Control interno y administración del riesgo

TEMA:
Material de Apoyo N° 7
Fecha:
Preparado por:
PRUEBAS DE AUDITORIA
Pruebas de Auditoria.
25 – Marzo - 2011
Rodrigo Alarcón – Antonino Bahamonde
LAS PRUEBAS DE AUDITORÍA
El examen de auditoría, requiere que el
auditor obtenga la evidencia necesaria que le permita asegurarse de que las
transacciones, registros contables y saldos de los estados financieros son
verdaderos y exactos. Para ello hace uso de las pruebas de auditoria.
PRUEBAS CUMPLIMIENTO
Son aquellas pruebas que diseña el auditor
con el objeto de conseguir evidencia que permita tener una seguridad razonable
de que los controles internos establecidos por la empresa auditada están siendo
aplicados correctamente y son efectivos. Por lo tanto, las pruebas llevadas a cabo
para comprobar que el sistema de control interno funciona correctamente se las
denomina pruebas de cumplimiento.
Si el auditor considera que el sistema de
control interno no le ofrece garantías, porque no existen controles esenciales o
porque, aunque existen en teoría, no funcionan en la realidad, se verá obligado a
enfocar todo su trabajo mediante la aplicación de pruebas sustantivas que le
permitan obtener evidencias de las características indicadas anteriormente. De ahí
la gran importancia que tiene el estudio y evaluación preliminar del sistema de
control interno y la corroboración posterior de su funcionamiento.
EJEMPLO:
COMPLEJO ASISTENCIAL
MACROPROCESO ABASTECIMIENTO
PROCESO ADQUISICIONES
FLUJO ADQUISICIONES DE FARMACIA
Requerimiento Farmacia
(Quimico Farmaceutico)
Unidad de Compra
Supervisor de Compras
Bodega y Almacenamiento
1
Inicio
3
Recibe requerimiento
Químico
farmaceutico revisa
la bodega
Efectúa requerimiento
de insumos que
necesita
Autoriza emisión de Orden
de Compra
Jefe Unidad Procede a
dar V° B° a dicha
Solicitud
Departamento de Contabilidad
1
3
Recibe Orden de
Compra
Verfica disponibilidad
presupuestaria
Fin
Autoriza Orden de
Compra
4
Fin
2
Remite solicitud a algún
funcionario de la Unidad
Proveedor
Recibe Orden de
Compra
Fin
Proveedor remite pedido al
comprador
6
Recibe mercaderías
Procede a Generar Orden
de Compra en el Portal
Recibe existencias y
Factura
Remite Factura
1
7
Coteja existencias entre
la orden de compra y la
factura
www.mercadopublico.cl
Fin
4
Recibe antecedentes de
abastecimiento
Genera el ingreso
2
Orden de Comprar es
enviada al proveedor y a
bodega
Procede al devengo.
6
Genera la salida a la
Unidad de Farmacia
3
Remite antecedentes
Abastecimiento control
documental [1]
Fin
5
5
Recibe antecedentes de
Bodega
Coteja Recepción con
Factura y Orden de compra
Remite antecedentes a
Contabilidad.
7
[1] Remite factura a la unidad de abastecimiento para su cotejo y revisión
documental.
a).- Riesgo: Que el requerimiento de los insumos no sea visado por el jefe de la
Unidad de Compra.
Control: El químico farmacéutico, revisa la bodega verificando que no existan los
insumos requeridos, luego procede a formular el requerimiento formal de los
insumos, a través de una solicitud de insumos, la cual es enviada a la unidad de
compra para que sea visado por el jefe de la unidad, quien revisa dicho
requerimiento, verifica los listados de stock de bodega cerciorándose que dichos
insumos no se encuentran en bodega y procediendo a dar el visto bueno al
requerimiento.
Prueba de Control: Se verificara que todas las solicitudes de insumos se
encuentren con el visto bueno del jefe de la unidad de compra, solicitando también
los listados de bodega y verificando que los insumos requeridos se encuentren con
stock cero, dichos listados deberían estar en poder del jefe de la unidad como
respaldo del trabajo realizado.
b).- Riesgo: Que la orden de compra se haya realizado sin la autorización
correspondiente.
