones
pactadas fueron como sigue:
*Comisión por ventas de contado será del 4% s/precio de venta
*Comisión por ventas a crédito será del 3% s/precio de venta
6.- Reporta haber reembolsado al comitente, mediante giro bancario, el producto neto de las
ventas y de los cobros efectuados, es decir, una vez descontados los gastos y las
comisiones.
AFECTACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
1) Por el precio de costo de las mercancías recibidas del comitente:
Mercancías en comisión
$ 10’000,000.00
a Comitente cuenta de mercancías
$ 10’000,000.00
2) Por las mercancías vendidas de contado, por el comisionista, equivalentes al 40% de las
mercancías recibidas:
Caja del comitente
$ 5’000,000.00
a Comitente cuenta de caja
$ 5’000,000.00
3) Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancías vendidas al contado:
Comitente cuenta de mercancías
$ 4’000,000.00
a Mercancías del comitente
$ 4’000,000.00
4) Por las ventas a crédito, equivalentes al 20% de las mercancías recibidas:
Clientes del comitente
$ 2’500,000.00
a Comitente cuenta de clientes
$ 2’500,000.00
5) Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancías vendidas a crédito:
Comitente cuenta de mercancías
$ 2’000,000.00
a Mercancías del comitente
$ 2’000,000.00
6) Por los cobros efectuados sobre las ventas a crédito:
Comitente cuenta de clientes
$ 1’500,000.00
a Clientes del comitente
$ 1’500,000.00
6a) Por el producto en efectivo de los cobros efectuados:
Caja del comitente
$ 1’500,000.00
a Comitente cuenta de caja
$ 1’500,000.00
7) Por los gastos efectuados por el comisionista, por cuenta del comitente:
Comitente cuenta de caja
$ 15,000.00
a Caja del comitente
$ 15,000.00
8) Por el importe de las comisiones sobre las ventas de contado:
Comitente cuenta de caja
$ 200,000.00
a Caja del comitente
$ 200,000.00
8a) Por el importe de las comisiones sobre las ventas a crédito:
Comitente cuenta de caja
$ 75,000.00
a Caja del comitente
$ 75,000.00
8b) Por el importe de las comisiones ganadas por el comisionista:
Caja
$ 275,000.00
a Productos por comisiones
9) Por el reembolso en efectivo al comitente:
Comitente cuenta de caja
a Caja del comitente
$ 275,000.00
$ 6’210,000.00
$ 6’210,000.00
CUENTAS DE ORDEN EN EL LIBRO MAYOR.
Pasando los cargos y los abonos indicados en los asientos de diario, al libro mayor, las cuentas
correspondientes presentarían el siguiente movimiento:
Mercancías en comisión
Comitente
Cuenta de mercancías
1) 10’000,000.00 4’000,000.00 (3
2’000,000.00 (5
3) 4’000,000.00 10’000,000.00 (1
5) 2’000,000.00
10’000,000.00 6’000,000.00
6’000,000.00 10’000,000.00
Caja del comitente
2) 5’000,000.00
6ª) 1’500,000.00
15,000.00 (7
200,000.00 (8
75,000.00 (8a
6’210,000.00 (9
6’500,000.00 6’500,000.00
Clientes del comitente
4) 2’500,000.00 1’500,000.00 (6
Comitente
Cuenta de caja
7)
15,000.00 5’000,000.00 (2
8) 200,000.00 1’500,000.00 (6a
8a)
75,000.00
9) 6’210,000.00
6’500,000.00 6’500,000.00
Comitente
Cuenta de clientes
6) 1’500,000.00 2’500,000.00 (4
Productos por
Caja
8b) 75,000.00
Comisiones
275,000.00 (8b
COMENTARIOS AL EJEMPLO SOBRE REGISTRO DE VALORES AJENOS
1) Las cuentas de mercancías en comisión y comitente cuenta de mercancías, arrojan un saldo
deudor y acreedor, respectivamente, por un valor de $ 4’000,000.00 (Cuatro millones de
pesos 00/100 m.n.).
