Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid DE KINAL/UNIS
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Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid CURSO DE ADMINISTRACIÓN DEL TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO DE KINAL/UNIS El curso de Administración se divide en ocho clases (dos por cada trimestre) 5 de ellas se refieren de forma directa a las funciones del proceso administrativo: Planeación, organización, integración, dirección y control. Las tres restantes van en este orden: La primera, Fundamentos de administración sienta las bases sobre las que trabajaremos el resto del curso. La tercera de las ocho brinda varias herramientas: contables de planeación y mercadeo. Y en la última se pone en práctica el contenido del curso, sintetizándolo en un plan de negocios. Cada clase será evaluada en la fecha indicada, la última será mediante un plan en el que deberá reflejar el aprovechamiento práctico de las clases recibidas. TRIMESTRE I CLASE FUNDAMENTOS DE ADMIISTRACIÓN PLANEACIÓN Y MÉTODOS DE PRODUCCIÓN EXAMEN FINAL 1 de marzo II HERRAMIENTAS DE PLANEACION, CONTABLES Y MERCADEO 17 mayo II ORGANIZACIÓN 21 de junio III INTEGRACIÓN y RRHH 26 de julio III DIRECCIÓN Y SERVICIO 30 de agosto IV CONTROL Y CALIDAD 4 de octubre IV PLAN DE NEGOCIO 15 de noviembre I 5 de abril 1 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid CLASE 1 Introducción, contenido y evolución del pensamiento administrativo INTRODUCCIÓN: Existe una discusión sobre si la administración es un arte o una ciencia. Es un arte en cuanto la capacidad de ejecutar lo propio del administrador; como lo sería el ejecutar un instrumento musical, jugar al futbol o practicar una operación de corazón. También es una ciencia, pues hay todo un conocimiento organizado que ayuda a la práctica. Ambas: ciencia y arte se complementan. Este conocimiento empezó a sistematizarse, como veremos por Frederick Taylor (1856-1915) y desde entonces ha evolucionado continuamente; uno de últimos maestros reconocidos es Peter Drucker (1909-2005) escribió más de treinta y cinco obras sobre el tema y asesoró empresas en USA (General Motors) y en Europa. Estudiaremos esta apasionante materia, en el cuso de Administración a lo largo de cuatro trimestres, donde revisaremos dos clases en cada uno de ellos. El objetivo es conocer los principios de administración, las funciones del administrador y algunas herramientas para ponerla en práctica. Con el fin de mejorar nuestro trabajo profesional donde lo desempeñemos; quizá también pueda servir para que alguno de nosotros se atreva a impulsar la empresa que lleva en mente. De cualquier forma este curso nos servirá seguro para administrar mejor los recursos propios o ajenos de los que tengamos que responder. EL CONTENIDO Seguiremos un planteamiento común de organizar la materia en base a las funciones del administrador más el aporte propio del esquema que se ha venido utilizando desde hace algunos años en el TSU de KINAL/UNIS. Cada trimestre tenderemos dos clases que son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. FUNDAMENTOS DE ADMIISTRACIÓN PLANEACIÓN Y MÉTODOS DE PRODUCCIÓN HERRAMIENTAS CONTABLES, DE PLANEACION Y MERCADEO ORGANIZACIÓN INTEGRACIÓN Y DESRROLLO DEL PERSONAL DIRECCIÓN Y SERVICIO 2 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid 7. CONTROL Y CALIDAD 8. PLAN DE NEGOCIO En el primer trimestre sentaremos las bases mediante los conceptos fundamentales y nos introduciremos el inicio de todo proceso administrativo: planear y fijar los objetivos a alcanzar así como los métodos para lograrlo. En el segundo daremos herramientas contables y de planeación como son: el presupuesto, los planos, el flujo de fondos y algunos elementos de mercadeo y ventas. Los siguientes dos trimestres seguiremos con las funciones administrativas con énfasis en el desarrollo de las personas, elemento primordial en las organizaciones, el servicio que algunos, como Joan Ginebra, consideran otra forma de dirigir y la calidad como resultado del control. EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO: Antes de ver hablar de las personas que han influido en el desarrollo de la administración revisemos, a la luz del libro de Harold Koontz: Administración, una perspectiva global, algunos conceptos importantes: 1. ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRADORES: Proceso de diseñar y mantener un ambiente donde personas que trabajan juntos, en grupos, cumplen metas específicas de manera eficiente. El administrador no debe perder de vista, según esta definición, ni los objetivos que persigue ni las personas con quienes los logrará. En la página: es.wikipedia.org/wiki/administración la definen como una ciencia social y técnica que planifica, organiza, integra, dirige y controla recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y de conocimiento; de una organización. Con el fin de obtener el máximo beneficio posible. Consideraremos, en el curso que no existe diferencia entre gerentes, ejecutivos, coordinadores, administradores y supervisores pues todos llevan a cabo en su labor una o varias funciones de administración; aunque 3 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid se comprende que la mezcla entre funciones directivas, organizativas y de planeación varía según las personas ocupen un puesto más alto en la jerarquía organizacional. También variará el porcentaje de trabajo que requiera habilidades conceptuales y de diseño, habilidades humanas y de relación y habilidades técnicas siendo mayores las primeras en la alta dirección, mientras que en el grupo de supervisión serán más necesarias las técnicas. 