Control: El jefe de la unidad de compras luego de dar visto bueno a los
requerimientos de insumos, procede a remitir la solicitud a algún funcionario de esa
unidad para que proceda a generar la orden de compra en el portal, la cual, es
revisada por el supervisor de compras quien autoriza la emisión de la orden de
compra. Luego de ser autorizada el funcionario de la unidad de compra la envía al
proveedor y a bodega.
Prueba de control: Se verificara que las órdenes de compras se encuentren
autorizadas por el supervisor de compras y que exista algún respaldo de la revisión
de la orden de compra v/s la solicitud de requerimiento.
c).- Riesgo: Que no se identifiquen los responsables en los procesos de las
compras.
Control: El servicio posee un procedimiento claramente identificado en cuanto al
proceso de adquisiciones, dado que, existe la unidad de compra quien se encarga
de recepcionar los requerimientos de insumos y el jefe de la unidad debe dar el visto
bueno a dicho requerimiento, luego se confecciona la orden de compra la cual es
visada y autorizada por el supervisor de compras y a su vez es enviada a
contabilidad y finanzas para que se verifique la disponibilidad presupuestaria y
proceder a autorizar la orden de compra. Luego de pasar por todas las
autorizaciones correspondientes es enviada al proveedor y a bodega.
Prueba de control: Se seleccionaran las compras del mes de enero, julio y
diciembre, y se coteja que las ordenes de compras cuenten con todas las
autorizaciones y visaciones, según lo señalado por el servicio en la descripción del
control.
d).- Riesgo: Que se paguen bienes inexistentes o que no hayan sido recibidos.
Control: El encargado de bodega recibe la orden de compra y la archiva según el
mes que corresponda, luego al momento de recepcionar los insumos procede a
cotejar los insumos con la orden de compra, guía de despacho y la factura, de existir
diferencias estos son devueltos al proveedor, de lo contrario se ingresan al sistema
de abastecimiento asignándole un código de inventario y por ultimo genera la salida
a la farmacia según consumo realizado a través del sistema.
Prueba de control: Se solicitara detalle de las compras realizadas durante el mes
de junio, se seleccionaran aquellas compras más significativas, con el fin de revisar
que exista el documento contable (factura) y su respectiva orden de compra,
comprobando que no existen diferencias entre ellas. A demás se solicitara detalle del
inventario de insumo, con el objeto de verificar que hayan sido recepcionados
conforme a lo estipulado en el control antes señalado.
PRUEBAS SUSTANTIVAS
OBJETIVO
Se efectúan procedimientos sustantivos
de auditoría para responder a nuestra evaluación del riesgo de que ocurran
errores e irregularidades significativos con respecto a cada objetivo de auditoría
que sea relevante a los saldos de cuentas, clases de transacciones y revelaciones
que sean significativos.
¿CUANDO SE REALIZAN?
Se efectúan después de la Evaluación del
Control en donde evaluamos el impacto de los controles en nuestro enfoque de
auditoría planeados, confirmamos si vamos a adoptar un enfoque de controles o
sustantivo con respecto a cada objetivo de auditoría y evaluamos el riesgo de que
ocurran errores e irregularidades significativos basados en los resultados de
nuestro procedimientos de Evaluación del Control.
La naturaleza de estas pruebas se refiere
a procedimientos analíticos o pruebas de detalle.
En cambio, la extensión, tiene relación
con la cantidad de un procedimiento específico a realizar.
PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUSTANTIVOS
Consisten
en la evaluación de
información financiera a través de un estudio de relaciones posibles entre datos
financieros y no financieros. Incluyen la investigación de fluctuaciones
y
relaciones que son inconsistentes con otra información relevante o que se
desvían significativamente de las cantidades esperadas.
Cuando se utilizan:



Identificamos los factores claves
Establecemos y corroboramos nuestras expectativas
Comparamos los montos reales con nuestras expectativas y se debe concluir.
Para objetivos de auditoria con riesgos
significativos, los procedimientos analíticos por si solo no entregan evidencia
suficiente de auditoria.