Este valor representa el precio de costo de las mercancías aun en poder del comisionista y
propiedad del comitente.
2) Las cuentas de caja del comitente y comitente cuenta de caja, aparecen saldadas.
Esto indica que el comisionista reembolsó la totalidad del efectivo a su comitente, como
producto neto de las ventas y de los cobros efectuados una vez descontados los gastos y
las comisiones.
3) Las cuentas de clientes del comitente y comitente cuenta de clientes, arrojan un saldo
deudor y acreedor respectivamente, por la cantidad de $ 1’000,000.00 ( un millón de pesos
00/100).
Esta cantidad equivale a los saldos pendientes de cobro, a cargo de los clientes del
comitente, por las ventas efectuadas a crédito.
4) Finalmente, la cuenta de “c a j a” y la cuenta de “productos por comisiones”, tienen un saldo
deudor y acreedor respectivamente por la cifra de $ 275,000.00 ( doscientos setenta y cinco
mil pesos 00/100 m.n.).
Esta cifra corresponde a las cantidades en efectivo cobradas por el comisionista a su
comitente, por concepto de comisiones, debido a su intervención en la venta de las
mercancías.
Este importe si afecta el activo y los resultados propios del comisionista, por lo cual, su
registro procede en cuentas de balance del comisionista.
Cabe hacer notar, que se utilizaron asientos con movimiento directo en el registro de las
operaciones.
Definitivamente, pudieron haberse utilizado en uno o dos de ellos el tipo de movimiento
cruzado, tanto entre solo cuentas de orden, como entre cuentas de orden y de balance.
EJEMPLO DE APLICACIÓN DE CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES CONTINGENTES.
Este caso de valores contingentes, se puede ejemplificar muy claramente en situaciones
donde hay necesidad de recurrir a reclamación de seguros.
A continuación se desarrollara un ejemplo relativo a la reclamación de seguros ante la
eventualidad de un siniestro.
CONTRATO DE SEGUROS DE RIESGOS.
Generalmente las empresas celebran contratos de seguros pretendiendo proteger su inversión
en activos, así, pueden celebrar contratos de seguros por diferentes conceptos o para
diferentes objetos, un caso común es por ejemplo el seguro de sus mercancías en existencia.
Mediante el contrato de seguro que se firma, el asegurado tiene la obligación de cubrir a la
compañía aseguradora, generalmente cada año, una determinada cuota, a la cual se le llama
“prima”.
La compañía aseguradora, tiene la obligación eventualmente de liquidar al asegurado, el
importe de las perdidas que hubiere sufrido por el robo o incendio de sus mercancías.
Se trata, pues, en este caso, de un tipo de operación en la cual, al celebrarse, para
el asegurado, el único aspecto que afecta sus valores de activo, es el pago de la “prima”,
no así el valor del contrato de seguro, que solamente afectara sus valores reales, siempre y
cuando se presente la contingencia del riesgo que dio lugar a dicho contrato.
En este caso como en el ejemplificado anteriormente para “valores ajenos“, es recomendable
que se registren las operaciones correspondientes que se deriven del contrato del seguro, a fin
de conocer el monto de las mercancías aseguradas, el importe de los daños sufridos por robo o
incendio, así como el importe de las reclamaciones que se acostumbra presentar a la
compañía aseguradora, como un tramite indispensable para lograr la indemnización de las
perdidas sufridas.
ASPECTOS ESPECÍFICOS A CONTROLAR EN CUENTAS DE ORDEN.
1.- El importe de las mercancías aseguradas.
2.- El importe de las mercancías incendiadas.
3.- El importe de las reclamaciones por el siniestro.