2. PRODUCTIVIDAD: Relación de salidas/insumos dentro de un periodo considerando la calidad 3. EFECTIVIDAD: Logro de objetivos 4. EFICIENCIA: Alcanzar los objetivos con el mínimo de recursos CLASE 2 ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN PERSONAJES IMPORTANTES ADMINISTRATIVO EN LA EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO 1. FREDERICK TAYLOR (1856-1915): Ingeniero y economista estadounidense. Se le considera el padre de la administración científica. Su deseo era: Elevar la productividad por medio de la eficiencia productiva, lograr una mejor paga a trabajadores (aplicando el método científico: tiempo de ejecución vinculado a la remuneración) y crear ambientes de estudio, armonía y desarrollo. El enfoque de sus estudios se centraba en el esfuerzo, tiempo y movimientos que los trabajadores tenían que realizar así como en el método y uso de herramientas para producir; en una época de gran demanda de productos. 2. HENRY FAYOL (1841-1925) Ingeniero y teórico de la administración. Dividió las actividades industriales en seis grupos: Técnico, comercial, financiero, seguridad, contabilidad y gerencia. Reconoció la necesidad de enseñar administración y formuló 14 principios de administración: 4 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid 1 PRINCIPIO División del trabajo 2 Autoridad 3 Disciplina 4 Unidad de Dirección 5 Unidad de mando 6 7 Bien común sobre individual Remuneración 8 Centralización 9 Jerarquía 10 Orden 11 12 13 14 Equidad Estabilidad Iniciativa Espíritu de grupo Qué expone Mas especialización mayor eficiencia Formal, técnica. Legitimidad Respeto de reglas y convenios. Sanciones Un solo plan un solo administrador Recibe instrucciones sólo de uno Siempre y en todo Equitativa. Accionistas Responsabilidad con suficiente autoridad Organigrama Personas y cosas cargo posiciones Justicia y amistad No alta rotación Dar libertad Unidad. Comunicación 3. ELTON MAYO (1880-1949) Teórico social, sociólogo y psicólogo industrial especializado en teoría de las organizaciones y las relaciones humanas. Los hallazgos de Mayo, basados en parte en las ideas concebidas por Wilfrido Pareto, tendrían un efecto importantísimo en el pensamiento administrativo. La modificación de la iluminación del grupo de prueba, la realización de cambios en los períodos de descanso, la reducción de la jornada de trabajo y la aplicación de variantes en los sistemas de pago de incentivos no parecieron explicar los cambios en la productividad. Concluyendo que eran otros factores responsables. 5 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid Descubrieron que, en general, el aumento de la productividad se debía a factores sociales como la moral de los empleados, la existencia de satisfactorias interrelaciones entre los miembros de un grupo de trabajo, como el sentido de pertenencia. Un administrador capaz de comprender el comportamiento humano, especialmente el comportamiento grupal, y de favorecerlo mediante habilidades interpersonales como la motivación, la asesoría, la dirección, y la comunicación, tiene más posibilidades de alcanzar los objetivos que se proponga. Este fenómeno, producto sobre el hecho de que se pusiera atención a las personas, se conoce como efecto Hawthorne; por el cual Mayo es muy conocido. Conclusiones del experimento de Hawthorne 1. El nivel de producción no está determinado por la capacidad física o fisiológica del trabajador, sino por las normas sociales y las expectativas que lo rodean. 2. El comportamiento del individuo se apoya por completo en el grupo. Los trabajadores no actúan ni reaccionan aisladamente como individuos. 3. Los obreros que producían muy por encima o muy por debajo de la norma socialmente determinada, perdían el afecto y el respeto de los compañeros. El comportamiento de los trabajadores está condicionado por normas y estándares sociales. 4. En Hawthorne los investigadores se concentraron en los aspectos informales de la organización. La empresa puede ser una organización social compuesta por grupos sociales informales, cuya estructura no siempre coincide con la formal. 5. En la organización es muy importante tener en cuenta los aspectos y las decisiones que tienen los empleados para enfocar y establecer las relaciones humanas. 6. Elton Mayo llegó a la conclusión de que a mayor interacción, mayor capacidad productiva. 7. Cualquier cambio produce una reacción en el personal. 6 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid 8. Gracias a este experimento se pudo comprobar que cuando el trabajador se siente bien, es más productivo. 4. PETER DRUCKER (1909-2005) Abogado y tratadista austríaco, quien es considerado el mayor filósofo de la administración en el siglo XX. Fue autor de más de 35 libros, y sus ideas fueron decisivas en la creación de la Corporación moderna. Tabla 1 Año HISTORIA DE LAS ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN Escuela 1910 Científica Administrado r Frederick Taylor 1920 Clásica Henry Fayol 1950 Humana Elton Mayo 1960 Neoclásic a Peter Drucker 1989 Sistémica Desde 1940 Que propone Consecuencias Hombre como Medir tiempos Racionalización Económicus y movimientos y división del (salario) trabajo Estructura de 14 principios Mecanicus la organización Relaciones humanas Estado leyes Factor Humano Socialis seguros social motivación sindicatos Orientar dirigir Líneas de Funcionalis controlar logro organización y objetivos staff. Funciones Macro sistema Sinergia Integral y microsistemas. Causa y efecto EJERCICIOS DE COMPLEMENTO: 1. Haga una tabla comparativa de las teorías de administración X, Y y Z quien es su autor, en qué consiste cada teoría. ¿Todavía se 7 aplican? ¿Cuál de ellas considera es la mejor’ Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid CLASE 3 COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS. Como alumno del TSU de Kinal está leyendo este documento para obtener o mejorar sus capacidades administrativas; porque quiere llenar de mejor manera el perfil de un administrador, que requiere entre otras, las siguientes capacidades: Visión de conjunto Pensamiento estratégico Capacidad de aprender Capacidad de análisis Capacidad de decidir Visión clara del trabajo Capacidad para trabajar y hacer trabajar en equipo Obtener resultados planeados ¿Capacidades o competencias? Por la comprehensión del término, que explicamos adelante, hablaremos en delante de competencias y estas pueden clasificarse en Personales, interpersonales e instrumentales. Entre las personales: Capacidad para aprender y aplicar dichos conocimientos a la práctica. Capacidad de flexibilidad y anuencia al cambio razonable, compromiso con la calidad y trabajo autónomo o auto impulsado. Entre las interpersonales: Trabajo en equipo, trato exigente pero amable, empatía con los colaboradores y los jefes, ser optimista y gozar de su trabajo. 8 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid Entre las instrumentales: Capacidad de análisis y síntesis para resolver problemas. Habilidad para el manejo de la información, capacidad para planificar y organizar. La competencia en general se considera como la capacidad para responder exitosamente en una situación compleja o llevar a cabo una actividad, según criterios de desempeño definidos de antemano. En la definición de competencia encontramos la asociación de tres elementos, conocimientos, habilidad y actitud. Podemos relacionarlos mediante la siguiente fórmula: C= K+H+A En donde C es la competencia, K el conocimiento, H la habilidad y A la actitud a) El conocimiento. Para lograrlo ponemos en juego nuestras facultades intelectuales para descubrir la naturaleza, cualidades y relaciones de las cosas. En una actividad de trabajo allí se comprende la teoría del asunto. b) La Habilidad. Considerada como el talento o capacidad para poner dicho conocimiento en práctica; para realizar una acción. c) La actitud. Donde entra en juego la conducta de la persona al hacer lo que la competencia reclama. En este punto es muy importante lo que motiva a la persona a hacer las cosas. COMPETENCIA = CONOCIMIENTO K + HABILIDAD H + ACTITUD A Por lo anterior se deduce que las competencias que debe tener un administrador son múltiples, entre otras las interpersonales que le ayuden a que los grupos humanos realicen actividades de forma organizada para alcanzar los objetivos de la empresa o grupo. Además deberá ser competente para cumplir con las funciones de la empresa: Planificar, organizar, dirigir y controlar. Como ejemplo podemos hablar de tres competencias indispensables que debe tener un administrador: de planear, tomar decisiones y liderar. Analicémoslas: 9 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid Competencia 1 Planeación Definición de la Competencia: Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas. Conductas Asociadas Anticipa situaciones y escenarios futuros inciertos Establece objetivos claros y concisos estructurados y coherentes con las metas organizacionales Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles Busca soluciones a los problemas Distribuye el tiempo con eficiencia Establece planes alternativos de acción. Competencia 2 Toma de Decisiones Definición de la Competencia: Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión. Conductas Asociadas Elige con oportunidad entre muchas alternativas los proyectos a realizar Efectúa cambios en sus actividades o en las funciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su realización. Se compromete. Decide bajo presión Decide en situaciones de complejidad e incertidumbre Competencia 3 Liderazgo Definición: Guiar y dirigir, manteniendo la unidad los integrantes de la empresa para alcanzar los objetivos propuestos. Conductas Asociadas Mantiene la motivación en sus colaboradores Fomenta la comunicación clara, directa y concreta Crea y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares fijados 10 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid Promueve la eficacia del equipo Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales EJERCICIOS DE COMPLEMENTO: Haga un pequeño resumen del principio de Pareto 80/20 y su relación con la toma de decisiones en la empresa. Ponga un ejemplo real. Explique brevemente que es un análisis FODA y que le parece interesante de este método de análisis. CLASE 4 QUÉ ES LA EMPRESA Que es la empresa y cuál es su función: En términos generales se define la empresa como la unidad económica de producción, en contraposición a la familia que es la unidad básica de consumo. Sánchez Gili indica como caracteres definitorios de la misma: 1. Es una unidad autónoma de producción 2. Que utiliza trabajo ajeno además del empresario 3. Que no produce para el autoconsumo sino para el mercado 4. Su actividad la motiva el lucro (para que la empresa pueda “hacer dinero” es necesario que tenga clientes satisfechos”ii) 5. Poseedora en diversa forma y grado de capital 11 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid 6. Sometida al riesgo 7. En la que existe la innovación Dentro de la empresa se da el proceso administrativo cuyas funciones principales son: Planear, decidir, organizar, comunicar, motivar, dirigir (guiar, aconsejar) medir (evaluar, controlar), recoger información, sintetizar información y de nuevo a planear. El engranaje central estará compuesto por tres piezas: Innovar, coordinar y desarrollar el personal. Los fines propios de la empresa son: 1. Entregar un producto o servicio 2. Generar valor agregado (Para sueldos, prestaciones y dividendos) Como generar valor agregado está relacionado directamente con la rentabilidad de la empresa, se comprende que una de las competencias del administrador es la de cuidar el dinero. Algo que vernos en su momento por la importancia que tiene. 