PRUEBAS DE DETALLE
Las Pruebas de Detalle son la aplicación
de una o más técnicas diversas, tales como inspección de registros o documentos,
inspección de los activos tangibles, observación, indagación, confirmación,
repetición de cálculos o repetición de las partidas o transacciones individuales,
que constituyen un saldo de cuenta, una clase de transacciones o una revelación.
Cuando
efectuamos
las
pruebas
de
detalles podemos optar por:



Probar la población completa.
Seleccionar partidas que tengan características específicas para las pruebas.
Seleccionar una muestra representativa.
EJEMPLOS:
Proceso abastecimiento
Objetivo auditoría:
Verificar
la
correcta
recepción,
almacenamiento y pago de los medicamentos adquiridos durante el año 2010.
ETAPAS
PROCESO
Riesgos
Controles
Pago y
contabilización
Que
las Que no reciban
Que se paguen
Pérdida
de
Sobre
stock compras no se todos
los
facturas
sin
medicamentos
medicamentos realicen
de medicamentos
revisión previa de
en bodega
acuerdo a la ley comprados
antecedentes
Requerimiento
Licitación
No se
identificaron
Usuario revisa
consistencia de
Perfiles
factura, orden
Mercadopublico de compra y
productos
recibidos
¿Control mitiga
riesgo?
NO
Pruebas de
cumplimiento
(para el período
auditado)
Resultado de
prueba
Consecuencia
N/A
Recepción
SI
Almacenamiento
Inventarios
mensuales por
Unidad Finanzas
y Auditoría
Interna
Se revisan la
consistencia de
orden de compra,
documento de
recepción y factura
antes de cursar
pagos
SI
SI
SI
1) Considerando
1) Seleccionar
que ese control es
1)
Como
su
una muestra de
diario
se
1) Existencia de
control
es
bienes
selecciona
una
perfiles
para
mensual, se va a
adquiridos,
en
muestra de 10
compradores y
solicitar
dos
base
a
la
comprobantes de
supervisores
informes
de
periodicidad del
egresos
inventarios
procedimiento
(periodicidad del
control)
2)
Comprobar 2)
Comprobar
2) Comprobar que
que
tales que
tales
todos
los
usuarios
documentos
comprontes
correspondan a contengan
2) Comprobar si tengas
las
personas
del evidencia sobre existen
visaciones
Hospital
la recepción
diferencias
correspondientes
3) Seleccionar 3) Verificar que
3)
Cada
una
muestra dichos
comprobante
compras (criterio documentos
3) Verificar si tenga
la
periodicidad) y señalados en el han
sido documentación de
validar el uso de control
sean corregidas
o respaldo señalada
tales perfiles.
consistentes.
aclaradas
en el control
Se
utiliza Varios
correctamente documentos
No han sido Se cumple con
N/A
año 2010
inconsistentes
aclaradas
procedimiento
Riesgo control Riesgo control
Riesgo de
Riesgo de control Riesgo de control
alto
bajo
control alto
alto
bajo
Alcance prueba
Mayor
sustantivas
Menor
Mayor
Mayor
Menor
ETAPAS
PROCESO
Requerimiento
Licitación
Recepción
Almacenamiento
Pago y
contabilización
1) Inventario a
bodegas con un
mayor alcance
de productos y
1) Seleccionar
verificar fecha
una muestra de 1)
seleccionar
de vencimiento
compras
una muestra de
en todos ellos
realizadas.
compras
Pruebas
sustantivas
2) Verificación
con pacientes y
farmacia sobre
medicamentos
entregados
(que no estén
vencidos)
2) cuando se
1) La revisión de
revisen
las
1) Se va a
este tema, en la
licitaciones
efectuar
muestra
asociadas,
se
inventario con un
seleccionada,
2) Se va a
debe validar que
alcance mayor
debe ser de un
seleccionar
una
los plazos de
menor alcance
publicación se muestra mayor
cumplan con la para comprobar
que todo lo
ley.
solicitado se
3) Para dicho haya recibido
tema
en
particular,
el
alcance
de
pruebas va a ser
menor