A efectos de cubrir estos aspectos, que abarcan las operaciones relativas, al funcionamiento
del contrato celebrado con la compañía aseguradora, los grupos de cuentas de orden que
deberán emplearse, bien podrían establecerse de la siguiente manera:
ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN
I.- Grupo de cuentas de orden
a) Seguros contra incendios
b) Seguros contratados
II.- Grupo de cuentas de orden
c) Reclamaciones presentadas
d) Reclamaciones en tramite
CONCEPTOS QUE CARGARAN Y ACREDITARAN LAS CUENTAS DE ORDEN.
Seguros contra incendios: será una cuenta de orden de naturaleza deudora y se cargara del
importe de los seguros contratados.
Seguros contratados: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del
mismo concepto de la cuenta “seguros contra incendios”.
En cualquier momento, ambas cuentas deberán arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza
contraria, representando el valor de los seguros contratados, como una eventual contingencia.
Reclamaciones presentadas: será una cuenta de naturaleza deudora y tendrá por objeto
registrar el importe de las reclamaciones realizadas en un momento dado a la compañía de
seguros, ante la eventualidad de una contingencia.
Reclamaciones en tramite: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara
de los mismos conceptos de la cuenta de “reclamaciones presentadas”.
Igual que en los casos anteriores, estas dos ultimas cuentas contendrán invariablemente los
mismos saldos, pero de naturaleza contraria.
Explicado el objeto de las cuentas de orden y su naturaleza, supondremos algunas
operaciones comunes efectuadas regularmente ante la eventualidad de que un siniestro se
presentase.
OPERACIONES COMUNES EN REGISTRO DE VALORES CONTINGENTES.
La empresa denominada “Sistemas y Equipos de computo, S.A.”, ha asegurado contra robo e
incendio el valor de sus equipos electrónicos en almacén, los cuales estima en la cantidad de
$50’000,000.00 ( Cincuenta millones de pesos 00/100 m.n.)
Liquida por concepto de prima anual, la suma de $ 50,000.00 (Cincuenta mil pesos 00/100 m.
n.)
Posteriormente, y dentro de la vigencia del contrato de seguro, ocurre un incendio en el
almacén de la empresa asegurada.
La empresa valúa sus perdidas en $ 20’000,000.00 (Veinte millones de pesos 00/100 m.n.),
que corresponden al valor de los equipos dañados y destruidos por el siniestro.
El asegurado, presenta su reclamación a la compañía aseguradora, por la cantidad
mencionada, como la perdida sufrida por la eventualidad suscitada con el incendio.
La compañía de seguros, previas investigaciones correspondientes, acepta la reclamación
solamente por la cantidad de $15’000,000.00 (Quince millones de pesos 00/100).
Conforme estas circunstancias se hayan presentado, se deberán ir reflejando fiel y
cronológicamente en los asientos de diario de la empresa, pretendiendo que en todo momento
las cuentas que intervengan, muestren los valores pertinentes en un instante de tiempo dado.
AFECTACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN Y DE BALANCE.
1) Por el importe del seguro contratado:
Seguros contra incendio
$ 50’000,000.00
$ 50’000,000.00
a Seguros contratados
2) Por el pago de la prima a la compañía de seguros:
Primas pagadas por anticipado
$ 50,000.00
a Caja
3) Por el valor de las mercancías incendiadas:
Mercancías incendiadas
a Almacén
$ 50,000.00
$ 20’000,000.00
$ 20’000,000.00
4) Por el importe de la reclamación presentada a la compañía de seguros:
Reclamaciones presentadas
$ 20’000,000.00
a Reclamaciones en tramite
$ 20’000,000.00
5) Por el importe aceptado como riesgo a cubrir, por la compañía de seguros:
Deudores diversos
(Cía. de seguros)
$ 15’000,000.00
a Mercancías incendiadas
$ 15’000,000.00
5a) Para ajustar las cuentas de orden por el importe de la reclamación aceptada:
Reclamaciones en tramite
$ 15’000,000.00
a Reclamaciones presentadas
$ 15’000,000.00
6) Por el importe cobrado en efectivo, por la reclamación aceptada:
Caja
$ 15’000,000.00
a Deudores diversos
( Cia. de seguros )
$ 15’000,000.00
7)
Por la perdida sufrida, a causa de la diferencia entre el valor real de las mercancías
incendiadas y el correspondiente a la indemnización recibida de la compañía de seguros:
Perdidas extraordinarias
$ 5’000,000.00
a Mercancías incendiadas
$ 5’000,000.00
8) Para liquidar las cuentas de orden establecidas para las reclamaciones presentadas y en
tramite:
Reclamaciones en trámite
$ 5’000,000.00
a Reclamaciones presentadas
$ 5’000,000.00
9) Para ajustar el saldo de las cuentas de orden establecidas por el contrato de seguro:
Seguros contratados
$ 15’000,000.00
a Seguros contra incendios
$ 15’000,000.00
CUENTAS DE ORDEN EN EL LIBRO MAYOR.