3. Desarrollo del personal y 4. Auto sostenibilidad de la empresa o permanencia en el mercado Todos los que estamos tomando este curso reconocemos nuestra propia contribución a la empresa de la que formamos parte. Visión, Misión Objetivos: Visión se define como la meta a la cual se dirige la empresa y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento y competitividad. No basta con establecer claramente que se está haciendo el día de hoy en la empresa. Debemos ver el futuro, los cambios necesarios y la dirección a largo plazo. También considerar qué deberá hacer la compañía para satisfacer las necesidades de sus clientes el día de mañana y cómo deberá evolucionar la configuración de negocios para que pueda crecer y prosperar. Por consiguiente, los administradores están obligados a ver más allá del negocio actual y pensar estratégicamente en el impacto de las 12 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes y de la aparición de nuevas condiciones del mercado. Deben hacer algunas consideraciones fundamentales acerca de hacia dónde quieren llevar a la compañía y desarrollar una visión de la clase de empresa en la cual creen que se debe convertir. En síntesis, la visión indica claramente hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué se deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado, etc. Misión: La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define la que pretende cumplir mediante ciertas acciones que estarán dirigidas a los clientes. Diferencias Entre Misión y Visión: Hay muchas diferencias entre misión y visión. Por ejemplo: 1. Algunos dicen que la visión es más genérica que la misión y, por lo tanto, que es menos precisa. 2. Otros creen que la visión es algo que yace en la mente de una persona y por lo tanto es más subjetiva. 3. En contraparte, suele pensarse que la misión es mucho más precisa, específica, y que es algo de lo cual ya se tiene alguna certeza. En todo caso, conocer el sitio adonde se va allana considerablemente el camino, y desde este punto de vista, el concepto de misión es más usual y suele ser definido como el modo en que los empresarios, líderes y ejecutivos deciden hacer realidad su visión. Sin embargo, cabe señalar que existen otros puntos de vista acerca de las diferencias entre la misión y visión, y que se pueden resumir en los siguientes conceptos: Lo que es ahora el negocio es la misión. Lo que será el negocio más adelante es la visión. 13 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid Un ejemplo de lo anterior en la siguiente gráfica: 14 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid PLANEACIÓN Y MÉTODOS DE PRODUCCIÓN CLASE 5 PLANIFICACIÓN La Administración moderna enfoca la organización en las necesidades del cliente. Y pone énfasis en la estrategia Antes de entrar administración: en materia, revisemos este otro concepto de Es la ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de la organización, con el FINANCIERAMENTE: Cómo debe vernos el fin de obtener el máximo beneficio posible; este inversionista beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la CLIENTES: Cómo debemos ser vistos por el cliente organización. APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO: Para el logro de la misión FINACIERAMENTE PROCESOS INTERNOS: Que debemos resaltar para el cliente CLIENTES Visión Misión Estrategia PROCESOS INTERNOS APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO Descomponiendo la definición tenemos los siguientes componentes: 15 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid Planificar: Es el proceso que comienza con la visión y la misión continua con fijar objetivos, estrategias y políticas organizacionales. Teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto: Análisis FODA Organizar e integrar: Responde a las preguntas de, ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cuándo? se va a realizar; mediante el diseño de proceso de negocio, la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar. Dirigir: Es la influencia, que se ejerce por medio del líder sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados: decidiendo. Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización. El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones, aplican las empresas públicas y privadas, como los organismos estatales, etc. Incluso familias y hogares Áreas funcionales de estudio de la Administración 16 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid FUNCIONES PLANEAR ORGANIZAR INTEGRAR PERSONAL DIRIGIR CONTROLAR FUNCIONES DE LOS GERENTES: Conceptos tomados de: Administración una perspectiva global y empresarial. Koontz, Weijrich y Cannige. Décimo tercera edición. Las funciones de los gerentes proporcionan una estructura útil para el estudio de los conocimientos sobre la administración. 1. PLANEAR es seleccionar misiones y objetivos así como acciones y decisiones para seguirlos. No existe un plan verdadero hasta que no se toma una decisión. Antes de tomar una decisión lo que existen son estudios, análisis y propuestas. Aquí es donde el administrador determina su método de producción 17 PLAN DE NEGOCIO CONTROL Y CALIDAD DIRECCIÓN Y SERVICIO INTEGRACIÓN y RRHH MERCADEO ORGANIZACIÓN Y Métodos de Producción HERRAMIENTAS CONTABLES, DE PLANEACION Y Funciones de un administrador y los cursos que PLANEACIÓN FUNDAMENTOS DE ADMIISTRACIÓN CURSOS PROGRAMADOS ADMINISTRACIÓN Matriz de relaciones llevaremos en el año Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid 2. ORGANIZAR Establece una estructura intencional de roles para que las personas alcancen el objetivo propuesto. Se espera que las personas sean las más idóneas para alcanzar el propósito del grupo. El propósito de la estructura organizacional es crear un ambiente para el desarrollo humano, es una herramienta administrativa no un fin en sí misma, nunca se debe perder de vista al estructurarla las motivaciones y habilidades de las personas disponibles. 