Informe del vendedor (1)

Informes del vendedor:
Aprendiz: Erika Johanna Arango
Instructor:
María del Pilar Olarte
Dirección de ventas
329594
Fecha:
11 de octubre de 2012
SENA
Centro de Comercio Y Servicios
Pereira – Risaralda
Informes del vendedor:
En los informes de los vendedores son importantes porque así los vendedores tienen
la oportunidad de analizar cómo les ha ido a lo largo del tiempo y como les esta yendo
actualmente y si llegaran a encontrarse en una situación actual difícil tienen la
oportunidad de mirar los informes pasados y así poder darse cuenta en que están
fallando y poder de tomar decisiones para mejorar su situación actual.
Los informes del vendedor también sirven para que los supervisores se den cuenta de
cómo sus vendedores están distribuyendo el tiempo durante sus ventas si lo están
haciendo bien o si por el contrario están perdiendo el tiempo.
Al diseñar un informe, lo primero que debe decidirse es su propósito. ¿Qué clase de
información busca el gerente? ¿Utilizará el informe como una especie de vigilante
territorial que se asegura de que los vendedores trabajen todo el día? En este caso, se
requiere de muchos informes del tipo de los que mencionan cada visita, la hora en que
se realizó, a quién se visitó y qué se dijo. Deberá haber espacio suficiente para anotar
tanto las visitas como las llamadas por teléfono. A manera de verificación, se incluye el
kilometraje entre visitas.
Cuando es preciso verificar los informes de visitas
Cuando el gerente tiene fuertes sospechas que un miembro de su equipo no se esta
forzando lo necesario en su trabajo, de pronto el vendedor este realizando bien su
trabajo, pero el gerente se da cuenta de que el nivel de actividad en ese territorio no es
el mejor, es en estos casos donde es preciso verificar los informes de visitas.
Seis señales que indican un informe de visitas falso
1. Las ventas en el territorio han fracasado continuamente durante los últimos meses.
La tendencia hacia abajo en este territorio es contraria a lo que se experimenta en
otros territorios.
2. Los pedidos que se presentan provienen de clientes de cartera. No se han abierto
cuentas nuevas.
3. Los nuevos productos de la empresa no se han vendido a clientes de cartera.
4. Si el gerente acompaña al vendedor mientras trabaja en el territorio, sólo visitan
clientes y contactos existentes. El vendedor nunca presenta al gerente con un nuevo
prospecto.
5. El vendedor no parece estar familiarizado con su territorio, la distribución de la
oficina del cliente ni con el cliente mismo.
6. Conforme el vendedor lleva al gerente con los distintos clientes, éste se da cuenta
de que las personas que visitan son las más accesibles y no quienes toman las
decisiones.
POR QUÉ DEBEN REVISARSE LOS INFORMES EN FORMA PERIÓDICA
Los sistemas y formas de los informes deben revisarse cada seis meses
aproximadamente. ¿Indican al gerente lo necesario? ¿Los miembros del equipo
invierten un tiempo valioso llenando formas para que sólo se archiven? ¿Envía el
gerente información poco relevante a sus superiores? ¿Se distribuyen copias entre
personas a quienes no les interesan?
QUÉ INFORMES SON NECESARIOS
Los gerentes deben diseñar informes que proporcionen el tipo de información vital
para las operaciones de ventas: informes que indiquen a los gerentes lo que quieren
saber y en el momento en que lo deseen. La mejor forma de crear este sistema es
mediante la eliminación de informes inútiles.
Los informes deben de contener:
Portada: Datos personales del escritor o autor.
Índice: En esta parte van señaladas todas las partes del informe y el total de páginas
que contiene.
Introducción: Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a estudiar.
Cuerpo: Es la información principal y completa del tema.
Conclusiones: Se incluyen los resultados más importantes que permiten responder
las interrogantes planteadas.
Nombre, dirección, razón de la pérdida, competidor, cantidad y monto del pedido que
se perdió.
Tipos de Informe:

Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y
riguroso; pertenecen a la categoría de “memorias científicas”.

Técnicos: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre temas
de sociología, antropología, psicología social, etc.; su lenguaje es accesible, pero
mantiene el rigor de la investigación científica.

De divulgación: destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una
persona de mediana cultura.

Mixtos: destinados tanto a instituciones como al público en general; su
lenguaje se adapta al de ambos grupos de destinatarios.

Informe formal: tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y
plazos ya establecidos por la empresa o institución (Preliminar, en marcha,
final, diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual)

Monografía: Es un informe sobre un asunto limitado que se ha investigado
académicamente según un método científico o técnico, es la expresión del
resultado de esa investigación. Se usa en las escuelas y especialmente en las
Universidades. (Al ser un informe complejo, la monografía tiene sus propias
reglas y estructura que lo diferencia de los demás ejemplos. Posee sus propios
pasos, presentación, tipo de letras y márgenes, etc.)

Tesis: Designa la proposición que se mantiene con razonamiento para llegar a
una conclusión válida, fundada.

Orales: Finalmente cabe decir que los informes de todo tipo pueden ser
escritos, pero también pueden ser orales.

Informe de ventas nuevas: Datos del comprador y del producto que compró.

Informe de tiempo de trabajo del vendedor al día: visitas y
desplazamientos.

Informe de pedidos: datos del pedido, condiciones de pago Informe de
devoluciones

Informe de prospectos.

Informe de gastos.
Los resultados del análisis efectuado no sólo permiten fijar objetivos para la próxima
visita, sino también cambiar la estrategia, modificando, si es necesario, el enfoque de
la venta. En este cuadro veremos el formato del informe de ventas de un vendedor.
El informe detallado:
Es posible diseñar informes de visitas cuya elaboración requiera diez minutos o dos
horas de trabajo. Para algunos gerentes es suficiente un comentario breve y para otros
un informe de dos páginas. El informe detallado explica paso a paso lo que los
vendedores hacen cada día. Es fácil comprobar su veracidad porque es difícil
falsificarlos. El problema es que requieren mucho tiempo para llenarlos y, algo más
importante aún, el gerente debe invertir tiempo en leerlos lo cual lo puede hacer
perder su tiempo, ya que, podría invertirlo en otras funciones.
Informes de ventas: parámetros y modelos
Una de las fases más importantes en el proceso de compraventa es el análisis que
hacemos cuando finalizamos las visitas. Es evidente que después de cada visita hay
que analizar las posibilidades de cerrar la venta y evaluar, especialmente, el desfase
existente entre lo que habíamos previsto y lo que ha sucedido en realidad. Es
imprescindible llevar a cabo esta fase, sobre todo con clientes importantes, aunque si
se dispone de tiempo para hacerlo, es conveniente ponerla en práctica con todos los
clientes posibles.
*Modelo de informe de venta: