ERP: ¿Éxito o fracaso

ERP: ¿Éxito o fracaso?
Introducción:
En el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir una
relación e interacción muy fuerte entre los productores y sus clientes. Esto significa
que, para producir bienes y/o servicios de calidad según los requerimientos del cliente,
y cumplir con despachos al tiempo pedido y de forma rápida, la empresa debe
mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes. EN orden de lograr estos buenos
despachos, bajar los tiempos morosos y perdidos dentro de la producción y mejorar la
eficiencia y efectividad de su andar, los productores necesitan tener una
administración, y mas que eso, una planificación y sistema de control eficiente que
permita una muy buena sincronización y planificación en todo el proceso de
organización. Hoy, sin embargo, el desafío es intenso y requiere una fuerte integración
en la cadena de valor. Enterprise Resource Planning es una herramienta de estrategia,
que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y
sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de
ganar una competitividad en el turbulento ambiente de los negocios.
ERP:
“Un sistema de información para la gestión ERP se puede definir como una aplicación
de gestión empresarial que integra el flujo de información, consiguiendo así mejorar
los procesos en distintas áreas (financiera, de operaciones, marketing, logística,
comercial, recursos humanos…). Así, los objetivos principales de los sistemas ERP son:
1. Optimización de los procesos empresariales.
2. Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la
organización.
4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
5. Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.”[3]
Algunos factores a considerar para implementar un ERP:
- Se debe definir claramente el objetivo y visión del proyecto de negocio
- Contar con el equipo adecuado para la implantación de proyecto, así como la persona
que tomará el rol de líder del proyecto.
- Capacitación continua no solo tecnológica
- Adaptación a los programas existentes (integración del back-oficce y del front-office),
- Realizar un Plan de trabajo bien definido
- Tener asesoría de expertos y hacer benchmark de empresas que ya cuenten con este
tipo de herramientas ya integradas.
- La implantación de este tipo de tecnología requerira un cambio organizacional y se
debe tener muy encuenta el tipo de cultura de la empresa.
- Dar seguimiento a la implantación
¿Paraíso o el Infierno?
Se debe tomar en cuenta que la solución ERP es una herramienta en la que su éxito
depende del capital humano, de la organización transmita sus necesidades a los
encargados de la implantación y que a su vez exista un compromiso formal por parte
de la alta dirección para minimizar posibles fracasos. Como todos sabemos la solución
ERP no es una varita mágica que hará a un negocio mejor si no que se requiere de un
gran esfuerzo de toda la organización para poder asegurar una implantación con éxito.
Algún experto en este tema afirma que "el éxito de una buena implantación no es una
tarea fácil, porque los hábitos de cada departamento tienden a no querer ser
modificados en el nuevo sistema, pero lo más importante es que la organización
deberá adaptarse a la solución ERP y no al revés." Y reconoce que "el ERP se implanta
en un marco de numerosos conflictos y que los problemas encontrados no están
relacionados con la tecnología si no que son casos en los que falta el ingrediente más
importante: liderazgo."
Entre las razones principales por las que una implantación falla se encuentran las
siguientes:
- Datos inexactos: Las actividades de depuración y mantenimiento a los datos son
estratégicas, pues constituyen una parte importante de las condiciones de éxito de
todo el proyecto de implantación, para evitar la migración de datos no confiables
- Los paquetes de software que no cubren las necesidades reales del negocio:
Es importante identificar los procesos del negocio que serán “maceados” para la
elección de la mejor solución que conviene a la empresa, pues existen sistemas
económicos que no cuentan con la funcionalidad esencial para la empresa, lo cual se
traduce en una adquisición de alto costo y ningún beneficio para el negocio.
- Falta de involucramiento de todas las partes: Es común que, al implantar un
software, sólo se involucre el área de tecnología de información, por lo que quieren se
sientan excluidos pudieran sabotear el proyecto de modo involuntario intencional.
- Salida del patrocinador: Debido a la larga duración de un proyecto de
implantación, existe un alto riesgo de un cambio de administración con lo que pudiera
existir una seria interrupción en el proyecto.
- Capacitación insuficiente: Es importante que todos los usuarios reciban un nivel
suficiente de entendimiento del software y de los nuevos procesos y procedimientos
operativos del negocio.