3. INTEGRACION DE PERSONAL Requiere cubrir y mantener cubiertas las posiciones en la estructura de la organización. Se logra al identificar los requisitos de la fuerza de trabajo, listar a las personas disponibles; y reclutar, seleccionar, colocar, promover, evaluar y planear las carreras, compensar y capacitar en una palabra desarrollar a los candidatos u ocupantes de los puestos para que puedan hacer su tarea de forma eficaz y eficiente. 4. DIRIGIR Es influenciar a las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de grupo; tiene que ver con el aspecto interpersonal de administrar. Los problemas más importantes surgen de las personas, sus deseos y actitudes, así como de su comportamiento individual y grupal. Los gerentes efectivos necesitan ser líderes efectivos ya que el liderazgo implica capacidad para ser seguido y esto se logra satisfaciendo las necesidades y deseos, sabiendo motivar a los deben cooperar al logra de los objetivos del grupo. 5. CONTROLAR Es medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los sucesos se conformen a los planes. Incluye medir el desempeño contra metas y planes, mostrar donde existen desviaciones de los estándares establecidos y ayudar a corregirlas. En suma controlar facilita el cumplimiento de los planes. Algunos de los medios de control más conocidos son: el presupuesto de gastos, registros de inspección, registro de horas pedidas, etc. Todos ellos miden si los planes se están cumpliendo. 18 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid Pero para corregir las desviaciones debemos conocer quién es el responsable de que se alcancen los resultados esperados. En el cuadro siguiente, se esquematiza como es el proceso de Planeación incluyendo los tres niveles de las organizaciones: TIPOS DE PLANEACION ALCANCE NIVELES TIPO DE PLANEACION OBJETO Largo plazo Institucional Estratégica Elaboración del mapa ambiental para evaluación. Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Incertidumbre. Mediano plazo Táctica Conversión e interpretación de estrategias en planes concretos en el nivel departamental. Operacional Subdivisión de planes tácticos de cada departamento en planes operacionales para cada tarea. Intermedio Corto plazo Operacional Cuadro No. 1. Fuente: Administración "Procesos Idalberto Chiavenato. Segunda . 1998 Administrativos" – 19 Antes de iniciar la clase 6 un alumno preguntó por qué en algunas organizaciones Jaime W. en Castellanos Cid la definición de Administración comoAutor: “crearArq. un ambiente el que lasdel personas y los grupos puedan trabajar”, no se cumplía. Los comentarios de los participantes y del profesor llevaron al tema de la Motivación para el trabajo. Se revisaron los siguientes aspectos que a todos los participantes se les aconseja estudiar: 1. 2. 3. 4. Motivación extrínseca, intrínseca y trascendente y ejemplos de ella Teoria “X”, “Y” y “Z” de administración Clima Organizacional Endomarketing o Mercadeo interno CLASE 6 PLANIFICACIÓN Para planear lo primero son los objetivos Un objetivo Cumplir con los presupuestos: calendarización Para ilustrar lo que es un objetivo y su importancia capital en el proceso de planificación lo haremos mediante un Taller de objetivos. Que tendrá como objetivo: Que usted sea capaz de determinar un objetivo de su área de trabajo. Identificando correctamente la acción, las condiciones y los criterios de rendimiento deseados. Lo anterior significa que el objetivo debe ser específico en cuanto a lo que desea lograr, el logro debe ser medible mediante un criterio y debe indicar las condiciones para alcanzarlo. INSTRUCCIONES: a) Escriba un objetivo deseable en su campo de trabajo b) Continúe la lectura: • Un objetivo debe indicar una acción específica a seguir, por ejemplo: Ser capaz de cantar o desarrollar confianza. La primera es específica, la segunda general. • A continuación listo una serie de acciones, ponga a la par si es específica (E) o General (G) • Resolver un problema matemático 20 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid • Conocer a su enemigo • Enhebrar una aguja • Encontrar al gato • Pensar • Sonreír al dirigirse al colaborador • Un objetivo debe tener un criterio de medición. Subraye en los siguientes ejemplos el criterio de medición: • Diseñar y probar un programa para calcular medias aritméticas, al menos en dos lenguajes informáticos. • Discutir e ilustrar principios y técnicas de programación informática • Un objetivo se alcanza mediante ciertas condiciones. Subraye en el ejemplo siguiente las condiciones para lograr el objetivo: • Escribir una carta en la computadora, utilizando microsoftword. Con todas las palabras escritas correctamente sin faltas de gramática • En el mismo ejemplo identifique la acción, las condiciones y el criterio de rendimiento. Hágalo también en el siguiente ejemplo: • Hacer consecutivamente 30 sentadillas, 30 abdominales y 30 flexiones, sin utilizar aparatos c) Si llego hasta aquí correctamente usted sabe redactar objetivos. TIPOS DE PLANES: 1. Misión, Proyectos o propósitos: Propósito básico, función o tareas de la empresa o una parte de ella 2. Objetivos o metas: Fines hacia los que la actividad se dirige 3. Estrategias: Objetivos básicos a largo plazo. Implementación de cursos de acción y asignación de recursos 4. Políticas: Declaraciones que guían el pensamiento en la toma de decisiones 21 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid 5. Procedimientos: Planes que establecen un método necesario para el manejo de actividades futuras 6. Reglas: Establecen acciones u omisiones específicas, donde la discreción no se permite 7. Programas: Complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, tareas, pasos a seguir, recursos a emplear, para realizar un curso de acción 8. Presupuestos: Previsión de resultados expresados en términos numéricos 9. Cronogramas: Previsión de resultados expresados en términos de tiempo A continuación veremos un ejemplo de este último plan utilizando para su realización diagramas de Gantt. CLASE 7 DIAGRAMAS DE GANTT 1. ¿Para qué sirve? Muestra las actividades, los responsables de su ejecución y los tiempos de inicio y término de cada una hasta la conclusión del proyecto. Muestra con claridad la secuencia de las actividades y las tareas que se pueden realizar simultáneamente. Por medio del diagrama, los participantes en el proyecto observan la importancia de su participación oportuna y su responsabilidad para el alcance de las metas programadas. Se utiliza para dar seguimiento a las actividades 2. TALLER: Elabore un diagrama de Gantt 22 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid • Para efectos de clase cada participante hace el suyo. En un caso real y no con fines académicos: Reúna a los miembros del equipo, que tengan conocimientos y capacidad de decisión adecuadas al proyecto. • Elabore una lista detallada de las actividades que deben realizarse y el responsable de cada una de ellas. • Determine el orden de las actividades (pueden haber actividades simultáneas). • Seleccione la unidad de medida para las actividades: días, semanas, meses • Defina el tiempo necesario para realizar cada actividad. • En una hoja de papel o electrónica elabore una lista progresiva de las actividades y responsables. • En las siguientes columnas grafique con barras horizontales los tiempos programados para cada actividad. Si desea ir un paso más allá realice su diagrama en excell de office, puede ver un video de ayuda en: http://www.youtube.com/watch?v=KRFet8XlFyg O utilice el programa Projet Manager. A continuación presentamos un ejemplo Semanas de 5 días hábiles Inicio 1 de marzo 2014 Fecha Duración Costo inicio En días Miles Q marzo 1 Actividad Planificación Y presupuesto 2 5 2 2 Fabricar 9 10 100 3 Financiamiento 2 5 15 1 2 3 4 5 23 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid 4 Publicidad 5 Lanzamiento 9 15 15 30 5 5 Miles Q Semana 17 55 55 5 5 En el ejemplo han quedado como actividades en la ruta crítica la 1+3+5 no así la 2 y 3. i ii En el articulo relacionado a empresa en la GER tomo 8 Joan Ginebra “Dirección por servicio” la otra calidad CLASE 8 HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN Hemos visto varios conceptos que podemos convertir en herramientas que se pueden utilizar para hacer un Plan De Negocio (PDN). Por ejemplo: los conceptos de productividad y eficiencia en la lección 1, la competencia número 1 de un Administrador: capacidad de planeación en la lección 3, los conceptos de visión y misión y cómo redactarlos en la lección 4, en la lección 5 el principio de organización y como está puede reflejarse en un organigrama como veremos en esta lección 8; en la lección 7 diagramas de Gantt aplicados a cronograma de avance del plan y a presupuesto: dos tipos de planeación: del tiempo y del dinero. Ahora lo pondremos en práctica, al preparar un plan de negocio inicial. 24 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid Un porcentaje alto de la próxima evaluación consistirá en la presentación parcial de un primer esbozo de PDN. Integrando lo aprendido y los elementos del segundo trimestre que empieza con esta lección. Hemos dicho que la empresa, objeto de su PDN puede ser una que estemos imaginando para lanzar al mercado o bien una existente. Utilizaremos el siguiente esquema como guía inicial. Nuestra próxima evaluación parcial es el 17 de mayo en la parte practica deben presentar el avance de su PDN incluyendo los puntos del uno al cuatro y los que veremos en las 3 siguientes clases: Análisis FODA El Producto y Los costos Esquema inicial para su PLAN DE NEGOCIO: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Nombre a la empresa Breve descripción de la actividad a la que se dedicará Visión Misión de la empresa Factores claves de éxito Análisis estratégico a. FODA como herramienta de análisis b. Análisis estratégico: Costos, diferenciación o enfoque c. Definir al Cliente 7) Estrategias de mercadeo: Producto, precio, Plaza, Promoción 8) Lo organización: Los RRHH organigrama, escala de sueldos. Comisiones. 9) El presupuesto y flujo de fondos 10) Proyección de ventas. Relación costos-precios. Punto de equilibrio. Rentabilidad 25 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid TAREAS En esta clase quedaron dos tareas: 1. Hacer un PDN inicial para poder ir viendo la idea y capacidad de concreción que cada alumno tiene del mismo 2. Seguir el tutoríal para hacer organigramas en Word usando la herramienta Smart art. El cual ya está subido en la plataforma y también se encuentra en youtube en el siguiente enlace: http://www.youtube.com/watch?v=HoiHolprHS8 CLASE 9 HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN ANÁLISIS FODA La palabra FODA es un acrónimo de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Es una herramienta de planificación estratégica utilizada por empresas, que busca identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas en el negocio. Utiliza información tanto