Pasando los cargos y los abonos indicados en los asientos de diario, al libro mayor, las cuentas
correspondientes presentarían el siguiente movimiento:
Seguros contra incendio
1) 50’000,000.00 15’000,000.00 (9
Reclamaciones presentadas
Seguros contratados
9) 15’000,000.00 50’000,000.00 (1
Reclamaciones en tramite
4) 20’000,000.00 15’000,000.00(5a
5’000,000.00(8
5a)15’000,000.00 20’000,000.00 (4
8) 5’000,000.00
20’000,000.00 20’000,000.00
20’000,000.00 20’000,000.00
Caja
6) 15’000,000.00 50,000.00 (2
Mercancías incendiadas
3) 20’000,000.00 15’000,000.00 (3
5’000,000.00 (7
20’000,000.00 20’000,000.00
Deudores diversos
Primas
pagadas por anticipado
2) 50,000.00
Almacén
20’000,000.00 (3
Compañía de seguros
5) 15’000,000.00 15’000,000.00 (6
Perdidas extraordinarias
7) 5’000,000.00
COMENTARIOS AL EJEMPLO SOBRE REGISTRO DE VALORES CONTINGENTES.
1) Las cuentas de seguros contra incendio y seguros contratados arrojan un saldo deudor y
acreedor, respectivamente, de $ 35’000,000.00 (Treinta y cinco millones de pesos 00/100 m.
n.).
Este valor equivale a la protección que tiene aun la empresa, el asegurado, sobre las
mercancías existentes en el almacén.
2) La cuenta de mercancías incendiadas es una cuenta transitoria que se estableció, con el
objeto de registrar el monto de las perdidas sufridas, mientras se obtenía de la compañía de
seguros, la indemnización de los daños causados por el incendio.
Una vez obtenida la indemnización y registrada la perdida neta sufrida por la empresa, esta
cuenta de referencia queda saldada.
3) Las cuentas de orden de reclamaciones presentadas y reclamaciones en tramite aparecen
saldadas.
Esto sucede, tan pronto como se haya registrado en ellas la cantidad aceptada por la
compañía de seguros y el importe de las perdidas netas sufridas por el asegurado, que
corresponde a la parte que no fue indemnizada por la compañía aseguradora.
4) Finalmente, la cuenta de perdidas extraordinarias arroja un saldo deudor de $ 5’000,000.00
(Cinco millones de pesos 00/100 m.n.) que corresponde a la perdida neta sufrida por el
incendio.
Esta perdida neta se registra, una vez obtenida por la compañía de seguros, la
indemnización correspondiente.
Como se puede observar, en este caso hubo varios movimientos que afectaron los activos y
resultados de la empresa, por lo que se afectaron cuentas de balance y desde luego las
cuentas de orden para registrar los valores que en un momento dado fueron contingencias
previstas y algunas que dejaron de serlo, como la reclamación de importes que el seguro
nunca acepto cubrir.
Cabe hacer notar, que se utilizaron asientos con movimiento directo en el registro de las
operaciones.