- Uso ineficiente de consultores: Muchas organizaciones tratan de implantar
sistemas sin la ayuda de profesionales con experiencia en la implantación de dichos
sistemas. Es muy posible obtener ayuda en la implantación sin perder la “propiedad”
del proyecto.
- Administración del cambio no ejecutada o de manera insuficiente: Se debe
recordar que en cualquier implementación se afectará de manera importante la forma
de trabajar, por lo tanto, es necesario que todas las personas de la organización pasen
por un proceso de cambio, lo cual debe ser realizado metodológica e intensamente,
para obtener la mejor cooperación de la gente.
Dichas causas ocasionan generalmente el fracaso de un ERP en una organización, sin
embargo, el evitar los aspectos mencionados anteriormente beneficiará a la empresa al
obtener un excelente resultado del ERP y con ello, éxito total en la producción y
administración de la misma.
Conclusión
La tecnología ha ocupado un lugar muy importante en las organizaciones ya que ha
permitido que sus procesos sean más efectivos y eficientes. El contar con tecnología
que se adapte a los cambios constantes que se generan, es una ventaja competitiva
que hace que las organizaciones sigan teniendo presencia en el mercado.
Con la aparición de herramientas tecnológicas como los son los ERP que permiten la
integración de la información, las empresas se ven beneficiadas en la administración
de sus procesos. Se debe de tomar en cuenta no solo el factor tecnológico sino
también el tipo de organización, su giro, su misión, su visión, la cultura, las
características generales de la empresa, ya que conociendo estos factores se puede
determinar con mayor exactitud lo que realmente se desea cumplir con la implantación
del sistema.
Es importante señalar que la correcta implantación de un ERP conlleva incrementos
radicales de productividad así como la posibilidad de tener mejor información en la
toma de decisiones.
La implantación de un ERP, es una decisión que la empresa toma no sólo para obtener
pequeños resultados sino resultados que realmente trasciendan en el crecimiento de la
empresa, un ERP no es una moda más de la economía actual sino una necesidad
tecnológica que día a día se esta presentando en muchas empresas y es por ello la
necesidad de conocer los alcances y limitaciones de software de este tipo.
Algunos de los ERP más comunes son los siguientes: SAP, J.D. Edwards, BaaN, People
Soft, Exactus, Oracle, Platinum, Solomon, Micro, SIP, (estos últimos sólo cubren
funciones de administración y nóminas).
Por último podemos generalizar el términos ERP a software empresarial, comentando
que son las aplicaciones de software que permiten a una empresa automatizar sus
operaciones y sus características principales son que todas las funciones están
relacionadas entre sí.
Con la información que aquí se presenta se puede estar más informado de lo que es un
ERP y los alcances de este, se puede profundizar en el tema e investigar los
requerimiento para implantar un ERP en una organización, las compañías que se
dedican al desarrollo de estas herramientas como los que se mencionaron con
anterioridad, así costos, entre otros; para así hacer posible una implantación exitosa
que conduzca a generar valor a la empresa.
Bibliografía:
1. Más allá de la integración de los procesos internos de su empresa: ERP en el Web.
Sábado, 1 de julio 2000, la Red, Claudia Cerezo,México D.F.
2. El futuro del ERP para el mercado intermedio, jueves, 1 de junio 2000, Steven E.
Reyes, México D.F.
3. Juan Carlos Gamero Escoto. “ERP en América Latina”. Articulo digital. Junio 2001.
Consultado en: http://www.limanet.hn/Enterprise_Resource_Planning.htm
4. Agencia Notimex. “UN RETO EL APROVECHAMIENTO DE SOLUCIONES
TECNOLOGICAS EMPRESARIALES”. Artículo digital. Impreso el 13 de mayo. Consultado
en: http://mx.news.yahoo.com/030513/7/10vzx.html
5. Anónimo. “Inteligencia de Negocios y los ERP's”. Articulo digital. Diciembre 2001.
Consultado en: http://www.gopac.com.mx/bi/bierp.htm
6. Anónimo. “Solución ERP de iECS”. Articulo digital. Consultado en:
http://www.pronet-ise.com/erp.htm