del medio interno como del medio externo de la empresa. Se estudia también las empresas que son competencia, el producto, el mercado, etcétera. La información obtenida de un análisis FODA es de mucha utilidad para todo lo relacionado con análisis o estrategias de mercados. Puede ser utilizado por personas para afrontar decisiones personales en la vida diaria. Su objetivo primordial es orientarlo hacia los factores que dirigen al éxito o al fracaso. Para evaluar correctamente la situación actual de un negocio, y poder tomar las acciones necesarias para lograr los objetivos de la organización. La parte interna del FODA tiene relación con las fortalezas y debilidades que presenta la empresa. Por ser internas la empresa u organización tiene un cierto control sobre ellas. Dentro de esta parte se encuentra: el análisis de recursos (capital, recursos humanos, sistemas de información), análisis de actividades (recursos gerenciales, estratégicos, creatividad), análisis de riesgos (recursos y actividades de la empresa) y análisis de portafolio. 26 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid Las fortalezas pueden ser de tres tipos ORGANIZACIONALES COMUNES es común con el resto de las empresas. DISTINTIVAS que las poseen sólo un número determinado de empresas, por esta razón pueden alcanzar ventajas competitivas y por ende utilidades económicas y DE IMITACIÓN que consisten en aquellas que queremos tener; alguna fortaleza de carácter distintivo y producir utilidades económicas a partir de ésta. La parte externa del FODA tiene relación con las Oportunidades y Amenazas; las vemos en la competencia, en características propias del mercado, en las leyes. La empresa debe ser hábil y capaz, por un lado para aprovechar las oportunidades que vea y por el otro para transformar las amenazas que ponen en riesgo la estabilidad del negocio. Se consideran Oportunidades o Amenazas: El análisis del entorno, quienes más prestan el servicio, los grupos de interés como: el gobierno, las instituciones públicas, los accionistas, los gremios, los aspectos demográficos, políticos y legislativos. Vernos a continuación unos videos que ilustran lo expuesto. CLASE 10 EL PRODUCTO Y EL SERVICIO Producto es la expresión, de una capacidad para satisfacer necesidades y deseos. Es un conjunto de atribuciones tangibles e intangibles que incluye el empaque, color, precio, prestigio del fabricante, prestigio del detallista y servicios que prestan este y el fabricante. Es un conjunto de atributos físicos y psicológicos que el consumidor percibe de un bien o servicio y que entiende que va a satisfacer deseos y necesidades. Las personas satisfacemos nuestras necesidades y deseos con productos y servicios. Un producto es cualquier cosa que se puede ofrecer en un mercado para su atención, adquisición, uso o consumo y que podría satisfacer un deseo o una necesidad. El concepto de producto no está limitado a objetos físicos; cualquier cosa que pueda satisfacer una necesidad se puede llamar producto (objetos físicos, servicios, lugares, organizaciones e ideas). Además de los bienes tangibles, los productos incluyen servicios, que son actividades o beneficios que se ofrecen a la venta y que son básicamente intangibles y no tienen como resultado la 27 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid propiedad de algo. En una interpretación más amplia del término vemos que la marca ya distingue un producto: No es lo mismo un amortiguador Monroe Europeo, que un0 sin marca. Ni una bujía Autolite o una Bosch. La marca indica una diferencia en el producto para el consumidor, también cualquier característica: física, de diseño, color, tamaño etcétera, cambia nuestro producto. Y por lo tanto a través de ello podríamos llegar a un mercado nuevo. Importantísimo no olvidar que el producto incluye ahora los servicios que acompañan la venta. Ese servicio es el conjunto de atribuciones (tangibles e intangibles) que el cliente percibe cuando le atendemos. Ya sea por teléfono, en el mostrador o en el taller o en las compras por internet. Vendemos otros beneficios no sólo un mero producto. Como podemos ver en la siguiente gráfica. CATEGORIAS DE NUEVOS PRODUCTOS Hay productos que la gente está esperando como el que cure el cáncer o haga salir de nuevo el cabello, o la bujía que nunca se queme o el amortiguador eterno y a prueba de carretera centroamericana. Pocos productos son realmente novedosos. ¿QUE ES UN PRODUCTO SUSTITUTO? Para muchas personas el café instantáneo reemplazó al café molido y al café en grano. 28 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid CLASIFICACIÓN DEL PRODUCTO Así como se segmentan los mercados para mejorar los programas de mercadotecnia, también es útil dividir los productos para una clasificación de los mismos. Con ello lograremos mejorar la forma de venderlos, con planes de mercadeo acordes. Lo productos y servicios pueden clasificarse de diferentes maneras una, entre otras, es la siguiente: Bienes de consumo no duraderos: son los bienes tangibles que se consumen en forma rápida y de una sola vez. Como por ejemplo: alimentos, combustibles, etc. Bienes de consumo duraderos: son bienes tangibles que se pueden utilizar varias veces; por ejemplo: electrodomésticos, ropa, carros, etc. Servicios: son las actividades, usos y beneficios que se venden. Por ejemplo, reparaciones de electrodomésticos, corte de pelo, etc. Bienes de insistencia: son productos que cuentan con lealtad a la marca pueden ser productos de inversión considerable. Bienes de uso común: son aquellos productos que forman parte de la canasta básica, estos suelen consumirse con frecuencia. Bienes de emergencia: son productos que están en el momento y lugar preciso para que el consumidor los utilice. El consumidor no planifica su compra pero le resulta muy necesario en el momento en que aparece una necesidad. Bienes comparables: son productos que en el proceso de compra pasa por una comparación de características intrínsecas y extrínsecas. A veces en pasan por procesos de cotización. Bienes de especialidad: son productos con características muy especiales y están destinados a un mercado muy específico que demanda determinados estándares de calidad. Bienes durables: Son aquellos productos que tienen un ciclo de vida bastante largo, normalmente sufren desperfectos o desgaste hasta después de varios años de uso. Por lo que el reemplazo resultara de “largo plazo”. Aunque aquí vendría bien hablar de la obsolescencia controlada; forma en que los fabricantes controlan la durabilidad del producto para “obligarnos al reemplazo” de forma controlada. 29 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid CLASE 10 LOS COSTOS Fueros estudiados por Adam Smith. Y están basados en el valor de uso y el valor de cambio de algo, el primer valor se lo da el propietario el segundo depende de la facilidad o dificultad de conseguirlo. Se tradujo en dos corrientes de pensamiento: Los fisiócratas que dicen que es el valor intrínseco de las cosas y que sólo lo tienen los bienes de la naturaleza y los Tomistas que hablan de un precio “justo” determinado por el valor de mercado. Es claro que parte del costo lo constituye el esfuerzo humano, los recursos (materia prima, mano de obra, prestaciones e impuestos), y la tecnología que lleve el producto. Alfred Marshal distingue costos fijos de costos variables. También pueden clasificarse en directos e indirectos. Directos: Aquellos que contribuyen “mesurablemente” con los centros de producción: taller mecánico, vapor, energía eléctrica, aire comprimido. Indirectos: Además de ser indirectos al producto en sí, no son susceptibles de cuantificación, departamento de contabilidad, calidad total, etc. Puede llevarse, para mejor controlar los costos, una contabilidad de costos por cada centro operativo de la empresa y así ayudarnos a la toma de decisiones y deducir responsabilidades. Para ello formamos un “Centro de Costos” que consiste en: un grupo de máquinas y personas que hacen tareas similares, que necesitan insumos homogéneos, que están bajo la autoridad de un jefe responsable del grupo. Hay centros que sirven a otros en secuencia lógica. 30 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid ANEXO COSTOS a considerar para abrir una empresa 1) Poseer un capital mínimo de trabajo para poder inscribirse en el registro mercantil y de sociedades (Q.5, 000.00). 2) Ante un abogado elaborar un acta de constitución de la sociedad. Aquí deberá de registrarse las aportaciones de los socios (capital, activos, vehículos, etc), deberá cosignar quienes son los socios y como quedan repartidas las acciones emitidas, si cuentan con sede propia, etc, además deberá quedar registrado cual es el espíritu de la empresa (a que se dedicarán sus operaciones) (un abogado promedio cobra por este rubro unos Q.1, 500.00) 3) Se deberá elaborar un nombramiento de representante legal, este es el documento donde se designa quien de los socios los representará ante cualquier entidad, y será el responsable de las acciones de la empresa. (Un abogado promedio cobra por este rubro unos (Q. 800.00) 4) Con el acta de constitución de la sociedad, se inscribe en el registro mercantil la sociedad para adquirir sus patentes (patente de empresa y patente de sociedad), trámite que podrá costar unos Q. 250.00 entre gestor, fotocopias y gastos varios 5) Con el acta y sus patentes, deberá registrarse en la SAT para obtener su Registro Tributario Unificado (RTU), en este procedimiento se consignaran a que régimen tributario se acogerá. Servirá también para solicitar la habilitación de libros contables y la orden para impresión de facturas y recibos. (En este rubro se deberá gastar unos Q.1, 000.00 entre gestor, imprenta y gastos varios). 6) Con los documentos anteriores se podrá empezar a operar formalmente, y se podrán solicitar otras gestiones como aperturar número patronal ante el IGSS, IRTRA, INTECAP, aperturar cuentas bancarias, inscripción ante el ministerio de trabajo de los trabajadores de alta, etc. Resumen gastos: 1) 5000 2)1,500 3) 800 4) 250 5)1,000 total: Q 8,550.00 de los cuales recupero los 5000 del depósito mencionado en el numeral 1 Nota: Cualquier persona también puede iniciar operaciones sin ser persona Jurídica, es decir se registra como pequeño contribuyente, para lo cual solamente deberá cumplir con los renglones 4 y 5. La diferencia radica básicamente que su facturación no podrá exceder de Q. 60,000.00 anuales. IMPUESTOS A CONSIDERAR EN UN PRESUPUESTO: Luego de obtener su costo directo (mano de obra, materiales, subcontratistas), deberá sumar como Mínimo los siguientes impuestos: a) IVA (12%) calculado sobre el costo del bien b) ISR (5%) sobre el monto facturado 31 Autor: Arq. Jaime W. Castellanos del Cid También existe la opción de ISR sobre la renta imponible trimestral 31% c) ISO Impuesto de solidaridad acreditable a ISR (mas o menos resulta como 4% sobre la renta neta (trimestral) Nota: Se asume que en los gastos de mano de Obra ya se considero su 40% de Prestaciones laborales (este renglón siempre es parte del costo) siendo los siguientes: Indemnización: 1 mes por año 1/12 8.33% Bono 14: 1 mes por año 1/12 8.33% Vacaciones: 15 días al año 0.5/12 4.16% Feriados: 11.5 días por año 11.5/365 3.15% Medios sábados 52 semanas 26/365 7.12% Domingos 52 semanas 52/365 14.2% Esto suma 45 %, sin embargo solo se estima 40% ya que algunos sábados o domingos coinciden con feriados 32