Definitivamente, pudieron haberse utilizado en uno o dos de ellos el tipo de movimiento
cruzado, tanto entre solo cuentas de orden, como entre cuentas de orden y de balance.
COMENTARIOS A LA APLICACIÓN DE CUENTAS DE ORDEN SOLO PARA REGISTRO O
RECORDATORIO.
Como se ha venido mencionando, además de los casos ya citados, las cuentas de orden se
emplean también para incorporar en la contabilidad algunos datos que tienen por finalidad el
registro de cierto tipo de operaciones, con carácter recordatorio.
Igualmente estas cuentas se utilizan en algunos casos, para el registro duplicado de ciertas
operaciones, a fin de comparar, por ejemplo, datos reales con datos estimados, o bien, para
llevar nota, por separado, de operaciones que, en su aspecto contable, se registran en
determinada forma y, en cambio, en su aspecto fiscal, deben ajustarse a las disposiciones de
las leyes respectivas.
Un caso típico de esta ultima clase de operaciones se puede citar el correspondiente a la
depreciación o demérito sufrido por las inversiones que constituyen el activo fijo de las
empresas, las cuales están representadas, por ejemplo, en los muebles y equipos en
general de oficinas, o en equipos de reparto, en edificios, etc.
De acuerdo con principios contables que rigen la materia, los bienes tangibles, paulatinamente,
bajan de valor, bien sea por el uso que se hace de ellos, por el simple transcurso del tiempo o
bien por obsolescencia.
Cualquiera que sea la baja que determine esta baja en el valor de los bienes tangibles, hay
necesidad de calcular la cuota que anualmente, debe considerase por concepto de
depreciación, siguiendo, al efecto cualquiera de los métodos conocidos.
Por otro lado las leyes en vigor establecen ciertas disposiciones para el calculo de la
depreciación fiscal, es decir, de las cantidades que para efectos de la determinación de la
utilidad gravable, son deducibles dentro del capitulo de los llamados gastos propios de la
empresa.
A este respecto, la ley del impuesto sobre la renta, establece que los empresarios están
autorizados a deducir, por concepto de depreciación anual, un porcentaje preciso, por ejemplo
10%, de los valores de su activo fijo.
COMENTARIOS A LA APLICACIÓN DE CUENTAS DE ORDEN SOLO PARA REGISTRO O
RECORDATORIO.
Este porcentaje que fija la ley no lo debe variar el empresario, salvo casos especiales, y
siempre y cuando se obtenga previamente la autorización de la S.H.C.P.
El problema que se presenta en la contabilidad del empresario es que, en algunos casos, la
depreciación contable se calcula en base de un porcentaje diferente al autorizado para efectos
fiscales, y por esta razón se hace necesario, además de registrar la depreciación en su aspecto
contable, llevar registro, para el mismo objeto, en el aspecto fiscal.
Es en este caso, donde la depreciación del activo fijo esta sujeta a un registro duplicado: uno
con fines esencialmente contables, que permita conocer el valor actual, real de mercado, de los
bienes clasificados en el activo fijo; y otro con fines fiscales, para determinar el importe que el
empresario tiene derecho a deducir de sus ingresos por concepto de depreciación de sus
bienes.
Las cuentas de orden requeridas para esta finalidad, podrían ser las denominadas a
continuación:
I.- Grupo de cuentas de orden
a) Activo despreciable
b) Inversiones sujetas a depreciación
Este grupo de cuentas de orden, bastaría para reflejar en ellas el valor sujeto a depreciación
con fines estrictamente fiscales.
Claro, que esta cuenta de orden, a su vez hace las veces de un recordatorio, respecto del valor
de activo fijo para efectos fiscales.
RESUMEN.
1.- Las cuentas de orden registran movimiento de valores cuando este no afecta el balance de
la empresa, pero que a pesar de ello y por un principio de “orden” es necesario consignar en
ellas.
2.- Los casos en que pueden abrirse las cuentas de orden son:
a) Para registrar valores ajenos
b) Para registrar derechos u obligaciones contingentes
c) Para registrar recordatorios
d) Para duplicar el registro de operaciones con fines de control o con fines de observar
un distinto punto de vista
3.- Las cuentas de orden se clasifican:
a) Para su presentación en el balance:
  Valores ajenos
  Valores contingentes
  Cuentas de registro
b) Para regir su movimiento e interpretación:
  Orden de activo
  Orden de pasivo
  Orden de resultados ( ingresos y egresos )
c) Una clasificación más simple puede ser:
  De orden deudora
  De orden acreedora
4.- Las cuentas de orden deben abrirse en grupos cuando menos de dos, la una deudora y la
otra acreedora, pudiendo ser mas de una por cada lado.
5.- Su movimiento y saldos, en todo tiempo estarán compensados entre cuentas deudoras y
acreedoras.
6.- Pueden afectarse:
a) Por movimiento cruzado, esto es, que al cargarlas y abonarlas se tengan como contra
cuentas las de balance o resultados.
b) Por movimiento directo, o sea, cargando una y abonando su correlativa.
7.- Las cuentas de orden se presentan al pie del balance, pero fuera de el.
8.- Requieren en ocasiones de un registro auxiliar, bastando solamente que sea el de la cuenta
deudora o el de la acreedora, pues por su movimiento compensado no es necesario el
auxiliar para las dos.
BIBLIOGRAFÍA.
Contabilidad general
Anzures, C.
Segundo Curso de Contabilidad
Lara Flores, Elías
Segundo Curso de Contabilidad
Sastrias F., Marcos
Contabilidad
Davison, Sydney
CUESTIONARIO.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
1)
¿QUÉ FINALIDAD TIENEN LAS CUENTAS DE BALANCE Y DE RESULTADOS?
2)
¿QUÉ FINALIDAD TIENEN LAS CUENTAS DE ORDEN?
3)
¿QUE SON LOS “VALORES REALES” DE LA EMPRESA?
4)
¿QUÉ SON LOS “VALORES CONTIGENTES?
5)
¿QUÉ TIPO DE OPERACIONES SE PRESTAN EN CUENTAS DE ORDEN?
6)
¿CÓMO SE CLASIFICAN LAS CUENTAS DE ORDEN?
7)
¿CÓMO SE ESTABLECEN LAS CUENTAS DE ORDEN?
8)
¿QUÉ CARACTERISTICAS EN CUANTO A SALDOS DEBE MOSTRAR CADA
GRUPO DE CUENTAS DE ORDEN?
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
17)
18)
19)
20)
9)
¿QUÉ TIPOS DE MOVIMIENTO SE PUEDEN REALIZAR EN CUENTAS DE
ORDEN?
10) ¿EN QUE CONSISTE EL TIPO DE MOVIMIENTO DIRECTO?
11) ¿EN QUE CONSISTE EL TIPO DE MOVIMIENTO CRUZADO?
12)
¿CUÁL TIPO DE MOVIMIENTO EN CUENTAS DE ORDEN ES MAS
RECOMENDABLE?
13) ¿CÓMO DEBEN NOMBRARSE LAS CUENTAS DE ORDEN?
14) ¿DÓNDE DEBEN PRESENTARSE LAS CUENTAS DE ORDEN?
15) ¿POR QUÉ DEBEN PRESENTARSE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL
BALANCE?
16) ¿CÓMO DEBEN PRESENTARSE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE?
17) ¿SE PUEDEN USAR AUXILIARES DE CUENTAS DE ORDEN?
18) ¿QUÉ VIGENCIA TIENEN LAS CUENTAS DE ORDEN?
19) ¿CON QUE OTRO NOMBRE SE CONOCEN LAS CUENTAS DE ORDEN?
20) ¿SE REQUIEREN ANEXOS EN EL BALANCE DE CUENTAS DE ORDEN?
http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/R/Ruiz%20JesusCuentas%20de%20orden.htm